MÉTODO ORDEM de Gerenciamento para Resultados em Comarcas e Varas Judiciais

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1 MÉTODO ORDEM de Gerenciamento para Resultados em Comarcas e Varas Judiciais I. NOÇÕES INTRODUTÓRIAS O O.R.D.E.M. é um método de gestão para resultados, que consiste na aplicação de mecanismos de racionalização do processo de produção e outros que, somados, garantem eficiência, satisfação e celeridade. É uma ferramenta que busca a efetiva e concreta aplicação do princípio da eficiência (art. 37, caput, da Constituição Federal) no serviço público. Representa as iniciais das frases: Organização do espaço de produção. Racionalização do processo de produção. Desenvolvimento dos recursos humanos. Excelência no atendimento. Motivação. A implantação do método dá-se em cinco fases: 1. Organização do espaço com melhor aproveitamento da área reservada à produção e aplicação de princípios da qualidade total. 2. Racionalização do processo de produção com a utilização de metas, padronização, priorização de tarefas, produção em série, triagem e separação etc. 3. Desenvolvimento dos recursos humanos com investimento no aprimoramento técnico e pessoal dos servidores. 4. Excelência no atendimento com a finalidade de torná-lo mais célere, personalizado, urbano etc. 5. Motivação dos envolvidos no processo de produção, via mecanismos motivacionais. 1

2 II. OBJETIVOS DO MÉTODO melhor estruturação e organização física do ambiente de trabalho; produção mais eficiente, célere, padronizada e satisfatória a todos; aprimoramento pessoal e técnico dos Servidores e Magistrados; atendimento ao público com excelência; aumento do grau de satisfação e motivação dos envolvidos no processo de produção. III. ORGANIZAÇÃO DO ESPAÇO DE PRODUÇÃO dos 5 S. O AMBIENTE DA QUALIDADE - Aplicação dos conceitos Como se organiza o espaço de produção? Inicialmente deve ser fotografado o local, registrando-se a situação atual de cada Vara. Na organização do lay-out interno da Escrivania é necessário proceder ao isolamento da área de produção daquela destinada ao atendimento do público externo, por meio de divisória. Neste momento, deve ser escolhido um local onde ficará o Escrivão, que lhe permita a visão do atendimento ao público e, concomitantemente, da área da produção interna (cumprimento, registro, autuação e juntada e atualização do Apolo). Oportuno consignar que o público não deve ter acesso, mesmo que visualmente, aos servidores que executam as atividades internas da escrivania. Definido o lay-out da escrivania, os móveis devem ser dispostos com o melhor aproveitamento do espaço. Somente deverão permanecer no local aqueles que forem efetivamente utilizados, evitando-se, por exemplo, que servidores tenham à sua disposição duas mesas. Há casos onde é disponibilizada uma mesa comum e outra de computador para quem apenas executa a atualização do Apolo. Ora, quem executa essa função não precisa de uma mesa comum! Oportuno consignar, que devem ser retiradas as gavetas das mesas e as portas dos armários, evitando que autos de processos e outros documentos fiquem em locais 2

3 que dificultem a fiscalização visual da execução dos trabalhos diários. Sugere-se que, onde não haja mesa apropriada para computador, a utilizada seja adaptada, embutindo-se os acessórios e periféricos do computador de modo a deixar sobre a mesa apenas o visor e a impressora. Quanto às prateleiras, estas devem permitir a visualização de etiquetas identificadoras dos números dos processos ali colocados, a fim de que estes sejam localizados sem que, para isto, tenha-se a necessidade de retirá-los. (v. foto nº ) III.I. Aplicação dos 5 S. A aplicação dos princípios da qualidade total para organização do espaço de produção dá-se por meio de 5 sensos ( 5S ): 1. Senso de utilização (Seiri); 2. Senso de ordenação (Seiton); 3. Senso de limpeza (Seisou); 4. Senso de saúde (Seiketsu); 5. Senso de autodisciplina (Shitsuke). 1. Senso de utilização Consiste no princípio de que só deve permanecer no setor de produção aquilo que é útil, ficando à mão apenas aquilo que é necessário. É comum deixarmos próximo a nós objetos que não utilizamos e que, sempre perto, nos incomodam, mesmo que visualmente. O que não for útil deve ser descartado e, posteriormente, disponibilizado às outras áreas, reciclado, vendido ou, até mesmo, doado. Na aplicação do senso de utilização é definida, previamente, uma área de disponibilização (local onde serão colocados os materiais disponibilizados). Em seguida, decidiu-se o que é útil na escrivania, bem como, os materiais necessários. É relacionado o material que não é útil e encaminhado para a área de disponibilização. Os objetos e materiais que, apesar de úteis, não são comumente utilizados, são transferidos para depósito da vara. 3

4 Nesta etapa dá-se a classificação de todos os objetos e recursos nos seguintes moldes: a) Materiais e objetos necessários para o trabalho. Estes permanecem na escrivania, sendo então aplicado o senso de ordenação; b) Materiais e objetos desnecessários para o trabalho (são colocados à disposição e removidos para a área de disponibilização). É comum constatarmos um excesso de mesas e cadeiras no interior das escrivanias. Comumente verificamos um grande número de carimbos sobre a mesa do escrivão, muitos deles há muito não utilizados. Tudo isto deve ser descartado. Definida e preparada a área de disponibilização (de descarte), deve ser divulgada sua localização e o procedimento padrão. Todos os materiais e objetos que saírem das escrivanias e gabinetes devem ser relacionados e entregues ao responsável por aquela área mediante recibo. O material recebido na área de descarte deve ser classificado do seguinte modo: Mobiliário, material de escritório etc; Equipamentos de informática; Documentação, papéis etc; Veículos; Sucatas e outros. Registrados os itens descartados de cada escrivania, a eles deve ser dada destinação (redistribuir para outra vara, vender, doar, destruir o que for inservível etc), bem como devem ser divulgados os resultados obtidos. São evidentes os benefícios proporcionados pela Organização do espaço de produção: Local de trabalho agradável; Liberação de espaços; Reaproveitamento e/ou melhor aproveitamento de recursos; Combate ao excesso de burocracia; Diminuição de custos; Economia de tempo; 4

