ROTINA GERAL DE USO DO SISTEMA TELEFÔNICO

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1 ROTINA GERAL DE USO DO SISTEMA TELEFÔNICO 1. INTRODUÇÃO As pequenas, médias ou grandes empresas, dependem substancialmente de um bom sistema de comunicações, adequadamente projetado e operado. Os sistemas privados de telefonia alcançam, no mundo atual, tamanha importância e complexidade que, se houver um desempenho global deficiente, estará comprometida a própria eficiência da empresa. Neste sentido afirma-se que, à medida que tem-se uma melhor qualidade dos serviços telefônicos, em todos os aspectos, tem-se também, atingido o objetivo comum aos usuários e à empresa. 2. OBJETIVO A presente tem como objetivo, estabelecer os critérios para utilização dos telefones do Projeto FERROVIA NORTE SUL, o controle das ligações interurbanas e internacionais e dos telegramas fonados. 3. CONCEITOS E DEFINIÇÕES 3.1. CENTRAL TELEFÔNICA Denomina-se Central Telefônica, o conjunto constituído de local e equipamento telefônico centralizado, existente nas dependências do Projeto FERROVIA NORTE SUL. A Central PABX, instalada em nossos escritórios na Praça Pio X, n. 7, loja, está equipada para operar com 20 (vinte) troncos, com o número chave e capacidade de 130 (cento e trinta) ramais.

2 As categorias de ramais são as seguintes:. Privilegiado (P) - independente de auxilio da telefonista para gerar chamadas locais, no Município, bastando para tanto, discar o dígito 0 para obtenção da linha externa. No caso de ligação interurbana, haverá necessidade de solicitar através da telefonista, Ramal 300. O mesmo procedimento deverá ser adotado para as chamadas localizadas em áreas que o número do telefone seja iniciado pelo dígito 7.. Semi-Restrito (SR) - depende do auxílio da telefonista para gerar chamadas externas locais, bastando para tanto discar o dígito 9. Para o caso de ligações interurbanas deverá ser adotada a mesma rotina da categoria anterior.. Restrito (R) - destinado unicamente a comunicação interna nas dependências do escritório. Será feita e colocada em cada aparelho a categoria a que pertence ao lado do respectivo número, Por exemplo:. Ramal 240-P (significa Privilegiado). Ramal 204-SR (significa Semi-Restrito). Ramal 208-R (significa Restrito)

3 3.2. LIGAÇÃO TELEFÔNICA Ligação Telefônica é qualquer chamada telefônica através do equipamento a serviço ou de caráter particular, local, interurbano ou internacional Ligação Telefônica a Serviço Ligação Telefônica a Serviço é aquela realizada exclusivamente para assuntos de serviços e interesses do Projeto FERROVIA NORTE SUL Ligação Telefônica Particular Ligação Telefônica Particular é aquela realizada para assuntos que não sejam exclusivamente de serviço e interesse do Projeto FERROVIA NORTE SUL LINHA DIRETA Denomina-se Linha Direta, qualquer terminal de telefone instalado e desvinculado da Central Telefônica. 4. UTILIZAÇÃO DE TELEFONES Os telefones deverão ser utilizados, fundamentalmente, para assuntos da empresa, restringindo-se ao uso mínimo e pelo tempo indispensável RELAÇÃO DE DICAS PARA MELHORAR SUA COMUNICAÇÃO. Disque com calma, deixando o disco voltar sozinho. Não utilize para tal, canetas, lápis ou outros objetos que danifiquem ou desregulem seu equipamento.

4 . Não deixe o fone fora do gancho.. Consulte o catálogo telefônico com o fone no gancho.. Utilize o telefone somente para receber ou transmitir informações breves e objetivas.. Só inicie a discagem quando tiver certeza do número digitado; recebendo sinal de ocupado, aguarde pelo menos 3 minutos antes de efetuar nova tentativa.. Não deixe que as pessoas e objetos estranhos no seu trabalho dificultem seu desempenho.. Evite utilizar os ramais de categoria privilegiada para as ligações internas, isto é, se possuir ramal da categoria restrito.. Forneça o número correto do seu telefone: em caso de chamadas externas verifique se o seu ramal é categoria Semi-Restrito.. O pessoal de telecomunicações está à sua disposição para qualquer esclarecimento através do Ramal Procure não se ausentar da sala quando solicitar ligações interurbanas.. Habitue-se a informar à telefonista qualquer alteração na sua seção com relação a funcionários recém admitidos ou transferidos.. Para chamadas externas, aguarde o ruído, disque 0 e espere o novo ruído de discar da central urbana (não peça, portanto, auxílio à telefonista para tais ligações), se o seu ramal for privilegiado. Disque o número do assinante desejado. Se receber ruído de ocupado ao discar 0, isto significa que não há troncos livres. Espere um pouco e tente novamente.. Os aparelhos instalados nas recepções e copa dos andares, não estão autorizados a fazer ligações externas. Nestes ramais, se for discado o 0 será ouvido o ruído de ocupado. NÃO ADIANTA INSISTIR.. Telefones Úteis.

