1. INFORMAÇÕES GERAIS Página Promoção 1.2. Montadora Oficial 1.3. Centro de Convenções da Bahia 1.4. Regimento

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1 MAPA DO MANUAL 1. INFORMAÇÕES GERAIS Página Promoção 1.2. Montadora Oficial 1.3. Centro de Convenções da Bahia 1.4. Regimento 2. HORÁRIOS E LOCAL Página Horários 2.2. Local 2.3. Cronograma 3. PROCEDIMENTOS GERAIS Página Formulários 3.2. Pagamentos em Atraso 3.3. Funcionamento Básico do Stand 3.4. Trabalho de Menores 3.5. Seguro 3.6. Utilização da imagem CIOBA 3.7. Convites 3.8. Acesso de Pessoal 3.9. Participação de Terceiros Utilização de Equipamentos Som e Imagem 4. SEGURANÇA E LIMPEZA Página Segurança 4.2. Limpeza 4.3. Limpeza na Montagem 5. TELEFONIA Página Linha Telefônica 6. INSTALAÇÕES ELÉTRICA E HIDRAÚLICAS Página 6

2 6.1. Instalações Elétricas 6.2. Instalações Hidráulicas 6.3. Tabela Auxiliar de Elétrica 7. MONTAGEM BÁSICA Página Stand Básico 7.2. Decoração dos Stands 7.3. Elementos Adicionais 8. MONTAGEM ESPECIAL Página Execução 8.2. Prazo 8.3. Multa por atraso 8.4. Normas para Projetos Especiais 8.5. Normas para Stands de 2 Andares 9. CREDENCIAMENTO Página Montagem e Desmontagem 9.2. Expositores 9.3. Imprensa 10. ENTRADA E SAÍDA DE MERCADORIAS Página Normas estabelecidas pela SEFAF (Secretaria da Fazenda) 11. EXTINTORES Página CCB - REGULAMENTO Página CHECK LIST MONTAGEM BÁSICA Página CHECK LIST MONTAGEM ESPECIAL Página FORMULÁRIOS Página 16 ANEXO 01 Página 28 Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 2

3 1. INFORMAÇÕES GERAIS : 1.1. PROMOÇÃO: ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE ODONTOLOGIA Secção Bahia Rua Altino Serbeto de Barros, 138, Pituba Salvador/BA CEP: Tel: (71) Fax: (71) abo-ba@abo-ba.org.br 1.2. MONTADORA OFICIAL: MÓDULO DESIGN LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS LTDA. Av. Aliomar Baleeiro, s/n Estrada Velha do Aeroporto Km 12 Vila Coração de Jesus Salvador/BA CEP: Tel: (71) Fax: (71) CENTRO DE CONVENÇÕES DA BAHIA: Av. Simon Bolivar, s/n Jardim Armação Salvador/BA CEP: Tel: (71) Fax: (71) (falar com Cristiano Nascimento) cristiano@bahiatursa.ba.gov.br 1.4. REGIMENTO: A relação entre a PROMOTORA e os EXPOSITORES estão regidos pelo Contrato e pelo presente Manual, assim com a regulamentação do Centro de Convenções da Bahia( 2. HORÁRIOS E LOCAL : 2.1. HORÁRIOS : MONTAGEM DE STANDS ESPECIAIS Do dia 24/10/14 a 28/10/14 das 8:00 às 18:00h. DECORAÇÃO DE STANDS Dia 28/10/14 das 8:00 às 18:00h. ENTRADA DE MERCADORIA Dia 28/10/14 das 8:00 às 18:00h Dia 29/10/14 a 01/11/14 das 08:00 às 10:00 h - Após a inauguração da Feira, o reabastecimento dos stands só será permitido, diariamente nestes horários. REALIZAÇÃO DO EVENTO Dia 29/10 das 10:00 às 20:00 Dia 30/10 das 10:00 às 20:00 Dia 31/10 das 10:00 às 20:00 Dia 01/11 das 10:00 às 20:00 SAÍDA DE MERCADORIA Dia 01/11/14 à partir das 20:00 Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 3

4 DESMONTAGEM DOS STANDS Do dia 02/11/14 à 03/11/14 das 8:00 às 18:00 RETIRADA DE MATERIAS DOS STANDS BÁSICOS Dia 01/11/2014 à partir das 20: LOCAL : CENTRO DE CONVENÇÕES DA BAHIA Pavilhão de Feiras - Jardim Armação s/n - Praia de Armação Salvador BA CEP: Tel: (71) / CRONOGRAMA : 3. PROCEDIMENTOS GERAIS : 3.1. FORMULÁRIOS: Este Manual é composto de formulários, através dos quais os Expositores deverão fazer suas requisições e enviar as informações necessárias para o bom desempenho do evento. O não cumprimento das datas limite, ou a falta de envio dos formulários isentará a PROMOTORA e a Empresa responsável pela Administração do Evento, de qualquer responsabilidade por problemas ou prejuízos que possam advir para o Expositor PAGAMENTOS EM ATRASO : O Expositor deve efetuar todos os pagamentos referentes ao seu estande nas datas estabelecidas, quem estiver em atraso com seus pagamentos só receberá o estande, bem como as credenciais de acesso, mediante pagamento de qualquer débito pendente FUNCIONAMENTO BÁSICO DO STAND : O Expositor deverá manter seu estande aberto durante todo o horário de funcionamento do Evento, com a presença de pelo menos um representante habilitado a dar informações sobre os produtos e/ou serviços expostos TRABALHO DE MENORES : Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 4

