Reconciliações Bancárias PEGAF 15 Procedimento Específico de Gestão Administrativo-Financeira

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1 Página: 1/6 1. OBJECTIVO E ÂMBITO Este tem por objectivo descrever a forma de refletir e fazer corresponder todos os movimentos contabilísticos aos movimentos bancários Abreviaturas e definições NA. 2. MODO DE PROCEDER Para que as reconciliações bancárias possam ser efectuadas é necessário que se garanta a realização das seguintes actividades: - Assegurar que todos os movimentos com correspondência bancária se encontram devidamente registados no sistema (EBS/PHC) Passos a desenvolver: 2.1. PHC 1-Módulo de Reconciliação bancária: Gestão Outras Opções de Tesouraria Extratos Bancários: Deverão ser executados os seguintes passos: Conta Bancária: Definição da conta bancária a reconciliar; Nº Extrato: Deverá ser dado um nome à reconciliação - Nº Mês/Ano; do Extrato: completa do mês a reconciliar; Saldo Inicial e Saldo Final: Referente ao extrato bancário do banco a reconciliar Selecionar a opção: Extrato

2 Página: 2/6 - Deverão ser reconciliados todos os movimentos contabilísticos com correspondência bancária - Por fim: Gravar a reconciliação bancária 2-Relatório de Reconciliação: na pasta partilhada 02 contabilidade e tesouraria / tesouraria / reconciliações bancárias deverá ser elaborado e guardado o relatório de reconciliação bancário, que contempla não só os movimentos contabilísticos sem correspondência bancária (identificados no ponto anterior) assim como os movimentos bancários (banco) sem correspondência contabilística. Finalizada a reconciliação, e se nesta persistirem movimentos pendentes (nomeadamente Pagamentos, Recibos, Transferência conta a conta), o relatório será enviado para o departamento financeiro para colaboração na resolução dos pendentes.

3 Página: 3/ EBS Em Oracle, as reconciliações bancárias são feitas de duas formas, em excel e em XRT. Excel - são feitas as reconciliações das contas bancárias para as quais não existe contrato de utilização do programa XRT: retira-se um extrato de movimentos bancários por banco (conforme descrito no manual de relatório de rotinas) reconcilia-se os valores com o extrato bancário, ficando pendentes aqueles que não têm correspondência. Conforme procedimento explicado no ponto 2 em PHC. XRT- software desenvolvido para gestão financeira, nomeadamente de reconciliação bancária. 1º Passo Confirmar os seguintes saldos: Saldo Contabilístico Saldo do extrato de conta em OBI (Oracle) Saldo Bancário Saldo do extrato bancário Relatório a ser utilizado: Procurar Registos - selecionar Banco ou Contabilidade selecionar o Banco Guardar - OK 2º Passo Reconciliação Automática: - Reconciliação de um movimento bancário com um movimento contabilístico, um movimento bancário com N movimentos contabilísticos um movimento contabilístico com N movimentos bancários ou N movimentos contabilísticos para N bancários;

4 Página: 4/6 - A reconciliação automática, irá reconciliar todos os movimentos para os quais exista uma regra de correspondência criada Relatório a ser utilizado: Reconciliação automática - selecionar data da reconciliação selecionar a conta bancária no segundo separador Guardar - OK 3º Passo Reconciliação Manual: - Reconciliação de um movimento bancário com um movimento contabilístico, um movimento bancário com N movimentos contabilísticos um movimento contabilístico com N movimentos bancários ou N movimentos contabilísticos para N bancários; - A reconciliação Manual, irá reconciliar todos os movimentos para os quais não exista uma regra de correspondência criada. Relatório a ser utilizado: Reconciliação manual - selecionar no separador Geral o banco pretendido e data de reconciliação Guardar OK

5 Página: 5/6 4º Passo Relatório de reconciliação por conta: Relatório a ser utilizado: Relatório de reconciliação por conta - selecionar no separador Geral o banco pretendido e data de reconciliação Guardar OK

6 Página: 6/6 O relatório de reconciliação deverá ser guardado na pasta respetiva da empresa: partilhada 02 contabilidade e tesouraria / tesouraria / reconciliações bancárias Finalizada a reconciliação, e se nesta persistirem movimentos pendentes (nomeadamente Pagamentos, Recibos, Transferência conta a conta), o relatório será enviado para o departamento financeiro para colaboração na resolução dos pendentes. 3. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO Documento Registo Designação Doc76 Doc77 Doc Fecho mensal da contabilidade Oracle Fecho mensal da contabilidade PHC Obrigações fiscais/contabilísticas e reporting informação 4. CONTROLO DE REGISTOS Identificação Documentos Enterprise, XRT, Excel Pasta reconciliações bancárias papel Organização Arquivo Indexação Compilação Responsável Local Tempo de Retenção Mensal Diárias 1 Analista Cópia de semana Informático de Cofre Segurança Mensais SI 10 anos Pasta na área Mensal Contabilidade e Mensal (reconciliações Tesouraria bancárias) 10 anos