decorrentes de uma má concessão e prestação de contas de diárias.

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1 GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO COORDENADORIA ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA - COAFI DIÁRIAS / SEDUC MANUAL DE ORIENTAÇÃO CONCESSÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS DE DIÁRIAS As informações relacionadas nesta orientação têm como finalidade auxiliar nos trâmites de processos de diárias, para que possam facilitar o andamento de solicitações, pagamentos, prestações de contas, análise e homologação. Este Setor de diárias atende demanda desta Secretaria em todo o Estado, portanto com o intuito de tornar célere o procedimento de concessão de diárias bem como orientá-los quanto às devidas comprovações de diárias, efetuamos este Manual de Orientação, com base no Decreto n /2011. O Manual de Orientação deve ser seguido, evitando assim problemas futuros decorrentes de uma má concessão e prestação de contas de diárias. Promover e divulgar boas práticas na Administração Estadual. 1

2 1. Quanto ao cadastro no SIAFEM: Serão necessárias cópia de RG, CPF e comprovante da conta bancária (obrigatoriamente conta corrente); As cópias dos documentos poderão ser entregues diretamente no setor de diárias ou encaminhadas via , diarias@seduc.com.br. Com antecedência de 15 dias últeis do início da viagem pretendida; Em caso de cadastro pré-existente com alteração de dados bancários, deverá ser encaminhado cópias dos documentos para alteração no SIAFEM. Caso conste INATIVO no SIAFEM, o Tomador de diárias terá seu CPF incluído em uma lista para que seja feita conciliação a fim de detectar os processos com pendências no setor. Para tal atividade o setor dependerá do bom funcionamento do sistema SIAFEM, de responsabilidade da Secretária de Finanças SEFIN. O prazo será de 30 a 60 dias para regularização. 2

3 2. Quanto à solicitação de diárias: Estar cadastrado e/ou ativo no SIAFEM; Não possuir pendências junto ao setor de diárias / SEDUC; A inatividade, falta de cadastro no SIAFEM ou pendência no setor de um dos servidores constantes na solicitação, acarretará no indeferimento. Ficando a cargo dos responsáveis em solicitar diárias, entrar em contato com o setor de diárias para verificar previamente a situação de cada servidor; Solicitação de autorização de viagem, preenchido corretamente, em formulário especifico, encaminhado ao setor de Transporte / SEDUC, após consulta do CPF dos servidores aptos a viajarem junto ao setor de diárias. Todo e qualquer processo só será formalizado mediante a autorização de viagem previamente liberada pela SUGESPE, conforme Ofício circular nº /GTO/G.QUALI/SUGESPE/ de 03 de Dezembro de 2013, em anexo; Declaração de ciente, quanto ao disposto no Decreto 15964/2011. A todos os Participantes das Olimpíadas Escolares de Rondônia OER serão concedidas à metade do valor da diária conforme o Art. 2º, 1º, incisos I, II, III e IV. 3

4 GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO COORDENADORIA ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA - COAFI DIÁRIAS / SEDUC DECLARAÇÃO Eu,, CPF:,Servidor(a) EFETIVO ( ) CDS ( ), Lotado(a):, telefone:, . Estou ciente quanto os dispostos no Decreto Nº de 27 de Março de 2014, conforme os artigos: Art. 2º O servidor da Administração Estadual ou equivalente nos termos do definido no artigo 1º deste Decreto, que se deslocar a serviço, missão oficial ou para representar o Estado de Rondônia em circunstâncias de interesse governamental, inclusive treinamentos, congressos, seminários e eventos similares, para outro ponto do território nacional, ou para exterior, fará jus à percepção de diárias segundo às disposições deste Decreto, correspondente ao período de ausência, concedidas por dia de afastamento, visando a compensar as despesas extraordinárias de viagem, especialmente as relacionadas com alimentação, hospedagem e locomoção urbana, conforme os valores constantes no Anexo I. Art. 15º Serão restituídas pelo servidor ou equivalente, nos termos do definido no artigo 1º deste Decreto, em até 05 (cinco) dias úteis, contados do recebimento, as diárias correspondentes à viagem que, por quaisquer circunstâncias, não tenha sido realizada ou a quantia excedente, quando o retorno ocorrer antes do prazo inicialmente estipulado, comprovado mediante apresentação de DARE e respectivo comprovante de recolhimento do valor não utilizado, acompanhado das devidas justificativas. Art. 16º Os eventuais casos de prorrogação de prazo de afastamento obedecerão à idêntica autorização, prevista no artigo 7º deste Decreto. Art. 17º A prestação de contas do uso das diárias que deverá ocorrer no prazo de 05 (cinco) dias úteis, para os servidores lotados na capital e 10 (dez) dias para os lotados no interior do Estado, contados da data do retorno. 1º Todos que receberem valores de diárias são obrigados a prestar contas, devendo observar, sem restrições, os termos do presente Decreto. 4º A inobservância ao disposto neste artigo implicará no lançamento do débito na respectiva folha de pagamento e o impedimento para recebimento de novas diárias, até a regularização. Tomador (a) de diárias 4 / / Data

