Um Estudo sobre Controles Internos em Pequenas e Médias Empresas de TI.

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1 Universidade Presbiteriana Mackenzie Centro de Ciências Sociais e Aplicadas Programa de Pós-Graduação em Ciências Contábeis Um Estudo sobre Controles Internos em Pequenas e Médias Empresas de TI. Carlos Cristiano Poltronieri São Paulo 2012

2 ii Carlos Cristiano Poltronieri Um Estudo sobre Controles Internos em Pequenas e Médias Empresas de TI. Dissertação apresentada ao Programa de Pós- Graduação em Ciências Contábeis da Universidade Presbiteriana Mackenzie para a obtenção do título de Mestre em Controladoria Empresarial. Orientador: Prof. Dr. Joshua Onome Imoniana São Paulo 2012

3 iii P779e Poltronieri, Carlos Cristiano Um estudo sobre controles internos em pequenas e médias empresas de TI / Carlos Cristiano Poltronieri f. : il., 30 cm Dissertação (Mestrado em Ciências Contábeis) Universidade Presbiteriana Mackenzie, São Paulo, Orientação: Prof. Dr. Joshua Onome Imoniana Bibliografia: f Controles internos. 2. COSO. 3. Estruturas de controle. I. Título. CDD

4 iv Carlos Cristiano Poltronieri Um Estudo sobre Controles Internos em Pequenas e Médias Empresas de TI. Dissertação apresentada ao Programa de Pós- Graduação em Ciências Contábeis da Universidade Presbiteriana Mackenzie para a obtenção do título de Mestre em Controladoria Empresarial. Aprovado em BANCA EXAMINADORA Prof. Dr. Joshua Onome Imoniana Orientador Universidade Presbiteriana Mackenzie Prof. Dr. Claudio Parisi Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado Prof. Dr. José Carlos Tiomatsu Oyadomari Universidade Presbiteriana Mackenzie

5 v Reitor da Universidade Presbiteriana Mackenzie Professor Dr. Benedito Guimarães Aguiar Neto Decano de Pesquisa e Pós-Graduação Professor Dr. Moisés Ari Zilber Diretor do Centro de Ciências Sociais e Aplicadas Professor Dr. Sérgio Lex Coordenadora do Programa de Pós-Graduação em Ciências Contábeis Professora Dra. Maria Thereza Pompa Antunes

6 vi Provai, e vede que o SENHOR é bom; bem-aventurado o homem que nele se refugia. Salmos 34:8

7 vii Dedico esse trabalho aos meus queridos pais e ao meu irmão.

8 viii AGRADECIMENTOS O presente trabalho é resultado da busca incessante de conhecimento que objetiva agregar valor a minha jornada profissional e acadêmica. O desenvolvimento desse estudo ocorreu em uma fase da minha vida a qual muitas realizações ocorreram tanto pessoais, quanto profissionais, sendo que algumas pessoas foram muito importantes e contribuíram muito para tudo isso. Agradeço primeiramente a Deus, a nosso Senhor Jesus e a Nossa Senhora Auxiliadora pelas dádivas celestiais. Aos meus queridos pais, Carlos e Cristina, por tudo o que sou e por tudo o que me ensinaram e o que sempre me proporcionaram. Também, ao meu querido irmão Caio, pelo exemplo de pessoa que é para mim. Especial agradecimento também a Lucila. Aos meus amigos, colegas de graduação, mestrado e também da Consulcamp Auditoria, Rodrigo Romanato e Matheus Favarin. Iniciamos juntos uma jornada acadêmica e também profissional. Muitos foram os desafios, porém sempre enfrentados com muita seriedade, comprometimento e harmonia, o que fez com que se tornássemos eternos amigos. Sou eternamente grato aos sócios da Consulcamp Auditoria, meus professores da PUC-Campinas, Prof. Dr. Ricardo Lopes Cardoso, Prof. Dr. Marcos Francisco R. Sousa Prof. e Dr. Antonio Marcos Favarin, pelo apoio e pela oportunidade, aos meus estudos e ao meu desenvolvimento profissional. Não poderia me esquecer dos amigos Diego, Tiago e Wesley, todos colegas da Mackenzie e da Consulcamp Auditoria. Em especial, aos professores da Universidade Presbiteriana Mackenzie, meu orientador Prof. Dr. Joshua Onome Imoniana, pela paciência dispendida às diversas horas de orientação e dedicação ao desenvolvimento desse trabalho. Sou eternamente grato ao Prof. Dr. José Carlos Tiomatsu Oyadomari pelas sugestões, orientações e dedicação que teve comigo. Muito obrigado a todos.

