Fecho de Projectos - Parte 2 P. Quais são os relatórios finais, acções necessárias e outras considerações principais associadas ao fecho do projecto?

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1 Definições Fecho Administrativo - Quando um Oficial de Acordos (AO) aprova um pedido da organização de despesas de fecho durante os 90 dias entre a data final da adjudicação e o envio do relatório final. Estas despesas podem apenas abranger despesas de fecho. Não estão cobertas outras despesas ou implementação. Não são aprovados mais nenhuns fundos. Portanto, uma organização deve ter fundos suficientes na sua adjudicação para cobrir estas despesas. Assunto: Gestão de Programa Fecho de Projectos - Parte 2 P. Quais são os relatórios finais, acções necessárias e outras considerações principais associadas ao fecho do projecto? R. Há várias tarefas associadas ao fecho, abrangendo todos os aspectos da gestão da sua organização, incluindo finanças e contabilidade, recursos humanos, inventário e gestão de propriedade, gestão de programa, elaboração de documentos contabilísticos, gestão de sub beneficiários e outras questões administrativas. Nesta segunda parte do número especial da enews NGOConnect dedicado ao fecho, iremos falar dos relatórios, das acções necessárias e de outras considerações principais associadas a estas áreas de gestão. Cada um dos pontos abaixo são aplicáveis à maioria, se não a todos, os beneficiários e sub beneficiários. Não se esqueça de rever os termos do seu acordo para confirmar quais são os requisitos aplicáveis à sua Referências Relatório de Transacções de Dinheiro Federal SF /sf272.pdf Número 2 do enews NGOConnect Envio do Formulário Padrão s/portuguese Centro de Experiência em Desenvolvimento Finanças e Contabilidade Relatórios e Formulários Enviar a Factura Final ou Pedir Pagamento Adiantado Envie a factura final ou o pedido de pagamento adiantado para o Governo dos EUA de acordo com os procedimentos estabelecidos pelo Departamento de Gestão Financeira da sua Agência financiadora. Alguns dos acordos podem exigir um Relatório de Transacções de Dinheiro Federal SF-272 final a 15 dias da data final da SF-425 Final Com data de entrega a 90 dias depois da data final da adjudicação, o SF-425 final pode estar sujeito aos ajustes do Acordo dos Índices de Custos Indirectos Negociados (NICRA) com base na sua ou na auditoria Federal. (Para dicas sobre o preenchimento do SF-425 final, consulte a barra lateral da página seguinte.) Relatório Final de IVA (Imposto Pago no Estrangeiro Envie um relatório para o seu Gestor de Actividade nacional resumindo todos os impostos pagos no estrangeiro pagos e reembolsados pelo governo anfitrião desde o último ciclo de apresentação de relatório de imposto. Se, numa data posterior, receber reembolso, deve enviar esses fundos para o Governo dos EUA. Acções obrigatórias Reembolsar os Fundos Restantes Reembolse o Governo dos EUA de todos os fundos restantes não gastos no prazo de 90 dias da data final da Página 1 de 5

