Sessão de elaboração do Plano de Desenvolvimento Institucional PDI (Guia de Orientação)

Transcrição

1 Sessão de elaboração do Plano de Desenvolvimento Institucional PDI (Guia de Orientação) Março de 2014

2 1. Apresentação Este guia de orientação tem por finalidade auxiliar os coordenadores das Unidades Administrativas - UA na execução das atividades de elaboração do Plano de Desenvolvimento Institucional PDI, cujas atividades se estenderão até junho do corrente ano. Entre os principais resultados esperados, destaca-se a elaboração de um documento que contemple o plano estratégico institucional até 2020, com suas correspondentes ações, capazes de realizar os objetivos propostos, por expressiva parcela da comunidade da Universidade Estadual da Paraíba. O PDI contemplará objetivos, estratégias metas e ações, com suas escalas de prioridades nas perspectivas dos impactos gerados para a instituição e para o seu entorno, nos horizontes temporais de realização de curto, médio e longo prazo, permitindo assim, a tomada de decisão de forma racional, eficiente, eficaz e assegurando a efetividade. Esperamos, portanto, contar com o indispensável apoio dessa comissão, no sentido de conduzir os eventos de elaboração do PDI na unidade administrativa de sua responsabilidade, envolvendo os docentes, discentes e técnicos administrativos nesta excelente oportunidade de estabelecermos um processo de consolidação de nossa universidade.

3 2. Visão geral do processo Apresenta-se, a seguir, um quadro-resumo global do processo, permitindo uma visão geral da metodologia de trabalho. Etapas Procedimentos Seção do guia Arquivo/Planilhas utilizados N 0 Nome 1 Preparação para a Sessão Realização da Sessão Apresentação da missão e valores institucionais Apresentação do Coordenador na elaboração do PDI Apresentação da metodologia Planilha para análise do ambiente Formação de grupos de trabalho para fazer análise do ambiente Imprimir planilha para ser utilizada nos grupos de trabalho para suprir a falta de computadores para os grupos. Retornar ao grande grupo Planilha para análise do ambiente 3 Preenchimento das planilhas em Excel 4 Encerramento das atividades Planilha para análise do ambiente

4 3. Procedimentos 3.1. Preparação para a Sessão Listar os possíveis participantes da sessão de elaboração (estimar o número de participantes com a devida antecedência) Verificar o dia da semana que melhor se adeque, lembrando que é possível o evento ultrapassar as oito horas. Escolher um espaço apropriado para o número estimado de participantes (espaço para os grupos de trabalho); Fazer a divulgação (Cartazes, Convites ou Convocatórias) Realização da Sessão Sugestão de Programa para o evento; Abertura dos trabalhos feita pelo representante legal da unidade; Apresentação da missão e princípios norteadores da UEPB e uma contextualização da unidade em relação aos objetivos fins institucionais; Apresentação da metodologia e as definições de ambiente externo interno, questões e ações estratégicas; Formação de grupos de trabalhos para fazer (caso seja necessário, oportuno e possível); Uma análise do ambiente interno, tomando como base os pontos fortes e pontos fracos e em seguida fazendo a priorização (+1 a +5) ou (-1 a -5). Uma análise do ambiente externo, tomando como base as oportunidades e ameaças e em seguida fazendo a priorização (+1 a +5) ou (-1 a -5). Para a análise do ambiente interno (Pontos Fortes e Pontos Fracos) da unidade, os grupos deverão se nortear pelos seguintes temas: 1. Ensino de graduação; 2. Ensino Médio, Técnico; 3. Educação à Distância; 4. Pesquisa e Pós-graduação 5. Extensão; 6. Assistência Estudantil;

5 7. Cultura; 8. Planejamento e Orçamento, 9. Gestão Financeira; 10. Gestão Administrativa; 11. Gestão de Pessoas; 12. Infraestrutura; 13. Sistema de Biblioteca; 14. Tecnologia da Informação; 15. Avaliação Institucional. Para a análise do ambiente externo (Oportunidades e Ameaças) à unidade, os grupos deverão se nortear pelos seguintes temas: 1. Instituições de Ensino concorrentes presentes na região de atuação da UEPB/Centro 2. Instituições de Ensino que possam vir a atuar na região de atuação da UEPB/Centro 3. Comunidade (Clientes) 4. Fornecedores 5. Produtos e serviços alternativos (Produtos substitutos) 6. Tendências Tecnológicas 7. Tendências Legais 8. Tendências Sociais 9. Tendências Culturais 10. Tendências Políticas 11. Tendências Econômicas Retornar ao grande grupo para sistematizar os resultados das análises dos grupos de trabalho, evitando repetições de questões; Fazer a aprovação da sistematização e priorização; Fazer o encerramento das atividades.