9 ix RESUMO O estudo objetivou investigar os controles internos nas pequenas e médias empresas de tecnologia da informação. Buscaram-se respostas quanto à indagação: Quão aderente é a estrutura conceitual proposta por COSO às pequenas e médias empresas de TI? Partiu-se de pressupostos presentes em pesquisas realizadas em outros países, as quais estudaram qualidade e efetividade dos controles internos. Adotando-se um enfoque qualitativo foram realizadas entrevistas com responsáveis pelas áreas financeiras de sete pequenas e médias empresas de tecnologia da informação, sendo que dessas, seis possuem auditoria externa independente. A metodologia da pesquisa utilizada é a análise de conteúdo, sendo operacionalizada através do NVIVO, versão 9. Os resultados apresentam onze categorias, dentre as oitenta e seis unidades de significado. A pesquisa sugere que a percepção dos responsáveis pelos controles internos em pequenas e médias empresas de TI como instrumentos ou processos operacionais, sendo que, em muitas situações o ambiente de controle, entre outros aspectos são deixados de lado. As empresas pesquisadas buscam conhecimento sobre o assunto em consultorias e na literatura. Dois dos aspectos apontam que uma estratégia prospectiva influenciam positivamente os controles internos, uma situação aplicável as empresa de TI tendo em vista a instabilidade de suas operações e os crescimentos existentes em curto espaço de tempo. Dentre os aspectos propostos por COSO, os aspectos relacionados com a atuação do conselho de administração, qualidades dos sistemas de informação, existência de auditoria interna, ainda estão em fase de aprimoramento ou mesmo, ainda inexistentes. Palavras Chaves: Controles internos, COSO, estruturas de controle.

10 x ABSTRACT This study was aimed at investigating the internal controls in the Small and Medium-Size Enterprises (SMEs) of information technology. Responses were sought on: How adherent is the said SMEs to the conceptual framework proposed by COSO? Our assumptions were based on the studies conducted in other countries, which expatiated on the quality and effectiveness of internal controls. By adopting a qualitative method interviews were focus on those responsible financial statements of seven IT-Based SMEs in the region of Campinas. Of these, six had independent auditors. The research methodology used was content analysis, being operated through the Nvivo Sofware for Qualitative Analysis, Version 9. The results show eleven categories, with eighty-six units of meaning. Research suggests that internal control is perceived by those responsible for financial statements in IT-Based SMEs as instruments or operational processes, and, in many situations the control environment, among other aspects are left aside. The surveyed companies are seeking knowledge on the subject in consulting and literature. Two aspects indicate that a forward-looking strategy positively affect internal controls, a situation applicable to IT company in view of the instability of its existing operations and growth in a short time. Concerning the aspects proposed by COSO, most of the SMEs are adherent to the framework, however, in respect to actions of the board of directors, quality of information systems, existence of internal audit, these are still in the process of improvement or even lacking. Key Words: Internal Control, COSO, Control Structure

11 xi Lista de Quadros Quadro 1 Evolução Histórica dos Controles Internos nos Estados Unidos Quadro 2 Conceitos de Controles Internos Quadro 3 Componentes da Estrutura de Controles Internos Quadro 4 Características das empresas entrevistadas Quadro 5 Características dos entrevistados Quadro 6 Descrição das unidades de significado Quadro 7 Descrição das categorias e subcategorias Quadro 8 Detalhamento da Categoria 01 Conceito e Características dos Controles Internos Quadro 9 Detalhamento da Categoria 02 Busca por Entendimento e Melhoria dos Controles Internos Quadro 10 Detalhamento da Categoria 03 Influência aos Controles Internos Quadro 11 Detalhamento da Categoria 04 Demanda por Controles Internos Quadro 12 Detalhamento da Categoria 5 - O Papel do ERP em Controles Internos Quadro 13 Detalhamento da Categoria 6 Ambiente de Controle Quadro 14 Detalhamento da Categoria 7 Avaliação de Riscos Quadro 15 Detalhamento da Categoria 8 Atividades de Controle Quadro 16 Detalhamento da Categoria 9 Informação e Comunicação Quadro 17 Detalhamento da Categoria 10 Controles Internos e Demonstrativos Contábeis 53 Quadro 18 Detalhamento da Categoria 11 Monitoramento... 54

