Sistema de Gerenciamento de Projetos de Pesquisa. Manual do Usuário

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1 Sistema de Gerenciamento de Projetos de Pesquisa Manual do Usuário

2 Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso Pró-Reitoria de Pesquisa Manual do Usuário: Sistema de Gerenciamento de Projetos de Pesquisa Equipe técnica Anderson Martins (STICAE) Geyce Martins de Alencar Sousa Maria Auxiliadora de Arruda Campos Paulo Cesar Roza da Luz Verônica Hirata Cuiabá/MT Setembro de 2016

3 Equipe da Pró-Reitoria de Pesquisa Pró-Reitor de Pesquisa Prof. Dr. Joanis Tilemahos Zervoudakis Coordenadora de Pesquisa Maria Auxiliadora de Arruda Campos Chefe de Secretaria Marlon Cordeiro de Souza Silva Gerência de Iniciação Científica Stephannie Larissa Dias Soares Silva Gerência de Projetos Institucionais Verônica Hirata Equipe de Apoio a Pesquisa Paulo Cesar Roza da Luz Geyce Martins de Alencar Sousa Maria Estela Basílio de Oliveira Rocha Assistência da Pró-Reitoria Ciriaco Pires de Miranda Herbário Central Prof. Dr. Germano Guarim Contato em caso de dúvidas/problemas no Sistema atendimentosgpp@gmail.com Telefone: (65)

4 Índice Introdução... 5 Acessando o sistema... 6 Página Inicial Usuário/Coordenador... 8 Cadastrando Projetos ª Etapa: Inserção dos dados do Projeto (Coordenador) ª Etapa: Apreciação da primeira instância deliberativa (Colegiado de Departamento ou Gerência de Pós- Graduação e Pesquisa) Projetos financiados por agências governamentais Projetos com recursos próprios ou outras fontes ª Etapa: Apreciação da segunda instância deliberativa (Congregação do Instituto/Faculdade) ª Etapa: Homologação do Projeto pela PROPeq Aprese ntação de Relatório de Acompanhamento Prorrogação do Projeto de Pesquisa Relatório Final (Finalização do Projeto de Pesqui sa)... 19

5 Introdução O Sistema de Gestão de Projetos de Pesquisa (SGPP) foi desenvolvido com a intenção de automatizar os trâmites dos Projetos de Pesquisa cadastrados na PROPeq/UFMT, eliminando a necessidade de formulários em meio físico e agilizando o processo de envio e gerenciamento de projetos. Este manual tem o propósito de auxiliar o pesquisador a utilizar o SGPP para submeter seu projeto a Pró-Reitoria de Pesquisa. Nesta versão, o Sistema permite a inserção de todas as informações e arquivos necessários à homologação do Projeto de Pesquisa, sem a necessidade de protocolização de processo físico. Encontra-se em fase final de desenvolvimento a 3ª Versão do SGPP, em que todos os relatórios do Projeto (Acompanhamento e Final) e solicitações de prorrogação de vigência serão encaminhados exclusivamente por meio digital. Como resultado, o processo de cadastramento dos Projetos de Pesquisa passa a ser dinâmico, mais eficiente na geração de indicadores sobre as pesquisas desenvolvidas, e sustentável na utilização de recursos da Universidade Federal de Mato Grosso. 5

6 Acessando o sistema Para utilizar o sistema acesse o endereço web usando qualquer navegador de internet atualizado. Na página de acesso (Figura 1) informe o login do usuário. Se já tiver acesso a outros sistemas da UFMT, informe as mesmas credenciais (CPF E A SENHA) dos demais sistemas. Caso não tenha vínculo com a UFMT, mas se enquadre como Pesquisador Associado, conforme a Resolução CONSEPE N.º 104/2003, efetue seu cadastro clicando no link NÃO TENHO VÍNCULO COM A UFMT (PESQUISADOR ASSOCIADO) e informe os dados solicitados (Figura 2). Figura 1: Tela de Login SGPP. 6

7 Figura 2: Tela de cadastro de Pesquisador Associado. Caso não se lembre da senha ou esteja efetuando seu primeiro acesso, é necessário clicar no link RECUPERAR SENHA. Esta ação redireciona o usuário para o Sistema Integrado de Autenticação SIA, o qual gerencia o cadastro de usuário, recuperação e alteração de senha (Figura 3). 7

