1 Nova Concepção da Auditoria de Controle Interno com a Reforma Administrativa

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1 ESTADO DO CEARÁ PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA Auditoria Administrativa de Controle Interno Relatório da Gestão 2007/ Nova Concepção da Auditoria de Controle Interno com a Reforma Administrativa Em decorrência das mudanças advindas com a publicação da Lei /2007, e do compromisso da Gestão atual de dar maior transparência e visibilidade aos atos administrativos, o Tribunal de Justiça promoveu o fortalecimento do controle interno por meio da reestruturação do órgão de Auditoria Administrativa de Controle Interno do Poder Judiciário do Estado do Ceará. Para tanto, mudou-se o foco da auditoria, cuja atuação ocorria em caráter de execução na administração dos contratos de serviços terceirizados e de co-execução dos procedimentos de aquisição de materiais e de serviços de terceiros, bem como dos processos pertinentes a Diárias, Indenização de transporte, Ajuda de custo, Auxílio moradia, Trabalho extraordinário, FGTS, Férias e 13º Salário, entre outros pagamentos da área de recursos humanos, para uma atuação direcionada à comprovação da legalidade e avaliação dos resultados quanto à eficácia e eficiência da gestão contábil, orçamentária, financeira, patrimonial e operacional no âmbito do Poder Judiciário. Essa mudança foi alicerçada na redefinição das atribuições em consonância com a estrutura organizacional, construção da missão e visão da Auditoria. Para compor a equipe da auditoria foi realizado o primeiro processo seletivo interno no âmbito do Tribunal de Justiça, sequenciado por ações de capacitação, instrumentalização e redesenho dos processos. 1

2 Nesse contexto a Auditoria implantou o Planejamento Anual de suas Atividades, utilizando uma metodologia norteada por matriz de risco para priorizar as atividades a serem desenvolvidas, objetivando dar maior eficiência às atividades de controle, cujos resultados têm contribuído para melhoria dos processos e qualidade dos serviços, bem como para a boa e regular aplicação dos recursos, visando a consolidação do modelo de gestão focado nos princípios da legalidade, impessoalidade, publicidade, moralidade administrativa e transparência. As atividades de auditoria no Tribunal de Justiça, em alinhamento com as diretrizes estratégicas, estão voltadas para o exame e avaliação dos controles internos, promovendo orientações no sentido de agregar valor à gestão do Poder Judiciário do Estado do Ceará na tomada de decisões e no desenvolvimento de ações contínuas em direção às melhores práticas da Gestão Pública. 2 Principais Realizações/Implantações 2.I - Ações Desenvolvidas Processo de seleção interna; Capacitação e desenvolvimento da equipe; Definição de prioridades com Planejamento anual; Comunicação dos resultados; Disseminação da cultura do Controle Interno; Adequação dos equipamentos às novas demandas; Adequação das instalações físicas. No âmbito de capacitação dos servidores, buscou-se inicialmente a formação e nivelamento dos conhecimentos essenciais à atuação dos profissionais de auditoria, bem como estimular a formação continuada, proporcionando cerca de horas de treinamentos, conforme segue: 2

3 AÇÕES/ EVENTOS CARGA HORÁRIA Nº PARTICIPANTES INSTITUIÇÃO Capacitação em Auditoria de Controle Interno V Seminário Regional de Auditoria e Controladoria TJ 16 9 ACEP Português Instrumental 30 1 TJ Suprimento de Fundos 20 8 TJ Encontro Anual de Gestores 8 3 TJ Contabilidade no Setor Público 20 7 TJ Cálculos Judiciais 20 2 Studart&Martins Redação Oficial e Técnicas Legislativas 15 1 TJ Qualidade no Atendimento 10 1 TJ Potencializando Competências 10 1 TJ 1º Encontro Nacional dos Órgãos de Controle Interno Conferência sobre Combate à Fraude VIII Fórum Estadual de Auditoria, VI Seminário Regional de Auditoria e Controladoria e I Seminário Regional de Perícia Suprimento de fundos e prestação de contas Direito Administrativo Aplicado Pregão Eletrônico e Registro de Preços Aposentadorias e Pensões no Serviço Público 16 1 SECON 4 1 SECON 16 7 UFC 20 1 TJ 30 3 TJ 16 4 TJ 20 4 TJ 3

