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1 MANUAL DE ORIENTAÇÃO AO CLIENTE

2 SUMÁRIO 1) Apresentação ) Glossário de Termos ) Tipos de Tributação ) Simples Nacional ) Lucro Presumido ) Lucro Real ) Lucro Arbitrado ) Orientações Gerais ) Documentos que devem ficar afixados em local visível ) Atendimento à Fiscalização ) Documentos que devem ficar separados em pasta, para serem apresentados à fiscalização ) Documentos a serem enviados, mensalmente, para a contabilidade ) Tabela de Temporalidade de Guarda de Documentos ) Departamento de Legalização ) Departamento Fiscal ) Orientações Fiscais e Tributárias ) Obrigações Estaduais por Tipo de Tributação ) (ME) Microempresas ) Débito e Crédito ) Declarações Obrigatórias e SPED s ) SINTEGRA ) DAPI ) DES ) VAF/DAMEF Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 2

3 ) DACON ) DCTF ) DIPJ ) DIRF ) DASN ) DMED ) DIMOB ) DIMOF ) SPED PIS/COFINS ) SPED FISCAL ) Diferencial de Alíquota ) Substituição Tributária (ST) do ICMS ) Documentos Fiscais 6.3.1) Modelo 1 e 1A ) NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) ) Cupom Fiscal ) Penalidades ) Extravio de Documento Fiscal ) Obrigações Municipais ) Modalidades de Tributação ) Empresa de Profissionais Liberais ) Empresa Tributada com Base no Faturamento ) Obrigatoriedade da Emissão de Notas Fiscais ) Destaque do Canhoto do Documento Fiscal ) Hipóteses de Retenção de Impostos na Nota Fiscal de Serviços ) Obrigações a Serem Cumpridas ) Departamento Contábil ) Lançamentos Contábeis ) Conciliação dos Registros Contábeis ) Balancete Mensal Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 3

4 7.4) Balanço Anual ) Livros Contábeis Obrigatórios ) Livro Diário ) Livro Razão ) Livros Auxiliares ) Livro Caixa ) Livro de Inventário ) Livro de Entrada de Mercadorias ) Livro de Saída de Mercadorias ) Livro de Registro de Prestação de Serviços ) Departamento de Pessoal ) Orientações Trabalhistas e Previdenciárias ) Admissão de Empregados ) Contrato de Experiência ) Contrato de Compensação de Horas ) Solicitação de Opção de Vale-Transporte ) Jornada de Trabalho ) Trabalho Noturno ) Trabalho aos Domingos ) Horas Extras ) Banco de Horas ) Controle de Ponto ) Intervalo para Repouso e Alimentação ) Intervalo entre Jornadas ) Trabalho da Mulher e do Menor e Categorias Diferenciadas ) Pagamento dos Salários ) Adiantamento Salarial ) Itens que Integram os Salários ) Vale-Transporte ) Férias Normais ) Férias Coletivas ) Comunicação e Anotação na CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 4

5 8.22) 13º Salário ) Outras Vantagens e Benefícios ) Rescisão do Contrato de Trabalho ) Obrigações Legais e Transitórias ) (PCMSO) Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional ) (PPRA) Programa de Prevenção de Riscos Ambientais ) (EPI) Equipamento de Proteção Individual ) (CIPA) Comissão Interna de Prevenção de Acidentes ) Previdência Social ) Serviços de Terceiros ) Livros de Pessoal Obrigatórios ) Livro Registro de Empregados ) Livro Registro de Inspeção ) Site da Real Sistema Contabilidade... 10) Circulares... 11) Bibliografia Consultada Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 5

6 1) Apresentação Prezado Cliente da Real Sistema Contabilidade, O objetivo deste Manual é orientá-lo sobre as inúmeras atribuições para a sua empresa no âmbito da legislação Federal, Estadual, Municipal, Previdenciária e Trabalhista, a fim de muni-lo de informações que possam direcioná-lo rumo ao conhecimento e às soluções mais adequadas, de acordo com cada caso. Esperamos que as informações aqui contidas sejam úteis no dia a dia de sua organização e, caso tenha algum dúvida relativa a algum assunto aqui abordado, entre em contato conosco para obter mais esclarecimentos. Atenciosamente, Real Sistema Contabilidade. Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 6

