MANUAL DO EXPOSITOR 1

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1 MANUAL DO EXPOSITOR 1

2 AO EXPOSITOR Este Manual contém as informações necessárias para que você possa obter sucesso no 26º Congresso Brasileiro de Microbiologia. Ele foi elaborado com o objetivo de esclarecer eventuais dúvidas que antecedam ao evento. Tanto as normas e regulamentos quanto aos prazos de entrega dos formulários serão de fundamental importância para otimização de tempo. Estamos desde já à sua inteira disposição para quaisquer esclarecimentos que se façam necessários Coordenação da Feira De 02 a 06 de Outubro de 2011 Local: Rafain Palace Hotel e Convention Center Localização: Av. Olímpio Rafagnin, 2357 Foz do Iguaçu PR Realização e Organização Sociedade Brasileira de Microbiologia Av. Prof. Lineu Prestes, 2415 Cidade Universitária São Paulo, SP - Brasil Tel: (+5511) / sbm@sbmicrobiologia.org.br 2

3 ÍNDICE Informações Gerais 04 Horários, Prazos e Local 05 Procedimentos Gerais 06 Energia Elétrica 06 Brigada de Incêndio e Limpeza 06 Projetos Especiais 07 Extintores 07 Identificação do Estande Testeira 08 Danos e Retirada de Material 08 Consumo de Bebidas Alcoólicas e Cigarros 08 Vendas e Promoções 08 Normas de Segurança Obrigatórias 09 Trajes e Identificação (Equipamentos de Segurança) 09 Fiscalização do Ministério do Trabalho e Polícia Federal 10 Crachás 10 Check List do Expositor 11 Formulário 01 - Termo de Responsabilidade de Participação 12 Formulário 02 Solicitação de Credenciais para Expositor 13 Formulário 03 Controle de Bens Patrimoniais 14 Formulário 04 Controle de Energia Elétrica 15 Formulário 05 Prestadores de Serviços 16 Pág. 3

4 INFORMAÇÕES GERAIS MONTADORA OFICIAL LPR Ltda (Montadora de Stands) Av. Dr. Francisco Xavier Toda, 525 Londrina PR Contato em São Paulo: Aline Lannes e/ou Fabiana Dias CS2 Eventos Tel.: (11) ; AUDIO VISUAL Equalize Áudio e Eventos Ltda. Rua Capitão Acácio Pereira, 04 Foz do Iguaçu PR Contato: Martha Tel.: (45) contato@equalizee.com.br ECAD Av. Juscelino Kubitscheck, 1819 Vl. Paraguaia - Foz do Iguaçu PR Tel.: (45) RAFAIN PALACE HOTEL & CONVENTION CENTER Empresa Hoteleira Rafagnin Andreola Ltda Av Olímpio Rafagnin, 2357 BR 277, Cx Postal 252 Parque Imperatriz Foz do Iguaçu PR, CEP Tel.: (45) Fax: (45) CNPJ: / IE LIMPEZA E SEGURANÇA - IGUASSEG Rua Marechal Floriano Peixoto, 522 sala 01 - Foz do Iguaçu PR, iguasseg@iguasseg.com.br Tel.: (45) LINHAS TELEFÔNICAS/ INTERNET Tratar com Vera Maziero Tel.: (45) Fax: (45) REGIMENTO As relações entre PROMOTORA e os EXPOSITORES estão regidas pelo contrato e pelo presente MANUAL. 4

5 HORÁRIOS, PRAZOS E LOCAL MONTAGEM DE STANDS 28/09 a 01/10/2011 Das 8h00 às 19h00 ENTRADA DE MERCADORIA 28/09 a 01/10/2011 Das 8h00 às 19h00 REALIZAÇÃO DO EVENTO Vide Programação do Evento: HORÁRIO DA EXPOSIÇÃO: 02 a 05/10/2011 Das 13h00 às 20h00 06/10/2011 Das 8h00 às 12h00 SAÍDA DE MERCADORIA E DESMONTAGEM DOS STANDS 06/10/2011 Das 13h00 às 18h00 07/10/2011 Das 8h00 às 18h00 PRAZO PARA ENTREGA DE FORMULÁRIOS 31/08/2011 Até às 19h00 LOCAL Rafain Palace Hotel & Convention Center Av. Olímpio Rafagnin, 2357 BR 277, Caixa Postal 252 Parque Imperatriz, Foz do Iguaçu PR CEP

