Universidade Fernando Pessoa

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1 Universidade Fernando Pessoa Pós-graduação em Ciências da Informação e da Documentação Tecnologias de Informação Documental Arcelina Martinho e Maria Teresa Azevedo Comparação dos SIGB s DocBase e GIB Porto, Junho de 2006 Universidade Fernando Pessoa Praça 9 de Abril, 349 P Porto Tel Fax geral@ufp.pt

2 Comparação dos SIGB s DocBase e GIB Resumo Devido aos novos desafios que se colocam às Bibliotecas e Centros de Documentação surgiram novos Sistemas Integrados de Gestão. Como tal o nosso estudo incidiu na análise e comparação entre dois SIGB s (Sistemas Informáticos de Gestão Bibliográfica), nomeadamente entre o DocBase (Desenvolvimentos Orientados para o Conhecimento) e o GIB (Gestão Integrada de Bibliotecas). Pretendeu-se uma clarificação acerca dos aspectos mais relevantes dos dois sistemas, através da descrição do conteúdo dos módulos que o compõem e suas funcionalidades. Apercebemo-nos que apesar de muitas semelhanças entre os dois sistemas abordados, o GIB demonstrou uma maior actualização face às necessidades actuais, nomeadamente a constituição de Catálogos Colectivos interligando Pólos de Biblioteca, Museus, Arquivos e Bibliotecas Escolares. Outra mais valia é a pesquisa através do OPAC, de uma forma acessível devido ao interface web, consultado tanto a partir dos computadores da rede da biblioteca, como também a partir do exterior. Esta análise comparativa, foi feita através da valorização do sistema por nós considerado o mais indicado para possível implementação num Centro de Documentação.

3 Índice Introdução... 2 Descrição do problema... 3 DocBase... 4 GIB... 9 Normalização Revisão bibliográfica Aspectos importantes Conclusões Bibliografia i

4 Introdução O presente trabalho enquadra-se no seminário de Tecnologias de Informação Documental, do 1º ano do Curso de Pós-Graduação em Ciências da Informação e da Documentação, ministrado pela Professor Doutor Nuno Magalhães Ribeiro. Este trabalho tem o propósito de analisar a comparação entre dois SIGB s (Sistemas Informáticos de Gestão Bibliográfica), nomeadamente entre o DocBase (Desenvolvimentos Orientados para o Conhecimento) e o GIB (Gestão Integrada de Bibliotecas). Pretende-se que haja uma clarificação acerca dos aspectos mais relevantes dos dois sistemas, permitindo assim fornecer dados que ajudem na selecção e implementação de um deles num Centro de Documentação. Para tal vamos descrever cada um dos sistemas identificando os módulos, os seus formatos, as funcionalidades, os serviços e a normalização. Por fim, faremos a análise comparativa através da valorização do sistema por nós considerado o mais indicado para possível implementação num Centro de Documentação. 2

5 Descrição do problema A constituição de bases de dados bibliográficas é hoje uma actividade que se estende nas mais variadas tipologias de bibliotecas. As bibliotecas públicas e escolares têm vindo a conhecer um grande desenvolvimento neste domínio. Tem-se assistido a uma grande evolução no sentido da adopção de normas para os registos legíveis por computador. Neste sentido, a adopção do formato UNIMARC pela Biblioteca Nacional em 1987 foi muito importante pois permitiu a cooperação entre agências nacionais e as bibliotecas portuguesas. Em Portugal, a Biblioteca Nacional, na informatização da sua Base Nacional de Dados Bibliográficos privilegiou a parametrização do Mini-micro CDS-ISIS para MS-DOS, do sistema PORBASE. No entanto, com a evolução tecnológica muitas bibliotecas têm optado por novos sistemas de bases de dados, como por exemplo os que vamos referir ao longo deste trabalho, a saber: DocBase e GIB. A DocBase é uma aplicação modular incorporando todos os programas e bases de dados necessários à implementação e desenvolvimento de projectos de informatização de unidades documentais. Devido à sua arquitectura modular a DocBase não obriga à aquisição imediata de toda a aplicação; O sistema pode desenvolver-se gradualmente, podendo iniciar-se apenas com o módulo ou módulos estritamente necessários a cada fase de implementação do projecto, sem prejuízo de integração futura das restantes partes da aplicação. 1 O GiB é a resposta natural ao advento da Internet como meio de comunicação global e o consequente desafio colocado às bibliotecas na era da informação