4 AÇÕES/ EVENTOS CARGA HORÁRIA Nº PARTICIPANTES INSTITUIÇÃO Ética nas Relações Pessoais 15 1 TJ Seminário: A Otimização da didática Noções de Cálculos Financeiros Cálculos financeiros Aplicados/HP Conhecimentos Jurídicos Aplicados Congresso Ceará de Gestão Pública Congresso Estadual dos Fazendários Suprimento de Fundos e o Cartão de Pagamento do Governo Federal 8 1 TJ 20 1 TJ 15 1 TJ 20 3 TJ 16 2 Seplag 24 1 Sintaf 30 1 Esafi Cursos e Treinamentos Retenções previdenciárias 12 4 Open consultoria e Treinamento Contabilidade Pública e Execução Orçamentária e Financeira, em conformidade com a LRF 40 4 Franco & Fortes Ltda 4

5 2.I - Resultados obtidos 2.I.1 Auditorias Realizadas Das atividades de auditoria realizadas nas diversas unidades do Tribunal de Justiça, elencamos a apresentação dos seguintes relatórios de auditoria: Unidade SECAD - DERHU COJUR - CPL SECAD - DERHU SECAD - DERHU SECAD - DENGE SETIN - DEINF SECAD - DEMAP SEFIN - DEFIN SEFIN FERMOJU SETIN - DEGES SECAD DEMAP SECAD DERHU SECAD DENGE SECAD DEMAP SETIN DEINF Folha de Pagamento Licitação Segmento Locação de mão de obra - CRR Construções e Serviços Ltda Locação de mão de obra Ultralimpo Empreendimentos e Serviços Ltda. Prestação de Serviços de Engenharia Tecnocon Tecnologia em Construção Ltda Locação de Equipamentos Setemaq Comercial e Importadora Ltda. Almoxarifado - Instalações Suprimento de Fundos Fermoju Fonte de Recursos Locação de Equipamentos Xerox Comércio e Indústria Ltda. Patrimônio Bens móveis e imóveis Locação de mão de obra Dinâmica Administração, Serviços e Obras Ltda. Serviço de Engenharia Coldar Ar Condicionado Ltda. Serviço de Transportes Mape Transportes Ltda. Serviço de Manutenção Lanlink Informática Ltda. 5

6 Unidade SECAD DERHU SECAD DEMAP SECAD DEMAP SECAD DERHU SECAD DERHU SECAD DERHU SECAD - DENGE Segmento Locação de mão de obra Ultralimpo Empreendimentos e Serviços Ltda. Controle e Manutenção da Regularidade da Frota de veículos Locação de Serviços - Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos - ECT Vales Transportes Locação de mão de obra Dinâmica Administração, Serviços e Obras Ltda. (Contrato nº 51/2008). Locação de mão de obra SERVNAC Serviços Técnicos Ltda. Fornecimento de Energia Elétrica- Coelce SECAD - DENGE SECAD - DENGE Abastecimento de Água Tratada e esgotamento sanitário - Cagece Serviços de Manutenção de Equipamentos de Refrigeração Primare Engenharia Ltda. FERMOJU Prestação de Contas Exercício 2007 FERC Prestação de Contas Exercício 2007 TRIBUNAL DE JUSTIÇA Prestação de Contas Exercício I.2 Auditorias em andamento Unidade SECAD - DEMAP SEFIN SEFIN Segmento Despesa com Telefone Execução Orçamentária Suprimento de Fundos 6

