ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS COMPRAS CADASTRO DE FORNECEDORES

Transcrição

1 COMPRAS CADASTRO DE FORNECEDORES

2 COMPRAS

3 DEFINIÇÃO DE COMPRAS É o ato de procurar e providenciar a entrega de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessário, a um preço justo, para o funcionamento, a manutenção ou a ampliação da empresa.

4 ETAPAS DO ATO DE COMPRAR a. Determinar o que, quanto e quando comprar; b. Estudar os fornecedores e verificar sua capacidade técnica, relacionando-os com a consulta; c. Promover a concorrência para a seleção do fornecedor vencedor; d. Fechar o pedido mediante autorização de fornecimento ou contrato; e. Acompanhar ativamente o processo no período compreendido entre o pedido e a entrega (diligenciamento ou follow-up ); f. Encerrar o processo, após recebimento do material e controle da qualidade e da quantidade

5 ORGANOGRAMA TÍPICO DO SETOR DE COMPRAS COMPRAS CADASTRO DE FORNECEDORES PROCESSAMENTO COMPRAS LOCAIS COMPRAS POR IMPORTAÇÃO DILIGENCIAMENTO (FOLLOW-UP) Outras funções comuns: Comprador Diverso, Comprador Técnico, Comprador, de Matéria-prima, Motorista, etc...

6 CADASTRO DE FORNECEDORES É o órgão responsável pela qualificação, avaliação e desempenho de fornecedores de materiais e serviços. Para isso, acompanha a evolução do mercado, apóia com informações as tarefas do comprador e efetua a manutenção dos dados cadastrais

7 PROCESSAMENTO É o órgão responsável pelo recebimento da documentação referente aos pedidos de compra e montagem dos respectivos processos. Deve controlar todo o processo desde seu início, a partir do protocolo do pedido, até o efetivo recebimento do material. Porém, outros órgãos também podem exercer este controle.

8 COMPRAS LOCAIS São compras exercidas no país tanto na iniciativa privada como no serviço público. O comprador deste tipo de compras dispensa características diferenciadas, como por exemplo, falar inglês. A diferença básica entre as compras no serviço público e na iniciativa privada está na formalidade do processo de compra. As compras no serviço público se baseiam nas leis 8.666/93 e 8.883/94.

9 COMPRAS POR IMPORTAÇÃO Para este tipo de compra, o comprador precisa ter experiência em comércio exterior, conhecer fluentemente o idioma inglês e dominar a legislação pertinente tanto do país importador como do exportador.

10 DILIGENCIAMENTO É a atividade que objetiva garantir o cumprimento das cláusulas contratuais, com especial atenção para o prazo de entrega acordado, acompanhando, documentando e fiscalizando as encomendas pendentes de acordo com os interesses da empresa.

11 PERFIL DO COMPRADOR a. Ser idôneo; b. Ser bom negociador; c. Ter iniciativa e capacidade de decisão; d. Ter responsabilidade e autoridade (sem autoridade não conseguirá ter sucesso no processo de compra pois o vendedor sempre confia no acordo firmado e logo, não pode existir interferências de terceiros) e. Ter conhecimento dos procedimentos de compras e do material que irá comprar

12 MODALIDADES DE COMPRA COMPRA NORMAL Quando realizada em prazo ou em condições que permita obter as melhores vantagens técnico-comerciais, através da utilização do fluxo básico de compra. COMPRA EM EMERGÊNCIA Ocorre por falha de planejamento ou por causas acidentais, sendo realizada com a supressão de várias etapas do fluxo básico, o que reduz o poder de negociação da empresa.

13 FORMAS DE COMPRAR POR MEIO DE CONCORRÊNCIAS REPETITIVAS Procedimento adotado para os pedidos de compra, independentemente da análise do comportamento periódico em que acontecem. Podem se classificar em: -Inconstantes: compras isoladas, que não se repetem. Não permitem o estabelecimento de data e quantidades de suas novas necessidades. Ex: móveis. -Constantes: todos os materiais com política de ressuprimento definida, portanto de consumo regular, de uso constante e compras repetitivas. Ex: materiais de escritório.

14 FORMAS DE COMPRAR POR MEIO DE CONTRATOS DE LONGO PRAZO Procedimento adotado para compra de materiais de consumo regular, com vigência por prazo determinado, para entregas parceladas através de autorização. Esta modalidade se originou das concorrências repetitivas constantes se distinguindo dessas pelas quantidades envolvidas, itens adquiridos e longo prazo de vigência (superior a 12 meses). Ex: Compra de Matérias-primas.