7 2) Glossário de Termos Balanço Patrimonial - é uma demonstração contábil destinada a evidenciar, em uma determinada data, a situação patrimonial e financeira das empresas e das entidades. Para possuir validade, deve ser elaborado e subscrito por profissional devidamente qualificado e registrado no CRC de jurisdição da empresa. CAGED Cadastro Geral de Empregados e Desempregados CND Certidão Negativa de Débitos COFINS Contribuição Para Financiamento da Seguridade Social CSLL Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido CT-e Conhecimento de Transporte eletrônico CTPS Carteira de Trabalho e Previdência Social DMEB Declaração de Serviços Médicos (prestadoras de serviços de saúde e operadoras de planos privados de assistência à saúde) DACON - Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (acompanha a mercadoria) DAPI - Declaração de Apuração e Informação do ICMS DASN Declaração Anual do Simples Nacional DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais. Se a empresa estiver inativa ou ainda não tiver o CNPJ, não é necessário transmitir a DCTF. DES Declaração Eletrônica de Serviços DIF Declaração Especial de Informações Fiscais Relativas à Tributação de Cigarros, Papel Imune e bebidas DIMOB Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias DIMOF - Declaração de Informações sobre Movimentação Financeira DIPJ - Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte Documentos Contábeis: duplicatas e boletas, devidamente pagas e autenticadas; recibos, com carimbo ou data de recebido; depósitos com devidas identificações (recebidos de quem?); extratos bancários (contas- correntes e aplicações); relatório de cobrança bancária com os clientes identificados (recebimentos de clientes por cobrança e francesinha); documentos de vendas de ativos imobilizados; documentos de transferências de veículos; notas fiscais de saída e entradas; cupom fiscal; DARF s; GPS; GRP e Simples devidamente autenticados; taxas municipais, federais e estaduais autenticadas; ISS, ISSQN autenticados; ICMS e DAE autenticados; alteração contratual; contrato de empréstimos bancários; contrato de mútuo; contrato de Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 7

8 leasing, FINAME; NF s de balcão com carimbo de recebido; cópias de cheques; despesas com cartórios, correios, JUCEMG e táxi; cópias de recibos de férias, rescisões e FGTS rescisórios; relatório de controle de imobilizado (caso a empresa faça o controle com placas de identificação). DOI - Declaração de Operações Imobiliárias DRE - Demonstração de Resultado de Exercício - é uma demonstração contábil que se destina a evidenciar o resultado líquido do exercício pelo confronto das receitas, custos e despesas, apuradas segundo as normas contábeis. DSPJ - Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica (Simples e Empresas Inativas) EFD-PIS/COFINS - Escrituração Fiscal Digital PIS/COFINS e-lalur: Livro de apuração de Lucro real Empresa Inativa - empresa que não teve nenhuma movimentação, inclusive financeira, por pelo menos um ano EPP - Empresa de Pequeno Porte FCONT (Controle Fiscal Contábil de Transição) - escrituração das contas patrimoniais e de resultado de pessoas jurídicas sujeitas cumulativamente ao lucro real e ao RTT (Regime Tributário de Transição) FGTS Fundo de Garantia do Tempo de Serviço GFIP Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais) é a guia para pagamento do Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS) devido a Minas Gerais, incidente nas operações de vendas interestaduais sujeitas ao regime de substituição tributária (ST). GPS - Guia da Previdência Social ICMS Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Prestação Serviços IRPJ - Imposto de Renda Pessoa Jurídica ISSQN Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza LALUR Livro de Apuração do Lucro Real LTCAT Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho MEI Micro Empreendedor Individual NF-e Nota Fiscal Eletrônica PCMSO Programa de Programa Médico de Saúde Ocupacional PERDCOMP - Pedido Eletrônico de Restituição ou Ressarcimento e da Declaração de Compensação PIS Programa de Integração Social PPP Perfil Profissiográfico Previdenciário PPRA Programa de Prevenção de Riscos Ambientais RAIS Relação Anual de Informações Sociais Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 8

