Microsoft Live Meeting 2007 Manual Para Programar Reuniões

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1 M A N U A L D O A D M I N I S T R A D O R Micrsft Live Meeting 2007 Manual Para Prgramar Reuniões Intrduçã Esta seçã detalha cm ter acess a sua cnta e estabelecer suas pções predeterminadas de reuniã. Acess à Sua Cnta Para ter acess a sua cnta Live Meeting: 1. Vá a seu site Live Meeting. 2. Ingresse seu acess de usuári. 3. Ingresse sua senha. 4. Clique n btã Lgin (Iniciar Seçã). Sua página de iníci aparece na tela. Estabelecer as Opções de Sua Reuniã Antes de cmeçar a utilizar Meet Nw (Reuniã Instantânea) u suas Reuniões Prgramadas, garatize que suas pções Meet Nw e Opções de Reuniã estejam cnfiguradas. Cm estabelecer as Opções de Reuniã Vcê pde persnalizar a experiência Live Meeting estabelecend pções para reuniões particulares. Pr exempl, vcê pde cntrlar cm vã ingressar s participantes a uma reuniã, u pde habilitar desabilitar funções cm ter uma cnversa pel chat u gravar. Nta: Na mairia ds entrns de Live Meeting, administradr da cnta Live meeting cnfigura a mairia u tdas as pções da reuniã. Nã invalide estas cnfigurações a nã ser que vcê tenha um ttal entendiment de cm se deveria cnfigurar cada pçã em seu entrn. Pr exempl, se administradr tem preparad suas cnfigurações de áudi para que funcinem cm a sluçã de áudi de Reservatinless-Plus de InterCall, fat de mudar essas cnfigurações pderia gerar um err quand vcê tente cnectar áudi para suas seções Live Meeting. Vcê estabelece pções de frma separada para as reuniões Meet Nw e para as Reuniões Prgramadas. Para estabelecer suas pções Meet Nw: 1. Clique em Meet Nw Details (Detalhes Meet Nw) 2. Clique em Meet Nw Optins (Opções de Meet Nw) n menu Actin (Açã). Para cnfigurar suas pções Reuniões Prgramadas : 1. Clique em Meeting Optin (pções da reuniã) na página Reuniã Prgramada. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

2 Opções de Reuniã para Reuniões Meet Nw (Instantâneas) Opções de Reuniã para Reuniões Prgramadas INTERCALL.COM

3 A seguinte tabela mstra as pções que aparecem na página Meeting Optins. Detalhes de Reuniã Registr Estendid Venciment d Cnteúd Cntrle de Entradas Lbby da Reuniã Áudi Hra de Entrada à Reuniã Funções Adicinais Gravaçã Para melhres resultads, estabeleça tdas estas pções antes de utilizar Live Meeting pela primeira vez. Se administradr de seu Live Meeting já tem cnfigurad as pções para vcê, revise as cnfigurações e faça as mudanças necessárias. Detalhes da Reuniã Os detalhes da reuniã cntrlam a infrmaçã que Live Meeting utiliza para gerar cnvites à reuniã, para cnfigurar espaç da reuniã, e para ajudar lhe cm as reservas se sua rganizaçã usa códigs de faturament para mnitrar s custs de Live Meeting. Para estabelecer s detalhes da reuniã Na seçã Meeting Details (Detalhes da Reuniã) de qualquer das páginas de Meet Nw Optins (Opções de Reuniã), estabeleça as seguintes pções: (Só para Reuniões Prgramadas) Na caixa de text Meeting ID, ingresse a ID (identificaçã) para a reuniã. Na lista de Idima, clique n idima que vcê prefira utilizar para s cnvites à reuniã, assim cm idima utilizad para a infrmaçã descritiva para as gravações de Live Meeting. (Opcinal) Na caixa de text Fatura a Cdificar, ingresse códig de faturament assciad cm us de seu serviç Live Meeting dentr de sua rganizaçã. Na caixa Meeting Size (Tamanh da Reuniã), ingresse a quantidade máxima de pessas que vcê espera que assista à reuniã. (Só para Meet Nw) Na lista Meeting Duratin (Duraçã da Reuniã), selecine a duraçã máxima da reuniã. Opções de Cntrle de Entradas Vcê pde estabelecer cntrles de entrada para: Cntrlar quem participa da reuniã. Fazer cm que a reuniã esteja dispnível para uma grande audiência geral. Distinguir entre s participantes que sã assistentes e s que sã apresentadres. Hra de Entrada à Reuniã Vcê pde nã permitir que s participantes se unam à reuniã antes de que vcê esteja prnt. Os apresentadres sempre pdem se unir à reuniã em qualquer mment. Registr Estendid Vcê pde exigir que s participantes dêem seus endereçs eletrônics e nme da firma quand tentem se unir à reuniã. Esta exigência se denmina registr estendid. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

