RELATÓRIO SINTÉTICO DAS ATIVIDADES DE AUDITORIA BIÊNIO: FEVEREIRO/2011 A JANEIRO/2013

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1 ESTADO DO CEARÁ PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO CEARÁ Auditoria Administrativa de Controle Interno RELATÓRIO SINTÉTICO DAS ATIVIDADES DE AUDITORIA BIÊNIO: FEVEREIRO/2011 A JANEIRO/2013 Equipe Gestora: Maria José de Oliveira Fernandes Auditoria Chefe de Controle Interno José Zelízio de Alencar Libório Auditor de Controle Interno Ticiana Porfírio Pinto Auditora de Controle Interno Fortaleza (CE), janeiro de 2013

2 Relatório Sintético das Atividades de Auditoria Biênio fevereiro/2011 a janeiro/2013 Página 2 ESTADO DO CEARÁ PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO CEARÁ Auditoria Administrativa de Controle Interno RELATÓRIO SINTÉTICO DAS ATIVIDADES DE AUDITORIA Biênio: fevereiro/ janeiro/ APRESENTAÇÃO 1. O Controle é um processo estruturado que busca contribuir para que as atividades realizadas ocorram com razoável segurança, em estrita conformidade com as leis, normas e regulamentos, visando, em especial, a mitigar riscos, aperfeiçoar processos e procedimentos e auxiliar na tomada de decisões estratégicas. 2. Ressalte-se que existência de uma estrutura formal de órgão de controle interno não exime os gestores e demais colaboradores de suas responsabilidades por controles eficazes no execício de sua atividades, pois o controle é uma necessidade que se impõe a todas as ações e fluxos operacionais, administrativos e de gestão de uma entidade. 3. Seguindo essas premissas, a Auditoria Administrativa de Controle Interno do Tribunal de Justiça do Estado do Ceará tem como objetivo precípuo contribuir, de forma efetiva e diferenciada, para a consecução dos objetivos institucionais, para a melhoria dos serviços, para a racionalidade dos gastos públicos e combate ao desperdício, à medida que oferece resposta aos gestores quanto à adequação dos controles. 4. A necessidade da implantação de um Sistema de Controle Interno para o Poder Público está definida nos artigos Nº. 70 e Nº. 74 da Carta Magna de 1988, nos artigos Nº. 67 e Nº. 68 da Constituição do Estado do Ceará e no artigo Nº. 59 da Lei Complementar Nº. 101/2000, denominada de Lei de Responsabilidade Fiscal.

3 Relatório Sintético das Atividades de Auditoria Biênio fevereiro/2011 a janeiro/2013 Página 3 5. Por seu turno, as atribuições e competências da Auditoria Administrativa de Controle Interno do Tribunal de Justiça do Estado do Ceará estão previstas no artigo 9º da Lei Estadual Nº / alterada pela Lei Estadual Nº / e na Resolução Nº. 86/2009 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ). 6. Uma das relevantes funções do Sistema de Controle Interno prevista nesses marcos legais e regulatórios é a Auditoria Interna Governamental, que tem por finalidade: a) avaliar os controles internos administrativos em todas as áreas do universo de sua atuação como órgão de controle interno do Poder Público; b) verificar e avaliar o cumprimento dos princípios constitucionais da Administração Pública; c) avaliar a gestão contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial quanto à economicidade, eficiência, eficácia e efetividade no uso dos recursos públicos; d) avaliar o cumprimento das metas estabelecidas nos planos estratégicos de governo. 7. Para desempenhar com eficácia o papel de fiscalizar, assessorar e orientar, a Auditoria Administrativa de Controle Interno deve sempre contar com recursos humanos qualificados e apropriada estrutura de recursos materiais, com vistas a proporcionar meios para consolidar no Poder Judiciário do Estado do Ceará o Sistema de Controle Interno. 8. As premissas e diretrizes aqui apresentadas se constituem o escopo deste Relatório, no qual se consolidam informações sobre as atividades realizadas pela Auditoria Administrativa de Controle Interno relativamente ao biênio fevereiro/2011 a janeiro/2013, refletindo o empenho da equipe no cumprimento de sua missão institucional e visão de futuro, a seguir: Missão: Contribuir para a garantia da excelência nas atividades administrativas do Poder Judiciário do Estado do Ceará, atuando para o fortalecimento dos controle internos. Visão de Futuro: Ser reconhecida como referência em termos de controle interno no âmbito do Poder Judiciário.

