Seção 2 A Escrituração e Utilização dos Livros

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1 Seção 2 A Escrituração e Utilização dos Livros Quando da lavratura dos atos das serventias, serão utilizados papéis com fundo inteiramente branco, salvo disposição expressa em contrário. A escrituração dos atos será sempre em vernáculo e sem abreviaturas, utilizando-se tinta indelével, de cor preta ou azul. Os algarismos serão expressos também por extenso Nos livros não serão admitidos, entrelinhas, erros ortográficos, omissões, emendas e rasuras. Caso estes ocorram, será feita a respectiva ressalva antes do encerramento do ato e a aposição das assinaturas É proibido o uso de raspagem por borracha ou outro meio mecânico, assim como a utilização de corretivo ou de outro produto químico. Deverão ser evitadas anotações a lápis nos livros, mesmo que a título provisório Em todos os termos e atos em geral, a qualificação das pessoas será a mais completa possível, contendo o nome por inteiro, o número do RG e do CPF, a naturalidade, o estado civil, a profissão e o endereço do local do trabalho, a filiação, a residência e o domicílio especificados (rua, número, bairro, cidade). Nas inquirições constará, também, a data do nascimento Todas as assinaturas serão apostas logo em seguida ao encerramento do ato, não se admitindo espaços em branco. Os espaços não aproveitados serão inutilizados, preferencialmente, com traços horizontais ou diagonais Nas assinaturas colhidas pela escrivania nos autos e termos, serão lançados, abaixo, os nomes por extenso dos respectivos signatários Em nenhuma hipótese será permitida a assinatura de atos ou termos em branco, total ou parcialmente Os serventuários deverão manter em local adequado e seguro, devidamente ordenados, os livros e documentos do Cartório, respondendo por sua guarda e conservação A danificação de qualquer livro ou documento, bem como o seu desaparecimento serão comunicados imediatamente ao Juiz. A sua restauração será feita desde logo, sob a supervisão do Juiz e à vista dos elementos existentes Todos os livros serão abertos e encerrados pelo serventuário que rubricará as suas folhas, para isto poderá utilizar o processo mecânico previamente aprovado pela Corregedoria-Geral da Justiça No termo de abertura constarão o número de série do livro, a sua finalidade, o número de folhas, a declaração de estas serem rubricadas e a serventia, bem como a data, o nome e a assinatura do serventuário Os livros notariais e registrais, nos modelos existentes, em folhas soltas, serão também abertos, numerados, autenticados e encerrados pelo Tabelião/registrador, que determinará a respectiva quantidade a ser utilizada, de acordo com a necessidade do serviço.

