TREINAMENTO OPERACIONAL

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1 Sistema Unificado de Administração Pública TREINAMENTO OPERACIONAL PLANEJAMENTO INSTITUCIONAL Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Norte Reitoria Rua Dr. Nilo Bezerra Ramalho, 1692, Tirol CEP: comunicacao.reitoria@ifrn.edu.br Telefone: (84)

2 Belchior de Oliveira Rocha Wyllys Abel Farkatt Tabosa Juscelino Cardoso de Medeiros Régia Lúcia Lopes José de Ribamar Silva Oliveira José Yvan Pereira Leite Solange da Costa Fernandes Alex Fabiano de Araújo Furtunato Auridan Dantas de Araújo Reitor Pró-reitor de Planejamento e Desenvolvimento Institucional Pró-reitor de Administração Pró-reitora de Extensão Pró-reitor de Ensino Pró-reitor de Pesquisa e Inovação Diretora de Gestão de Assuntos Estudantis Diretor de Gestão de Tecnologia da Informação Diretor de Gestão de Pessoas

3 Sumário 1. INTRODUÇÃO CONCEITOS PRÓPRIOS DO SISTEMA ASPECTOS PRÉ-OPERACIONAIS CADASTRAMENTO DAS DISPONIBILIDADES ORÇAMENTÁRIAS TOTAIS AÇÕES ORÇAMENTÁRIAS CADASTRAMENTOS BÁSICOS CADASTRO DE DIMENSÕES CADASTRO DE UNIDADES DE MEDIDA CADASTRO DE NATUREZAS DE DESPESA CONFIGURAÇÕES DO PROCESSO CADASTRO DE PERÍODOS CADASTRO DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS PERFIS DE USUÁRIOS;...12 ADMINISTRADOR DE PLANEJAMENTO COORDENADOR DE PLANEJAMENTO SISTÊMICO COORDENADOR DE PLANEJAMENTO DO CAMPUS ETAPAS/FASES DO PLANEJAMENTO NO SISTEMA PLANEJAMENTO REALIZADO PELO SETOR COORDENADOR DO PLANEJAMENTO Estabelecimento das Origens de Recursos PLANEJAMENTO REALIZADO PELOS GESTORES SISTÊMICOS Distribuição Orçamentária da Origem de Recurso por Unidade Administrativa Cadastramento de Macro Projetos Institucionais por Dimensão PLANEJAMENTO REALIZADO PELOS CAMPI Ações Planejadas Verificação de Disponibilidades Orçamentárias por Origens de Recursos Cadastramento de Atividades VALIDAÇÃO DO PLANEJAMENTO APÊNDICE...28 I. ACOMPANHAMENTO DAS DESCENTRALIZAÇÕES E EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA, COM VISTAS AO CUMPRIMENTO DO PLANO DE AÇÃO ANUAL...28 II. CADASTRAMENTO DAS DISPONIBILIDADES ORÇAMENTÁRIAS TOTAIS...30

