Cartilha informativa para porteiros e auxiliares gerais

Transcrição

1 O Condomínio O condomínio podemos enxerga-lo como uma pequena empresa. Mas como ele funciona? Na gestão do condomínio nós podemos elencar 3 direções a priori: 1. Síndico; 2. Subsíndico e 3. Conselho Fiscal Essa direção é geralmente formada pelos próprios condôminos, mas por que não é sempre? Nós explicamos a você! Hoje existe pessoas que trabalham como síndico profissional, pessoas essas que não são moradoras. E quem é a Administradora? A administradora é uma empresa prestadora de serviço, que tem como papel auxiliar na gestão do condomínio. Mas como assim podemos enxerga-lo como uma empresa? Como toda empresa, ele possui uma diretoria (síndico, subsíndico e conselho fiscal), responsável por manter a ordem dentro do condomínio, a Administradora dá suporte a eles para que sua gestão seja facilitada. Os porteiros e auxiliares gerais, são os colaboradores/funcionários dessa empresa e possui como função atender os clientes, que nesse caso são os condôminos. Cartilha informativa para porteiros e auxiliares gerais [Um guia para orientação do trabalho e normas de procedimento] Quem é o porteiro? O porteiro é o cartão de boas vindas do condomínio. A primeira impressão de um condomínio é possível ter pelo comportamento e apresentação do porteiro. O porteiro: É a pessoa que autoriza a entrada das visitas, moradores, prestadores de serviços e funcionários dos apartamentos; É o primeiro a se deparar com situações de assalto; É a pessoa responsável por manter o profissionalismo, a limpeza dentro do ambiente de trabalho (a guarita), a cordialidade e o respeito com as pessoas;

2 Funções e atribuições do porteiro Visitantes 1. Ao chegar um visitante/fornecedor, o porteiro deve interfonar para a unidade indicada, e apenas quando o morador autorizar pode-se liberar a entrada da pessoa; 2. Não se deve colaborar com a entrada de visitantes regulares sem antes checar a autorização com o morador todas as vezes; 3. Recepcione sempre com boas expressões: Bom dia Senhor(a), solicite de maneira educada a sua identificação para que se possa passar para o morador. Encomendas 1. Quando houver encomendas o profissional deve avisar para que o morador ir tirar o pedido na portaria; 2. O entregador não deve nunca entrar no 3. Ao chegar encomendas e correspondências o porteiro pode receber, mas ATENÇÃO, saiba identificar o grau de urgência da correspondência! Prestadores de Serviços 1. Apenas deixar entrar funcionários de empresas (TV, internet, etc), após certificar se houve pedido por parte do morador; 2. Caso seja algum prestador de serviço para o condomínio, o síndico deverá avisar a portaria a pessoa que irá, caso não avise, contatar o síndico para confirmar a informação. 3. Em caso de visita de concessionária (Ex: empresa de água, luz, gás), pode-se ligar para a Administradora, também. 4. Após ter deixado o profissional entrar, fazer um registo com o nome completo e dados da pessoa; 5. Em caso de obras no condomínio, apenas autoriza-se funcionários autorizados pela prestadora de serviços, caso haja algum remanejamento, o síndico e o porteiro devem ser avisados pela empreiteira. Mantenha a ordem, o respeito e o profissionalismo, não faça fofocas! Com os moradores 1. Mantenha sempre um relacionamento cordial, simpático, passe segurança aos moradores, e evite deixar a portaria desocupada; 2. O porteiro deve colaborar com a regularização do Regimento Interno (O Regimento Interno, é o livro de normas do condomínio, do uso das áreas comuns e seus procedimentos); 3. Alerte ao síndico sobre as irregularidades ocorridas durante a sua jornada de trabalho. Mandamentos da Portaria 1. Uma boa aparência contribui para um ambiente de trabalho harmônico, por isso, esteja sempre bem vestido e limpo; 2. Evite conversas muito longas com demais funcionários na portaria ou em áreas comuns; 3. Seja discreto, não comente fora do seu local de trabalho sobre o cotidiano do 4. Mantenha o portão e demais acessos do condomínio fechados em horários de recolhimento de lixo e limpeza de rua; 5. Lembre-se o interfone é a sua melhor arma, ele não deve ser utilizado para avisar que o visitante/fornecedor, está subindo, e sim para pedir autorização da entrada do mesmo 6. Conheça bem os procedimentos do 7. Tenha sempre com você números de telefone de emergência, como: polícia, bombeiros, administradora, síndico, SAMU, empresa responsável por manutenção de elevador, gerador, bomba d água; 8. Esteja sempre em alerta, não permita ser um alvo fácil, mantenha a sua segurança e a do condomínio, evite se distrair com conversas ou aparelhos de televisão e similares; 9. Nunca forneça nenhum tipo de informação sobre os moradores, como o horário de chegada e de saída, hábitos ou qualquer comentário da vida particular 10. Não é permitida a entrada de vendedores. Não ligue para nenhum apartamento a pedido do vendedor. Caso o mesmo tenha a autorização de algum condômino, deve ser anotado no livro de ocorrência que o morador autorizou, o nome e a identificação do vendedor; 11. Nunca abra o portão de acesso sem antes ter certeza de que a pessoa no volante é um morador;

