Prestação de Contas Exercício de 2013

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1 Prestação de Contas Exercício de 2013

2 ROTEIRO DE VERIFICAÇÃO DE PEÇAS E CONTEÚDOS PRESTAÇÃO DE CONTAS EXERCÍCIO 2013 PEÇAS EXIGIDAS LOCALIZAÇÃO (fls.) Relatório de Gestão Anual, na estrutura definida em decisão normativa do Tribunal de Contas da União, conforme Instrução Normativa TCU072/2013, Decisão Normativa TCU127/2013 e Portaria TCU175/2013; 1 Relatório de Gestão Administrativo Exercicio Introdução 04/mai 3 Analise do Indicadores COREN-RS 06/dez 4 Acompanhamento e Análise dos Indicadores 08/dez 5 Conclusão 12 Relatório Administrativo Departamento Inscrição e 6 Cadastro Relatório Administrativo Departamento Fiscalização Relatório Administrativo Departamento de Recursos 8 Humanos Relatório Administrativo Departamento de Cobrança Relatório Administrativo Assessoria de Tecnologia da Informação Relatório Administrativo Procuradoria Geral Divisão de Processos Intitucionais Divisão de Cobrança Judicial e Divida Ativa Divisão de Processos Judiciais Contenciosos Divisãio de Processos Administrativos e Contratos Relatório Administrativo Assessoria de Patrimônio Relatório Financeiro Porto Alegre RS, 05 de abril de 2014 Ricardo Roberson Rivero Presidente 2

3 Relatório de Gestão Administrativo Exercício 2013 Porto Alegre 3

4 Introdução Em cumprimento a resolução Nº 373/2011, do acompanhamento e relatório de gestão, foram utilizados métodos de avaliação específicos da gestão pública para análises de indicadores de gestão administrativa e financeira. O presente relatório abrange os resultados obtidos pelas áreas administrativas e financeiras no período comparativo de 2011, 2012 e 2013; visa atender com informações os princípios que regem a Administração Pública, especialmente quanto ao cumprimento do atendimento do interesse do estado do Rio Grande do Sul, inerente à fiscalização do exercício da Enfermagem. Objetivando a apresentação do desenvolvimento das principais atividades do Conselho Regional de Enfermagem do Rio Grande do Sul / COREN-RS, de forma clara, concisa, completa, exata e objetiva, foram relacionados itens de controle interno em relação à disciplina e fiscalização do exercício profissional, à expedição de cédula de identidade profissional; indispensável ao exercício da profissão; assim como, à proposta orçamentária desta Autarquia, primando pela qualidade dos dados coletados, sua respectiva análise técnica e conclusão. Os indicadores são usados para articular e comunicar as estratégias da gestão COREN-RS, alinhando as iniciativas individuais, interdepartamentais e organizacionais com o fim de alcançar uma meta comum cumprir com excelência as competências do sistema COFEN/ COREN-RS. Caracterizamos neste relatório, o acompanhamento de 09 (nove) departamentos/ assessorias quanto ao cumprimento dos atos definidores da gestão administrativa, tendo por prioridade as competências desta Autarquia, com vista à legalidade, visibilidade técnica e eficiência. São os departamentos/ assessorias: 4

5 1. Registro e Cadastro 2. Fiscalização Profissional 3. Recursos Humanos 4. Cobrança Administrativa 5. Tecnologia da Informação 6. Procuradoria Geral 7. Patrimônio 8. Institucional 9. Comunicação Consta também neste relatório, síntese do Plano Plurianual-PPA, instrumento metodológico que auxilia, por meio do desdobramento e acompanhamento das diretrizes, que as ações realizadas neste Conselho, sejam intervenções organizadas com melhores possibilidades de atingir os objetivos propostos pela gestão 2012/2014 do COREN-RS. 5

6 I. ANÁLISE DOS INDICADORES COREN-RS Os indicadores de desempenho de gestão, como proposta ao monitoramento do controle interno, aplicados no auxílio à administração pública para tomadas de decisões gerenciais, bem como, no auxílio à mensurabilidade, complexidade e economicidade do monitoramento aos principais processos administrativo da Instituição, estão sendo acompanhados pela OCI Controladoria deste COREN-RS, como elementos de controle administrativos, tendo em vista, melhores resultados de gestão. Os critérios elaborados para apresentação dos indicadores, foram desenvolvidos com cada gestor na unidade de controle interno, assim, através de reuniões administravas, avaliouse a utilização de indicadores de desempenho em real prática de aplicação em cada unidade de controle, logo formalizadas pelos memorando de solicitação da Controladoria, conforme o que segue: 1. DEPARTAMENTO DE REGISTRO E CADASTRO / DRC 1.1 Definição / Acompanhamento e Análise dos Indicadores a) Índice de Satisfação Coren-RS - Pesquisa de Opinião O Índice de Satisfação COREN-RS constitui um referencial de pesquisa de opinião que permite à gestão uma visão consolidada do Conselho do ponto de vista dos profissionais de Enfermagem quanto à qualidade dos serviços prestados por esta Autarquia. A pesquisa de satisfação COREN-RS é realizada no setor de recepção, da sede do COREN-RS, localizada na cidade de Porto Alegre. Com a utilização de instrumento próprio, é averiguado a opinião dos profissionais de Enfermagem, em relação ao atendimento na recepção, na mesa de atendimento, ao telefone e espaço para sugestões. Os resultados são tabulados pela assessoria da gestão da qualidade e após analisados em conjunto com a Controladoria e Coordenadores / assessores e diretoria do COREN-RS, sendo que os quesitos com conceitos não satisfatórios devem ser seguidos de planos de melhorias. 6

7 b) Coren-RS Móvel Unidade Móvel equipada para o atendimento dos inscritos de Enfermagem no interior do Estado, em localidades distantes da sede e das subseções do Coren-RS. Tem como objetivos: possibilitar a todos os inscritos de Enfermagem, sua regularização profissional perante o Conselho da Classe; identificar inconformidades na atualização do cadastro profissional; detectar as dificuldades para atingir a regularização profissional dos inscritos pertencentes às subseções regionais. As atividades do Coren-RS Móvel são acompanhadas por meio de relatórios elaborados pelo colaborador que executa o atendimento, tabulados e pré analisados pela gestão da qualidade e encaminhados para análise final da coordenação do Departamento de Registro e Cadastro e após direção. Na avaliação são verificados os quantitativos de atendimento, a satisfação em relação ao projeto Coren Móvel e ao atendimento realizado pelo colaborador. Também esta disponível, no instrumento de avaliação, espaço sugestões, onde o inscrito de Enfermagem poderá deixar registrado, sugestões, elogios e reclamações. 2. DEPARTAMENTO DE FISCALIZAÇÃO PROFISSIONAL / DEFISC 2.1 Acompanhamento e Análise dos Indicadores a) Índice de Atividades Fiscalizatórias O Índice de Atividades Fiscalizatórias mensura a fiscalização e disciplina do exercício profissional, identificando as irregularidades, inspecionando e examinando os serviços de Enfermagem, referente ao exercício da Enfermagem, às Instituições, Responsáveis Técnicos e Profissionais de Enfermagem. 7

8 3. ASSESSORIA DE RECURSOS HUMANOS 3.1 Acompanhamento e Análise dos Indicadores a) Índice de Avaliação de Desenvolvimento A Avaliação de Desenvolvimento é uma ferramenta de gestão de pessoas, que visa analisar o desempenho do Conselho do RS, durante um determinado período. Tem como objetivo diagnosticar e analisar o desempenho individual e do grupo de colaboradores, visando buscar o equilíbrio entre as metas estabelecidas e o comportamento dos funcionários a fim de manter o sistema Coren-RS funcionando em harmonia e atingindo os objetivos traçados. Os instrumentos utilizados na avaliação são formais, que consiste em uma autoavaliação, feita pelo próprio avaliado em relação a sua performance e após pela sua chefia imediata, quando avaliador e avaliado, analisam os resultados e redefinem novas orientações, compromissos recíprocos e ações corretivas, se for o caso. Desta forma é estimulado ao avaliado uma posição de agente na avaliação de suas competências, conhecimentos, habilidades e atitudes, promovendo o crescimento pessoal e profissional. O acompanhamento é feito pela chefia imediata, pela apreciação diária do comportamento do colaborador, seus progressos e limitações, êxitos e insucessos, com feedback instantâneo e também, semestralmente, quando a avaliação é formalizada com entrevista de avaliação de desenvolvimento junto com o colaborador onde é reforçado e discutido o feedback sobre sua atuação no Conselho, auxiliando no auto-desenvolvimento, identificando aspectos positivos e áreas que necessitam de uma medida de melhoria, como necessidade de treinamentos e também planejamento de carreira. 8

9 b) Índice de Satisfação Institucional Clima Organizacional O Índice de Satisfação Institucional é um importante instrumento de gestão administrativa, como parte integrante da Assessoria da Gestão da Qualidade. Concebido para abranger todas as dimensões que compreendem o reconhecimento, a autonomia, resultados, liderança, comunicação, iniciativa, planejamento /organização e tomada de decisão. Uma ferramenta administrativa da gestão Coren-RS, para conhecer os próprios atributos e deficiências a fim de potencializar suas forças e minimizar suas fraquezas. A avaliação da satisfação institucional é realizada pelos colaboradores do Coren-RS de maneira voluntária e sigilosa, com o preenchimento de questionário que visa averiguar o grau de satisfação dos seus colaboradores em relação ao ambiente de trabalho. As respostas dos questionários, convertidos em gráficos e tabelas, geram o índice de satisfação institucional. Os resultados são analisados em conjunto com os coordenadores / assessores e diretoria do Coren-RS, sendo que os quesitos com conceitos não satisfatórios devem ser seguidos de planos de melhorias. O resultado norteia as atividades dos setores operacionais e administrativos fazendo com que a qualidade dos serviços seja aprimorada, para que possamos aumentar cada vez mais o nível de satisfação dos colaboradores do Conselho. 4. ASSESSORIA COBRANÇA ADMINISTRATIVA 4.1 Acompanhamento e Análise dos Indicadores a) Atendimento Presencial Cobrança Controle interno Recepção b) Atendimento Telefônico Cobrança Controle interno Recepção 9

10 5. DEPARTAMENTO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 5.1 Acompanhamento e Análise dos Indicadores a) Ouvidoria COREN-RS A ouvidoria é um canal de comunicação entre o inscrito de Enfermagem e o Conselho Regional de Enfermagem RS. Tem a função de receber, examinar e encaminhar, aos departamentos e assessorias, todas as sugestões, reclamações, elogios e denúncias que lhe sejam enviadas. Além disso, a ouvidoria acompanha os retornos enviados garantindo que o inscrito de Enfermagem receba a resposta solicitada. b) Acessos Site COREN-RS Controle interno ATI 6. PROCURADORIA GERAL 6.1 Acompanhamento e Análise dos Indicadores; a) Audiências Controle Interno Jurídico 7. Departamento de Patrimônio 7.1 Bens moveis Patrimoniados 7.2 Transportes Quilometragem e Manutenção 7.3 Despesas Contas de Luz 8. Assessoria Institucional 10

11 8.1 Projeto Conselheiro na Estrada 8.2 Visitas Institucionais 8.3 Projeto Multiplica 8.4 Projeto Qualifica 8.5 Projeto Um Encontro com o Presidente 8.6 Visitas institucionais 9. Assessoria de Comunicação 9.1 Resultados 9.2 Aspectos Positivos 9.3 Aspectos Negativos 9.4 Planejamento

12 III.CONCLUSÃO Nosso objetivo, como Órgão de Controle Interno Administrativo Controladoria, é mostrar neste relatório comparativo anual, informações colaborativas para a boa gestão pública deste Regional. As informações foram coletadas através das solicitações da Controladoria, visto a necessidade de controle interno de gestão. Todas as coordenadorias adotaram o acompanhamento de indicadores de desenvolvimento gerencial. Nos encontros com os coordenadores, orientou-se sobre a importância dos indicadores de gestão, como também o conhecimento administrativo para apresentação dos resultados. Por meio destes indicadores de gestão é possível tomar as decisões gerenciais necessárias, visando corrigir erros que estão prejudicando o desempenho na administração desta instituição. A Controlaria deste Regional está construindo ações que visam maior gerenciamento de recursos, estes, cada vez mais escassos, pois as necessidades institucionais mediante as demandas dos inscritos, deverão ser cumpridas de acordo com as metas orçamentárias. Diante deste desafio buscamos cada vez mais a eficiência na nossa administração, necessitando de mecanismos de controle e de instrumentos capazes de subsidiar nossas decisões. 12

13 Relatório Administrativo Departamento de Inscrição e Cadastro Enfª. Elisângela Paiva Sequeira Coordenadora Josué Schumacher Auxiliar Administrativo Porto Alegre 13

14 CONSIDERAÇÕES O desenvolvimento deste relatório contou com a colaboração do funcionário Josué Schumacher da Silva no que diz respeito à coleta de dados, tabulação e elaboração do texto, sob supervisão e análise da Coordenadora Enfª. Elisângela Paiva Sequeira. Citamos também o apoio fornecido pelas colaboradoras Nara Vivian, Tatiane Ramos Goulart e Thiago de Oliveira Creczynski pelas informações prestadas referentes aos dados numéricos solicitados. 14

15 INTRODUÇÃO O presente relatório tem por objetivo apresentar o trabalho desenvolvido durante o ano de 2013 pelo Departamento de Inscrição e Cadastro (DIC), do Conselho Regional de Enfermagem do Rio Grande do Sul. A estrutura deste trabalho é composta a partir das ações desenvolvidas em seus diversos processos: atendimento ao inscrito, inscrições, transferências, cancelamentos, entre outros. Todos estes seguindo os preceitos da Resolução Cofen nº 372/2010 e demais normas correlatas. Está dividido em onze unidades, que compõem a estrutura e evolução dos procedimentos realizados pelo DIC, a fim de que possamos analisar de forma clara e concisa os dados apresentados. Na primeira unidade são apresentados os Recursos Humanos que atuam no DIC. Na segunda unidade, há a descrição do atendimento em si, desde a chegada do solicitante, até as mesas de atendimento, o setor de informações, atendimento via telefone e/ou para com os inscritos que residem no interior do Rio Grande do Sul, assim como o atendimento pessoal aos inscritos que moram em Porto Alegre e Região Metropolitana. Os vários tipos de inscrições são tratados na unidade três; na unidade quatro, especialização; na quinta, reinscrição; a sexta refere-se às transferências e a sétima, sobre cancelamentos de inscrição. Na oitava unidade, veremos os encaminhamentos de segunda via de cédula; na unidade nove, as diligências geradas pelo setor, e na unidade dez, apresentamos o programa de capacitações do setor desenvolvido no decorrer do ano de 2013, por sua coordenação e seus colaboradores. Por fim, a décima primeira unidade, mostra o sistema de controle de materiais do DIC. Portanto, trata-se de um relatório de atividades, mas é também um relatório de gestão. Com ele busca-se alcançar dois objetivos: cumprir a formalidade institucional anual e 15

16 fornecer, principalmente à comunidade interna do COREN/RS, conhecimento qualitativo e quantitativo dos processos que o DIC realiza. Esperamos que todos possam ler com atenção e contribuir com sugestões para o aperfeiçoamento das ações e aprimorar o próximo Relatório de Atividades do Departamento de Inscrição e Cadastro. 1. DADOS DIC O Departamento de Inscrição e Cadastro (DIC) do COREN/RS, responde pelos registros profissionais dos inscritos no Rio Grande do Sul e está organizado de forma a atender a Sede em Porto Alegre e oito Subseções, são elas: Caxias do Sul, Passo Fundo, Pelotas, Santa Cruz do Sul, Santa Maria, Santa Rosa, Uruguaiana e Capão da Canoa com a seguinte estrutura: Coordenadora do Departamento: Enfª. Elisângela Paiva Sequeira. Assessor da Coordenação: Fabiano da Silva Gomes. Setor de Registro: Recepção: Nara Teresinha Santos Vivian. Atendimento Externo: Daniel Alves Manzoni; Fábio Luis Bard dos Santos; Gabriel Guatimozin Lorenzetti; Paola Locateli Schondelmeyer. Atendimento Interno: Josué Schumacher da Silva Shirley Bernardes Winter; Tatiane Ramos Goulart; Thiago Peres de Oliveira; Setor de Documentos de Formação Profissional: Nível de Graduação: Enfª. Elisângela Paiva Sequeira; Fabiano da Silva Gomes; Setor de Informação: Gabriel Guatimozin Lorenzetti; Lisiane Cardoso; Paola Locateli Schondelmeyer Setor de Digitalização: Tânia Regina Teixeira. 16

