Universidade Federal de Mato Grosso Pró-reitoria de Cultura, Extensão e Vivência Secretaria de Tecnologias da Informação e Comunicação

Transcrição

1 Universidade Federal de Mato Grosso Pró-reitoria de Cultura, Extensão e Vivência Secretaria de Tecnologias da Informação e Comunicação Cadastro de Programa/Projeto Cuiabá

2 sumário versão 1.0

3 Manual para Cadastramento de Projetos de Extensão Universitária Equipe de Elaboração do Manual Sandra Jung de Mattos Codex Michelli Tunes Sampaio Porto Codex David da Silva Ferreira de Sousa Codex João Henrique Evangelista Costa Codex Fernanda Domingos - Codex/CUVG Pedro Henrique Borges Gomes STI Lucas Pinto e Silva - STI Equipe de Desenvolvimento do Sistema de Extensão Sandra Jung de Mattos - Codex Michelli Tunes Sampaio Porto - Codex João Batista Vieira Neto - Codex Fabio Pereira Alves - STI Lucas Pinto e Silva STI Raphael Pires Ferreira - STI Jean Carlos Oliveira Santos - STI Pedro Henrique Borges Gomes - STI Equipe da Coordenação de Extensão Pró-Reitor de Cultura, Extensão e Vivência Prof. Dr. Fernando Tadeu de Miranda Borges Coordenadora de Extensão Sandra Jung de Mattos Supervisora de Extensão Michelli Sampaio Tunes Porto Equipe de Extensão João Batista Vieira Neto Técnico Administrativo David da Silva Ferreira de Sousa - Bolsista João Henrique Evangelista Costa - Estagiário Marcus Vinicius Duarte de Moura - Estagiário Taiza Silva Belin - Bolsista Contatos codexufmt@gmail.com; codex@ufmt.br Telefone: (65)

4 sumário APRESENTAÇÃO 1. LOGIN SELEÇÃO DE PERFIL DE USUÁRIO DETALHES DO AMBIENTE DO SERVIDOR Editais disponiveis Visualização de Propostas Outras opções CRIANDO NOVA PROPOSTA Criando um projeto Descrição do projeto Detalhes do projeto Primeira seção Segunda seção Terceira seção Público alvo do projeto Cadastro de ação no projeto Ação Público alvo da ação Curso Produção diversa Funções Cadastro de membro e função Inclusão de documento do projeto Programa de extensão Submetendo a proposta REFERÊNCIAS E CRÉDITOS... 35

5 APRESENTAÇÃO Esta é a primeira versão do Manual do Sistema de Extensão SIEx, elaborado pela equipe da Coordenação de Extensão e da Coordenação de Engenharia de Software da Secretaria de Tecnologia e Informação, tem como objetivo orientar e esclarecer os usuários da plataforma do Sistema de Extensão sobre os procedimentos de cadastramento das propostas e dos relatórios de extensão. O Manual foi elaborado com uma linguagem simples, objetiva e dinâmica, aborda diversos itens pertinentes a elaboração e submissão dos projetos de extensão, com a intenção de ampliar e fortalecer a atuação dos servidores da UFMT com as ações de extensão. O foi desenvolvido com o objetivo de sistematizar e facilitar os trâmites de submissão e acompanhamento dos projetos de extensão cadastrados na Coordenação de Extensão dos Câmpus da Universidade Federal de Mato Grosso. Para acessar o Sistema de Extensão faça o login com CPF e senha de acesso aos demais sistemas da UFMT pelo link: ht tp://sistemas.ufmt.br/ufmt.siex. O está sendo adequado e flexibilizado conforme as necessidades e especificidades da extensão universitária, portanto várias alterações ainda se farão necessárias no sistema, gerando novas versões do manual que serão disponibilizados no site da Codex (Coordenação de Extensão). O Manual do, poderá ser acessado no link: ufmt.br/codex 5

6 1. Login Para entrar no SIEx, clique no link abaixo: Depois de acessá-lo você será direcionado para a página de Login do SIEx. Atualmente o sistema está disponível apenas para servidores. Caso o servidor não tenha um login cadastrado, o mesmo deve acessar o Portal de Sistemas Integrados para efetuar a criação de um usuário para o uso da plataforma. ESTA É A INTERFACE DO SIEx. CPF SENHA Depois de criar o usuário, deve-se colocar o CPF e senha para acessar o seu perfil. 6

7 2. Seleção de perfil de usuário Após efetuar o login, você será direcionado para a tela de seleção de perfil. Para a submissão de propostas de Extensão você deverá escolher o perfil de servidor comum. Depois de selecionar o perfil desejado, é só clicar em Entrar no SIEX. 7