5 Diminuição do cansaço físico; Melhoria do fluxo de pessoas e materiais; Maior facilidade para encontrar objetos e informações; Bem-estar pessoal; Conservação dos equipamentos; Prevenção de acidentes; Sentimento de excelência transmitido aos clientes; Servidores saudáveis e bem dispostos; Auto-inspeção e autocontrole; Melhoria contínua em nível pessoal e organizacional. 2. Senso de Ordenação Consiste no princípio de que deve haver um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar, enfim, um local certo para tudo que precisamos, de modo que tudo possa ser facilmente localizado quando necessário. É preciso definir, inclusive, critérios para guardar e localizar rapidamente os objetos. A ordenação deve ser, inclusive, agradável aos olhos. Tudo o que for usado constantemente deve ficar ao alcance das mãos. O que for usado ocasionalmente, próximo ao local de trabalho. O usado raramente, fora do local de trabalho. Deve-se ter um sistema de guardar e localizar rapidamente aquilo que se utiliza, fazendo uso, inclusive, da comunicação visual. Convém identificar os locais com etiquetas. Depois da triagem e separação dos processos, eles são colocados nas estantes de modo ordenado, segundo a fase em que se encontram, e devidamente etiquetados (ex: aguardando retorno de Carta Precatória, vindos do Gabinete etc). Convêm colocar próximo da mesa do escrivão a estante com os processos vindos do gabinete, do MP, da Defensoria, os processos que aguardam a expedição de algum documento, a atualização no Apolo e a juntada de algum documento. 5

6 Os processos a serem entregues, por carga, ao Ministério Público e Advogados devem ficar mais próximos de quem atende os Promotores e Advogados da Comarca. A mesa do escrivão deve permanecer em local que permita boa visualização da área de atendimento ao público e da área interna de produção. Enfim, tudo é ordenado de modo a aproveitar da melhor maneira possível a escrivania e o gabinete. 3. Senso de Limpeza. Este senso consiste no princípio de que devemos manter todo o ambiente limpo, não só fisicamente como também espiritualmente. Considera-se sujeira tudo o que incomoda, seja lixo, seja fofoca, inveja, pessimismo etc. Ao final de cada expediente, deve-se conferir se está tudo limpo e se nada está fora do seu lugar. Melhor que limpar é não sujar. Cria-se, assim, a cultura de: Educar para não sujar; Limpar o que está sujo; Inspecionar enquanto limpa; Descobrir e eliminar as fontes de sujeira; Distribuir amplamente recipientes de coleta de lixo. Cada servidor deve fazer sua parte, mantendo limpa sua área de trabalho. Trata-se de um trabalho de grupo e compete ao Escrivão fiscalizar todos os envolvidos. 4. Senso de Saúde favoráveis à saúde. Manter condições de trabalho, físicas e mentais, 6

7 Do latim salute, salvação, conservação da vida. (Fonte: Novo Dicionário Aurélio) Saúde é um estado de completo bem-estar físico, mental e social, e não apenas a ausência de doença ou enfermidade. (Definição da OMS) O senso de saúde nos leva a: Praticar os demais sensos (interação); Identificar e eliminar fontes de risco e de insalubridade; Cuidar do corpo e da mente; Estimular um clima de confiança, amizade e solidariedade; Embelezar o local de trabalho; Manter excelentes condições de higiene nas áreas comuns; Evitar abusos físicos e mentais. 5. Senso de auto-disciplina Consiste no princípio de que devemos manter e cumprir, à risca, os padrões estabelecidos. Combinou, tem que cumprir. Este senso nos induz a: Estar comprometido com padrões éticos e técnicos; Buscar melhorias, sempre; Compartilhar visão, missão, crenças, valores, padrões etc.; Reconhecer o esforço e incentivar a criatividade; Melhorar as comunicações em geral; Atribuir responsabilidades e delegar autoridade; Educar-se e educar continuamente, sem tréguas; Ser paciente e persistente na educação e treinamento. 7

8 O Método Ordem introduz no grupo várias características comportamentais, tais como as de: Promover a participação em todos os níveis da organização; Desenvolver equipes e lideranças; Incentivar a criatividade; Melhorar o ambiente de trabalho; Reduzir absenteísmo e rotatividade de pessoal; Aprender a mudar; Preparar o ambiente para a qualidade total, produtividade e sobrevivência; Envolver todas as pessoas da organização, visando ao crescimento do ser humano. IV. RACIONALIZAÇÃO DO PROCESSO DE PRODUÇÃO Racionalizar significa tornar mais eficiente, por métodos científicos, a execução das atividades desenvolvidas nos Gabinetes e Escrivanias Judiciais. Na aplicação do método: Procede-se à organização do processo de produção, para assegurar bons resultados por meio do estabelecimento de procedimentos padronizados; Adota-se a produção em série (triagem e separação de autos); Utilizam-se documentos padronizados (mandados, editais etc.), que facilitam a realização das tarefas, via ferramentas de informática (programa APOLO, formulários vinculados ao APOLO etc); Define-se o quadro de funções e responsáveis; Fixam-se metas de produção e controle diário (quantitativo, qualitativo e temporal). Resulta daí a desburocratização e queima de etapas desnecessárias (por exemplo, impulsionamento de feitos por certidão para atos 8

9 ordinatórios, o que reduz o desnecessário e excessivo número de processos conclusos), com resultados demonstrados em gestão à vista, além de reconhecimento e premiação dos mais produtivos. Organizado o espaço de produção, com a aplicação dos 5s, iniciam-se, efetivamente, as etapas da racionalização nos seguintes moldes: Definição do quadro de funções; Triagem e separação dos processos; Definição da meta de produção; Distribuição de serviços; Controle de produção; Impulsionamento por certidão; Produção no Gabinete; Controle de prazos ( em fase de desenvolvimento); Reuniões para verificação de resultados e trato de anomalias; Checagem da manutenção do padrão; Carga e devolução dos autos por leitura, via caneta ótica, em código de barras; Pesquisa do grau de satisfação dos clientes. IV.I. Definição do quadro de funções O método Ordem para fins de controle da produtividade, elegeu quatro funções que são executadas, internamente, na escrivania, em virtude de seu maior impacto no resultado final, quais sejam: a) Cumprimento (expedição de todo e qualquer documento); b) Registro, Autuação e Juntada; c) Atualização do Apolo e, finalmente, d) Atendimento ao público. 9