17 Estagiários: Elisângela Muller Rodrigues; Filipe Lopes Moreira; Leonardo Luis Gonçalves; Thaís Fernandes Ramos; Vanessa Oliveira Vieira Rockemback; Willem Daminelli. 2. Indicadores Trabalhados pelo DIC O DIC desenvolve seus processos através dos indicadores relacionados a baixo: Atendimentos Realizados na Sede; Atendimentos Cadastrais por telefone (informações); Quantitativo de Inscrições de Estagiários; Quantitativo de Inscrições Provisórias; Quantitativo de Inscrições Definitivas; Quantitativo de Inscrições Definitivas Secundárias; Quantitativo de Inscrições Remidas; Quantitativo de Atendentes de Enfermagem; Quantitativo de Especializações; Quantitativo de Reinscrições; Quantitativo de Transferências Recebidas; Quantitativo de Transferências Enviadas; Quantitativo de Cancelamentos; Quantitativo de Segundas vias de cédulas; Quantitativo de Diligências; Capacitações; Sistema de Controle de Materiais. Documentos Emitidos 17

18 No ano de 2013 o Departamento de Inscrição e Cadastro dispensou 1858 ofícios e emitiu 787 memorandos. Os ofícios, em grande parte, são comunicados remetidos aos inscritos em resposta às correspondências enviadas, para dar retorno aos mesmos sobre as decisões de seus Processos Administrativos e como convocação para efetivação de transferência. Já os memorandos, são utilizados para comunicação interna entre os departamentos ou assessorias. O gráfico a seguir representa os ofícios e memorandos enviados pelo DIC. DOCUMENTOS EMITIDOS MEMORANDOS ENVIADOS OFÍCIOS ENVIADOS Gráfico 1 Documentos Emitidos em 2013 Fonte: Sistema Integrado de Soluções COREN-RS (SISCOREN), ATENDIMENTO No período de Janeiro a Novembro de 2013, o Departamento de Inscrição e Cadastro (DIC) Recepção, realizou atendimentos, 4964 atendimentos a menos do que o realizado no mesmo período de Em Dezembro, 1270 atendimentos foram 18

19 contabilizados, totalizando no ano de 2013, mesmo assim, ainda é apontado uma diminuição de 3794 atendimentos em relação ao ano de Há que se ressaltar que desde 18/10/2012, o Sistema de Gerenciamento de Atendimento apresentou erros e, até a presente data, o problema não foi solucionado. Desta forma, surgiu a necessidade de criar um controle manual para registrar o quantitativo diário de atendimentos. Estes dados foram registrados nos meses de Janeiro até Dezembro de 2013, sendo a responsabilidade o preenchimento desta planilha a colaboradadora da Recepção, cabendo aqui observar que, geralmente em Março, é que ocorre o maior índice de atendimentos, em virtude do prazo estabelecido pelo COFEN para a solicitação de cancelamento do registro com isenção da anuidade vigente. A exemplo do resultado obtido em 2012 com relação ao ano de 2011, ocorreu de igual forma uma diminuição no número de atendimentos em 2013 comparados a Esta queda deve-se também às novas políticas adotadas pela gestão atual. A gestão assumiu no mês de Abril de 2012 com o objetivo de aproximar o Coren aos inscritos, de forma que muitos profissionais receberam atendimentos em suas próprias cidades, através dos projetos Coren Móvel e Coren Itinerante, Além desses projetos, foram desenvolvidas ferramentas on line que contribuíram para a descentralização dos atendimentos na sede, tais como: A disponibilidade da Certidão Negativa de Débitos e Certidão de Regularidade no Portal Coren acarretou na diminuição da demanda de atendimento referente a este processo, pois com esta ferramenta é desobrigado ao inscrito comparecer ao Conselho, dando agilidade no atendimento aos profissionais que realmente precisam vir até o Coren. Outra ferramenta de atendimento utilizada durante o ano de 2012 e 2013 que causou diminuição nos atendimentos na sede do Conselho, foram os pontos de 19

20 atendimentos externos (Totens), distribuídos nos hospitais Mãe de Deus, Nossa Senhora da Conceição e Hospital São Lucas da PUC. 3.1 Recepção ATENDIMENTOS RECEPÇÃO JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ Gráfico 2 Atendimentos Realizados DIC Recepção em 2013 Fonte: Planilha desenvolvida pela funcionária responsável pela Recepção do Coren/RS Logo abaixo, segue um comparativo dos atendimentos realizados pelo DIC nos últimos três anos: TABELA 1 Atendimentos Realizados DIC Recepção por ano 20

21 Ano Total TOTAL Fonte: SGA, 2012, Relatório Anual DIC, Fonte: Planilha desenvolvida pela funcionária responsável pela Recepção do Coren/RS Setor de Informações Em 2013 foram atendidos inscritos via telefone de um total de inscritos ativos e inativos, que se encontram cadastrados no SISCOREN. Analisando os atendimentos realizados durante os anos de 2011, 2012 e 2013, verificamos um decréscimo de 11,43% do ano de 2011 para 2012 e no ano de 2013 ocorreu um decréscimo de 38,73% em relação a Observe o gráfico abaixo: ATENDIMENTO TELEFÔNICO Gráfico 3 Atendimento Interno - Setor de Informações Fonte: HELP DESK, Controle de Atendimento, Logo abaixo, segue um comparativo dos atendimentos realizados pelo Setor de Informações nos últimos três anos: 21

22 TABELA 2 Comparativo de Atendimentos Realizados no Setor de Informações por ano Ano Total TOTAL Fonte: HELP DESK, Controle de Atendimento, Fonte: HELP DESK, 2013, Relatório Anual DIC, Essa queda brusca no resultado dos atendimentos telefônicos pode se explicar pela alta demanda de ligações, conjuntamente com a pouca quantidade de ramais disponíveis para este fim (2 ramais) e pela constante rotatividade de colaboradores que passam pelo setor. Muitas vezes, apenas um colaborador permanecia no atendimento ao telefone ocasionando congestionamento das linhas s Setor de Informações Em 2013, o Setor de Informações do DIC recebeu s, destes, 2521 foram respondidos e 622 encaminhados aos setores responsáveis. A diferença de s representa as atualizações cadastrais oriundos do Site do COREN-RS. 'S - SETOR DE INFORMAÇÕES 39% 'S RESPONDIDOS 51% 10% 'S ENCAMINHADOS ATUALIZAÇÕES CADASTRAIS 22

23 Gráfico 4 s Setor de Informações 2013 Fonte: Aplicativo de Correio Eletrônico, Conselho Regional de Enfermagem Rio Grande do Sul 3 INSCRIÇÕES 3.1 Inscrição de Estagiário Em 2013 ocorreu a extinção do Registro de Estagiário, sendo contabilizado apenas 79 encaminhamentos realizados até Fevereiro de 2013, quando foi determinado o encerramento da emissão de inscrições de estagiários por parte dos Conselhos Regionais de Enfermagem, desta forma, a contratação de estagiários fica a cargo de acordo firmado entre o contratante e o contratado, sem haver necessidade de qualquer intervenção do COREN. Perante a cessação deste tipo de inscrição, despreza-se a necessidade de comparação com anos anteriores. Apenas para conhecimento, em 2012 foram emitidos 939 registros para estagiários. 3.2 Inscrição Provisória A exemplo da inscrição de estagiários, a inscrição provisória também teve sua emissão encerrada por meio de determinação do Conselho Federal de Enfermagem, através de sua Resolução nº 419/2012. Como a referida Resolução extingue a emissão de registros provisórios a partir de 31/01/2012, não existem dados referentes a este indicador em 2013, o que também isenta qualquer comparação com resultados de anos anteriores. 3.3 Inscrição Definitiva O Departamento de Inscrição e Cadastro emitiu em 2013, 7091 registros definitivos, distribuídos entre as categorias de Auxiliar de Enfermagem, Técnico de Enfermagem e Enfermeiro. 23

24 A diferença de encaminhamentos de Inscrições Definitivas de 2012 para 2013 foi uma diminuição de 8,4%. INSCRIÇÕES DEFINITIVAS ENFERMEIRO 1670 TÉCNICO DE ENFERMAGEM 5371 AUXILIAR DE ENFERMAGEM 50 Gráfico 5 Inscrições Definitivas Fonte: SISCOREN, Controle de Plenárias, A tabela a seguir demonstra o número de Inscrições Definitivas encaminhadas nos últimos três anos: TABELA 3 Número de Inscrições Definitivas Encaminhadas por ano Categoria Ano Auxiliar de Enfermagem Técnico de Enfermagem Enfermeiro TOTAL Fonte: SISCOREN, 2013, Relatório Anual DIC, Inscrição Secundária 24

25 No ano de 2013 foram realizadas apenas 9 Inscrições Secundárias, demonstrando a ocorrência de um pequeno aumento de 6 solicitações deste tipo de inscrição em relação ao ano de 2012, em que ocorreram 3 encaminhamentos. Fonte: SISCOREN, 2013, Relatório Anual DIC 2012 e Relatório de Plenária Inscrição Remida No ano de 2013, o número de Inscrições Remidas encaminhadas foram 219, enquanto que em 2012, foram emitidas apenas 23 inscrições deste tipo. No gráfico abaixo, podemos ver a progressão mensal dos encaminhamentos de Inscrição Remida: INSCRIÇÕES REMIDAS JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ Gráfico 6 Inscrições Remidas Fonte: Relatório de Plenária 2013 e SISCOREN, Percebemos que a procura pela Inscrição Remida aumentou consideravelmente em Este aumento justifica-se pela melhor divulgação deste procedimento e pelos benefícios proporcionados ao inscrito nesta modalidade, principalmente o de continuar exercendo sua profissão sem a necessidade de realizar o pagamento das anuidades. 25

26 3.6 Inscrição de Atendente Atualmente, temos 177 Atendentes de Enfermagem registrados sob a jurisdição do Conselho Regional de Enfermagem do Rio Grande do Sul COREN/RS. No ano de 2013, apenas 3 destes profissionais renovaram suas inscrições, de acordo com a Resolução COFEN n 186/1995. ATENDENTES NÃO RENOVADOS 162 ATENDENTES ATIVOS 15 ATENDENTE DE ENFERMAGEM ATENDENTES RENOVADOS EM ATENDENTES CADASTRADOS 177 Gráfico 7 Inscrições de Atendentes Fonte: SISCOREN, Controle de Plenárias, ESPECIALIZAÇÃO Observando o ano de 2012, vemos que na categoria de Enfermeiro ocorreu um decréscimo, pois em 2011 foram encaminhadas 176 especializações. Esta diminuição pode ter sido causada pelo fato de que no ano de 2012, não houve a isenção da taxa de especialização durante o mês de Março. Podemos confirmar esta teoria, pois em 2013, destacou-se um grande aumento dos registros de especializações, principalmente na categoria 26

27 de Enfermeiro. Podemos evidenciar isso devido Resolução Cofen 439 de 26 de Novembro de 2012, pois torna-se obrigatório o registro de especialista em Enfermagem Obstétrica, a todos os Enfermeiros Obstétricos que atuem em serviços de atenção obstétrica e neonatal e conforme a conforme o Art. 3º Os Conselhos Regionais de Enfermagem isentarão os profissionais da cobrança de taxa pelo registro do título de especialista em Enfermagem Obstétrica. ESPECIALIZAÇÕES TÉCNICOS DE ENFERMAGEM ENFERMEIROS Gráfico 8 Especializações Fonte: SISCOREN, Controle de Plenárias, TABELA 4 Número de Especializações Encaminhadas por ano Categoria Ano Técnico de Enfermagem Enfermeiro TOTAL Fonte: SISCOREN, 2013, Relatório Anual DIC,

28 Analisando os resultados acima apresentados, podemos perceber que ao contrário de 2012, a categoria que mais obteve registros de especialistas foi a de Enfermeiro, com mais do que o dobro de diferença em relação à categoria de Técnico de Enfermagem. Em 2011, o número de encaminhamentos de Enfermeiros especialistas apresentou-se maior do que de Técnicos de Enfermagem, porém, com uma diferença menos expressiva. 5 REINSCRIÇÃO Em 2013 foram encaminhadas 304 Reinscrições, o que demonstra um aumento de 42 reinscrições, representando 6,72% a mais do que em A categoria de Auxiliar de Enfermagem representa 1,28% deste resultado e a categoria de Enfermeiro, 0,48%. Uma alteração muito sutil tendo em vista a quantidade de registros cancelados existentes. Na categoria de Auxiliar de Enfermagem, essa baixa procura pela reinscrição do registro pode justificar-se pelo fato de que, no geral, os inscritos dessa categoria possuem uma faixa etária mais avançada, o que vai contrariar a política do mercado de trabalho da atualidade, que visa uma melhor qualificação e a contratação de mais Técnicos de Enfermagem. Entretanto, as Reinscrições de Técnicos de Enfermagem apresentam um aumento um pouco mais significativo, com 4,96%. O maior resultado nesta categoria se explica devido às exigências deste mercado de trabalho, por ser esta uma profissão relativamente nova e em ascensão, é vista como uma boa opção de trabalho pelas faixas etárias mais jovens. 28

29 REINSCRIÇÕES AUXILIAR DE ENFERMAGEM TÉCNICO DE ENFERMAGEM ENFERMEIRO Gráfico 9 Reinscrições Fonte: SISCOREN, Controle de Plenárias, Na tabela a seguir, observamos o número de Reinscrições encaminhadas nos últimos três anos: TABELA 5 Número de Reinscrições Encaminhadas por ano Categoria Ano Auxiliar de Enfermagem Técnico de Enfermagem Enfermeiro TOTAL Fonte: SISCOREN, 2013 Relatório Anual DIC,

30 6 TRANSFERÊNCIAS 6.1 Transferências Recebidas de Outros Estados Ao analisarmos o gráfico e a tabela abaixo e compararmos com o ano de 2012, observamos que, na categoria de Auxiliar de Enfermagem, os dados permanecem praticamente inalterados, com um pequeno decréscimo de 3 transferências, porém, nas categorias de Técnico de Enfermagem e Enfermeiro, os resultados obtidos apresentam uma elevação considerável, totalizando 135 recebimentos de inscrições oriundos de outros estados. Deste aumento, 54% são referentes à categoria de Técnico de Enfermagem e 46% à categoria de Enfermeiro. TRANSFERÊNCIAS RECEBIDAS ENFERMEIRO 211 TÉCNICO DE ENFERMAGEM 238 AUXILIAR DE ENFERMAGEM 7 Gráfico 10 Transferências Recebidas de Outros Estados Fonte: SISCOREN, Controle de Plenárias, Abaixo, veremos a tabela comparativa dos números de Transferências Recebidas de outros estados nos últimos três anos: TABELA 6 Número de Transferências Recebidas de Outros Estados por ano 30

31 Ano Auxiliar de Enfermagem Categoria Técnico de Enfermagem Enfermeiro TOTAL Fonte: SISCOREN, 2013, Relatório Anual DIC, Transferências do Rio Grande do Sul para Outros Estados A exemplo do que ocorreu nas transferências recebidas, as transferências do Rio Grande do Sul para outros estados também sofreram um pequeno decréscimo na categoria de Auxiliar de Enfermagem, 4 solicitações a menos que em 2012 e acréscimo nas demais categorias. Percebemos então que o aumento de transferências enviadas relativo ao ano de 2013 é de 91 requerimentos, sendo 65 de Técnicos de Enfermagem e 26 de Enfermeiros, 71,42% e 28,58% respectivamente. Observa-se que este gráfico apresenta igual tendência ao Gráfico 9, permanecendo os Técnicos de Enfermagem como os profissionais que mais solicitam transferência. 31