3 12. Não é permitida a entrada de carros de visitantes na garagem do condomínio, a não ser que seja autorizado por condômino, e que esse ocupe a vaga do morador que autorizou. Lembrando que deve ser registrado no livro de ocorrências; 13. Correspondência destinada aos moradores é INVIOLÁVEL e deve ser entregue o mais rápido possível dentro das regras estabelecidas pelo 14. A portaria deve ser mantida limpa e organizada, sendo dever do porteiro essa manutenção. 15. Atenção com o horário de trabalho, seu atraso prejudica o colega. Chegue 10 minutos antes, pergunte ao porteiro anterior se há algo que você precisa saber, antes dele largar o ponto; 16. Se for faltar por doença, ou motivos pessoais, avise com antecedência o síndico e a Administradora, para que possam arranjar um substituto, tenha compromisso e responsabilidade com o seu trabalho! 17. Esclarecimento sobre salários, ou outros assuntos devem ser tratados com o setor pessoal da EFETIVA. 18. Se você é um porteiro noturno, fique atento, se tiver sono, procure andar por perto da guarita, mexer os pés. Um deslize pode ser uma abertura para alguém de fora invadir o condomínio. Preze pela sua segurança pessoal e dos condôminos. Dicas para o porteiro! #Dica1: Parece se besteira, mas você sabe o uso correto dos livros de portarias e quais são? Pois bem, a Efetiva Administradora explica para você. 1. Livro de ocorrência dos moradores: qualquer problema que houver dentro do condomínio, que os condôminos desejem se queixar é preciso deixar registrado no livro de ocorrência para que o síndico possa ler e tomar as devidas providências; 2. Livro de ocorrência dos funcionários: nesse livro deve constar informações para que a comunicação entre vocês seja mais eficaz. Ex1: Alguma encomenda que foi deixada por um morador no turno da noite, mas a pessoa responsável por buscar só irá aparecer de manhã, deve constar no livro para que o próximo porteiro tenha conhecimento de como está pegando o plantão. Ex2: Determinada unidade deixou a criança descer para área comum do prédio sem acompanhamento de uma pessoa responsável, cabe ao porteiro relatar no livro esse ocorrido, para que fique resguardado, caso depois o caso recaia sobre a portaria. 3. Livro de controle de entrada e saída esse livro controla a entrada e saída de fornecedores, empresas e visitantes; 4. Planilha de cadastro de condôminos é de suma importância que tenha na portaria o controle de moradores, infelizmente nem todos os condomínios possuem pois nem todos os condôminos retornam para a portaria a ficha de cadastro, muitas vezes esse cadastro fica defasado pela falta de retorno dos moradores. Seja um porteiro proativo e cobre o retorno dessas fichas! #Dica2: NÃO carregue sacolas de moradores, manobre seus carros, fique de olho em suas crianças, liberar pessoa tal. Tenha cuidado!

4 Quem é o auxiliar serviços gerais? de Muitas pessoas possuem dúvida com relação a esse profissional. Quem é o auxiliar de serviços gerais? Pois bem, a Efetiva Administradora explica para você! O auxiliar de serviços gerais executa trabalhos de limpeza e conservação em geral, utilizando sempre materiais e instrumentos adequados, e rotinas previamente estabelecidas. Ele é o responsável pela manutenção do local com foco na limpeza. Funções e atribuições do Auxiliar de Serviços Gerais 1. Executar trabalhos de limpeza e conservação em geral, nas dependências externas e internas do 2. Efetuar a limpeza e conservação de utensílios, móveis e equipamentos em geral, para mantê-los em condição de uso; 3. Auxiliar na remoção de móveis e equipamentos; 4. Separar materiais recicláveis para descarte (para que isso ocorra de maneira eficaz, é preciso o auxílio do condomínio e da gestão para promover entre os moradores campanha de coleta seletiva!); 5. Separar e entregar correspondências, papéis, jornais e outros materiais; 6. Reabastecer os banheiros com papel higiênico, toalhas e sabonetes; 7. Controlar o estoque de materiais e fazer a lista dos materiais necessários para reabastecer quando preciso; 8. Executar atividades de apoio operacional; 9. Zelar pela guarda, conservação, manutenção e limpeza dos equipamentos, instrumentos e materiais utilizados, bem como do local de trabalho; 10. Limpar e organizar todo o local em seus mínimos detalhes: janela, vidraça, banheiros, cozinhas, área de serviço, garagens e pátios, assoalhos e móveis, tapetes, limpeza externa e interna, retirada do lixo, limpeza dos banheiros, entre outros. Em linhas gerais, o auxiliar trabalha em prol da organização e higienização dos ambientes. Lembre-se! A limpeza diz muito sobre um ambiente, seu trabalho é o cartão de visitas do condomínio! Guia de Procedimentos de Limpeza do Condomínio A Efetiva Administradora ressalta que essa parte sugestiva como guia de procedimentos, o ideal é que cada condomínio possua seu cronograma de trabalho. Caso não haja, esperamos que esse guia possa lhe nortear para começar a implantar um próprio para o seu condomínio! 1. Diariamente varrer toda a área interna e externa do condomínio, portaria e garagem, bem como entradas de serviços dos elevadores; 2. Ao varrer, observe o teto para remoção de teias de aranha; 3. Inicie o procedimento de limpeza de cima para baixo, porém dê prioridade a área de entrada e circulação como sala de visitas, hall dos elevadores e recepção; 4. A limpeza interna da guarita é de responsabilidade do porteiro, devendo o auxiliar colocar a sua disposição os materiais necessários para esta limpeza; 5. Obedeça rigorosamente aos horários estabelecidos para recolhimento de lixo. 6. Caso o lixo seja colocado fora do balde, limpe o local independente de vazamento; 7. Após varrer, passar diariamente pano limpo, com desinfetante afim de evitar mal cheiro nos ambientes; 8. A limpeza dos elevadores deve ser feita diariamente; 9. Ao fazer a limpeza dos elevadores, observar se há lâmpadas queimadas e providenciar substituição; 10. Lavar ao menos uma vez, as garagens; 11. Equipamentos de incêndio precisa ser limpo numa frequência de 15 em 15 dias,