8 Figura 3: Tela do Sistema Integrado de Autenticação (SIA). Página Inicial Usuário/Coordenador Após a inserção do login e senha é aberta a tela inicial (Início - Figura 4), onde são listados todos os Projetos de Pesquisa cadastrados pelo usuário ou em vias de cadastro. Nessa mesma tela é possível: 1- INICIAR PROCESSO DE CADASTRAMENTO; 2- EMITIR DECLARAÇÕES DE COORDENAÇÃO DOS PROJETOS REGISTRADOS; 3- CONSULTAR CHEFIAS; e 4- FAZER CONSULTAS DIGITANDO O NÚMERO DE REGISTRO OU TÍTULO DO PROJETO NO CAMPO ESPECÍFICO. 8

9 Figura 4: Tela inicial do Usuário. 9

10 IMPORTANTE! Todas as etapas da tramitação do projeto DEVERÃO ser acompanhadas no SGPP. Mantenha atualizado seu cadastrado nos Sistemas da UFMT, para ser notificado sobre sua solicitação. Cadastrando Projetos 1ª Etapa: Inserção dos dados do Projeto (Coordenador) Após acessar o sistema e clicar no botão CADASTRAR (parte superior da tela, ao lado do botão INÍCIO) será apresentado o formulário de cadastro de projeto de pesquisa, onde deverão ser preenchidas as informações iniciais do Projeto (título, resumo, carga horária semanal do coordenador, data de início e final do projeto, grande área, área e subárea do conhecimento), conforme Figura 5. Nesta tela serão apresentados outros campos para marcação para caracterização do projeto. Após completar o formulário da primeira etapa, clicar no botão PRÓXIMO na parte inferior da tela. 10

11 Figura 5: Informações iniciais do Projeto. Na tela seguinte de cadastro (Figura 6) deverão ser anexados os documentos obrigatórios listados no Artigo 4º, 1º da Instrução Normativa PROPeq nº 001/2016 no botão ANEXAR ARQUIVOS, além de adicionados os participantes (membros) do Projeto no botão ADICIONAR PARTICIPANTES. No botão ADICIONAR FINANCIAMENTO deverão ser incluídas as fontes de financiamento. 11

12 Meus projetos Anexar arquivos Adicionar participante Adicionar comprovante de financiamento APROVADO ou declaração de recursos próprios Encaminhar ao Departamento/Gerência Figura 6: Tela para inserção de documentos obrigatórios, participantes e financiamento do Projeto (parte inferior) Após anexar os arquivos obrigatórios, utilizar o botão ADICIONAR PARTICIPANTE para cadastrar a equipe do projeto. Selecione o tipo de membro entre as opções: aluno de graduação, pósgraduação, servidor ou membro externo e em seguida clique no botão BUSCAR para abrir a janela 12

13 de pesquisa. Digite o CPF (apenas números) ou parte do nome e, no caso do estudante, o RGA. Para cada membro adicionado informar a carga horária semanal, em conformidade com as normas listadas na Resolução CONSEPE nº 158, de 29 de novembro de Para membros externos não localizados na busca clique em CADASTRAR para abrir a tela apresentada na Figura 07 e preencha os dados. Figura 7: Formulário de cadastro de membro externo. Concluída 1ª etapa, clique em ENCAMINHAR AO DEPARTAMENTO/GERÊNCIA (Figura 6), para análise e emissão de parecer. Para saber os responsáveis pela análise de Projetos em sua Unidade, clique no botão AJUDA localizado na parte superior direita da tela do SGPP. Encaminhado o projeto, aparecerá uma MENSAGEM DE SUCESSO de envio. 2ª Etapa: Apreciação da primeira instância deliberativa (Colegiado de Departamento ou Gerência de Pós-Graduação e Pesquisa) Após o envio, o projeto poderá ser visualizado pelo Chefe de Departamento ou Gerente de Pós- Graduação e Pesquisa (campus do Interior) na aba PROJETOS DO DEPARTAMENTO (Figura 8). 13

14 Aba Projetos do departamento Figura 8: Lista de Projetos para análise pelo Departamento/Gerência. As informações sobre o projeto serão exibidas ao clicar sobre o título do mesmo. O fluxo de tramitação dependerá da origem do financiamento: Projetos financiados por agências governamentais Para projetos com financiamento aprovado por agências de fomento governamentais será exigida a CIÊNCIA EXPRESSA dos chefes DAS DUAS INSTÂNCIAS DELIBERATIVAS, no campo PARECER. Caso encontre alguma inconsistência, emitir parecer e clicar em DEVOLVER AO REQUERENTE PARA ADEQUAÇÕES (Figura 9). Figura 9: Formulário para Ciência Expressa das instâncias deliberativas. Projetos com recursos próprios ou outras fontes A primeira ação do Chefe/Gerente será a designação de Parecerista pertencente ao quadro de servidores ativos da Unidade para efetuar a análise do Projeto. Essa atribuição será feita clicando em BUSCAR (por SIAPE, CPF ou nome) logo abaixo do título PARECERISTA AD HOC (Figura 10). 14