4 1. INTRODUÇÃO O módulo de Planejamento tem o objetivo de auxiliar à Instituição a elaborar o Plano de Ação anual para as realizações físicas e financeiras. A estrutura do Plano de Ação compreende cinco (5) níveis de detalhamentos, identificados por códigos numéricos com até quatro (4) dígitos, separados por um ponto (exceto as Atividades), de acordo com a posição na estrutura: - 1º dígito: Dimensão - 2º dígito: Macro Projetos Institucional (definindo Objetivo Estratégico) - 3º dígito: Metas - 4º dígito: Ações - Atividades O cadastramento de item em cada nível é associado a um item do nível imediatamente superior previamente cadastrado. Assim, um item cadastrado sob código , indica que é uma Ação (por ter quatro dígitos); vinculada à Meta 3; Macro Projeto Institucional 2; e Dimensão 4. O cômputo de valores planejados para compor o Plano de Ação final corresponde aos valores descritos nas Atividades, onde se detalha O QUE FAZER?, e COM QUE RECURSO SERÁ FEITO?, informações estas que são registradas pelas Unidades Administrativas em cada Ação, e que estas, por sua vez, sejam Deferidas pelos respectivos Coordenadores de Planejamento Sistêmico. 2. CONCEITOS PRÓPRIOS DO SISTEMA Dimensões delimitação das áreas de gestão (no IFRN, foram estabelecidas oito: 1. Administração; 2. Assuntos Estudantis; 3. Ensino; 4. Extensão; 5. Gestão de Pessoas; 6. Pesquisa e Inovação; 7. Planejamento e Desenvolvimento Institucional; e 8. Tecnologia da Informação. Setor Sistêmico Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas relacionadas às Dimensões (Ex: no IFRN, a Diretoria de Gestão de Atividades Estudantis é relacionada à Dimensão Assuntos Estudantis, que está relacionada à Origem de Recurso Assistência ao Estudante). Pág. 4 / 35

5 Origens de Recursos são denominações dadas aos fracionamentos feitos aos valores das Ações Orçamentárias na LOA, nas quais a Instituição possui disponibilidade direta do Tesouro, e que suportarão as despesas para o determinado exercício (por exemplo: divisão do recurso da Ação 20RL em Origens de Recursos chamadas de Ensino; Biblioteca; Pesquisa; Extensão; Tecnologia da Informação; e Funcionamento/Unidade Administrativa, podendo ser, uma ou várias delas, associadas a cada Dimensão. Dessa forma, cada Origem de Recurso será gerida por apenas um Setor Sistêmico. Unidades Administrativas para efeito do processo operacional neste Sistema, o conceito de Unidade Administrativa não está restrito apenas à Unidade Gestora (UG), mas, dependendo do nível de autonomia que se deseja atribuir ao planejamento de despesas próprias de determinado setor (departamento), pode-se atribuir, no Sistema, o status de Unidade Administrativa. No planejamento do IFRN, faz-se esse procedimento para as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas, que nas etapas do processo, que serão detalhadas no item 8, ora se apresentam como um Setor Sistêmico (gestor de Origem de Recurso), ora como uma Unidade, semelhante a um Campus, planejando executar Ações e Atividades. Para melhor compreensão das relações entre os conceitos descritos, observe o quadro a seguir, que mostra um exemplo dessas relações, incluindo o vínculo orçamentário estabelecido nas Atividades planejadas pelas Unidades Administrativas. Pág. 5 / 35

6 Dimensão Setor Sistêmico (Gestor da Dimensão) Ação Orçamentária 6358 (Capacitação de Recursos Humanos da Educação Profissional) Ação Orçamentária 20RL (Funcionamento das Instituições Federais de Educação Profissional e Tecnológica) Unidade Administrativa Reitoria Unidade Administrativa Reitoria Gestão de Pessoas Diretoria de Gestão de Pessoas (DIGPE) Origem de Recurso Capacitação Unidade Administrativa DIGPE Unidade Administrativa Boa Vista Unidade Administrativa Amajari Origem de Recurso Qualidade de Vida Unidade Administrativa Boa Vista Unidade Administrativa Novo Paraíso Unidade Administrativa Amajari Neste exemplo, poderia estar sendo planejada uma Ação que disponibiliza recurso para as Unidades enviarem seus servidores para eventos científicos; e outra exclusiva para a DIGPE firmar convênios de outras instituição para capacitação de servidores de todos os Campi. 3. ASPECTOS PRÉ-OPERACIONAIS No processo de planejamento, para o início das atividades operacionais a serem realizada no Sistema, é imprescindível que vários aspectos sejam previamente estabelecidos pelos gestores da Instituição. Nos quatro itens iniciais do quadro abaixo, estão descritas, resumidamente, as atividades pré-operacionais necessárias para o início dos trabalhos no Sistema. Tipo Atividades Responsáveis Elaboração da proposta orçamentária Gestão anual e detalhamento do Quadro Reitor e Pró-reitorias de Planejamento e Demonstrativo de Despesas (QDD) Desenvolvimento Institucional; e de Administração. Simec. Gestão Definição de Origens de Recursos para implementação de políticas sistêmicas. Reitor e todas as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas. Gestão Distribuição orçamentária de custeio Pró-reitoria de Planejamento elabora a proposta; e entre as Unidades Administrativas. Colégio de Dirigentes aprova em reunião. Gestão SUAP Distribuição orçamentária dos valores das Origens de Recursos para implementação de políticas sistêmicas entre as Unidades Administrativas. Registro de recursos disponíveis por Ação Orçamentária. Reitor e Setor Sistêmico gestor de cada Origem de Recurso com os Diretores Gerais dos Campi. Administrador do Sistema DIGTI. SUAP Cadastros básicos e configuração do Sistema para o planejamento do exercício. Pró-reitoria de Planejamento. Pág. 6 / 35