6 1) PROCEDIMENTOS GERAIS PAGAMENTOS EM ATRASO: O expositor deve efetuar todos os pagamentos referentes ao seu estande nas datas estabelecidas, quem estiver em atraso com seus pagamentos só receberá o estande, bem como as credenciais de acesso, mediante pagamento de qualquer débito pendente. FUNCIONAMENTO BÁSICO DO STAND: O expositor deverá manter seu estande aberto durante todo o horário informado neste manual, com a presença de pelo menos um representante habilitado a dar informações sobre os produtores e/ou serviços expostos. SEGURO: É de responsabilidade do expositor providenciar seu próprio seguro contra quaisquer riscos, em especial com relação ao seu pessoal funcional em serviço no evento, assim como em referência aos bens, produtos, equipamentos e materiais expostos ou utilizados em seu estande. Recomenda-se que o expositor faça uma apólice de seguro do tipo porta a porta, diretamente em seu local de origem. UTILIZAÇÃO DA IMAGEM SBM: Antes e durante a realização do evento, e com a finalidade única e exclusiva de divulgar sua participação, o expositor poderá utilizar livremente as imagens das peças gráficas da SBM em qualquer material decorativo ou publicitário relativo à sua participação no evento, devendo, contudo, fazer uma consulta prévia para conhecimento e autorização da PROMOTORA. PARTICIPAÇÃO DE TERCEIROS: Não será permitida a participação e/ou divulgação no recinto da feira, de produtos folhetos promocionais, logomarcas, ou a promoção de qualquer espécie, de instituição, empresa ou pessoa que não possuam um contrato vigente e documentado com a PROMOTORA. O descumprimento desta norma acarretará no recolhimento de produtos e materiais não autorizados, para posterior devolução. No caso de representantes ou distribuidores cuja participação é conjunta, a empresa expositora deverá solicitar autorização à PROMOTORA, informando, por escrito, a relação de suas representadas. 2) ENERGIA ELÉTRICA Será disponibilizado o equivalente a 01 (um) KVA por cada stand, sendo necessário o preenchimento correto do Formulário n. 04 para o cálculo correto da carga de energia total do Hotel Rafain Palace. Isso é fundamental para evitar quedas de energia, garantindo segurança para todos os Expositores. Para sua informação, consulte a tabela de consumo no próprio formulário. Caso o Expositor necessite de um consumo superior ao disponibilizado deverá antes do prazo fixado para envio do formulário entrar em contato com a Organização do Evento. A energia nos estandes será liberada no dia 02 de outubro de ) BRIGADA DE INCÊNDIO E EMERGÊNCIA Pronto Socorro: O Evento contará com Ambulância para atendimento emergencial. Recomendamos conhecer o local onde estará localizado. 4) LIMPEZA A Organizadora do evento será responsável pela limpeza das áreas comuns do evento, para limpeza de seu estande, favor entrar em contato com a fornecedora oficial: IGUASSEG Tel.: (45) ou no iguasseg@iguasseg.com.br 6