10 Cada servidor da Escrivania deverá desempenhar, no mês, apenas uma das funções acima especificadas, daí a necessidade de se definir, no início de cada período, o quadro de funções do Cartório (Anexo I, a, b, c). O objetivo deste quadro é definir o servidor responsável pela execução de cada uma das atividades desenvolvidas na Escrivania, retirando do Escrivão a obrigação de executar tarefas, tais como a de expedir mandados, ofícios, atualizar Apolo etc, evitando, dessa forma, que se desvie o seu foco de atuação, possibilitando-lhe a realização de tarefas atinentes ao seu cargo e tempo hábil para bem gerenciar a Escrivania. Em casos excepcionais, quando, no transcorrer do mês, algum servidor tiver que sair da função, por exemplo, em decorrência de licença médica, e for, em razão disso, substituído por terceiro, a produção do substituto deverá ser anotada na própria planilha diária daquele, bastando, apenas, atualizar o quadro de função e a planilha com o nome de quem assumiu a função, consignando-se tal fato nesta última. Para efeito de premiação, nesses casos, aplicam-se as regras estabelecidas neste manual, no capítulo VI (Motivação Procedimentos em caso de transferência de função). O quadro de função e quadros que o acompanham deverão ser atualizados mensalmente e afixado o primeiro no mural da Escrivania para conhecimento geral. IV.II. Triagem e separação dos processos Após a triagem, todos os processos do Gabinete e da Escrivania são colocados na estante de modo a facilitar sua localização e compilação, bem como, o acompanhamento visual, por parte do Magistrado e do Escrivão, da situação diária da Vara e da própria gama de serviços pendentes de execução. Para tanto é sugerida a disposição dos processos nas prateleiras nos moldes do anexo II, o que permite a proximidade do Escrivão daqueles que diariamente devem passar por suas mãos e que fiquem arquivados de modo ordenado e de fácil localização os processos para cumprimento etc. No gabinete os autos são separados e triados inicialmente por processos conclusos para sentença e para decisões interlocutórias/despachos de mero expediente. Numa segunda etapa, este último grupo é subdividido e colocado nas prateleiras conforme tabela de triagem, facilitando o manuseio dos feitos pelo Magistrado e agilizando o seu trabalho (Anexo III, a, b, c e d ). 10

11 Na escrivania os processos são separados e colocados nas prateleiras de modo que todos possam facilmente perceber, visualmente, a realidade do cartório, bem como a gama de serviços por fazer. Os autos são colocados na prateleira após triagem, na qual cada escaninho da estante será devidamente etiquetado, identificando a situação dos autos, tais como: a) Processos aguardando cumprimento, que serão subdivididos em urgentes e não urgentes, sendo estes discriminados por ano de distribuição. b) Processos e documentos aguardando registro, autuação e/ou juntada, também se levando em consideração os urgentes e não urgentes; c) Processos aguardando atualização do andamento no Apolo; d) Processos aguardando cumprimento de mandado por Oficial de Justiça; e) Processos vindos do gabinete do Juiz; f) Processos vindos das partes / Ministério Público etc.; g) Processos aguardando conferência de qualidade; h) Aguardando retorno de Carta Precatória; i) Aguardando publicação Edital; j) Aguardando manifestação da parte; k) Aguardando cumprimento de mandado; l) Aguardando resposta de ofício, AR etc. Reportamos o leitor à tabela de sugestão de disposição de prateleira acima especificada (anexo II). Oportuno consignar que os processos que aguardam cumprimento, atualização do Apolo, registro, autuação e juntada, os vindos do Gabinete e os que aguardam a conferência da qualidade devem estar dispostos o mais próximo possível da mesa do escrivão, facilitando o seu trabalho. O método Ordem introduz um conjunto de planilhas que permitem o gerenciamento constante das atividades desenvolvidas no Cartório. No primeiro dia do mês, o Escrivão deverá preencher a planilha inicial da escrivania, por meio da qual obterá as metas a serem cumpridas na escrivania, levando-se em consideração o estoque de trabalho existente e a média de produção ocorrida nos últimos meses, além de outros dados peculiares a cada atividade e Vara. Diariamente, o Escrivão enviará ao Gabinete os processos conclusos, devidamente triados. Em seguida, com base na meta de cada servidor, entregará a este o correspondente número de processos para execução 11

12 dos trabalhos (cumprimento, registro/autuação/juntada, atualização do Apolo), consignando na respectiva planilha diária de produtividade a quantidade e o número dos feitos entregues a cada servidor e, posteriormente, a quantidade de processos efetivamente cumpridos. Distribuído o serviço no cartório, o escrivão executará as funções atinentes ao seu cargo, entre as quais o próprio gerenciamento da escrivania, conferindo a qualidade do trabalho executado no cartório, lavrando certidões etc. IV.III. Definição da meta de produção. Preenchimento da planilha de DADOS PREENCHIMENTO INICIAL. Tanto a Escrivania quanto o Gabinete trabalharão com metas mensais de produção obtidas na planilha montada no primeiro dia de cada mês. Tais metas deverão ser dasafiadoras, porém jamais impossíveis de serem atingidas. Também deverão ser aferidas considerando os anseios do Magistrado Titular ou responsável pelo expediente e a peculiaridade de cada Vara. No primeiro dia útil de cada mês, encerradas a triagem e a separação dos processos, será preenchida a planilha inicial, pela qual será feito o cálculo da meta a ser cumprida naquele período. Por esta planilha serão calculadas as metas do Gabinete (número de audiências a serem realizadas, de sentenças e decisões/despachos a serem proferidos) e da Escrivania (número de processos que serão cumpridos, número de registros, autuações e juntadas, quantidade de andamentos processuais a serem atualizados no Apolo e, até mesmo, a quantidade de cumprimento de mandados pelos oficiais de justiça), tudo com base no estoque de processos existentes na Vara, a retrospectiva da produção nos últimos meses e as pretensões do Juiz Titular para aquele mês. Para realização do cálculo das metas e controle da produção diária de cada atividade monitorada, foi elaborado um sistema semiautomatizado, que realiza todos os cálculos necessários para o usuário, e, ainda, gera relatórios e gráficos, bastando a alimentação dos dados nas respectivas planilhas. Esse sistema, denominado de controle de produção, é um arquivo de computador que se utiliza do software Microsoft Excel. Como já mencionado acima, as metas são calculadas no primeiro dia útil do mês por meio do preenchimento da planilha denominada Planilha Dados Preenchimento inicial. (Anexos IV a XIII). 12