2 Será lavrado o termo de encerramento somente por ocasião do término do livro, consignando-se qualquer fato relevante, como folha em branco, certidões de cancelamento de atos, dentre outros O Juiz da vara, Diretor do Fórum ou o Corregedor do Foro Extrajudicial, quando do procedimento da correição ordinária ou extraordinária, conforme o caso, analisará a regularidade dos livros podendo determinar as providências que se fizerem necessárias Tomando em consideração a natureza dos atos escriturados, os livros poderão ser organizados em folhas soltas, datilografadas, impressas por sistema de computação ou por fotocópias, e não ultrapassarão o número de 200 (duzentas) folhas numeradas e rubricadas, as quais deverão ser encadernadas após o seu encerramento Fica dispensado o uso do livro de registro de sentença nas comarcas em que estiver instalado o Sistema Informatizado de 1ª Instância Apolo ou PROJUDI.. (Redação alterada pelo Provimento nº 42/08-CGJ) Permanece a obrigatoriedade do uso do livro de registro de sentença: (Redação alterada pelo Provimento nº 42/08-CGJ). a) - Nas Diretorias de Foro/Varas e Juizados Especiais em que não estiver instalado o Sistema Informatizado de 1ª Instância Apolo ou PROJUDI; b) - Nas Diretorias de Foro/Vara e Juizados Especiais em que, por questões de ordem técnica ou por outro motivo justificável, não foi possível o lançamento, na íntegra, da sentença no Sistema Informatizado Apolo ou PROJUDI Nas situações verificadas nas letras a e b do item anterior, todas as sentenças deverão ser seqüencialmente registradas, com números e em série renovável anualmente, devendo ser consignadas a data do registro e a assinatura do Gestor Judiciário. (Redação alterada pelo Provimento nº 42/08-CGJ) O Gestor Judiciário certificará no feito o registro da sentença, registrando, além do número seqüencial, o livro e as folhas em que se encontra Todo registro deverá ser integral, não podendo ser iniciado em um livro e terminado em outro, mesmo que ultrapasse 200 (duzentas) folhas Fica proibido o uso de aspas ou outro sinal equivalente, quando da escrituração dos livros No Foro Judicial de 1ª Instância, após a definitiva adequação do Sistema APOLO, o controle de atos das serventias será exercido por livros virtuais disponíveis no Programa, em substituição aos exigidos nesta Consolidação, ficando abolida a existência física, tão-somente, dos efetivamente substituídos. Poderão, outrossim, ser substituídos desde logo os livros manuscritos por livros de folhas soltas, que deverão ser impressas pelo sistema eletrônico, numeradas e rubricadas diariamente pelo Escrivão, que providenciará o encerramento e encadernação do livro ao atingir 200 (duzentas) folhas No caso de carga de autos realizada pelo Sistema Informatizado, será obrigatória a impressão das respectivas listas, para assinatura dos destinatários, as quais deverão ser arquivadas em ordem cronológica rigorosa. Mensalmente,

3 o Escrivão deverá proceder à conferência das listas, verificando, pelo sistema APOLO, os autos não devolvidos no prazo legal, cumprindo, neste caso, o disposto na Seção 10 deste Capítulo, e efetuando o descarte daquelas cujos autos já foram devolvidos à escrivania Efetuada a conferência, na forma do item anterior ou havendo reclamação da parte interessada, o Escrivão deverá realizar a cobrança dos autos, cujos prazos de restituição estejam expirados, procedendo na forma das normas e seguintes desta Consolidação Quando da implementação dos livros virtuais, os Livros físicos que estiverem em uso nas varas deverão ser encerrados, observando-se as disposições pertinentes nesta Consolidação Para assegurar a integridade dos registros, além das rotineiras e obrigatórias cópias de segurança do sistema, deverão ser impressas diariamente as folhas do livro de distribuição da comarca, na forma do item Nas comarcas onde o serviço de distribuição não for oficializado e o respectivo Cartório não utilizar o sistema informatizado oficial do Tribunal de Justiça, deverá ser instalada, pelo Juiz Diretor do Foro, a central de cadastramento que será responsável pelo cadastramento inicial dos processos e pelas providências indicadas no item anterior O Livro de Registro de requerimentos avulsos e ofícios, existente em todas as escrivanias, destina-se ao registro para fins de cadastramento no sistema informatizado de requerimentos, ofícios e documentos que ingressem no ofício, não sujeitos a distribuição e não computáveis no estoque do relatório estatístico como feitos, mas que comportem a prática de atos do magistrado ou servidores, permitindo a aferição da produtividade destes O Livro de Registro de Incidentes e Procedimentos Diversos, que conterá os dados das partes, o tipo do feito e, ainda, atribuirá número e código seqüencial, observada a ordem cronológica de entrada, destina-se ao cadastro, no sistema informatizado, dos feitos e procedimentos incidentais que ingressem no ofício e que não estejam sujeitos à distribuição e tampouco sejam computáveis no relatório estatístico como processos autônomos, porém, comportem a prática de atos do magistrado ou dos servidores, permitindo a aferição da produtividade destes (v.g.: exceções, impugnação ao valor da causa, assistência, incidente de falsidade e outros). (Redação alterada pelo Provimento nº 43/07-CGJ) Os ofícios de justiça do foro judicial manterão apenas os livros e classificadores obrigatórios indicados nesta consolidação, de acordo com as respectivas competências. O Juiz poderá solicitar autorização ao Corregedor-Geral da Justiça para abertura de outros livros, além dos obrigatórios, quando houver necessidade ou o movimento forense justificar Nas comarcas com varas únicas, são livros obrigatórios das escrivanias: - Em matéria cível, inclusive infância e juventude: I - Registro Geral de Feitos Cíveis; II - Registro de Execuções Fiscais; III - Registro de Cartas Precatórias, Rogatórias e de Ordem, em matéria cível; IV Registro de Incidentes e Procedimentos Cíveis Diversos; V - Registro de Testamentos;

