Manual do Expositor Foz do Iguaçu- Paraná- Brasil Local: Bourbon Convention & Resort Data: de 8 a 11 de Setembro de 2010

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1 Manual do Expositor Foz do Iguaçu- Paraná- Brasil Local: Bourbon Convention & Resort Data: de 8 a 11 de Setembro de 2010

2 Índice do Manual do Expositor Apresentação... 3 Deveres da Organizadora Deveres do Expositor Informações Gerais...4 Prazos e Providências Datas importantes Regulamento geral...6 Credenciamento para Expositores....7 Operação dos Stands Acesso de veículos de serviço... 7 Entrada de materiais no evento... 7 Montadora de Stands do Expositor (regras para a opção com montagem própria)... 8 Estrutura básica dos Stands (Montadora Oficial do Evento)... 8 Normas de montagem e desmontagem... 9 Produtos de exposição Decoração Sonorização e Equipamentos audiovisuais Limpeza Ar condicionado, Cabos e Energia elétrica Desmontagem Seguro Segurança Normas de segurança obrigatórias Disposições Gerais Encargos Planta Stands Planta Evento Formulários (em anexo) 2

3 APRESENTAÇÃO Este manual foi criado para orientar os expositores da SoBRICE 2010 Congresso da Sociedade Brasileira de Radiologia Intervencionista e Cirurgia Endovascular. Aqui você encontrará as informações necessárias para a sua participação como expositor, e para melhor aproveitamento do evento. O Local: Bourbon Convention Resort Cataratas O Congresso SoBRICE 2010 será realizado no Bourbon Convention Resort Cataratas, selecionado por oferecer infraestrutura completa para receber o evento. Possui a vantagem de estar estrategicamente localizado na divisa do Brasil com Argentina e Paraguai, facilitando o acesso dos participantes provenientes da América Latina. O Centro de Eventos Bourbon Cataratas possui uma área total de m², distribuídos em 14 salas. O local possui pontos de 110 e 220 v, geradores para todo o Centro de Convenções, Internet Wi-fi (custo controlado para o evento através de senhas), Cobertura de Seguro de Responsabilidade Civil e Brigada de Incêndio. Data do evento: 8, 9,10 e 11 de Setembro de 2010 Local: Bourbon Convention Resort, Foz do Iguaçu- Paraná Público alvo: Médicos Radiologistas Intervencionistas, Cirurgiões Vasculares e Endovasculares, e Neurorradiologistas, além de residentes e acadêmicos Organização: INFORMAÇÕES GERAIS: ATENDIMENTO AO EXPOSITOR Fones: (21) / / roberta@rsvpress.com.br / contato@rsvpress.com.br 3

4 DEVERES DA ORGANIZADORA 1. Colocar à disposição de cada EXPOSITOR sua respectiva área locada pelo período integral do evento. 2. Supervisionar e orientar em todas as etapas de montagem e desmontagem dos stands. 3. Dar suporte ao Expositor aos assuntos referentes à sua participação no evento. DEVERES DO EXPOSITOR 1. Participar do Congresso durante o período de funcionamento mantendo o seu stand em perfeitas condições de operação, desde a inauguração até o encerramento do evento. 2. Ler atentamente este manual preenchendo os formulários solicitados e respeitando os prazos e datas. 3. Decorar seu stand dentro do prazo estipulado por este regulamento. 4. Fazer-se representar em seu stand por funcionários credenciados para atendimento aos visitantes. 5. Liquidar os pagamentos referentes à sua participação no Congresso. 6. O EXPOSITOR será responsável pelo recebimento, guarda e segurança de todo e qualquer material relacionado à sua participação no evento. INFORMAÇÕES GERAIS 1- ORGANIZADORA RSVPRESS ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO & EVENTOS Rua Jornalista Henrique Cordeiro Bloco 1- Barra da Tijuca- Rio de Janeiro RJ CEP Fone/Fax: (21) / (21) contato@rsvpress.com.br 2- MONTADORA OFICIAL DO EVENTO: STTC EVENTOS E TURISMO AV. IGUAÇU, 873 VILA YOLANDA FOZ DO IGUAÇU- PR- BRASIL TEL: FAX: EVENTOS@STTCEVENTOSETURISMO.COM.BR 4