5 Para solicitação de diárias elaborarem a documentação seguindo o check list abaixo e modelo em anexo: CHECK LIST SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS Nº ITEM ORDEM 1 OFÍCIO, JUSTIFICATIVA, CRONOGRAMA, QUADRO DE NECESSIDADES DIÁRIAS. 2 CONFERIR ASSINATURAS, CARIMBO, DATAS, EM TODOS OS DOCUMENTOS. 3 INFORMAÇÃO QUANTO AO P.A 4 DECRETO DE NOMEAÇÃO QUANDO HOUVER SERVIDORES COM CDS 06 À CONFERIR Quadro de Necessidades de Diárias (DADOS, DATAS E VALORES). 6 DECRETO DE VIAGEM OU DOC. COM CARIMBO DE RECEBIDO COTEL. VIAGEM PARA FORA DO ESTADO. 7 CONVITE, OF. CONVOCAÇÃO, FOLDER. 8 A DESPESA POSSUI COBERTURA PRÉVIA DE NOTA DE EMPENHO. 9 TOMADORES DE DIÁRIAS CADASTRADOS E ATIVOS SIAFEM 10 DECLARAÇÃO CIENTE DISPOSTO DECRETO DEVIDAMENTE ASSINADO. 5 OK

6 Modelo de Ofício: 6

7 Modelo Justificativa: 7

8 Modelo Cronograma viagem: 8

9 Modelo de Quadro de Necessidades de Diárias: 9

10 OBSERVAÇÃO: As assinaturas deverão está devidamente identificada; O Programa Atividade - P.A deverá ser informado pelo setor solicitante da diária. Ex: Solicitação de diária para formação indígena. O setor indígena/ge/seduc, deverá informar se há disponibilidade orçamentária, bem como o P.A a ser utilizado para o pagamento das diárias, ficando o setor de diárias responsável apenas em formalizar o processo e demais tramites; Conforme o Art. 2º Decreto nº de 2011, serão concedidas diárias correspondentes ao período de ausência, visando compensar as despesas de alimentação, hospedagem e locomoção urbana. Ainda no 1º, Art. 2º, Decreto nº de 2011, o servidor fará jus a metade do valor da diária: a) Quando o afastamento não exigir pernoite fora da sede; b) No dia do retorno a sede de serviço; c) Quando o Estado custear, por meio diverso, as despesas de hospedagem e alimentação. As solicitações de diárias na forma de ajuda de custo deverão atender os dispostos no Decreto nº de

11 3.Quanto à Prestação de contas: São obrigados a prestar contas das diárias todos os agentes políticos e públicos que receberem valores de diárias, devendo observar, sem restrições os termos do presente Decreto. Art. 10, 1, do Decreto /2011; Serão restituídas pelo servidor em 03 (três) dias úteis, contados do recebimento, as diárias correspondentes a viagem que, por quaisquer circunstancias, não tenha sido realizada ou quando o retorno ocorrer antes do prazo inicialmente estipulado; Conforme, Decreto nº , art. 10: a prestação de contas do uso de diárias deverá ocorrer no prazo de 05 (cinco) dias úteis, para os servidores da capital e 10 (dez) dias úteis para os servidores lotados no interior do Estado, contados da data do retorno. Devendo constar os seguintes documento conforme o check list abaixo: CHECK LIST ENTREGA COMPROVAÇÃO DE DIÁRIAS NO SETOR Nº ITEM ORDEM 1 2 OK DATA DE ENTREGA NO SETOR DE DIÁRIAS. A COMPROVAÇÃO E RELATORIO ESTÃO DENTRO DO PRAZO (05 DIAS CAPITAL E 10 DIAS INTERIO). 3 HÁ JUSTIFICATIVA DE ATRASO COM ANUÊNCIA DO CHEFE IMEDIATO. 4 A DATA DE VIAGEM ESTÁ DE ACORDO COM O Quadro Necessidades de Diárias. 5 6 HÁ ALTERAÇÃO DE DATAS OU SERVIDORES ESTÃO AUTORIZADOS PELO ORDENADOR DE DESPESA. (JUSTIFICATIVA) CONSTA RELATORIO DE VIAGEM ELABORADO DE FORMA DETALHADA E INDIVIDUAL. 11