4 Relatório Sintético das Atividades de Auditoria Biênio fevereiro/2011 a janeiro/2013 Página 4 2. ATIVIDADES DE AUDITORIA 9. As atividades de auditoria têm como suporte os Planos Anuais das Atividades de Auditoria, aprovados pelo Excelentíssimo Desembargador Presidente do TJCE, os quais são balizadores das ações de controle ao longo dos períodos considerados, destacando-se que são passíveis de alterações para se adequarem a novos cenários e atenderem a demandas extraordinárias de órgãos internos e externos. 10. As atividades de auditoria realizadas no biênio fevereiro/2011 a janeiro/2013 estão especificadas a seguir, destacadas por tipo e por exercício a que se referem Atividades de Gestão, Acompanhamento e Assessoramento a) elaboração dos Planos Anuais de Auditoria e dos Relatórios Anuais de Atividades de Auditoria; b) análise e certificação das Prestações de Contas do FERMOJU e do TJCE; c) acompanhamento da Execução Orçamentária; d) análise e certificação dos Relatórios Quadrimestrais da Gestão Fiscal; e) monitoramento das recomendações formuladas em relatórios de auditoria; f) análise e pareceres sobre projetos básicos e termos de referência; g) emissão de pareceres sobre atos administrativos; h) participação nas reuniões do Comitê de Gestão e Programação Financeira; i) participação na Comissão Mista de Orçamento e Fiscalização Financeira; j) análise de cálculos pertinentes a verbas trabalhistas indenizatórias; k) emissão de despachos para liberação de valores retidos em contratos de terceirização, conforme Resolução 98 do CNJ; l) monitoramento do Portal da Transparência; m) apoio aos Órgãos de Controle Externo. 11. Destaque-se a adesão dos gestores no sentido de se reportarem às recomendações insertas nos relatórios de auditoria, inferindo-se êxito no propósito de conscientizá-los quanto à necessidade de adoção de controles eficazes em suas áreas de atuação, ocasionando, assim, melhoria dos processos e procedimentos operacionais, administrativos e de gestão, possibilitando, ainda, minimizar riscos na execução das atividades da administração pública.

5 Relatório Sintético das Atividades de Auditoria Biênio fevereiro/2011 a janeiro/2013 Página Atividades de Auditorias Planejadas Auditorias de Processos 12. No biênio em foco foram realizadas 24 auditorias operacionais ou de regularidade, compreendendo objetos e recursos vinculados às Secretarias de Finanças, de Administração, de Gestão de Pessoas e Consultoria Jurídica e ao Fundo Especial de Reaparelhamento e Modernização do Poder Judiciário (FERMOJU) Auditorias de Contratos 13. Realizados trabalhos de auditoria em 36 contratos, 34 aditivos e dez apostilamentos, em serviços de engenharia; locação de mão-de obra e de veículos; serviços de manutenção; aquisição de bens e serviços de informática; fornecimento de energia elétrica, entre outros Auditorias Especiais e Preventivas 14. Foram realizadas 23 atividades especiais de auditoria, envolvendo trabalhos de auditorias extraordinárias; compartilhadas com o CNJ; permanentes e concomitantes no âmbito das Secretarias de Administração, de Gestão de Pessoas, de Tecnologia da Informação, Judiciária e na Consultoria Jurídica. 15. Para atender às determinações das Resoluções 114/2010 do CNJ, que dispõe sobre obras de engenharia, e a 3550/2010, do Tribunal de Contas do Estado do Ceará, sobre Tecnologia da Informação, este Controle Interno recrutou para seu quadro de pessoal dois servidores com adequado conhecimento técnico para desenvolverem trabalhos preventivos nestas áreas, com atividades já iniciadas em caráter experimental. 3. ATIVIDADES COMPLEMENTARESDE CONTROLE 16. Para despertar cada vez mais o interesse e o compromisso dos gestores e servidores do Tribunal de Justiça do Estado do Ceará para a prática de ações de controle, a Auditoria Administrativa de Controle Interno tem interagido com esses públicos no sentido de promover maior aderência aos controles por meio de palestras e de reuniões de trabalho, possibilitando salutar clima de intercâmbio de ideias.