5 O trabalho de menores de idade só será permitido mediante prévia autorização do Juizado de Menores a ser providenciada pelo expositor responsável SEGURO : É de responsabilidade do Expositor providenciar seu próprio seguro contra quaisquer riscos, em especial com relação ao seu pessoal funcional em serviço no evento, assim como em referência aos bens, produtos, equipamentos e materiais expostos ou utilizados em seu estande. Recomenda-se que o Expositor faça uma apólice de seguro do tipo porta-a-porta, diretamente em seu local de origem UTILIZAÇÃO DA IMAGEM CIOBA : Antes e durante a realização do Evento, e com a finalidade única e exclusiva de divulgar sua participação, o Expositor poderá utilizar livremente as imagens das peças gráficas do CIOBA em qualquer material decorativo ou publicitário relativo a sua participação no evento, devendo, contudo, fazer uma consulta prévia para conhecimento e autorização da PROMOTORA CONVITES : A área de exposição será aberta ao público de forma gratuita. O acesso será permitido mediante credenciamento na secretaria ou no site do CIOBA2014 através do link inscrições, optando pela categoria de visitante. Após o cadastro o crachá de identificação deve ser retirado na secretaria do evento ACESSO DE PESSOAL : Não será permitido o acesso e a permanência de pessoal no recinto do evento fora do horário de funcionamento, salvo no período estabelecido especificamente para os prestadores de serviços credenciados pelos estandes. Apenas os Expositores e pessoal da limpeza e segurança contratados pela PROMOTORA receberão autorização para ingressar no Centro de Convenções fora do horário de funcionamento 3.9. PARTICIPAÇÃO DE TERCEIROS : Não será permitida a participação e/ou divulgação no recinto da feira, de produtos, folhetos promocionais, logomarcas, ou a promoção de qualquer espécie, de instituição, empresa ou pessoa que não possuam um contrato vigente e documentado com a PROMOTORA. O descumprimento desta norma acarretará no recolhimento de produtos e materiais não autorizados, para posterior devolução. No caso de representantes ou distribuidores cuja participação é conjunta, a empresa expositora deverá solicitar autorização à PROMOTORA, informando, por escrito, a relação de suas representadas UTILIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS : É proibida a utilização de qualquer equipamento que possa provocar incêndio e/ou explosão. Só será permitida a utilização de equipamentos com alimentação elétrica; equipamentos com funcionamento a gás ou outras fontes de energia, não serão permitidas. Todos os EXPOSITORES DE MONTAGEM ESPECIAL deverão manter por todos os períodos do Evento (montagem, realização e desmontagem) em seus Stands, extintores de incêndio de CO2 (ou compatível com os materiais expostos) devidamente sinalizado, conforme apresentamos no item 11 deste Manual. Trata-se de uma condição de OBRIGATORIEDADE. Para os EXPOSITORES DE MONTAGEM BÁSICA, a estrutura do local supri esta necessidade SOM E IMAGEM : Para realização de demonstrações através de monitor de TV ou equipamentos similares, em que seja necessário espaço para observação, deverá ser deixado no mínimo 0,70 m de área livre entre a projeção e o limite do estande. É proibida a projeção de som ou imagem, seja por que meio for, fora dos limites da área do Expositor. É também vetado o uso de qualquer tipo de aparelho de amplificação de som para emissão de mensagens de vendas ou divulgação de promoções. Qualquer som gerado por aparelho no interior de um estande, não poderá exceder o volume normal da voz. Em caso de não observância deste requisito, a PROMOTORA poderá intervir a qualquer momento, interrompendo a ação. Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 5

6 4. SEGURANÇA E LIMPEZA : 4.1. SEGURANÇA : A segurança geral das áreas comuns de exposição durante o período de realização do evento estará a cargo da PROMOTORA. A PROMOTORA não se responsabilizará pela segurança interna dos estandes, nem por eventuais danos, avarias, prejuízos, roubos ou furtos de produtos e equipamentos expostos durante o período de funcionamento, montagem e desmontagem congresso LIMPEZA : A limpeza diária (29/10/14 a 01/11/14 realização) das áreas comuns, de circulação é de responsabilidade da PROMOTORA, sendo permitida a contratação opcional de pessoal de limpeza para atendimento de cada stands. Durante o período de montagem e decoração (24/10/14 a 28/10/14) e desmontagem (Dia 02/11/14 à dia 03/11/14) dos stands, será cobrado taxa de limpeza, de acordo com item a seguir LIMPEZA NA MONTAGEM : A limpeza do estande durante o período de montagem e desmontagem é de responsabilidade da montadora oficial. Todas as montadoras contratadas, através das empresas expositoras deverão pagar taxa de limpeza no valor de R$ 20,00 (vinte reais) por m2, conforme formulário específico. A Montadora que não tiver efetuado o pagamento da taxa de limpeza não terá acesso ao local do Evento para iniciar seus trabalhos. 5. TELEFONIA E INTERNET : 5.1. LINHA TELEFÔNICA : No Centro de Convenções da Bahia funciona um serviço de ramais telefônicos. Caso seja do interesse do expositor as linhas serão disponibilizadas pela BAHIATURSA e devem ser solicitadas diretamente a Subgerência de Controle de Serviços Externos assim como o ponto de internet. Os ramais instalados permitem efetuar ligações de voz locais, interurbanas e/ou internacionais, não sendo adequados para acesso à Internet, ou comunicação de dados. Abaixo relacionamos os respectivos contatos: REDE PRÓPRIA DE LINHA DE VOZ, DE DADOS E INTERNET CENTRO DE CONVENÇÕES DA BAHIA Setor SECOE / Coordenação de Operações CCB Tel: (71) / Fax: (71) cecoe@bahiatursa.ba.gov.br 6. INSTALAÇÕES ELÉTRICAS E HIDRÁULICAS: 6.1. INSTALAÇÕES ELÉTRICAS : A energia disponível no Centro de Convenções é alternada, nas tensões de 110V e 220V monofásico. Não poderá ser ligada à rede elétrica carga superior à solicitada para o estande. Qualquer prejuízo decorrente de sobrecarga, será cobrado do Expositor infrator. Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 6

