MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO SUBSECRETARIA DE AUDITORIA. : Escritório de Representação no Rio de Janeiro

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1 MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO SUBSECRETARIA DE AUDITORIA PROCESSO : 08 UNIDADE GESTORA : Escritório de Representação no Rio de Janeiro OBJETIVO DA AUDITORIA : Tomada de Contas Anual EXERCÍCIO : 2008 Relatório Sintético de Auditoria de Gestão nº 08/2009 I - INTRODUÇÃO Em atendimento à determinação contida no Memorandum CISET/07, de 08 de janeiro de 2009, do Secretário de Controle Interno, apresentamos o presente Relatório de Auditoria, que trata dos exames realizados sobre os atos e fatos de gestão, praticados no período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2008, sob a responsabilidade dos dirigentes da Unidade de referência. 2. Os trabalhos de auditoria interna nas contas da Unidade realizaram-se por ocasião do levantamento de Tomada de Contas e foram desenvolvidos na Secretaria de Controle Interno do Ministério das Relações Exteriores e, in loco, na sede da Unidade Gestora, onde se encontram arquivadas as primeiras vias dos 1

2 processos de pagamento e demais documentos que comprovam a execução orçamentária, financeira e patrimonial. 3. Os exames foram efetuados por amostragem e de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. II - TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA 4. A Unidade Gestora realizou, no exercício sob exame, despesas no valor nominal de R$ ,80 (três milhões, cento e noventa e oito mil, novecentos e quarenta e dois reais e oitenta centavos) que corresponde a 0,15% do montante das despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no exterior. III - RESULTADO DOS EXAMES 5. Com base nos exames realizados na documentação comprobatória dos atos e fatos de gestão que deram origem ao presente processo e em cumprimento ao disposto no Anexo VI da Decisão Normativa TCU nº 94/2008, apresentamos a seguir as seguintes observações: III - 1 Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas (físicas e financeiras) planejadas ou pactuadas, apontando as causas que prejudicaram o desempenho da ação administrativa e as providências adotadas. 6. Os principais objetivos e metas do Escritório de Representação no Rio de Janeiro constituem em apoiar as unidades administrativas do Ministério e da Fundação Alexandre de Gusmão, situadas no Rio de Janeiro, bem como zelar pela manutenção e conservação do conjunto arquitetônico do Palácio do Itamaraty do Rio 2

3 de Janeiro e dos acervos do Museu Histórico e Diplomático, da Biblioteca, da Mapoteca e do Arquivo Histórico do Ministério. 7. O ERERIO gastou, no exercício de 2008, o percentual de 96,9% dos recursos disponíveis no Programa de trabalho Administração da Unidade. 8. Com base na análise das despesas realizadas pela Unidade Gestora, constatou-se que os gastos foram realizados visando a atender as atividades inerentes aos objetivos e metas da Unidade. III 2 - Avaliação sobre a qualidade e confiabilidade dos indicadores utilizados para avaliar o desempenho da gestão. 9. Constam do Relatório de Gestão os indicadores utilizados pela Unidade para avaliar o desempenho da gestão, a relação entre o total de despesas realizadas no exercício e o total de recursos aprovisionados. 10. No entendimento da equipe de Auditoria o indicador utilizado relação entre o total de despesas realizadas no exercício sobre o total de recursos aprovisionado, por si só, não constitui instrumento suficiente para avaliar a eficiência, eficácia e a efetividade da Gestão e/ou do Programa de Trabalho. III - 3 Avaliação da situação das transferências concedidas e recebidas mediante convênios, acordo, ajuste, termo de parceira ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição. 11. No exercício sob exame, a Unidade não firmou convênios, acordos, ajustes, termos de parceria ou outros instrumentos congêneres. 3