8 3. Detalhes do ambiente do servidor 3.1 Editais disponíveis! Os editais tem por objetivo orientar na elaboração de propostas de extensão. Antes de criar qualquer proposta, você deve ler os editais disponíveis. Para acessar os editais clique em Editais disponíveis no ambiente do servidor, como mostra a imagem abaixo. 8

9 Depois de clicar você será direcionado para a lista dos Editais Disponíveis. Para ver o conteúdo de cada edital é só clicar em Detalhes. Detalhes 9

10 3.2 Visualização de propostas Os recursos desta tela foram criados para facilitar o usuário a buscar as propostas registradas. EXEMPLO Esta tela tem o objetivo de mostrar a situação de cada projeto. Por exemplo: se você quiser verificar uma proposta que está homologada, basta clicar em Propostas homologadas, e você será direcionado para uma página onde serão listadas apenas as propostas homologadas. 10

11 3.3 Outras opções Nesta funcionalidade temos a opção de consultar as Propostas Canceladas, Propostas de terceiros que participo e a opção de buscar uma proposta pelo número de protocolo. O número de protocolo de uma proposta só é gerado após a submissão do projeto. EXEMPLO Clicando no botão Buscar por Protocolo e você verá o seguinte formulário: DIGITE O NÚMERO DO PROTOCOLO 11

12 4. Criando nova proposta ATENÇÃO Hora de aprender coisas novas Para iniciar um projeto você deve clicar em Nova Proposta, como mostra a imagem abaixo: 12

13 4.1 Criando um projeto Entende-se como Projeto de Extensão a ação ou um conjunto de ações processuais contínuas, de caráter educativo, social, cultural ou tecnológico, com objetivo específico e prazo determinado. Depois de clicar no botão Nova Proposta, você será direcionado para a tela de seleção de tipo de proposta. Selecione a opção Projeto e depois clique em Próximo Passo. Na sequência você será direcionado para o formulário de cadastro de projeto. 1º Selecione Projeto 2º Selecione Próximo passo 13

14 Na tela de cadastro de projeto você deverá inserir as informações básicas do projeto conforme solicita o formulário do sistema. Caso o projeto seja parte de algum programa você deve clicar na opção Ao clicar Sim, uma tela se abrirá conforme figura abaixo: Aqui você tem a opção de pesquisar o nome do programa para a vinculação do seu projeto. ESCREVA O NOME DO PROGRAMA AQUI Para buscar um programa que queira vincular o projeto, escreva frase ou palavra relacionado ao Programa e clique em buscar. Clique no? para mais informações sobre o campo desejado. 14

15 LISTA GERADA Após a lista ser gerada você deve selecionar o programa que o seu projeto será vinculado. Na sequência você deverá seguir preenchendo o formulário, escolhendo o edital, a área de conhecimento e área temática.! CLIQUE NA CAIXA PARA ABRIR AS OPÇÕES CLIQUE NA CAIXA PARA ABRIR AS OPÇÕES CLIQUE NA CAIXA PARA ABRIR AS OPÇÕES ATENÇÃO AO PRÓXIMO PASSO! 15

16 4.2 Descrição do projeto Os próximos passos deverão ser preenchidos completamente antes de clicar em próximo passo. *Nesta tela os itens somente serão salvos a partir do próximo passo. Portanto, para não perder parte do seu projeto, preencha todos os campos com alguma letra ou palavra e clique em próximo passo, esta opção irá salvar o que já preencheu até o momento, quando retornar ao projeto para finalizar a descrição clique em editar projeto. Breve introdução sobre o projeto, relato dos objetivos, metodologia e avaliação utilizada de forma concisa e clara, apresentação da síntese dos resultados pretendidos, mostrando sua relevância, perspectiva acadêmica e social e público a ser contemplado. Contextualizar a relevância da ação e apontar argumentos favoráveis a sua execução. Descrever de forma clara e precisa os objetivos gerais e específicos conforme os resultados que se esperam alcançar. O objetivo geral define o que o pesquisador pretende atingir com o seu projeto. Os objetivos específicos definem etapas do trabalho a serem realizadas para que se alcance o objetivo geral. Os objetivos devem demonstrar a transformação que a ação pretende alcançar. Explicitar de forma clara e precisa os procedimentos metodológicos. Descrever as etapas a seguir do projeto que se pretende executar. A metodologia tem como objetivo captar e analisar as características dos vários métodos indispensáveis de como atingir os objetivos do projeto, avaliar suas capacidades, potencialidades, limitações ou distorções e criticar os pressupostos ou as implicações de sua utilização. A metodologia deve evidenciar as atividades propostas e os procedimentos pelos quais os resultados serão alcançados. Deve ser apresentada de forma clara a metodologia para acompanhamento dos resultados e para avaliação da eficácia da ação quanto ao atendimento dos objetivos. Apresenta-se aqui como a equipe se propõe a evidenciar êxito no alcance dos objetivos apresentados. A eficácia relaciona-se aos resultados a serem obtidos pela ação, num determinado período de tempo. Para cada objetivo enunciado, a ação deve identificar os indicadores quantitativos e qualitativos dos resultados esperados, assim como os meios de verificação, respeitando-se as especificidades de cada área de conhecimento. Deve-se, neste campo, apresentar instrumentos a serem utilizados para aferir resultados e frequência de avaliação. Devem ser explicitadas as estratégias para socialização das ações desenvolvidas e divulgação dos resultados alcançados. Após preencher o formulário com todas as informações do projeto você deve clicar em Próximo Passo, logo será direcionado para a área de detalhes do projeto. Ao retornar ao projeto, clique em Alterar para continuar o preenchimento. 16