9 RICMS Regulamento do ICMS SCM - Sociedade de Crédito ao Microempreendedor Simples Nacional - o Simples Nacional é um regime tributário diferenciado, simplificado e favorecido, aplicável às Microempresas e às Empresas de Pequeno Porte. SINTEGRA Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços Sped Contábil Escrituração Contábil Digital Sped Fiscal Escrituração Fiscal Digital Substituição Tributária (ST) - regime pelo qual a responsabilidade pelo ICMS devido em relação às operações ou prestações de serviços é atribuída a outro contribuinte VAF/DAMEF - Valor Adicionado Fiscal/Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal 3) Tipos de Tributação 3.1) Simples Nacional Regime tributário diferenciado, aplicável às pessoas jurídicas enquadradas como Empreendedor Individual, Microempresas -ME e Empresas de Pequeno Porte -EPP, que atendam as exigências previstas na Lei. O Simples Nacional é uma forma simplificada e unificada de recolhimento de tributos, entre eles seis tributos federais (Imposto de Renda Pessoa Jurídica, Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido, COFINS, PIS, INSS e IPI), um tributo estadual (ICMS) e um tributo municipal (ISS), devidos mensalmente ) Obrigações a serem cumpridas Escrituração contábil regular; Escrituração do Livro Registro de Inventário; Declaração Anual do Simples Nacional DASN; Declaração Anual Para o Micro Empreendedor Individual DASN SIMEI; Declaração de Imposto Retido na Fonte DIRF; Declaração Anual de Informações Sociais RAIS; Transmitir mensalmente o SINTEGRA; Manter em boa ordem e guarda toda a documentação, conforme tabela de temporalidade constante neste Manual. Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 9

10 Impostos, Taxas e Declarações MICROEMPRESAS ou EMPRESAS DE PEQUENO PORTE (SIMPLES NACIONAL) Impostos, Taxas e Declarações Data/Período Periodicidade ICMS - Recomposição de Alíquota Dia 15 (mês subseqüente) Mensal SINTEGRA Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços Dia 15 (mês subseqüente) Mensal GPS Guia da Previdência Social Dia 20 (mês subseqüente) Mensal GFIP - Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia e Informações à Previdência Social Dia 07 do mês Mensal SINDICATO PATRONAL De 1º a 31 de janeiro Anual DES - Declaração Eletrônica de Serviços Dia 20 (mês subseqüente) Mensal DAS - Documento de Arrecadação do Simples Dia 20 (mês subseqüente) Mensal DASN - Declaração Anual Simples Nacional Dia 30 de abril Anual TFF - Taxa de Fiscalização e Funcionamento - Anual Taxa de Incêndio - Anual TEP Taxa de Engenho e Publicidade (se tiver placa ou pintura no estabelecimento) TFS Taxa de Fiscalização Sanitária (restaurantes, escolas, área de saúde humana e animal, etc.) - Anual - Anual 3.2) Lucro Presumido Forma de tributação determinada pela presunção do lucro, para cálculo do imposto de renda e da contribuição social. Para apurar o lucro presumido utilizam-se as alíquotas de IRPJ e Contribuição Social CSLL de acordo com a atividade da empresa, adicionadas a outras receitas que poderão ocorrer, como por exemplo: descontos obtidos. A apuração é trimestral, com períodos de apuração encerrados em 31 de março, 30 de junho, 30 de setembro e 31 de dezembro de cada ano-calendário. Sobre o lucro presumido adicionados às demais receitas, temos a base de cálculo. Sobre a base de cálculo aplica-se o percentual para apurar o IRPJ e a CSLL. Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 10

11 3.2.1) Empresas autorizadas a optar pelo Lucro Presumido Pessoas jurídicas não obrigadas ao regime de tributação pelo lucro real, que tenham auferido no ano-calendário anterior, receita total de até R$... (ver tabela em vigor). Para determinar a receita total, adicionam-se à receita bruta, as demais receitas. PIS 0,65% sobre a receita bruta; COFINS 3% sobre a receita bruta ) Obrigações a serem cumpridas Escrituração contábil regular; Escriturar o Livro Registro de Inventário; Declaração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica Anual DIPJ; Declaração de Contribuições e Tributos Federais DCTF; Declaração de Imposto Retido na Fonte DIRF; Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais - DACON; Declaração do ITR, caso seja a empresa proprietária de imóvel rural; SPED FISCAL; SPED CONTÁBIL; Manter em boa ordem e guarda toda a documentação, conforme tabela de temporalidade constante neste Manual. Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 11