4 Lbby da Reuniã O lbby da reuniã é uma área na que as pessas que nã tem sid cnvidadas e a quem lhes gstaria se unir à sua reuniã pdem slicitar entrada. Vcê pde estabelecer pções de lbby da reuniã para seus reuniões Meet Nw u para qualquer das reuniões prgramadas que vcê cnstitua. Pde dar lhes as participantes um link para lbby da reuniã quand nã seja aprpriad enviar um cnvite à reuniã. Os apresentadres pdem utilizar lbby da reuniã para cntrlar quem ingressa à reuniã, assim cm a hra em que ingressam. Funções Adicinais As pções numeradas debaix de Funções Adicinais na página Meet Nw Optins u na página Meeting Optins sã úteis para melhrar a experiência da reuniã para s participantes, para limitar que pdem fazer em algumas circunstâncias, e para demnstrar funções d cnsle Live Meeting para que s participantes se habituem cm elas. Venciment da Reuniã Utilize esta pçã para estabelecer a quantidade de temp que se deve esperar antes de acabar a reuniã e s cnteúds. Tds s dcuments carregads u criads na reuniã incluíd s Arquivs Office (PPT, Wrd, etc.), dcuments MODI, PNG, slides de pesquisa, fórum, aplicações cmpartilhadas, antações, gravações nã publicadas se apagarã junt cm a reuniã. Os relatóris e s arquivs de acess nã serã apagads. O venciment da reuniã nã se dá em temp real. A reuniã junt cm cnteúd que será apagad sã imediatamente prgramads para deparacer depis de que passa temp de espera especificad pel administradr u apresentadr. O temp de eliminaçã pde variar e está sujeit à duraçã ds requeriments das elemininações pendentes e à carga n servidr. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