7 Caberá ao Expositor, que não utilizar a montagem básica, completar a instalação da distribuição elétrica no seu estande, e prover a entrada da rede com disjuntores, colocando chave geral em caixa apropriada, equipada com portas e com capacidade para suportar a carga solicitada à PROMOTORA. A caixa de comando deverá ficar posicionada em local de fácil acesso ao pessoal técnico, mesmo fora do horário de funcionamento do evento. O cálculo da quantidade e valor da energia deverá ser efetuado com base no formulário específico, junto ao qual deverá ser encaminhada à planta com especificações técnicas destas instalações. O custo apresentado no formulário é de KVA, devendo ser o consumo de cada equipamento multiplicado pelo valor apresentado no respectivo formulário. Serão de responsabilidade dos Expositores quaisquer danos causados por conexões e/ou instalações de equipamentos que necessitem de força superior à solicitada. Finda a instalação, a MONTADORA OFICIAL fará uma vistoria nos estandes. Aqueles que não estejam com o consumo e dimensionamento elétrico de acordo com o solicitado não serão energizados. Qualquer excesso de consumo que for comprovado durante a realização do evento será cobrado do Expositor, à razão da taxa especificada, com acréscimo de 25% de multa. É terminantemente proibido o uso de iluminação que cause interferência nos equipamentos elétricos ou eletrônicos expostos em estandes de terceiros. Compete ao Expositor desligar a chave geral do seu estande no encerramento de cada jornada A energia geral do Centro de Convenções será desligada 30 (trinta) minutos após o horário de encerramento diário da Feira. A existência de aparelhos que necessitem de fornecimento contínuo de energia deverá ser informada à MONTADORA OFICIAL através de formulário específico. Os estandes básicos, ficarão isentos da cobrança do uso de energia, desde que não ultrapassem o uso de um KVA por 9m².O valor do consumo de energia da iluminação básica não deve constar nesse calculo INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS : A instalação hidráulica constará de um ponto de fornecimento e um ponto de escoamento, sendo seu custo por ponto de fornecimento solicitado através de formulário específico. Temos este serviço disponível apenas para os estandes laterais, ou seja, os que estão próximos a parede. Não será permitida a confecção de extensão em ponto de água e a instalação de sanitários nos estandes TABELA AUXILIAR DE ELÉTRICA : Equipamentos Kw Equipamentos Kw Ar condicionado BTU s 1,85 Geladeira 0,80 Ar condicionado BTU s 2,25 Computador 0,50 Ar condicionado BTU s 2,75 Impressora 0,25 Ar condicionado BTU s 3,20 Televisor 0,30 Ar condicionado BTU s 3,60 Vídeo Cassete 0,30 Cafeteira Elétrica 0,80 Ventilador 0,10 Freezer 1,00 Lâmpada Fluorescente 20W 0,03 Frigobar 0,60 Lâmpada Fluorescente 40W 0,05 Forno de Microondas 1,20 Lâmpada HO 110W 0,14 Forno elétrico pequeno 1,00 Lâmpada Incandescente 100W 0,10 Forno elétrico grande 2,40 Lâmpada Halógena HQI 150W 0,15 7. MONTAGEM BÁSICA : Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 7

8 7.1. STAND BÁSICO : O Stand do tipo Montagem Básica será composto de carpete cinza do tipo forração colocado diretamente sobre o piso do local; paredes compostas de painéis TS na cor branca com 2,20 m de altura emoldurados em estrutura de alumínio na cor natural; iluminação composta de 1 arandela tipo spot light para cada 3m 2 ; 01 tomada de 110V, 60 Hz, 300W; testeira interiça com a dimensão de 3,00 x 0,30m, 01 mesa e 02 cadeiras. (NÃO é permitida a alteração da testeira, somente se for substituição da mesma por integral) DECORAÇÃO DOS STANDS : O estande será entregue conforme as especificações já detalhadas no item 7.1, às 08:00 do dia 28/10/14 início dos trabalhos de decoração e colocação de produtos, devendo estar totalmente pronto, com mercadorias expostas e embalagens retiradas até as 18:00 do dia 28/10/14. A decoração interna dos estandes é de livre escolha do Expositor, desde que observadas algumas limitações. A parede divisória dos estandes contíguos poderá ser retirada desde que não afete a segurança do conjunto Retirada e colocação de painel só poderá ser efetuada por pessoal especializado da MONTADORA OFICIAL, visto que qualquer material faltoso ou danificado será cobrado do expositor. A projeção horizontal de qualquer elementos decorativos, produtos ou equipamentos deverá estar totalmente compreendida nos limites da área locada. Somente será permitida a elevação de qualquer elemento de montagem acima de 2,20 m, até o limite máximo de 5,40 m com aprovação prévia e expressa da MONTADORA OFICIAL. Sob nenhum pretexto, o Expositor poderá decorar diretamente os painéis divisórios através de pintura, ou neles colocar pregos ou outro material que os danifique. (montagem básica) Cada equipamento elétrico a ser utilizado necessita de 01 (uma) tomada. Por motivo de segurança, não é permitida a utilização de conexões múltiplas de qualquer natureza. O Expositor que desejar um projeto especial para decoração do seu estande básico poderá solicitá-lo à MONTADORA OFICIAL, para que ela possa apresentar um projeto com o respectivo orçamento para a devida avaliação e aprovação. Só será permitida a confecção de Jardins e colocação de plantas ornamentais dispostos em vasos ou recipientes apropriados. Não será permitida, a utilização de terra, areia ou pequena pedra solta ELEMENTOS ADICIONAIS : O Expositor que desejar alocar elementos adicionais (mobiliário, equipamentos, entre outros) poderá solicitá-los à MONTADORA OFICIAL através de formulários específicos ou alugar de terceiros. Neste caso, deverá informar por escrito à PROMOTORA, o nome da empresa locatária, a relação do material, e a data da entrega preenchendo o formulário específico. 8. MONTAGEM ESPECIAL : 8.1. EXECUÇÃO : Em caso de Montagens Especiais, é de livre escolha do Expositor a empresa encarregada da execução do projeto, montagem ou decoração do(s) estande(s) locado(s). As áreas serão entregues demarcadas no piso do Pavilhão do Centro de Convenções, sendo obrigatório, no mínimo, a colocação de carpete diretamente no piso do local, parede divisória, iluminação e letreiros de identificação. Sugerimos, entretanto solicitar sempre orçamento à Montadora Oficial, que, por já contar com contingente, materiais e ferramentas no local, com vistas à montagem básica, possui condições privilegiadas para efetuar os serviços a preços mais competitivos. Além disso, tivemos a preocupação de negociar antecipadamente os preços dos itens mais comumente empregados em projetos especiais, de modo a garantir vantagens ao expositor. Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 8