12 xii Lista de Figuras Figura 1 Papel dos controles internos dentro das organizações Figura 2 Modelo da Pesquisa Figura 3 Esquema Básico da Análise de Conteúdo Figura 4 Unidades de significado e similaridade de palavras Figura 5 Pressuposto Sugerido Categoria 01 Conceito e Características dos Controles Internos Figura 6 Pressuposto Sugerido Categoria 02 Busca por Entendimento e Melhoria dos Controles Internos Figura 7 Pressuposto Sugerido Categoria 03 Influências aos Controles Internos Figura 8 Pressuposto Sugerido Categoria 04 Demanda por Controles Internos Figura 9 Pressuposto Sugerido 05 O Papel do ERP em Controles Internos Figura 10 Pressuposto Sugerido Categoria 06 Ambiente de Controle Figura 11 Pressuposto Sugerido Categoria 07 Avaliação de Riscos Figura 12 Pressuposto Sugerido Categoria 08 Atividades de Controle Figura 13 Pressuposto Sugerido Categoria 09 Informação e Comunicação Figura 14 Pressuposto Sugerido Categoria 10 Controles Internos e Demonstrativos Contábeis Figura 15 Pressuposto Sugerido Categoria 11 Monitoramento Figura 16 Pressuposto Sugerido... 62

13 xiii Lista de Tabelas Tabela 1 NÓS Comparados por número de itens codificados... 36

14 xiv Sumário 1. Introdução Caracterização do Problema Questão de Pesquisa Justificativas e Contribuições Estrutura Geral da Pesquisa Referencial Teórico Conceitos e Importância de Controles Internos Desenvolvimento dos Controles Internos Responsáveis pelos Controles Internos Estruturas Conceituais de Controles Internos A Estrutura Conceitual Proposta por COSO (1994) Pesquisas Empíricas sobre Controles Internos e COSO Procedimentos Metodológicos Modelo da Pesquisa Método de Pesquisa Método Qualitativo Delimitação do Problema População e Amostra Instrumentos de Coleta de Dados Técnicas para a Análise dos Dados Análise de Conteúdo Etapas da Análise de Conteúdo Análise dos Resultados e Discussões Características das Empresas Entrevistadas e dos Entrevistados Definição das Unidades de Significado O Processo de Categorização das Unidades de Significado Categoria 1 Conceito e Características dos Controles Internos... 39

15 xv 3.5. Categoria 2 Busca por Entendimento e Melhoria dos Controles Internos Categoria 3 Influências aos Controles Internos Categoria 4 Demanda por Controles Internos Categoria 5 O Papel do ERP em Controles Internos Categoria 6 Ambiente de Controle Categoria 7 Avaliação de Riscos Categoria 8 Atividades de Controle Categoria 9 Informação e Comunicação Categoria 10 Controles Internos e Demonstrativos Contábeis Categoria 11 - Monitoramento Pressupostos Sugerido pelo Estudo Considerações Finais Referências Bibliográficas e Bibliografia Apêndices Roteiro de Entrevistas... 71