5 Estabelecer um temp de vendiment pde ser imprtante quand: É recmendável que cnteúd cnfidencial subsista ns servidres Live Meeting. É recmendável que apague a infrmaçã quand já nã é necessári. Para estabelecer as pções de vendiment: Na seçã Venciment de qualquer das páginas de Meet Nw Optins u na página Meeting Optins, estabeleça as seguintes pções: Para eliminar reuniões e cnteúds depis de que uma reuniã termina, selecine estabelecer a quantidade de temp a esperar antes de apagar a reuniã e s cnteúds. Para especificar a quantidade de temp pel qual vcê quer que Live Meeting cnserve a reuniã e seu cnteúd antes de apagáls, ingresse um númer e, lg depis, clique na unidade de temp da lista anexa. Venciment da Gravaçã As gravações criadas e publicadas para uma reuniã se eliminarã depis d venciment mencinad. Esta cnfiguraçã se aplica smente a uma nva gravaçã. Para mdificar venciment de uma gravaçã já existente vcê pde utilizar Editar Gravaçã. O venciment da gravaçã nã se dá em temp real. A gravaçã que será eliminada imediatamente se prgrama para eliminaçã depis da criaçã além d temp de espera especificad pel administradr u rganizadr. O temp de eliminaçã pde variar e está sujeit à duraçã ds requeriments das elemininações pendentes e à carga n servidr. Para eliminar uma Gravaçã depis de que uma reuniã termina, selecine estabelecer a quantidade de temp a esperar, antes de apagar as gravações publicadas. Para especificar a quantidade de temp pel qual vcê quer que Live Meeting cnserve as Gravações antes de apagá-las, ingresse um númer e, lg depis, clique em uma unidade de temp da lista anexa. Nta: As reuniões e gravações apagadas pdem ainda ser restauradas pel seu Administradr depis de 90 dias d temp de venciment especificad. Depis diss, se apagam de frma permanente. Áudi Vcê estabelece pções de áudi quand pela primeira vez cnfigura sua cnta InterCall Reservatinless-Plus para us cm Live Meeting u tempralmente quand muda suas preferências de áudi para uma reuniã. Para estabelecer as pções de áudi: Na seçã Áudi de qualquer das páginas de Meet Nw Optins u na página Meeting Optins, estabeleça as seguintes pções: 1. N Áudi da lista dessa reuniã, selecine a cnfiguraçã d áudi que vcê utilizará cm Live Meeting. Live Meeting sem Áudi (As pções Display Tll e Tll Free" estã dispníveis) Serviç de Cnferência Telefônica (as pções Display Tll e Tll Free e a funçã Jin Cnference" estarã dispníveis) Cnferência de Áudi pr Cmputadr* (As pções Display Tll e Tll Free e Enable ne-way Internet Áudi Bradcasting * estarã dispníveis) Cnferência de Áudi Telefônica e pr Cmputadr* (Tdas as pções estarã dispníveis) 2. Se vcê utiliza áudi Reservatinless-Plus, selecine InterCall na lista de Cnferência d prvedr. De utra frma, selecine Others (Outrs). 3. Se vcê deseja que Live Meeting cmece cm uma ligaçã a seus participantes, em vez de fazer que s participantes marquem númer de telefne da cnferência, selecine a caixa de seleçã Allw meeting participants t use Jin Cnference ( Permitir que s participantes da reuniã utilizem Jin Cnference ). INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

6 4. Se vcê vai utilizar uma Transmissã de Áudi pr Internet* de uma só via para distribuir áudi entre s participantes em seus cmputadres, selecine a caixa Enable Internet Áudi Bradcasting (Habilitar Transmissã de Áudi pr Internet). 5. Para mstrar s númers gratuits e cm carg as participantes, segund crrespnda: a. Cnfigure s númers telefônics gratuits e internacinais da reuniã clicand em um país u regiã da lista Cuntry/Regin (País/regiã), e lg depis ingressand códig da cidade e s númers lcais prprcinads nas caixas de text. O númer que aparece acima da lista Cuntry/Regin (País/Regiã) é códig d país para país u a regiã selecinads. b. Ingresse códig d participante e códig líder nas caixas de text ferecids. O códig líder nã será denunciad nunca as participantes da reuniã, mas é necessári cnectar- se à sua cnferência InterCall Reservatinless-Plus. 6. Ingresse senhas adicinais de acess nas caixas de text na seçã de senhas de acess Atual. Para us cm sua cnta InterCall Reservatinless-Plus, se recmenda a seguinte cnfiguraçã: Nta: As senhas ingressadas na primeira caixa se registrarã antes d códig d participante; as senhas ingressadas na segunda caixa se marcarã depis d códig d participante. Gravaçã Vcê pde esclher gravar uma reuniã u permitir a utrs apresentadres que façam, e pde cntrlar acess à gravaçã ds participantes da reuniã. Para estabelecer as pções de gravaçã: Na seçã Recrding (Gravaçã) de qualquer das páginas de Meet Nw Optins u Meeting Optins, estabeleça as seguintes pções: 1. Na seçã Server Recrding (Gravaçã d Servidr), clique em uma das seguintes pções. Para permitir que smente vcê (cm rganizadr) grave a reuniã, clique em Disabled in the meeting (Inabilitar na reuniã), mas rganizadr ainda pde gravar quand aceda a Live Meeting. Para permitir que s apresentadres gravem a reuniã, clique na pçã Presenter Can recrd the meeting ( Apresentadr pde gravar a reuniã). 2. Na seçã Server Recrding Access (Acess a Gravaçã d Servidr), clique em uma das seguintes pções: Para permitir que só vcê e seu administradr de cnta Live Meeting tenham acess às gravações, clique em Only the administratr and rganizer Can view recrdings (Smente administradr e rganizadr pdem vê- las ). Eles pdem utrgar acesss a usuáris particulares. Para permitir que tds s participantes e apresentadres na reuniã vejam as gravações, clique em All meeting participants Can view recrdings using their meeting entry infrmatin (Tds s participantes da reuniã pdem ver as gravações utilizand sua infrmaçã de entrada à reuniã). 3. Em Participant Recrding t Their Lcal Cmputer (Participante Gravand em Seu Cmputadr Lcal) selecine uma das seguintes pções: Inabilitar gravaçã em cmputadr lcal. Smente s apresentadres pdem gravar. Os apresentadres pdem gravar e s apresentadres pdem permitir que s participantes gravem. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