9 Não serão permitidos, em hipótese alguma, trabalhos de montagem fora dos horários apresentados no item 2 deste Manual. De acordo com as normas do CENTRO DE CONVENÇÕES DA BAHIA não será autorizada montagem entre o horário: 18h00min as 08h00min, salvo autorização da PROMOTORA. Entretanto, a contratação de empresa especializada para efetuar montagem e desmontagem de projetos especiais, não isenta o expositor da responsabilidade em relação à PROMOTORA de apresentar e se responsabilizar pelos serviços desta montadora através de formulário específico. O Expositor deverá, apresentar a empresa montadora através do formulário específico. Somente após o completo preenchimento e envio deste, a MONTADORA OFICIAL credenciará a montadora como prestadora de serviços do Expositor. A Montadora Oficial do CIOBA não tem qualquer responsabilidade perante problemas estruturais nos estandes que optarem pela Montagem Especial de Montadoras terceirizadas. Neste caso, a responsável pela manutenção e assistência técnica a seu cliente será a Montadora Contratada. Todas as Montadoras de Stands Especiais serão obrigadas a apresentar a RRT (Registro de Responsabilidade Técnica) por Stand a ser montado com o respectivo projeto para avaliação e aprovação para montagem. Esta é uma das condições para que as Montadoras tenham acesso ao local do Evento para montagem do stand contratado PRAZO : Todas as Montadoras envolvidas nas montagens de Stands do Evento CIOBA deverão estar com seus serviços finalizados até as 18:00 do dia 27/10/14 para que os Expositores possam ter acesso aos stands para decoração /arrumação interna. Assim sendo, todas as montadoras deverão retirar todos os materiais de montagem, liberando e desimpedindo os corredores. Só será permitido trabalho de finalização no interior dos estandes, desde que nenhum material ou entulho seja colocado nos corredores. O prazo final para conclusão dos serviços de Decoração e Arrumação dos stands é dia 28/10/14, até às 18: MULTA POR ATRASO : O expositor que não tiver com o stand montado e decorado dentro do prazo estipulado pagará à PROMOTORA uma multa de R$ 200,00 (duzentos reais) por hora de atraso, e terá que parar no estágio que tiver até às 18:00 do dia 28/10/14, retornando o processo, caso a PROMOTORA/MONTADORA OFICIAL julgue necessário e procedente, no dia seguinte a partir das 8:00 h da manhã até duas horas antes do início da Feira. Será fornecido um recibo após o pagamento NORMAS PARA PROJETOS ESPECIAIS : De modo a evitar problemas e o refazer de serviços, a demarcação do piso deverá ser confirmada pela Montadora ou Expositor, no Balcão de Atendimento ao Expositor, com a MONTADORA OFICIAL. Os projetos devem obedecer aos requisitos aqui especificados, e deverão ser apresentadas à MONTADORA OFICIAL até o dia 22/09/14, com planta baixa, elevações frontais e laterais, devidamente cotadas em escala, em 2 vias, com indicação dos materiais que serão utilizados. É obrigatória a construção de paredes divisórias em todo o perímetro limítrofe com outros estandes. A altura mínima é 2,20 m, a partir do piso do CCB. Nenhum elemento de montagem ou decoração poderá ultrapassar a altura máxima de 5,40 m. Uma via da planta ficará em poder da MONTADORA OFICIAL e a outra, depois de devidamente analisada e aprovada, será carimbada e devolvida ao Expositor. A planta carimbada deverá estar à disposição no estande, durante todo o período de montagem, não sendo aceita qualquer modificação na mesma, posterior à sua aprovação. A tabela abaixo determina as alturas máximas permitidas para quaisquer elementos componentes do estande e os recuos correspondentes obrigatórios nos limites com os estandes vizinhos. Altura Máxima (m) Recuo Mínimo (m) Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 9