17 4.3 Detalhes do projeto A área de detalhes de projeto é dividida em 3 seções: Primeira seção Informações do Coordenador Na 1ª seção constam as principais informações do coordenador da proposta e a possibilidade de alterá-lo. 17

18 4.3.2 Segunda seção Detalhes do Projeto Na 2º seção podemos verificar os detalhes da parte descritiva do projeto. 18

19 4.3.3 Terceira seção Cadastros do Projeto Na 3ª seção, podemos cadastrar público alvo do projeto, ações, membros da equipe executora, incluir documentos que serão explicados nas próximas páginas. 19

20 4.4 Público alvo do projeto Para inserir o público alvo, clique em Incluir Público Alvo Selecionar grupo de pessoas a que serão atendidas Estimativa de beneficiados Você deverá repetir este processo para inserir diferentes tipos de público alvo. Depois de selecionar o tipo de público alvo e colocar a quantidade de público prevista é só clicar em Gravar. Seção 20

21 4.5 Cadastro de ação no projeto Entende-se por Ação a operação da qual resulta um produto (bem ou serviço) ofertado à sociedade que contribui para atender aos objetivos do projeto.? Para cadastrar uma ação clique em Incluir Ação As ações fazem parte do planejamento do seu projeto. No sistema existem vários tipos de ações: seminários, encontros, oficinas, minicursos, etc. As ações cursos e produção diversa requerem preenchimento de formulário específico conforme páginas 24 e 25, enquanto as outras ações seguem o fluxo de preenchimento normal. Seção 21

22 4.5.1 Ação Clique no? LEMBRE-SE para mais informações sobre o campo desejado. Deve ser preenchida a carga horária total da ação. No item Tipo de Ação escolha a opção que representa a sua ação. Seção Existem dois tipos de ação, Curso e Produção Diversa, cujo formulário requer informações diferenciadas das outras ações. 22

23 4.5.2 Público alvo da ação Após selecionar o tipo e a quantidade de público, clique em Adicionar Público Alvo. O processo deve ser repetido caso sua ação envolva diferentes Tipos de Público Alvo, ao término clique em Próximo Passo. Seção 23

24 Curso Neste tipo de ação você irá cadastrar a turma clicando em Adicionar Turma, e preencher o formulário que se abrir. Depois de preencher o formulário você deve clicar em Salvar Turma. Logo que cadastrar todas as turmas de sua ação é só clicar em Próximo Passo. Repita o processo conforme o número de turmas. 24

25 Produção diversa Cadastre a ação Produção Diversa conforme formulário do sistema. Na ação Produção Diversa deverão ser registradas todas as produções relacionadas ao projeto de extensão, como: artigos, capítulo em livros, anais, jogos educativos, audiovisuais, etc. Após selecionar o tipo de público alvo e quantidade prevista de público, clique em Adicionar Público Alvo. O processo se repetirá caso sua ação envolva diferentes Tipos de Público Alvo. Ao término clique em próximo passo. 25

26 4.5.3 Funções As funções se referem ao conjunto de atividades e obrigações que o membro da equipe de execução desempenhará no projeto proposto. Na equipe de execução farão parte membros que ajudarão na execução e planejamento das ações do projeto conforme funções a eles atribuídas. a) As funções são criadas conforme o número de membros de cada ação; b) Os membros poderão assumir diferentes funções em cada ação e fazer parte de diversas ações. Após selecionar CLIQUE o AQUI tipo PARA de ADICIONAR público alvo FUNÇÃO e quantidade prevista de público, clique em Adicionar Público Alvo. O processo se repetirá caso sua ação envolva diferentes Tipos de Público Alvo. Ao término clique em próximo passo. Preencher o formulário, conforme modelo: TIPOS DE FUNÇÃO Deve ser preenchida a carga horária total da ação. Clique no? LEMBRE-SE para mais informações sobre o campo desejado. 26