7 SUAP SUAP SUAP SUAP SUAP Cadastramento da distribuição orçamentária dos valores das Origens de Recursos para implementação de políticas sistêmicas entre as Unidades Administrativas estabelecida em reunião com os Diretores Gerais dos Campi. Cadastramento de Macro Projetos Institucionais, Metas e Ações propostas. Importação de Ações propostas e/ou cadastramento de novas Ações, bem como, registro de Atividades para realização dessas Ações. Avaliação das Ações. Correções dos deferimentos parciais das Ações, realizados pelos Setores Sistêmicos. Setores Sistêmicos (Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas). Setores Sistêmicos (Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas). Unidades Administrativas (Campi e Setores Sistêmicos, caso estes últimos tenham Metas associadas a eles mesmos). Setores Sistêmicos (Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas). Unidades Administrativas. 4. CADASTRAMENTO DAS DISPONIBILIDADES ORÇAMENTÁRIAS TOTAIS É o registro de cada Ação Orçamentária e seus respectivos valores em recursos para despesas de capital (investimento) e de custeio (corrente) contidos na proposta orçamentária realizada pela Instituição e informada ao MEC por meio do Quadro Demonstrativo de Despesas preenchido no SIMEC AÇÕES ORÇAMENTÁRIAS Cadastro realizado pelo administrador do Sistema ou pelo setor de coordenação do processo de planejamento da Instituição. Pág. 7 / 35

8 O trabalho no Sistema consiste, basicamente, em registrar as Ações e os seus valores por categoria econômica. 5. CADASTRAMENTOS BÁSICOS Esses cadastros permanecem no Sistema para serem reutilizados nos processos de planejamento dos exercícios seguintes, necessitando apenas serem revistos ano a ano CADASTRO DE DIMENSÕES Pág. 8 / 35

9 5.2. CADASTRO DE UNIDADES DE MEDIDA Pág. 9 / 35

10 5.3. CADASTRO DE NATUREZAS DE DESPESA 6. CONFIGURAÇÕES DO PROCESSO Consiste no cadastro dos períodos de vigência de cada etapa do planejamento; cadastro de Unidades Administrativas existentes no respectivo ano do exercício do planejamento; e cadastro de Origens de Recursos, que será apresentado no item CADASTRO DE PERÍODOS Pág. 10 / 35

11 6.2. CADASTRO DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS Nesse cadastro será indicado o tipo de Unidade Campus; Diretoria Sistêmica; ou Pró-Reitoria. Pág. 11 / 35