2 2 Itens a Considerar SF-425 Final O Relatório de Estado Financeiro final inclui as actividades do último semestre, todas as transacções financeiras e as despesas e todos os totais cumulativos de toda a sua Este relatório é enviado utilizando o mesmo SF-425 que utiliza para enviar o seu Relatório de Estado Financeiro (para mais informações, consultar o Número 2 do enews NGOConnect sobre como preencher o SF-425). Os relatórios regular e final são idênticos à excepção do seguinte: O relatório final deve ser enviado 90 dias após o final da O Bloco 6 indica tratar-se do "Final Report (relatório final)". O Bloco 9, "Period Covered by this Report (período abrangido pelo relatório)", inclui as datas de toda a Contudo, os cálculos no corpo principal do relatório são os mesmos. Os cálculos do "This Period (período actual)" incluem o semestre final da adjudicação e os totais "Cumulative (cumulativos)" devem equivaler aos totais cumulativos gastos durante todo o período da Tome nota que a secção dedicada à "recipient share of outlays (comparticipação das despesas por parte do beneficiário)" é a secção onde o Governo dos EUA (USG) irá determinar se cumpriu a obrigação de custos não cobertos, caso seja aplicável. Certifiquese que esta secção inclui tanto as contribuições em espécie como em dinheiro do programa. Realização de Auditoria Realize e envie os resultados da sua auditoria anual tal como faria normalmente, mas certifique-se que o auditor também analisa o fecho da sua Controlo dos Gastos Acumulados Se a sua contabilidade é financeira, em vez de contabilidade de exercício, cria uma folha de cálculo especial para controlar os gastos acumulados durante os últimos três meses da sua adjudicação para controlar de perto os fundos restantes e por saldar. Documentação da Contribuição de Custos Não Cobertos Para garantir que os requisitos de custos não cobertos são cumpridos, documente as contribuições em espécie e em dinheiro. Algumas das organizações anexam um memorando ao SF-425 final que resume a contribuição de custos não cobertos, indicando se foi cumprida ou não. Finalizar o Índice de Custo Indirecto Se tiver sido atribuída à sua organização um Índice de Custo Indirecto provisório, este deve ser finalizado antes de enviar a factura final. Trate desta questão bem com o seu AO. Se o índice de custo final diferir do índice provisório, pode ter de reembolsar o Governo dos EUA pelos valores em excesso. Despesas efectuadas Não está autorizado a efectuar despesas após a data final da Poderá solicitar aprovação prévia do seu AO se previr a necessidade de efectuar despesas após o final da Liquidar fundos Apesar de não poder efectuar despesas após a data final da adjudicação, pode ainda ter obrigações pendentes de pagamento de facturas, etc, aos vendedores por despesas efectuadas antes da data final. Deverá pagar estas despesas e reembolsar o Governo dos EUA dos fundos restantes no prazo de 90 dias após a data final da Reconciliar Adiantamentos Se o pessoal ou os sub beneficiários receberam adiantamentos, certifique-se que estes enviam um relatório final de despesas e reembolsam, caso seja aplicável. Fechar as Contas Bancárias Quando já não forem necessárias, fechem as contas bancárias abertas para este programa. Recursos Humanos Destacar ou despedir pessoal Analise as necessidades de pessoal dos programas depois da conclusão do programa e despeça o pessoal que não possa manter. Certifique-se que cumpre as leis de trabalho locais ao despedir um funcionário. Gestão de Inventário/Propriedade Relatórios Enviar o Relatório de Inventário Final Envie com o relatório final, 90 dias após o final da adjudicação, uma lista detalhada indicando quais os itens foram eliminados de acordo com o plano de eliminado e tal como aprovado pelo Governos dos EUA. Cessar alugueres (se apropriado) Cesse os alugueres do espaço de escritório alugado que não planear utilizar depois da Página 2 de 5