27 Após o preenchimento do formulário, você será direcionado para o extrato da ação. No extrato da ação é possível verificar todos os dados cadastrados. Você pode, tanto cadastrar uma nova ação, quanto voltar para o seu projeto para fazer outras alterações na sua proposta. Para cadastrar nova ação repita o processo. Caso deseja realizar alterações, retorne ao projeto e clique sobre Alterar Ação. 4.6 Cadastro de membro e função Membro de Equipe Executora: Pessoa que irá atuar na execução do projeto. 27

28 Para incluir um membro na equipe executora do projeto é preciso ter no mínimo uma ação e uma função cadastrada. E, para incluir membro na equipe executora, você deverá estar na área de Detalhes do projeto (tela principal do projeto) e clicar em Incluir Membro de Equipe e você será direcionado para a seguinte página: O passo a passo do Cadastro de Ação no projeto é realizado no item 4.5 Na tela principal do projeto clique em Incluir Membro de Equipe Ao clicar em Incluir Membro de Equipe você será direcionado para a seguinte página: Nesta página você deverá selecionar o tipo de membro que será incluído no projeto. Ao escolher o tipo de membro você terá duas opções: adicionar dados (CPF para servidor ou membro externo e RGA para estudante). a) a definir = essa opção será escolhida quando você não tem o membro de equipe definido, ou não possui os dados do cadastro. b) ao desmarcar o item você terá a opção de inserir os dados do membro (CPF caso seja servidor e/ou RGA para estudante). 28

29 Depois de inserir CPF e/ou RGA você deve clicar em Buscar, após identificar o membro, clique em Confirmar. Para cadastrar membro externo selecione o tipo Externo, e insira o CPF do membro, se ele já estiver cadastrado as informações aparecerão na tela, se não, você deverá cadastrar o membro externo conforme indicado no formulário. CLIQUE AQUI Preencha o formulário com as informações do membro e clique no botão Gravar. 29

30 Após definir membro do projeto você deve clicar no botão Adicionar Função conforme formulário abaixo. 1º 2º CLIQUE AQUI Clique na aba de ação e selecione a ação para incluir a função desejada(2). Depois de seleciona-lá(3), você verá uma lista com as funções cadastradas que não apresentam membros inscritos(4), como exemplo abaixo: 3º 4º Na lista de funções, escolha a função correspondente para o membro e clique em Adicionar para atribuir a função ao membro. Após adicionar todas as funções do membro você deve clicar em Concluir. 30

31 Ao finalizar o cadastro das funções do membro, o formulário aparecerá conforme imagem a seguir: Para alterar as funções do membro clique em Alterar e você será direcionado para a tela de edição da função. E para retirar uma função do membro clique em Desvincular. Para finalizar o cadastro do membro clique em Salvar Membro de Equipe. 31

32 4.7 Inclusão de documento No projeto de extensão podem ser incluídos documentos, como: carta de anuência, convênio, planilha financeira, contratos, etc. Para incluir um documento basta clicar Incluir Documento no final da página principal do projeto. Você deve clicar em Escolher arquivo. Depois de escolher o arquivo você deve clicar em Enviar e ele será anexado à proposta. Para remover o documento, basta clicar em Excluir na aba do documento carregado. 32

33 4.8 Programa de Extensão NOTA Os projetos cadastrados e/ou vinculados a um programa deverão ser submetidos individualmente após o cadastro do projeto. Clicar em Submeter Programa ao término do cadastro. Entende-se como Programa de Extensão o conjunto articulado de projetos, preferencialmente integrando as ações de Pesquisa, Ensino e Extensão. Tem caráter orgânico-institucional, clareza de diretrizes e orientação para um objetivo comum, sendo executado a médio e longo prazo. Necessariamente conta com aproximação dos proponentes, conciliando ações sob a forma de reuniões, seminários temáticos ou outras formas de ações com a possibilidade de estabelecer mecanismos de gestão conjunta de acordo com a política de Extensão. Informação importante, todos devem saber... A página de detalhes de programa apresenta uma seção para inclusão direta de novos projetos e/ou visualização dos projetos vinculados. Para se caracterizar como Programa, o mesmo deverá ter no mínimo dois projetos vinculados antes da submissão. O sistema está sendo adequado para inserção de membro e ações no programa. Para criar um programa clique em Nova Proposta e selecione a opção Programa e você será direcionado para o preenchimento do formulário conforme orientações do sistema. 33

34 4.9 Submetendo a Proposta Após preencher todos campos necessários do projeto de extensão, clique em: O botão está acima dos detalhes do Coordenador como mostra na imagem. Ao clicar no botão Submeter Projeto, sua proposta será enviada para avaliação e homologação das instâncias acadêmicas e/ou administrativas. Para servidor/a docente será enviado para Unidade Acadêmica (Colegiado de Departamento ou de Curso e Congregação) e servidor/a técnico-administrativo para a Unidade Administrativa em que esteja vinculado. 34

35 5. Referências e créditos Imagens vetoriais gratuitas retiradas do site 35