12 7. PERFIS DE USUÁRIOS; Os perfis de usuários do Sistema envolvidos no processo de planejamento são: Administrador de Planejamento Tem a função de realizar as operações de cadastramentos básicos e configurações do Sistema. Este perfil é adequado para os servidores da Próreitoria responsável pela coordenação do planejamento da instituição, pois ele permite ao usuário o acesso a todas as telas e informações prestadas pelos outros usuários dos demais perfis e de outras Unidades, facilitando o monitoramento, a coordenação e o suporte aos outros usuários; Coordenador de Planejamento Sistêmico Realiza o cadastramento de Macro Projetos Institucionais, Metas e Ações propostas, bem como monitora os procedimentos de planejamento das Unidades Administrativas na sua respectiva Dimensão, validando ou não as informações registradas pelos usuários do perfil seguinte; e Coordenador de Planejamento do Campus Tem a função de realizar o registro das informações que comporão o Plano de Ação final, validadas pelos Coordenadores de Planejamento Sistêmico. Todos os perfis podem contemplar mais de um usuário. O detalhamento dos procedimentos realizados por cada um deles será apresentado nos próximos itens. O acesso ao recurso de administração de grupos de usuários do módulo de Planejamento deve ser solicitado pelo setor responsável pela coordenação do planejamento ao setor de tecnologia da informação da instituição. Pág. 12 / 35

13 De acordo com o perfil do usuário, o Sistema apresenta o menu de opções de recursos e acesso a relatórios aos quais ele tem permissão. Administrador de Planejamento Coordenador de Planejamento Sistêmico Coordenador de Planejamento de Campus Pág. 13 / 35

14 8. ETAPAS/FASES DO PLANEJAMENTO NO SISTEMA 8.1. PLANEJAMENTO REALIZADO PELO SETOR COORDENADOR DO PLANEJAMENTO É realizado através de procedimentos operacionais que devem ser realizados em data anterior ao período estabelecido no campo Cadastro de Sistêmico (item 4.1), na Configuração do Sistema em cadastro de Períodos. Essa etapa é realizada pelos usuários que possuem o perfil de Administrador de Planejamento. Nessa etapa esses usuários realizam a seguinte atividade: Estabelecimento das Origens de Recursos Consiste no cadastramento das frações de valores de cada Ação Orçamentária estabelecidas previamente pelos gestores da Instituição para racionalizar a destinação dos recursos para as diversas áreas de atuação sistêmica. O Sistema solicitará que o usuário informe o vínculo à Ação Orçamentária, bem como os valores em cada categoria econômica, restritos aos limites cadastrados nas disponibilidades orçamentárias totais, conforme descrito no item 4. Pág. 14 / 35

15 8.2. PLANEJAMENTO REALIZADO PELOS GESTORES SISTÊMICOS É realizado através de procedimentos operacionais que devem ser realizados no período estabelecido no campo Cadastro de Sistêmico, item 6.1, na Configuração do Sistema em cadastro de Períodos. Essa etapa é realizada pelos usuários que possuem o perfil de Coordenador de Planejamento Sistêmico. Nessa etapa esses usuários realizam as seguintes atividades: Distribuição Orçamentária da Origem de Recurso por Unidade Administrativa O Coordenador de Planejamento Sistêmico visualizará, na tela apresentada no item anterior, apenas as Origens de Recursos vinculadas ao seu Setor Sistêmico. Clicando sobro o nome da Origem de Recurso, o Sistema abrirá a tela que permitirá ao usuário realizar o detalhamento do seu valor total disponível entre às Unidades Administrativas, conforme tenha sido estabelecido em reunião de Colégio de Dirigentes, restrito aos limites por categoria econômica descritos no item Pág. 15 / 35

16 Cadastramento de Macro Projetos Institucionais por Dimensão Na tela abaixo, o usuário sistêmico visualizará apenas os Macro Projetos Institucionais que forem sendo cadastrados, vinculados a sua Dimensão. Pág. 16 / 35

17 Para adicionar Macro Projeto Institucional deve-se clicar no botão verde da tela anterior e preencher as informações solicitadas. Pág. 17 / 35