32 TRANSFERÊNCIAS ENVIADAS 207 ENFERMEIRO TÉCNICO DE ENFERMAGEM 335 AUXILIAR DE ENFERMAGEM 9 Gráfico 11 Transferências do Rio Grande do Sul para Outros Estados Fonte: SISCOREN, Controle de Plenárias, Logo abaixo, observamos o número de Transferências enviadas do Rio Grande do Sul para outros estados nos últimos três anos: TABELA 7 Número de Transferências Enviadas do Rio Grande do Sul para Outros Estados por ano Categoria Ano Auxiliar de Enfermagem Técnico de Enfermagem Enfermeiro TOTAL Fonte: SISCOREN, 2013, Relatório Anual DIC,

33 7. CANCELAMENTOS O cancelamento do registro se dá no momento em que o profissional comprova não estar exercendo a profissão, seja por motivo de aposentadoria, alteração de função ou decisão pessoal. Observe o gráfico abaixo: CANCELAMENTOS ENFERMEIRO 195 TÉCNICO DE ENFERMAGEM 1423 AUXILIAR DE ENFERMAGEM 1179 Gráfico 12 Cancelamentos Fonte: SISCOREN, Controle de Plenárias, Se compararmos o Gráfico acima à Tabela 8, observaremos que os índices de cancelamento dos anos de 2012 e 2013 apresentam a seguinte variação: Auxiliar de Enfermagem: Diminuição de 19,35%; Técnicos de Enfermagem: Diminuição de 3,39%; Enfermeiros: Diminuição de 14,47%. anos. A tabela a seguir demonstra o número de Cancelamentos efetuados nos últimos três TABELA 8 Número de Cancelamentos encaminhados por ano 33

34 Ano Auxiliar de Enfermagem Categoria Técnico de Enfermagem Enfermeiro TOTAL Fonte: SISCOREN, 2013, Relatório Anual DIC, Como podemos perceber, a ocorrência de decréscimos encontra-se presente em todas as categorias, porém, tal situação pode se justificar diante do aumento considerável de requerimentos de Inscrições Remidas, como já vimos anteriormente no item 3.5 deste relatório. 8 SEGUNDA VIA DE CÉDULA No próximo gráfico, teremos a progressão mensal da quantidade de segundas vias de carteiras encaminhadas durante o ano de A segunda via de cédula só é encaminhada em casos de roubo ou furto, perda ou extravio, alteração de estado civil e cédula danificada. 34

35 SEGUNDA VIA DE CÉDULAS AUXILIAR DE ENFERMAGEM TÉCNICO DE ENFERMAGEM ENFERMEIRO JAN MAR MAIO JUL SET NOV Gráfico 13 Segunda via de cédula Fonte: Relatório de encaminhamento de documentos SISCOREN Podemos perceber neste gráfico, que a categoria que mais solicitou segunda via de carteira foi a de Técnico de Enfermagem, com 765 solicitações, seguido pela categoria de Enfermeiro totalizando 258 e, por fim, Auxiliar de Enfermagem com 66 requerimentos. 9. DILIGÊNCIAS As diligências representam os erros cometidos pelos servidores do Coren ao concluírem o atendimento ao inscrito. A partir do mês de Agosto de 2012, começou a ser feito um controle mais rigoroso a cerca desta questão, tendo como objetivo a diminuição do número de erros nos atendimentos e a satisfação do nosso inscrito, pois estas diligências geram transtornos e gastos desnecessários aos mesmos. Como podemos observar, o gráfico demonstra oscilações um tanto quanto exageradas até o mês de Abril e uma certa regularidade com leve declínio a partir do mês de Junho. Cabe 35

36 lembrar, que nos primeiros quatro meses do ano a demanda de atendimentos aumenta consideravelmente, o que pode explicar, mas não justificar, uma maior probabilidade de erros no atendimento neste período, principalmente no que diz respeito à imperícia na conferência da documentação e cadastramento incorreto de dados pessoais no sistema, que são os mais frequentes atualmente. DILIGÊNCIAS JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ Gráfico 14 Diligências Fonte: Planilha de Controle de Diligências Contudo, trabalhamos para que esses números estejam em constante declínio, para que no próximo ano, seja possível realizar a comparação mês a mês e, de preferência, atingindo resultados mais positivos do que estes de CAPACITAÇÕES As possibilidades de aprendizado sempre funcionam bem como uma ferramenta de troca com os funcionários, e esta é uma maneira de reconhecer um trabalho bem feito, evidenciar as qualidades, como também um modo assertivo de corrigir falhas técnicas e de comportamento, através de sua instrução. Isso só é possível através de um cronograma pré 36

37 estabelecido de reuniões, debates sobre a legislação vigente, brainstorming quando surge algo inusitado, sempre que possível o resultado destas discussões são enviadas para as subseções. O Departamento de inscrição e cadastro (DIC) elaborou um projeto voltado aos funcionários visando desenvolver a melhoria da qualificação profissional e do desempenho das suas competências. Foram elaboradas capacitações referentes ao desenvolvimento pessoal de cada colaborador, assim, estimulando a desenvolver processos, para que se tornem mais produtivos e inovadores contribuindo com a organização. profissional bem como sugestões, aperfeiçoamento e desenvolvimento, para aumentar a eficácia do profissional nos processos empresariais e em sua qualidade de vida no trabalho. O desenvolvimento pessoal não significa apenas proporcionar conhecimentos e habilidades para adequado desempenho de suas tarefas. Significa dar-lhes formação básica para que modifiquem antigos hábitos, desenvolvam novas atitudes e capacitem-se para aprimorar seus conhecimentos, com vista em tornarem-se melhores naquilo que fazem. É um processo que vai além de um treinamento pessoal, trata-se de um processo educativo. Apesar dos colaboradores ter a ciência da realização do concurso e não ter segurança de seus cargos, ainda assim trabalham com comprometimento. Essa sensação vem da sensação de pertencer a uma equipe que de fato faz a diferença. Cada membro da equipe tem habilidades e talentos individuais. Do mesmo modo, possui suas próprias expectativas e desejos pessoais e profissionais. Sendo assim, todos devem ser tratados de forma individual conforme os objetivos da empresa. 11 CONTROLE DE MATERIAIS Visando uma melhor organização financeira para o COREN/RS, o Departamento de Inscrição e Cadastro desenvolveu uma espécie de controle no sentido de obter uma previsão da quantidade de materiais necessários durante o ano para o desempenho de suas atividades. 37

38 Os dados passaram a ser coletados a partir de Junho de 2013, portanto, ainda não temos resultados concretos inerentes a este indicador. Para tanto, necessitamos realizar a comparação entre no mínimo dois anos, atingindo assim um valor médio de referência no quantitativo destes materiais. Até o momento, temos percebido que os materiais mais utilizados pelo DIC são as Folhas de Ofício A4, os envelopes, as cédulas profissionais e as pastas prontuários. Logo após, seguem os materiais de mesa, tais como, canetas, lápis, borrachas, cola bastão, grampos etc... Com razão e lógica, o material mais consumido por este setor é a folha A4, pois praticamente todos os procedimentos realizados requerem a produção de documentos, sejam originais ou cópias, impressões e recebimento de fax, sendo que os fax recebidos, também são destinados a outros setores, como por exemplo os Termos de Confissão de Dívida pertencentes ao Setor de Cobrança Administrativa do Coren/RS. Entendemos que, após a obtenção destes resultados, poderemos contribuir ainda mais com a redução dos custos do e, conseqüentemente, com a gestão da Controladoria do Conselho. 38

39 CONCLUSÃO Administrativamente, o Departamento de Inscrição e Cadastro (DIC) passa por reformulações no que tange ao aprimoramento dos processos internos, até a qualificação de funcionários para o atendimento ao profissional de enfermagem com presteza, agilidade e resolutividade, até em virtude da alteração da vigência da Resolução COFEN 372/2010 para a Resolução COFEN 448/2013. A referida Resolução aprova e adota um novo Manual de Procedimentos para registros e inscrição dos profissionais de Enfermagem. Em relação à força de trabalho da enfermagem no Rio Grande do Sul, o Coren totaliza, atualmente, inscritos ativos, divididos entre Enfermeiros, Técnicos de Enfermagem e Auxiliares de Enfermagem. Destacamos o perfil quanto à classe profissional, prevalecendo os Técnicos de Enfermagem com 63,9%, seguido dos Auxiliares de Enfermagem e Enfermeiros com 18% cada. Os Atendentes de Enfermagem representam apenas 0,1% deste montante. Salientamos que, além de novas inscrições, o DIC encaminhou inscrições remidas, registros de especializações, reinscrições, cancelamentos, transferências de outros estados para o Rio Grande do Sul e do Rio Grande do Sul para outros estados. Podemos perceber a importância das ações realizadas por este departamento no decorrer do ano, no que diz respeito à garantia de um desenvolvimento progressivo e de uma contribuição para a capacitação individual de cada colaborador, bem como a coletividade e a cooperação para desempenho de trabalho em equipe. O atendimento tornou-se mais humanizado, proporcionando facilidades aos inscritos, tais como a autorização de cópias de documentos, negociações de pendências mais flexíveis, descontos tanto para pagamento à vista quanto para pagamento parcelado, o parcelamento com extensão de até 24 vezes, se for necessário e ainda, a escolha da data de vencimento e de início do pagamento. Concluímos o ano de 2013 na certeza de que foi realizado um trabalho de qualidade, dentro do esperado e estabelecido pela gestão do Conselho. Nossa meta vem sendo alcançada com eficiência, sempre com a preocupação de prestarmos um bom atendimento ao nosso inscrito, gerando um sentimento de contentamento e satisfação ao nosso inscrito. 39

40 Relatório Administrativo Departamento de Fiscalização Mara Helena Scolari Fagundes Coordenadora Porto Alegre 40

41 INTRODUÇÃO O Departamento de Fiscalização (DEFISC) do COREN-RS tem como missão: Fiscalizar o cumprimento da Lei do Exercício Profissional, por meio de parceria com os Profissionais e Instituições de Saúde e de Ensino, garantindo à comunidade uma assistência de Enfermagem qualificada. Atualmente o DEFISC conta com 01 Enfermeira Coordenadora Administrativa e 23 Enfermeiros Fiscais, destes, 02 estão na Coordenação Técnica, 01 no Serviço de Atendimento ao Cliente e 01 no Setor de Responsabilidade Técnica, os demais estão distribuídos entre a sede (07) e subseções (12). O ano de 2013 caracterizou-se por mudanças significativas na forma de atuação do Conselho, no que tange a atividade fiscalizatória. Os Processos Administrativos Fiscalizatórios (PAF) foram adotados com a finalidade de delimitar e padronizar o fluxo de trabalho com início, desenvolvimento e conclusão; instituir os instrumentos utilizados para a sua execução, alinhar condutas e encaminhamentos, além de estreitar os laços existentes entre as Instituições e o Conselho. As atividades fiscalizatórias são registradas no Sistema Informatizado Coren-RS (SISCOREN) para documentar a sua execução, facilitar a emissão de relatórios estatísticos e possibilitar o controle e rastreamento dos PAF. O SISCOREN é uma importante ferramenta para a definir estrategicamente as ações do DEFISC. 41

42 1. PROCESSO ADMINISTRATIVO FISCALIZATÓRIO (PAF) Em 2013 foram abertos 614 Processos Administrativos Fiscalizatórios (PAF), com as seguintes finalidades: averiguação de denúncias, fiscalização de rotina, cadastro e desativação de instituições. A conclusão de um PAF pode ocorrer por dois motivos: a) a Instituição cumpre todos os itens notificados; b) a Instituição é desativada por não manter serviço de enfermagem nas suas atividades, ou por fechar o estabelecimento e não prestar serviços à comunidade. PROCESSOS ADMINISTRATIVOS FISCALIZATÓRIOS (PAF) QTD 1. Denúncia Fiscalização (Rotina) Cadastro Desativação Outros 28 STATUS DOS PROCESSOS PAF QTD 1. Em andamento (aguardando VFR) Encaminhado a Divisão de Processos Institucionais (DIPI) Arquivado (por cumprimento total da Notificação Jurídica) Arquivado (por desativação da Instituição) Coordenação do DEFISC 81 Tabela 01 Resumo PAF

43 PROCESSOS ADMINISTRATIVOS FISCALIZATÓRIOS Denúncia Fiscalização (Rotina) Cadastro 300 Desativação QTD 7 28 Outros Total Gráfico 01 Tipos de Processos Administrativos Fiscalizatórios. STATUS DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS FISCALIZATÓRIOS Coordenação do DEFISC QTD Arquivado (por desativação da Instituição) Arquivado (por cumprimento total da Notificação Jurídica) Encaminhado a Divisão de Processos Institucionais (DIPI) Em andamento (aguardando VFR) Gráfico 02 Situação dos PAD. 43

44 3. INSTITUIÇÕES VISITADAS Conselho Regional de Enfermagem Rio Grande do Sul Uma das estratégias utilizadas pelo DEFISC este ano foi a determinação de Instituição-Alvo para as ações fiscalizatórias, utilizando como critério, a importância atribuída pela população aos estabelecimentos de saúde. Em 2013, o foco da fiscalização voltou-se aos Hospitais, conforme demonstrado pela tabela 02. Todos os estabelecimentos que desenvolvem atividades inerentes à profissão de enfermagem são fiscalizados. Este ano, a fiscalização atingiu 35% dos municípios existentes no estado do Rio Grande do Sul (496). TIPO INSTITUIÇÃO Ambulatório Ambulatório de Empresa Artigos Médicos Hospitalares Atendimento Móvel Clínica Consultório de Enfermagem Cooperativa Ensino Fundamental Ensino Médio Ensino Superior Especialização em Enfermagem Outros Cursos EAD Hemocentro Home Care Hospital

45 16. ILPI Mantenedora Prefeitura Secretaria Municipal de Saúde (SMS) Unidade de Saúde Pronto Atendimento Serviço de Residencial Terapêutico Outros TOTAL Tabela 02 Número de Instituições abordadas em O número de instituições visitadas difere do quantitativo de PAF abertos, isto devido ao fato de que para as visitas realizadas nas SMS, além da Secretaria de Saúde, uma Unidade de Saúde do município também era visitada. Pelo quadro acima, visualizamos que a diferença de visitas entre 2012 e 2013 é pouco expressiva (6,26%). Entretanto, é fundamental ressaltar, que o foco dos PAF está na qualidade das abordagens e no suporte oferecido às Instituições para adequarem-se ao preconizado pela Lei. 4. PRODUTIVIDADE DA FISCALIZAÇÃO Além das mudanças no processo fiscalizatório, a forma de contratação e as atribuições dos fiscais também sofreram alterações. Os fiscais deixaram de efetuar o registroponto e passaram a trabalhar por produtividade determinada pela Coordenação do DEFISC. A partir disso, durante o primeiro semestre de 2013, apenas as visitas fiscalizatórias foram registradas no Siscoren. Em setembro de 2013, percebeu-se que esta decisão inviabilizou o levantamento dos dados referentes às atividades executadas pelos fiscais. Devido a este fato, retomou-se a 45

46 prática de agendar todas as atividades. Entretanto, a tabela abaixo, apresenta dados subnotificados. Em 2013, o número de horas de fiscalização, que é o tempo real em que os fiscais permanecem dentro das Instituições executando Inspeção Técnica, foi 31% maior que em Entretanto, conforme as novas diretrizes da fiscalização neste ano, foi priorizado a fiscalização propriamente dita, reduzindo as outras atividades antes efetuadas, que em 2012, conforme demonstrado na tabela abaixo foram maiores. Desta forma, como não há equivalência entre as atividades desenvolvidas em 2012 e 2013, tornando a comparação de dados desleal. Tabela 03: 17. Expediente Interno Coren-RS ATIVIDADES Reunião Interna (Coren-RS) 1. Averiguação de Denúncia TOTAL 2. Diligência Primeira Visita Fiscalizatória Visita Fiscalizatória Visita Fiscalizatória de Retorno Peritagem Capacitação Horas de Fiscalização Manutenção de Veículo Entrega e Recolhimento de documentos Evento Representação Reunião Externa (Instituições) Análise de Documentos Atendimento Convocação