13 Nesta planilha devem ser inseridos dados relativos à identificação da Comarca, da vara, do mês e do ano, do Magistrado, do Escrivão e dos Servidores responsáveis pelas atividades que lhe são inerentes, além das informações alusivas ao estoque existente na Vara naquele dia e outros dados que demonstram a produção da Escrivania nos últimos meses, e a própria movimentação processual, incluindo aí, por exemplo, número de ações distribuídas, petições protocoladas etc. Existem blocos para inserção de informações relativas a cada atividade controlada, sendo que, uma vez preenchidos todos os campos, as metas mensais e diárias, individuais e por setor, aparecerão calculadas no canto direito da tela, possibilitando sua imediata reformulação para enquadramento em patamar desafiador, mas não impossível, com base nas pretensões do Magistrado e na realidade da Vara. Uma vez preenchida a planilha, as metas de todas as atividades estarão calculadas, sendo disponibilizado na seqüência um resumo geral, em quadro denominado metas estabelecidas (anexo IV), que deve ser impresso em duas vias, uma para ser afixada na Escrivania e outra para o Gabinete, devendo ser cientificados os servidores de suas respectivas metas. Além disso, tanto escrivania, quanto gabinete, deverão manter em arquivo próprio a planilha Dados Preenchimento Inicial. O preenchimento da planilha, acima nominada, ficará a cargo do Escrivão. Após o cálculo das metas, a planilha será apresentada ao Magistrado para ciência e validação ou eventual retificação da mesma. IMPORTANTE: A equipe de implantação do Projeto ORDEM fornece um arquivo de Excel, denominado Controle de Produção Matriz. Referido arquivo deve ser mantido intacto e inalterado, sendo que, no início de cada mês, deve o Escrivão abri-lo e, utilizando-se da opção Salvar Como, criar o arquivo referente ao mês. O novo arquivo teve ser nominado com o mês, ano, vara e Comarca, conforme os exemplos seguintes: VC-Cuiabá, significando a planilha de janeiro/2003, da 2 a. Vara Cível de Cuiabá; VCrim-Roo, significando a planilha de dezembro/2003, da 2 a. Vara Criminal de Rondonópolis, etc. Quando do preenchimento de referida planilha, deverá o escrivão consignar no cabeçalho os dados alusivos à Vara a que se destina, o mês de referência, nome do Magistrado e do próprio Escrivão. Ato contínuo, passará a ser estabelecida a meta do gabinete alusiva à realização de Audiências, prolação de Sentenças e de Decisões/Despachos. Em seguida, estabelecerá as metas da Escrivania. 13

14 IV.III.I. Cálculo das metas atinentes ao Gabinete. a) Cálculo da meta do número de audiências a serem realizadas no mês. (Anexo V) Deverá ser inserido na planilha o número de audiências já designadas para o mês, especificado por tipo de audiência, por exemplo, 08 (oito) instrutórias, 12 (doze) interrogatórios, 01 (uma) audiência admonitória e 02 (duas) visando à apresentação de proposta de suspensão condicional do processo. Também deve ser indicado o número de audiências realizadas nos últimos três meses, por exemplo, 44 (quarenta e quatro) audiências no mês de julho (1 o.mês), 50 (cinqüenta) no mês de junho (2 o.mês) e 48 (quarenta e oito) em maio (3 o.mês). Em seguida, será indicada a quantidade de dias do mês que o Magistrado realizará as audiências. Oportuno consignar que esta quantidade de dias úteis variará de acordo com cada Vara e mês. Se as audiências são realizadas em todos os dias da semana, bastará verificar quantos dias úteis teremos no mês de referência e preencher o respectivo espaço da planilha. Se o juiz, por exemplo, realiza audiências apenas as terças, quartas e quintas-feiras, então, com base nisso, indicaremos na planilha a quantidade de dias úteis levando-se em consideração apenas aqueles dias da semana. Partindo dessa última premissa, deverão ser consignados na planilha apenas 12 (doze) dias úteis. De posse de todos estes dados, bastará que o Magistrado indique a meta percentual pretendida e, conseqüentemente, teremos a meta em número de audiências que se pretende realizar por dia e no mês. No exemplo dado, a meta diária será, aproximadamente, de 02 audiências e a mensal de 19 audiências. É óbvio que, ao agendar uma audiência, tem-se em mente que o Magistrado pretende realizá-la na data aprazada. Entretanto, não podemos descartar as intempéries que poderão acontecer, tal como a não intimação do advogado para a audiência, o não-cumprimento do mandado em tempo hábil e outros motivos que poderão ocasionar a redesignação da referida audiência. Em razão disso é que é indicada uma meta percentual, embora, certamente, a pretensão seja alcançar 100% de realização de audiências designadas para o mês. No exemplo, levaremos em consideração que a meta pretendida é de 70%. Inserido este último dado, a planilha apresentará, automaticamente, a meta pretendida em número de audiências que se pretende realizar. No caso, a meta será de realização de, no mínimo, 19 (dezenove) audiências no mês. No último dia do mês, encerrada a pauta de audiência do dia, deverá o escrivão consignar na planilha SOBRAS (Anexo XIII.a) o número de audiências que foram redesignadas para os meses posteriores (Importante: essa planilha deve ser, impreterivelmente, preenchida no final do mês, sob pena de não 14