15 Figura 10: Tela de informações do Projeto, com campo Parecerista Ad Hoc. Em seguida, na janela que se abrirá, pesquisar parecerista por SIAPE, CPF ou nome e clicar em selecionar. Depois, clique em ENCAMINHAR AO PARECERISTA. Página do parecerista Na listagem PROJETOS AGUARDANDO PARECER (Figura 11) o parecerista encontrará as propostas disponíveis para análise. Clicar no projeto desejado para acessar a tela de emissão de parecer (Figura 12). Projetos aguardando parecer Figura 11: Localização de Projetos aguardando Parecer (Parecerista). 15

16 Informar o PARECER no campo específico. Em seguida, ENVIAR à próxima instância (Figura 12). Figura 12: Campo para digitação do Parecer e envio ao Chefe/Gerente (parte inferior da tela). Após o envio do parecer, o projeto volta para o Chefe de Departamento/Gerente de PG e Pesquisa (aba PROJETOS DO DEPARTAMENTO), que deverá imprimir o Extrato do Projeto (Figura 13) para encaminhamento e análise em reunião da instância deliberativa. Figura 13: Página do Projeto (parte inferior da tela) com Parecer e botão para impressão do extrato do Projeto. Após Reunião do Colegiado de Departamento ou equivalente, o Chefe de Departamento/Gerente de PG e Pesquisa lançará informações (número de Ata, data, local e Parecer do Colegiado) no SGPP, conforme Figura 14. Caso o Parecer do Colegiado tenha sido pela não aprovação do projeto, clicar em DEVOLVER AO REQUERENTE PARA ADEQUAÇÕES. No caso de aprovação, clicar em ENCAMINHAR À DIRETORIA DO INSTITUTO/FACULDADE. 16

17 Figura 14: Lançamento das informações da Reunião do Colegiado de Departamento/Gerência. 3ª Etapa: Apreciação da segunda instância deliberativa (Congregação do Instituto/Faculdade) O Diretor da Unidade deverá acessar a aba PROJETOS DO INSTITUTO/FACULDADE em sua página do SGPP (Figura 15). Figura 15: Página de Projetos do Instituto/Faculdade (Diretor) Clique no projeto a ser analisado para abrir a página com as informações e, em seguida, no botão IMPRIMIR EXTRATO DO PROJETO (Figura 16). O Extrato gerado deverá ser apresentado na Reunião da Congregação do Instituto/Faculdade. 17

18 Figura 16: Página do Projeto com botão I mprimir extrato do projeto. Após a realização da Reunião da Congregação do Instituto/Faculdade, o Diretor deve inserir no Sistema as seguintes informações: número da Ata, data, local da Reunião e Parecer da Congregação (Figura 17). Caso o Projeto não tenha sido aprovado na Reunião, o Diretor clicará no botão DEVOLVER AO REQUERENTE PARA ADEQUAÇÕES, e em caso de aprovação deverá clicar no botão ENCAMINHAR À PROPEQ PARA HOMOLOGAÇÃO. Figura 17: Campo para inserção das informações da Reunião da Congregação (parte inferior da tela). 18

19 4ª Etapa: Homologação do Projeto pela PROPeq A última etapa do cadastro é a análise técnica pela Pró-Reitoria de Pesquisa, em que são verificados todas as informações e arquivos inseridos no sistema. Projetos de pesquisa submetidos ao SGPP que apresentem inconsistências nas informações e nos arquivos serão devolvidos ao coordenador do projeto. As pendências poderão ser visualizadas no campo ANOTAÇÕES. Após as correções necessárias o requerente encaminhará novamente o Projeto à PROPeq para nova avaliação. Quando todas as informações referentes ao Projeto estiverem corretas, será homologado, gerando automaticamente o número de registro no SGPP (Figura 17). Número de registro do projeto homologado Figura 17: Informação de Projeto homologado com número de registro. Apresentação de Relatório de Acompanhamento Este recurso está em fase de desenvolvimento, com previsão de lançamento no SGPP ainda em Prorrogação do Projeto de Pesquisa Este recurso está em fase de desenvolvimento, com previsão de lançamento no SGPP ainda e m Relatório Final (Finalização do Projeto de Pesquisa) Este recurso está em fase de desenvolvimento, com previsão de lançamento no SGPP ainda em