15 VANTAGENS DOS CONTRATOS DE LONGO PRAZO A- Para a empresa contratante Obtenção de preços mais baixos; Redução ou eliminação de recursos imobilizados em estoques; Simplificação dos procedimentos de compra, pela eliminação das etapas processuais normais; Ampliação do poder de negociação da empresa, em razão da fidelidade e quantidades envolvidas; Redução de atrasos nas entregas, devido à programação prévia.

16 VANTAGENS DOS CONTRATOS DE LONGO PRAZO B- Para a empresa contrada Comodidade comercial (fornecimento assegurado durante o contrato) Redução dos custos de vendas; Planejamento racional da produção e das entregas; Economia da produção em escala.

17 ELABORAÇÃO DOS CONTRATOS DE LONGO PRAZO A concretização de um programa de compras por contrato, envolve: Pesquisa dos materiais de consumo regular, com freqüência de compra por concorrência repetitiva; Seleção de famílias e grupos de materiais; Estimativa de consumos no período de 12 meses (vigência do contrato); Pesquisa e seleção de fornecedores qualificados; Concorrências preliminares para a efetivação das contratações.

18 ELABORAÇÃO DOS CONTRATOS DE LONGO PRAZO As contratações devem atentar para os seguintes fatores condicionantes: Preços unitários menores que os da última concorrência repetitiva; Prazo de vigência mínimo de 12 meses e máximo de 36 meses; Entrega programada e autorizada pelo comprador, mediante comunicação prévia (mínimo de 3 dias); Não concessão de exclusividade, a fim de evitar riscos de tendências monopolistas

19 MANUAL DE COMPRAS É um instrumento, normalmente adotado pela maioria das grandes empresas da iniciativa privada, que define o alcance e os métodos da função de compras, bem como norteador da política de compra estabelecida pela empresa, delimitando as atribuições e responsabilidades do comprador.

20 MANUAL DE COMPRAS No manual de compras, consta a política de compras, exercida através do cumprimento das regras e procedimentos, contemplando os seguintes aspectos: Autoridade de compras (constante do prefácio do manual) Cadastro de fornecedores; Concorrência; Dispensa de concorrência em casos de emergência ou de compra a fornecedor exclusivo; Relações comprador x fornecedor; Propostas dos fornecedores, contemplando ofertas, preços e demais condições de fornecimento; Avaliação das propostas (classificação e desclassificação); Formas de contratação (concorrências repetitivas / contratos de longo prazo); Forma de reajuste de preços e índices adotados; Penalidades por descumprimento Prof. de Marconi contrato. Madruga

21 CADASTRO DE FORNECEDORES

22 OBJETIVO DO CADASTRO DE FORNECEDORES Tem a função de qualificar e avaliar o desempenho de fornecedores de materiais e serviços. O Setor de Cadastro, além do cadastramento e manutenção dos registros, tem por tarefa subsidiar a atividade do comprador, fornecendo, a qualquer tempo, informações atualizadas e confiáveis dos fornecedores, inclusive com suas pontuações de méritos e deméritos.

23 PREMISSAS DO CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES As premissas se fundamentam no tripé Qualidade, Preço e Prazo. Qualidade Preço Cadastro De Fornecedores Prazo

24 PREMISSAS DO CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES Registrar fornecedores, cujos produtos e serviços interessem a empresa; Ter um elenco de fornecedores de alto padrão; Despertar o interesse dos fornecedores em manter-se atualizado com as metas da empresa; Antecipar-se às necessidades de aquisição da empresa.

25 CRITÉRIOS PARA CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES A quantidade de empresas cadastradas é função da diversidade de materiais em estoque. Poucos fornecedores podem acarretar em compras a preços elevados. Muitos fornecedores dificultam o efetivo controle dos fornecedores cadastrados. O equilíbrio deve pautar a atuação do setor de cadastramento. Normalmente o cadastramento é feito em um período definido do ano, ficando o restante do tempo para controle, avaliação e pesquisa de novas alternativas de mercado.

26 CRITÉRIOS PARA CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES Os critérios de cadastramento, são: Políticos: são, em geral, definidos pela administração da empresa. Ex.: 1) cadastrar prioritariamente empresas da região; 2) consultar primeiramente empresas de pequeno e médio porte; etc. Técnicos: quando se busca o desenvolvimentos de novos fornecedores, visando eliminar a carência de fornecimento ou a exclusividade. Legais: aplicados exclusivamente nas empresas estatais, nas autarquias e no serviço público em geral.