18 Após adicionar cada Macro Projeto Institucional, o usuário deve adicionar Metas e Associá-las às Unidades Administrativas clicando no respectivo código. A tela seguinte será aberta, onde o usuário poderá adicionar a(s) Meta(s)clicando no botão verde da tela a seguir. Após cadastrar a Meta, deve-se acessá-la por meio do clique na respectiva lupa mesma tela. apresentada na Depois, a Meta deve ser associada às Unidades Administrativas desejadas clicando no botão da tela de detalhamento da Meta que será aberta. Os valores descritos nas Metas cadastradas são puramente indutivas, não sendo mantido pelo Sistema um vínculo que implique em limites restritivos para fins do planejamento pelas Unidades Administrativas na etapa seguinte. Pág. 18 / 35

19 Na mesma tela, rolando-a para a parte inferior, devem ser adicionadas as Ações Propostas clicando no botão verde indicado. Ao adicionar a Ação Proposta, já se deve fazer a associação às Unidades Administrativa às quais se deseje apresentar a presente proposição, como forma de orientação e/ou indução de ações a serem realizadas pela Unidade. Os valores descritos nas Ações propostas são puramente indutivas, não sendo mantido pelo Sistema um vínculo que Pág. 19 / 35

20 implique em limites restritivos para fins do planejamento pelas Unidades Administrativas na etapa seguinte PLANEJAMENTO REALIZADO PELOS CAMPI É realizado através de procedimentos operacionais que devem ser realizados no período estabelecido no campo Cadastro de Campus (item 4.1), na Configuração do Sistema em cadastro de Períodos. Essa etapa é realizada pelos usuários que possuem o perfil de Coordenador de Planejamento do Campus Ações Planejadas As Ações efetivamente planejadas serão as Ações propostas importadas ou novas Ações cadastradas pelos Campi. O início do processo de planejamento pelos Campi é realizado através da opção Metas de Unidades Adm apresentado no menu. Na tela apresentada estarão elencadas apenas as Metas cadastradas e associadas à Unidade Administrativa do usuário pelo Coordenador de Planejamento Sistêmico, na etapa anterior. Pág. 20 / 35

21 O usuário acessará as Ações propostas em cada Meta clicando nos respectivos códigos Verificação de Disponibilidades Orçamentárias por Origens de Recursos Antes de iniciar o cadastramento de atividades, e sempre que desejar, o usuário poderá verificar os limites de recursos orçamentários que foram disponibilizados pelos gestores sistêmicos em cada uma das Origens de Recursos para serem comprometidos com o planejamento do Campus, clicando no botão, apresentado na tela seguinte. Pág. 21 / 35

22 Será aberto um pop-up apresentando os recursos disponíveis para despesas em capital (investimento) e em custeio (corrente), por Origem de Recurso, bem como o valor que já foi comprometido (planejado) Cadastramento de Atividades Na mesma tela (anterior) em que são apresentadas as Ações Planejadas, acessada através do menu Metas de Unidades Adm, e pelo clique no código de determinada Meta, existe um botão preto em cada Ação planejada, por meio do qual é possível realizar o cadastramento das respectivas Atividades. Pág. 22 / 35

23 Após clicar no referido botão, será aberta a tela abaixo. Nela, o usuário poderá cadastrar nova Atividade, e ainda, visualizar as Atividades já cadastradas pelo Campus nesta Ação, para consulta, edição ou exclusão. Para cadastramento de Atividade será apresentado o formulário abaixo, no qual o usuário irá detalhar a Natureza de Despesa, a Origem de Recurso e o valor a ser comprometido. Através da indicação da Categoria Econômica e do Grupo Despesa contidos na Natureza de Despesa, o Sistema fará a verificação automática do limite disponível em capital ou em custeio para a Origem de Recurso indicada, e emitirá uma crítica caso não tenha saldo suficiente. Pág. 23 / 35