6 O GiB é um sistema de Gestão integrada de Bibliotecas, modular e integrado para plataformas Microsoft Windows, que permite manter múltiplas bases de dados usando UNIMARC. Utiliza as mais avançadas tecnologias de gestão de conteúdos permitindo o fácil acesso aos mesmos a partir da interface de pesquisa. É possível digitalizar toda a videoteca e disponibilizá-la no OPAC via streaming, para além do acesso ao texto integral de documentos. 2 DocBase Módulos do sistema Pesquisa Catalogação Linguagens Documentais Empréstimos Séries Aquisições Utilitários Módulo de Pesquisa A pesquisa de informação encontra-se dividida em várias secções: Pesquisa por índice, lista ordenada de todas as entradas seleccionadas, tais como, Autores, Títulos, Subtítulos, Títulos paralelos, Títulos uniformes, Títulos de volumes, Teses/Dissertações, Descritores, Classificações, Colecções, Sub-- colecções, Local de edição, Editores, data de publicação, Cota, Organismo, Número de registo, Isbn, Issn, etc. Pesquisa boleana, usando operadores boleanos e truncatura. Pesquisa em texto livre, feita em campos não indexados

7 Pesquisa por histórico, através da visualização das pesquisas já efectuadas e a sua reexecução. Última pesquisa, permite visualizar a última pesquisa efectuada. Navegação integral, permite percorrer os registos da base de dados seleccionada. Módulo de catalogação A catalogação é feita na base ISBD e os dados são convertidos para o formato MARC quando necessário. É possível criar e editar registos sempre em interacção com a pesquisa. Este módulo permite seleccionar FRD s (folhas de recolha de dados) conforme o tipo de material a catalogar: livros, revistas, material não livro, etc. Existem nove folhas de recolha: ISBD - Descrição de Monografias ISPC - Descrição de Partes Componentes ISPI Descrição de Partituras Impressas ISMC Descrição de Material Cartográfico ISPS Descrição de Publicações Periódicas ISMNL Descrição de Material Não Livro NOTIT Notas, Títulos e Assuntos ISCMP Descrição Completa de Monografias ABREV Descrição Abreviada de Monografias Módulo de linguagens documentais Este módulo permite o recurso a criação de linguagens documentais, terminologias, glossários e classificações. No módulo de edição foram criadas três folhas de recolha de dados: criação do registo de termos, tradução de termos para línguas da comunidade e glossário. 5

8 A folha de recolha de dados contempla campos para: termos autorizados, nota de aplicação, termos genéricos, termos específicos, termos relacionados, termos não autorizados e classificação de termos. Na folha de traduções foram contemplados nove campos correspondentes a nove línguas da Comunidade. Na folha de glossário estão contemplados dois campos: termo autorizado e glossário. Módulo de empréstimo Este módulo funciona em interacção com o módulo de pesquisa e catalogação. É neste módulo que são impressos os cartões de leitor, com possibilidade de associar fotografias, logótipos e códigos de barras. Funções principais Definição de parâmetros por tipo de leitores e documentos Criação/edição de registos de leitor Criação/edição de exemplares Agrupamento de documentos por tipologia Empréstimo e devolução por código de barras e manual Renovações Reservas Devoluções Visualização de registos de leitores Visualização de registos de empréstimos Impressão de Fantasma Informações confidenciais sobre o leitor Histórico de empréstimos Avisos de atrasos Informação sobre o leitor Histórico Cálculo de multas Situação dos empréstimos Pesquisa selectiva Estatísticas globais e selectivas Impressão de código de barras Administração do sistema Configurações Segurança Avisos a leitores 6