6 3.3. Resultado Esperado da Sessão dos grupos de trabalhos Diagnóstico estratégico da unidade referente ao tema discutido no grupo; 3.4. Produto Esperado da Sessão dos grupos de trabalhos Planilhas preenchidas com os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças e suas respectivas priorização (+1 a +5) ou (-1 a -5); Planilha de Excel preenchida com as identificações das ações referente à análise do ambiente pertinente ao tema discutido, proveniente a priorização Resultado Esperado da Sessão da Comissão da Unidade Administrativa Diagnóstico estratégico da unidade referente aos temas discutidos na Sessão Produto Esperado da Sessão da Comissão da Unidade Administrativa Planilha de Excel preenchida com as análises do ambiente interno e externo, proveniente do trabalho dos grupos (se houver); Planilha de Excel preenchida com as identificações das ações, proveniente do trabalho dos grupos (se houver); Planilha de Excel preenchida com o plano de ação (após aprovação do CONSUNI) Como preencher as planilhas de Excel 1 0 Passo Acessar o arquivo Análise do Ambiente; 2 0 Passo Clicar na planilha apresentação da unidade e preencher as linhas de 2 a 5 da coluna B. As linhas referentes aos nomes dos participantes podem ser preenchidas no final da sessão 3 0 Passo - Clicar na planilha diagnóstico estratégico e preencher as linhas e colunas referente ao tema abordado, considerando que:

7 Na planilha estão os 15 temas (ver subitem ) que foram referenciados no PDI , e nova estrutura institucional da UEPB; As células da planilha referente a priorização dos pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaça, podem preenchidas conforme os exemplos abaixo: Exemplo 1: Ponto Forte Qualificação dos docentes e técnicos administrativos em nível de doutorado Preencher Linha 7 Célula/Coluna B Priorização (+ 1 a + 5) - Corresponde à intensidade com que o fator (Capacitação dos docentes/ técnicos administrativos em nível de doutorado) afeta a unidade em questão. Preencher Linha 7 Célula/Coluna C (nesse exemplo foi considerado que o fator afeta intensamente a unidade) (+3). Exemplo 2 - Ponto Fraco Linha 19 Célula/Coluna B Baixa qualidade dos cursos de graduação... Baixo desempenho da unidade... Baixo comprometimento com os processos institucionais... Preencher Linha 19 Célula/Coluna C Priorização (- 1 a - 5) - Corresponde à intensidade com que o fator (Baixa qualidade dos cursos de graduação ou Baixo desempenho da unidade ou Baixo comprometimento com os processos institucionais, etc.) afeta a o desempenho da unidade em questão. Preencher - Linha 19 Célula/Coluna C (nesse exemplo foi considerado que o fator afeta intensamente a unidade) (-1). Aplicar do mesmo modo para as oportunidades e ameaças. 4 0 Passo - Clicar na planilha identificação de ações e preencher as linhas e colunas referente ao tema abordado, considerando que: Na planilha estão os 15 temas;

8 As células da planilha referente a identificação das ações podem preenchidas da seguinte forma: a) Analisar as questões constantes na planilha do diagnóstico estratégico e suas priorizações; b) Com as priorizações analisadas, preencher a linha 8 Célula/Coluna B, com a ação referente ao ponto forte. Exemplo: melhorar o nível de qualificação dos servidores da unidade; c) Preencher a linha 8 Célula/Coluna C, O que fazer? Exemplo: Estabelecer uma política de qualificação dos docentes e técnicos administrativos da universidade que represente as demandas da unidade em questão. d) Preencher a linha 8/1 Célula/Coluna D, com a justificativa. Exemplo: A necessidade de qualificar os docentes e técnicos administrativos decorre, sobretudo de necessidade de melhorar o desempenho nas atividades que contribuem para os objetivos fins da universidade. e) Preencher a linha 8 Célula/Coluna E, informando sobre a obrigatoriedade (Sim ou Não), ou seja, (Sim) se for obrigado por lei (tem de se fazer) e (Não) se não tiver obrigatoriedade legal. Exemplo: Para esta prioridade considera-se (Não). f) Preencher a linha 8 Célula/Coluna F, informando sobre o custo (Baixo/Nenhum; Médio; Alto). Exemplo: Para esta prioridade nenhum custo, entretanto, ao aprovar a politica de qualificação a Universidade deverá observar quanto e quando o custo refletirá no orçamento. g) Preencher a linha 8 Célula/Coluna G, descrevendo sobre o custo. Exemplo: Esta ação passa apenas formatação de uma proposta de um plano de qualificação dos docentes e técnicos administrativos para ser submetida aos Conselhos Superiores da Universidade. h) Preencher a linha 8 Célula/Coluna H, informando sobre o impacto (Baixo/Nenhum; Médio; Alto). Exemplo: O impacto dessa ação é alto em virtude de sua abrangência junto à comunidade acadêmica. i) Preencher a linha 8 Célula/Coluna I, descrevendo sobre o impacto. A abrangência do impacto dessa ação tem três perspectivas. A primeira tem um impacto médio, considerando que 50% do quadro docente estão nível de doutorado. A segunda tem um impacto alto, considerando mais

9 70% dos técnicos administrativos têm apenas o ensino médio. E a terceira e última perspectiva no que se refere aos discentes (pode-se considerar também um alto impacto, pois esta ação poderá assegurar melhoria qualidade dos serviços oferecidos). Não Preencher a linha 8 Célula/Coluna J, aguardar a aprovação do CONSUMI. 5 0 Passo Aguardar a aprovação das ações pelo CONSUNI para preencher a planilha Planos de ação. Sucesso!