24 8.4. VALIDAÇÃO DO PLANEJAMENTO É o procedimento de análise crítica, no período de configuração chamado Validação do conteúdo das Ações finalmente planejadas pelas Unidades Administrativas, tenham sido elas originadas da Ações propostas (importadas) ou novas Ações cadastradas por essas Unidades Administrativas. Cada Coordenador de Planejamento Sistêmico visualiza apenas as informações (Metas e Ações) planejadas na sua respectiva Dimensão, relativas a todos os Campi envolvidos. Esse procedimento é realizado acessando a opção Avaliar, do menu. Pág. 24 / 35

25 Poderá ser visualizado o detalhamento das Ações para a realização da análise até o nível de Atividades, clicando no botão da respectiva Ação. Pág. 25 / 35

26 Após a análise, o Coordenador de Planejamento Sistêmico deve retornar à tela anterior (no navegador ou em >>Avaliar Ações>> nos frames de telas abertas). O Coordenador Planejamento Sistêmico deverá registrar a avaliação de cada Ação através do botão Avaliar, atribuindo o status deferida; Indeferida ou Parcialmente Deferida, devendo redigir, obrigatoriamente, um comentário explicativo, caso a Ação seja Indeferida, ou um comentário de orientação, caso a Ação seja Parcialmente Deferida. Simultaneamente, o Coordenador de Planejamento do Campus deverá acompanhar a Situação da cada Ação planejada, e fazer os ajustes propostos nos comentários do Coordenador de Planejamento Sistêmico naquelas que estiverem Parcialmente Deferida. O processo de planejamento estará finalizado quando o prazo de validação estiver encerrado. Para tanto, é necessário o monitoramento constante do setor de coordenação do processo, Pró-reitoria de Planejamento. Com todas as pendências sanadas, o Plano de Ação estará completado. Pág. 26 / 35

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28 APÊNDICE I. ACOMPANHAMENTO DAS DESCENTRALIZAÇÕES E EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA, COM VISTAS AO CUMPRIMENTO DO PLANO DE AÇÃO ANUAL Embora o projeto conceitual já esteja plenamente concebido, o módulo de acompanhamento orçamentário ainda está sendo construído no Sistema. Como subsídio a esse monitoramento, importante para a consolidação dos resultados para serem prestados em Relatório de Gestão da Instituição, e para melhoria das políticas sistêmicas e ações desenvolvidas, a Pró-reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional do IFRN (PRODES) desenvolveu uma Planilha eletrônica com projeto em Visual Basic for Applications para Excel, denominada ACOMP-PLANEJAMENTO Através dela a PRODES, juntamente com a Pró-reitoria de Administração, realiza o monitoramento das descentralizações respeitando os limites de recursos de custeio e de capital estabelecidos nas Origens de Recursos, e suas parcelas disponíveis a cada Unidade Administrativa. Esse controle é feito com o registro de todas as movimentações realizadas para as Unidades, bem como a execução por elas realizadas. O monitor principal apresenta os saldos disponíveis, possibilitando, ainda, a emissão de relatórios consolidados e detalhados para subsidiar aos gestores em seus despachos a processos de solicitação de recursos orçamentários pelas Unidades Administrativas. Pág. 28 / 35

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30 II. CADASTRAMENTO DAS DISPONIBILIDADES ORÇAMENTÁRIAS TOTAIS Após a aprovação do Projeto de Lei Orçamentária (PLOA), as informações poderão ser acessadas por qualquer cidadão no Sistema Integrado e Planejamento e Orçamento, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, do Governo Federal. Nele, se poderá verificar os valores para a dotações do Instituto descritos no Quadro Demonstrativo das Despesas (QDD) por Ações Orçamentárias, constantes da Lei Orçamentária Anual. O acesso é realizado pelo endereço: Pág. 30 / 35

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32 Dados Abertos Pág. 32 / 35

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34 Dados Abertos Pág. 34 / 35

35 Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Norte Pró-reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional prodes@ifrn.edu.br Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação digti@ifrn.edu.br Pág. 35 / 35