Objetivo. Atualização de conceitos e dos procedimentos na execução de processo administrativo referente a Suprimento de Fundos.

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2 Objetivo Atualização de conceitos e dos procedimentos na execução de processo administrativo referente a Suprimento de Fundos. 2

3 Sumário 1. Fundamentação Legal 2. Conceitos 3. Mecanismos de Pagamento 4. Adesão ao CPGF e acesso ao ASP 5. Casos de Aplicação do Suprimento de Fundos 6. Regime Especial de Execução 7. Valores Limites para Sup Fundos 8. Valores Superiores aos Limites Legais <-> Autorização 9. Fracionamento de Despesas e Despesas de Capital 10. Atividade Sigilosa 11. Restrições à Concessão de Sup Fundos 12. Prestação de Contas do Agente Suprido 13. Responsabilidades dos Agentes Envolvidos 14. Processo Fundamentado e Autuado 15. Falhas Mais Comuns das UG 16. Julgados do TCU sobre o uso de Sup Fundos 3

4 1. Fundamentação Legal Lei nº 4.320, de 17/03/1964 (Art 68 e 69); Decreto-Lei nº 200, de 25/02/1967 (Art 74 a 84); Decreto nº , de 23/12/1986 (Art 45 a 47 - atualizado); Decreto nº 5.992, de 19/12/2006; Decreto nº 5.355, de 21/01/2005; Decreto nº 6.370, de 01/02/2008 Decreto nº 6.467, de 30/05/2008; Port MF nº 95, de 19/04/2002; Port MPOG nº 41, de 04/03/2005 (atualizada); Port MF nº 448, de 13/09/2002; Port SEF nº 012, de 16/06/2008; Port Normativa 1.403/MD, de 26/10/2007; Port Normativa 1.082/MD, de 12/09/2005; Port Min 012/MEx, de 06/05/1992; IN STN nº 04, de 30/08/2004 (Art 13 a 16); Macrofunção SIAFI (atualizada); e Jurisprudências do TCU. 4

5 2. Conceitos Suprimento de Fundos - É o regime de adiantamento aplicável aos casos de despesas expressamente definidos em lei, que consiste na entrega de numerário a servidor, sempre precedida de empenho na dotação própria, para o fim de realizar despesas que, pela sua EXCEPCIONALIDADE, a critério do Ordenador de Despesa e sob sua inteira responsabilidade, não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação ( ). (Mf Manual SIAFI, item 2.1) - O regime de adiantamento é aplicável aos casos de despesas expressamente definidos em lei e consiste na entrega de numerário a servidor, sempre precedida de empenho na dotação própria para o fim de realizar despesas, que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação.(art. 68, Lei 4.320/64) 5

6 2. Conceitos Cartão de Pagamento do Governo Federal(CPGF) - é instrumento de pagamento, emitido em nome da unidade gestora e operacionalizado por instituição financeira autorizada, utilizado exclusivamente pelo portador nele identificado, nos casos indicados em ato próprio da autoridade competente, respeitados os limites legais. (art. 1º, único, Dec 5.355/05). 6

7 3. Mecanismos de Pagamento - Os meios de pagamento utilizado para suprimento de fundos: a) Regra= Compra a CRÉDITO; 1) A Regra: CPGF b) Exceção = Saque (previsto/ato Concessão) c) Proibição = DÉBITO e/ou Parcelamento 2) É a Exceção:Conta B Justificar no Ato de Concessão e no RPCM 7

8 4. Adesão ao CPGF e acesso ao ASP Adesão ao CPGF: 1) Planejar-se quanto às necessidades da UG; 2) Fazer adesão junto ao BB (agência de sede), observando a necessidade deprocadmprópriodaug,contendoumaviadocepropostasassinadas; 3)Ocontratojáexiste(MPOGeBB) adesão; 4) Preencher os formulários correspondentes(adesão, CC); 5) Especificar e ratificar a necessidade de fatura individualizada; 6)ObterloginesenhadoOrdenadordeDespesas; 7)AdmecarregaroCPGFnoASP; 8)ControlarlimitesdoCPGFnoASP; 9) Excluir cadastrados(quando for o caso). 8