15 haver dados completos para se chegar ao resultado real de cumprimento da meta anteriormente fixada, isso em percentual). Oportuno esclarecer que as audiências redesignadas, porém realizadas no mesmo mês de referência, não deverão ser consideradas como redesignadas para efeito da planilha/cumprimento de meta. b) Cálculo da meta do número de Sentenças a serem proferidas no mês (Anexo VI). Deverá ser inserido na planilha o número de processos que estão conclusos aguardando prolação de sentença, especificado com base no código de triagem, por exemplo, 08 (oito) processos para sentença de mérito padronizável, 05 (cinco) para sentença de mérito não padronizável, 02 (dois) processos para sentença sem julgamento do mérito, nenhum processo aguardando homologação de acordo e nenhum para extinção de execução. Será registrado o número de processos que foram conclusos para prolação de sentença nos últimos três meses, por exemplo, 30 (trinta) conclusões no mês de julho (1 o. mês), 40 (quarenta) no mês de junho (2 o. mês) e 38 (trinta e oito) em maio (3 o. mês). Em seguida, será indicada a quantidade de dias úteis do mês. No mês de agosto de 2003, por exemplo, teremos 21 (vinte e um) dias úteis. De posse de todos estes dados, bastará que o Magistrado indique a meta percentual pretendida e, conseqüentemente, teremos a meta em número de sentenças que se pretende prolatar no mês. No exemplo, levaremos em consideração que a meta pretendida é de 70%. Inserido este último dado, a planilha apresentará, automaticamente, a meta pretendida no mês, mais precisamente, 21(vinte e uma) sentenças no mês e média de 01(uma) sentença a ser proferida por dia. No último dia do mês, encerrada a devolução de feitos por parte do Magistrado, o escrivão deverá consignar na planilha SOBRAS o número de processos que restaram no gabinete para sentença e que serão transferidos para serem julgados no mês seguinte. (Importante: essa planilha deve ser, impreterivelmente, preenchida no final do mês, sob pena de não haver condições de se chegar ao resultado real de cumprimento da meta anteriormente fixada, isso em percentual). Oportuno esclarecer que sentenças padronizáveis são aquelas que permitem a padronização com modelos, enquanto, por óbvio, as não padronizáveis são aquelas que não permitem tal expediente. 15

16 c) Cálculo da meta de Decisões Interlocutórias/Despachos de mero expediente a serem proferidos no mês. (Anexo VII) Deverá ser inserido na planilha o número de processos que passaram do mês anterior para este mês e que estão conclusos aguardando decisões interlocutórias e despachos de mero expediente (sobra do mês anterior), por exemplo, 100 (cem) processos. Devem ser indicados o número de ações distribuídas e o número de processos que foram conclusos para decisões/despachos nos últimos três meses, por exemplo, 40(quarenta) ações distribuídas em julho, 45 (quarenta e cinco) em junho e 50 (cinqüenta) em maio, bem como, 304 (trezentos e quatro) conclusões no mês de julho (1 o. mês), 350 (trezentos e cinqüenta) no mês de junho (2 o. mês) e 306 (trezentos e seis) em maio (3 o. mês). Em seguida, será indicada a quantidade de dias úteis do mês. No mês de agosto de 2003, por exemplo, teremos 21 (vinte e um) dias úteis. De posse de todos estes dados, bastará que o Magistrado indique a meta percentual pretendida e, conseqüentemente, teremos a meta em número de decisões que se pretende prolatar no mês. No exemplo, levaremos em consideração que a meta pretendida é de 70%. Inserido este último dado, a planilha apresentará, automaticamente, a meta pretendida no mês, mais precisamente, 224 (duzentas e vinte quatro) decisões no mês e média de 11(onze) decisões a serem proferidas por dia. Importante lembrar, que para anotação na planilha não há distinção entre despachos de expediente e decisões interlocutórias, o que será feito quando do lançamento no sistema APOLO. Oportuno esclarecer também que fica a critério do Magistrado de cada vara definir o que é decisão interlocutória e despacho, bem como, a quantidade (numérica e em percentual) da meta a ser cumprida em seu gabinete. Os exemplos dados seguiram uma meta à base de 70%, porém, este número pode oscilar a contento do Magistrado. IV.III.II. Cálculo das metas atinentes a escrivania Em seguida, passa-se à aferição das metas da escrivania, mais precisamente, relacionadas ao Cumprimento de despachos/decisões/sentenças/outros, Registro/autuação e juntada de documentos, Atualização de andamento dos processos no Apolo e, finalmente, Cumprimento de mandados pelos oficiais de justiça. a) Cálculo da meta de processos a serem impulsionados por Certidão a serem efetuados no mês (Anexo VIII). 16

17 Deverá ser inserido na planilha o número de processos que estão na prateleira do cartório aguardando impulsionamento por certidão (sobra do mês anterior) e o número de processos que foram impulsionados por certidão nos últimos três meses. Hipoteticamente vamos considerar que existem 20 (vinte) processos aguardando impulsionamento por certidão e que foram impulsionados nos últimos três meses 150 (cento e cinqüenta), 180 (cento e oitenta) e 190 (cento e noventa) processos, respectivamente. Feitas as devidas anotações, será indicada a quantidade de dias úteis do mês (21 dias em agosto de 2003). De posse de todos estes dados, bastará que o Magistrado, ou Escrivão por ele autorizado, indique a meta percentual pretendida e, conseqüentemente, teremos a meta em número de processos que se pretende impulsionar por certidão no mês. No exemplo, levaremos em consideração que a meta pretendida é de 70%. Após isto, a planilha já indicará a meta mensal e diária da escrivania, no caso, cerca de 06 (seis) certidões diárias e 121 (cento e vinte e uma) no mês. b) Cálculo da meta de cumprimento (expedição de documentos) (Anexo IX) Deverá ser inserido na planilha o número de processos que estão na prateleira do cartório aguardando cumprimento (sobra do mês anterior), número estimativo de processos que iriam à conclusão, mas acabarão gerando dois cumprimentos no mesmo mês e, finalmente, número total de processos em tramitação na Vara. Oportuno esclarecer que o processo gera, em regra, um cumprimento no mês, aguardando, em seguida, por exemplo, a manifestação da parte, o retorno de carta precatória etc, para, somente depois disso, seguir concluso (o que, provavelmente, não acontecerá naquele mesmo mês!). Entretanto, ainda no mês do cumprimento, o prazo pode expirar sem a ocorrência do ato esperado, o que poderá resultar na geração de um segundo ou mais cumprimentos (p.ex.: expedição certidão, de mandado de intimação etc). A incidência destes casos deve ser considerada na planilha de verificação da meta de cumprimento. Exemplifiquemos na prática. O Defensor foi intimado dia 04 de agosto de 2003, para apresentar defesa prévia em processo crime. Se a defesa for apresentada, caberá ao Escrivão apenas enviar conclusos os autos do processo em tela ou aguardar audiência previamente designada (não gerando aí a expedição de documento algum por parte da escrivania). Não sendo apresentada defesa preliminar, caberá ao escrivão expedir certidão nos autos sobre tal fato (prazo expirou in albis) gerando, aí, dois cumprimentos no mesmo mês, para, depois, enviar ao magistrado que, por sua vez, poderá determinar, entre outras providências, a expedição de novo mandado de intimação. 17