27 PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES Em geral, cada empresa possui o seu próprio procedimento. Contudo, alguns fatores básicos são decisivos para a escolha dos fornecedores: Estabilidade econômico-financeira; Idoneidade comercial; Capacidade produtiva; Capacidade técnica; Tradição no mercado; Carteira de clientes;

28 PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES O Cadastramento pode ser dividido em duas fases distintas: I. Fase Inicial análise preliminar II. Fase Final análise complementar

29 PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES Fase inicial: consiste na análise rápida e sumária dos documentos preliminares apresentados pelas empresas candidatas, sendo uma etapa eliminatória. Os documentos usualmente solicitados, são: a) Ato constitutivo da empresa e suas alterações (checar, por exemplo, se não existe funcionários da empresa como sócio); b) Atestado de capacidade técnica e/ou de fornecimento a outras empresas de ramo e porte equivalentes; c) Atestados de capacidade e idoneidade financeira; d) Cópia dos dois últimos balanços; e) Linhas de produtos e/ou serviços oferecidos.

30 PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES Fase final: análise complementar das empresas aprovadas na fase inicial. Para as empresas estatais, autarquias e para o serviço público em geral, esta fase visa atender os aspectos l legais; para a iniciativa privada, visa qualificar tecnicamente as empresas candidatas para incluí-las nos grupos de compra para os quais estão aptas a atender. Esta fase inclui visita técnica, quando necessária, acompanhada de questionário-padrão, abordando os seguintes elementos: Recursos humanos: quantidade, qualidade e especialização; Recursos materiais: maquinário, ferramental e instalações; Organização: programação e controle da produção, saúde e segurança, lay-out, organograma; benefícios sociais, etc.; Produção: capacidade, flexibilidade e diversidade de produtos; Controle de qualidade: controle Prof. Marconi de recebimento, Madruga de produção e de produto

31 APROVAÇÃO DO CADASTRO DE FORNECEDORES Ocorre mediante pontuação obtida pela empresa candidata. Exemplo de pontuação utilizada: Resultado Insatisfatório Satisfatório Bom Excelente Pontuação

32 APROVAÇÃO DO CADASTRO DE FORNECEDORES AVALIAÇÃO FINAL Total de pontos obtidos Decisão 2 a 8 Não Cadastrar 9 a 16 Recomendar medidas para nova avaliação 17 a 24 Cadastrar sem restrições

33 CLASSIFICAÇÃO DE FORNECEDORES As empresas cadastradas são classificadas dentro do grupo de compras a que pertencem, conforme critérios estabelecidos pelo setor de compras, objetivando o inter-relacionamento entre fornecedores e os grupos ou classes de materiais.

34 CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DE FORNECEDORES PARA CONCORRÊNCIA Independentemente da quantidade de fornecedores, adotam-se os seguintes critérios de seleção para concorrência: O fornecedor da última compra deve ser sempre indicado, exceto nos casos analisados na Avaliação de fornecedores ; Não indicar fornecedores com atraso na entrega superior a 20% de sua carteira de pedidos; Evitar concentração de consultas em grupos reduzidos de fornecedores; Priorizar as consultas aos fabricantes; Em função do resultado de coletas anteriores, evitar a consulta a fornecedores com baixo índice de cotação.

35 CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DE FORNECEDORES PARA CONCORRÊNCIA Mesmo após o cadastramento, os fornecedores devem ser constante e sistematicamente avaliados em seu desempenho, quanto aos seguintes aspectos: Desempenho comercial: índice de cotação; obediência às condições gerais de fornecimento; cumprimento das condições contratuais; etc. Cumprimento dos prazos de entrega: prazos normalmente acordados e presteza no atendimento de emergências; Qualidade do produto: número de devoluções efetuadas; Desempenho do produto em serviço: ocorrências insatisfatórias dão margem à suspensão temporária do fornecedor ou sua exclusão do cadastro, conforme pontuação obtida

36 PROPOSTA Condições especiais: a proposta deve atender, clara e explicitamente, os requisitos técnicos descritos nas especificações do material e de compra, definidos como condições especiais. Apresentação do BDI: taxa normalmente exigida nas concorrências destinadas à contratação de prestação de serviços. O BDI (Benefícios e Despesas Indiretas) é calculado em função de vários fatores internos, baseados na estrutura organizacional de cada prestadora de serviços. Pode ser calculado segundo vários roteiros.