Normalização das assinaturas de correio electrónico institucionais e individuais

Transcrição

1 DESCRIÇÃO: Pretende esta IT facilitar a uniformização das assinaturas de correio electrónico institucionais e individuais, com vista ao reforço da identidade institucional, evitando a sobrecarga de servidores e optimizando os recursos electrónicos/informáticos disponíveis. O formato definido para as assinaturas institucionais deve ser adoptado obrigatoriamente, sendo o relativo às assinaturas individuais aconselhado mas de carácter opcional. Ficam também definidas as directrizes quanto à utilização de fundos nas assinaturas institucionais. A - INFORMAÇÃO A CONSTAR NA ASSINATURA INSTITUCIONAL: - designação da área -morada - contactos telefónicos e fax - endereço de e a presença em redes sociais (Facebook,Twitter etc.), com indicação do nome da página. - URL (nas áreas com página web incluir em último lugar a à página web da Administração) - frases informativas Exemplos: Universidade de Coimbra Administração Divisão de Avaliação e Melhoria Contínua Palácio dos Grilos Rua da Ilha COIMBRA PORTUGAL Tel.: Fax: damc@uc.pt Este pretende ser amigo do ambiente. Pondere antes de o imprimir! A Universidade de Coimbra dá p a produtos e serviços com menor impacto ambiental. Universidade de Coimbra Administração University of Coimbra Administration Divisão de Identidade, Imagem e Comunicação Identity, Image and Communication Unit Rede UC Alumni Network Apartado 3020 EC Universidade de Coimbra COIMBRA PORTUGAL Tel.: Fax: antigos-estudantes@uc.pt Facebook: Rede UC Twitter: REDE_UC Este pretende ser amigo do ambiente. Pondere antes de o imprimir! A Universidade de Coimbra dá p a produtos e serviços com menor impacto ambiental. This is environment friendly. Please think twice before printing it! The University of Coimbra prefers products and services with reduced environmental impact. Sempre que adicionar o nome à assinatura institucional deverá ser mencionada a categoria ou função. NORMAS GRÁFICAS: Designação da área Morada Contactos telefónicos e Fax Endereço do URL Frases informativas Tipo de letra Tamanho Cor 7 preto cinzento (40%) Página 1/9

2 UTILIZAÇÃO DE FUNDOS: Na utilização de assinatura institucional de correio electrónico o fundo das mensagens, a definir no Microsoft Outlook, terá de ser branco. B - INFORMAÇÃO A CONSTAR NA ASSINATURA INDIVIDUAL: - nome - categoria ou cargo - designação da área -morada - contactos telefónicos (incluindo extensão) e fax - endereço de individual - URL (nas áreas com página web incluir em último lugar a à página web da Administração) - frases informativas Exemplo: José da Silva Antunes Assistente Administrativo Universidade de Coimbra Administração Divisão de Avaliação e Melhoria Contínua Palácio dos Grilos Rua da Ilha COIMBRA PORTUGAL Tel.: (Ext. 0000) Fax: jsc@adm.uc.pt Este pretende ser amigo do ambiente. Pondere antes de o imprimir! A Universidade de Coimbra dá p a produtos e serviços com menor impacto ambiental. NORMAS GRÁFICAS: Tipo de letra Tamanho Estilo Nome Categoria Designação da área Morada Contactos telefónicos e fax Endereço de individual entre e 12 Escolha Livre URL Cor preto preto preto Frases informativas 7 cinzento (40%) Página 2/9

3 PARA A CORRECTA CONFIGURAÇÃO DA(S) ASSINATURA(S) INSTITUCIONAL(AIS) DEVERÁ PROCEDER DA SEGUINTE FORMA: (a título de exemplo é mencionada a Divisão de Avaliação e Melhoria Contínua, devendo ter em atenção que a identificação a atribuir deverá ser em conformidade com a área da Administração que integra cuja nomenclatura consta do organograma.) 1. Inicie o programa Microsoft Outlook. No menu Ferramentas seleccione Opções. 2. Clique no separador Formato de correio e seleccione o grupo Assinaturas. Página 3/9

4 3. Seleccione a conta para a qual pretende definir a assinatura de correio electrónico. Ex. DAMC. 4. Seleccione NOVO. Página 4/9

5 5. Introduza um nome para a assinatura. Recomendamos que utilize as iniciais da área em causa. Ex. DAMC. Clique em OK. 6. Seleccione a assinatura criada para novas mensagens e para respostas e reencaminhamentos. Página 5/9

6 7. As assinaturas institucionais de correio electrónico deverão ser escritas no espaço em branco e formatadas de acordo com as normas gráficas descritas no ponto A.. Defina o tipo de letra, tamanho e cor da assinatura em causa. Clique em OK. Página 6/9

7 9. Seleccione agora o separador Papel de carta pessoal. 10. Clique em Tipo de letra, em cada uma das opções assinaladas. Página 7/9

8 11.Escolha a cor Preto, para cada uma das opções. Clique em OK para finalizar. 12. Clique OK. Página /9

9 Teste a configuração através do envio de uma nova de mensagem de correio electrónico, de modo a confirmar se executou correctamente todo o processo. Se pretender configurar a assinatura individual no Outlook deverá seguir as instruções desta IT, ponto B, tendo em conta as definições relativas a esta matéria. Página 9/9