12 7 CONSTAM TODAS AS ASSINATURAS, ESTÃO IDENTIFICADAS. HÁ COMPROVAÇÃO DO MEIO DE TRANSPORTE ULTILIZADO ( BILHETE DE 8 PASSAGEM, AUTORIZAÇÃO DO VEÍCULO, AUTORIZAÇÃO PROVISÓRIO DE CONDUÇÃO DO MOTORISTA, RELATÓRIO DE ABASTECIMENTO) CONSTANDO AS DATAS DO PERIODO DA VIAGEM DOCUMENTOS COMPROVANTES DA FINALIDADE DA VIAGEM (CERTIFICADO), DECLARAÇÃO DE PARTICIPAÇÃO, FOTOS, FOLDER. FICHA DE VISITA ASSINADA E CARIMBADA. Os comprovantes de passagens, relatórios de abastecimento deverão constar as datas referente ao período da viagem, para a melhor comprovação devem ser evidenciados a efetiva data de IDA E DE RETORNO (caso não haja necessidade do abastecimento na data de inicio da viagem e retorno que seja efetuado um abastecimento mínimo tanto na ida como na volta). Não serão aceitos comprovantes com rasuras e ilegíveis. Não serão aceitas justificativas por entrega de prestação de contas de diárias fora do prazo, por motivo de acumulo de trabalho, falta de malote, ausência de concessões, inobservância quanto a obrigatoriedade de prestação de contas de diárias recebidas, tendo em vista que as prestações de contas são de caráter individual ficando sobre a responsabilidade dos tomadores as devidas prestações de conta. Art. 10, I, 1, do Decreto 15964/2011. Quanto ao item 10 do Check list de Prestação de Contas, referente a ficha de visita assinada e carimbada, a mesma será exigência como parte da comprovação de diárias. Modelo em anexo. 12

13 GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO COORDENADORIA ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA - COAFI DIÁRIAS / SEDUC DATA HORA FICHA DE VISITA MUNICIPIO LOCAL 13 VISTO/CARIMBO

14 Solicitar via ao setor de transporte autorização de viagem FLUXOGRAMA PROCESSO DE DIÁRIA Caso seja autorizada a viagem pela SUGESPE, encaminhar a documentação. VIA MALOTE Tomadores Inaptos a receberem diárias VIA QUANDO FOR SOLICITADO PELO GABINETE RECEPÇÃO DAS SOLICITAÇÕES Tomadores aptos a receberem diárias. Consultar situação dos servidores no setor de diárias. Substituir servidores FORMALIZADO PROCESSO CO NCESSÃO DIÁRIAS SUB DAF PAGAMENTO INDEFERIDA ENCAMINHADO INFORMANDO RECEPÇÃO DAS PRESTAÇÕES DE CONTAS BAIXA ANÁLISE E ANÁLISE NORMALIDADE GABINETE PARA HOMOLOGAR ELABORAÇÃO DOS TERMOS HOMOLOGAÇÃO PENDÊNCIA BAIXA DEFINITIVA SERVIDORES NOTIFICADOS ARQUIVO INTERNO 14 CONTROLE INTERNO

15 Estas orientações estão de acordo com as normas abaixo: 1. Decreto nº , de 5 de Novembro de 2009; 2. Decreto nº , de 14 de Junho de 2011; 3. Resolução nº. 005 CGE/2011; 4. Informação 001/2012 Gerência de Controle Interno/SEDUC; 5. Ofício nº. 896 Gabinete CGE /2013; 6. Ofício nº. 914 Gabinete / DPC / CGE /2013; 7. Ofício circular nº /GTO/G.QUALI/SUGESPE/2013; 8. Ofício circular nº. 001 / DIÁRIAS / COAFI/ SEDUC / Decreto nº , de 27 de Março de Porto Velho (RO), 06 de Fevereiro de Cleicey Pinheiro dos Santos Subgerente Diária SEDUC 15