9 Módulo de séries Este módulo permite a realização de todas as funções de gestão de assinaturas de séries e interage com os Módulos de Gestão de Informação Documental e Gestão de Aquisições. Permite realizar todas as operações de gestão como: controlo de número de assinaturas, periodicidades, alterações de calendário, reclamações por atrasos, correspondência com fornecedores e gestão de custos por assinatura e fornecedor. Este módulo integra duas bases de dados: Fornecedores e Histórico. Funções principais: Definição de parâmetros para assinaturas. Criação e edição de: Assinaturas, Análise de custos, Periodicidades, Calendário, Renovação, Cancelamentos, Reclamações, Kardex, Histórico, Relações entre séries, Pesquisas selectivas, Visualização de registos, Impressão do catálogo colectivo de publicações em série, Administração do Sistema, Configurações, Segurança. Módulo de aquisições Este módulo realiza todas as operações relacionadas com o processo de aquisição, desde a proposta, encomenda, reclamações, recepção, integração dos registos na base de dados bibliográfica e actualização de saldos orçamentais. Podem ser definidos parâmetros, tais como: condições de fornecimento, prazos de entrega, reclamação e cancelamento, calendário e taxas de câmbios. Funcionando em interacção com os módulos de Gestão de Informação Documental e Gestão de Publicações em Série, a sua estrutura integra as seguintes bases de dados: Gestão de Fornecedores e Histórico de Aquisições. 7

10 Funções principais: Criação e edição: centros e subcentros orçamentais, reforço de verbas, transferência de verbas, reinicialização de centros orçamentais, fornecedores, utilizadores, propostas, encomendas, recepção e reclamações. Recepção: avisos de chegada de documentos, integração de registos nas bases de dados, integração de registos em histórico, impressão de listagens, pesquisa de dados, administração de sistema de aquisições, configurações e segurança. Utilitários Sendo uma ferramenta considerada imprescindível para o correcto manuseamento dos dados, permitem-nos aceder aos vários menus: Manutenção de Bases, Gestão de Bases, Impressões, Listagens e Linguagens Documentais. A Manutenção de Bases permite-nos fazer a Importação, através do carregamento de registos numa base de dados a partir de ficheiros externos; a Exportação, fazendo a exportação de registos para um formato intermédio, (para além da troca de dados entre bases, pode ser utilizada para segurança da própria base de dados); a Actualização do índice, que deve estar o mais organizado possível para permitir maior rapidez de pesquisa; a Reinicialização da base que é uma operação irreversível e que permite apagar o seu conteúdo total de modo a utilizar novos registos; a Substituição de textos, operação que permite procurar e substituir dados dentro das bases de dados. A Gestão de Bases permite-nos criar, duplicar ou remover bases de dados. O menu Impressões e Listagens permite-nos fazer a impressão de registos e de índices de listagens através de vários modelos de ordenação. O menu Linguagens Documentais, permite auto-criar termos para um thesaurus a partir de uma base de dados. Para todos os módulos há a opção de visualização por vários formatos: ABREV BIBLIO BIBLIOCT COMP INTERNET ISBD NP 405 VAL 8

11 GIB Módulos do sistema Aquisições Catalogação Empréstimo Estatísticas e Relatórios Periódicos OPAC via WEB Módulo de Aquisições Este módulo permite a manutenção de Fornecedores, de Encomendas, de Tratamento de Item s (gestão de item s pedidos) e de Facturas. Módulo de catalogação Neste módulo existem oito folhas de recolha: Cartográfico manuscrito Material cartográfico impresso Material gráfico Monografia Monografia base Registo sonoro Registo vídeo Séries - base Permite-nos ainda criar FRD s personalizadas, à medida das necessidades da nossa biblioteca, com os campos UNIMARC mais usados para cada tipo de documento. A catalogação é feita em formato UNIMARC e contém ficheiros de autoridade, captura automática de registos, catalogação assistida, formulários parametrizáveis de entrada 9