5 PRAZOS E PROVIDÊNCIAS FORMULÁRIOS QUE DEVERÃO SER PREENCHIDOS POR TODOS OS EXPOSITORES: FORMULÁRIO REFERÊNCIA PRAZO 01 Solicitação de Credenciais Expositores 06/08/ Registro de Entrada de Materiais e 01/09/2010 Equipamentos 03 Dados da Montadora contratada** 20/08/2010 ** Preenchimento obrigatório, em caso de optarem por levar a própria montadora. OS FORMULÁRIOS DEVERÃO SER ENVIADOS PARA O CONTATO@RSVPRESS.COM.BR OU POR FAX (21) CASO EXISTA QUALQUER TIPO DE ALTERAÇÃO E SOLICITAÇÃO ADICIONAL NO STAND, FAVOR ENTRAR EM CONTATO COM A MONTADORA OFICIAL DO EVENTO. DATAS IMPORTANTES DATA DESCRIÇÃO 01/07/2010 Prazo final para envio do logotipo da empresa para o site e materiais promocionais. * 06/08/2010 Data limite para definição da Montadora dos Stands** *A Empresa Organizadora não se responsabiliza pela qualidade na impressão das logomarcas que não forem enviadas em alta resolução. ** Após a data estipulada ficará definida a Montadora Oficial do Evento como a montadora do EXPOSITOR. 5

6 REGULAMENTO GERAL HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO DOS STANDS 8 de Setembro de 2010 De 12:00h às 18:00h De 9 a 11 de Setembro de 2010 Das 8:00h às 18:00h ENTRADA DE MATERIAL 7 de Setembro 8:00h às 18:00h MONTAGEM DOS STANDS 7 de Setembro (Entrada de todo o material e início da montagem) 8:00h às 18:00h 8 de Setembro (montagem interna e decoração) 8:00h às 12:00h DESMONTAGEM Dia 11 de Setembro Horário A partir das 18:00h 6

7 CREDENCIAMENTO PARA EXPOSITORES As Credenciais de Expositor são pessoais e intransferíveis e serão entregues a partir do dia 08/09/2010 na Secretaria do Evento de acordo com o solicitado no FORMULÁRIO 01, que deverá ser enviado para o contato@rsvpress.com.br até a data 06/08/2010. OPERAÇÃO DOS STANDS Durante todo o período de funcionamento, o EXPOSITOR deverá manter em seu stand, pelo menos um funcionário. Não será permitido o encerramento das atividades nos stands antes do término do horário de funcionamento do evento, mesmo no último dia. A iluminação do stand deverá ser mantida ligada durante todo o horário de funcionamento. Importante: A ORGANIZAÇÃO NÃO SERÁ RESPONSÁVEL PELA GUARDA E SEGURANÇA DE MATERIAIS DOS EXPOSITORES. ACESSO DE VEÍCULOS DE SERVIÇO O acesso para carga e descarga deverá ser feito pela entrada do estacionamento principal do hotel, diretamente para o Centro de Convenções. É obrigatória a retirada dos veículos, caminhonete ou caminhão, imediatamente após ser concluída a descarga. ENTRADA DE MATERIAIS NO EVENTO Só será permitida a entrada de materiais para uso/consumo nos stands no seguinte horário: Dias 8,9,10 e 11 de Setembro de 2010 das 06:00h às 08:00h. O EXPOSITOR deverá enviar o FORMULÁRIO 02 para o contato@rsvpress.com.br, até o dia 01 de Setembro de Nenhum material poderá ser entregue no Hotel antes do dia 07 de Setembro de Todo e qualquer material deverá chegar no próprio dia 07 de Setembro de 2010, entre 8h e 18h, e uma pessoa responsável pelo Stand deverá estar presente para recebê-lo. 7