12 Impostos, Taxas e Declarações Empresas LUCRO PRESUMIDO Impostos, Taxas e Declarações Data/Período Periodicidade ISSQN Dia 05 Mensal DACON (declaração) 5º dia útil Mensal GFIP Dia 07 Mensal ICMS Dia 09 Mensal ICMS (diferença) Dia 15 Mensal DCTF (declaração) Dia 20 Mensal GPS Dia 20 Mensal IRRF Dia 20 Mensal PIS Dia 25 Mensal COFINS Dia 25 Mensal DIRF (declaração) Dia 28 de fevereiro Anual DIPJ (declaração) Dia 30 de junho Anual IRPJ Dia 30 ou 31 do mês Trimestral CSSL Dia 30 ou 31 do mês Trimestral SINDICATO PATRONAL De 1º a 31 de janeiro Anual TFF Taxa de Fiscalização e Funcionamento - Anual Taxa de Incêndio - Anual TEP Taxa de Engenho e Publicidade (se tiver placa ou pintura no estabelecimento) TFS Taxa de Fiscalização Sanitária (restaurantes, escolas, área de saúde humana e animal, etc.) - Anual - Anual 3.3) Lucro Real É calculado sobre o resultado contábil, ajustado pelas adições e exclusões (receitas e despesas não relacionadas intrinsecamente com a atividade da empresa). Os períodos de apuração são: trimestral ou anual, podendo recolher o imposto de renda e a contribuição social por meio de balancetes mensais. Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 12

13 3.3.1) Empresas Obrigadas ao Lucro Real Empresas cuja receita total, no ano-calendário anterior, tenha sido superior a R$... (ver tabela em vigor). Empresas cujas atividades sejam de bancos comerciais, investimentos, desenvolvimentos, caixas econômicas, sociedades de crédito, financiamento e investimento, sociedades de crédito seguros privados e de capitalização e entidades de previdência privada aberta. Empresas que tiveram lucros, rendimentos ou ganhos de capital oriundo do exterior. Empresas que, autorizadas pela legislação tributária, usufruam de benefícios fiscais relativos à isenção ou redução do IR. Empresas que, no decorrer do ano-calendário, tenham efetuado pagamento mensal do imposto com base em estimativa. Empresas que explorem as atividades de prestação cumulativa e contínua de serviços de assessoria creditícia, mercadológica, gestão de crédito, seleção e riscos, administração de contas a pagar e a receber, compras de direitos creditórios resultantes de vendas mercantis a prazo ou de prestação de serviços (Factoring). Empresas que exerçam atividades de compra e venda, loteamento, incorporação e construção de imóveis, enquanto não concluídas as operações imobiliárias para as quais haja registro de custo orçado. As empresas tributadas pelo lucro real recolhem o PIS e o COFINS, mensalmente, com base nos percentuais abaixo: PIS 1,65% sobre a receita bruta, permitida a dedução de créditos; COFINS 7,6% sobre a receita bruta, permitida a dedução de créditos ) Obrigações a serem cumpridas: Escrituração Contábil regular; Escrituração do LALUR Eletrônico; Escrituração do Livro de Registro de Inventário; Declaração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica Anual DIPJ; Declaração de Contribuições e Tributos Federais DCTF Mensal; Demonstração Eletrônica da Apuração de PIS e COFINS; Declaração de Imposto Retido na Fonte DIRF; Declaração do ITR, caso seja a empresa proprietária de imóvel rural; SPED Contábil; Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 13

14 SPED Fiscal; SPED folha de pagamento; Manter em boa ordem e guarda toda a documentação, conforme tabela de temporalidade constante neste Manual. Impostos, Taxas e Declarações Empresas LUCRO REAL Impostos, Taxas e Declarações Data/Período Periodicidade ISSQN Dia 05 do mês Mensal DACON (declaração) 5º dia útil Mensal GFIP Dia 07 do mês Mensal ICMS Dia 09 do mês Mensal ICMS (diferença) Dia 15 do mês Mensal DCTF (declaração) Dia 20 do mês Mensal GPS Dia 20 do mês Mensal IRRF Dia 20 do mês Mensal PIS Dia 25 do mês Mensal COFINS Dia 25 do mês Mensal DIRF (declaração) Dia 28 fevereiro Anual DIPJ (declaração) Dia 30 junho Anual SPED Contábil Dia 30 junho Anual E-Lalur Dia 30 junho Anual F-Cont Dia 30 junho Anual IRPJ Dia 30 ou 31 Mensal CSSL Dia 30 ou 31 Mensal SINDICATO PATRONAL De 1º a 31 de janeiro Anual TFF - Taxa de Fiscalização e Funcionamento - Anual Taxa de Incêndio - Anual TEP Taxa de Engenho e Publicidade (se tiver placa ou pintura no estabelecimento) TFS Taxa de Fiscalização Sanitária (restaurantes, escolas, área de saúde humana e animal, etc.) - Anual - Anual Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 14