7 Para desabilitar a pçã para que s participantes gravem em seu cmputadr lcal, selecine: "Disable recrding t lcal cmputer" (Inabilitar gravaçã em cmputadr lcal). Para permitir que s apresentadres gravem a reuniã lcalmente, clique na pçã Only Presenter Can recrd (Só Apresentadr pde gravar). Para dar permissã a apresentadr para permitir que s participantes cmecem uma gravaçã individual, clique em Presenters Can recrd and als allw attendees t recrd (Apresentadres pdem gravar e além diss permitir que s participantes gravem). Nta: A Gravaçã Pessal se guardará lcalmente e a pessa que a criu sempre pde ter acess a ela. Salvar Suas Opções Quand vcê acabe de estabelecer as pções de sua reuniã, pde fazer clique em Set as Default (Estabelecer cm Predeterminad) para salvar as mesmas cnfigurações para tdas suas reuniões futuras u pde clicar em OK para guardar as cnfigurações só para a reuniã que está criand agra. Nesse pnt, estará nvamente na página de Meeting Details (Detalhes da Reuniã) nde pde bter infrmaçã detalhada sbre sua reuniã, unir-se a sua reuniã cm apresentadr u participante, intrduzir um dcument a sua reuniã u cmeçar uma gravaçã utilizand Recrding Cntrl Panel (Painel de Cntrl de Gravaçã.) Tdas estas pções estã dispníveis debaix d menu ações na página Meeting Optins (Opções da Reuniã.) Prgramar uma Reuniã Vcê pde utilizar Live Meeting para prgramar reuniões e cnvidar participantes, cm faria para uma reuniã na sala física de cnferência. Prgrame uma Reuniã Utilizand Administradr de Reuniã Live Meeting Para prgramar uma reuniã cm Administradr Live Meeting: 1. Na página My Hme (Página Principal), debaix da área Meet (Reunir-se), clique em Schedule Meeting (Prgramar Reuniã). 2. Clique em Participants para selecinar s participantes que vcê deseja cnvidar d diretóri Live Meeting, e lg depis clique em Presenters para selecinar s apresentadres que vcê quer cnvidar. Enquant s participantes nã apareçam n diretóri, vcê pde ingressar cmplet de cada usuári na caixa Participants u Presenters. 3. Ingresse assunt da reunid e lcal desejad. 4. Selecine a data e hrári d cmeç e fim e ajuste fus hrári, cas seja necessári. 5. Na caixa Ocurrence (Acnteciment), clique em One Time (Uma Vez), sucede só uma vez; Recurring (Recrrente ), sucede em base a uma prgramaçã regular cm uma data final específica); u (Cntínu), sem data final. 6. Selecine sua preferência de áudi para a reuniã: Live Meeting sem Áudi, Cnferência Telefônica (utilizand InterCall Reservatinless-Plus), Cnferência de áudi pr Cmputadr*, u Cnferência de áudi pr telefne e pr cmputadr. Além diss, pde selecinar a caixa que se encntra debaix para Habilitar Transmissã de Áudi pr Internet*. 7. Para anular as pções predeterminadas de reuniões prgramadas só para esta reuniã, clique em Meeting Optins, e lg depis faça as mudanças necessárias. Para mair infrmaçã, veja Estabelecer Suas Opções de Reuniã. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