47 Atividades fiscalizatórias de Itens 1-8 (atividades fiscalizatórias); 9-13 (atividades externas) e (atividades internas). 5. DADOS ADMINISTRATIVOS DO DEFISC O trabalho do DEFISC está diretamente relacionado com o Exercício Profissional da Enfermagem dentro das Instituições. Sendo assim, a fiscalização desenvolve as suas atividades visando identificar onde os profissionais da enfermagem atuam, efetuar o cadastro destas instituições junto ao Conselho e contribuir para a organização do serviço. Dentre os itens solicitados através de Notificação Jurídica estão a Certidão de Responsabilidade Técnica (CRT), documento que designa formalmente o enfermeiro que responde pela assistência prestada na Instituição e, o Regimento do Serviço de Enfermagem, onde estão definidas as atribuições de cada profissional da equipe e quais as regras a serem observadas. Analisando os dados da tabela abaixo, constatamos que o número de instituições que possuem enfermeiro responsável técnico aumentou mais de 100% em 2013, todavia, isso representa apenas 40% das instituições cadastradas. Fato este que merece atenção no desenvolvimento das estratégias fiscalizatórias. Apesar de considerar inapropriada a comparação dos números, inserimos os dados de 2012 e 2013, todavia não tivemos acesso ao relatório do ano anterior, portanto, os itens 4-7 da tabela abaixo não apresentam informações de DADOS ADMINISTRATIVOS Instituições Cadastradas Instituições com CRT Instituição com RSE Enfermeiros Contratados* Profissionais de Nível Médio Contratados*

48 6. Encaminhamentos ao Ministério Público Encaminhamentos à Vigilância Sanitária - 17 Tabela 04 Resultados das ações fiscalizatórias. *Os itens 4 e 5 se referem a profissionais contratados nas Instituições, após a ação fiscalizatória. DADOS ADMINISTRATIVOS - DEFISC Instituições com RSE Instituições com CRT Instituições Cadastradas Gráfico 03 Resultado das ações fiscalizatórias. 48

49 6. CONCLUSÃO As mudanças ocorridas em 2013 impuseram um desafio complexo para toda a fiscalização. A implementação de um novo processo, simultaneamente com a troca da Coordenação, ampliaram as dificuldades. Entretanto, houve um esforço de toda a equipe que compõe o departamento, para que o fluxo dos Processos Administrativos Fiscalizatórios se concretizasse. A orientação foi instituída como base das ações fiscalizatórias. O Conselho disponibilizou cursos sobre Dimensionamento de Pessoal, Sistematização da Assistência de Enfermagem e Responsabilidade Técnica, visando capacitar aos enfermeiros responsáveis técnicos a desenvolverem mecanismos próprios para cumprir as solicitações contidas nas Notificações Jurídicas emitidas. A análise dos dados nos mostra que ainda estamos aquém do ideal, mas apesar disso, pudemos identificar um crescimento incontestável nos resultados obtidos pelo trabalho do DEFISC. Os pontos a melhorar também foram identificados e a partir deles poderemos desenvolver um planejamento estratégico mais eficaz e com ações mais efetivas em prol de uma enfermagem mais qualificada e segura para toda a comunidade. 49

50 Relatório Administrativo Departamento Recursos Humanos Michele Lang Coordenadora Porto Alegre 50

51 APRESENTAÇÃO Desde a Revolução Industrial até os dias de hoje as organizações sofreram incontestáveis mudanças no sentido de como vêem e tratam seus colaboradores. Hoje as pessoas são consideradas o principal ativo das organizações, sem as quais não se consegue mover as máquinas, por mais informatizados que estejamos. Num contexto de complexidade e incerteza, as organizações para alcançarem os resultados que almejam, terão que atuar de forma estratégica, direcionando todas as energias e recursos para a realização de seus objetivos e sua missão. Em relação aos recursos humanos, o desafio é mais crítico, pois as pessoas só empregarão suas energias em favor da organização, se estiverem profissionalmente motivadas. A moderna teoria organizacional busca resgatar o papel dos recursos humanos na formulação e implementação de estratégias organizacionais ressaltando a capacidade criadora das pessoas como elemento crítico no processo de construção organizacional. Por essa razão, os programas de desenvolvimento de recursos humanos constituem uma poderosa estratégia de renovação organizacional. Embora as pessoas possam ser consideradas como um recurso organizacional, são diferentes dos demais recursos porque têm capacidade de pensar, criar e de comprometer-se. Baseado nesta mudança de valores o Conselho Regional de Enfermagem do Rio Grande do Sul COREN-RS entende que deve manter a Assessoria de Recursos Humanos, para melhor cuidar deste precioso ativo, rotinizando processos que propiciem melhora na produtividade de sua equipe de trabalho. 51

52 MISSÃO Promover o desenvolvimento dos colaboradores do COREN-RS, por meio da integração entre os departamentos e assessorias no cumprimento das atividades do COREN- RS, para manter os climas organizacionais saudável, profissionais e talentosos. 52

53 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL QUADRO FUNCIONAL RH: A Assessoria de Recursos Humanos é composta por 1 Assessora de Recursos Humanos e 1 Estagiária. ORGANOGRAMA COREN / RS PLENÁRIO DIREÇÃO PRESIDENTE SETOR DE RECURSOS HUMANOS 53

54 ESTRUTURA FUNCIONAL A Assessoria de Recursos Humanos têm como atribuições: Estabelecer políticas de recursos humanos alinhados às metas institucionais, interagindo com os demais departamentos e serviços desta Autarquia; Providenciar e executar a contratação de pessoal; Fazer o registro dos colaboradores no sistema. Providenciar o contrato de trabalho padrão para admissão; Preencher e providenciar assinatura da carteira de trabalho; Manter atualizado o registro dos funcionários que utilizam transporte coletivo e alimentação; Providenciar Vale Transporte; Carregar cartões alimentação; Realizar convênio com instituições de ensino; Manter o controle dos prazos dos contratos de experiência dos estagiários e providenciar, se for o caso, sua prorrogação; Realizar entrevista de seleção de estagiários; Providenciar a programação de férias dos colaboradores; Receber listagem horas / ponto e providenciar ajustes necessários no sistema eletrônico do ponto; Atendimento às demandas dos funcionários do Coren-RS; Emitir folha de pagamento e holerites conforme data previamente determinada, imprimir e providenciar entrega aos colaboradores para assinatura; Executar tarefas referentes a toda rotina de Pessoal na qual envolve atividade de admissões / demissões, controles de documentações, férias, solicitação de benefícios, dentre outros; Criar e manter o Programa de Avaliação de Desempenho dos colaboradores do Coren-RS; Padronizar as políticas de RH na Autarquia; 54

55 Manter o Programa de Cargos, Carreira e Salários; Providenciar e implementar o Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional PCMSO e o Programa Profissional de Riscos Ambientais PPRA; Providenciar exames médicos admissionais, periódicos, de retorno e demissionais; Implementar padrões de Saúde e Segurança adequados com relação aos locais de trabalho e as questões de segurança, de acordo com a legislação vigente, emitindo relatório. Cumprir o Regimento Interno e zelar pelo patrimônio da Autarquia, otimizando o uso dos recursos disponíveis; Dirigir os automóveis do Coren-RS no exercício de suas funções; Manter o ambiente de trabalho organizado, agradável e operacional; Participar das oportunidades de capacitação proporcionados pelo Conselho; Promover a integração do trabalho entre a equipe respeitando a ética profissional e hierarquia. RESULTADOS COMPARATIVOS INDICADORES 2012 / Quantitativo de Admissões de Colaboradores 2012 Jan. Fev. Março Abril Maio Junho Julho Ago. Set. Out. Nov. Dez Jan. Fev. Março Abril Maio Junho Julho Ago. Set. Out. Nov. Dez Quantitativo de Contratações de Estagiários 2012 Jan. Fev. Março Abril Maio Junho Julho Ago. Set. Out. Nov. Dez

56 2013 Jan. Fev. Março Abril Maio Junho Julho Ago. Set. Out. Nov. Dez Quantitativo de Demissões de Colaboradores 2012 Jan. Fev. Março Abril Maio Junho Julho Ago. Set. Out. Nov. Dez Jan. Fev. Março Abril Maio Junho Julho Ago. Set. Out. Nov. Dez Quantitativo de Demissões de Estagiários 2012 Jan. Fev. Março Abril Maio Junho Julho Ago. Set. Out. Nov. Dez Jan. Fev. Março Abril Maio Junho Julho Ago. Set. Out. Nov. Dez Quantitativo de Colaboradores 2012 Jan. Fev. Março Abr. Maio Junho Julho Ago. Set. Out. Nov. Dez

57 Jan. Fev. Março Abr. Maio Junho Julho Ago. Set. Out. Nov. Dez Quantitativo de Estagiários 2012 Jan. Fev. Março Abr. Maio Junho Julho Ago. Set. Out. Nov. Dez Jan. Fev. Março Abr. Maio Junho Julho Ago. Set. Out. Nov. Dez Quantitativo de Colaboradores Por Departamento / Assessoria SETOR Departamento Inscrição e Cadastro DIC Cobrança Departamento de Fiscalização Assessoria Recursos Humanos Almoxarifado Patrimônio Gestão da Qualidade Assessoria da Tec. Informação Controladoria Higienização Copa Departamento Financeiro

58 Gabinete da Presidência Div. Proc. Adm. E Contratos Div. Proc. Institucionais Div. Proc. Jud. Contenciosos Div. Cobrança Jud. Div. Ativa Procuradoria Geral Assessoria Institucional Comunicação /Eventos Centro Histórico Cultural Subseção Capão da Canoa Subseção Caixas do Sul Subseção Pelotas Subseção Santa Maria Subseção Santa Cruz Subseção Santa Rosa Subseção Uruguaiana Subseção Passo Fundo Contínuo - SINSERCON Quantitativo de Estagiários por Departamento / Assessoria SETOR Departamento Inscrição e Cadastro DIC Cobrança Departamento de Fiscalização 20 0 Assessoria Recursos Humanos 0 01 Almoxarifado 0 0 Patrimônio 0 0 Gestão da Qualidade 0 0 Assessoria da Tec. Informação Controladoria 0 0 Higienização 0 0 Copa

59 Departamento Financeiro 01 0 Gabinete da Presidência 0 0 Div. Proc. Adm. E Contratos Div. Proc. Institucionais Div. Proc. Jud. Contenciosos 0 02 Div. Cobrança Jud. Div. Ativa Procuradoria Geral 0 01 Assessoria Institucional 0 0 Comunicação/Eventos Centro Histórico Cultural 0 0 Subseção Capão da Canoa 0 0 Subseção Caixas do Sul 01 0 Subseção Pelotas 0 0 Subseção Santa Maria 01 0 Subseção Santa Cruz 01 0 Subseção Santa Rosa 01 0 Subseção Uruguaiana 0 0 Subseção Passo Fundo 0 0 Quantitativo de Cargos e Colaboradores por Cargo Auxiliar Administrativo Auxiliar de Serviços Gerais Auxiliar Financeiro Assessor de Comunicação I Assessor de Comunicação II Assessor Jurídico Assessor de Cobrança Assessor Técnico Assessor Institucional Assessor de Recursos Humanos Assessor da Controladoria Assessor Especial da Presidência

60 Analista de Redes e Comunicação Coordenador da ATI Chefe. Div. Processos Jud. Contenciosos Coordenador do Dpto Inscrição e Cadastro 01 0 Coordenador dos Serviços Gerais 01 0 Copeiro 01 0 Chefe da Div. Proc. Adm. E Contratos Chefe do Depto Financeiro Chefe da Assessoria Técnica 01 0 Chefe da Div. Cobr. Judicial e Dívida Ativa Chefe da Div. De Processos Institucionais Encarregada do Almoxarifado Enfermeiro Fiscal Gerência de Projetos Motorista 01 0 Operador de Micro Secretário Supervisor/ Assessor da Coord. DIC Técnico Processamento de Dados Técnico em Informática Técnico Agrícola Trabalhador de Serviços Gerais /Jardineiro Contínuo Chefe Administrativo 0 01 Assessor Executivo 0 01 Procurador Geral Procurador Adjunto 0 01 Secretária Executiva 0 01 Profissional de Educação Física 0 01 Gestora de Qualidade 0 01 Índice de Avaliação de Desenvolvimento Colaboradores 60

61 CRITÉRIO Atendem a Expectativa Acima do Esperado Necessitam Melhorar Obs.: Coordenações não foram avaliadas. Colaboradores e Estagiários em Termo de Gênero GÊNERO Feminino Masculino Relação de Novos Convênios Firmados com Instituições de Ensino INSTITUIÇÃO DE ENSINO Escola Técnica da Universidade de Caxias do Sul - CETEC Fundação de Desenvolvimento do Rio Grande do Sul - FADERGS Faculdade Integrada de Santa Maria - FISMA QI Escolas e Faculdades SENAC / RS Serviço de Aprendizagem Comercial Universidade Anhanguera Educacional CIDADE Caxias do Sul Porto Alegre Santa Maria Porto Alegre Pelotas Porto Alegre 61

62 Relatório Administrativo Departamento de Cobrança Flora Volcato da Rosa OAB/ RS Coordenadora Porto Alegre INTRODUÇÃO 62

63 O Setor de Cobrança Administrativa do Conselho Regional de Enfermagem do Rio Grande do Sul (COREN-RS), tem como objetivo essencial a regularização de pendências dos inscritos. As atividades desempenhadas pelos colaboradores deste Setor compreendem: atendimento ao inscrito (via telefone, e presencial), informações sobre débitos, negociação de dívida, dentre outras. Apresentaremos a seguir os dados dos serviços desenvolvidos durante o ano de 2013, bem como um quadro comparativo das atividades realizadas em anos anteriores, a fim de demonstrarmos a evolução dos serviços. Salienta-se, por fim, que a Cobrança Administrativa fazia parte do Departamento de Inscrição e Cadastro - DIC e a partir desta Gestão passou a ser um Setor Independente, sendo assim, não possuímos dados exatos anteriores ao ano de DADOS COBRANÇA 63

64 O Setor de Cobrança Administrativa do COREN/RS realiza as negociações com os inscritos no Rio Grande do Sul, através de atendimento por telefone, e presencial, com a seguinte estrutura: Coordenação: Flora Volcato da Costa. Colaboradores: Anelise Oswald Hartwig; Diego Pereira Cimirro; Lucinei Martins; Marisa Mielle. 2. INDICADORES Os indicadores desempenhados pelos colaboradores deste Setor compreendem: a) Atendimento presencial; b) Atendimento via /telefone; c) Atendimento pelo COREN MÓVEL. 3. DADOS DOS INDICADORES ano de 2013: Neste sentido, segue inferiormente os dados dos indicadores no primeiro semestre do 3.1 Atendimentos gerais: Total de atendimentos via /telefone: Total de atendimentos no COREN MÓVEL:

65 No total, em 2013, foram atendidos inscritos no Setor de Cobrança Administrativa. (Gráfico 1). Logo abaixo, segue um demonstrativo dos atendimentos realizados: Atendimentos Realizados Coren Móvel 499 Respondidos Atendimento Geral Respondidos Coren Móvel Atendimento Geral Fonte: Help Desk Consulta em Dezembro de ATENDIMENTOS VIA /TELEFONE No período de janeiro a dezembro de 2013 o Setor de Cobrança Administrativa, realizou atendimentos via /telefone. Portanto, segue um comparativo dos atendimentos via /telefone realizados pela Cobrança nos últimos três anos. Ano Atendimentos via / telefone