10 2,20-3,20 0, No caso de máquinas ou equipamentos cuja altura seja superior à estabelecida, o Expositor deverá solicitar uma autorização especial junto à MONTADORA OFICIAL, anexando-a ao projeto do estande. Não poderão ser feitas construções em alvenaria. O piso existente não poderá ser demarcado com tinta, furado, receber colagem direta ou outros materiais. Ocorrendo qualquer dano, mesmo que acidental, o prejuízo será cobrado do Expositor causador, que se obriga a saldá-lo imediatamente. Deverá ser utilizado material antichama para revestimento do piso e do teto dos estandes. Para estandes com piso elevado, é obrigatória a construção de rampa que permita o acesso de deficientes físicos. A fim de evitar possíveis acidentes, os estandes que possuírem painéis de vidro na parte externa, deverão possuir também sinalização de alerta nos mesmos. Nenhum aparelho de ar condicionado poderá ser instalado de forma que se projete para os corredores de circulação. Nesses aparelhos é obrigatória a instalação de drenos, a fim de evitar que a água se espalhe sobre as vias de circulação. Os estandes com estruturas construídas deverão entrar no recinto do Evento para montagem na condição de semiprontos, faltando apenas os detalhes de acabamento final. Não será permitido lixar e/ou emassar as paredes dos stands. O trabalho com graxas, tintas, materiais corrosivos e outros do gênero não poderá ser realizado no local do Evento, para não causar danos a pessoas, aos Stands vizinhos e ao Centro de Convenções da Bahia. Favor consultar pessoal responsável da MONTADORA OFICIAL para identificar local apropriado para execução de tal serviço. As passagens (vias de circulação) não poderão ser utilizadas para deposito de materiais, ferramentas e/ou produtos a serem instalados ou utilizados no Stand. Toda operação deverá ser realizada dentro dos limites do próprio Stand NORMAS PARA STANDS DE 2 ANDARES : A área do 2º andar poderá ter, no máximo, 50% da área total do estande, devendo haver um recuo de, no mínimo 1,00 m dos limites perimetrais com as vias de circulação e com os estandes vizinhos. O 2º piso somente poderá ser utilizado para depósito, sala VIP ou sala de reunião, não podendo, de forma alguma, ser aberto ao publico. Na subida ao pavimento superior deverá constar uma placa que possua boa visibilidade e leitura, indicando a capacidade máxima de pessoas no 2º andar. Será responsabilidade do Expositor, controlar o número máximo de pessoas no pavimento superior. Aos projetos especiais de estandes de dois andares, quando enviados para aprovação, deverão ser anexados também, além do Projeto e Termo de Responsabilidade (formulário específico), os seguintes documentos: Demonstrativo do cálculo do engenheiro calculista; RRT (Registro de Responsabilidade Técnica) do engenheiro responsável e do calculista, assumindo a responsabilidade sobre os cálculos executados. As cópias dos documentos solicitados deverão ser enviadas à MONTADORA OFICIAL até o dia 22/09/14, juntamente com os demais documentos obrigatórios para Stands Especiais. 9. CREDENCIAMENTO : Todas as credenciais são pessoais e intransferíveis, sendo obrigatória a apresentação do documento de identidade do portador, caso solicitado. Credenciais utilizadas de forma indevida ou por terceiros serão apreendidas e não serão restituídas MONTAGEM E DESMONTAGEM : Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 10

11 As credenciais de montagem são destinadas ao pessoal das Montadoras e só dão acesso ao local do Evento nos períodos de montagem e decoração (24/10/14 e 28/10/14 8:00 às 18:00 h) e desmontagem (02/11/2014 à 03/11/2014 das 08:00 às 18:00). As Credenciais serão entregues a partir das 8h do dia 24/10/14 na entrada do local da montagem, no Balcão de Atendimento ao Expositor, a pessoa identificada como responsável pela retirada de acordo com relação passada em formulário específico. Para manutenção do estande durante o período de realização da feira no que diz respeito à estrutura o Expositor deverá solicitar Credencial de Serviço para Manutenção em Formulário específico, observando a quantidade limite EXPOSITORES : São credenciais, destinadas ao uso das empresas Expositoras e de seu pessoal, durante o evento. A Credencial de Expositor dará acesso ao Local do Evento em todas as suas fases, ou seja, Montagem e Decoração (24/10/14 e 28/10/14 8:00 às 18:00 h), Realização (29/10/14 a 01/11/14 8:00 às 20:00) e Desmontagem (do dia 02/11/2014 à 03/11/2014 das 08:00 às 18:00). Para cada 3m² o stand terá direito a 1 Credencial de Expositor, caso necessite de credenciais excedentes deverá fazer uma justificativa por escrito. As Credenciais estarão disponíveis a partir das 12:00 do dia 28/10/2014, no Balcão de Atendimento ao Expositor, no local do evento. Crachás de Expositores Preencher o formulário online, segundo o passo a passo abaixo. Este procedimento evitará espera em longas filas para retirada das credenciais de expositor. A confirmação do cadastro será enviada por , após a inscrição on-line e o encaminhamento dos nomes inscritos, juntamente com o nome da instituição usado no preenchimento do cadastro, para o filipeazevedo@gt5.com.br. Esses crachás não permitem o acesso ao Programa Científico. O dia 10 de outubro de 2012 será a data limite para a inscrição online e para o encaminhamento dos nomes inscritos, juntamente com o nome da instituição usado no cadastro, para o filipeazevedo@gt5.com.br. Passo a passo para inscrição online. 1º Passo - Acessar o site do XVI CIOBA 2º Passo Clicar no link Exposição 3º Passo Clique no botão Credencial Expositor Confirmado para fazer seu cadastro. 4º Passo Preencha todos os dados do formulário, lembrando que para cada cadastro um diferente. 5º Passo Responda a pergunta obrigatória Qual a numeração do seu estande? 6º Passo O nome da instituição inserido deverá ser o mesmo para todos os inscritos, pois será o nome que irá consta no crachá. 7º Passo - Encaminhar o nome da instituição usado no cadastro e os nomes dos inscritos para o filipeazevedo@gt5.com.br Obs.1: não serão emitidos novos crachás para os expositores durante o evento. Obs.2: não serão aceitos, após 15 de outubro de 2014, inscrições online e os encaminhamentos dos nomes dos inscritos, juntamente com o nome da instituição usado no cadastro. Recolhimento dos crachás Os expositores devem retirar seus crachás no balcão do expositor, na área de inscrição. As credenciais serão retiradas por uma única pessoa, mediante apresentação de documento de identificação. Os crachás não serão enviados com antecedência. As Credenciais estarão disponíveis a partir das 12:00 do dia 28/10/2014, no Balcão de Atendimento ao Expositor, no local do evento. Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 11