15 3.4) Lucro Arbitrado O arbitramento do lucro é a forma de apuração da base de cálculo do Imposto de Renda utilizada pela autoridade tributária ou, pelo próprio contribuinte, se conhecida a receita bruta, quando este deixa de cumprir obrigações acessórias relativas à apuração do lucro real ou presumido ) Hipóteses de Arbitramento A Pessoa Jurídica, inclusive a empresa individual equiparada, terá o seu lucro arbitrado quando ocorrerem as seguintes situações: Falta de escrituração contábil regular; Escrituração contábil com falhas; Recusa da apresentação de livros ou documentos; Indícios de fraudes; Opção indevida pelo Lucro Presumido. 4) Orientações Gerais 4.1) Documentos contábeis a serem enviados, mensalmente, para a contabilidade: Notas fiscais de serviços prestados e/ou vendas; Contribuições trabalhistas, sindical, confederativa e assistencial; Guias de impostos e contribuições pagas, IPTU, TFLF, TFS, TFA, etc. Comprovante de pagamento da GPS-Guia da Previdência Social; Comprovante de pagamento do FGTS-Fundo de Garantia por Tempo de Serviço; Comprovante de recibos de salários, férias, rescisões, devidamente assinados; Comprovante de pagamento do PIS; Comprovante de pagamento da COFINS; Comprovante de pagamento do IRPJ E CSLL, simples nacional, ICMS, ISSQN; Comprovante de pagamento do IRRF; Comprovante de pagamento de retenção PIS/COFINS/CSLL; Recibos de pagamentos de honorários contábeis; Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 15

16 Recibos de aluguel; Extratos bancários: conta corrente, aplicação e cartões de crédito; Borderô de cobrança; Contratos de mútuos financiamentos, empréstimos, alugueis etc; Notas fiscais de compra de mercadorias, serviços tomados; inclusive as aquisições para o ativo imobilizado e material de uso e consumo; Duplicatas de fornecedores; Demais documentos relacionados à empresa, tais como: água, luz, telefone, correios, fretes, condomínio, vale-transporte, seguros, despesas médicas, etc. 4.2) Documentos que devem ficar afixados em local visível, na empresa: Alvará de Localização e Funcionamento; Alvará Sanitário; Cartão de CNPJ; FIC - Ficha de Inscrição Cadastral da Prefeitura; Quadro de Horário de Trabalho atualizado; Quadro de Horário de Trabalho de menores, atualizado; Escala de revezamento de serviços para folgas atualizadas; Placa em tamanho padrão com um dos dizeres: Empresa optante pelo simples (para as empresas optantes pelo SIMPLES NACIONAL); Obrigatoriedade de emissão de NF-e; Cartaz de disponibilidade do Código de Defesa do Consumidor para consulta; Licenças específicas de acordo com a atividade. 4.3) Atendimento à Fiscalização Em caso de fiscalização ou recebimento de qualquer notificação, entre em contato com a contabilidade para dirimir possíveis dúvidas e tomar as providências cabíveis em tempo hábil. A ação fiscal inicia após a lavratura do Auto de Início de Ação Fiscal, documento este lavrado pelo fisco e entregue ao contribuinte. O fiscal deverá ser recebido por pessoa que conheça todos os setores, registros e arquivos da empresa. É importante que o sócio, diretor ou administrador acompanhe todo o processo de fiscalização. Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 16