66 TOTAL Fonte: Help Desk Consulta em dezembro de ATENDIMENTOS NO COREN MÓVEL O Coren Móvel realizou suas atividades de atendimento aos inscritos nas instituições no período de janeiro a maio de As cidades visitadas foram: Palmeira das Missões, Gravataí, Viamão, Canoas, Caxias do Sul. Seguem os dados dos atendimentos: Ano Atendimentos no COREN MÓVEL TOTAL COBRANÇA ATIVA No início do mês de julho de 2013 foi instaurada a Cobrança Ativa, referente aos parcelamentos em aberto e inadimplentes pelos inscritos. O trabalho foi desenvolvido por todos os colaboradores, em forma de revezamento, e eles entraram em contato com os profissionais, no intuito de regularizar o acordo administrativo pactuado entre as partes. O prazo deste trabalho foi de pequena permanência, devido à demanda do Setor, realizando-se entre os meses de julho à setembro de Neste sentido, o Setor de Cobrança Administrativa conseguiu contato e renegociação com 138 inscritos. O maior problema verificado com este trabalho foi a desatualização dos 66

67 dados cadastrais dos profissionais, pois não conseguimos contato com 173 inscritos, de um total de 311. CONTATOS COM SUCESSO 138 CONTATOS SEM SUCESSO 173 TOTAL CONVOCAÇÕES Além dos atendimentos para atualização cadastral e negociações foram atendidas as convocações, no total de Esses atendimentos totalizaram na cidade de Porto Alegre 4.727, na região metropolitana e interior do Estado Conforme demonstra o gráfico abaixo (Gráfico 02) as convocações no interior foram superiores as da Capital. Convocações % % % Convocação Capital Convocação Região Metropolitana Convocação Interior 0 Convocação Capital Convocação Região Metropolitana Convocação Interior Fonte: Help Desk Consulta em Dezembro de CONCLUSÃO 67

68 Após análise dos dados acima abordados, verificou-se que o número de atendimentos via e/ou telefone aumentou consideravelmente, eis que apenas no primeiro semestre do ano corrente ultrapassamos a metade dos atendimentos realizados durante o ano integral de 2011 e Cumpre informar que este aumento deve-se ao chamamento dos inscritos, através do envio das Convocações, para entrarem em contato com o Conselho ou comparecer na Sede, Subseção ou no Coren Móvel, com o intuito de regularizarem suas pendências, bem como ao aumento do número de colaboradores no Setor. Registra-se que não há dados armazenados na fonte do Help Desk do ATI quanto aos atendimentos realizados de forma presencial, pois houve algumas mudanças administrativas de atividades dos colaboradores e na própria coordenação do Setor de Cobrança Administrativa. Neste sentido, as informações gerais de atendimentos se encontram com o Setor DIC-Atendimento. Por derradeiro, cumpre salientar que atualmente estamos com problemas no aparelho de telefone e esta situação está prejudicando o bom atendimento ao inscrito e o trabalho desempenhado pelo colaborador, necessitando-se de novos aparelhos. FLORA VOLCATO DA COSTA Coordenadora do Setor de Cobrança Administrativa OAB/RS

69 Relatório Administrativo Assessoria de Tecnologia da Informação Tiago Miliolli Coordenador Porto Alegre INTRODUÇÃO 69

70 A Assessoria de Tecnologia da Informação é a estrutura orgânica do COREN-RS encarregado de gerir e manter a infraestrutura de Tecnologia da Informação e Comunicação. Os trabalhos da ATI estão centrados em permitir que as demais assessorias e departamentos administrativos tenham condições de realizarem suas atividades com o suporte tecnológico necessário. A ATI também assessora a Presidência do COREN-RS nos assuntos que envolvem TI, coordena e executa o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI), ajuda na definição das necessidades do COREN com relação ao desenvolvimento e incorporação de novos sistemas, desenvolve e implementa políticas de Segurança da Informação e de uso seguro de recursos computacionais e de comunicações. As principais atribuições que a ATI tem são: 1. Estabelecer políticas de investimento para equipamentos, infraestrutura, softwares e prestação de serviços na área de Tecnologia da Informação e Comunicação do COREN-RS. 2. Estabelecer políticas para a Segurança da Informação e Comunicação, compreendendo a disponibilidade, a integridade, a confiabilidade e a autenticidade dos dados. 3. Gerenciar, implementar e manter o Sistema Integrado de Soluções COREN (SISCOREN). 5. Promover a uniformidade, a compatibilidade e a integração dos dados e soluções de gestão de dados dos profissionais de enfermagem. 6. Propor ações estratégicas de Tecnologia da Informação e Comunicação e sua respectiva execução orçamentária. 7. Viabilizar a infraestrutura tecnológica para a implementação do Planejamento Estratégico do COREN-RS. Conforme a figura 2 abaixo, pode ser observada que a ATI está subordinada diretamente à Presidência do COREN e dela recebe ordens e com os demais departamentos e assessorias do Conselho colabora e apoia as atividades onde a TI seja necessária. 70

71 Figura 2 Organograma da Assessoria de Tecnologia da Informação. Atualmente, a ATI conta com 7 profissionais: três analistas (nível superior), 2 Técnicos em Processamento de dados (nível técnico), um estagiário (nível técnico) e um Auxiliar Administrativo (nível médio). A chefia e as divisões da ATI estão formadas atualmente com os seguintes profissionais: Chefia da ATI: um analista de sistemas que desempenha o cargo de Coordenador da Assessoria. Divisão de Modernização e Infraestrutura Tecnológica: um analista de rede que desempenha o Suporte Tecnológico e Infraestrutura de Rede, um técnico, um estagiário em processamento de dados e uma auxiliar administrativa que desempenham o suporte operacional. Divisão de Sistemas Corporativos: um analista de sistemas que desempenha o desenvolvimento de sistemas web e um técnico de processamento de dados que desempenha o desenvolvimento de sistemas desktop. Este relatório tem como objetivo apresentar a gestão administrativa no ano de 2013 através de indicadores da Assessoria de Tecnologia da Informação do Conselho Regional de 71

72 Enfermagem do Rio Grande do Sul, focando na finalidade, objetivos e nas realizações do período. INDICADORES DE GESTÃO ATI O processo de medição na organização visa auxiliar o processo de definição de metas e objetivos, sejam operacionais, táticos ou estratégicos. A ATI monitora alguns indicadores a fim de obter resultados referentes aos serviços por ela prestados e com o intuito de corrigir eventuais desvios de percurso no andamento. Para este relatório, foram selecionadas duas áreas: Indicadores de Risco Operacional e Indicadores de Resultado. Para estes indicadores, foram medidos os seguintes índices: Índice de disponibilidade dos serviços de TI críticos para o negócio (Risco Operacional), Índices do Help Desk (Resultado), Índices de utilização dos Sistemas (Resultado). A seguir, os comparativos referentes aos índices definidos pela ATI: Indisponibilidade do Link de Internet Nrº de Horas de indisponibilidade de Link 415h 261h 87h Indisponibilidade ao ano 4,7% 3,0% 0,8% Nrº de Horas Total no ano 8.760h 8.760h 8.760h 72

73 ÍNDICE DE INDISPONIBILIDADE DOS SERVIÇOS DE TI (RISCO OPERACIONAL) Este importante indicador que afeta o risco operacional de TI, como podemos observar, caiu consideravelmente de um ano para outro. Deve-se ao fato de que foram contratados os melhores serviços de Internet assim como foram elaborados melhores contratos, prevendo inclusive um acordo de nível de serviço (SLA) satisfatório para ser mantido pelo fornecedor. ÍNDICES DO HELPDESK (RESULTADOS) Chamados no HelpDesk Administrativos Técnicos Total

74 Os indicadores do HelpDesk demonstram claramente a inversão gradativa dos tipos de chamados que antes eram em sua maioria administrativos para chamados mais técnicos. Deve-se a este fato, os treinamentos realizados pela TI aos setores referente a utilização de sistemas e uma reorganização do setor referente ao catálogo de serviços por ele oferecido. Desde o primeiro semestre de 2013 a ATI está utilizando uma nova ferramenta de HelpDesk, o que permite uma análise maior dos dados cadastrados inclusive com relatórios que demonstram os indicadores de tempo de resposta e solução de acordo com o SLA (Service Level Agreement ou Acordo de Nível de Serviço) definido para o problema, conforme podemos verificar o ano de 2013: Período: a Total de horas válidas no período: 3486 Total de chamados fechados no período: chamados Resposta em até 0.5 horas: 88.8% = Resposta em até 1 horas: 119 chamadoss = 7.28% 74

75 Resposta em mais de 1 horas: 64 chamados = 3.92% Solução em até 4 horas: 1484 chamados = 90.82% Solução em até 6 horas: 28 chamados = 1.71% Solução em mais de 6 horas: 122 chamados = 7.47% Tempo de Resposta X SLA definidos Resposta dentro do SLA: 1116 chamados 68.3% Resposta até 20% acima do SLA: 77 chamados 4.71% Resposta acima de 20% do SLA: 441 chamados 26.99% Tempo de resposta não definido para o setor: 0 chamados 0% Tempo de Solução X SLA definidos Solução dentro do SLA: 1190 chamados 72.83% Solução até 20% acima do SLA: 48 chamados 2.94% Solução acima de 20% do SLA:: 396 chamados 24.24% Tempo de solução não definido para o problema: 0 chamados 0% Tempo de Solução a partir da 1.ª resposta Solução dentro do SLA: 1332 chamados 81.52% Solução até 20% acima do SLA: 28 chamados 1.71% Solução acima de 20% do SLA:: 274 chamados 16.77% Tempo de solução não definido para o problema: 0 chamados 0% Tempo de Solução recalculado Solução dentro do SLA: 1223 chamados 74.85% Solução até 20% acima do SLA: 50 chamados 3.06% Solução acima de 20% do SLA:: 361 chamados 22.09% Tempo de solução não definido para o problema: 0 chamados 0% Quadro de chamados por tempo em cada status STATUS TEMPO PERCENTUAL Aguardando atendimento 436:50: % Em atendimento 158:28: % Encaminhado para operador 85:58: % Aguardando retorno do usuário 63:45: % Agendado com usuário 13:52: % 75

76 Aguardando liberação 11:09: % Em fila de atendimento 07:21: % Intervalo de almoço 05:14: % Em análise 04:51: % Indisponível para atendimento 04:12: % Aguardando retorno do fornecedor 01:13: % Cancelado 00:38: % Interrompido para atender outro chamado 00:36: % Horário da ginastica laboral 00:17: % Encerrada 00:00: % Quadro chamados por tempo de dependência de atendimento DEPENDÊNCIA TEMPO PERCENTUAL À ÀREA TÉCNICA 697:19: % AO USUÁRIO 96:35: % INDEPENDENTE 00:38: % Nos indicadores de SLA acima podemos observar que em todas as medições a porcentagem maior foi atendida dentro do esperado de acordo com o tempo de resposta definido para cada chamado realizado na ATI. No entanto é necessária a realização de um estudo mais aprofundado para verificar se as respostas superiores a 20% do SLA se devem pelo número de colaboradores na ATI x Número de demandas ou por alguma dificuldade técnica. Há que se considerar também chamados em que dependemos de terceiros para a realização de determinada tarefa, o que influi consideravelmente no indicador de SLA. No geral, como podemos observar acima, entre 70 e 80% dos chamados são atendidos dentro do esperado. ÍNDICES DE UTILIZAÇÃO DE SISTEMAS (RESULTADOS) 76

77 PORTAL COREN-RS Os indicadores de utilização dos sistemas têm por objetivo não somente medir o tempo de utilização mas também constatar a disponibilidade destes sistemas oferecidos pela TI aos usuários internos e externos (profissionais de Enfermagem e sociedade em geral). Nos índices de visitas ao Portal COREN podemos observar um aumento significativo no ano de 2012 e Deve-se ao fato que na gestão atual , além do dinamismo na inclusão de informações diárias, foram implementados diversos serviços no Portal com o intuito de facilitar as necessidades que o profissional de Enfermagem possui e, dentre eles podemos 77

78 citar: Atualização cadastral online, emissão de segunda via de boleto, emissão de certidão de regularidade e negativa, etc. Na medida em que estão sendo implementados mais serviços online, conclui-se que um maior número de profissionais realize o acesso mensalmente, aumentando assim o relacionamento entre Conselho e Inscrito, tão importante nos dias atuais. SISTEMA DE GESTÃO - SISCOREN Utilização do sistema de gestão do COREN-RS Tempo em uso (horas) Quantidade de acessos Este importante indicador demonstra que na gestão atual conseguimos capacitar mais usuários a utilizarem o sistema de gestão do Conselho em suas tarefas diárias o que representa maior controle nas ações executadas. Também destacamos que novas implementações foram realizadas no sistema de gestão o que ocasionou um aumento do número de usuários no sistema. Podemos citar como exemplo, o desenvolvimento de um sistema de peticionamento eletrônico junto a TRF o que facilitou muito o processo de distribuição eletrônica dos processos de execuções federais, a integração do sistema com o 78

79 gerenciador eletrônico de documentos (GED), o novo processo do módulo de fiscalização com os processos administrativos fiscalizatórios, etc. CONSIDERAÇÕES FINAIS Os índices apresentados demonstram a eficiência da ATI como setor de suporte aos demais setores e as mudanças e implementações realizadas nesta gestão contribuem para uma significativa melhoria nos procedimentos operacionais da Instituição e na tomada de decisões de seus dirigentes, melhorando a prestação de serviços por parte do COREN ao seu público alvo. Desta forma, a ATI está buscando sempre a melhoria contínua na prestação dos seus serviços focando na identificação das necessidades para se alcançar uma infraestrutura de trabalho adequada para a prestação de serviços a fim de permitir que as demais assessorias e departamentos administrativos tenham condições de realizarem suas atividades com o suporte tecnológico necessário. 79

80 Relatório Administrativo Procuradoria Geral Letícia Voltz Alfaro, OAB/RS nº Procuradora Geral Porto Alegre 80

81 INTRODUÇÃO A Procuradoria Geral do Conselho Regional de Enfermagem do Rio Grande do Sul (COREN-RS), possui quatro divisões, divididas por matérias, as quais trabalham em conjunto visando o melhor desenvolvimento das atividades desta procuradoria. - Divisão dos Processos Institucionais; - Divisão dos Processos Judiciais Contenciosos; - Divisão de Cobrança Judicial e Divida Ativa; - Divisão de Processos Administrativos e Contratos. A Procuradoria Geral tem a finalidade de defender acima de tudo os interesses do Conselho no âmbito administrativo e judicial, além de prestar assessoria e orientações a todos os setores, departamentos e Subseções, possibilitando o desenvolvimento das atividades dentro da legalidade, ética, lisura e moral. Apresentaremos a seguir os dados dos serviços desenvolvidos pela Procuradoria Geral e suas Divisões durante o exercício do ano de dois mil e treze, bem como um quadro comparativo das atividades realizadas em anos anteriores, a fim de demonstramos a evolução dos serviços. 81

82 MISSÃO PROCURADORIA GERAL - PG A Procuradoria Geral, nos termos do Organograma do Regimento Interno do COFEN, foi criada a partir de fevereiro de 2012 com a Junta Governativa, que administrou o Conselho em período que antecedeu a eleição (de 1º janeiro a 22 de abril de 2012). A atual gestão do Conselho, empossada em 23 de abril de 2012, manteve o organograma, realizou o Regimento Interno do Coren-RS e o Plano de Cargos, Carreiras e Salários. A Procuradoria Geral abrange todas as Divisões, que atuam nas suas respectivas matérias, assessorando e orientando àquelas acerca das demandas oriundas das solicitações da Presidência, Diretoria e Plenário. E atua, em conjunto com as Divisões, no controle interno da legalidade dos atos administrativos. Além disso, orienta todas as Divisões, setores, departamentos do Conselho, bem como Presidência, Diretoria e Plenário no que tange as matérias jurídicas, visando garantir que as decisões e procedimentos adotados estejam conforme com a legalidade, publicidade, moralidade, economicidade e efetividade. A Procuradoria é também responsável pelos Processos Éticos do Conselho, ou seja, é onde se dá instauração do respectivo processo, auxiliando durante toda a tramitação juntamente com os Relatores as Comissões de Instrução. Apresentaremos a seguir os dados dos serviços desenvolvidos na Procuradoria Geral durante o exercício do ano de dois mil e treze, bem como um quadro comparativo das atividades realizadas em anos anteriores, a fim de demonstramos a evolução dos serviços. 82