7 5) PROJETOS ESPECIAIS De modo a evitar problemas e o refazer de serviços, a demarcação do piso deverá ser confirmada pela Montadora ou Expositor, com a MONTADORA OFICIAL. Os projetos devem obedecer aos requisitos aqui especificados, e deverão ser apresentadas à MONTADORA OFICIAL até o dia 31/08/2011, com planta baixa, elevações frontais e laterais, devidamente cotadas em escala, em 2 vias, com indicação dos materiais que serão utilizados. É obrigatória a construção de paredes divisórias em todo o perímetro limítrofe com outros estandes. A altura mínima é 2,20 m. Nenhum elemento de montagem ou decoração poderá ultrapassar a altura máxima de 5,40 m. Uma via da planta ficará em poder da MONTADORA OFICIAL e a outra, depois de devidamente analisada e aprovada, será carimbada e devolvida ao Expositor. A planta carimbada deverá estar à disposição no estande, durante todo o período de montagem, não sendo aceita qualquer modificação na mesma, posterior à sua aprovação. A tabela abaixo determina as alturas máximas permitidas para quaisquer elementos componentes do estande e os recuos correspondentes obrigatórios nos limites com os estandes vizinhos. Altura Máxima (m) Recuo Mínimo (m) 2,20 3,20 0, No caso de máquinas ou equipamentos cuja altura seja superior à estabelecida, o Expositor deverá solicitar uma autorização especial junto à MONTADORA OFICIAL, anexando-a ao projeto do estande. Não poderão ser feitas construções em alvenaria. O piso existente não poderá ser demarcado com tinta, furado, receber colagem direta ou outros materiais. Ocorrendo qualquer dano, mesmo que acidental, o prejuízo será cobrado do Expositor causador, que se obriga a saldá-lo imediatamente. Deverá ser utilizado material anti chamas para revestimento do piso e do teto dos estandes. Para estandes com piso elevado, é obrigatória a construção de rampa que permita o acesso de deficientes físicos. A fim de evitar possíveis acidentes, os estandes que possuírem painéis de vidro na parte externa, deverão possuir também sinalização de alerta nos mesmos. Nenhum aparelho de ar condicionado poderá ser instalado de forma que se projete para os corredores de circulação. Nesses aparelhos é obrigatória a instalação de drenos, a fim de evitar que a água se espalhe sobre as vias de circulação. Os estandes com estruturas construídas deverão entrar no recinto do Evento para montagem na condição de semiprontos, faltando apenas os detalhes de acabamento final. Não será permitido lixar e/ou emassar as paredes dos stands. O trabalho com graxas, tintas, materiais corrosivos e outros do gênero não poderá ser realizado no local do Evento, para não causar danos a pessoas, aos Stands vizinhos e ao Centro de Convenções. Favor consultar pessoal responsável da MONTADORA OFICIAL para identificar local apropriado para execução de tal serviço. As passagens (vias de circulação) não poderão ser utilizadas para deposito de materiais, ferramentas e/ou produtos a serem instalados ou utilizados no Stand. Toda operação deverá ser realizada dentro dos limites do próprio Stand. 6) EXTINTORES Todo EXPOSITOR deverá manter em seu Stand durante toda realização do Evento, até o final da desmontagem, extintores de incêndio de CO2 (ou compatível com os materiais expostos), conforme apresentamos em tabela abaixo: Área do Stand (m2) x Quantidade Extintores: Até 50,00 m2-1 unidade A CONTRATAÇÃO dos extintores pode ser feita diretamente com a MONTADORA OFICIAL pelo corporativo4@cs2eventos.com.br A/C Aline Lannes. 7

8 7) IDENTIFICAÇÃO DO ESTANDE TESTEIRA A testeira de identificação do estande será fornecida pela empresa montadora e terá o tamanho de 0,98m x 0,46m sendo impresso o nome da empresa em letras helvéticas. O expositor deverá enviar o nome para testeira junto ao TERMO DE RESPONSABILIDADE até o dia 31/08/2011 para o corporativo4@cs2eventos.com.br A/C Aline Lannes. Não será permitida afixação de banners ou materiais que obstruam as testeiras dos estandes. 8) DANOS E RETIRADA DE MATERIAL O Expositor é responsável por indenizar qualquer dano referente à estrutura do Hotel Rafain Palace. Portanto recomendamos que haja verificação da área destinada ao estande, antes e após a sua liberação. Não será permitido que sejam efetuados furos no chão ou nos painéis TS dos estandes. Todos os dispositivos afixados nos estandes e material utilizado deverão ser removidos ao final do evento após as 13h00 do dia 06/10/2011. Vale ressaltar que não dispomos de local para guarda dos mesmos sendo de total responsabilidade do expositor despesas acarretados como resultado da não remoção de material ou objetos dos estandes. 9) CONSUMO DE BEBIDAS ALCOÓLICAS E CIGARROS É vedada a exposição, o ingresso ou consumo de bebidas alcoólicas na área da Feira, bem como fumar em qualquer área do Hotel Rafain Palace. Material impróprio para menores de idade deverá se tornar inacessível aos mesmos, de acordo com a lei em vigor. 10) VENDAS E PROMOÇÕES É terminantemente proibida a venda de produtos sem comprovação de origem no evento, estando sujeito a fiscalização pelos órgãos competentes (Receita Federal). Não será permitido distribuir qualquer tipo de material ou propaganda na parte externa do Centro de Convenções Rafain, nem deslocar pessoas invadindo os corredores e estandes de terceiros, exceto a distribuição feita nos próprios estandes (dentro deles). O Expositor que pretende realizar qualquer tipo de promoção deve consultar previamente a Comissão Organizadora para uma eventual aprovação. Procedimentos fiscais, IPI e ICMS É de responsabilidade exclusiva de o Expositor cumprir as exigências legais relativas aos procedimentos para remessa de mercadorias, equipamentos, produtos, utensílios, etc. A Coordenação da Feira isenta-se de quaisquer responsabilidades decorrentes da não observância das exigências legais do IPI e ICMS. Vendas realizadas no local do evento As Notas Fiscais de vendas serão emitidas pelo Expositor, por ocasião da entrega do produto, com destaque do ICMS, e lançamento do IPI quando devido. 8