7 Como unidade de assessoramento, pontuamos alguns exemplos de resultados gerados em nossos Relatórios de Auditoria ou outros documentos: i. Proposta de melhoria nos projetos básicos para contratação de mão de obra; ii. Proposta de melhoria nas rotinas de conferência e atesto de pagamentos; iii. Maior enfoque para normas regulamentadoras de segurança e medicina do trabalho; iv. Orientação sobre melhor gestão e acompanhamento das garantias contratuais; v. Sugestões de melhoria na execução dos controles relativos à folha de pagamento; vi. Sugestões de melhoria nos controles relativos à concessão de gratificação do risco de vida ou saúde; vii. Sugestões para elaboração do PCCS dos servidores do Poder Judiciário; viii.sugestão de treinamento sobre utilização e elaboração da prestação de contas de Suprimento de Fundos; ix. Sugestão de melhoria e adequação dos controles e instalações físicas do Almoxarifado; x. Participação na elaboração de Minuta de Resolução sobre a concessão de Suprimento de Fundos; xi. Sugestão de normatização dos procedimentos de gestão do patrimônio; xii. Sugestão de normatização dos procedimentos de controle e manutenção da regularidade da Frota de veículos; xiii.orientações para normatização e aprimoramento dos controles internos; xiv.padronização de Peças Integrantes do Processo de Prestação de Contas Anual; xv. Orientação para a elaboração do Relatório Anual de Gestão - Peça Integrante do Processo de Prestação de Contas Anual xvi.certificação dos processos de Prestação de Contas Anual, no âmbito do Poder Judiciário. 7

8 3 Otimização de práticas e rotinas de trabalho Implantação de metodologias para a realização de atividades com foco na utilização eficaz dos recursos e no cumprimento dos princípios da economicidade e transparência, assegurando maior eficiência dos controles internos. Elaboração de programas de auditoria e papéis de trabalho, visando a otimização, racionalização e padronização dos procedimentos de auditoria, a saber: a) Programas de trabalho de auditoria i. Folha de pagamentos ii. Locação de Mão de obra iii. Locação de Serviços iv. Locação de Equipamentos v. Serviços de Engenharia vi. Execução Orçamentária vii. Suprimento de fundos viii.dispensa e inexigibilidade de licitação ix. Licitação na modalidade de Tomada de Preço x. Licitação na modalidade de Pregão xi. Licitação na modalidade de Convite xii. Licitação na modalidade de Concorrência xiii.licitação na modalidade de Leilão xiv.almoxarifado xv. Patrimônio Bens Móveis xvi.patrimônio Bens Imóveis xvii.vales Transportes xviii.multas de Trânsito xix. Serviços de Telefonia xx. Fornecimento de Energia Elétrica xxi.serviço de Abastecimento de água tratada e esgotamento sanitário 8

9 b) Papéis de trabalho i. PT1 Ordem de Serviço de Auditoria ii. PT2 Comunicação de Auditoria iii. PT3 Requisição de Documentos e Informações iv. PT4 Pedido de revisão v. PT5 Resultado de reunião vi. PT6 Resultado de entrevista vii. PT7 Matriz de achados viii.pt8 Registro de recomendações ix. PT9 Índice de Papéis de Trabalho x. PT10 Análise Suprimento de fundos xi. PT11 Estrutura de parecer Suprimento de Fundos xii. PT12 Estrutura de Circularização xiii.pt13 Estrutura de Follow up xiv.pt14 Levantamento do Fluxo do Processo Operacional xv. PT15 Acompanhamento de Atividades xvi.pt16 Estrutura Fluxograma xvii.pt17 Estrutura Certificado xviii.pt18 Estrutura Relatório PC-FERC xix.pt19 Estrutura Relatório PC-Tesouro xx. PT20 Estrutura Relatório PC-Fermoju xxi.pt21 Devolução de Documentos Analisados_DDA xxii.pt22 Check list Cláusulas necessárias xxiii.pt23 Check list Cláusulas editalícias 9

10 c) Adequação da Tecnologia à realidade atual Disponibilização de notebooks, com vista a facilitar e agilizar as atividades de campo, bem como a substituição de equipamentos obsoletos. d) Melhoria da infra-estrutura Adequação do layout, com redimensionamento e aproveitamento dos espaços físicos, com vista a propiciar maior conforto, facilidade de comunicação e integração da equipe. 10