12 e/ou alteração de dados, integração com a pesquisa, autoridades e thesaurus. É então possível criar, editar, pesquisar e capturar registos. Para a pesquisa existe uma lista de bases de dados: Autoridade Cabeçalhos Catálogo CDU Eurovoc Vocabulário Módulo de Empréstimos Este módulo permite-nos fazer o empréstimo, as devoluções e a renovação de documentos através do código de barras dos documentos e do cartão de leitor. Módulo de Estatísticas e Relatórios Este módulo permite fazer e imprimir cartas tanto de empréstimos atrasados, como de felicitações a aniversariantes. Também permite fazer relatórios e estatísticas sobre empréstimos (totais mensais, totais de empréstimo por tipo de utente, etc.), catalogação (registos criados, listagem de registos bibliográficos, etc.), pesquisas (agrupadas por meses, por datas, combinação de pesquisas por datas, etc.) e outros (alterações dos utentes, listagem de novos utentes, etc.) Módulo de Periódicos Este módulo suporta as funcionalidades de kardex. Tem um ecrã de manutenção de fornecedores e um ecrã de tratamento de periódicos. 10

13 OPAC via WEB O OPAC (On-line Public Access Catalogue) é o modulo que permite pesquisar, seja por operadores ou por utentes, de uma forma simples, graças ao interface web, que pode ser consultado não só a partir dos computadores da rede da biblioteca, como também a partir do exterior, caso haja um servidor web e um domínio registado. Permite fazer pesquisa simples, avançada, percorrer os índices (browser), reservar, renovar ou ficar em lista de espera de documentos, saber o estado dos empréstimos e a data da devolução, caso seja um utente registado na biblioteca em questão. Para todos os módulos há a opção de visualização por vários formatos: Formato simples ISBD ISBD + capa NP 405 Resumido UNIMARC Normalização Quanto ao DocBase a normalização é a característica que melhor o define. Todas as normas nacionais e internacionais aplicadas à descrição de documentos. Foram aplicadas as normas UNESCO e ISO para construção do módulo de linguagens documentais. A exportação e a importação são feitas com base na norma ISO 2709 e no formato UNIMARC. Em relação ao GIB, a informação é guardada em MARC de acordo com as normas portuguesas, adoptando os standards UNIMARC e MARC21, Z39.50 cliente e servidor, ISO 2709, 2788:1986, 5964:1985, 3166, NP 4036, formatos ISBD e NP 405, XML MARC. 11

14 Revisão bibliográfica A DocBASE EM NÚMEROS 14 anos de presença no mercado das tecnologias da informação conferiram à DID qualificação, credibilidade e fidelização dos seus Utilizadores colocando a empresa numa confortável posição de liderança do mercado nacional e crescente penetração nos mercados internacionais. A compreensão e aceitação dos direitos e exigências dos Utilizadores e a sua visão humanista de mercado tornaram-se factores decisivos do sucesso da empresa. O crescimento tem sido constante abrangendo uma área geográfica que se estende pela Europa, Países Africanos de Língua Portuguesa e Timor. o 800 Utilizadores até 2004 o o o o Seis mil técnicos a trabalharem diariamente em Bibliotecas, Museus, Arquivos e Gabinetes Jurídicos Milhares de leitores 250 instalações de rede local 1998 a Setembro de cursos o 1998 a Setembro de formandos 3 Este artigo foi o único que encontrámos sobre os sistemas por nós escolhidos, na pesquisa efectuada para o nosso trabalho. Os manuais dos sistemas DocBase e GIB, algum manuseamento e utilização dos mesmos e as páginas Internet consultadas das empresas fornecedoras dos sistemas, foram um contributo importante para a realização do mesmo trabalho

