Preâmbulo CAPITULO I DISPOSIÇÕES GERAIS E ENQUADRAMENTO. Artigo 1º. Objeto âmbito

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1 Preâmbulo O Centro Cultural e de Convívio Académico D. Dinis (CCDD) é uma valência da Divisão de Oferta Integrada de Serviços (DOIS) dos Serviços de Ação Social da Universidade de Coimbra (SASUC), ligado a múltiplos aspetos da vivência académica, nas vertentes do convívio e da cultura, ao dispor da Comunidade Universitária. O CCDD, devido á sua tipologia, é um espaço que proporciona condições para a concretização dos mais diversos tipos de eventos ou atividades. Para além da sua utilização pelos SASUC, este espaço encontra-se igualmente disponível para ser usufruído pelas Unidades Orgânicas da Universidade de Coimbra, bem como pelos estudantes, seus organismos académicos, trabalhadores e outras entidades. O CCDD oferece ainda condições para a realização de eventos de natureza gastronómica podendo nesta área ser requisitada, a colaboração do Serviço de Catering (SC) dos SASUC. Nesta perspetiva há necessidade de definir os aspetos fundamentais de funcionamento e utilização dos seus espaços, bem como estabelecer as regras sobre a forma como esses espaços podem ser facultados, nas diversas valências que se encontram disponíveis. Pelo presente Regulamento será definido o modelo de funcionamento do CCDD, bem como as regras de articulação que deve existir entre este e o SC. CAPITULO I DISPOSIÇÕES GERAIS E ENQUADRAMENTO Artigo 1º Objeto âmbito 1 O presente Regulamento estabelece as normas de funcionamento, segurança e utilização do Centro Cultural Dom Dinis adiante designado CCDD. 2 O Regulamento estabelece ainda as normas relativas à cedência do CCDD a outras entidades. 3 Estas normas aplicam-se a todos os utilizadores do CCDD, bem como ao pessoal que nele exerça a sua atividade. 4 Para efeitos do presente Regulamento entende-se por utilizador todo aquele que intervenha em atividades promovidas pelo CCDD.

2 Artigo 2º Objetivos 1 O CCDD é um espaço destinado à promoção de eventos e iniciativas de natureza académica, cultural e formativa. 2 Poderão ainda realizar-se no CCDD, colóquios, debates, workshops, exposições, apresentações de livros e outras atividades desde que, previamente autorizadas. CAPÍTULO II FUNCIONAMENTO E ESPAÇOS Artigo 3º Utilização das Instalações 1 A utilização do CCDD deverá, obrigatoriamente, respeitar as normas de boa conservação das instalações e do equipamento. 2 Os trabalhadores em exercício de funções no CCDD devem cumprir e fazer cumprir aos restantes utilizadores as regras de funcionamento constantes do presente Regulamento. Artigo 4º Espaços 1 Os espaços que integram o CCDD disponíveis para utilização, são os seguintes: a) Sala da Lareira b) Sala do Vitral c) Sala dos Escritores d) Galeria 2 A utilização destes espaços pode ser feita de forma autónoma ou conjunta. 3 O acesso ao CCDD é feito por duas vias distintas, garantindo o acesso a pessoas com mobilidade reduzida. Artigo 5º Horário de Funcionamento 1 O horário de funcionamento do CCDD é das 9h00 às 18h00 de segunda a sexta-feira, dias úteis. 2 O horário referido no número anterior, é alargado até às 20h00, sempre que ocorram exposições na Galeria.

3 3 O horário referido no ponto 1 do presente artigo, é alargado sempre que haja lugar a eventos que pela sua natureza vão para além das 18h00. 4 Sempre que haja necessidade, o CCDD, estará aberto aos fins de semana e feriados no horário que seja solicitado. Artigo 6º Cedência do Espaço 1 O CCDD destina-se a atividades / eventos da comunidade universitária de Coimbra e ao público em geral, se houver disponibilidade de agenda. 2 A realização de todos os eventos é sujeita a autorização do(a) Administrador(a) dos SASUC. 3 O pedido de autorização para a realização de eventos deve ser dirigido ao(à) Administrador(a) dos SASUC, através do endereço eletrónico devendo constar o seguinte: a) Pessoa ou Organismo responsável pelo pedido e respetivo endereço de correio eletrónico; b) Descrição do evento; c) Data da realização do evento com indicação da hora de início e de fim; d) Número de pessoas envolvidas no evento; e) Indicação da entidade a quem deverá ser faturado o serviço, número de identificação fiscal e morada; f) Indicação expressa do conhecimento e aceitação das normas constantes no presente Regulamento. 4 Em todos os eventos haverá apoio logístico da DOIS. 5 Sempre que solicitados os eventos a realizar poderão estar associados a SC, a fornecer, pelos SASUC. 6 Qualquer exceção ao disposto no número anterior será objeto de autorização pelo(a) Administrador(a) dos SASUC. 7 Os pedidos de utilização do CCDD deverão ser efetuados com a antecedência mínima de 5 dias úteis relativamente à data pretendida. 8 Excecionalmente serão aceites pedidos com antecedência inferior à data referida no número anterior, desde que devidamente justificados e autorizados pelo(a) Administrador(a). 9 A DOIS deve assegurar a resposta aos pedidos de utilização do CCDD, bem como o respetivo orçamento, no prazo máximo de 2 dias úteis, desde que não estejam associados ao SC. 10 Sempre que os pedidos de utilização do CCDD estejam associados ao SC, a resposta que inclui o orçamento do SC, é assegurado pela DA, no prazo de três (3) dias úteis.

