REGULAMENTO DE CEDÊNCIA DE ESPAÇOS DA ESCOLA SUPERIOR DE SAÚDE DA UNIVERSIDADE DO ALGARVE. Introdução

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1 REGULAMENTO DE CEDÊNCIA DE ESPAÇOS DA ESCOLA SUPERIOR DE SAÚDE DA UNIVERSIDADE DO ALGARVE Introdução A Escola Superior de Saúde da Universidade do Algarve (ESSUAlg) dispõe de um auditório e de espaços circundantes para a realização de diversos eventos: espetáculos, acontecimentos públicos e empresariais, conferências, congressos, seminários, simpósios, workshops, reuniões, sessões plenárias, especializadas ou parcelares, ações de formação e exposições. O auditório tem uma capacidade total para 252 lugares e uma área bruta total de 317 m 2. Os espaços circundantes, à entrada do auditório e na parte lateral do mesmo, têm uma área bruta de 210 m 2. O auditório está equipado com um sistema de som, constituído por amplificadores, 6 colunas de som, 1 mesa de mistura, 2 microfones de mesa, 1 de lapela e 2 de mão. Para além deste equipamento, o auditório conta com 1 tela de projeção motorizada de 6x4,5m, 1 vídeo projetor fixo e 1 apontador com laser. A ESSUAlg dispõe, ainda, de 9 salas: 8 com capacidade para 30 pessoas e 1 com 50 lugares. Artigo 1º Objetivo O presente Regulamento visa normalizar a cedência de espaços da ESSUAlg, bem como dos equipamentos afetos, destinados à realização de eventos. 1

2 Artigo 2º Competência Compete à Direção da ESSUAlg a gestão global e a cedência dos espaços e equipamentos objeto deste Regulamento. Artigo 3º Condições de Cedência 1. A cedência de espaços está dependente das características das atividades que se pretendam desenvolver, devendo enquadrar-se na missão e objetivos da ESSUAlg; 2. A temática apresentada e as opiniões expressas durante os eventos são da inteira responsabilidade dos utilizadores dos espaços; 3. A verificação de eventuais desvios entre a atividade efetivamente desenvolvida e a que tiver sido proposta, considera-se incumprimento da autorização concedida e é, como tal, passível de revogação e de eventual indemnização à ESSUAlg; 4. A deteção de eventuais desvios implica a suspensão imediata do evento e, ainda que o mesmo não tenha acontecido, o pagamento do valor acordado pela utilização do espaço. Artigo 4º Prioridades 1. Os pedidos de utilização de espaços com objetivos científicos, pedagógicos e culturais têm prioridade em relação aos comerciais; 2. Sempre que tenham lugar pedidos coincidentes para a cedência dos mesmos espaços, têm prioridade os que se destinem a eventos promovidos pela ESSUAlg. Artigo 5º Indeferimentos Não é deferida qualquer cedência de espaços nos seguintes casos: a) Se as iniciativas a promover pelos utilizadores forem suscetíveis de perturbar o normal funcionamento das atividades da ESSUAlg; b) Se a cedência assumir caráter permanente ou for por prazo indeterminado; c) Quando se preveja uma ocupação superior à lotação dos espaços; 2

3 d) No caso de cedência gratuita, quando não se garanta, pelo menos, 50% da ocupação máxima dos espaços. Artigo 6º Períodos de Utilização 1. São considerados períodos de utilização dos espaços aqueles destinados à realização do evento, nomeadamente os compreendidos entre o início e fim das sessões de trabalhos, incluindo intervalos de pausa para café, almoço ou jantar; 2. São também considerados períodos de utilização os necessários à montagem e desmontagem de equipamentos e a ensaios, incluindo os de audiovisuais e som. Artigo 7º Encargos de Cedência 1. Os encargos decorrentes da cedência de espaços constam de tabela de preços anexa a este Regulamento (Anexo I); 2. Em casos excecionais, e atendida a natureza da atividade a realizar, pode a Direção decidir que se apliquem valores inferiores aos da tabela de preços, e/ou a título gratuito, mediante requerimento fundamentado, apresentado pela comissão organizadora do evento; 3. No seguimento do número anterior, caso tenha sido ultrapassado o período de cedência autorizado, resultando no incumprimento de compromissos já assumidos pela Escola, ou em encargos imprevistos, os utilizadores respondem pelos danos daí emergentes e pagam uma indemnização correspondente ao período utilizado indevidamente, acrescido de uma taxa de 50%; 4. Os utilizadores, aos quais tenha sido cedida graciosamente, ou em condições especiais, a utilização dos espaços, não podem cobrar inscrições ou ingressos para as atividades que promovam, salvo se forem autorizadas pela Direção; 5. Aos utilizadores, aos quais tenha sido cedida graciosamente, ou em condições especiais, a utilização dos espaços, podem, caso se aplique, ser cobrados encargos decorrentes das horas extraordinárias pelo serviço de apoio técnico; 3