6 Relatório Sintético das Atividades de Auditoria Biênio fevereiro/2011 a janeiro/2013 Página Palestras sobre Controle na Administração Pública 17. Por iniciativa da Auditoria Administrativa de Controle Interno e apoio de órgãos do TJCE, foi promovido em 2011 o I Ciclo de Palestras sobre Controle na Administração Pública, com cinco eventos versando sobre questões de controle no setor público. Renomados expoentes das áreas de controle da União e do Estado do Ceará foram os expositores que compartilharam com os presentes seus conhecimentos e experiências. 18. As palestras foram exitosas em termos de público e contaram com as presenças de representantes dos Tribunais de Contas do Estado e dos Municípios, da Controladoria e Ouvidoria Geral do Estado, do Tribunal Regional do Trabalho, da Procuradoria Geral de Justiça e da diretoria do Fórum Clóvis Beviláqua. 19. Ressalte-se que, na palestra da Secretária de Controle Interno do CNJ, este Controle Interno foi referenciado como sendo um dos mais atuantes e eficientes dos Tribunais do País", e acrescentou que na atual gestão o Tribunal de Justiça do Estado do Ceará se tornou um dos grandes parceiros do CNJ. 20. É oportuno lembrar que as citações corroboram com a visão de futuro desta Auditoria Administrativa de Controle Interno que é a de ser reconhecida como referência em termos de controle interno no âmbito do Poder Judiciário. 21. Ainda para disseminar a cultura do controle e da transparência, promoveu-se em agosto de 2012, em parceria com a Ouvidoria Geral do Poder Judiciário do Estado do Ceará, palestra abordando o teor da Lei Federal (Lei de Acesso à Informação), de 18 de novembro de 2011, conduzida pelo Controlador e Ouvidor Geral do Estado do Ceará Intercâmbios de Conhecimentos 22. Em face do bom relacionamento que deve existir entre os órgãos de controle na disseminação de conhecimentos, no biênio em referência seis servidores deste Controle Interno foram treinados pelo CNJ, em Brasília, em atividades de auditorias compartilhadas e simultâneas em Folha de Pagamento e em contratos das áreas de Tecnologia da Informação (TI) e em Obras Públicas. 23. Por decorrência, este Controle Interno promoveu, em setembro de 2012, seminário para capacitar servidores da Secretaria de Tecnologia da Informação do TJCE, ocasião em

7 Relatório Sintético das Atividades de Auditoria Biênio fevereiro/2011 a janeiro/2013 Página 7 que foram repassados os conhecimentos recebidos do CNJ, constituindo-se reconhecimento de boas práticas na gestão pública. 24. Por demanda deste Controle Interno e interveniência da Controladoria e Ouvidoria Geral do Estado do Ceará, em 2011 o TJCE celebrou com o Governo do Estado do Ceará um Acordo de Cooperação Técnica para a promoção e integração institucional por meio do intercâmbio de informações, desenvolvimento de tecnologias de controle e de competências profissionais Apoio ao Controle Externo 25. A convite da Secretaria de Controle Interno do CNJ, a Auditora Chefe de Controle Interno do TJCE proferiu, em setembro de 2011, palestra sobre o tema O Controle Interno na Justiça Estadual, como parte dos painéis do I Encontro das Unidades de Controle Interno do Poder Judiciário Estadual, sedimentando a troca de conhecimentos e colaboração com o controle interno daquele Conselho e dos demais Tribunais de Justiça presentes. 26. Destaque-se que duas servidoras deste Controle Interno foram requisitadas pelo CNJ para compor equipe de auditoria em inspeção no judiciário do 1º e 2º graus do Estado de São Paulo, cuja contribuição foi reconhecida pela Corregedora Nacional de Justiça por meio da Portaria Nº 118, de 05/09/2012, do CNJ, o que foi ratificado em forma de elogio público às servidoras pelo Pleno do TJCE, conforme Portaria Nº 1.749, de 01/11/ Ressalte-se que, como atribuição normativa, esta unidade de Controle Interno presta apoio e assessoramento aos órgãos de controle externo em suas visitas de inspeção aos órgãos do judiciário cearense, bem como monitora o atendimento de suas demandas junto às unidades administrativas do TJCE Seminários Internos de Auditoria 28. Para nivelar a equipe sobre os procedimentos de auditoria, integração, postura de abordagem e melhoria na comunicação escrita, foi realizado em dezembro de 2011 o I Seminário Interno de Auditoria, quando foram discutidas ações e procedimentos para aprimorar as atividades de auditoria, entre os quais: a) pesquisa Percepção dos Auditados sobre os trabalhos da Auditoria Interna; b) apresentação de fatores que contribuem para uma redação eficiente; c) repasse de conhecimentos adquiridos em treinamento realizado pelo CNJ;