12 Acesso a área de Exposição Todos os congressistas inscritos no congresso serão admitidos gratuitamente na ár e a d e exposição. A área de exposição será aberta ao publico,de forma gratuita. O acesso será permitido mediante cadastro na secretaria e ou no site do CIOBA2014 através do link inscrições, optando pela categoria de visitante. Após o cadastro o crachá de identificação deve ser retirado na secretaria do evento IMPRENSA : As credenciais de Imprensa serão distribuídas somente pela assessoria de imprensa oficial do CIOBA. O Expositor que desejar utilizar seu próprio profissional deverá informar à PROMOTORA o nome da pessoa, a data e o horário da sessão de fotos e/ou filmagem, para confecção de credencial. Jornalistas e imprensa convocados por expositores deverão contatar a secretaria do evento para credenciamento. 10. ENTRADA E SAÍDA DE MERCADORIAS : O ingresso de materiais e mercadorias será feito exclusivamente pela entrada de cargas do 2 o Piso do Centro de Convenções da Bahia. É de responsabilidade dos Expositores a colocação e retirada de materiais, produtos e equipamentos no seu estande no local do Evento. Não deverá ser enviado nenhum tipo de equipamento, material ou produto para o local do Evento em data anterior à chegada do Expositor, ou responsável pelo estande. A PROMOTORA/MONTADORA OFICAL e a Administração do Centro de Convenções da Bahia não se responsabilizam pelo recebimento de qualquer encomenda destinada a Expositores. A Inspetoria de Trânsito de Mercadorias da Capital estará instalada na entrada de carga, fazendo vistoria de todo o material a ingressar no Centro de Convenções da Bahia, seja ele para venda, demonstração ou uso decorativo. Independente da fiscalização estadual, ao ingressar quaisquer materiais, produtos, equipamentos e outros (exceto folhetaria), o Expositor deverá entregar o Formulário correspondente e anexar Nota Fiscal. O Expositor que desejar instalar equipamento de grande porte em seu Stand deverá programar a entrada do mesmo antes do início da montagem. Para que a logística correspondente seja providenciada em tempo hábil, o expositor deve incluir os detalhes em seu projeto especial, para a devida aprovação, ou enviar à MONTADORA OFICIAL até 10/10/14, com as dimensões, peso e localização do equipamento no Stand. Por questões de segurança, não será permitido o tráfego de carrinhos e caixas grandes nos corredores durante o período de visitação do público. O reabastecimento do Stand deverá ocorrer conforme os dias e horários apresentados abaixo: - 29/10/14 a 01/11/14 das 08:00 às 10:00 - Após a inauguração da Feira, o reabastecimento dos stands só será permitido, diariamente nestes horários Normas estabelecidas pela SEFAF ( Secretaria da Fazenda): O RICMS/BA dispõe: DAS REMESSAS DE MERCADORIAS DESTINADAS A EXPOSIÇÃO OU FEIRA PARA COMERCIALIZAÇÃO DURANTE O EVENTO Art Nas remessas internas e interestaduais de mercadorias destinadas a comercialização em exposição ou feira, aplica-se o tratamento fiscal previsto para as operações realizadas fora do estabelecimento. Art Na hipótese de contribuinte de outra unidade da Federação que pretender comercializar suas mercadorias em exposição ou feira neste Estado, observar-se-á o seguinte: I - a documentação de remessa das mercadorias até o local do evento atenderá à legislação da unidade federada de origem; II - será devido a este Estado o ICMS correspondente às operações mercantis a serem realizadas durante o evento; Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 12

13 III - o expositor recolherá o imposto devido a este Estado antes do ingresso das mercadorias no território baiano, nos termos do art. 348, adotando-se como base de cálculo o preço de venda declarado pelo contribuinte; IV - o expositor emitirá nota fiscal a cada ato de comercialização de suas mercadorias no local do evento, com a observação: "O ICMS foi recolhido por antecipação". Art Quando for constatado, mediante ação fiscal, que a venda efetiva ocorreu com preço superior ao declarado, será exigida do contribuinte a complementação do imposto, sem prejuízo da aplicação das sanções previstas na legislação tributária. Art Em substituição ao tratamento previsto no art. 418, admite-se que o pagamento do imposto devido pelos expositores situados em outras unidades da Federação seja feito estimando-se uma venda efetiva de 60% das mercadorias remetidas para comercialização e em prazos especiais, desde que, com antecedência, a pessoa ou empresa promotora requeira e obtenha autorização do inspetor fazendário da circunscrição fiscal onde ocorrerá o evento. 11. EXTINTORES : Todo EXPOSITOR DE MONTAGEM ESPECIAL deverá manter em seu Stand, desde o inicio da montagem, durante toda realização do Evento, até o final da desmontagem, extintores de incêndio de CO2 (ou compatível com os materiais expostos), devidamente sinalizado, conforme apresentamos em tabela abaixo: Área do Stand (m2) Até 50,00 m2 De 51,00 até 100,00 m2 De 101,00 até 150,00 m2 De 151,00 até 200,00 m2 De 201,00 até 250,00 m2 Quantidade Extintores 1 unidade 2 unidades 3 unidades 4 unidades 5 unidades O serviço de locação de extintores de incêndio poderá ser solicitado através do Formulário especifico apresentado em anexo a este Manual. OBS. Stands básicos são isentos desta obrigação. 12. CENTRO DE CONVENÇÕES DA BAHIA - REGULAMENTO: O regulamento do Centro de Convenções da Bahia será parte integrante do manual do expositor e do contrato. Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 13