16 1. Introdução A elaboração e apresentação de demonstrações financeiras estão intimamente relacionadas com aspectos não apenas intrínsecos às práticas contábeis, padrões de divulgação ou regulamentações contábeis vigentes em determinado pais, ou mesmo, vigentes internacionalmente, mas também, aos sistemas de controles internos empregados pelas organizações, os quais permitem a manutenção de instrumentos que reduzam riscos e ajudam as organizações a garantir a confiabilidade desses. (SPIRA e PAGE, 2003, p. 656). Dada a importância das demonstrações financeiras para os usuários de sua informação, Lehman (2010, p. 741) dispõe que o propósito de um sistema de controles internos é assegurar aos usuários a confiabilidade das informações existentes nos relatórios financeiros das organizações. Em uma linha semelhante, Kinney e Maher (1990, p. 1) destacam a importância dos controles internos para os investidores, para o governo e para a sociedade, haja vista que esses causam a confiabilidade dos relatórios corporativos, e na de organização das corporações. Destaca-se que no Brasil, não existem regulamentações especificas, tais como SOX 1 ou COSO 2 (1994), ou mesmo, estruturas de controles internos as quais devem ser aplicadas pelas organizações em geral. Exceto quanto às instituições financeiras, pois essas possuem regulamentação especifica por força da Resolução nº 2.554, de 24 de setembro de 1998, que dispõe sobre a implantação e implementação de sistema de controles internos pelas instituições financeiras e demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil. A definição de controles internos é bastante ampla, sendo que, o foco do presente trabalho será o estudo das características dos controles internos, bem como, as práticas de 1 SOX: Denominação da Lei Sarbanes Oxley, aprovada pelo congresso dos Estados Unidos da América, em julho de 2002, em resposta ao aumento de escândalos contábeis naquele país. Os principais objetivos foram definir processos contábeis para empresas com capital aberto e assegurar a confiabilidade aos investidores. Em especial, a seção 404 que trata sobre controles internos. (SCALF, 2009) 2 COSO: Em 1992 foi criado nos Estados Unidos foi criado o intitulado Estrutura Integrada de Controles Internos (Internal Control Integrated Framework), pelo Comitê de Organizações Patrocinadoras (Committe of Sponsoring Organization)s da Comissão Treadway. Essa estrutura é um relatório guia para instituições em todo o mundo, e teve como objetivo estabelecer uma única definição de controles internos que atendesse a necessidade de diferentes interessados, sendo que, fizeram parte desse comitê representantes do AICPA, do American Accounting Association, do Institute of Internal Auditors e do Financial Executives Institute. Em 1994 o relatório foi atualizado, sendo a sua última versão. 1

17 complience 3 empregadas atualmente em pequenas e médias empresas de Tecnologia da Informação, e avaliar qual a sua relação às estruturas de controles internos apresentadas em COSO (1994). A escolha por estudar pequenas e médias empresas de Tecnologia da Informação foi em função das próprias características e os possíveis latentes impactos em suas estruturas de controles internos, tais como: Necessidade de se manter mão-de-obra altamente especializada, sendo que, esse é um dos maiores ativos das empresas de Tecnologia da Informação, ou seja, ativos intangíveis; Alta necessidade de segurança da informação, seja pela manutenção de códigos fontes em desenvolvimentos internos de seus produtos, como também, pela segurança e confiabilidade dos desenvolvimentos de soluções por encomenda; Exceto por uma das empresas, todas as demais são empresas que possuem auditoria externa independente de suas demonstrações financeiras; Escassez de pesquisas relacionadas ao assunto, mesmo em empresas de outros segmentos. Por isso, o entendimento do funcionamento, das práticas dos sistemas de controles internos nessas realidades motiva a pesquisa, e qual a atual situação quando comparado com estruturas de controles internos utilizadas internacionalmente, como no caso em estudo, a de COSO (1994). Destaca-se a importância dessas empresas e a sua participação em relação a econômica do pais. De acordo com uma pesquisa realizada 4 pela Brasscom, que é a Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação, o setor brasileiro de Tecnologia da Informação (TI) movimentou US$ 102,6 bilhões em 2011, o que representa crescimento de 11,3% em relação ao ano anterior, segundo estudo encomendado à consultoria International 3 Conforme Vieira (2007, p. 178) o termo complience pode ser traduzido como conformidade legal. É o ato de aderir aos dispositivos legais e regulamentares ou às políticas de gestão às quais a organização está submetida. 4 Brasscom é Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação. O resultado da pesquisa está disponível em: 2

18 Data Corporation (IDC). A pesquisa comprova, ainda, o peso significativo do setor na economia do País, com representação de 4,4% do Produto Interno Bruto (PIB) brasileiro em A Associação destaca que a importância para a competitividade e produtividade da economia nacional, sendo, que o mercado brasileiro de TI contribui para o aumento de eficiência dos mais diversos segmentos. Tradicionalmente, cresce a taxas que são pelo menos o dobro da expansão do PIB, com projeção de 9% para A maior fatia do faturamento de TI provém do segmento TI In-House (US$ 41,6 bilhões), que é a tecnologia desenvolvida pelo governo e por empresas de outros setores da economia. Hardware vem na segunda posição com grande expressão, US$ 29,9 bilhões. Em seguida, aparecem serviços (US$ 14,7 bilhões), software (US$ 6,18 bilhões) e BPO (US$ 5,6 bilhões). O estudo contempla apenas o mercado interno de TI, sem contabilizar exportações e operações internacionais. Adicionalmente, de acordo com uma pesquisa 5 realizada pela KPMG Brasil, o setor de Tecnologia da Informação foi o setor que mais realizou fusões e aquisições no ano de 2011 no Brasil, liderando o ranking pelo 4 ano consecutivo. Somente o ano passado, foram concretizados 90 negócios envolvendo empresas do segmento, um aumento de 5,5% em relação ao ano anterior. Os dados constam em um levantamento realizado trimestralmente pela KPMG e que identifica as 42 áreas que mais realizaram transações no país Caracterização do Problema Ao longo da última década, em específico, questões relacionadas à governança corporativa, qualidade das informações, e consequentemente os controles internos vêm cumulativamente sendo colocados sobre discussão, tendo em vista os diversos fatos notórios, tais como, o aumento e desenvolvimento do mercado de capitais em países emergentes, os escândalos corporativos ocorridos nos Estados Unidos. Essas situações colocam à prova a fidedignidade dos relatórios e demais informações emitidas pelas corporações, os quais necessariamente estão suportados por controles internos. 5 Publicação disponível no site da KPMG Brasil, disponível no Press Release de , em: 3