83 1 TAREFAS ADMINISTRATIVAS Conselho Regional de Enfermagem Rio Grande do Sul Segue quadro de dados das tarefas administrativas realizadas pela Procuradoria Geral, contendo comparativo relacionando as tarefas realizadas em anos anteriores com as desempenhadas no ano de Descrição Ofícios (diversos) Memorandos Pareceres Certidão Negativa de Processos Éticos Quadro 1: Tarefas administrativas Fonte: PG, Oficios Memorandos Pareceres Certidão Negativa de Processos 1.1 PROCESSOS ADMINISTRATIVOS - ÉTICOS A Procuradoria Geral dentre todas as suas atividades é responsável pelos Processos Éticos do Conselho, ou seja, é o setor onde se dá instauração do respectivo processo, sendo estes processados cada um dentro das suas peculiaridades, porém, todos com assessoramento direto de advogados e secretária durante todo o seu trâmite até seu Julgamento, juntamente com os Relatores e as Comissões de Instrução. 83

84 Segue o quadro de dados dos Processos Administrativos Éticos durante o ano de 2013, contendo comparativo relacionando aos processos dos anos anteriores. Descrição Processos Éticos Quadro 1: Processos Administrativos Fonte: PG, Processo Ético ATRIBUIÇÕES COLABORADORES DA PG A) Letícia Voltz Alfaro Procuradora Geral: 1) representar o Coren-Rs na esfera judicial e administrativa quando solicitado; 2) prestar assessoramento jurídico ao Presidente, Diretoria e Plenário; 3) exercer juntamente com as Divisões que compõem a procuradoria geral o controle interno da legalidade dos atos administrativos; 4) zelar pelo interesse público; 5) orientar todos os setores, departamentos, divisões duvidas jurídicas visando garantir que as decisões e procedimentos adotados estejam de acordo com as normativas da Administração Pública; 6) participar de reuniões, palestras, capacitações quando solicitado; 7) homologar ou não todos os pareceres jurídicos emitidos pelas Divisões; 8) viajar representando o Conselho ou acompanhando Presidente ou Conselheiros, quando solicitado; 9) Auxiliar na confecção dos Ofícios oriundos do Gabinete e Presidência quando se trata de matéria institucional ou jurídica. 10) Acompanhar a agenda semanal de audiências e diligências, com as escalas e sugestão de forma de deslocamento para autorização da Presidência. 11) Controlar as despesas administrativas das Divisões quanto à emissão e 84

85 pagamento de guias de custas e requisição de material, deslocamentos, cópias, requisições. 12) Realizar reuniões periódicas com os colaboradores da PG, incluindo as 04 Divisões; 13) Realizar avaliação de desenvolvimento com os colaboradores que atuam na PG; 14) Elaborar a escala de férias dos colaboradores da PG; 14) Acompanhar o cumprimento das normas Institucionais orientando os colaboradores e aplicando condutas disciplinares quando necessário; 15) Manter a equipe de trabalho atualizada, proporcionando oportunidades para participar de eventos, palestras e cursos de capacitação; 16) Incentivar um ambiente de trabalho adequado, ético e agradável, favorecendo um bom desenvolvimento das atividades. 17) Acompanhar os processos éticos, com Assessoramento do Juridico junto a Comissão de Instrução e Conselheiros Relatores. B) Carlos Rodrigo Tanajura Barreto Procurador Adjunto: 1) Assessora a Procuradora Geral na esfera judicial e administrativa; 2) Substitui a Procuradora, quando esta ausente; 3) presta assessoramento ao Presidente, Diretoria, Plenário quando solicitado pela Procuradora; 4) exerce juntamente com a Procuradora e as Divisões o controle da legalidade dos atos administrativos; 5) zelar pelo interesse público; 6) orientar todos os setores, departamentos, divisões duvidas jurídicas visando garantir que as decisões e procedimentos adotados estejam de acordo com as normativas da Administração Pública; C) Loretta Ferreira Rios Assessora Jurídica: 1. Assessoramento Jurídico junto às Comissões de Instrução; 2. Auxílio na confecção de Atas de Reunião das Comissões de Instrução; 3. Emissão de Pareceres quando solicitado pelas Comissões de Instrução; 4. Acompanhar as Comissões de Instrução nas audiências de oitivas de testemunhas e profissionais denunciados; 5. Acompanhar as Comissões de Instrução nas Reuniões quando solicitado; 6. Atendimento/orientações aos profissionais denunciados e seus procuradores; 7. Assessoramento Jurídico junto aos Conselheiros Relatores quando da emissão dos Pareceres Conclusivos; 8. Acompanhar os julgamentos dos Processos Éticos e orientar os membros da Plenária quando necessário; 9.Auxiliar nos procedimentos e prazos dos Processos Éticos do COREN/RS; 10. Emitir as certidões negativas de processos éticos; 11. Controle e monitoramento de todos os processos éticos, desde a abertura até o encerramento junto à secretária da Procuradoria Geral; 85

86 D) Daniela Vieira Justino Secretária: 1) Auxilio a Procuradora Geral e demais assessores jurídicos com formatação de documentos, cópias, agendamento de reuniões, atas e demais atividades designadas. 2) Controle da agenda da procuradoria geral reuniões, atendimento a inscritos, oitivas PE S, julgamentos PE S, audiências dos processos judiciais/trabalhistas, palestras, licitações. 3) Controle do caixinha da PG custas dos processos judiciais e diligências. 4) Triagem dos documentos recebidos e encaminhamento para resposta ou arquivo. 5) Triagem dos s recebidos da Procuradoria Geral e Notas de expediente para encaminhar as Divisões. 6) Protocolo de documentos recebidos externos e setores/subseções. 7) Processos Éticos: 7.1) Abertura dos autos e controle/monitoramento de todos processos éticos desde a abertura até o encerramento com os respectivos controles de prazos, confecção e expedição das notificações/intimações, ofícios as partes e envolvidos, acompanhamento de oitivas e julgamentos, confecção de atas de reuniões das Comissões, elaboração de Portarias, Despachos e Decisões. 7.2) Auxílio às Comissões de Instrução dos Processos Éticos (semanalmente) e aos Conselheiros Relatores, na emissão de pareceres. 7.3) Atendimento / orientações aos profissionais denunciados e respectivos procuradores. 7.4) Elaboração de memorandos para setores e subseções referente aos processos éticos (aplicação de pena, diligências, convocações, entrega de documentos). 8) Processos Licitatórios - 8.1) Pregoeira - Elaboração de edital, confecção dos extratos para publicação no DOU e site, resposta aos questionamentos e/ou impugnações do edital, via e informações via telefone, e realização da sessão do Pregão Presencial com a respectiva elaboração de atas da sessão. 9) Atendimento a inscritos (informações sobre processos, convocações. Certidões negativas e outros). 11) Elaboração e expedição de ofícios e notificações. 12) Controle das Comissões de Ética das Instituições de Saúde. 13) Arquivo de documentos diversos, organização do setor e suprimento de materiais. 14) Emissão de certidões negativas de processos éticos e administrativos. 15) Auxílio aos administrativos / estagiários, setores e subseções quando solicitado Letícia Voltz Alfaro OAB/RS Procuradora Geral 86

87 DIVISÃO DE PROCESSOS INSTITUCIONIAS Carlos Rodrigo Tanajura Barreto OAB/RS A Chefe da Divisão dos Processos Institucionais Porto Alegre 87

88 MISSÃO DIVISÃO DE PROCESSOS INSTITUCIONAIS A Divisão de Processos Institucional (DIPI) do Conselho de Enfermagem do Rio Grande do Sul COREN-RS foi implantada no Conselho no segundo semestre do ano de dois mil e doze, com a missão de atuar diretamente nos processos administrativos da Autarquia, elaborando pareceres orientativos voltados para as atividades fins do COREN-RS, bem como para às solicitações e questionamento dos inscritos, Instituições de Saúde, e demais matérias quando solicitado pela Presidência para análise e deliberação da Plenária. É imperioso salientar que a Divisão dos Processos Institucionais desde o mês de outubro do ano de dois mil e doze iniciou uma integração com o Departamento de Fiscalização no sentido de apurar as irregularidades das Instituições de Saúde, o qual é instaurado por meio de processo administrativo fiscalizatório objetivando orientar e notificar as instituições de saúde quando necessário a fim de regularizar as pendências, sendo que a partir de 2013 os processos tiveram sua autuação pelo DEFISC e encaminhamento de notificações extrajudiciais e demais orientações jurídicas pelo DIPI. Apresentaremos a seguir os dados dos serviços desenvolvidos na Divisão dos Processos Institucionais durante o exercício do ano de dois mil e treze, bem como um quadro comparativo das atividades realizadas em anos anteriores, a fim de demonstramos a evolução dos serviços. 88

89 1 TAREFAS ADMINISTRATIVAS Conselho Regional de Enfermagem Rio Grande do Sul Segue quadro de dados das tarefas administrativas realizadas pela Divisão dos Processos Institucionais, contendo comparativo relacionando as tarefas realizadas em anos anteriores com as desempenhadas no ano de É importante destacar que tendo em vista as alterações da nomenclatura da atual Procuradoria Geral (Assessoria Jurídica ASSJUR e Procuradoria Geral PG, Divisão dos Processos Contenciosos e Institucionais DPCI e Divisão dos Processos Institucionais DIPI) houve diversos quantitativos de documentos como passamos a demonstrar adiante abaixo: Descrição Ofícios (diversos) - DIPI Memorandos DIPI Pareceres DIPI Notificações Extrajudiciais (Processos Administrativo de Fiscalização) Reuniões _ Quadro 1: Tarefas administrativas Fonte: DIPI, Oficios Memorandos Pareceres Notificações Extrajudiciais Reuniões

90 2 PROCESSOS ADMINISTRATIVOS FISCALIZATÓRIOS: Os Processos Administrativos de Fiscalização, os mesmos a partir de 2012 estão sendo autuados pelo DEFISC, sendo remetidos para o DIPI para o encaminhamento de notificações extrajudiciais quanto as irregularidades apontadas pela fiscalização do COREN/RS. Segue o quadro de dados dos Processos Administrativos de Fiscalização durante o ano de 2013, contendo comparativo relacionando aos processos dos anos anteriores. Descrição Processos Administrativos Fiscalizatórios Quadro 2: Processos Administrativos Fonte: DIPI, Processo Administrativo Fiscalizatório 90

91 3. ATRIBUIÇÕES COLABORADORES DIPI A) Carlos Rodrigo Tanajura Barreto Chefe: 1) Coordenar e supervisionar todas as atividades relacionadas a Processos Institucionais do sistema COFEN/ COREN-RS. 2) Realizar diagnóstico situacional da Divisão de Processos Institucionais - DIPI. 3)Planejar e acompanhar as atividades da DIPI, com base na realidade situacional e metas do Conselho. 4) Providenciar relatórios mensal e anual das atividades da DIPI. 5) Estabelecer e acompanhar os indicadores de qualidade e produtividade junto com os colaboradores da Divisão. 6) Organizar e acompanhar os processos Institucionais relacionados diretamente com a atividade fim da Autarquia, atuando diretamente na defesa do Conselho Regional de Enfermagem do Rio Grande do Sul. 7) Elaborar pareceres jurídicos e acompanhar a formalização dos Processos Administrativos do Departamento de Fiscalização Profissional DEFISC. 8) Elaborar pareceres jurídicos de processos oriundos do DIPAC com matéria institucional. 9) Controlar os prazos das peças processuais da sua Divisão. 10) Prestar informações internas sobre as decisões e encaminhamentos. 11) Encaminhar a resposta às correspondências destinadas a DIPI ao gabinete. 12) Padronizar ações que envolvam comprometimento jurídico em âmbito da DIPI no COREN-RS. 13) Organizar e controlar as rotinas da DIPI (horário, arquivos, manutenção). 14)Atender a consultas das assessorias e departamentos do Conselho e das respectivas subseções. 15) Participar em reuniões, representando o COREN-RS, quando solicitado. 16) Participar do processo de capacitação de recursos humanos da DIPI. 17) Realizar reuniões periódicas com os colaboradores da DIPI. 18) Realizar avaliação de desenvolvimento com os colaboradores que atuam na DIPI. 19) Elaborar a escala de férias dos colaboradores da DIPI. 20) Acompanhar o cumprimento das normas Institucionais orientando os colaboradores e aplicando condutas disciplinares quando necessário. 21) Manter a equipe de trabalho atualizada, proporcionando oportunidades para participar de eventos, palestras e cursos de capacitação. 22) Incentivar um ambiente de trabalho adequado, ético e agradável, favorecendo um bom desenvolvimento das atividades. 91

92 B) Camila Rocha Rodrigues; Luiz Almir Zanella de Paula; Matheus Bernardes Souza - Estagiários: 1. Auxílio a todos os assessores jurídicos e à secretária; Auxílio direto ao Dr. Carlos Rodrigo. 2. Auxílio na abertura dos processos administrativos fiscalizatórios e controle dos mesmos. 3. Arquivo de documentos recebidos e expedidos. 4. Auxílio emissão de certidões negativas de processos. 5. Auxilio direto a Secretária Daniela na emissão de notificações e demais documentos para instrução dos processos éticos. 6) Expedição de ofícios diversos pelo correio. 7) Atendimento ao telefone. Carlos Rodrigo Tanajura Barreto OAB/RS A Chefe da Divisão dos Processos Institucionais 92

93 DIVISÃO DA COBRANÇA JUDICIAL E DIVIDA ATIVA GILBERT DA SILVA MUNHOZ OAB/RS Chefe da Divisão de Cobrança Judicial e Dívida Ativa Porto Alegre MISSÃO 93

94 DIVISÃO DE COBRANÇA JUDICIAL E DÍVIDA ATIVA - DCJDA A Divisão de Cobrança Judicial e Dívida Ativa (DCJDA) do Conselho Regional de Enfermagem do Rio Grande do Sul (COREN-RS), tem a missão de buscar a regularização dos profissionais inscritos junto a este Conselho, que é realizada, primeiramente na esfera administrativa, com a abertura dos Processos Administrativos de Inscrição em Dívida Ativa (PAIDA), e posteriormente, na esfera judicial, através do ingresso de processo de execução fiscal, porquanto é a medida processual de cobrança cabível a esta Autarquia, conforme Lei nº 6.830/80. As atividades desenvolvidas por esta Divisão estão vinculadas à legalidade, ética, lisura e moral. Apresentaremos a seguir os dados dos serviços desenvolvidos durante o ano de dois mil e treze, bem como um quadro comparativo das atividades realizadas em anos anteriores, a fim de demonstrarmos a evolução dos serviços. 1. TAREFAS ADMINISTRATIVAS 94

95 Segue quadro de dados das tarefas administrativas, contendo comparativo incluindo as tarefas realizadas em anos anteriores com as desempenhadas no ano de DESCRIÇÃO Ofícios Pareceres Memorandos Notificações Semestre 2 Semestre Oficios Memorandos Pareceres Notificações 2. TAREFAS JUDICIAIS 95

96 Esta Divisão é responsável pelo ajuizamento e acompanhamento das Ações de Execução Fiscal. Neste sentido, segue quadro de dados das tarefas relacionadas ao andamento das ações e distribuições de novas execuções fiscais. DESCRIÇÃO Petições Esfera Estadual Petições Esfera Federal Média de audiências realizadas Sem dados Sem dados Processos ativos Distribuições Ano de 2013 Audiências Petições Processos Ativos Distribuições 3. ATRIBUIÇÕES DOS COLABORADORES DA DCJDA A) Gilbert da Silva Munhoz Chefe da DCJDA: 1. Coordenar e supervisionar todas as atividades relacionadas com os processos de execuções fiscais e todos os demais 96