14 13. CHECK LIST MONTAGEM BÁSICA : MONTAGEM (Formulário 1): Preenchimento e envio do Formulário 1, confirmando a condição da opção pela Montagem Básica. Este Formulário é de caráter OBRIGATÓRIO. INSTALAÇÕES ELÉTRICAS (Formulário 3): Preenchimento e envio do Formulário 3 com a necessidade de Energia Elétrica para o bom funcionamento do Stand. Este Formulário é de caráter OBRIGATÓRIO. SERVIÇOS DE LIMPEZA (ÁREA COMUM) / MONTAGEM E DESMONTAGEM (Formulário 4): Preenchimento e envio do Formulário 4 para pagamento da Limpeza obrigatória durante a montagem e a desmontagem. Este Formulário é de caráter OBRIGATÓRIO. CROQUI DO ESTANDE E PONTOS SOLICITADOS (Fomulário 05): Preenchimento e envio do Formulário 5 indicando posição das tomadas, pontos de energia, hidráulica e telefone. Este Formulário é de caráter OBRIGATÓRIO. CRACHÁS DE APOIO (Formulário 7) : Caso o Expositor tenha algum tipo de prestador de serviço para durante o Evento, ele será obrigado a preencher e enviar este Formulário. Este Formulário é de caráter OPCIONAL. FUNCIONÁRIO RESPONSÁVEL P/ CONTATO EMERGENCIAL & DADOS PARA REEMBOLSO DA CAUÇÃO (Formulário 8): Preenchimento e envio do Formulário 8. Este Formulário é de caráter OPCIONAL. O não envio dos Formulários com os respectivos pagamentos das Taxas, colocará a Empresa Expositora em condição de débito, impedindo o acesso de todos os envolvidos no local do Evento. A liberação do acesso dar-se-á somente após a regularização do fornecimento dos Formulários devidos e dos pagamentos das respectivas Taxas. Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 14

15 14. CHECK LIST MONTAGEM ESPECIAL : APRESENTAÇÃO DA MONTADORA (Formulário 2): Preenchimento e envio do Formulário 2, informando a contratação de Montadora para efetuar os serviços de montagem, decoração, manutenção técnica e desmontagem de vosso estande. Este Formulário é de caráter OBRIGATÓRIO. INSTALAÇÕES ELÉTRICAS (Formulário 3): Preenchimento e envio do Formulário 3 com a necessidade de Energia Elétrica para o bom funcionamento do Stand. Este Formulário é de caráter OBRIGATÓRIO. SERVIÇOS DE LIMPEZA (ÁREA COMUM) / MONTAGEM E DESMONTAGEM (Formulário 4): Preenchimento e envio do Formulário 4 para pagamento da Limpeza obrigatória durante a montagem e a desmontagem. Este Formulário é de caráter OBRIGATÓRIO. CROQUI DO ESTANDE E PONTOS SOLICITADOS (Fomulário 05): Preenchimento e envio do Formulário 5 indicando posição das tomadas, pontos de energia, hidráulica e telefone. Este Formulário é de caráter OBRIGATÓRIO. CREDENCIAL DE MONTAGEM (Formulário 6): Preenchimento e envio do Formulário 6 com a Relação das pessoas que irão trabalhar na Montagem e Desmontagem do Stand. Este Formulário é de caráter OBRIGATÓRIO. CRACHÁS DE APOIO (Formulário 7) : Caso o Expositor tenha algum tipo de prestador de serviço para durante o Evento, ele será obrigado a preencher e enviar este Formulário. Este Formulário é de caráter OPCIONAL. FUNCIONÁRIO RESPONSÁVEL P/ CONTATO EMERGENCIAL & DADOS PARA REEMBOLSO DA CAUÇÃO (Formulário 8): Preenchimento e envio do Formulário 8. Este Formulário é de caráter OPCIONAL. PROJETO APROVADO : Todos os Expositores que optarem por montar seus Stands com outras Empresas Montadoras que não seja a Oficial, deverá apresentar o Projeto para devida Aprovação. Este procedimento é de caráter OBRIGATÓRIO. RRT : Todos os Expositores que optarem por montar seus Stands com outras Empresas Montadoras que não seja a Oficial, deverá apresentar o RRT (Registro de Responsabilidade Técnica) expedido pelo profissional responsável pelo Projeto. Este procedimento é de caráter OBRIGATÓRIO. O não envio dos Formulários com os respectivos pagamentos das Taxas, colocará a Empresa Expositora em condição de debito, impedindo o acesso de todos os envolvidos no local do Evento. A liberação do acesso dar-se-á somente após a regularização do fornecimento dos Formulários devidos e dos pagamentos das respectivas Taxas. Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 15