4 III - 4 Avaliação da regularidade dos processos licitatórios, dos atos relativos a dispensa e inexigibilidade de licitação. 12. No exercício sob análise, examinaram-se os seguintes processos licitatórios e atos relativos a dispensa e inexigibilidade de licitação. Objeto da contratação total R$ modalidade licitação fundamentação da dispensa nome favorecido Prestação de serviços de apoio (motoristas), ,12 PREGÃO Locanty Serviços Ltda xx x/0001-x Contratação de empresa para a prestação de ,10 PREGÃO Shelt Service Ltda xx x/0001-xx serviços de apoio Fornecimento anual de combustível, óleos lubrificantes e lavagem dos veículos oficiais pertencentes ao ERERIO ,00 PREGÃO Garage Visconde da Gávea Ltda xx x/0001-xx Prestação de serviços especializados de desinfestação e higienização ,00 PREGÃO BIBLIATRICA - conservação e - restauração Locação de telefonia celular ,00 DISPENSA artigo 24, inciso IV, PressSCelll Assessoria Executiva -Ltda cnpj/ xx x/0001-xx xx x/0001-xx Aquisição de dois veículos para uso ofi cial ,00 PREGÃO FIAT AutomóveiS SA xx x/0001-xx total das despesas analisadas - Achado 1 Contratada: Objeto: PressCell Assessoria Executiva Ltda Contratação temporária, devido ao caráter emergencial da solicitação, de aparelhos de telefonia celular para serem utilizados durante a preparação da Reunião Preparatória de Chanceleres da Cúpula da América Latina e Caribe sobre Integração e Desenvolvimento - CALC e I Reunião de Consulta Política Brasil - Sistema de Integração Centro Americana (SICA), no período de 02 a 09 de outubro de Fundamento legal: Artigo 24, inciso IV, da Lei 8.666/93 Valor estimado: R$ ,00 Responsável pela ratificação: Embaixador Marcus de Vicenzi Cargo: Chefe do Escritório de Representação do Ministério das Relações Exteriores no Rio de Janeiro. 4

5 13. Pelo Despacho-Telegráfico n o 554, de 16/09/08, a Secretaria de Estado solicitou ao ERERIO providências no sentido de colocar telefones celulares à disposição da Organização da Reunião de Chanceleres da CALC. Nesse sentido, instruiu o Escritório a iniciar o procedimento licitatório, bem como a preparar a documentação e encaminhá-la à NAJ/AGU, no Rio de Janeiro, para análise. 14. De acordo com os autos constantes no processo, o ERERIO optou por efetuar contratação direta por dispensa de licitação, com base no artigo 24, inciso IV, da Lei n o 8.666/ A locação de aparelhos celulares não se poderia enquadrar nos limites da Lei n o 8.666/93, visto não estar demonstrada nos autos no processo a condição de urgência ou calamidade capaz de justificar tal contratação por dispensa de licitação. Manifestação do Gestor 16. Quanto aos parágrafos 14 e 15, o caráter de urgência do contrato foi ratificado pelo Núcleo de Assessoria Jurídica(NAJ) da Advocacia Geral da União (AGU) no Rio de Janeiro, conforme documento a ser enviado, em anexo. Comentário da Auditoria 17. A Auditoria ratifica entendimento de que a falta de planejamento não pode, por si só, ser motivo para a Unidade para justificar o caráter de emergência ou calamidade pública. 5

6 Recomendação 18. Efetuar aquisições de bens ou serviços por dispensa de licitação com base no art. 24, inciso IV, da Lei n o 8.666/93, somente quando ficar caracterizada situação emergencial ou calamidade pública, e desde que a situação não tenha sido originada, total ou parcialmente, por falta de planejamento. 19. Atendendo a solicitação feita pelo ERERIO, a PressCell Assessoria Executiva Ltda. apresentou, em 15/09/08, proposta para fornecer os 57 aparelhos celulares com 10% de desconto para Órgãos Públicos.(grifo da Auditoria) 20. Segundo o item da Cláusula Terceira do contrato n o 09/08, de 01/10/08, firmado entre a PressCell e o ERERIO, a tarifa de cada ligação DDD foi fixada em R$ 1,90/minuto, enquanto as ligações DDI foram fixadas em R$ 3,20/minuto. 21. Ao final dos serviços, a PressCell apresentou demonstrativo, com rasuras, com suposta discriminacão da utilização dos aparelhos, sem apresentar lista dos números discados e sem discriminar os períodos das ligações DDD e DDI efetuadas em cada aparelho. Quarenta aparelhos telefônicos realizaram somente ligações DDI e os outros dezessete somente ligações DDD. A PressCell apresentou a fatura n o , de 27/10/08, no valor de R$ ,64, sem discriminar o desconto de 10% concedido, conforme proposta. 22. A Auditoria entende que a Unidade somente poderia ter pago a fatura após a discriminação das ligações DDD e DDI de cada aparelho, pois, segundo o contrato, a contratada deverá apresentar,também, juntamente com a Fatura/Nota Fiscal, a lista de números discados (grifo da Auditoria). 6