8 Relatório Sintético das Atividades de Auditoria Biênio fevereiro/2011 a janeiro/2013 Página 8 d) redefinição e padronização dos papéis de trabalho; e) nova sistemática de acompanhamento das recomendações de auditoria. 29. Quanto à pesquisa de Percepção dos Auditados, entende-se como recompensados os esforços deste Controle Interno na busca da melhoria da qualidade dos trabalhos, pois 86% do universo pesquisado reconheceram como efetivas as atividades de auditoria, com evidência para a proficiência técnica e a confiança, ambas com aprovação de 96%. 30. Esses resultados denotam que disseminar entre os gestores e servidores a necessidade de controles eficazes é um imperativo a perseguir, e revela que os trabalhos de auditoria têm gerado frutos que sedimentarão no TJCE, em bases sólidas, a cultura do controle. 31. Prosseguindo com a integração da equipe e o repasse de conhecimentos, em dezembro de 2012 foi realizado o II Seminário Interno de Auditoria, oportunidade em que foram abordados os seguintes principais temas: a) avaliação das atividades já realizadas e planejamento para 2013; b) repasse de conhecimentos adquiridos em cursos externos; c) tendências da auditoria pública no cenário nacional; d) indicadores de desempenho e novas técnicas de auditoria; e) auditorias experimentais em Tecnologia da Informação e em Obras Públicas; f) vulnerabilidades e potencialidades da equipe de auditoria; g) discussão sobre versão preliminar do Manual de Procedimentos de Auditoria Atividades Estruturantes 32. Ensejando estruturar adequadamente a Auditoria Administrativa de Controle Interno, de sorte a dotá-la das condições necessárias ao regular desempenho de suas atribuições e competências, algumas ações de cunho estruturante foram realizadas no biênio a que se refere este relatório, como as exemplificadas a seguir: a) Acordo de Cooperação Técnica entre o TJCE e o Estado do Ceará, visando ao intercâmbio de informações por meio de sistema de controle de auditoria; b) Portal da Auditoria na Intranet, para acesso de informações sobre controles internos; c) Regulamento Geral de Controle Interno, enviado à Secretaria Especial de Gestão e Planejamento do TJCE para adequação, validação e divulgação;

9 Relatório Sintético das Atividades de Auditoria Biênio fevereiro/2011 a janeiro/2013 Página 9 d) Projeto de Reestruturação do Controle Interno, encaminhado à Secretaria Especial de Gestão e Planejamento do TJCE para os fins devidos; e) Manual de Procedimentos de Auditoria, definindo procedimentos e padrões de auditoria, uniformizando papéis de trabalho e fornecendo orientações e diretrizes para as atividades de auditoria. 4. CAPACITAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE RECURSOS HUMANOS 33. Para o exercício eficaz de suas atividades, o cumprimento de sua missão institucional e o apoio aos órgãos de controles internos e externos, capacitar é uma imperiosa necessidade. 34. Assim, afora os eventos já referidos, que se constituem por si oportunidades de capacitação, buscou-se propiciar novas oportunidades de treinamento, envolvendo conhecimentos nas áreas de auditoria, controles, gestão de contratos e projetos, planejamento, contabilidade pública, entre outras, totalizando no biênio considerado aproximadamente 600 horas/aula em cursos internos e externos. 35. Destaque-se o esforço de autodesenvolvimento da equipe deste Controle Interno, tendo em vista os cursos de especialização em Auditoria e em Controladoria cursados por nove servidores, a conclusão por um servidor de mestrado em Engenharia de Transportes e a aprovação de servidora no mestrado em Economia para o Setor Público, em realização pela Universidade Federal do Ceará/CAEN. 5. CONSIDERAÇÕES GERAIS Controles Internos 36. As ações desenvolvidas refletem a evolução do processo de consolidação do sistema de controles internos administrativos do Poder Judiciário e o fortalecimento das relações institucionais com outros órgãos da Administração Pública. 37. Enfatize-se a importância das ações realizadas para fortalecer as relações institucionais com órgãos de controle interno de Tribunais de Justiça, da Controladoria e Ouvidoria Geral do Estado do Ceará, bem como com o Tribunal de Constas do Estado do Ceará e Secretária de Controle Interno do CNJ.

10 Relatório Sintético das Atividades de Auditoria Biênio fevereiro/2011 a janeiro/2013 Página 10 Monitoramento 38. É relevante argumentar sobre a importância de que se reveste o acompanhamento pelos gestores das recomendações deste Controle Interno visando efetividade nas suas implementações, porquanto os resultados das ações certamente refletem melhorias nos processos operacionais, administrativos e de gestão. Gerenciamento de Riscos 39. Um Sistema de Controle é composto de cinco elementos relacionados entre si e presentes em: a) apresentação de fatores que contribuem para ambiente de controle; b) ambiente de controle; c) atividades de controle; d) avaliação e gerenciamento de riscos; e) informação e comunicação; f) monitoramento. 40. Entre estes, são de essenciais importâncias a disseminação da cultura do controle e do gerenciamento sistemático de riscos, como prevenção de ocorrências de perdas resultantes de falhas, deficiências ou inadequações de processos internos, pessoas e sistemas. 41. Por fim, restam agradecimentos especiais à equipe de auditoria, pelo denodo na busca da qualidade dos serviços, ao Presidente do TJCE, pelo apoio decisivo às nossas ações, e a todos que contribuíram para a consecução dos objetivos deste Controle Interno no referido biênio. Fortaleza (CE), 15 de janeiro de Maria José de Oliveira Fernandes Auditora - Chefe de Controle Interno José Zelízio de Alencar Libório Auditor de Controle Interno Ticiana Porfírio Pinto Auditora de Controle Interno