4 VI Registro Geral de Feitos Não-Infracionais (adoção, guarda, tutela, medidas de proteção, ação mandamental, investigação social, pedidos de providências, ECA - artigo 148, único, a a h, etc); VII Registro Geral de Feitos Infracionais (sindicâncias, pedidos de arquivamento ou remissão e representação); VIII Registro de Procedimentos para apuração de infrações administrativas e de irregularidades em entidades de atendimento (ECA, artigo 191 e seguintes); IX Registro de Guias de Execução de Medidas Sócio-Educativas. - Em matéria criminal: I - Registro Geral de Processos Criminais; II - Registro de Inquéritos Policiais e Procedimentos Investigatórios; III - Registro de Cartas Precatórias, Rogatórias e de Ordem, em matéria criminal; IV - Registro de Execuções Penais e sursis ; V - Registro de Procedimentos Criminais Diversos (habeas corpus, liberdade provisória, dentre outros); VI - Rol dos Culpados; VII Termos de Fiança (artigo 329 do CPP). - Gerais: I - Registro de Requerimentos Avulsos e Ofícios (Cível e Criminal); II - Registro de Sentenças (Cível e Criminal); III - Registro de Armas de Fogo Apreendidas; IV - Registro de Armas Brancas, valores e outros objetos apreendidos; V - Carga de Autos ao Juiz; VI - Carga de Autos ao Ministério Público; VII - Carga de Autos ao Defensor Público; VIII - Carga de Autos à Advogado; IX - Carga de Autos a outras entidades, servidores e lotações; X - Carga de Inquéritos e Procedimentos Investigatórios para a Autoridade Policial; XI - Carga de Mandados aos Oficiais de Justiça As escrivanias de vara única terão, ainda, os seguintes classificadores para arquivamento de: I - Relatórios de visitas, inspeções e correições em geral; II - Atos Normativos e decisões em geral (Tribunal de Justiça (Presidência, Tribunal Pleno e Órgão Especial), Conselho da Magistratura, Corregedoria Geral da Justiça, Conselho de Supervisão dos Juizados Especiais, Comissão Estadual Judiciária de Adoção-CEJA e do Juiz de Direito, na qualidade de Corregedor permanente); III - Ofícios Recebidos e cópias de Ofícios Expedidos, separadamente; IV - Alvarás Cíveis Expedidos; V - Mandados de Prisão Civil Expedidos; VI - Mandados de Apreensão Expedidos; VII - Relatórios dos inspetores da infância e da juventude e outros VIII - Comprovantes de Depósito de Fiança; IX - Alistamento de Jurados, Lista Anual e Edital previstos no CPP; X - Atas do Tribunal do Juri; XI - Alvarás Criminais Expedidos;

5 XII - Mandados de Prisão Criminal Expedidos; XIII - Portarias Expedidas XIV - Informações e documentos sigilosos, relativos a bens e rendas, requisitados pelo Juízo, na forma da norma ; XV - Atas de Reunião de Verificação de Resultados e Trato de Anomalias; XVI - Documentos referentes à requisição e ao recebimento de selos de autenticidade, com balanço mensal (artigo 11, 1º, da Lei 7.602/2001).

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