4 6. Se os utilizadores forem Instituições de Ensino Público, Serviços da Administração Central ou Local do Estado, entidades sem fins lucrativos, ou com as quais a ESSUAlg tenha celebrado protocolos, são cobrados os encargos correspondentes aos custos mínimos de utilização dos espaços, fixados pela Direção da ESSUAlg; 7. O cancelamento de utilização dos espaços deve ser comunicado, por escrito, à Direção, com uma antecedência mínima de 5 dias úteis em relação à data do evento, sob pena de ser cobrado o valor previsto; 8. São também cobrados os períodos de montagem e desmontagem dos equipamentos, bem como aqueles destinados a ensaios com equipamentos de audiovisuais e som. Artigo 8º Procedimentos Formais 1. A cedência de espaços deve ser requerida, por escrito, à Direção; 2. Para o efeito, deve ser preenchido o formulário de Requisição de Espaços, material e apoio complementar (Anexo II), e entregue na Unidade de Apoio à Gestão Académica (UAGA), ou enviado para o essualg@ualg.pt, com uma antecedência mínima de 10 dias úteis relativamente à data de realização dos eventos, acompanhado do respetivo programa; 3. Para a verificação das condições dos espaços, os utilizadores podem ter acesso ao local, sempre acompanhados de um trabalhador da ESSUAlg, em horário a acordar; 4. A autorização de cedência só se considera definitiva após terem sido cumpridas as formalidades previstas neste Regulamento e as demais que venham a ser determinadas em despacho de autorização da Direção, quando necessário. Artigo 9º Supervisão 1. À ESSUAlg compete supervisionar todas as formas de utilização dos espaços; 2. No desempenho da sua função de supervisão, a ESSUAlg pode emitir instruções que se revelem indispensáveis à manutenção da segurança, comodidade e higiene dos espaços. 4

5 Artigo 10º Higiene e Segurança dos Espaços 1. Os utilizadores devem manter devidamente limpos os espaços que lhes sejam cedidos; 2. Os utilizadores são responsáveis pela manutenção da ordem nos espaços cedidos, sem prejuízo do exercício das competências dos serviços de vigilância da ESSUAlg; 3. Os utilizadores devem deixar sempre livres e desimpedidas as saídas de emergência dos espaços, respeitando as áreas destinadas à circulação de utentes e, se for caso disso, acionar os mecanismos de emergência e segurança existentes nos mesmos. Artigo 11º Responsabilidades dos Utilizadores 1. Os utilizadores dos espaços comprometem-se a montar e a desmontar o equipamento próprio nas datas e horários previamente acordados com a ESSUAlg; 2. É obrigação dos utilizadores dos espaços garantir o transporte e a colocação do equipamento requisitado à ESSUAlg, bem como a sua posterior arrumação, no prazo previamente acordado, no mesmo estado de conservação. A verificação do estado do equipamento entregue pelos utilizadores cabe aos Serviços da ESSUAlg, através de um mapa de controlo (Anexo III); 3. Caso haja equipamento danificado ou extraviado, é da responsabilidade dos utilizadores a respetiva reposição. A ESSUAlg não se responsabiliza por eventuais danos ou extravio de material próprio dos utilizadores nas suas instalações; 4. Os utilizadores são responsáveis por abastecer com águas, guardanapos e flores as mesas de presidência, aquando da realização de eventos, assim como por providenciar um operador, caso pretendam utilizar os microfones de mão, no decorrer dos mesmos. Artigo 12º Publicitação, Captação e Difusão de Imagens 1. A afixação de publicidade aos eventos na ESSUAlg, e respetiva sinalização, deve ser precedida de pedido de autorização à Direção da Escola, com a devida antecedência, sendo apenas permitida em suportes adequados para o efeito; 5

6 2. A captação de imagens no interior da ESSUAlg, assim como a sua divulgação pública, dependem sempre de acordo prévio da Direção da Escola; 3. A ESSUAlg reserva-se o direito de visionar antecipadamente todos os filmes, fotografias e vídeos a serem exibidos no decorrer dos eventos. Artigo 13º Termo de Responsabilidade As entidades a quem forem cedidas as instalações assinam um Termo de Responsabilidade (Anexo IV), no qual se comprometem a respeitar as normas do presente Regulamento. Artigo 14º Incumprimentos O incumprimento das normas constantes do presente Regulamento implica a não autorização de futuras utilizações, para além da penalização pecuniária prevista no artigo 7º, n.º 3. Artigo 15º Casos Omissos Os casos omissos resultantes da aplicação deste Regulamento são decididos pela Direção da ESSUAlg. Artigo 16º Entrada em Vigor O presente Regulamento entra em vigor na data da sua homologação pelo Reitor. 6