9 4. Adesão ao CPGF e acesso ao ASP 9

10 4. Adesão ao CPGF e acesso ao ASP 10

11 4. Adesão ao CPGF e acesso ao ASP 11

12 5. Casos de Aplicação Sup Fundos Dec /1986, art. 45 atualizado: - Excepcionalmente, a critério do ordenador de despesa e sob sua inteira responsabilidade, poderá ser concedido suprimento de fundos a servidor, sempre precedido do empenho na dotação própria às despesas a realizar, e que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação, nos seguintes casos (Lei nº 4.320/64, art. 68 e Decreto-lei nº 200/67, 3ºdoart.74): I-para atender despesas eventuais, inclusive em viagens e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento; II - quando a despesa deva ser feita em caráter sigiloso, conforme se classificar em regulamento; III - para atender despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapassar limite estabelecido em Portaria do Ministro da Fazenda. 12

13 Regime Especial de Execução Dec /1986, art. 47: - A concessão e aplicação de suprimento de fundos, ou adiantamentos, para atender a peculiaridades dos órgãos essenciais da Presidência da República, da Vice-Presidência da República, do Ministério da Fazenda, do Ministério da Saúde, do Departamento de Polícia Federal do Ministério da Justiça, das repartições do Ministério das Relações Exteriores no exterior, bem assim de militares e de inteligência, obedecerão ao Regime Especial de Execução estabelecido em instruções aprovadas pelos respectivos Ministros de Estado, vedada a delegação de competência. 13

14 6. Regime Especial de Execução Port Normativa MD/ MD/2007 (Art. 2º) O suprimento de fundos será utilizado para(...) seguintes tipos de despesas: I- eventuais,(...) que exijam pronto pagamento em espécie; II-depequenovulto(...); III- peculiaridades militares e serviços de inteligência,(...): a) manutenção de aditâncias e representação no exterior; b) manobras militares; c) manutenção de organizações militares que não disponham de estrutura de gestão de execução orçamentária e financeira; d) apoio na realização de congressos e reuniões militares com a participação de delegações estrangeiras ou externas à estrutura do Ministério da Defesa, excluídas as despesas relativas à hospedagem e alimentação dos delegados brasileiros, quando essas forem cobertas por diárias ou custeadas pela União, sob quaisquer formas; 14

15 6. Regime Especial de Execução Port Normativa MD/ MD/2007 e) transporte de pessoal e bagagens de militares, na situação prevista noart.53dodecretono4.307,de18dejulhode2002; f)apoioamissõesnoexterior;e g) outras situações especiais que, comprovadamente, exijam pronto pagamento em espécie; IV - de caráter sigiloso, em conformidade com o disposto na Portaria Normativanº1.082/MD,de12desetembrode2005;e V - relativas à hospedagem, alimentação e locomoção do Ministro de Estado da Defesa e dos Comandantes das Forças, assim como dos integrantes das respectivas comitivas oficiais, quando essas despesas não forem cobertas por diárias ou não forem custeadas pela União, sob quaisquer formas. 15

16 6. Regime Especial de Execução Port Normativa MD/ MD/2007 Parágrafo único (art. 2º). Nahipótese do inciso II docaput deste artigo (pequeno vulto), a concessão para a aquisição de material de consumo fica condicionada à: I - inexistência temporária ou eventual, no almoxarifado, no depósito ou na farmácia, do material ou medicamento; II - impossibilidade, inconveniência ou inadequação econômica de estocagem do material; e III- inexistência de cobertura contratual. 16

17 7. Valores Limites para Sup Fundos - Port 95-MF/ MF/2002; Port Normativa MD/ MD/2007 Obras/Serviços CPGF Conta B de Engenharia (10%, art. 23-I da L 8.666) (5%, art. 23-I da L 8.666) Sup Fundos Total R$ ,00 R$ 7.500,00 Bens e Serviços Comuns CPGF (10%, art. 23-II da L 8.666) Conta B (5%, art. 23-II da L 8.666) Sup Fundos Total R$ 8.000,00 R$ 4.000,00 17