9 11) NORMAS DE SEGURANÇA OBRIGATÓRIAS Não é permitido o armazenamento de produtos que possam colocar em risco a segurança e o bem-estar dos participantes do evento (produtos tóxicos, inflamáveis, explosivos etc.) Conforme relação de Normas Técnicas da ABTN. A promotora colocará uma equipe de Brigada de Combate a Incêndio, treinada para vistoriar estandes e orientar Expositores conforme as instruções técnicas do Corpo de Bombeiros de Foz do Iguaçu. Alertamos que, caso haja fiscalização do Corpo de Bombeiros, a responsabilidade pelo cumprimento das normas técnicas é exclusiva de cada Expositor, que fica sujeito às penalidades da lei. Aconselhamos aos Expositores e montadores utilizarem materiais anti-chamas no teto, no piso e na decoração do estande. É terminantemente proibido o uso de GLP, ou qualquer outro tipo de gás inflamável no interior do pavilhão. É proibido o funcionamento de motores de combustão interna ou outros equipamentos que venham a produzir qualquer tipo de gás, fumaça ou gordura no interior do pavilhão, a menos que tais equipamentos permitam uma instalação especial de exaustão, caso em que estará sujeito à aprovação da Organizadora. MATERIAIS PERIGOSOS: Quaisquer trabalhos com tintas, graxas, materiais corrosivos, pós e líquidos, devem ser realizados em recipientes próprios e equipamentos adequados, evitando danos e acidentes às pessoas, aos estandes vizinhos e ao pavilhão. 12) TRAJES E IDENTIFICAÇÃO Os expositores deverão portar permanentemente seus crachás de identificação no interior do evento, durante a montagem, a realização e a desmontagem. Todo funcionário, contratado das empresas expositoras e/ou serviços de terceiros, somente terão acesso ao Pavilhão portando credenciais de identificação, trajando uniforme ou camiseta, tênis ou sapatos. É Proibida a entrada e permanência de pessoas de calção, bermuda ou chinelos. EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL: Caberá ao expositor, montador e/ou terceiros contratados fornecer aos seus empregados e/ou contratados os equipamentos de proteção individual, necessários e adequados aos riscos do ambiente de trabalho. Estes equipamentos deverão estar em perfeito estado de conservação, utilização e funcionamento, garantindo a total segurança dos trabalhadores e das demais pessoas que se encontrarem no local. - Vidraceiros: Luvas de borracha antiderrapante. - Pintores: Luvas de borracha e máscaras de proteção. - Eletricistas: Luvas de borracha isolante na altura do cotovelo e calçada com solado isolante. - Pessoal de limpeza: Luvas de borracha ou couro e calçados fechados. A equipe de Brigada de Combate a Incêndio fiscalizará se as pessoas envolvidas na montagem e desmontagem estarão utilizando tais equipamentos de proteção. 9