5 atentar para o vencimento dos extintores e avisar quando perto de vencer ou vencido (passar vaselina algumas vezes no extintor é bom para conservar mais, devido a maresia); 12. Em hipótese alguma, as mangueiras de incêndio devem ser utilizadas, elas possuem uso exclusivo para situações emergenciais; 13. Lembrem-se de usar os equipamentos pertinentes para esse serviço: bota antiderrapante, sandália estilo crocs antiderrapante, máscaras (durante a coleta de lixo, e limpeza de algumas áreas que possuam material de cheiro forte, por exemplo), luvas, entre outros; 14. Esteja atento as luzes, verifique as que estão queimadas e que precisam ser substituídas, caso tenha no condomínio luz reserva para substituição, não espere a ação do outro, seja proativo e troque; 15. Com relação a área da piscina, salão de festa, sauna, área gourmet, e demais áreas, deve-se manter limpo, mas principalmente quando for feito o uso das mesmas; 16. Os pedidos de materiais devem conter apenas o essencial para o período que ficar determinado pelo síndico. 17. Caso não haja sistema de irrigação das plantas no condomínio. As mesmas devem ser mantidas molhadas e bem tratadas, bem como preservada a limpeza dos jarros e dos locais em que se encontram, afim de evitar também doenças como a da dengue; 18. Manter limpo a área da casa das maquinas (gerador, bombas, entre outros), embora seja uma área de pouco movimento, precisa ser mantida em ordem e em vista, pois caso algo errado esteja acontecendo, a gestão do condomínio ser comunicada para assim poder tomar as devidas providências; Dicas de postura e comportamento do auxiliar eficiente! 1. Cumprimente os colegas e moradores sempre; 2. Uma boa aparência contribui para um ambiente de trabalho harmônico; 3. Mantenha uma rotina de trabalho, de preferência um cronograma, mas não esqueça dos pequenos detalhes do dia a dia; 4. Faça uma lista de produtos de limpeza específicos e separe-os dos demais, para evitar o uso indevido; 5. Saiba as especificações dos produtos utilizados, para que não faça uso indevido e venha a danificar piso, móvel ou algum bem do 6. Erros acontecem e devem servir de aprendizado para que não volte a acontecer; 7. Não comente sobre a rotina do condomínio com estranhos; 8. Ao trabalhar na área externa, avise ao porteiro para que o mesmo fique atento e evite ações de bandidos; 9. Use sempre luvas e artigos de segurança para que produtos mais fortes não prejudiquem a saúde; 10. Não esqueça de sinalizar áreas molhadas ou com produtos escorregadios, isso evitará muitos acidentes. Acesse nosso site e confira algumas novidades sobre condomínios e conheça um pouco mais sobre nossa empresa: Aproveitando, que tal nos seguir no instagram e no /efetivaadmcondominios Efetiva Administradora de Condomínios Possui alguma sugestão de dica para acrescentar a cartilha? Escreva para nós! contato@efetivaadmcondominios.com.br É do nosso interesse atualizar e melhorar a cartilha, sua ajuda é muito bem-vinda! Feito por: Gabriela Queiroga Dantas Formada em Administração pela Universidade Federal da Paraíba, pósgraduanda em Gestão de Empresas pela FGV. Autora da monografia Foi assim que aprendi: a importância da educação para o consumo.