18 7. Valores Limites para Sup Fundos Despesas de Pequeno Vulto (art. 2º, II; 3º, P1.403/07; art. 45,III, D93.872/86; Port 95/02; Mf ) Obras/Serviços CPGF Conta B Engenharia (10%, art. 23-I da L 8.666) (5%, art. 23-I da L 8.666) Sup Fundos R$ ,00 R$ 7.500,00 Item da despesa Bens e Serviços Comuns (1%, art. 23-I da L 8.666) (0,25%, art. 23-I da L 8.666) R$ 1.500,00 R$ 375,00 CPGF (10%, art. 23-II da L 8.666) Conta B (5%, art. 23-II da L 8.666) Sup Fundos R$ 8.000,00 R$ 4.000,00 Item da despesa (1%, art. 23-II da L 8.666) (0,25%, art. 23-II da L 8.666) R$ 800,00 R$ 200,00 18

19 7. Valores Limites para Sup Fundos 7.1 SAQUE no uso do CPGF O Saque é a exceção ão. Se reveste de procedimentos (1) antes - (2) durante (3) depois : - (1) Deve estar previsto no Ato de Concessão com justificativas. - (2) O valor do saque deve considerar ao valor da despesa correspondente (o excedente estará comprometido). - (2) O saldo deve ser devolvido (GRU ) até 3 dias úteis, a contar do dia seguinte ao saque, caso não seja utilizado e seu valor R$ 30, (2) Caso o excedente seja < R$ 30,00, o Agt Sup poderá permanecer com o R$. Durante a aplicação ão, havendo mais saques e saldos, no primeiro momento em que o dos saldos ultrapassarem o limite, deverá haver Rclh. 19

20 7. Valores Limites para Sup Fundos 7.1 SAQUE no uso do CPGF - (2) Em casos de deslocamentos longos ou atividades em locais onde não há possibilidade para saques e/ou devoluções, o Agt Suprido permanecerá com os valores além do prazo, mas com as justificativas formais na prestação de contas. Não o fazendo, o Gestor deverá apurar a responsabilidades. - (3) Sempre que houver saque, independente de haver devolução de saldos dentro do prazo, ou que o valor da compra tenha sido igual ao saque, deverá haver a motivação formal no processo. Saiu da regra, haverá justificativas, sempre! 20

21 8. Valores acima dos limites - O que fazer quando o planejamento requer valores elevados (?) - Fundamentação legal (** **) - Autorização pelo orgão competente (**) - O enquadramento para despesas de pequeno vulto (!?) - Modelo de pedido de autorização (**) - Os limites na utilização do CPGF devem corresponder aos limites previstos no Ato de Concessão, e revogados tão logo o prazo de utilização seja expirado. 21

22 9. Fracionamento e Despesa de Capital 9.1. Fracionamento de despesas com Sup Fundos: a) Não se fraciona apenas com base na Class Contábil (Mf); b) O fracionamento da despesa ou do Doc é vedado (Mf; P 1.403, 3º, 1º) º); c) Há indícios de fracionamento quando da excessiva concentração da despesa no mesmo SI ou vários suprimentos simultâneos (Mf); d) Vários suprimentos no mesmo exercício para a mesma finalidade(!!!). É caso de Sup Fundos?; e) Limites para fracionamento são os mesmos do art. 24-I e II/LLC; f) Despesas que deveriam seguir a rotina normal, que ao longo do exercício (vários SF para o mesmo objeto) ultrapassem os limites do art. 24-I e II da Lei 8.666/93. 22

23 Fracionamento e Despesa de Capital 9.2. Despesas de Capital: a) É vedada a compra de material permanente. - Em casos excepcionais o Gestor deve reconhecer a compra e desde que atendidas as exceções previstas em norma legal (_). b) São vedadas despesas já cobertas por contrato de fornecimento, ou que deveriam ter tal cobertura; 23

24 10. Atividades Sigilosas O caráter sigiloso das despesas deve ter conformidade com norma específica da atividade. São despesas sigilosas aquelas cuja realização ostensiva comprometam a segurança da sociedade, do Estado, a integridade física dos servidores e militares envolvidos ou o sucesso de operação de inteligência. As despesas e o cadastramento de seu centro de custos no ASP deverão ser autorizadas por autoridade de nível ministerial, com despachos fundamentados, com a indicação na LOA e dispositivo legal que reconheça a competência do órgão para esse tipo de atividade (Mf). ( ) 24