19 Nesse contexto, o entendimento sobre quais são os fatores e as dimensões, que operacionalmente, devem ser levadas em consideração no que tange a qualidade e funcionalidade de controles internos são colocadas sob avaliação, tanto para o momento de implementação, quanto para a avaliação periódica, por administradores e acionistas em especial. A qualidade e efetividade dos controles internos, além de ser um fator necessário à segurança e confiabilidade dos demonstrativos financeiros, é também, um dos mecanismos utilizados para a redução dos custos de agência, conforme estudado por Abdel-Khalik (1993, p.31). Determinadas características contingenciais, como estratégia e tamanho, sob a ótica da Teoria da Contingência 6, afetam diretamente a estrutura de controles, com base em COSO (1994), e consequente impacto na sua efetividade, em relação à eficiência e efetividade das atividades, confiabilidade das informações e conformidade com leis e regulamentações. (JOPIKII, 2010, p.115) Ainda quanto em relação à qualidade e efetividade dos controles internos, existem pesquisas que sugerem que as empresas que implementaram ERP (Enterprise Resource Planning 7 ), reportaram menos deficiências na efetividade de seus controles internos, os quais são base para seus demonstrativos financeiros. (MORRIS, 2011, p. 157) Rae e Subramaniam (2008, p.104) concluíram que para existir qualidade nos controles internos, três outros aspectos devem ser levados em consideração sendo: o ambiente ético corporativo, treinamento sobre gerenciamento de risco e atividades de auditoria interna. Como se observa, diversos aspectos podem impactar na determinação da qualidade e efetividade dos controles internos. Nesse sentido, o entendimento de características contingenciais, bem como, a utilização de instrumentos de controle como ERP, ou mesmo, a existência de uma relação de agência são variáveis determinantes. O padrão estrutural de controles tem se desenvolvido substancialmente a partir da estrutura conceitual de COSO 6 De acordo com Covaleski (1996, p. 2) a Teoria da Contingência é essencialmente uma perspectiva teórica sobre o comportamento organizacional que enfatiza como fatores contingentes, como a tecnologia e o ambiente os quais afetam a concepção e funcionamento das organizações. 7 Enterprise Resource Planning: em português, planejamento de recursos organizacionais. São sistemas organizacionais de informação que integram e automatizam processos de negócio em toda a cadeia de valor de uma entidade. O destinatário central de informações dos diversos processos de negócios é função da contabilidade. (Dorantes, et al. 2009, p. 4) 4

20 (1994), porém nem todas as variáveis de controle podem ser operacionalizadas, para todas as organizações, o que pode não implicar na inexistência de qualidade, ou mesmo, que o estágio de desenvolvimento seja precário, ou que, ainda esteja em uma fase incipiente. Apesar de o controle interno ser um fator essencial que afeta a empresa, as evidências do desempenho real de uma estrutura de controle interno no ambiente organizacional é quase inexistente, e o tema é relativamente inexplorado por pesquisadores, como observado por Kinney (2000, p. 88) Questão de Pesquisa Um problema de pesquisa origina-se da inquietação, da dúvida, da hesitação, da perplexidade, da curiosidade sobre uma questão não resolvida (MARTINS; THEÓFILO, 2007, p.22). De acordo com Cooper e Schindler (2003, p. 74) deve se considerar a questão de pesquisa como sendo uma questão orientada para o fato e para a coleta de informações. Ainda, é a hipótese de escolha que melhor informa o objetivo do estudo de pesquisa. Tendo em vista o exposto, fica a seguinte questão de pesquisa a ser discutida neste estudo: Quão aderente é a estrutura conceitual proposta por COSO (1994) às pequenas e médias empresas de TI? Objetivos da Pesquisa O objetivo geral deve procurar dar uma visão geral do assunto de pesquisa, sendo onde se estabelece o que espera conseguir chegar com a sua investigação. (SILVA, 2003, p. 57). Levando em consideração as exposições anteriores, o objetivo geral desse trabalho é: Entender como os controles internos funcionam na prática, e a sua aderência ou não a estrutura de controles internos proposta por COSO (1994). 5