97 relacionados, como embargos a execução e exceção de pré-executividade. 2. Realizar diagnóstico situacional da Divisão de Cobrança Judicial e Dívida Ativa. 3. Planejar e acompanhar as atividades da Divisão de Cobrança Judicial e Dívida Ativa, com base na realidade situacional e metas do Conselho. 4. Providenciar relatórios mensal e anual das atividades da DCJDA 5. Estabelecer e acompanhar os indicadores de qualidade e produtividade junto com os colaboradores da DCJDA. 6. Organizar e acompanhar as execuções fiscais, atuando diretamente na defesa do Conselho Regional de Enfermagem do Rio Grande do Sul. 7. Elaborar peças processuais para a cobrança e defesa da Autarquia. 8. Controlar os prazos das peças processuais. 9. Providenciar respostas às cargas de processos oriundos da Justiça Federal e Estadual. 10. Controlar a distribuição das execuções fiscais estaduais e federais. 11. Acompanhar a agenda semanal de audiências e diligências, com as escalas e sugestão de forma de deslocamento para autorização da Presidência. 12. Controlar as despesas administrativas quanto à emissão e pagamento de guias de custas e requisição de material, deslocamentos, cópias, requisições. 13. Comparecer em audiências e realização de diligências (cargas, cópias, protocolos e distribuição, quando necessário). 14. Realizar reuniões periódicas com os colaboradores da DCJDA. 15. Organizar e controlar as rotinas da DCJDA (horário, arquivos, manutenção). 16. Viajar para o interior do Estado, quando necessário (audiências), bem como organizar o planejamento da Divisão com escala de viagens dos funcionários da Divisão. 17. Atender aos inscritos de Enfermagem, quando solicitado. 18. Prestar informações internas sobre as decisões e encaminhamentos judiciais. 19. Padronizar ações que envolvam comprometimento jurídico em âmbito da DCJDA no COREN-RS. 20. Atender a consultas das assessorias e departamentos do Conselho e das respectivas subseções. 21. Participar em reuniões, representando o COREN-RS, quando solicitado. 22. Realizar reuniões periódicas com os colaboradores da DCJDA. 23. Realizar avaliação de desenvolvimento com os colaboradores que atuam na DCJDA. 24. Elaborar a escala de férias dos colaboradores da DCJDA. 25. Acompanhar o cumprimento das normas Institucionais orientando os colaboradores e aplicando condutas disciplinares quando necessário. 26. Responsável pela realização de Memorandos e Ofícios, oriundos dos processos de execução. 27. Manter a equipe de trabalho atualizada, proporcionando oportunidades para participar de eventos, palestras e cursos de capacitação. 28. Incentivar um 97

98 ambiente de trabalho adequado, ético e agradável, favorecendo um bom desenvolvimento das atividades. B) Ricardo Kneib Pagel Assessor Jurídico: 1. Atuação nos Processos Administrativos de Inscrição em Dívida Ativa PAIDA s: Emissão de pareceres, memorandos, ofícios, acompanhamento desde a abertura até o encerramento, acompanhamento de prazos, etc; e emissão de pareceres jurídicos nos PAD s (processos administrativos) 2. Atuação nos Processos de Execução Fiscal - apresentação de petições (citação por mandato, requerimento de audiências, penhora on line, impugnação à exceção de pré executividade) atendimento ao inscrito, em conjunto com o setor de cobrança, quando necessário, responder as correspondências que versam sobre intimações de processos. 3. Controle da agenda das audiências Federais, diligências, reuniões, atendimento a inscritos. 4. Atendimento a inscritos (informações sobre processos, dívida ativa e outros). 5. Responsável pelo recebimento das intimações via Sistema de Comunicação Eletrônica da 4ª Região - SISCOM, referentes aos processos federais físicos, que compreende - Abertura das intimações e realização de petições. 6. Responsável pela realização de Memorandos. Acompanhamentos de audiência nas Varas Estaduais e Federais, bem como, mutirões, realização de diligências (carga e entrega de processos) e distribuições de atividades aos estagiários. C) Flora Volcato da Costa: Assessora Jurídica: 1. Atuação em todos os processos federais eletrônicos de execuções fiscais - Controle e monitoramento de todos processos federais desde a abertura até o encerramento com os respectivos controles de prazos, despachos e decisões; Elaboração de petições de andamento e defesa, respostas às intimações e realização de audiências; Elaboração de modelos de peças destinados aos auxiliares administrativos e estagiários; Realização de audiências, cargas e diligências estaduais e federais em todo o Estado. 2. Responsável pela distribuição das execuções fiscais federais, em 25 comarcas federais. 3. Controle da agenda das audiências, diligências, carga de processos, reuniões, atendimento a inscritos. 4. Atendimento a inscritos (informações sobre processos, dívida ativa e outros). 5. Responsável pelo recebimento das intimações via Sistema de Comunicação Eletrônica da 4ª Região - SISCOM, referentes aos processos federais eletrônicos, que 98

99 compreende - Abertura das intimações e realização de petições. 6. Responsável pela realização de Memorandos e Ofícios, oriundos dos processos de execução fiscal de ambas as esferas judiciais. 7. Distribuições de atividades aos estagiários. 9. Atendimento dos inscritos quando necessário no Setor de Cobrança Administrativa. D) Ciro Ben Semensato Auxiliar Administrativo: 1. Auxílio geral aos Assessores da DCJDA. 2. Auxílio direto com a Assessora Jurídica Flora, que compreende - Realização de petições nos processos federais físicos e eletrônicos, Auxílio na abertura e triagem dos processos federais eletrônicos, Auxílio na distribuição dos processos de execuções fiscais federais, no E-Proc. 3. Auxílio na realização de petições, referentes aos processos de execução fiscal estaduais. 4. Responsável pela solicitação das guias de condução e custas judiciais, via , referentes aos processos de execução fiscal estaduais. 5. Auxílio à Divida Ativa scaneando todos os Ar s de notificações e intimações que retornam dos correios. E) Rosana Almeida Reis Auxiliar Administrativo:1. Atualização Mensal das Taxas Selic e IGPM no Siscoren, para correção das anuidades. 2. Emissão de relatório pesquisando a quantidade de inscritos para serem Notificados. 3. Geração do arquivo das notificações para posterior envio a gráfica enviando o arquivo ao Gestos do Contrato junto a gráfica. 4. Emissão de notificações via correio por carta com AR, quando o AR retorna do correio alimentar no Siscoren conforme motivos de devolução dos correios (entregue, ausente, mudou-se, endereço inexistente), ordenar todos os Ar s em ordem alfabética, entregar os Ar s para serem scaneados e alimentados no Siscoren. 5. Geração de lançamento em Dívida Ativa (inclusão no livro de DA) para posterior execução fiscal. 6. Emissão de relatório pesquisando a quantidade de inscritos para serem executados. 7. Emissão de relatório de execução. 8. Gerar CDA s, Petições Iniciais conforme relatório de Execuções Fiscais montar pastas manuais das Execuções Estaduais (físico) de cada inscrito do relatório com seus respectivos AR s (separados um a um); 9. Emissão de relatórios de Baixas, Suspensões e Reativações de Processos. 10. Baixas de depósitos Judiciais conforme solicitação, através de memorandos homologados. 12. Estorno de cancelamento de anuidades quando solicitado. 12 Desfazer 99

100 parcelamentos conforme solicitação para prosseguimento nos processos de Execução Fiscal 13. Cancelar anuidades no Siscoren conforme solicitação, cancelamento pelo Art. 26. da LEF. 14. Parcelamento com valores de parcelas fixas conforme acordos homologados. 15. Membro da Comissão Permanente de Licitação. F) Amanda Sodré Cavalcante Estagiária de Direito: 1. Auxílio a todos os assessores jurídicos e à secretária; 2. Auxílio na realização de petições, referentes aos processos de execução fiscal estaduais. 3. Auxílio na realização de petições nos processos federais físicos. 4. Montagem de pastas, escaneamento de AR s e custas, para a distribuição de processos federais eletrônicos, bem como na distribuição destes. 5. Auxílio na distribuição dos processos estaduais de execução fiscal. 6. Auxílio na distribuição dos processos de execuções fiscais federais, no E-Proc, que abrange - Montagem de pastas; Escaneamento de AR s e guias de custas; Distribuição do processo no E-proc. 7. Solicitação de baixa e suspensão dos processos de execuções fiscais requeridas pelos auxiliares administrativos de cobrança. 8. Expedição de ofícios diversos, boletos para pagamentos referente parcelamentos de Termo de Audiência e petições pelo correio. 09. Atendimento do telefone, atendimento oficiais e encaminhamento aos assessores. 10. Arquivamento de processos e demais documentos administrativos. 11. Emissão de guias para pagamentos de custas processuais. 12. Abertura e andamento do processo administrativo de inscrição em dívida ativa. 13. Certidão negativa de processo Ético. 14.Inclusão de AR no SISCOREN na pasta de cada inscrito. G) Fernando Copatti Estagiário de Direito: 1. Auxílio ao Assessor Jurídico Ricardo Pagel e ao chefe da Divisão; 2. Auxílio na realização de petições, referentes aos processos de execução fiscal estaduais. 3. Auxílio na realização de petições nos processos federais físicos e estaduais. 4. Montagem de pastas, escaneamento de AR s e custas, para a distribuição de processos federais eletrônicos, bem como na distribuição destes. 5. Auxílio na distribuição dos processos estaduais de execução fiscal. 6. Auxílio na distribuição dos processos de execuções fiscais federais, no E-Proc, que abrange - Montagem de pastas; Distribuição do processo no E-proc. 7. Solicitação de baixa e suspensão dos processos de execuções fiscais requeridas pelos auxiliares administrativos de cobrança. 8. Expedição de ofícios diversos e 100

101 petições pelo correio. 9. Atendimento do telefone, atendimento oficiais e encaminhamento aos assessores jurídicos. 10. Arquivamento de processos e demais documentos administrativos. 11. Efetuar as diligências e cargas dos processos físicos na esfera Federal e Estadual. H) Alexandre Chaves de Oliveira - Estagiário de Direito: 1. Auxílio a Assessora Jurídica Dra. Flora Volcato da Costa; 2. Auxílio na realização de petições, referentes aos processos de execução fiscal na esfera federal. 3. Auxílio na distribuição dos processos de execuções fiscais federais, no E-Proc, que abrange - Montagem de pastas; Distribuição do processo no E-proc. 4. Solicitação de baixa e suspensão dos processos de execuções fiscais requeridas pelos auxiliares administrativos de cobrança. 5. Expedição de ofícios diversos e petições pelo correio. GILBERT DA SILVA MUNHOZ OAB/RS Chefe da Divisão de Cobrança Judicial e Dívida Ativa 101

102 DIVISÃO DE PROCESSOS JUDICIAIS CONTENCIOSOS Pâmela Roberta Magnus OAB/RS Coordenadora da Divisão de Processos Judiciais Contenciosos Porto Alegre 102

103 MISSÃO DIVISÃO DOS PROCESSOS JUDICIAIS CONTENCIOSOS - DPJC A divisão de Processos Judiciais Contenciosos do Conselho Regional de Enfermagem do RS (COREN-RS), tem a missão de defender na esfera judicial os interesses desta Autarquia, sempre respeitando os princípios da legalidade, ampla defesa e contraditório. Não medimos esforços, recorremos até a ultima instância para obter resultados positivos, sempre defendendo os interesses deste Regional com ética, moral e legalidade, com ações amplas e transparentes. jurisdicional. A seguir apresentamos os relatórios e quantitativos a respeito de prestação 1 TAREFAS ADMINISTRATIVAS Segue quadro de dados das tarefas administrativas realizadas pela Divisão dos Processos Contenciosos, desempenhadas durante o exercício de Descrição 2013 Memorandos DPJC 125 Pareceres DPJC

104 Memorandos Pareceres 2 PROCESSOS JUDICIAIS Nos processos judiciais, a Divisão de Processos Judiciais Contenciosos é a responsável pela defesa do Conselho nas ações ordinárias e trabalhistas que tramitam junto a Justiça Federal (Juizado Especial Federal e Varas Federais), Justiça Estadual e Justiça do Trabalho, bem como interposição de Ações Civis Públicas e de Obrigação de Fazer, no que concerne à negativa de fiscalização profissional, falta de profissionais de enfermagem, anotação de registro de responsabilidade técnica, dimensionamento do pessoal de enfermagem e outras demandas oriundas dos Processos Administrativos Fiscalizatórios (PAF s). Segue o quadro de dados dos Processos Judiciais em andamento no ano de Descrição Instaurados em 2013 Total geral Ativos COREN/ RS Autor Trabalhistas Anuidades/ inscrição/ cancelamento/ dano moral/ mandado de segurança TOTAL * As ações diversas que estão em tramitação no Conselho, cujo objeto são: anuidades, inscrição, cancelamento e dano moral, totalizam o quantitativo de 1071 ações, sendo que 104

105 destas 716 foram instauradas nos anos anteriores e continuam ativas COREN Autor Trabalhista Ações Diversas Total Geral Ativos 2.1 PROCESSOS TRABALHISTAS O ano de 2013 encerrou-se contando com 125 processos trabalhistas dos quais 79 referiam se à reclamatórias; 02 processos de ações consignatórias; 04 processos sobre dissídio e 39 processos referente as ações Declaratórias de reconhecimento de nulidade dos contratos de trabalho. 2.2 AÇÕES ORDINÁRIAS Em relação às ações ordinárias, durante o ano de 2013, em virtude dos 1077 processos em andamento (COREN autor/réu), foram realizadas petições destas 348 contestações, 292 Recursos inominados, 177 Recursos Extraordinários entre outras peças. Cabe referir ainda que 139 processos foram arquivados no período apontado. 3. ATRIBUIÇÕES DOS COLABORADORES DA DPJC A) Pâmela Roberta Magnus Coordenadora: 1. Coordenar e supervisionar todas as atividades relacionadas com os processos trabalhistas e todos os demais relacionados. 2. Realizar diagnóstico situacional da Divisão dos Processos de Judiciais Contenciosos. 3. Planejar e acompanhar as atividades da Divisão dos Processos de Judiciais Contenciosos, com base na realidade situacional e interesses do Conselho. 4. Providenciar relatórios mensal e anual das atividades da DPJC. 5. Estabelecer e acompanhar os indicadores de qualidade e 105

106 produtividade junto com os colaboradores da DPJC. 6. Organizar, acompanhar, e litigar nos processos trabalhistas, atuando diretamente na defesa do Conselho Regional de Enfermagem do Rio Grande do Sul. 7. Elaborar peças processuais para a divisão e defesa da Autarquia. 8. Controlar os prazos das peças processuais e perícias trabalhistas. 9. Providenciar respostas às cargas de processos oriundos da Justiça do Trabalho. 10. Organizar a agenda semanal de audiências e diligencias, com as escalas e sugestão de forma de deslocamento para autorização da Procuradoria Geral. 11. Controlar as despesas administrativas quanto à emissão e pagamento de guias de custas e requisição de material, deslocamentos, cópias, requisições. 12. Comparecer em audiências e realização de diligências (cargas, cópias, protocolos e distribuição, quando necessário). 13. Realizar reuniões periódicas com os colaboradores da DPJC. 14. Organizar e controlar as rotinas da DPJC (horário, arquivos, manutenção). 15. Viajar para o interior do Estado, quando necessário (audiências), bem como organizar o planejamento da Divisão com escala de viagens dos funcionários da Divisão.16. Prestar informações internas sobre as decisões e encaminhamentos judiciais. 17. Tecer pareceres quando necessário. 18 Participar em reuniões, representando o COREN-RS, quando solicitado. 19. Ajudar na orientação trabalhista dos setores em geral. 20. Elaborar a escala de férias dos colaboradores da DPJC. 21. Acompanhar o cumprimento das normas Institucionais orientando os colaboradores e aplicando condutas disciplinares quando necessário. 22. Manter a equipe de trabalho atualizada, proporcionando oportunidades para participar de eventos, palestras e cursos de capacitação. 23. Incentivar um ambiente de trabalho adequado, ético e agradável, favorecendo um bom desenvolvimento das atividades. B) Letícia Lemos da Silva Assessora Jurídica: 1 Supervisionar e acompanhar todas as atividades relacionadas com os processos judiciais contenciosos cíveis, 2 Controle de Prazos: Abertura de prazos, controle, envio através do sistema E-PROC; 3. Organizar, acompanhar, e litigar nos processos ordinários, atuando diretamente na defesa do Conselho Regional de Enfermagem do Rio Grande do Sul. 4. Elaboração de memorandos solicitando aos setores o cumprimento de liminares e decisões finais 5. Elaborar peças processuais para a divisão e defesa da Autarquia. 6. Controlar os prazos das peças processuais. 7. Revisão de todas as peças processuais produzidas pelos estagiários. 8. Providenciar respostas às cargas de processos oriundos da Justiça Federal, 9. Comparecer em audiências ordinárias e 106