17 O contribuinte deve facilitar o trabalho da fiscalização e está obrigado a apresentar os livros e documentos que forem solicitados, sob pena do agravamento de multas e penalidades. Toda a documentação que for entregue ao fiscal para ser examinada fora da empresa deverá ser liberada mediante protocolo detalhado, para resguardar a empresa de possíveis extravios. 4.4) Documentos que devem ficar separados em pasta, para que sejam apresentados à fiscalização: Cópia do contrato social e alterações contratuais; Cópia do contrato de aluguel; Comprovante de inscrição no CNPJ; Comprovante de inscrição estadual; Comprovante de Inscrição no cadastro municipal contribuinte FIC; Cópia do Alvará de localização; Cópia da Carteira de Identidade e CPF dos sócios; Cópia do Alvará Sanitário; Cópia do alvará do engenho de publicidade; Registro no Conselho da Categoria da Empresa; Projeto de incêndio aprovado pelo Corpo de Bombeiros; 4.5) Imposto de Renda Pessoa Física As principais situações que obrigam as pessoas a entregarem a DIRPF, são: Receber rendimentos tributáveis sujeito ao ajuste anual na declaração, cuja soma foi superior ao limite estabelecido pela tabela do Imposto de Renda, tais como: rendimentos do trabalho assalariado, nãoassalariado, proventos de aposentadoria, pensões, aluguéis, atividade rural; Receber rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte, cuja soma foi superior ao limite estabelecido pela tabela do Imposto de Renda. Tiver posse ou a propriedade de bens ou direitos, inclusive terra nua, cujo valor total é superior a ao limite estabelecido pela legislação vigente; Passar à condição de residente no Brasil; Realizar em qualquer mês do ano-calendário: alienação de bens ou direitos em que foi apurado ganho de capital, sujeito à incidência do imposto; Operações em bolsas de valores, de mercadorias, de futuros e assemelhadas. Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 17

18 O contribuinte obrigado à entrega da Declaração do Imposto de Renda deverá fazê-lo dentro dos prazos legais, caso contrário ficará sujeito a multa. 4.6) Tabela de Temporalidade de Guarda de Documentos Toda a documentação da empresa deverá ser arquivada pelo período determinados por Lei, em local seguro e de fácil acesso, com identificação do período. Existem documentos que só prescreverão após 30 anos. Acordo de compensação Acordo de prorrogação Alteração Contratual TIPO DE DOCUMENTO Atestados médicos (admissional, periódico, de mudança de função e demissional) Aviso Prévio CAGED Cartão CNPJ Cartão Inscrição Estadual CAT Comprovante de cadastro no PIS/PAEP Contrato Social Contrato de Trabalho Contribuição Social Controle de ponto (Cartão de ponto, livro ou ficha) COFINS DARF DAPI DAMEF / VAF DCTF DIRF Documentos de caixa (NF, boletos, contas, etc.) Documentos dos Sócios Férias Ficha de salário-família Folha de Pagamento Fundese - DAE GFIP GPS PRAZO DE ARQUIVAMENTO Indeterminado 20 anos 3 anos Indeterminado Indeterminado 10 anos Indeterminado Indeterminado 10 anos Indeterminado 10 anos 30 anos 30 anos 10 anos Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 18

19 GPS (Contribuinte individual) GRCS GRFC ICMS DAE IRPJ ISSQN IPI IPTU IPVA ITBI ITR Livro Diário Livro Razão Livro de Apuração de ICMS Livro de Inspeção do Trabalho Livro de Registro de Serviços Prestados Livro de Registro de Entrada Mercadorias Livro Registro de Empregado Livro Registro de Inventário Livro Registro de Saídas de Mercadorias Nota Fiscal PCMSO PED PPRA Pedido de demissão PIS RAIS Recibo de salários, de gozo de férias e solicitação de abono Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho TFLF TFA Indeterminado 30 anos Indeterminado Indeterminado Indeterminado Indeterminado Indeterminado 20 anos Indeterminado 20 anos 10 anos Não há previsão legal, é aconselhável a guarda por tempo indeterminado. Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 19