25 Atividades Sigilosas As despesas com recursos da Ação de Caráter Sigiloso (ACS) poderão ser realizadas mediante: - licitações, dispensa ou inexigibilidade; - suprimento de fundos. As despesas ostensivas feitas com recursos da ACS deverão seguir a via normal de aquisições. O pedido de autorização para a realização de despesas sigilosas deverá conter declaração do caráter sigiloso firmada pelo órgão competente. 25

26 11. Restrições à Concessão Sup Fundos Não conceder Sup Fundos: 1) a responsável por 2 Sup Fundos; 2) a servidor que detenha a guarda ou utilização do Mat a adquirir; 3) a servidor que ainda não prestou contas de Sup Fundos e seu prazo já expirou; 4) a servidor em alcance; 5) àquele que não tem vínculo empregatício com Sv público ou que não esteja em efetivo exercício; 6) àquele que exerça a função de ordenador de despesas; e 7) para aquisição que deve correr pela via normal da despesa. 26

27 12. Prestação de Contas Agt Suprido A prestação de contas é de responsabilidade do Agt Suprido. É apenas mais uma etapa do Sup Fundos. Tem prazo de até 30 dias após período de aplicação. Aquele que receber Sup Fundos está obrigado a prestar contas. O Agt Suprido que não prestar contas no prazo estabelecido pelo Gestor no Ato de Concessão, está sujeito à TCE, sem prejuízo de outras medidas Adm. Os comprovantes das despesas, emitidos em nome da UG, deverão ser atestados por outro servidor dessa UG, que tenha conhecimento da atividade, cujas datas estejam compreendidas dentro do período de aplicação (até 90 d). ( ) 27

28 12. Prestação de Contas Agt Suprido As faturas dos cartões não substituem as NF na prestação de contas, mas devem compor o processo Adm como mais um instrumento de controle do Gestor. As prestações de contas impugnadas serão imediatamente registradas em responsabilidades, por NL no SIAFI, indicando o CPF do Suprido e a classificação contábil da irregularidade cometida. A sistemática de pagamento da fatura pela UG não altera em nada a prestação de contas mesmo o suprido fazendo o que não deve, o cartão precisa ser pago de mesmo jeito e na data estabelecida. 28

29 12. Prestação de Contas Agt Suprido - Situação Hipotética (pagamento de faturas) Suponha um Sup Fundos (CPGF): (Obs.: considere o mês de 30 dias) - Início do Sup fundos/assinatura do Ato de Concessão (AC): dia 6 do mês m1; - Prazo de aplicação 90 d; - Prestação de Contas 30 d; - Considerando compras feitas sempre nos dias 6 e 21 de cada mês; - A fatura será paga até dia 10(pf), mas fecha-se sempre no dia 30 de cada mês; - A linha do tempo ilustrada abaixo: m1 m2 m3 m4 m5 _6_pf 21 _6_pf 21 _6_pf 21 _6_pf _6_pf AC Aplicação 90 d PC 30 d

30 12. Prestação de Contas Agt Suprido A prestação de contas deverá conter: (1) Nota de empenho das despesas. (2) Cópia da OB ou do Cheque (qfc). (3) Extrato da conta bancária (qfc). (4) Comprovantes originais das despesas, datados dentro da aplicação: ( ) - Se a aquisição é de bens: NF; NF de venda ao Consumidor e/ou Cupom Fiscal. - Se a aquisição é de Sv de PJ: NF prestação Sv. - Se a aquisição é de Sv de PF: Rcb Sv prestado por PF, RPA, em que constará, obrigatoriamente, de forma clara, Nome, CPF, Insc INSS, endereço e assinatura. - No caso de Sv PF: comprovante de recolhimento dos direitos previdenciários e demais retenções. 30

31 12. Prestação de Contas Agt Suprido A prestação de contas deverá conter: (5) Os comprovantes deverão conter atestes de outro servidor da UG, além da certificação Agt Suprido Qdo Rcb da compra; (6) GRU de recolhimento de saldos (qfc); (7) Extrato da fatura do CPGF do Agt Suprido; (8) Demonstrativo geral de receitas e despesas; e (9) Protocolo de apresentação, na UG, da prestação de contas. 31