18 Importante anotar que será considerado como cumprimento a expedição de qualquer documento (mandado, ofício, certidão, etc) e que, para lançamento na planilha diária (n. IV.V, letra d, infra), cada processo integralmente cumprido será considerado um (01) cumprimento, independentemente do número de documentos expedidos. Feitas as devidas anotações, será consignada a quantidade de dias úteis do mês (21 dias em agosto de 2003). De posse de todos estes dados, bastará que o Magistrado, ou Escrivão por ele autorizado, indique a meta percentual pretendida e, conseqüentemente, teremos a meta em número de cumprimentos que se pretende realizar no mês. No exemplo, levaremos em consideração que a meta pretendida é de 70%. Após isto, a planilha já indicará a meta mensal e diária da escrivania, no caso, 40 (quarenta) cumprimentos/dia e 854 (oitocentos e cinqüenta e quatro) por mês. Então deverá ser consignado na planilha o(s) nome(s) do(s) servidor(es) que irá (ão) desempenhar aludida atividade. Se apenas um servidor estiver no cumprimento de expedientes, a meta individual continuará a mesma da escrivania. Se houver mais de um servidor na atividade, a meta individual de cada um destes também será calculada. No caso de haver dois servidores no cumprimento, por ex., a meta individual será 20 (vinte) cumprimentos dia e 427 (quatrocentos e vinte e sete) no mês. c) Cálculo da meta de Registro-Autuação- Juntada a serem efetuados no mês. (Anexo X) Deverá ser inserido na planilha o resultado da soma do número de documentos que estão na prateleira aguardando registro, autuação e/ou juntada Feita referida somatória, será anotada a quantia de petições protocoladas nos últimos três meses que, hipoteticamente, consideramos como sendo 200 (duzentos), 210 (duzentos e dez) e 220 (duzentos e vinte), respectivamente e a quantidade de dias úteis do mês (21 dias em agosto de 2003). De posse de todos estes dados, bastará que o Magistrado, ou Escrivão por ele autorizado, indique a meta percentual pretendida e, conseqüentemente, teremos a meta em número de registro/autuação/juntada que se pretende executar no mês. No exemplo, levaremos em consideração que a meta pretendida é de 70%. Após isto, a planilha já indicará a meta mensal e diária da escrivania, no caso, 73 (setenta e três) registros/autuação/juntada por dia e (um mil quinhentos e trinta e seis) por mês. Então deverá ser consignado na planilha o(s) nome(s) do(s) servidor(es) que irá(ão) desempenhar aludida atividade. Se apenas um servidor estiver no registro/autuação/juntada, a meta individual continuará a mesma da escrivania. Se houver mais de um servidor na atividade, a meta individual de cada um destes também será calculada. No caso de haver três servidores, por ex., a meta individual será 24 registros/autuação/juntada/dia e 512 (quinhentos e doze) no mês. 18

19 d) Cálculo da meta de atualizações no Apolo a serem efetuados no mês. (Anexo XI) Deverá ser inserida na planilha o número de processos que estão na prateleira do cartório aguardando atualização do Apolo (sobra do mês anterior). A título de exemplo, consignaremos haver 200 (duzentos) processos aguardando atualização. Feita esta anotação, será consignada a quantidade de dias úteis do mês (21 dias em agosto de 2003). De posse destes dados, bastará que o Magistrado, ou Escrivão por ele autorizado, indique a meta percentual pretendida e, conseqüentemente, teremos a meta do número de atualizações no Apolo que se pretende digitar no mês. No exemplo, levaremos em consideração que a meta pretendida é de 70%. Após isto, a planilha já indicará a meta mensal e diária da escrivania, no caso, 133 (cento e trinta e três) atualizações/dia e 2794 (dois mil setecentos e noventa e quatro) por mês. Então deverá ser consignado na planilha o(s) nome(s) dos servidores que irá(ão) desempenhar aludida atividade. Se apenas um servidor estiver responsável pela atualização, a meta individual continuará a mesma da escrivania. Se houver mais de um servidor na atividade, a meta individual de cada um destes também será calculada. No exemplo dado há apenas um servidor atualizando o Apolo. e) Cálculo da meta de atendimentos ao público com excelência a serem efetuados por servidor no mês. (Anexo XII) Deverá ser inserido na planilha apenas o número médio mensal de atendimento ao público que tem sido feito na escrivania. A título de exemplo, consignaremos haver média de 320 (trezentos e vinte) atendimentos por mês. Feita esta anotação, será consignada a quantidade de dias úteis do mês (21 dias em agosto de 2003). De posse destes dados, levaremos em consideração que a meta pretendida é de 100%, pois todo atendimento haverá de ser com excelência. Após isto, a planilha já indicará a meta mensal e diária da escrivania, no caso, 15 (quinze) atendimentos/dia por servidor e 320 (trezentos e vinte) por mês. Em seguida deverá ser consignado na planilha o(s) nome(s) do(s) servidores que irá(ão) desempenhar aludida atividade. Se apenas um servidor estiver no atendimento ao público, a meta individual continuará a mesma da escrivania. Se houver mais de um servidor na atividade, a meta individual de cada um destes também será calculada. No exemplo dado há apenas um servidor atendendo ao público. 19