20 5) Departamento de Legalização Na Real Sistema Contabilidade, o Departamento de Legalização presta uma completa assessoria ao empresário, realizando os seguintes serviços: Constituição, alteração e baixa em empresas; Solicitação de parcelamentos de débitos tributários junto aos órgãos competentes; Solicitação de emissão de CNDs (Certidões Negativas de Débitos); Atualização dos registros nos órgãos de fiscalização; Auxílio na obtenção da certificação digital; Outros serviços, de acordo com as necessidades dos clientes. 6) Departamento Fiscal 6.1) Orientações Fiscais e Tributárias A Secretaria da Receita Federal do Brasil SRF é responsável pela fiscalização de todas as operações financeiras e econômicas das pessoas físicas e jurídicas. A Secretaria também atua para prevenir e combater a sonegação fiscal e administra os tributos de competência da União, inclusive os previdenciários, e aqueles incidentes sobre o comércio exterior. Além disso, gerencia o Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas CNPJ e o Cadastro das Pessoas Físicas CPF. A Secretaria da Receita Estadual - SEF emite a Inscrição Estadual e fiscaliza as pessoas físicas e jurídicas que praticam operações de Circulação de Mercadorias e Serviços de Transporte e Comunicação. Dentre os vários serviços que a Secretaria da Receita Estadual disponibiliza em seu site estão: Nota fiscal avulsa, Certidão Negativa de Débitos CND, Conta Corrente Fiscal sobre o movimento do contribuinte, declarações, AIDF Autorização de Impressão de Documentos Fiscais, entre outros. Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 20

21 6.2) Obrigações Estaduais por Tipo de Tributação 6.2.1) Tratamento Diferenciado para as Micro e Pequenas Empresas No Estado de Minas Gerais, desde o dia 1º de julho de 2007, toda a legislação que estabelecia tratamento diferenciado, simplificado e favorecido às microempresas e empresas de pequeno porte, foi revogada, tendo em vista a implantação do Super Simples Simples Nacional ) Sistema Débito e Crédito O valor do ICMS apurado no mês será correspondente ao ICMS destacado nas notas fiscais de saídas tributadas, deduzida do crédito de ICMS destacado nas notas fiscais de compras, conforme previsto na legislação de cada Estado ) Declarações Obrigatórias e SPEDs: Mensal: empresas de Lucro Real e Presumido (DAPI, SINTEGRA, DES, DACON, DCTF, SPED PIS/COFINS, SPED FISCAL) e empresas do Simples (DAS); Anual: empresas de Lucro Real e Presumido (DIPJ, DIRF, VAF/DAMEF) e empresas do Simples (DIRF, DASN); DMED (específico para prestadores de serviços médicos e de saúde), DIMOB (específico para prestadores de serviços imobiliários) e DIMOF (específico para instituições financeiras) ) SINTEGRA Os contribuintes que emitem documentos fiscais por meio de processamento eletrônico de dados estão obrigados à entrega do arquivo SINTEGRA - Sistema Integrado de Informações Sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços. O arquivo eletrônico, SINTEGRA, entregue mensalmente pela empresa à Secretaria de Estado da Fazenda SEF, visa ao controle informatizado de todas as operações de entradas e saídas realizadas pelos contribuintes do ICMS. O arquivo eletrônico permite ao fisco confrontar as informações declaradas pela empresa, seus clientes e fornecedores. Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 21

22 ) DAPI Apurar e informar ao Estado, mensalmente, o valor a ser pago ou restituído a título de Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS) é uma obrigação das empresas inscritas no cadastro de contribuintes de Minas Gerais, enquadradas no regime de Débito e Crédito ) DES DES é um programa para escriturar os documentos fiscais emitidos (notas fiscais de serviço, notas fiscais faturas de serviço, cupom fiscal, etc) e também os documentos recebidos relativos a serviços tomados de terceiros. O declarante deve usar a DES para gerar as declarações eletrônicas e transmiti-las pela Internet ) VAF/DAMEF Valor Adicionado Fiscal (VAF) é um indicador econômico-contábil utilizado pelo Estado para calcular o índice de participação municipal no repasse de receita do Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) aos municípios mineiros. É apurado pela Secretaria de Estado de Fazenda de Minas Gerais (SEF-MG), com base em declarações anuais apresentadas pelas empresas estabelecidas nos respectivos municípios ) DACON Estão obrigadas à entrega do Dacon as pessoas jurídicas de direito privado em geral e as que lhes são equiparadas pela legislação do Imposto de Renda, submetidas à apuração da Contribuição para o PIS/Pasep e da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins), nos regimes cumulativo e não-cumulativo, inclusive aquelas que apuram a Contribuição para o PIS/Pasep com base na folha de salários ) DCTF A transmissão da DCTF Mensal deve ser feita, obrigatoriamente, mediante o uso de certificado digital válido emitido por Autoridade Certificadora integrante da Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP Brasil, que não tenha sido revogado e que ainda esteja dentro de seu prazo de validade Manual de Orientação ao Cliente Revisão: 01 Página: 22

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