10 13) FISCALIZAÇÃO DO MINISTÉRIO DO TRABALHO E POLÍCIA FEDERAL As providências necessárias para contratação de mão de obra temporária, bem como os documentos trabalhistas, deverão permanecer no seu estande para apresentação à fiscalização, caso a mesma ocorra. Procedimentos legais para contratação direta de mão de obra, tais como recepcionistas, garçons, vigias, limpadores, montadores e outros empregados prestadores de serviço de empresas contratadas pelo expositor, deverão obedecer ao disposto no artigo 443, parágrafos 1 e 2, letras A e B, da Consolidação das Leis do Trabalho, que regula a contratação de mão de obra temporária. Nestes casos, os documentos deverão permanecer em seu estande. Empregado do Expositor 2ª via da ficha de registro de empregado Empregados de empresas de prestação de serviços para terceiros Contrato de prestação de serviços 2ª via da ficha de registro ou cartão de identificação tipo crachá com os dados do empregado e empresa. Trabalhadores Temporários Contrato celebrado com a empresa de trabalho temporário e relação dos trabalhadores Registro no Ministério do trabalho Autônomos Cópia da inscrição do autônomo junto ao INSS A atividade de segurança privada é regida por Lei Federal. Para vigilância no que diz respeito à contratação específica de vigia de estande alertamos que, conforme determinação da Polícia Federal, não será permitida a prestação de serviços de pessoas e/ou empresas, não habilitadas legalmente. Deve o expositor exigir, por ocasião da contratação os documentos básicos expedidos pela Polícia Federal e encaminhá-los, juntamente, com o Formulário n. 05, à Coordenação da Feira: Autorização para Funcionamento Certificado de Segurança (válido por um ano) Contrato de prestação de serviços 2ª via da ficha de registro ou cartão de identificação tipo Crachá (I.N n.3 de 01/09/97) Registro de Vigilante no M.T.B.E. 14) CRACHÁS Os crachás dos expositores deverão ser retirados no CAEX mediante inscrição antecipada conforme Formulário n. 02 que deverá ser enviado a CS2 Eventos até o dia 31/08/2011 por corporativo4@cs2eventos.com.br A/C Aline Lannes 10

11 Manual do Expositor Enviou todos os formulários nos prazos solicitados? Check List do Expositor Contratou a vigilância e limpeza extra, caso necessário? Recepcionista e pessoal técnico necessário ao funcionamento do estande? Informou o que deverá constar na testeira superior do estande? Informou os nomes dos expositores de seu estande, para no máximo 20 crachás? Providenciou locação de equipamentos de informática áudio e vídeo? Providenciou material promocional? Escolheu os produtos que serão expostos e providenciou a lista de bens móveis e equipamentos? Providenciou a colocação dos produtos no estande? Providenciou reserva de Hotel? Providenciou meios de transporte em Foz do Iguaçu? Providenciou linha telefônica / internet / provedor? Seus aparelhos estão na voltagem local? Há transformadores, reguladores de tensão? Providenciou caso necessário uniforme para toda a equipe? 11

12 FORMULÁRIO 01 Termo de Responsabilidade de Participação DATA LIMITE: 31/08/2011 Pela presente assumimos total responsabilidade junto a Sociedade Brasileira de Microbiologia, organizadora do 26 Congresso Brasileiro de Microbiologia, por qualquer dano que venha a ser causado às instalações do Hotel Rafain Palace & Convention Center ou a terceiros e a prestadores de serviço contratados pela CS2 Eventos, desde a montagem, realização e desmontagem, conforme estabelecido nas Normas e Regulamentos deste Manual de Expositor. Concordamos em seguir fielmente as Normas de Montagem e Desmontagem, Cronogramas de horários e demais normas constantes no Manual do Expositor. EXPOSITOR Assinatura do Responsável e carimbo da empresa NOME PARA TESTEIRA EXPOSITOR: RAZÃO SOCIAL CNPJ: CONTATO/RESP.: ENDEREÇO: CEP: CIDADE: ESTADO: PAÌS: TELEFONE:( ) FAX:( ) IMPORTANTE: Enviar este formulário devidamente preenchido e ASSINADO - A/C Aline Lannes pelo FAX: (11) ou corporativo4@cs2eventos.com.br 12