8 As vias de circulação e os stands contíguos não poderão ser utilizados para deposição de materiais, ferramentas e produtos a serem instalados no stand. Toda operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do stand do EXPOSITOR. MONTADORA DE STANDS DO EXPOSITOR (Regras para a opção com montadora própria) O EXPOSITOR deverá enviar o FORMULÁRIO 03 para o contato@rsvpress.com.br, até o dia 20 de Agosto de A ORGANIZADORA entregará ao EXPOSITOR, a área demarcada conforme stand previamente comercializado (9 m² ou 12 m²), sem nenhuma estrutura montada. A ORGANIZADORA também disponibilizará 1 ponto de energia elétrica 110V e um spot a cada 3 m². Pontos extras para iluminação e tomadas serão objetos de acordo comercial entre o EXPOSITOR, e a MONTADORA OFICIAL do Evento. Todos os stands deverão respeitar a metragem contratada (vide planta no Anexo 1). O EXPOSITOR é responsável perante a ORGANIZADORA por todos os profissionais que forem por ele designados para a execução de serviços. A empresa contratada e seus profissionais estarão subordinados exclusivamente ao EXPOSITOR, do ponto de vista profissional, hierárquico, jurídico e econômico-financeiro. É de responsabilidade do EXPOSITOR zelar e garantir a segurança destes profissionais. A contratação e o pagamento dos serviços extras de limpeza, segurança e mobiliário adicional, assim como despacho aduaneiro, transporte, movimentação de carga, e outros é de total responsabilidade do EXPOSITOR, os quais deverão atender às normas e exigências deste manual. ESTRUTURA BÁSICA DOS STANDS (Montadora Oficial do evento) O EXPOSITOR receberá a área previamente contratada baseado nas seguintes características: - Divisórias em painéis TS, com estrutura em alumínio no sistema modular octanorme; - 01 Ponto de energia de 110 v; - 1 Spot a cada 3m²; - 01 mesa redonda com tampo de vidro; - 03 cadeiras vinil preta; - Revestido com forração grafite, fixado no piso com fita dupla face; - 01 testeira de identificação (0,98 x 0,462) em Arial black; 8

9 IMPORTANTE: 1) A logomarca das empresas NÃO ESTÁ INCLUÍDA na testeira. PARA INSERÇÃO DE LOGOMARCAS, FAVOR SOLICITAR ORÇAMENTO JUNTO À MONTADORA OFICIAL DO EVENTO. 2) Pontos extras para iluminação e tomadas serão objetos de acordo comercial entre o EXPOSITOR, e a MONTADORA OFICIAL do Evento. 3) Toda a estrutura do stand é cedida ao EXPOSITOR a título de aluguel, devendo ser devolvido ao final do Evento, nas mesmas condições em que foi recebido. Materiais que faltarem ou forem danificados serão cobrados do EXPOSITOR. 4) Todas as mudanças ou acréscimos na área do stand com montagem básica deverão ser solicitadas e comercializadas diretamente à MONTADORA OFICIAL. Assim, ressaltamos a importância da definição antecipada do lay-out de seu stand. NORMAS DE MONTAGEM E DESMONTAGEM A entrada de equipamentos e materiais para os stands será das 08:00h às 18:00h do dia 07 de Setembro A montagem interna e decoração poderão ser finalizadas até o dia 08 de Setembro de 2010 ao meio-dia. Todos os stands deverão estar devidamente montados e finalizados ao meio-dia do dia 08 de Setembro de Não será permitido fazer furos, aplicar tintas, colas ou outros materiais às paredes, pisos, instalações e estruturas do Hotel Bourbon, local do Evento. Danos causados à estrutura do Centro de Convenções, mesmo que acidentais, serão cobrados do EXPOSITOR que se obriga a saldá-los no ato da apresentação da respectiva conta. Durante as etapas de montagem, da realização do evento e da desmontagem, não será permitido encostar ou usar qualquer tipo de material de apoio em paredes, colunas ou portas dos prédios onde ocorrerá o evento. Durante o horário de funcionamento do evento, não serão permitidas obras nos stands. Caso as mesmas sejam imprescindíveis, serão realizadas mediante autorização expressa dos organizadores, que determinarão o horário conveniente para tal. Elementos em balanço só serão permitidos se as projeções dos mesmos forem internas aos stands. Balanços sobre áreas comuns ou sobre stands vizinhos, não serão permitidos. 9

10 Após a instalação do ponto de energia nos stands, qualquer mudança de sua localização implicará em pagamento de taxa extra à MONTADORA OFICIAL do Evento. PRODUTOS DE EXPOSIÇÃO Toda mercadoria de stand só poderá ser enviada para o Hotel Bourbon no dia 07 de Setembro, com a presença de um representante do EXPOSITOR para o recebimento e conferência do mesmo. O hotel não receberá nenhuma mercadoria para armazenamento fora desta data e sem a presença do EXPOSITOR. Todo material do EXPOSITOR ou da Montadora, deverá ser acompanhado de nota fiscal constando à observação de que são materiais para Demonstração, ou nota fiscal de transferência no caso de venda de mercadorias, citando também a empresa e data do evento. O EXPOSITOR deverá enviar o FORMULÁRIO 02 para o contato@rsvpress.com.br, até o dia 01 de Setembro de A Nota Fiscal de Simples Remessa, para acompanhar os produtos devem conter a seguinte declaração: Mercadoria de propriedade da Empresa (nome da empresa responsável), que segue para o Congresso SoBRICE 2010., no período de 08 a 11 de setembro de Todos os volumes deverão conter a identificação abaixo: Hotel Bourbon- Congresso Sobrice 2010 End.: Rodovia das Cataratas, km 2,5, Foz do Iguaçu PR, a 11 de Setembro de 2010 Nome da empresa Ac: Roberta Braz - RSVPRESS Produtos e materiais que apresentarem odor forte, ou cuja apresentação provoque ruído, poderão ser expostos somente mediante consulta à ORGANIZADORA. Será responsabilidade exclusiva dos EXPOSITORES, o recebimento, a instalação e remoção de seus equipamentos e materiais do local do evento. DECORAÇÃO Caberá ao EXPOSITOR equipar e decorar individualmente o stand, podendo solicitar à MONTADORA OFICIAL este serviço. Jardins, flores e plantas ornamentais serão permitidos quando contidos em vasos, cestos ou outros recipientes, sendo vedada a utilização de terra solta, areia e pedras para a execução de jardins no local. Não será permitida pintura nas placas de TS, sendo de total responsabilidade do EXPOSITOR o pagamento por danos causados as mesmas, caso isto aconteça. 10

11 SONORIZAÇÃO E EQUIPAMENTOS AUDIOVISUAIS O EXPOSITOR poderá manter som ambiente, que não deverá exceder ao volume normal da voz, e projeção em seus stands desde que não venha prejudicar aos demais. É expressamente proibido o uso de amplificadores. Reproduções sonoras e visuais utilizadas nos stands estarão sujeitas ao pagamento de taxa de direitos autorais, por parte do EXPOSITOR, se vistoriada pelo ECAD, não cabendo nenhuma responsabilidade à ORGANIZADORA pelo pagamento dessas taxas. No caso do EXPOSITOR necessitar utilizar equipamentos que produzam alto nível de ruído ou volume de som, serão obrigatórias instalações de isolamento acústico. O EXPOSITOR que contratar assessoria para filmagens, fotografia ou qualquer tipo de registro visual ou sonoro, deverá comunicar-se previamente com a organização do evento para autorização do ingresso dos profissionais e equipamentos no local. FORMULÁRIO 1 EM ANEXO. LIMPEZA É de total responsabilidade do EXPOSITOR, manter o seu stand limpo por todo o período do evento. A ORGANIZADORA responsabiliza-se por manter as áreas de circulação limpas durante o funcionamento do evento. O serviço de limpeza do stand deverá ser realizado diariamente, a partir das 18h, após encerramento das atividades do stand, devendo o material recolhido ser removido para a lixeira do Centro de Convenções pela equipe de limpeza do EXPOSITOR. Fora deste horário todo o material deverá ser acumulado em recipientes mantidos pelo EXPOSITOR, em seu próprio stand. AR CONDICIONADO, CABOS E ENERGIA ELÉTRICA Por norma do Centro de Exposições, não é permitida a instalação de aparelhos de ar condicionado nos stands. Não é permitida a passagem de cabos ou quaisquer elementos de ligação que cruzem áreas comuns ou stands vizinhos. Estas necessidades, se ocorrerem, deverão ser previstas com antecedência e solucionadas junto à MONTADORA OFICIAL. Devido à possível variação de tensão de energia, pedimos aos expositores que utilizem ESTABILIZADORES e NO-BREAK, na instalação de seus equipamentos mais sensíveis. Os ORGANIZADORES não se responsabilizam por danos causados em equipamentos que não cumpram este regulamento. É de responsabilidade do EXPOSITOR, providenciar, diretamente ou através da empresa responsável pela montagem do seu stand, a instalação de disjuntores montados em caixas apropriadas, e equipadas com portas de acesso com finalidade de proteção. A rede elétrica para as cargas extras, que extrapolarem a 11

12 carga do circuito elétrico entregue no formato básico, deverá ser adequadamente dimensionada, para evitar sobre aquecimentos, curto-circuito e fogo. Só será permitida a passagem de fios e cabos, bem como as instalações de chaves ou disjuntores em locais onde os eletricistas da MONTADORA OFICIAL tenham livre acesso. Deverão ser utilizados somente, cabos de cobre com isolamento anti-chama, no sistema de energia elétrica dos stands, tanto de luz como força partir de disjuntores até a carga, utilizando-se de terminais adequados, eletrodutos e caixas de derivações. Todas as emendas deverão estar devidamente isoladas. Após o encerramento diário das atividades, todos os circuitos de energia elétrica deverão ser desligados, exceção feita a equipamentos que necessitem ficar ligados fora do horário permitido ao Expositor. Estes deverão estar instalados com circuitos independentes e ter identificação própria. DESMONTAGEM A desmontagem ocorrerá impreterivelmente no dia 11 de Setembro de 2010 a partir das 18:00h, com a retirada de equipamentos/materiais, montagens especiais e decoração pelos expositores, e conseqüente desmontagem dos estandes pela MONTADORA OFICIAL, para abrir espaço para a realização de outro evento já programado para o local. É encargo do EXPOSITOR desmontar e retirar os produtos e equipamentos de seu stand, nos prazos e condições aqui estipulados. Recomendamos que, no último dia de realização do Evento, após seu encerramento, sejam retirados todos os mostruários e outros objetos de valor. A montadora contratada pelo EXPOSITOR deverá entregar o espaço limpo e preservado após o evento. SEGURO É responsabilidade de cada EXPOSITOR assegurar-se de que todo o material de exposição e bens pessoais estejam cobertos por seguro durante todo o período do evento (incluindo montagem e desmontagem). Embora os organizadores tomem todas as precauções a fim de evitar roubos, danos e outros prejuízos, não são responsáveis por tais ocorrências. SEGURANÇA O evento disponibilizará um segurança na área do Centro de Exposição, durante o período noturno. O EXPOSITOR que optar por serviço próprio de segurança, deverá enviar a informação devidamente preenchida no FORMULÁRIO 01, para o contato@rsvpress.com.br até a data 06 de Agosto de Lembramos ainda, que o EXPOSITOR é responsável por todos os atos praticados pelos funcionários das empresas contratadas. Em hipótese alguma será permitido o porte de armas de fogo. 12

13 NORMAS DE SEGURANÇA OBRIGATÓRIAS Não será permitida a fabricação de quaisquer elementos em madeira e ferro dentro do Centro de Exposição, devendo os mesmos ser pré-montados e preparados nas oficinas das Montadoras e virem com acabamento de pintura pronto, sendo permitidos somente retoques para acabamentos finais. È proibida a utilização de serra circular montada em bancada. DISPOSIÇÕES GERAIS O EXPOSITOR se compromete ao cumprimento dos itens acima em sua integralidade. A ORGANIZADORA reserva-se no direito de arbitrar sobre casos omissos neste Informativo, bem como estabelecer novas normas que se façam necessárias ao bom funcionamento do Evento. ENCARGO O EXPOSITOR deverá arcar com os encargos que, direta ou indiretamente, venham a incidir sobre a programação de seu stand. MAIORES INFORMAÇÕES CONTATAR: ORGANIZADORA RSVPress Assessoria de Comunicação & Eventos Rua Jornalista Henrique Cordeiro Bloco 1- Barra da Tijuca- Rio de Janeiro RJ CEP Fone/Fax: (21) / (21)

14 PLANTA STANDS 14

15 PLANTA EVENTO 15