107 trabalhistas, bem como realização de diligências (cargas, cópias, protocolos e distribuição, quando necessário). 10. Viajar para o interior do Estado, para realizações de audiências ordinárias e trabalhistas. 11. Prestar informações internas sobre as decisões e encaminhamentos judiciais. 12. Tecer pareceres quando necessário. 13. Responder pela Divisão quando da ausência (férias, licenças) da coordenação. C) Robson Eduardo Dimer Estagiário de Direito: 1. Auxílio na elaboração de peças processuais, Contestação, Embargos de Declaração, Recurso Inominado, Apelação, Recurso Extraordinário, Recurso Especial, Recursos de Agravos, Execução de Sentença, Embargos à Execução sob a supervisão dos advogados; Atualização de Juros e correção monetária para a Execução de Sentença, Pagamento de RPVs; 2. Elaboração de Memorandos: Elaboração de memorandos solicitando a expedição de cheques e controle dos pagamentos de RPVs; 3 Preenchimento de observações no SISCOREN: Observações pertinentes ao ingresso de ações judiciais pelos inscritos, decisões oriundas das ações; 4 Elaboração, atualização de planilhas para controle de ingresso de ações judiciais: - Controle das planilhas separadas por itens: ações novas, Anuidades, indenizatória, cancelamento e dano moral. 5 - Arquivos Judiciais: Organização de arquivos, revisão de processos baixados e outros: D) Taila Rosa Silva Estagiária de Direito: 1 Auxílio na elaboração de Peças Processuais: Contestação, Embargos de Declaração, Recurso Inominado, Apelação, Recurso Extraordinário, Recurso Especial, Recursos de Agravos, Execução de Sentença, Embargos à Execução sob a supervisão dos advogados; Atualização de Juros e correção monetária para a Execução de Sentença, Pagamento de RPVs. 2 Elaboração de memorandos solicitando guias de pagamentos de recursos (apelação, recurso inominado e recurso extraordinário). 3 - Preenchimento de observações no SISCOREN: Observações pertinentes ao ingresso de ação e cumprimento de liminar. 4 Elaboração, atualização de planilhas para controle de ingresso de ações judiciais Trabalhistas: Controle das planilhas separadas por itens: reclamatórias, declaratórias, consignatórias e sindicato (dissídio) 5 Arquivos Judiciais: Organização de arquivos trabalhistas, revisão de processos baixados e outros. Pâmela Roberta Magnus OAB/RS Coordenadora da Divisão de Processos Judiciais Contenciosos 107

108 DIVISÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E CONTRATOS Cristiane Côrrea da Costa Almeida OAB/RS nº Chefe da Divisão de Processos Administrativos e Contratos Porto Alegre 108

109 1 MISSÃO A Divisão de Processos Administrativos e Contratos (DIPAC) do Conselho Regional de Enfermagem do Rio Grande do Sul (COREN-RS), é a Divisão responsável pela instauração e processamento de Processos Administrativos e Contratos, cuja chefe é a Dra. Cristiane Corrêa da Costa Almeida (OAB-RS ) e composto pela Assessora Jurídica Dra. Loretta Ferreira Rios (OAB-RS ), Auxiliar Administrativo Lucas Mattos Criscuoli e pela estagiária Fernanda Almeida Krticka. O DIPAC tem como finalidade atender às demandas encaminhadas pelo Gabinete da Presidência oriundos de determinação da Presidência, Diretoria ou Plenário, advindos de todos os setores, departamentos e subseções do Conselho Regional, dando andamento aos processos conforme protocolos estabelecidos pelo Conselho Federal de Enfermagem (COFEN) e legislação aplicáveis à espécie, dentro dos princípios da Administração Pública, defendendo os interesses do Conselho. Apresentaremos neste relatório, dados dos serviços desenvolvidos no ano de 2013, juntamente com gráficos e quantitativos, visando dar maior clareza às informações prestadas. 1. TAREFAS ADMINISTRATIVAS Segue quadro de dados das tarefas administrativas realizadas pela Divisão dos Processos Administrativos e Contratos, contendo comparativo relacionando as tarefas realizadas no período de 2012 com as desempenhadas no ano de Descrição Ofícios (diversos) - DIPAC Memorandos DIPAC Quadro 1: Tarefas administrativas Fonte: DIPAC,

110 Oficios Memorandos 2 2. PROCESSOS ADMINISTRATIVOS Os Processos Administrativos são autuados pelo Gabinete da Presidência, instruídos e assessorados diretamente pela DIPAC, de acordo com a orientação do Presidente, dividindose entre Sindicâncias, Administrativos, Licitações, Dispensa e Inexigibilidade de Licitação. Descrição Sindicâncias Administrativos Licitações Dispensa de Licitação Inexigibilidade Cancelados Não possuímos dados Fonte: ASSJUR, 2011 e dados tabela

111 Processos Administrativos Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro 2.1 ADMINISTRATIVOS Os processos administrativos são oriundos das requisições dos setores, departamentos e divisões do Regional, após recebimento pelo Presidente, ele avalia e decide pela abertura do Processo Administrativo. Se houver necessidade de abertura, o Presidente, Diretoria ou o Plenário faz a determinação à Divisão de Processos Administrativos e Contratos da abertura do PAD. A DIPAC tem como comprometimento seguir as formalidades legais esculpidas na Lei 8.666/93 e demais leis aplicáveis, Resoluções do Conselho Federal de Enfermagem e Decisões Coren-RS. Tramitam nesta Divisão os processos administrativos oriundos dos pedidos dos inscritos sobre cancelamentos, abono de anuidades, restituição de valores pagos em duplicidade, dentre outros; os processos administrativos de contratações e aquisições e as sindicâncias. 2.2 SINDICÂNCIAS A DIPAC dá o andamento nas solicitações da Presidência, Diretoria e Plenário no processamento de Processos de Sindicância, com a abertura, processamento, sendo após o 111

112 processo entregue para a Comissão Sindicante, nomeada por Portaria e designada pelo Plenário, que dá andamento a mesma até sua conclusão. 2.3 PAD s DE CONTRATAÇÃO E AQUISIÇÃO: Para Hely Lopes de Meireles, em Direito Administrativo Brasileiro: Licitação é o procedimento administrativo mediante o qual a Administração pública seleciona a proposta mais vantajosa para o contrato de seu interesse. Como procedimento, desenvolve-se através de uma sucessão de atos vinculantes para a Administração e para os licitantes, o que propicia igual oportunidade a todos os interessados e atua como fator de reincidência e moralidade nos negócios administrativos. (MEIRELES, 2006, p.272). O COREN-RS, por meio da Divisão de Processos Administrativos e Contratos e instauração dos processos administrativos visa atender as regras aplicáveis à Administração Pública para as contratações e aquisições, através da realização dos procedimentos licitatórios. A partir da atual gestão a modalidade de licitação preferencialmente adotada é do Pregão na sua forma presencial, tendo o Conselho funcionários habilitados e qualificados para o encaminhamento dos certames. Além disso, dependendo da matéria também se aplica a Tomada de preços e Concorrência, através da Comissão Permanente de Licitação. As possibilidades de Dispensa de licitação, inexigibilidade são exceções às regras do dever de licitar, definidas de acordo com as peculiaridades do caso concreto. Inobstante, mesmo as contratações e aquisições por dispensa ou inexigibilidade de licitação são precedidas de instauração e processamento de um processo administrativo com todos os documentos necessários a justificar esta hipótese legal. 112

113 3. CONTRATOS ADMINISTRATIVOS: Os contratos firmados pelo COREN-RS junto a empresas Privadas ou Públicas são derivados em sua maioria de procedimentos licitatórios, e excepcionalmente de processos administrativos de dispensa ou inexigibilidade de licitação, todos de acordo com a LEI Nº 8.666/93, em atendimento aos princípios que regem a Administração Pública. A execução dos contratos é delegada aos fiscais da execução, devidamente nomeados por Portaria, sendo que a DIPAC apenas orienta e supervisiona sobre as irregularidades eventualmente verificadas pelos gestores. Todos os contratos são planilhados e controlados através de um sistema eletrônico desenvolvido pela Assessoria de Tecnologia da Informação do Conselho, denominado módulo de gestão de contratos no siscoren ATRIBUIÇÕES DOS COLABORADORES DA DIPAC: 4.1 Cristiane Correa da Costa de Almeida Chefe: 1. Coordenar e supervisionar todas as atividades relacionadas a Processos Administrativos, de demandas oriundas dos Departamentos, Setores e Divisões, Aquisições e contratações; 2. Realizar diagnóstico situacional da Divisão de Processos Administrativos e Contratos DIPAC; 3. Planejar e acompanhar as atividades da DIPAC, com base na realidade situacional e metas do COREN- RS; 4. Providenciar relatórios mensal e anual das atividades da DIPAC; 5. Estabelecer e acompanhar os indicadores de qualidade e produtividade junto com os colaboradores da DIPAC; 6. Organizar e acompanhar os processos administrativos de demandas oriundas dos Departamentos, Setores e Divisões, sobre os inscritos de Enfermagem, atuando diretamente na defesa do Conselho Regional de Enfermagem do Rio Grande do Sul; 7. Formalizar, acompanhar e controlar os prazos dos contratos, providenciando as renovações quando 113

114 necessário, após ser instada pelos fiscais de execução dos contratos; 8. Montar os Processos Administrativos; 9. Realização de pareceres jurídicos de aquisição e contratações, nos termos da Lei 8.666/93; 10. Organizar e controlar as rotinas da DIPAC (horário, arquivos, manutenção); 11. Encaminhar a resposta às correspondências destinadas a DIPAC ao gabinete; 12. Padronizar ações que envolvam comprometimento jurídico em âmbito administrativo e de contratos do COREN-RS; 13. Atender a consultas das assessorias e departamentos do Conselho e das respectivas subseções; 14. Participar do processo de capacitação de recursos humanos da DIPAC; 15. Realizar reuniões periódicas com os colaboradores da DIPAC; 16. Realizar avaliação de desenvolvimento com os colaboradores que atuam na DIPAC; 17. Elaborar a escala de férias dos colaboradores da DIPAC; 18. Acompanhar o cumprimento das normas Institucionais orientando os colaboradores e aplicando condutas disciplinares quando necessário; 19. Manter a equipe de trabalho atualizada, proporcionando oportunidades para participar de eventos, palestras e cursos de capacitação; 20. Incentivar um ambiente de trabalho adequado, ético e agradável, favorecendo um bom desenvolvimento das atividades Loretta Ferreira Rios - Assessora Jurídica: 1. Emissão de pareceres jurídicos de aquisição e contratações nos Processos Administrativos, apontando a modalidade de licitação a ser adotada, nos termos da Lei 8.666/93; 2. Analisar e emitir pareceres acerca dos Editais de Licitação; 3. Dar os andamentos e supervisionar os Processos Administrativos na ausência da Chefe da Divisão; 4. Responder pela Divisão na ausência da Chefia da mesma; 5. Realizar diligências externas quando autorizada Lucas Mattos Criscuoli Auxiliar Administrativo: 1. Auxiliar nos serviços administrativos referentes aos PAD s e demais demandas da divisão; 2. Confeccionar Quadro comparativo nos PAD s e emitir as certidões negativas da (s) empresa (s) cotada (s); 3. Realizar diligências externas quando autorizada; 4. Auxiliar na confecção de Serviço e/ou Ordens de Compra e contratos; 5. Dar os andamentos necessários ao Processo Administrativo; 6. Gerar relatórios de indicadores; 7. Elaborar relatórios anuais e mensais; 8. Criar e controlar planilhas; 8. Realizar orçamentos quando necessário e com autorização da Chefia; 9. Realizar o arquivamento dos PAD na ausência da 114

115 Estagiária Fernanda; 10. Elaborar Termo de Referência juntamente com membros da Comissão Permanente de Licitação; 11. Elaborar Editais de Tomada de Preço e Concorrência juntamente com o apoio da Assessoria Jurídica do COREN-RS e membros da Comissão Permanente de Licitação; 12. Atender os questionamentos das demais Divisões e externas, pessoalmente ou por contato telefônico. 13. Presidente da Comissão Permanente de Licitação Fernanda Almeida Krticka estagiária de Direito: 1. Auxiliar nos serviços administrativos; 2. Auxiliar na abertura dos processos administrativos e controle dos mesmos com supervisão da coordenadora; 3. Dar os andamentos necessários ao Processo Administrativo; 4. Alimentar as planilhas de Controle de Processos Administrativos; 5. Criar e controlar planilhas; 6. Realizar o arquivamento dos PAD; 7. Efetivar a montagem dos Processos Administrativos; 8. Numerar os processos administrativos; 9. Efetivar todos os serviços de correspondências da Divisão; 10. Organizar os arquivos da Divisão; 11. Arquivar os documentos recebidos e expedidos; 12. Auxiliar na emissão de certidões negativas de processos; 13. Auxiliar diretamente a Chefe da Divisão, a Assessora Jurídica e ao Auxiliar Administrativo na emissão de memorandos e demais documentos da Divisão; 14. Atendimento ao telefone; 15. Secretariar os certames Licitatórios. Cristiane Côrrea da Costa Almeida OAB/RS nº Chefe da Divisão de Processos Administrativos e Contratos CONCLUSÃO A Procuradoria Geral como Departamento/Setor do Coren-Rs é órgão de assessoramento do Plenário, Diretoria e Presidência e de advocacia preventiva e contenciosa 115

116 em atendimento aos princípios da legalidade e moralidade, sempre priorizando os interesses do Conselho. Durante o ano de 2013 com o trabalho em equipe de todas as divisões que compõe este Departamento/Setor buscamos atingir as metas e alcançar os objetivos do Conselho Regional de Enfermagem do Rio Grande do Sul, mesmo com dificuldades inerentes ao trabalho técnico, consubstanciadas em buscas incessantes de novas teses, jurisprudências e doutrinas aplicáveis ao caso em concreto e o aumento considerável de ações judiciais e processos administrativos. A evolução do trabalho desta Procuradoria é uma constante, pois técnicas e o trabalho intelectual estão sempre em transformação de acordo com as exigências das matérias abordadas. Letícia Voltz Alfaro Procuradora Geral 116

117 Relatório Administrativo Assessoria de Patrimônio Regina Paulo Paiva Coordenadora de Patrimônio Porto Alegre 117

118 INTRODUÇÃO Este relatório tem como objetivo apresentar os setores de Patrimônio, Manutenção e Transporte do Conselho Regional de Enfermagem do Rio Grande do Sul (COREN-RS). Busca-se salientar as principais atividades desenvolvidas em cada um dos setores, nos exercícios dos anos de 2012 e 2013, apartir da gestão que iniciou em abril de

119 119

120 Relatório Financeiro Geanine Durand Coordenadora do Financeiro Porto Alegre 120