7 23. A Auditoria entende que o ERERIO deve solicitar à PressCell o detalhamento das ligações recebidas e efetuadas por cada aparelho e o equivalente ao desconto de 10%, conforme o contrato. Manifestação do Gestor 24. Quanto aos parágrafos 19 a 22, foi encaminhado ofício à Empresa PRESSCELL que ainda não enviou as informações. Comentário da Auditoria 25. A Unidade não esclareceu a razão de ter efetuado o pagamento da fatura da PressCell sem exigir da Contratada o cumprimento de todas as obrigações contratuais como: 1 - discriminar separadamente as ligações DDD e DDI, realizadas; 2 - encaminhar a relação dos números discados por cada aparelho celular, indispensável para identificar as ligações feitas em caráter particular; e 3 conceder o desconto de 10% sobre o valor cobrado, previsto na proposta. Recomendação 26. Enviar ao Controle Interno os esclarecimentos da PressCell relacionados ao pagamento da fatura n o , de 27/10/08, no valor de R$ ,64. 7

8 Achado 2 Contratado: HOPE - Consultoria de Recursos Humanos Objeto: Contratação de empresa especializada para a prestação dos serviços de Manutenção Preventiva e Corretiva das instalações elétricas, telefônicas, de refrigeração (ar condicionado central, split e janela), hidráulicas, esgoto, águas pluviais, bombas de recalque, pintura e alvenaria nas diversas edificações do Escritório de Representação do Ministério das Relações Exteriores no Rio de Janeiro. Contrato 03/2007 Valor Global : R$ ,85 Valor mensal: R$29.585,71 Vigência: a Não constam dos autos do processo a planilha de custos, a folha de pagamento e os comprovantes de recolhimentos das obrigações previdenciárias, dados e documentos necessários para que o fiscal do contrato e os órgãos de controle possam verificar a exatidão do valor constante da fatura n o 81196, do mês de dezembro de 2007, bem como a comprovação dos recolhimentos dos encargos sociais (Processo 90008/2008). 28. Na análise feita sobre o cálculo dos valores que compõem as despesas contratuais, registradas na fatura do mês de novembro de 2008, bem como na apuração dos custos constantes da planilha de repactuação, que prevê pagamento de salários, despesas com encargos sociais, impostos, Benefício das Despesas Indiretas - BDI, entre outros custos, a Auditoria verificou que, conforme demonstra o quadro b, os valores cobrados com os impostos diretos (14,25% sobre as despesas contratuais, no valor de R$ 3.566,74) não guardam conformidade com o montante de R$ 4.159,46, mencionado na fatura relativa às despesas do mês de novembro de

9 a) Salários Em R$ NOVEMBRO 2008 Cargo Nome Salário Periculosidade insalubridade TOTAL Planilha empresa Ajudante Fabio G. de Deus 598,40 0,00 0,00 598,40 598,40 Aux Téc Telefonia Fernando Henrique Pereira 893,20 0,00 0,00 893,20 888,49 Pedreiro Gumercindo P. odrigues 842,60 0,00 0,00 842,60 842,60 Encarregado Geral Johny Elyezer de Barros 1.639,16 491,75 0, , ,91 Jurandy F. Marceneiro Sarandy 842,60 0,00 0,00 842,60 925,60 Eletricista Leo de Jesus Silva 893,20 267,96 0, , ,16 Bomb Hidráulico Mario Gonçalves Pereira 893,20 0,00 0,00 893,20 893,20 Meio Oficial Eletr. Renato de Oliveira 631,40 189,42 0,00 820,82 820,82 Pintor Romildo V. Silva 842,60 0,00 83,00 925,60 925,60 Ajudante Michel R. Azevedo 598,40 0,00 0,00 598,40 598,40 Sergio Brito Téc Refrig. Machado 893,20 0,00 83,00 976,20 976, , ,38 b) Despesas com encargos sociais e custos adicionais Em R$ Processo Fatura Diferença Salários , ,38 0,00 Encargos sociais (82%) 8.824, ,33 0,00 Materiais de consumo 161,63 161,63 0,00 ferramental e equipamento 161,63 161,63 0,00 Insumos 2.949, ,24 0,00 Sub-total , ,21 0,00 BDI - 9,50% 2.171, ,53 0,00 Total , ,74 0,00 Impostos - 14,25 % 3.566, ,46-592,72 Total Geral , ,20-592, Observou-se, ainda, que a planilha anexa ao processo, feita com base no projeto básico da licitação, cujas incorreções já foram objeto de ressalvas no 9

10 relatório de auditoria do exercício 2007, não detalha adequadamente a composição dos custos das despesas com o item Insumo, no valor de R$ 2.949,24. Manifestação do Gestor 30. Em resposta aos parágrafos 31 a 33 e 34 j, foram solicitadas à HOPE, mediante ofício, cuja cópia será anexada, as informações pertinentes. Comentário da Auditoria 31. Compete ao fiscal do contrato exercer as atividades de acompanhamento da execução do contrato, a conferência dos valores constantes da nota fiscal, verificando, assim, a compatibilidade entre o montante pago e o estabelecido no contrato, bem como atestar a regularidade do direito daquele que se intitula credor da Administração. Portanto, as observações feitas pela Auditoria revelam que o fiscal do contrato não cumpriu adequadamente suas atribuições de controle e verificação da execução do contrato firmado com empresa HOPE - Consultoria de Recursos Humanos. Recomendações 32. a) Gerenciar e fiscalizar de modo adequado a execução do contrato, com vistas a evitar a ocorrência de falhas e eventuais irregularidades no pagamento de faturas. 33. b) informar ao Controle Interno, no prazo de 30 dias, as providências adotadas para o ressarcimento de importância paga indevidamente à empresa contratada. 10

