MPS Materiais WHITE PAPER COM A VISÃO GERAL DA SOLUÇÃO PARA GESTÃO DE MATERIAIS

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1 MPS Materiais WHITE PAPER COM A VISÃO GERAL DA SOLUÇÃO PARA GESTÃO DE MATERIAIS NECESSIDADE PERCEBIDA O outsourcing de impressão tem dificuldade de prever a demanda do seu cliente, principalmente no que se refere à quantidade e aos prazos de fornecimento. Devido esta instabilidade na previsão da demanda, as empresas se protegem com estoques, porém, os estoques são superiores ao que se faria necessário, se houvesse a certeza do consumo dos suprimentos. Assim, os provedores de impressão deparam-se com os seguintes custos relacionados a estocagem: Custo de oportunidade do capital: representado pelo capital parado em estoques de segurança; Custo ligado a riscos: representado principalmente pela ameaça de roubos e desvios; Custo de habilitação: representado pela realização de um pedido de reposição em um momento inadequado em que não se dispõe das melhores condições de negociação com o fornecedor, como por exemplo, baixa escala, urgência, etc. Custo da quebra de estoque: representado pela multa prevista em SLA, além do custo de habilitação do estoque de segurança. Analisando este cenário, as empresas de outsourcing possuem a necessidade de: Reduzir custos de estocagem; Melhorar a utilização e alocação dos suprimentos; Diminuir os estoques de segurança; Realizar a gestão total da reposição de materiais; Automatizar o cálculo da demanda futura de suprimentos; Melhorar os cenários para negociação de compra. CONTEXTO DE APLICAÇÃO E UTILIZAÇÃO Centralizar e automatizar o prognóstico da demanda de recursos de impressão em múltiplos parques de impressoras que são abastecidos por centros de distribuição de suprimentos e consumíveis é o contexto de aplicação. O nddprint MPS oferece uma ferramenta para calcular a demanda futura de suprimentos (forecast), que dentre outros benefícios poderá nortear o dimensionamento dos lotes de compra de suprimentos mas principalmente precisar a demanda por equipamento, site, cliente. Além da programação da reposição, baseado em regras sobre o status do abastecimento do suprimento, o sistema apresenta alertas que poderão desencadear o processo de reposição direto do fornecedor ao cliente final. O sistema opera sob uma plataforma em nuvem, fator que permite que as operações sejam geridas de maneira centralizada, seja para parques de impressão pouco ou muito distribuídos. 01

2 A demanda é calculada analisando a média de páginas impressas por dia, o período apontando para a programação, o tempo de entrega e a média de cobertura. Do resultado obtido, desconta-se o saldo de páginas que o suprimento em uso ainda é capaz de imprimir, os suprimentos que já estão em transito para esta demanda e também aqueles que já estão reservados para o equipamento como resultado gera-se uma requisição de envio/transferência. A requisição de envio/transferência é formada por unidades de suprimento ou consumíveis (saldo de páginas convertido para unidades). O Centro de Distribuição poderá executar processos de separação e despacho na ferramenta remetendo os itens e estes que podem ser recebidos automaticamente ou quando identificada a entrada na impressora ou exigir a confirmação de recebimento por parte do cliente em casos que o suprimento foi encaminhado para o estoque. A ligação entre as estruturas de estoque é flexível, permitindo, por exemplo, que um estoque no cliente seja abastecido por um ou mais centros de distribuição. ESTRUTURA DE ESTOQUE Os estoques são representações lógicas do sistema que refletem exatamente locais físicos de armazenamento de itens, são utilizados para a gestão e administração dos estoques físicos, cobrindo todas as operações deste estoque, que podem ser Estoques do Cliente (ECs) ou Centros de Distribuição (CDs). O MPS Estoque foi estruturado para suportar os estoques internos presentes na maioria das operações de gerenciamento de parques de impressão, são eles: Estoque no Cliente (EC) É a representação lógica de pequenos estoques estrategicamente distribuídos dentro das estruturas dos clientes, utilizados para reabastecer impressoras locais, cobrindo uma empresa ou somente sites específicos de determinada empresa. Centro de Distribuição (CD) É a representação lógica de um estoque central que representa um local físico, utilizado como ponto de distribuição de materiais para o reabastecimento de ECs ou outros CDs. Os Estoques nos Clientes e Centros de Distribuição podem ser criados diretamente na web do Portal MPS, e além disso, existem outros dois conceitos utilizados no contexto do sistema, são eles: Estoque de Reposição São itens de reserva, que pertencem a impressoras específicas. Apesar de existirem fisicamente no estoque, os itens de reposição serão listados no sistema como indisponíveis, pois já estarão reservados para determinadas impressoras. Estoque de Segurança São os itens sem reserva, que ainda não pertencem a nenhuma impressora. Estes itens já existem fisicamente no estoque e são listados no sistema como disponíveis, pois podem ser utilizados a qualquer momento. 02