5 LOCAL RAMAL. Telefonista Interurbano 300 R. Telefonista Informações 300 R. Técnica e Manutenção 303 P. Portaria/Noturno 211 P. Recepção Loja 301 R. Recepção 6 andar 306 R. Recepção 7 andar 307 R. Recepção 8 andar 308 R. Recepção 9 andar 309 R. Recepção 10 andar 310 R. Recepção 11 andar 311 R. Recepção 12 andar 312 R. Copa R 4.2. LIGAÇÕES PELA CENTRAL TELEFÔNICA As ligações interurbanas e internacionais e os telefonemas para transmissão de telegramas fonados deverão, obrigatoriamente, ser completadas ou expedidas através da Central Telefônica, pelo ramal 300, com o auxílio da telefonista da empresa As ligações telefônicas interurbanas, internacionais e os telegramas fonados, de caráter particular, serão cobrados dos respectivos usuários, através de débito em folha de pagamento LIGAÇÕES POR LINHA DIRETA

6 As ligações telefônicas realizadas através das linhas diretas da empresa deverão ser controladas pelos respectivos responsáveis As ligações telefônicas, inclusive telegrama fonado, de caráter particular, realizadas por linha direta serão de responsabilidade do titular do aparelho LIGAÇÕES POR LINHA DIRETA PARTICULAR Quando, nas contas telefônicas de linha direta particular, constarem ligações interurbanas, internacionais ou telegramas fonados, que por indicação do usuário, terem sido realizadas a serviço, as mesmas serão absorvidas pelo Projeto FERROVIA NORTE SUL. 5. CONTROLE E ROTINAS 5.1. CONTROLE Caberá á telefonista da empresa, o controle através do formulário CONTROLE DE LIGAÇÕES TELEFÔNICAS (Modelo Anexo I), das chamadas interurbanas e internacionais, a serviço ou particular, efetuadas pela mesa e dos TELEGRAMAS FONADOS a serviço ou particular, expedidos por seu intermédio que será distribuído e ficará em posse das Secretárias As ligações interurbanas e internacionais e os telegramas fonados expedidos pelos telefones diretos, serão controlados e de responsabilidade dos respectivos usuários O controle, apropriação e cobrança das ligações interurbanas e internacionais e dos telegramas fonados a serviço ou particular, obedecerão a rotina específica ROTINA DE APROPRIAÇÃO DE CUSTOS DE LIGAÇÕES TELEFÔNICAS

7 Será dada a seguinte rotina para apropriação e cobrança de valores correspondentes a ligações telefônicas interurbanas, internacionais e telegramas fonados, a serviço ou particular As ligações telefônicas interurbanas, internacionais e telegramas fonados, a serviço ou particular, efetuados através da mesa telefônica, somente serão efetuadas mediante prévio fornecimento à telefonista do número de ordem constante no formulário CONTROLE DE LIGAÇÕES TELEFÔNICAS, devidamente autorizado pela Chefia imediata. Uma vez informado à telefonista o número de ordem do respectivo formulário, o mesmo deverá ser encaminhado ao Centro de Telecomunicações na Secretaria Geral (Loja), dentro de 24 horas para registro e controle Ao final de cada mês, capeados por relação discriminativa, os formulários de controle serão processados pelo Centro de Telecomunicações, que extrairá dos mesmos os dados necessários à elaboração de estatística e controle próprios Em se tratando de débito de empregados em processo de desligamento do projeto, tal informação deverá ser encaminhada a área administrativa para as devidas providências ROTINA DE CONTROLE DE CHAMADAS TELEFÔNICAS A telefonista será responsável pelo preenchimento do formulário CONTROLE DE CHAMADAS TELEFÔNICAS (Anexo II) a ser utilizado, para controle de ligações e respectivas requisições de:. Ligações ou telegramas a serviço;. Ligações ou telegramas particulares Informações que deverá conter o formulário

8 . Data. Número de Autorização. Nome do Solicitante. Ramal. Local do telefone chamado. Número do telefone chamado precedido do respectivo código DDD ou DDI. Nome da pessoa ou empresa chamada. Se autorização a Serviço (S) ou Particular (P). Telefonista Telegrama Fonado Para expedição de telegrama fonado, o texto deverá ser escrito no verso do respectivo formulário de solicitação e previamente apresentado ao expedidor (telefonista ou responsável por telefone direto). Aplicam-se no caso de telegramas, os mesmos procedimentos estabelecidos para ligações telefônicas, conforme subitem Mensalmente, os formulários preenchidos pela telefonista serão processados pelo Centro de Telecomunicações O Centro de Telecomunicações confrontará, a cada mês, os formulários preenchidos com as contas recebidas e lançará os respectivos valores das ligações e telegramas, adicionais respectivos (ISS Imposto sobre Serviços de Comunicação), no centro de custo Fará a alocação dos valores totais no centro de custo, para as

9 ligações a serviço Os valores das ligações e telegramas fonados particulares serão informados à área administrativa para devida cobrança As cópias dos formulários utilizados durante o mês contendo os valores das chamadas telefônicas a serviço (com indicação do centro de custo), e das chamadas telefônicas particulares (com indicação dos solicitantes), serão encaminhadas ao Centro de Telecomunicações, juntamente com as contas telefônicas para que seja efetuado o respectivo pagamento das contas à concessionária. 6. NÍVEL DA COMPETÊNCIA Serão isentos de autorização prévia para solicitação da ligação telefônica interurbana, internacional e telegrama fonado, particular ou a serviço:. Presidente. Diretores 7. VIGÊNCIA A presente ROTINA vigorará a partir de

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