21 De acordo com Santos e Parra (1999, p.210) o objetivo específico deve ser o ponto central dentro de um contexto geral, onde é desdobrado o objetivo geral em questões mais especificas. Sendo assim, levando em consideração o objetivo geral, tendo os seguintes objetivos específicos: Conhecer a literatura sobre controles internos, e fatores determinantes de qualidade e efetividade, especificamente em relação ao seu papel sobre demonstrativos financeiros e compliance, tomando como base a estrutura conceitual proposta por COSO (1994); Entender como os controles internos funcionam na prática levando em consideração a realidade brasileira, tomando como base o segmento de Tecnologia de Informação (TI), em específico, as pequenas e médias empresas; Buscar entendimento sobre como os controles internos são aperfeiçoados, bem como, entender quais são os fatores indutores coercitivos e quais as influencias para isso, bem como, os aspectos facilitadores; A fim de responder o problema de pesquisa mencionado, bem como, atingir os objetivos propostos, o presente estudo emprega o método de pesquisa qualitativo, em algumas literaturas denominadas como pesquisa de paradigma fenomenológico, com a realização de entrevistas a pessoas chaves, utilizando-se de roteiro de entrevista previamente elaborado Justificativas e Contribuições As justificativas para a pesquisa se dividem em dois aspectos, sendo a relevância social e para o mercado em geral, e a relevância para academia, em específico para as matérias relacionadas à elaboração de demonstrativos financeiros, auditoria das demonstrações contábeis, controles internos, compliance, e governança corporativa. A relevância social e para o mercado em geral: o entendimento das deficiências, as causas e consequências e aprimoramentos necessários na estrutura de controles internos, beneficiará as organizações em geral, indicando possíveis caminhos para melhoria da qualidade e efetividade, se balizando por cada realidade. 6

22 A relevância para a academia: estudo contribui para o enriquecimento das matérias de controles internos nos campos da auditoria contábil independente, auditoria interna e governança corporativa, levando em consideração os aspectos relacionados à implementação, melhoria dos controles internos. No mesmo sentido, o atual estudo poderá ser utilizado em futuras pesquisas relacionadas aos assuntos abordados, podendo ser, então, um ponto de partida para outros estudos. 1.4.Estrutura Geral da Pesquisa Abaixo está o retrato da estrutura geral de desenvolvimento da pesquisa, sendo: 1) Introdução; 2) Revisão da literatura sobre controles internos; 3) Características das empresas de TI; 4) Procedimentos metodológicos adotados; 5) Apresentação e análise dos resultados; 6) Conclusões, limitações e sugestões para futuras pesquisas. 7

23 1. Referencial Teórico 1.1. Conceitos e Importância de Controles Internos O crescimento no tamanho das organizações, o aumento da complexidade dos processos organizacionais e a consequente necessidade de descentralização do poder decisório, faz com surja a necessidade de criação de mecanismos de prestação de contas e monitoramento das organizações, tanto para os proprietários quanto para partes relacionadas, incluindo os seus clientes, fornecedores e financiadores. (TENÓRIO, 2007, p. 17) Kinney e Maher (1990, p. 1) destacam a importância dos controles internos para os investidores, para o governo e para a sociedade, haja vista que esses causam a confiabilidade dos relatórios corporativos, e na própria organização das corporações. Em um esquema lógico, Kinney (2000, p. 85) ilustra o papel dos controles internos dentro da organização, como segue: Figura 1 Papel dos controles internos dentro das organizações. Fonte: Kynney (2000, p.85) A qualidade e efetividade dos controles internos, além de ser um fator necessário à segurança e confiabilidade dos demonstrativos financeiros, é também, um dos mecanismos utilizados para a redução dos custos de agência, conforme estudado por Abdel-Khalik (1993, p.31). 8