8 8. Na caixa de text Message (Mensagem), ingresse a mensagem persnalizada que vcê deseja que apareça n cnvite. 9. Selecine a pçã para enviar seus cnvites: Send Invitatins using yur client (Enviar cnvites utilizand seu cliente de ), u Send Invitatins using Live Meeting (Enviar Cnvites utilizand Live Meeting). Clique em Send Invitatins (Enviar Cnvites) para enviar s cnvites as participantes. Nta: se vcê ptar pr enviar cnvites via de seu cliente, vcê será redirecinad a uma página na qual vcê pde enviar cnvites via Outlk, u cpiar e clar a infrmaçã d cnvite em seu própri calendári para enviar as participantes. Serã enciads cnvites separads para s Apresentadres e para s Participantes. Espere váris minuts para que s cnvites à reuniã cheguem à bandeja de entrada de cada cnvidad. Live Meeting envia cnvites separads para cada apresentadr e participante que vcê tenha cnvidad. O cnvite cntém sua mensagem pessal, cas aplique, text padrã d Live Meeting estabelecid pel administradr da sua cnta e s detalhes da reuniã que cada participante precisa para pder unir-se à reuniã. Os cnvidads também recebem um arquiv de calendári que pde ser salvad em seus calendáris. Prgramar e Unir-se à uma Reuniã de Teste Para se familiarizar cm prcess de prgramaçã de Live Meeting, assim cm para experimentar as pções predeterminadas que vcê tem estabelecid para as reuniões prgramadas, vcê pde prgramar uma reuniã de teste cm vcê mesm. Este prcediment de teste pde ajudar-lhe a entender cmprtament de prgramaçã d Live Meeting antes quand cnvide um grup grande de pessas para sua primeira reuniã prgramada. Para mair infrmaçã sbre estabelecer as pções para reuniões prgramadas, veja Estabelecer as Opções de sua Reuniã. Para prgramar uma reuniã de teste utilizand Outlk: 1. Siga s passs numerads acima para prgramar uma reuniã. 2. Prgrame a reuniã n hrári atual utilizand as caixas de lista de hra de Cmeç e Fim. 3. N camp T (Para), clque seu . Ist fará que Live Meeting para que lhe envie um cnvite para a reuniã. 4. Na caixa Subjetc (Assunt), ingresse tema da reuniã (pr exempl, Reuniã de Teste ). 5. Opcinal: na área da mensagem, clque uma mensagem para as pessas que vcê cnvida (pr exempl, Mensagem de Teste ). Esta mensagem será mstrada n cmeç d text d cnvite d Live Meeting. 6. Clique em Send (Enviar). Nta: O cnvite para a reuniã demrará váris minuts até que chegue a sua bandeja de entrada. Quand cnvite à reuniã chegar, abra- e verifique de que este cntém a infrmaçã esperada. Se vcê utiliza cnferência telefônica para suas reuniões, garantize que seu cnvite mstra númer telefônic crret de cnferência e códig de participante. Se alguma infrmaçã estiver errada u faltand, repita s passs para prgramar uma reuniã d Live Meeting e clique em Meeting Optins. Crrija as cnfigurações necessárias, e lg depis, clique em Save as Default (Guardar cm Predeterminada). Depis de ter finalizad, prgrame uma nva reuniã de teste. Para unir-se à reuniã que vcê prgramu: 1. Abra cnvite da reuniã. 2. N cnvite da reuniã, clique n link Jin Meeting (Unir-se à reuniã). 3. Na página Jin Meeting, clque seu nme e clique em Jin Meeting. 4. O Live Meeting abre Cnsle Live Meeting e aparece sua reuniã prgramada. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

9 Atendiment a cliente Suprte técnic e atendiment a cliente Suprte técnic Atendiment em Inglês (24 hras): Argentina Brasil Chile Clmbia Csta Rica Méxic Panamá Perú Uruguai EUA Venezuela lmsupprt@intercall.cm Atendiment em Prtuguês (8 às 17 d Brasil): Brasil Suprte técnic durante a cnferência N teclad de seu telefne: *0 (cnferência) u 00 (individual) Perguntas sbre faturament e cntas Treinament e recurss Página da InterCall em Prtuguês Recurss nline, manual d usuári e treinaments gratuits INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM