HEMOCENTRO RP PROCEDIMENTO OPERACIONAL COLETA EXTERNA

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1 P. 1/18 1. OBJETIVO Normatizar o processo de coleta externa em todas as etapas, desde o planejamento até a sua execução. 2. APLICAÇÃO Todas as coletas externas realizadas pelo Hemocentro de Ribeirão Preto e suas unidades. 3. RESPONSABILIDADES *7 Assistente Laboratório. *7 Captação de Doador. Copeiros. CPD. Enfermagem. Grupo de Planejamento de Coletas Externas (GPCE). Médico. Recepção. Serviço Social. Transporte. 4. CONDIÇÕES GERAIS 4.1 Planejamento: O planejamento inicial das coletas será realizado pela Gerente de Captação e a médica responsável pelas coletas externas. Após aprovação da CM ou responsável pela unidade, o GPCE será informado do planejamento, conforme o SIPOC III. 4.2 Agendamento: A Gerente de Captação efetiva o agendamento das Coletas Externas e dá ciência a todos os envolvidos pelo envio às áreas e ao órgão de vigilância sanitária competente do Plano de Coletas Externas (PCE), até o dia 20 do mês precedente exceto em situações especiais. * Situações especiais como agendamento de doações específicas ou doadores para atendimento e repetição de exames deverão ser comunicados previamente a Enfermagem e Recepção. 4.3 Avaliação dos locais: Os locais designados para as Coletas Externas serão visitados por representantes da Enfermagem, do CPD e da Captação de Doadores para avaliação de sua adequação às atividades propostas e estabelecimento do fluxo dos doadores em conjunto com os responsáveis pelo serviço local. Esta avaliação deverá ser realizada antes da distribuição do PCE, exceto em situações especiais, com o objetivo de permitir a troca do local de realização da CE, quando o que foi visitado for considerado inadequado pela equipe. * Para esta atividade será utilizado o Roteiro de Avaliação de Locais para a Coleta Externa, que deverá ser atualizado, por meio do preenchimento do Relatório de Coletas Externas pela equipe

2 P. 2/18 da CE e posterior avaliação pela médica responsável pelas CE. Caso necessário, será feita nova avaliação do local, utilizando o Roteiro de Avaliação de Locais para a Coleta Externa. *1 *10 * No momento da avaliação do local onde será realizada a CE, deve ser solicitado pelo representante da Captação, o CNPJ e endereço completo do local visitado. A recepção de doadores ficará responsável por verificar se o local proposto para a CE possui Entidade Jurídica cadastrada. Caso o local não possua Entidade Jurídica cadastrada, a Captação de Doadores deverá abrir O.S para o setor de CPD solicitando a Entidade Jurídica (EJ). * Este documento deverá ser consultado pela Gerente de Captação, antes do agendamento das coletas Caso as áreas necessitem de informações adicionais sobre o local da coleta deverão entrar em contato com a Gerência do respectivo setor, que possuirá o mapa resumido de acordo com a conveniência do seu fluxo de serviço. *8 4.4 Organização da equipe: A equipe da Coleta Externa será composta por representantes da Serviço Social e/ou Captação de Doadores, copa, CPD, enfermagem, assistente laboratório, médico, recepção e transporte. Poderá contar também com bolsistas, estagiários e voluntários do local devidamente treinados. * Cabe a cada um dos responsáveis pelos setores envolvidos, designar os funcionários para compor a equipe da Coleta Externa e informar o nome destes ao setor de Captação de Doadores até 3 dias antes das coletas para elaboração dos pedidos de transporte e lanche Os pedidos de transporte dos funcionários e o do fracionamento devem ser encaminhados a tal setor até 2 dias antes das referidas coletas, para que os mesmos possam ser providenciados O número de funcionários envolvidos variará de acordo com a expectativa de doadores (Anexo I). 4.5 Organização do material: Cabe a cada setor organizar o material necessário para executar suas atividades durante a coleta de acordo com a previsão de doadores especificada no PCE Este material é separado com antecedência e colocado na condução pelo pessoal do setor de transporte na véspera ou no próprio dia da coleta. 4.6 Horários: O horário de saída da equipe será estabelecido em função da distância do local da coleta Sempre que possível deverá ser providenciada uma condução que sairá mais cedo, levando parte da equipe com a função de preparar o ambiente para o trabalho Esta condução deverá retornar ao Hemocentro ou à unidade em questão, em horário pré-estabelecido, trazendo as primeiras bolsas e amostras coletadas para possibilitar o fracionamento do sangue coletado dentro do período estabelecido pelas normas técnicas vigentes. Para os horários de retorno das equipes deverão ser respeitados o tempo necessário para fracionamento seguindo as normas vigentes. * O cadastro geralmente serão realizadas no período da manhã, entre 7:00 e 12:00h. Outros horários poderão ser marcados de acordo com a necessidade do serviço, devendo ser tratados caso a caso. * Duração da coleta:

3 P. 3/ Os doadores que chegarem dentro do intervalo previsto para a realização da coleta deverão ser atendidos, exceto se a capacidade de atendimento da equipe for extrapolado. Em situações especiais estes limites poderão ser alterados desde que haja consenso entre a equipe envolvida na coleta Nas coletas externas em que sistema SBS não funcionar o CPD deverá verificar e informar o(a) enfermeiro(a) líder sobre o motivo da interrupção. O(a) enfermeiro(a) líder juntamente com o(a) médico(a) e CPD verificarão a necessidade de iniciar o sistema de contingência imediatamente ou aguardar um período de 30 minutos para ativar, conforme POCPD 003. * Definição do tipo de bolsas: Cabe ao setor de fracionamento e estoque determinar a quantidade de cada tipo de bolsa que será usada em cada coleta externa, dependendo de suas necessidades O setor de Enfermagem deverá receber esta informação até 02 dias antes da coleta. 4.9 Caixa de sugestões/reclamações: Será levada em todas as coletas, sob responsabilidade do Serviço Social e/ou Captação de Doadores, uma caixa de sugestões/reclamações A Gerente de Captação abrirá tal caixa no primeiro dia útil após a CE e encaminhará as sugestões/reclamações à GQ para as providências cabíveis, conforme o SIPOC I Cadastro HLA: O cadastro como doador voluntário de medula óssea será oferecido aos doadores pelo Serviço Social e/ou Captação de Doadores. * Será coletada amostra dos candidatos aptos à doação que desejarem realizar o cadastro Os doadores que estiverem inaptos à doação de sangue naquele momento, mas que preencherem os critérios necessários e desejarem realizar o cadastro, deverão ser encaminhados ao Serviço Social e/ou Captação de Doadores. *8 * Elaboração do RCE: Após a realização da CE, o funcionário da Recepção e Cadastro preenche o cabeçalho do RCE, numera de acordo com a Planilha de controle da numeração do RCE (Anexo VI) e o passa ao funcionário participante de cada setor, para elaborar o RCE, reportando-se ao seu gerente, se julgar necessário. * Cada setor terá até 2 dias para preencher o RCE. Este controle será realizado pela recepção. * O representante do CPD, da Captação de Doador e a enfermeira líder preencherão o campo correspondente no RCE. *2 * Todos os RCE serão analisados pelo médico(a) responsável pelas CE e se necessário, tratados como RNC, conforme POGG Qualquer ação desencadeada a partir de intercorrências relatadas no RCE deverá ser informada ao GPCE em reunião subseqüente. 5. PROCEDIMENTO - FUNÇÕES DOS EXECUTORES DAS COLETAS 5.1 A ssistente Social/Captador:

4 P. 4/ Receber os candidatos e orientá-los; Distribuir senhas; Organizar filas e orientar o fluxo; Receber, orientar e encaminhar candidatos bloqueados; Realizar atividades de captação para doação de sangue e cadastro HLA; Orientar os voluntários escalados para ajudar na organização das filas, fluxo, cadastro dos doadores do REDOME, orientar também quanto a entrega de senhas no que diz respeito a individualidade da mesma e ao fluxo por chamada. Caso o portador da senha não esteja presente, automaticamente será cancelado, e chamado o próximo Orientar os doadores quanto a importância da ingestão de líquidos previamente à doação e como os voluntários devem proceder caso presenciem algum episódio de reação adversa à doação; *4 *8 * Afixar cartazes que orientam os doadores quanto o tempo mínimo necessário em cada etapa da doação e orientá-los verbalmente se necessário; * Auxiliar em outras tarefas quando solicitado; 5.2 Copeiro(a): Providenciar todo o material necessário ao lanche do doador; Organizar o local onde o lanche será servido; Servir o lanche ao doador; Relatar o consumo de materiais para lanche em cada coleta; Auxiliar em outras tarefas quando solicitado; 5.3 Enfermeiro(a): Auxiliar a enfermeira líder nas suas atribuições quando necessário; Auxiliar os demais elementos da equipe de enfermagem em qualquer de suas atribuições de acordo com a necessidade; Realizar triagem clínica; Atuar no atendimento das reações adversas à doação; Auxiliar em outras tarefas quando solicitado; 5.4 Enfermeiro(a) líder Receber de sua gerência, a equipe de enfermagem previamente escalada e as orientações específicas para cada coleta; Consultar o setor de fracionamento e estoque quanto à definição do tipo de bolsa a ser utilizada; Organizar todo o material necessário para a atuação da enfermagem; Inteirar-se previamente sobre o local da coleta e determinar o fluxo de doadores. Este, se necessário, poderá ser reavaliado no momento da coleta, após discussão com o restante do grupo Distribuir as atribuições a cada elemento da equipe de enfermagem; Orientar a equipe da coleta em relação ao fluxo determinado; Auxiliar os demais elementos da equipe de enfermagem em qualquer de suas atribuições de acordo com a necessidade; Responsabilizar-se pela elaboração dos malotes de bolsas e amostras coletadas;

5 P. 5/ Decidir sobre as intercorrências relacionadas com a enfermagem; Se o malote da coleta externa chegar ao Hemocentro fora do expediente de funcionamento dos laboratórios, as caixas das amostras acompanhadas pelo impresso: Registro de controle de movimentação de materiais serão colocadas na sala de recebimento de amostras e não precisam ser abertas. *10 As caixas contendo as bolsas de sangue serão colocadas na câmara fria localizada no laboratório de processamento (fracionamento). Retire os gelos recicláveis e o impermeável que se encontra sobre as bolsas e mantenha a caixa aberta. ( Observação válida para o Hemocentro sede). * Auxiliar em outras tarefas quando solicitado. 5.5 Escriturário : Participar da organização do local da coleta (área de recepção); Cadastrar os candidatos e orientá-los; Encaminhar candidatos bloqueados ao Serviço Social; Entregar atestados de doação ou comprovantes de comparecimento ao final da doação; Fazer as conferências finais em relação à documentação da coleta (termos de responsabilidade, dados para o relatório, documentação de recursos humanos, etc); Auxiliar em outras tarefas quando solicitado. 5.6 M édico : Atender doadores que apresentarem intercorrências, como reações adversas ou se apresentarem para doar e estiverem bloqueados no sistema; Orientar a equipe em questões médicas; Orientar doadores sempre que necessário; Realizar triagens clínicas; Auxiliar em outras tarefas quando solicitado. 5.7 Motorista: Confirmar com a enfermeira se o material da coleta já está completo; Carregar a condução com todo material necessário; Descarregar o material no local da coleta com auxílio da equipe e auxiliar na montagem do local para atendimento dos doadores; Transportar a equipe dirigindo o veículo; Transportar e avisar as áreas afins da chegada dos malotes; Auxiliar em outras tarefas quando solicitado. 5.8 P rofissional do CPD: Montagem e desmontagem dos equipamentos de informática; Assistência durante a coleta em relação à informática; Auxílio aos demais profissionais da equipe sempre que possível (ex.: digitação de dados, realização de pré-vínculos). Auxiliar em outras tarefas quando solicitado; *8 5.9 Técnicos e auxiliares de enfermagem: Auxiliar na organização e preparo do material da coleta sob supervisão e orientação da enfermeira;

6 P. 6/ Organizar o local da coleta em suas diversas fases; Atender e orientar os doadores na pré-triagem, pré-coleta, coleta e registro de coleta; Atender os doadores que apresentarem reações adversas à doação; Recolher e conferir os materiais e equipamentos utilizados durante a coleta e encaminhá-los para limpeza e desinfecção; Organizar a sala de materiais da CE; Auxiliar em outras tarefas quando solicitado; 5.10 Assistente Laboratório * Organização e preparo do local para coleta do hematócrito e/ou hemoglobina Atender e orientar os doadores na pré-triagem Centrifugação das amostras coletadas para sorologia, acondicionamento e preparo das amostras para transporte Recolher e conferir os materiais e equipamentos utilizados durante a coleta e encaminhá-los para limpeza e desinfecção; Organizar a sala de materiais da Coleta Externa Auxiliar em outras tarefas quando solicitado. 6. CONDIÇÕES ESPECÍFICAS - GPCE 6.1 São atribuições do GPCE: Planejar, estabelecer e avaliar as políticas institucionais de coletas externas; Planejar, estabelecer e avaliar a sistemática e procedimentos de coletas externas; Planejar e definir os recursos necessários para a realização de coletas externas; Planejar e fixar o plano de coletas externas; Propor e estabelecer as atribuições de cada integrante do Grupo, com as respectivas rotinas. 6.2 Membros do GPCE e suas respectivas funções: Coordenação Coordenador(a) Médico(a) (CM) ou responsável da unidade Coordenar as atividades do Grupo de Planejamento de Coletas Externas Vistar o Plano de Coletas Externas Avaliar o Relatório de Coletas Externas (RCE), se solicitado pelo Gerente Médico Operacional Supervisão Gerente Médico Operacional (GMO) ou responsável da unidade Supervisionar as atividades do GPCE; Participar de avaliações periódicas do GPCE; Avaliar e aprovar as normas, regulamentos, objetivos, metas, funções e responsabilidades dos integrantes da equipe de Coletas Externas, dando conhecimento aos mesmos; Avaliar o RCE quando solicitado pelo Médico(a) responsável pelas Coletas Externas, dando conhecimento à CM, se necessário Participante Médico(a) Responsável pelas Coletas Externas Integrar a equipe de execução de Coletas Externas; Supervisionar a equipe de CE;

7 P. 7/ Definir a equipe médica participante das CE bem como o médico responsável por cada CE, de acordo com o PCE; Definir o médico bolsista, quando for o caso, para participar das CE; Garantir a execução do treinamento de médicos contratados e bolsistas para a função junto às CE; Avaliar periodicamente junto com a equipe, a operacionalização das atividades de CE; Propor normas, regulamentos, objetivos, metas, funções e responsabilidades dos integrantes do GPCE; Supervisionar o treinamento da equipe de CE; Analisar o RCE, levando ao conhecimento do GMO se necessário Convocar as reuniões do GPCE semestralmente (2 vezes por ano). No entanto sempre que necessário poderá ser convocada uma reunião extra. * Participante Coordenador de Gestão *10 * Analisar, avaliar e encaminhar soluções para melhorias às observações e/ou intercorrências do RCE, de sua área de competência Participante Assessor da Diretoria * Fornecer suporte logístico (transporte e copeiragem) para a equipe de CE, conforme o PCE; * Analisar, avaliar e encaminhar soluções para melhorias às observações e/ou intercorrências do RCE, de sua área de competência. * Participante Gerente de Enfermagem * Analisar juntamente com a Gerente de Captação e a Gerencia de Informática, os locais onde serão realizadas as CE, emitindo parecer conjunto sobre as condições necessárias para a realização da coleta; Realizar a montagem da equipe de enfermagem que fará parte das CE, definindo a Enfermeira Responsável pelo processo/enfermagem da CE Programar, requisitar e organizar as necessidades de equipamentos e materiais para a realização das CE; Analisar, avaliar e encaminhar soluções para melhorias relativas às observações e/ou intercorrências do RCE de sua área de competência. Solicitar macas, conforme necessidade, para agilizar o atendimento dos doadores durante a coleta do sangue; * Participante Gerente de Captação: * Realizar contatos na região de abrangência buscando oportunidades para a realização de CE; Analisar juntamente com a Gerente de Enfermagem e a de Informática, os locais onde serão realizadas as CE, emitindo parecer conjunto sobre as condições necessárias para a realização da coleta; Elaborar o PCE;

8 P. 8/ Realizar o agendamento das CE constantes do PCE e outras que venham ser necessárias, após discussão com os envolvidos; Solicitar voluntários ao responsável pela coleta na cidade em questão, que possam auxiliar durante a coleta na pré-triagem, na organização das filas e do fluxo de atendimento, no cadastro de doadores HLA e na copa. *8 * No momento da avaliação do local onde será realizada a CE, deve ser solicitado pelo representante da Captação, o CNPJ e endereço completo do local visitado, para abrir O.S para o setor de CPD solicitando a Entidade Jurídica (EJ). * Participante Gerente do Laboratório de Fracionamento e Estoque: * Elaborar escala de trabalho do Laboratório de Fracionamento, Estoque e Distribuição para atender ao cronograma das CE, objetivando o adequado fracionamento do sangue coletado Analisar, avaliar e encaminhar soluções para melhorias relativas às observações e/ou intercorrências do RCE de sua área de competência Participante Gerente de Informática: * Analisar juntamente com a Gerente de Enfermagem e a de Captação, os locais onde serão realizadas as CE, emitindo parecer conjunto sobre as condições necessárias para a realização da coleta Treinar e designar, quando necessário, profissional para instalação e operação dos equipamentos de informática para a realização de CE; Analisar, avaliar e encaminhar soluções para melhorias relativas às observações e/ou intercorrências do RCE de sua área de competência. Obs.: Nos núcleos o GPCE será constituído por um responsável de cada área envolvida na CE. Periodicamente os GPCE das diversas unidades se reunirão para avaliação e discussão de assuntos comuns, conforme necessidade. 6. REGISTROS DA QUALIDADE Atas de reuniões do GPCE. *1 *10 Roteiro de Avaliação de Locais para a Coleta Externa. (Anexo II) *1 *10 Relatório de Coleta Externa (Anexo III) *1 Plano de Coletas Externas. (Anexo IV) *1 *10 Planilha de Controle da Numeração do RCE (ANEXO V) *2 *10

9 P. 9/18 Aprovação Gerente da Qualidade *1 Data / / Diretor Responsável Data / / Implementação Gestão da Qualidade *1 Data / /

10 P. 10/18 ANEXO I - Resumo do pessoal necessário para as Coletas Externas Até 50 candidatos: 05 técnicos ou auxiliares de enfermagem; 01 enfermeira; 01 médico; 01 auxiliar administrativo (recepção); *8 01 copeiro; 01 a 02 CPD; 02 Assistente Social e/ou Captador; 01 motorista. De 51 a 100 candidatos: *10 06 técnicos ou auxiliares de enfermagem; 02 enfermeira; 01 médico; 01 auxiliar administrativo (recepção); *8 01 copeiro; 01 a 02 CPD; 02 Assistente Social e/ou Captador; 01 motorista; 01 assistente laboratório (extra). *7 De 101 a 200 candidatos: *10 07 técnicos ou auxiliares de enfermagem e/ou assistente laboratório; *7 *10 03 enfermeiras; 01 médico; 02 auxiliares administrativos (recepção); *8 01 copeiro; 01 a 02 CPD; 02 Assistente Social e/ou Captador;

11 P. 11/18 02 motoristas; *7 *10 De 201 a 300 candidatos: *10 10 técnicos ou auxiliares de enfermagem e/ou assistente laboratório; *7 04 enfermeiras; 01 ou 02 médicos; 02 auxiliares administrativos (recepção); *8 01 copeiro; 01 a 02 CPD; 02 Assistente Social e/ou Captador; 02 motoristas; 01 assistente laboratório (extra). *7 *10 Obs 1: O assistente laboratório extra para centrifugação das amostras deverá fazer parte da equipe somente nas unidades onde a centrifugação das amostras precisar ser realizada durante a coleta. *7 Obs 2: Nas coletas com previsão de até 100 doadores poderá ser aceito até 5 voluntários e, nas coletas com previsão de mais de 100 doadores poderá ser aceito até 10 voluntários. Obs 3 : Nas coletas com previsão de comparecimento de grande número de candidatos, o tamanho da equipe poderá ser alterado, mediante aprovação por escrito do responsável pela unidade envolvida na coleta. Para as coletas do Hemocentro de Ribeirão Preto esta decisão será aprovada pelo Gerente Médico ou pelo Coordenador Médico, após solicitação do médico responsável pelas coletas externas. *5

12 P. 12/18 ANEXO II *1 *8 *10

13 P. 13/18 ANEXO II (CONTINUAÇÃO) *1 *8 *10

14 P. 14/18 ANEXO III *1 *2

15 P. 15/18 ANEXO III (Continuação) *1 *2

16 P. 16/18 ANEXO IV *3 *8

17 P. 17/18 ANEXO V *2

18 P. 18/18 ANEXO V (CONTINUAÇÃO) *2