15 Aspectos importantes Comparação entre SIGB s: Depois da análise entre os dois softwares a nossa preferência será pelo GIB e isso resulta da apreciação e valorização dos seguintes factores do referido sistema em relação ao DocBase: O sistema permite a constituição de CC (Catálogos Colectivos) de Bibliotecas, Arquivos e Museus. Permite a interligação de um qualquer número de Pólos de Biblioteca, Museus e Arquivos que venham a existir independentemente da sua localização no conselho onde estiver instalado, assim como o possível catálogo das Bibliotecas Escolares. O sistema assenta na plataforma Intel/Microsoft. Tecnologia - O sistema disponibiliza algumas funcionalidades tradicionalmente só existentes em sistemas internacionais. Know-How - Todos os serviços propostos pela empresa fornecedora do sistema são realizados nos próprios locais onde é instalado o sistema, a saber: instalação, configuração, formação e manutenção. Licença O sistema inclui todos os módulos que existam ou venham a existir pelo que se exclui, à partida, a necessidade de voltar a adquirir licenças de software. Satisfação As bibliotecas que adoptaram este sistema demonstraram grande satisfação pela decisão tomada. As principais bibliotecas públicas e municipais estão a proceder a reestruturações dos serviços ponderando a migração dos registos para este sistema e há mesmo o caso prático da biblioteca Municipal de Santa Maria da Feira que trocou o sistema informático DocBase, por outro mais robusto, o Horizon, mas que é sobejamente mais caro que o GIB e disponibiliza os mesmos serviços. O OPAC (On-line Public Access Catalogue) permite aos utentes a pesquisa de uma forma simples, graças ao interface web, que pode ser consultado não só 13

16 a partir dos computadores da rede da biblioteca, como também a partir do exterior. Permite a digitalização de toda a videoteca e disponibilização no OPAC via streaming, para além do acesso integral dos documentos. Suporta autenticação usando dispositivos de biometria bem como etiquetação de obras através de RFID (Rádio Frequency Identification da 3M) dispensando o sistema anti-furto tradicional. Dispõe ainda de sistema de auto-empréstimo (3M DigitalSelfcheck). 14

17 Conclusões Às Bibliotecas e Centros de Documentação colocam-se novos desafios e novas necessidades de gestão de conteúdos, sendo hoje muito mais do que a disponibilização de catálogos informatizados. Os novos Sistemas Integrados de Gestão são indispensáveis para a satisfação das necessidades actuais. Como tal a escolha do nosso tema de trabalho ter incidido na comparação entre dois desses sistemas, o DocBase e o GIB. Ao longo de toda a pesquisa que esteve subjacente a este trabalho, fomo-nos apercebendo que apesar de muitas semelhanças entre os dois sistemas abordados, o GIB demonstrou uma maior actualização face às necessidades actuais dos utilizadores nesta nova sociedade da informação. Verificámos que o GIB permite a constituição de Catálogos Colectivos interligando Pólos de Biblioteca, Museus, Arquivos e Bibliotecas Escolares. O OPAC permite aos utentes pesquisar, de uma forma acessível devido ao interface web, que pode ser consultado não só a partir dos computadores da rede da biblioteca, como também a partir do exterior. Permite a digitalização de toda a videoteca e disponibilização no OPAC via streaming, para além do acesso integral dos documentos. Mantemos a ideia inicial de que o tema por nós escolhido é um tema muito importante para a nossa área profissional, pois mais do que nunca é necessário dispor de toda a informação possível para se poder fazer uma escolha que possibilite aos utilizadores, serviços variados, necessários e de qualidade que julgamos ser uma premissa de todos os serviços de documentação. No entanto, é de realçar que estes sistemas estão em constante actualização acompanhando a evolução da sociedade de informação. 15

18 Bibliografia António, Rafael (1996). DocBase: Estatísticas de pesquisa. Lisboa, Documentação, Informática e Desenvolvimento, Lda. António, Rafael (2000). DocBase: funcionalidades globais. Lisboa, Documentação, Informática e Desenvolvimento, Lda. António, Rafael (1994). DocBase: Mini-micro CDS/ISIS. Lisboa, Documentação, Informática e Desenvolvimento, Lda. DID Documentação Informática e Desenvolvimento. [Em linha]. Disponível em [Consultado em 19/06/2006]. Ferreira, Maria José (2000). DocBase: Gestão de Informação Documental. Lisboa, Documentação, Informática e Desenvolvimento, Lda. Libware (2003). GIB: Empréstimos. [Lisboa], Libware Libware (2003). GIB: Manual de Catalogação e Pesquisa. [Lisboa], Libware Libware. Tecnologias de Informação e Documentação, Lda. [Em linha]. Disponível em [Consultado em 19/06/2006]. Novabase. [Em linha]. Disponível em [Consultado em 19/06/2006]. 16