20 Oportuno consignar que o atendimento ao público deverá ser realizado através de ficha de atendimento eletrônico existente no Apolo, migrando para a planilha os dados/números decorrentes daquele atendimento. f) Cálculo da meta de mandados a serem cumpridos pelos oficiais de justiça no mês. (Anexo XIII) Deverá ser inserida na planilha o número de processos que estão na prateleira do cartório aguardando cumprimento de mandado pelos oficiais de justiça (sobra do mês anterior). A título de exemplo, consignaremos haver 47 (quarenta e sete) processos aguardando cumprimento de mandado. Feita esta anotação, será consignada a quantidade de dias úteis do mês (21 dias em agosto de 2003). De posse destes dados, bastará que o Magistrado, ou Escrivão por ele autorizado, indique a meta percentual pretendida e, conseqüentemente, teremos a meta em número de mandados que se pretende cumprir no mês. No exemplo, levaremos em consideração que a meta pretendida é de 70%. Após isto, a planilha já indicará a meta mensal e diária do cumprimento de mandados na escrivania, no caso, 12 (doze) cumprimentos de mandados/dia e 250 (duzentos e cinqüenta) por mês. Então deverá ser consignado na planilha o(s) nome(s) dos servidores que irá(ão) desempenhar aludida atividade. No exemplo dado há apenas dois oficiais de justiça, resultando a média individual de cumprimento de 06 mandados/dia e 125 (cento e vinte e cinco) por mês. Encerrado o cálculo da meta de cumprimento de mandados por oficiais de justiça, teremos à mão o Resumo Geral das metas definidas para todas as atividades executadas no Gabinete e na Escrivania, resumo este que deverá ser expedido e afixado no mural da respectiva escrivania, tudo conforme acima já mencionado (Anexo IV). Cumpre-se observar que nas Comarcas onde houver Central de Mandados, a definição de metas e acompanhamento da produtividade dos oficiais de justiça não serão feitos pelas escrivanias, mas, por óbvio, pelo próprio encarregado da Central, mediante orientação e comando do Juiz Diretor do Foro. XIII.a) g) Preenchimento da Planilha de SOBRAS (Anexo Obtida a meta para cada atividade desempenhada na Vara, a planilha inicial não mais será modificada e tampouco alimentada durante o mês, ressaltando apenas que no último dia do mês, encerrada a pauta de audiências e a devolução de processos por parte do gabinete, o escrivão deverá preencher a planilha de SOBRAS, consignando quantas audiências foram redesignadas para o(s) mês(es) seguinte(s); quantos processos permaneceram no gabinete, conclusos, 20

21 aguardando sentença, bem como as sobras de cumprimento, RAJ, Atualizadas do APOLO e Mandados a serem cumpridos pelos Oficiais de Justiça, feitos estes que serão transferidos para o mês seguinte (sobras do mês). IV.III.III. Planilhas de controle diário As planilhas de controle diário servem para monitorar, dia a dia, a produção do Magistrado e Servidores, constituindo ferramenta para gerenciamento do tempo, com vista a atingir a meta mensal. Como afirmado acima, a planilha de dados iniciais somente é montada no primeiro dia do mês de referência e, posteriormente, após o encerramento do mês, haverá o preenchimento da planilha de SOBRAS. No transcorrer do mês de referência, o escrivão fará o controle diário da produção da escrivania e do cumprimento de mandados pelos oficiais de justiça, preenchendo as respectivas planilhas como se verá na seqüência. Também haverá o controle diuturno das atividades do gabinete pelo Juiz Titular ou responsável pelo expediente, porém, ficará a critério do Magistrado indicar quem fará o preenchimento das planilhas atinentes às atividades de seu gabinete, podendo ser seu secretário, assessor ou, até mesmo, o próprio escrivão. Oportuno ressaltar que as planilhas do Ordem devem ficar na rede de informática e somente disponível para o Juiz e para o Escrivão da Vara respectiva, permitindo que ambos acompanhem a produção diária desta através de seus próprios computadores. Com o controle diário cada um dos envolvidos no processo de produção saberá quando deve despender maior esforço para compensar faltas, licenças ou qualquer outro fator que tenha dificultado o alcance das metas diárias, bem como quando deve laborar com maior tranqüilidade, por estar com suas metas em dia. IV.IV Distribuição do serviço Estabelecidas as metas de produção, o Escrivão (ou quem for incumbido pelo Magistrado para tanto) passará a controlá-las até o final do mês, por meio das planilhas de controle individual diário. 21

22 No início do expediente, o Escrivão distribuirá o serviço para cada servidor, conforme a meta diária de produção, fazendo anotação na respectiva planilha diária (controle quantitativo). No transcorrer do expediente, ou ao seu final, receberá o material, verificando, de imediato, o que foi e o que não foi efetivamente produzido, excluindo da planilha o número dos processos cuja atividade não foi executada, devolvendo os autos destes para a prateleira de origem para, no dia seguinte, retornar para a área de produção, quando, novamente, será inserido na planilha diária. Já os processos executados permanecerão em poder do Escrivão que, se possível, desde já fará a conferência da qualidade. Caso contrário, os respectivos autos serão colocados no escaninho denominado conferência da qualidade, onde permanecerão até dita conferência. Na manhã do dia seguinte, caso ainda haja processos para conferência, passará o Escrivão a fazê-la, a fim de verificar se não há erros no trabalho desenvolvido pelo Servidor (controle qualitativo), cancelando na planilha diária o processo produzido com erros, que retornará posteriormente ao mesmo Servidor que havia executado o serviço descartado, para finalização do trabalho. Ainda na manhã seguinte e à tarde, passará a direcionar os processos vindos. Acompanhará e priorizará os pedidos protocolizados no dia ( farinha nova ), a fim de que sejam atendidos no mesmo dia, ou, no mais tardar, no dia seguinte. O escrivão repetirá este procedimento diariamente até o final do mês, quando procederá ao fechamento dos relatórios mensais e dos gerais. Encerradas as planilhas, expedidos o relatório geral e os gráficos da produtividade do mês e anual (Gabinete e Escrivania), o Escrivão os encaminhará para análise do Magistrado em reunião de verificação de resultados e trato de anomalias. Serão afixados os gráficos gerados pelas planilhas no mural interno e geral (gestão à vista) da Vara, tornando pública a produção da escrivania e gabinetes. IV.V - Controle diário da produção A avaliação da produção será calcada no trinômio: quantidade-qualidade-tempo, de modo que não só será avaliado o quantum como 22