4 11 Nenhuma reserva de serviço no CCDD será assegurada se não for confirmada no prazo máximo de 7 dias úteis, após o envio do respetivo orçamento. Artigo 7º Galeria 1 O espaço galeria poderá ser cedido para exposições, tendo em conta o horário de funcionamento do CCDD previsto no artigo 5º do presente regulamento. 2 A cedência do Espaço Galeria para exposições será gratuita quando o evento tiver como fim a mostra do espólio do(s) autor(es). 3 No caso de a exposição ter um cariz comercial, será devido o pagamento de acordo com o constante do Anexo I, que faz parte integrante do presente regulamento. 4 Tratando-se de períodos inferiores ao mês, aquele valor será proporcional ao período contratualizado. 5 À utilização do Espaço Galeria para exposições aplica-se o disposto no nº 3 do artigo 6º deste regulamento. 6 O(s) autor(es) do espólio, é(são) responsável(eis) por todo o material exposto, devendo assegurar seguro adequado, declinando os SASUC qualquer tipo de responsabilidade. CAPITULO III Artigo 8º Articulação da Divisão de Oferta Integrada de Serviços e a Divisão de Alimentação para satisfação dos pedidos de eventos 1 Sempre que ocorra uma solicitação de evento no CCDD que esteja associada ao SC, a sua satisfação é da responsabilidade da DA. 2 À DOIS, compete assegurar a pré-reserva do CCDD, de acordo com o estipulado no nº 11 do artigo 6º. 3 Todas as comunicações com o requisitante devem ser do conhecimento das duas Divisões. 4 No momento da preparação do orçamento para satisfação do pedido de evento, a DA, deve ter em conta as diferentes ofertas disponíveis no CCDD. 5 A DA deve remeter à Divisão Administrativa, Financeira e de Recursos Humanos, Núcleo Financeiro, informação necessária, aquando do pedido de emissão da faturação para o requisitante.

5 6 Os eventos a realizar no CCDD que estejam associados ao SC, devem, sempre que se justifique a realização de reuniões de preparação com o requisitante, decorrer no CCDD, com a participação de elementos da DOIS e DA. 7 Compete à Coordenação da DOIS a responsabilidade pela gestão corrente do CCDD. Artigo 9º Serviço de Sala 1 A responsabilidade pelos serviços de cozinha e de sala cabe à DA, através do SC. 2 Compete à DOIS assegurar a logística de decoração da sala de acordo com o contratualizado com o requisitante. 3 Compete ainda à DOIS assegurar a receção dos convivas, bem como o seu acompanhamento e/ou apoio antes, durante e após o evento. 4 O Chefe de Sala não deve abandonar a sala enquanto o evento estiver a decorrer. Nas situações de ausência prolongada, deve delegar essa função em pessoa habilitada para o efeito. 5 Compete à DA, através do SC, toda a logística de montagem e desmontagem das salas, sendo que a desmontagem deverá ocorrer no dia útil seguinte à realização do evento, salvaguardando situações excecionais. CAPITULO IV ENCARGOS Artigo 10º Encargos com a utilização do CCDD 1 Os encargos a que cada uma das utilizações dê lugar são da responsabilidade dos utilizadores e encontram-se previstos no Anexo I, que faz parte integrante do presente regulamento. 2 Compete à DOIS, após a ocorrência do evento, comunicar à DA se há encargos adicionais. Artigo 11º Encargos com o prolongamento de horário 1 Ao custo dos eventos a decorrer no CCDD, em período diurno, com ou sem SC associado, que ultrapassem a hora limite das 18 horas acresce um valor adicional de acordo com o previsto no Anexo I, que faz parte integrante ao presente regulamento.

6 2 O horário de funcionamento dos eventos a decorrer no CCDD, com ou sem SC associado que, pela sua natureza se iniciem às 18h00, é alargado de acordo com o disposto no ponto 3 do artigo 5º. 3 Os eventos a que se refere o número anterior poderão prolongar-se para além das 24h00, a pedido do requisitante, acrescendo o valor hora constante do Anexo I que faz parte integrante do presente regulamento. 4 O disposto no número anterior não se aplica caso o evento realizado seja da responsabilidade direta dos SASUC. Artigo 12º Forma de Pagamento O pagamento decorrente da utilização do CCDD será efetuado numa das seguintes formas: a) Por transferência bancária em que seja devidamente identificado o pagador, sob pena do pagamento ser considerado como não feito. b) Por cheque à ordem dos Serviços de Ação Social da Universidade de Coimbra. c) Presencialmente, preferencialmente, na Tesouraria dos SASUC Artigo 13º Condicionalismos 1 A realização de eventos no CCDD fica condicionada à inexistência de dívidas aos SASUC. 2 Sempre que a DOIS entender como conveniente, a realização dos eventos poderá ficar sujeita a uma caução, conforme previsto no Anexo I, a aprovar pelo(a) Administrador dos SASUC. Artigo 14º Entrada em vigor O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua aprovação. CCDD, em 17 de agosto de 2015 A Administradora dos SASUC, (Regina Dias Bento)

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