16 CADERNO DE FORMULÁRIOS Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 16

17 Data Limite para envio: 30/09/2014 FORMULLÁRI IO 01 PLAQUETA DE IDENTIFICAÇÃO Favor preencher os espaços abaixo com o nome que deverá constar na plaqueta de identificação que virá afixada na testeira à frente do estande. Nota: deve ser respeitado o limite de 15 (quinze) espaços, para um padrão de letra, em vinil preto, de 06 (seis) cm de altura, ou, senão, abreviar o nome. DIMENSÃO: 0,96m de comprimento x 0,26m de altura - PAINEL FORMICADO DE BRANCO (TS) Este formulário deverá ser enviado até a data limite acima, caso contrário a placa será confeccionada com a Razão Social simplificada que constar do contrato. ENVIAR VIA CORREIO OU PARA: MÓDULO Aos Cuidados de: Atendimento CIOBA 2014 Av. Aliomar Baleeiro, s/n, Lote 008, Cajazeiras, Salvador BA. CEP: Fone: (71) cioba2014@e-modulo.com.br OBS.: Montagem com outra montadora: Enviar até a data limite 30/09/2014, o projeto do estande juntamente com a RRT do CAU, e o Termo de Responsabilidade (Formulário 02 Termo de Responsabilidade), para a devida aprovação. Expositor: Estande N.: Razão Social: Tel.: Responsável pela solicitação: Assinatura Celular: Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 17

18 Data Limite para envio: 30/09/2014 FORMULÁRIO 02 PÁGINA 01 APRESENTAÇÃO DA MONTADORA Informamos que a Empresa Montadora: Razão Social: Tel.: Contato: Assinatura Celular: Foi por nós contratada para efetuar os serviços de montagem, decoração, manutenção técnica e desmontagem de nosso estande no CIOBA Obs.: Juntamente com este Formulário deverá ser encaminhada a lâmina anexa relativa ao Termo de Responsabilidade. ENVIAR VIA CORREIO OU PARA: MÓDULO Aos Cuidados de: Atendimento CIOBA 2014 Av. Aliomar Baleeiro, s/n, Lote 008, Cajazeiras, Salvador BA. CEP: Fone: (71) cioba2014@e-modulo.com.br Expositor: Estande N.: Razão Social: Tel.: Responsável pela solicitação: Assinatura Celular: Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 18

19 Data Limite para envio: 30/09/2014 FORMULÁRIO 02 PÁGINA 02 TERMO DE RESPONSABILIDADE Este Termo de Responsabilidade deve ser firmado pelo Expositor e sua Montadora. Considerando que a ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE ODONTOLOGIA SECÇÃO BAHIA está contratualmente obrigada a cumprir rigorosamente os prazos de ocupação e desocupação do espaço locado para realização do evento, sob pena de ser responsabilizada com multa e outras penalidades a título de perdas e danos, cabíveis na lei, torna-se imprescindível a formalização deste Termo, para fins de início da montagem/ desmontagem do estande. QUALIFICAÇÃO (Empresa Expositora), localizada na, nº, complemento, CEP, cidade, Estado, tel:, neste ato representada pelo(a) Sr(a)., cargo, documento de identidade nº, expedido pelo, doravante denominado(a) EXPOSITOR. (Empresa Montadora), localizada na, nº, complemento, CEP, cidade, Estado, , telefone nº (0 ), Fax nº (0 ), neste ato representada pelo(a) Sr(a)., cargo, identidade nº, expedido pelo, doravante denominado(a) MONTADORA. 1. O EXPOSITOR para os serviços de montagem de seu estande, no evento em questão, utilizará empresa especializada, que neste caso deverá firmar o presente TERMO DE RESPONSABILIDADE, na qualidade de MONTADORA. 2. Todas as regras e horários de montagem e desmontagem do estande estão expressamente definidas neste Manual do Expositor, os quais o EXPOSITOR e a MONTADORA declaram conhecer e se comprometem a cumprir todas as normas que envolvem a atividade ora objetivada. 3. Declaram-se cientes e de acordo que, a qualquer tempo, mesmo após o evento haver sido inaugurado, constatada pela MÓDULO (Montadora Oficial) ou pela ABO-BA, irregularidade, em decorrência da não observância às regras contidas no Manual do Expositor, estão sujeitas à multa de 10% (dez por cento) do valor total da área locada em favor da Associação Brasileira de Odontologia Secção Bahia e a não participação como MONTADOR/ DECORADOR nos futuros eventos da Associação Brasileira de Odontologia Secção Bahia. 4. Ocorrendo a desmontagem do estande fora do prazo expresso no Manual do Expositor, o EXPOSITOR e a MONTADORA ficarão solidariamente obrigados ao pagamento de multa em favor da Promotora (Associação Brasileira de Odontologia Secção Bahia), equivalente a R$ ,00 (cem mil reais), por dia, sem prejuízo da cobrança das perdas e danos e dos lucros cessantes, que eventualmente vier a sofrer a ABO-BA, em decorrência da atitude do EXPOSITOR e/ou MONTADORA. Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 19

20 5. Na hipótese do descumprimento do prazo de desmontagem do item 4 acima e no caso de interesse e necessidade da ABO-BA, poderá esta promover a seu próprio critério a remoção de qualquer tipo de bem, produto, equipamento ou material de propriedade do EXPOSITOR ou da MONTADORA, isentando-se de quaisquer responsabilidades relacionadas à furtos, danos ou avarias de qualquer natureza, cobrando ainda, a título de administração, a taxa de 20% sobre os custos de realização dos serviços de remoção, valores estes que serão acumulados com a multa estipulada no item 4 acima. 6. Todas as quantias devidas em decorrência deste termo de Responsabilidade serão cobradas por via executiva, na forma da lei processual civil vigente. Para tal finalidade, as partes, desde já, reconhecem tais valores como líquidos e certos. Local:, de de Assinatura do Expositor sob carimbo Assinatura da Montadora sob carimbo * * * * * * * * * * Manual do Expositor CIOBA 2014 Página 20