32 12. Prestação de Contas Agt Suprido Despesas RELACIONÁVEIS O que são Despesas Relacionáveis DR (?) Qual a diferença entre DR e compras sem comprovação(?) Em que caso deve haver apenas o relacionamento (?) É preciso ter característica especial para ser DR (!) Qual a correlação entre DR e Sup Fundos amparado no art. 45-III/Dec /86 86, ou art. 2º, II, PN-MD /07 07 (?) 32

33 13. Responsabilidades Do Agt Suprido: a) Tomar conhecimento das peculiaridades do Sup Fundos; b) Ter ciência do que pode ou não ser comprado com Sup Fundos Rcb; c) Ter ciência de que a comprovação das despesas será feita por documentos hábeis e válidos, sem rasuras; d) Cumprir os prazos atinentes a cada Sup de Fundos; e) Ter ciência de que o não cumprimento dos prazos ou prestação de contas rejeitada pelo Gestor, estará sujeito à TCE, sem prejuízo de outras medidas Adm; f) Se perder o CPGF, deverá informar imediatamente ao seu Gestor e ao BB; 33

34 13. Responsabilidades Do Agt Suprido: g) Recolher os impostos ou sacar pelo valor líquido quando houver despesas de serviços com saque para PF; h) Se estiver com o R$ dos impostos em mãos, deverá devolvê-lolo para a UG (GRU ), de forma que a UG proceda aos recolhimentos correspondentes. 34

35 13. Responsabilidades Do Ordenador de Despesas (Gestor): a) Assinar proposta de adesão junto ao BB; b) Indicar nomes de portadores do CPGF; c) Zelar pelo cumprimento das regras contratuais e demais instruções; d) Definir o limite total de compras de cada Sup Fundos; e) Definir o limite de compras a ser concedido a cada portador do cartão e os tipos de gastos (bens, sv, saques,......) f) Autorizar a emissão de empenhos; g) Glosar valores indevidos; h) Orientar o Agt Suprido sobre suas atribuições como tal; 35

36 13. Responsabilidades Do Ordenador de Despesas (Gestor): i) Efetuar o Pgto, impreterivelmente, até dia do vencimento; j) Responsabilizar-sese pelo Pgto de eventuais encargos por descumprimento de prazos, inclusive aqueles decorrentes de glosas indevidas; k) Expedir a ordem para disponibilização dos limites, eletronicamente, junto ao estabelecimento bancário (ASP); l) Aprovar ou impugnar, expressamente, as contas apresentadas pelo Agt Suprido, dentro de 30 dias a contar da data da comprovação; m) Adotar providências imediatas caso o Agt Suprido não preste contas no prazo estabelecido ou tenha sua comprovação impugnada; n) Registrar imediatamente em responsabilidades (SIAFI) as prestações de contas impugnadas (NL , c/c = CPF), conforme irregularidade cometida. 36

37 Processo Fundamentado e Autuado Autos do Processo Adm de Sup Fundos: (1) Termo de Abertura de Proc Adm numerado; (2) Ato de Concessão (datado e assinado): - O Ato de Concessão não pode ser rasurado nem modificado após assinatura; - Deverá ter: nome; CPF; cargo/função Agt Suprido; - Indicar a motivação do Sup Fundos; - Especificar prováveis; os limites e os tipos de despesas - Indicar a fundamentação legal do Sup Fundos (tipo); - Indicar se há ou não previsão de saque. (3) BI que publicou a concessão; (4) Notas de Empenho referentes ao Sup Fundos; 37

38 14. Processo Fundamentado e Autuado Autos do Processo Adm de Sup Fundos: (5) Prestação de Contas (Agt Suprido); (6) Despacho sobre a Aprovação ou Não da Prestação de Contas; (7) Doc de anulação dos saldos não utilizados (NE); (8) Fatura; (9) Doc que comprove a baixa dos compromissos no SIAFI (qfc); (10 10) NS de reclassificação das despesas (CD no CPR); (11) NS de baixa dos valores não utilizados; 38

39 14. Processo Fundamentado e Autuado Autos do Processo Adm de Sup Fundos: (12) Cópia do Doc de arrecadação do ISS (qfc); (13) Cópia do Doc (GPS/GFIP) de recolhimento do INSS (qfc); (14) Processo responsável. numerado e folhas rubricadas pelo - O Proc Adm deverá ser controlado e arquivado pelo Registro de Gestão. 39