3 REPOSIÇÃO Reposição de Impressoras Sob demanda direta da impressora (acabando); Sob programação de períodos ideais (programação); Sob solicitação do Cliente (portal de serviços). Reposição de Estoque Reguladores e de Segurança Sob demanda direta da impressora (acabando); Sob levantamento da demanda imediata (dentro do estoque quando tira fotografia das demandas sem saldo para atendimento). PROGRAMAÇÃO DA DEMANDA A Programação do Estoque no Cliente (EC) É um meio de planejar e analisar a demanda futura de suprimentos, no contexto de seus fornecimentos, apoiando, sobretudo, na definição do tamanho de lotes a serem solicitados. Além de calcular o tamanho dos lotes de reposição, o nddprint MPS provisiona e reserva cada suprimento que será resposto para um determinado equipamento, além da reposição do estoque de segurança. Deste modo, o suprimento fica reservado para ser utilizado em um equipamento específico, evitando o extravio. Já, os itens de reservas estão disponíveis para cobrir a demanda de qualquer equipamento, não estando atrelado a nenhum equipamento. A Programação do Centro de Distribuição (CD): É um meio para exercitar, prognosticar e analisar a demanda futura de suprimentos, apoiando, sobretudo, na definição do tamanho de lotes a serem adquiridos. A ferramenta é pautada sobre consumo médio histórico das impressoras, corrigindo-o pela margem média de cobertura de página realizada e por fim adicionando-se o inventário necessário para completar o estoque mínimo de cada item. A análise de demanda futura é possível pelo controle em tempo de produção da autonomia dos suprimentos em uso (estoque em uso), dos suprimentos estocados e reservados para cada uma impressora da frota (estoque de reposição) e dos estoques de contingência (estoques de segurança). Esse controle sobre os estoques da produção, permitem que seja estimado com boa precisão a demanda futura de suprimentos. REQUISIÇÕES Requisições de Entrada Estas requisições tem a finalidade de informar os itens armazenados no CD, ou seja, dar a entrada dos itens no estoque. Requisições de Envio/Transferência Estas requisições possuem a finalidade de solicitar a transferência de suprimentos de CD para CD ou do CD para o EC. O objetivo desta transferência de suprimentos, entre o CD e o EC, é que sejam enviados os suprimentos que são necessários para reposição e produção. 03

4 TABELA DE CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS Características Breve Descrição Controle do inventário de suprimentos estocados nas instalações dos clientes. Controle dos estoques da produção Controle integrado do consumo de suprimentos com as impressoras. Quando uma troca é detectada uma baixa de estoque é realizada automaticamente, mantendo os estoques sempre atualizados. Controle sobre o fluxo de reposição baseado no consumo do suprimento em uso e no planejamento/programação da reposição. Controle sobre o fluxo de reposição da cadeia interna de suprimentos Na programação é possível avaliar a necessidade futura de um suprimento tendo por base o seu consumo/produção atual ou pelo histórico da impressora. Os suprimentos que não foram programados serão apresentados em uma lista de exceções em tempo de serem repostos sem que haja quebra de abastecimento. Grupos de programação União de todos os estoques que possuem a mesma frequência de programação, tais como rotas de entrega. Ajuste da demanda Prevendo a sazonalidade, dentro da programação é possível realizar o ajuste da demanda, configura-se o valor que será aplicado no ajuste de aumento ou diminuição da demanda, quando a solução irá fazer a distribuição para que sejam removidos ou adicionados suprimentos. Controle de papel No MPS o papel é tratado como um suprimento manual. O coeficiente de utilização é o equivalente ao percentual de quebra, desta forma suporta uma operação que requer o controle de papel. Gestão das requisições A solução apresenta na interface todas as requisições abertas para reabastecimento do Estoque no Cliente. Exportação das requisições Ao final do assistente de programação pode-se exportar a requisição para um arquivo no formato CSV com o intuito de integrar ao ERP para sequência dos processos fiscais. 04