3 Algumas organizações escolhem finalizar a relação com os seus sub beneficiários dias antes do final da Tal garante que o sub beneficiário não efectua despesas depois da data final da Reveja as Regulamentações de Utilização de Equipamento e Propriedade do Governo dos EUA O Governo dos EUA tem regras específicas para a venda e utilização do equipamento e bens financiados pelo Governo dos EUA. Certifique-se que revê estas restrições com atenção para garantir que os planos após a adjudicação para estes itens cumprem os termos do seu acordo. Obter Autorização para a Venda da Propriedade Deve ter autorização prévia do seu AO para vender o equipamento e stocks grandes de bens não utilizados adquiridos com os fundos do Governo dos EUA. Gestão do Programa Relatórios Envie o Relatório Final de Desempenho O prazo de entrega é 90 dias após o final da Certifique-se que envia os relatórios para o seu AOTRO/COTR e para o Centro de Experiência em Desenvolvimento ( beneficiários da USAID) se aplicável. Avaliação Final do Projecto Pense em contratar uma avaliação final do projecto no máximo seis meses antes do final da "Fecho" junto da comunidade Reúna-se com os principais intervenientes e beneficiários nas comunidades em que está a implementar os programas para partilhar informações e receber o feedback. Elaboração de Documentos Contabilísticos Acções Obrigatórias Manter os documentos contabilísticos Mantenha os documentos contabilísticos da sua organização e os documentos enviados para si pelos seus sub beneficiários durante três anos após o envio do SF- 425 final. Tome nota que o Governo dos EUA pode solicitar uma auditoria a esses documentos em qualquer altura durante esses três anos. Assim que o fecho for concluído, envie uma carta ao seu AO a confirmar que as principais actividades de fecho foram concluídas e guarde uma cópia para si. Registos dos Sub beneficiários Certifique-se que o(s) sub beneficiário(s) também mantêm os documentos contabilísticos e outros documentos associados à adjudicação durante três anos. Sub Beneficiários Acções Obrigatórias Recolha das Informações do Relatório Final É obrigado a incluir os dados do sub beneficiário nos relatórios finais de desempenho, financeiro e inventário. Cartas de Fecho aos Sub beneficiários Envie uma carta ao(s) sub beneficiário(s) para terminar formalmente a relação contratual. Este processo termina as suas obrigações e liberta-o de responsabilidade futura. Página 3 de 5

4 Para mais informações Para este ou outros números desta enewsletter, visite por favor O website é o portal dinâmico e interactivo dedicado à conexão e fortalecimento das Organizações Não Governamentais (ONGs), redes e organizações internacionais de apoio às ONGs. O financiamento desta publicação foi prestado pela Agência de Desenvolvimento Internacional dos EUA (USAID), ao abrigo do Programa de Parceiros Competentes (CAP). Os seus conteúdos, geridos pelo Programa de Parceiros Competentes (CAP), não reflectem necessariamente os pontos de vista da USAID ou do Governo dos EUA. Junho de 2009, FHI 360. Esta publicação pode ser fotocopiada ou adaptada para utilização não comercial apenas sem a autorização prévia, desde que seja mencionado o papel da FHI 360, CAP, MSI e USAID. Data Final de Fecho de Adjudicação Antecipada Algumas organizações escolhem cessar o trabalho com o(s) sub beneficiário(s) dias antes do final da adjudicação para que o fecho financeiro, as facturas finais, a eliminação de propriedade e o relatório final estejam concluídos antes da data final da Tal garante que o(s) sub beneficiário(s) não efectuam despesas depois da data final da Confirme que os sub beneficiários sabem que todas as despesas efectuadas após a data final da adjudicação não serão reembolsadas. Outras Questões de Gestão Administrativa Apólices de seguros Cancele as apólices de seguros de que já não precise. Contratos pendentes Cesse os contratos pendentes com os vendedores, consultores e outros fornecedores. Fecho do Escritório/Instalação Certifique-se que cumpre todas as obrigações associadas ao fecho do escritório e de outras instalações do programa. Por exemplo, se o escritório tiver sido partilhado com outros programas e tinham sido estabelecidos acordos para cobertura de despesas gerais do escritório, certifique-se que cancela esses acordos e informe os restantes ocupantes da sua intenção de esvaziar o espaço. Carta de Resumo de Fecho à Agência Financiadora Assim que o fecho for terminado, envie uma carta ao seu AO confirmando que as principais acções de fecho foram concluídas, incluindo o envio da factura final, do inventário e de outros relatórios para as partes apropriadas, bem como o fecho de todos os subcontratos e subacordos. Guarde esta carta junto do processo, já que a Agência financiadora poderá enviar uma carta pedindo uma actualização do fecho e poderá enviar a carta original. Página 4 de 5

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