24 Lehman (2010, p. 741) dispõe que a finalidade de um forte sistema de controle interno é tranquilizar os usuários das informações, trazendo confiabilidade dos seus demonstrativos financeiros. Um sistema de controle interno fortalece a governança corporativa, permite que os objetivos de gestão sejam alcançados, e atenua o risco de fraude, aumentando a percepção dos funcionários sobre tal aspecto. O IBRACON, em uma publicação intitulada de Controles Internos Contábeis e Alguns Aspectos de Auditoria, em conjunto com o CRC São Paulo, 5 Região, no ano de 2000, trataram controles internos como sendo todos os processos e rotinas, de natureza administrativa ou contábil, destinados a fazer com que na empresa: a) os colaboradores respeitem e adiram às politicas traçadas pela Alta Administração; b) os ativos tenham sua integridade protegida; e c) as operações sejam adequadamente registradas, e sua totalidade, nos registros contábeis e fidedignamente retratadas pelas demonstrações financeiras. De acordo com Almeida (2003, p.63) o controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. Os sistemas de controles internos empregados pelas organizações devem permitir a manutenção de instrumentos que reduzam riscos e ajudam as organizações a garantir a confiabilidade de demonstrativos financeiros e a conformidade com leis e regulamentações. (SPIRA e PAGE, 2003, p. 656). Como se observa, não apenas a literatura nacional e publicação do órgão de classe dos auditores independentes no Brasil tratam sobre os propósitos dos controles internos, mas, sobretudo, dentre os seus vários objetivos, o principal e mais latente se dá em relação à fidedignidade e confiabilidade das demonstrações financeiras e a redução de riscos. Como proposto por Hightower (2009, p. 27), controles internos referem-se a um conjunto de atividades para guiar, gerenciar e regular para uma direção. São mais do que simples regras, pois envolvem os princípios, as crenças, os valores e a cultura de uma companhia. A definição de Hightower (2009, p.27) é bastante abrangente em sua definição de controles internos, porém, avaliando o aspecto mencionado em conjunto com as estruturas conceituais de controles internos, como COSO (1994) essas são convergentes. Pois de acordo com a referida estrutura, a base para controles internos é o ambiente onde a organização está 9

25 inserida aspectos relacionados a princípios, crenças e valores mencionados pelo autor ilustram os referidos aspectos. Para Zanette, Alberton e Dutra (2008) os controles internos podem ser caracterizados como administrativos e contábeis. Administrativos são os ligados à eficiência operacional e à obediência às diretrizes administrativas; contábeis, os que visam à proteção patrimonial e a qualidade da informação contábil. Tal classificação de certa forma pode ser tratada com uma mera diferenciação didática, tendo em vista que conforme colocado pelos outros autores, os controles internos impactam diretamente na informação contábil, e aspectos como cultura, diretrizes administrativas não podem ser tratados de forma isolada ou separadamente Desenvolvimento dos Controles Internos O pais em que mais se desenvolveu controles internos foi os Estados Unidos, haja vista, as características do mercado de ações nesse pais, e as consequentes regulamentações emitidas pelo Governo Americano e também pelos órgãos de classe. Boynton, Johnson e Kell (2002, p.319) destacam importância crescente dos controles internos, e se baseiam em uma publicação do Instituto Americano dos Contadores Públicos Certificados dos Estados Unidos (Institute of Certified Public Accountants AICPA) de 1947, que tratavam sobre a importância dos controles internos, em função da: a) extensão e o tamanho das entidades com finalidades lucrativas tinham se tornado tão complexa que a administração precisava recorrer a vários relatórios e analises para controlar eficazmente as operações; b) as conferências e revisões inerentes a um bom sistema de controles internos proporcionava proteção contra fraquezas humanas e reduziam a possibilidade de ocorrência de erros e irregularidades; c) dadas as limitações econômicas de seus honorários, era impraticável que a auditoria independente auditasse a maioria das companhias se não pudesse recorrer aos respectivos sistemas de controles internos. A matéria ganha cada vez mais significância, fazendo com que regulamentações sobre aplicação, bem como, relacionadas à auditoria e procedimentos aplicáveis sejam emitidas. Nos Estados Unidos diversos atos foram divulgados os quais fomentaram a necessidade, importância e obrigatoriedade dos controles internos, como segue: 10