5 Recebimento automático do Suprimento Troca automática pela variação de carga: Quando o controle sobre a carga é realizado sobre a carga enviada pela impressora, assim, quando há aumento significativo na carga do suprimento o sistema identifica e realiza a troca. Troca automática pela variação do status: Quando o controle sobre a carga é realizado sobre os status enviados pela impressora, no momento em que a impressora informa uma troca de status, como por exemplo: De Acabando para Com carga, o sistema identifica e realiza a troca do suprimento. Recebimento automático do suprimento Troca automática pela capacidade nominal: O sistema armazena a capacidade nominal do suprimento que está em uso, a partir do momento em que este é trocado por outro com uma capacidade nominal diferente, o sistema identifica que a troca ocorreu e a realiza automaticamente. Troca automática pelo partnumber: O sistema armazena o partnumber do suprimento que está em uso, a partir do momento em que este é trocado por outro com um partnumber diferente, o sistema identifica que a troca ocorreu e a realiza automaticamente. Troca automática pelo serial number: O sistema armazena o serial number do suprimento que está em uso, a partir do momento em que este é trocado por outro com um serial number diferente, o sistema identifica que a troca ocorreu e a realiza automaticamente. Datacenter Sistema baseado em datacenter. O sistema dispõe de indicadores e índices, entre eles: Cobertura média de página por suprimento, impressora, local de impressão, operação/contrato, negócio. Eficiência de um suprimento, impressora, local de impressão, operação/contrato, negócio na base de cálculo de páginas realizadas por suprimentos utilizados. Análises da produção Produtividade de um suprimento, impressora, local de impressão, operação/contrato, negócio na base de cálculo de páginas realizadas. Eficiência da utilização dos estoques de segurança. Visão integrada da produção em que a partir de um único ponto é possível operar, administrar e gerir toda a cadeia interna de suprimentos de suporte à produção. 05

6 Estoques em nível mínimo; Estoque em nível máximo; Suprimentos instalados nas impressoras próximos do fim; Administração proativa Entregas atrasadas; Trocas prematuras de suprimentos; Trocas não autorizadas de suprimentos; Dentre outros. INTEGRAÇÃO Para facilitar a gestão dos status dos itens dos pedidos, o nddprint MPS suporta integração via Web Services com o seu ERP ou TMS. Desta forma é possível que o empenho, faturamento, encaminhamento e recebimento dos materiais seja integrado. 06

7 TABELA DE BENEFÍCIOS Benefício Agilidade na tomada de decisões Breve Descrição Possui recursos como o monitoramento analítico das operações e curva de produção, apresentando de forma gráfica a situação dos contratos monitorados. Permitindo uma análise ágil e assertiva, tendo por base informações confiáveis e em tempo real. Recursos de impressão sempre disponíveis Através de um monitoramento ativo e proativo na detecção da demanda das impressoras. Aderência ao fluxo real das operações Com um fluxo ordenado de trabalho de detecção e resolução de falhas, permite que sejam criadas regras que definirão o que é um evento relevante e as ações que devem ser tomadas neste caso. Efetividade Objetividade e acurácia no apontamento de possíveis falhas, acompanhando os status e alertas dos suprimentos. Amplitude Permite um controle centralizado do parque distribuído de impressoras. Controle, histórico e conhecimento Em uma única tela apresenta uma visão completa da funcionalidade, inventário, produção da impressora e suprimento em uso. Otimização do uso dos suprimentos estocados Controle da necessidade real do suprimento O MPS permite a utilização mais eficiente dos estoques disponíveis nos clientes, pois dispõe de recursos que listam de maneira simples o saldo de itens estocados e compatíveis com as respectivas impressoras demandantes de reposições. Controla o fluxo de reposição da cadeia interna de suprimentos com base no consumo do suprimento em uso e no planejamento/programação da reposição. 07