13 FORMULÁRIO 02 Solicitação de Credenciais para Expositor DATA LIMITE: 31/08/2011 EXPOSITOR: FONE ( ) CONTATO: Estande n : Preencha o quadro abaixo para emissão de crachá. Nº Nome Completo RG. Nº Retirada das credenciais no Credenciamento dia. IMPORTANTE: Enviar este formulário devidamente preenchido para: A/C Aline Lannes pelo FAX: (11) ou corporativo4@cs2eventos.com.br 13

14 FORMULÁRIO 03 Controle de Bens Patrimoniais Entregar aos funcionários da Organização na entrada de material no Centro de Convenções EXPOSITOR / EMPRESA RG/CNPJ Responsável RG Item Material Próprio Marca Nº de Série / Cor Outros Complementos / /11 / /11 Data de Entrega Agente Responsável Data de Saída Agente Responsável IMPORTANTE: ESTE DOCUMENTO DEVERÁ SER ELABORADO EM 02 (DUAS) VIAS 14

15 FORMULÁRIO 04 Controle de Consumo de Energia DATA LIMITE: 31/08/2011 EXPOSITOR: FONE ( ) FAX ( ) CELULAR ( ) CONTATO: CONSUMO TOTAL DE ENERGIA EM KVA: Tabela de referência para cálculo de kva: EQUIPAMENTO kvas UTILIZADOS EQUIPAMENTO kvas UTILIZADOS Ar-condicinado BTU 1,10 kva Lâmpada Especial W 1,00 kva Ar-condicionado BTU 1,70 kva Lâmpada Fluorescente 20W 0,03 kva Ar-condicionado BTU 1,90 kva Lâmpada Fluorescente 40W 0,05 kva Ar-condicionado BTU 2,90 kva Lâmpada Halógena 300W 0,30 kva Ar-condicionado BTU 3,10 kva Lâmpada Halógena 500W 0,50 kva Ar-condicionado BTU 4,00 kva Lâmpada Halógena HQI 150W 0,35 kva Cafeteira elétrica caseira 0,80 kva Lâmpada HO (com reator) 110W 0,14 kva Cafeteira elétrica comercial 4,50 kva Lâmpada Incandescente 100W 0,10 kva Circulador de Ar/Ventilador 0,10 kva Lâmpada Mista 160W 0,16 kva Computador (CPU + Monitor) 0,50 kva Lâmpada Mista 250W 0,25 kva Forno elétrico grande 2,40 kva Lâmpada Mista 500 0,50 kva Forno elétrico pequeno 1,00 kva Máq. Escrever Eletrônica 0,10 kva Freezer horizontal/vertical 0,50 kva Microonda 1,20 kva Frigobar/Geladeira 0,30 kva Notebook 0,30 kva Impressora 0,25 kva Televisor colorido 0,30 kva Lâmpada Dicróica halógena 55W 0,06 kva Videocassete 0,30 kva IMPORTANTE: Enviar este formulário devidamente preenchido para: A/C Aline Lannes pelo FAX: (11) ou corporativo4@cs2eventos.com.br 15

16 FORMULÁRIO 05 Prestadoras de Serviço DATA LIMITE: 31/08/2011 EXPOSITOR: FONE ( ) CONTATO: Preencha o quadro abaixo para emissão de crachá. N SERVIÇO N SERVIÇO 1 AJUDANTE 3 RECEPCIONISTA 2 SEGURANÇA 4 MOTORISTA Nº NOME DA EMPRESA: ENDEREÇO: CIDADE: ESTADO: CEP.: CNPJ: INSC. EST.: FONE ( ) FAX ( ) CELULAR ( ) CONTATO: Nº NOME DA EMPRESA: ENDEREÇO: CIDADE: ESTADO: CEP.: CNPJ: INSC. EST.: FONE ( ) FAX ( ) CELULAR ( ) CONTATO: Observação: Caso sejam contratadas outras empresas prestadoras de serviços, sugerimos que sejam tiradas cópias deste formulário. IMPORTANTE: Enviar este formulário devidamente preenchido para: A/C Aline Lannes pelo FAX: (11) ou corporativo4@cs2eventos.com.br 16