23 também a qualidade da produção diária e individual do servidor e, ainda, o tempo gasto para realização das tarefas. Caso, por exemplo, o cumprimento de um processo tenha sido incompleto ou errado, este processo não será computado no resultado da produção e deverá ser entregue, no dia seguinte, ao Servidor para ser completado ou refeito, conforme o caso. a) Procedimento para preenchimento da planilha diária de audiências (Anexo XIV). 01. anotar todos os dias úteis de produção; 02. anotar o horário de início das audiências designadas; 03. anotar a quantidade de audiências designadas em todos os dias de produção; 04. anotar o número dos processos ou o código respectivo do APOLO nos campos específicos de cada tipo de audiência; 05. diariamente, anotar a quantidade das audiências realizadas; 06. verificar, diariamente, a diferença entre o produzido e a meta, e informar ao Juiz o saldo; 07. deletar o número dos processos cujas audiências não se realizaram e foram, por isso, redesignadas; 08. anotar a quantidade de audiências realizadas, por espécie, no dia; 09. anotar na planilha de SOBRAS, por espécie de audiência, o número das redesignadas (no último dia do mês); 10. preencher no final da planilha o período trabalhado e a quantidade produzida pelo Juiz Titular e por eventual substituto, anotando também os nomes. 23

24 b) Procedimento para preenchimento da planilha diária de sentenças (Anexo XV). 01. anotar o número de processos para sentença, transferidos do mês anterior para o atual (sobra do mês) na coluna de processos conclusos, identificando este registro; 02. anotar todos os dias úteis de produção; 03. anotar, diariamente, o horário da entrega dos processos conclusos para sentença; 04. anotar a quantidade de processos conclusos para sentença no dia respectivo. 05. anotar o horário da devolução dos processos sentenciados; 06. anotar a quantidade de processos sentenciados no dia; 07. verificar a diferença e informar ao Magistrado seu saldo diário de produção; 08. anotar o número dos processos ou o código respectivo do APOLO nos campos específicos de cada tipo de sentença proferida no dia; 09. anotar, diariamente, a quantidade de sentenças proferidas, por espécie; 10. preencher no final da planilha o período trabalhado e a quantidade produzida pelo Juiz Titular e por eventual substituto, anotando também os nomes; 11. preencher, no final do mês, na planilha dados iniciais, conforme a espécie de sentença, o número de processos que sobraram sem sentenciar no mês (transferidos para o mês seguinte). c) Procedimento para preenchimento da planilha diária de decisões (Anexo XVI). 01. anotar o número de processos para decisões, transferidos do mês anterior para o atual, na coluna dos conclusos, registrando este fato; 02. anotar todos os dias úteis de produção; 03. anotar, diariamente, o horário da entrega dos processos conclusos para decisão; 04. anotar a quantidade de processos conclusos para decisão no dia respectivo; 24

25 05. anotar o horário da devolução dos processos decididos; 06. anotar a quantidade de processos decididos no dia; 07. verificar a diferença e informar ao Magistrado seu saldo diário de produção; 08. anotar o número dos processos ou o código respectivo do APOLO no campo próprio; 09. preencher no final da planilha o período trabalhado e a quantidade produzida pelo Juiz Titular e por eventual substituto, anotando também os nomes. OBS: Importante lembrar, que para anotação na planilha não há distinção entre despachos de expedientes e decisões interlocutórias, o que será feito quando do lançamento no sistema APOLO. d) Procedimento para preenchimento da planilha diária de cumprimento (Anexo XVII). 01. anotar todos os dias úteis de produção; 02. anotar, diariamente, o horário da entrega dos processos para cumprimento; 03. anotar a quantidade de processos entregues para cumprimento no dia respectivo; 04. anotar o horário da devolução dos processos cumpridos; 05. anotar a quantidade de processos cumpridos no dia; 06. verificar a diferença e informar ao servidor seu saldo diário de produção; 07 anotar o número dos processos ou o código respectivo do APOLO no campo próprio. OBS: Importante anotar que será considerado como cumprimento a expedição de qualquer documento (mandado, ofício, certidão, etc) e que, para lançamento na planilha diária (n. IV.V, letra d, infra), cada processo integralmente cumprido será considerado um (01) cumprimento, independentemente do número de documentos expedidos. 25

26 e) Procedimento para preenchimento da planilha diária de registro, autuação e juntada. (Anexo XVIII) 01. anotar todos os dias úteis de produção; 02. anotar, diariamente, o horário da entrega das peças para registro e autuação ou juntada; 03. anotar a quantidade de peças entregues para registro e autuação ou juntada no dia respectivo; 04. anotar o horário da devolução da tarefa; 05. anotar a quantidade de processos com registro e autuação ou juntada no dia; 06. verificar a diferença e informar ao Servidor seu saldo diário de produção; 07. anotar o número dos processos ou o código respectivo do APOLO no campo próprio. f) Procedimento para preenchimento da planilha diária de atualização no APOLO. (Anexo XIX). 01. anotar todos os dias úteis de produção; 02. anotar, diariamente, o horário da entrega dos processos para atualização; 03. anotar a quantidade de processos entregues para atualização no dia respectivo; 04. anotar o horário da devolução dos processos atualizados; 05. anotar a quantidade de processos atualizados devolvidos no dia; 06. verificar a diferença e informar ao servidor seu saldo diário de produção; 26

27 g) Procedimento para preenchimento da planilha diária de oficiais de justiça (Anexo XX). 01. anotar todos os dias úteis de produção; 02. anotar, diariamente, o horário da entrega dos mandados para cumprimento; 03. anotar a quantidade de mandados entregues para cumprimento no dia respectivo; 04. anotar o horário da devolução dos mandados; 05. anotar a quantidade de mandados devolvidos no dia; 06. verificar a diferença e informar ao oficial seu saldo diário de produção; 07. anotar o número dos processos ou o código respectivo do APOLO no campo próprio dos entregues e dos devolvidos; apresenta as seguintes: Além das planilhas acima relacionadas, o programa ainda Planilhas Relatório Geral Escrivania e Relatório Geral Gabinete (Anexos XXI e XXII) As planilhas Relatório Geral Escrivania e Relatório Geral Gabinete tem por finalidade fornecer, ao final do mês, por atividade, dados condensados sobre toda a produção desses setores. A relativa ao gabinete não necessita de qualquer preenchimento, pois os dados são para ela transportados automaticamente das demais planilhas. Basta imprimir o relatório ao final do mês. A relativa a escrivania, da mesma forma, recebe dados transportados das planilhas diárias e do alimentador de dados, necessitando, porém, do preenchimento do quadro de Dados Gerais (v. figura abaixo), para efeito de 27