40 15. Falhas Mais Comuns das UG Em processos auditados: Proc sem autuação. Proc apenas com a rubrica do Agt Suprido. Proc composto apenas da prestação de contas. Despesas divergentes das previstas no Ato Concessão. Não manifestação do Gestor sobre a prestação de contas. Material consumido na forma de serviço: tudo na ND 39, menos a prestação de contas!. Notas fiscais com data fora do período de aplicação. Ato de Concessão obrigatórias. sem informações mínimas Não há o ateste de outro servidor da UG (designado) nos comprovantes das despesas. ( ) 40

41 15. Falhas Mais Comuns das UG Em processos auditados: Reclassificação das despesas através de NL, em vez de CD/CPR. Atribuir Sup Fundos a despesas que não se enquadram como tal. Proc arquivado assinaturas, ). com falhas nos autos Agt Suprido sem conhecer suas atribuições. (despacho, Não há protocolo na prestação de contas do Agt Suprido. Despesas apenas relacionadas, sem comprovação justificadas como despesas passíveis de relacionamento, quando não o são. Compras de bens e Sv na sede da UG por Sup Fundos. 41

42 16. Julgados do TCU Sup Fundos Julgamentos e Decisões do TCU relacionados a Suprimento de Fundos 42

43 CONCLUSÃO Conclui-se que, pelo seu rito, fundamentação e justificativas, o Suprimento de Fundos é a última opção para execução de despesas. Porquanto, se não é a única possível, todas as outras opções são recomendáveis, menos a opção pelo Suprimento de Fundos. 43

44 - Questionamentos... 44

45 - CASO HIPOTÉTICO - Um servidor da UG 16011K, nomeado Agt Suprido, recebeu Sup Fundos para despesas planejadas para as ND e , referentes a uma atividade de caráter excepcional e fora da sede da Unidade, utilizando-se o CPGF. - O fundamentação do Sup Fundos está embasada em despesas de pequeno vulto (art. 2º, 2º, PN/MD 1.403/07), além da excepcionalidade. - O valor total do Sup Fundos é R$ 7.000,00, sendo R$ 3.000,00 na ND e R$ 4.000,00 na Ao longo da missão, a Vtr (da UG), utilizada na atividade pelo Agt Sup, foi abalroada enquanto estava parada abastecendo em um posto, por um caminhão desgovernado. - Quando da prestação de contas, concluída a missão, o Agt Sup foi questionado pelo Gestor com relação a uma NF apresentada. A NF, nº 1380, de serviços, estava com valor total de R$ 1.250,00. Na discriminação da nota havia os seguintes itens: ( ) 45

46 - CASO HIPOTÉTICO NF nº 1380, xx/xx/2009: # Serviço conserto instalação elétrica----- R$ 250,00 00; # Funilaria R$ 450,00; # Mecânica R$ 550,0000 # TOTAL SV ======================== R$ 1.250, O Gestor apontou o fracionamento da despesa, por essa ser de pequeno vulto, e a NF não deveria ser superior ao limite R$ 800,00. - Assim, qual a saída para o Agt Suprido solucionar o problema indicado pelo Ordenador de Despesas? 46

47 - CASO HIPOTÉTICO SOLUÇÃO: - NÃO HOUVE FRACIONAMENTO DA DESPESA. - Amparo Legal: Mf ; Port 95-MF/ MF/2002; PN 1.403/07-MD. - Justificativas: O valor de R$ 1.250,0000 está compreendido na ND O fracionamento da despesa não é caracterizado pela mesma classificação contábil em qualquer dos níveis, mas por aquisições de mesma natureza funcional. Assim, a despesa não foi fracionada e sua execução está correta. Neste caso, cada item da despesa em Sup Fundos de pequeno vulto, com CPGF, está limitado a R$ 800,00 o que não foi ultrapassado nesta nota fiscal. # Serviço conserto instalação elétrica----- R$ 250,00; # Funilaria R$ 450,00; # Mecânica R$ 550,0000 # TOTAL SV ====================== R$ 1.250,