11 III - 5 Avaliação da gestão de recursos humanos, destacando em especial, a força de trabalho existente e a observância à legislação sobre admissão. 34. Os atos relativos a admissão, remuneração, cessão, requisição, concessão de aposentadoria, reforma ou pensão, relativos a servidores públicos, estão reportados no Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora Departamento do Serviço Exterior DSE (240009), à qual compete gerenciar a política de recursos humanos do MRE, no Brasil e no exterior, conforme prevê o artigo 213 da Portaria Ministerial 212, de Em 31 de dezembro de 2008, a força de trabalho do ERERIO era composta por: Categorias Quantidade Diplomatas 12 Do quadro Oficias de Chancelaria 14 Assistente de Chancelaria 7 Outras Categorias 15 Requisitados 7 Outros Terceirizados 8 Estagiários 34 Total 85 III - 6 Avaliação do cumprimento, pelo órgão ou entidade, das determinações e recomendações expedidas pelo Tribunal de Contas, no exercício em referência. 36. Os Ministros do Tribunal de Contas da União, reunidos em Sessão Extraordinária da 1ª Câmara, em 12/2/2008, proferiram o Acórdão nº 83/2008, onde julgaram contas referentes ao exercício de 2005 regulares com ressalva dando-se quitação aos responsáveis, determinando ao Ministério das Relações Exteriores que adote as seguintes providências: 11

12 a) Suprir a carência de pessoal em seu Escritório de Representação no Rio de Janeiro, especialmente na área administrativa, detectada pelo Controle Interno e relatada nas presentes contas; b) Viabilizar um efetivo controle, conservação, manutenção e segurança dos acervos do Museu Histórico e Diplomática, da Biblioteca, da Mapoteca e do Arquivo Histórico, localizados no Estado do Rio de Janeiro. 37. A Auditoria verificou que a Secretaria de Estado não supriu o ERERIO com servidores administrativos capacitados e em quantidade suficiente para a execução das tarefas institucionais. 38. O ERERIO aprimorou os controles dos acervos mediante requisições de bibliotecárias e arquivistas cedidas pelas Biblioteca Nacional, Arquivo Histórico e do Exército bem como de museóloga cedida pelo Patrimônio Histórico,. A segurança foi aprimorada com a instalação de câmeras de segurança. 39. Continua pendente de solução a conservação e manutenção do prédio do Museu Histórico. III - 7 Avaliação da execução de projetos e programas financiados com recursos externos. 40. No exercício de 2008, o Ministério das Relações Exteriores não foi responsável por execução de projeto ou programa financiado com recursos externos. 12

13 III - 8 Auditorias planejadas e realizadas pelos órgãos de controle interno da própria entidade jurisdicionada. 41. Não aplicável à natureza jurídica da Unidade. III - 9 Avaliação do cumprimento das normas legais e regulamentares relativas à aprovação, à fiscalização da execução e ao controle de projetos financiados por fundos, por parte do órgão ou entidade supervisora e do banco operador. 42. Não se aplica às Unidades Gestoras do Ministério das Relações Exteriores. III 10 Avaliação dos procedimentos de concessão de diárias por deslocamentos incluindo ou iniciando em finais de semana e feriados a servidores ocupantes de cargos e funções públicas. 43. No âmbito do Ministério das Relações Exteriores, a concessão de diárias compete somente à Unidade Gestora Departamento do Serviço Exterior DSE (240009). III - 11 Avaliação da regularidade da utilização de cartões de créditos para pagamento de despesas efetuadas. 44. A Unidade não fez uso, durante o exercício, do Cartão de Pagamento do Governo Federal. III - 12 Falhas e irregularidades constatadas que não resultaram em dano ou prejuízo e que ainda não tenham sido corrigidas pelo gestor ou cujas 13

14 justificativas não tenham sido acatadas, indicando os responsáveis e fazendo constar avaliação conclusiva: Achado 3 Controle de ligações telefônicas 45. Verificou-se que a Unidade não dispõe de controle das ligações telefônicas particulares realizadas pelos telefones fixos e celulares. O quadro a seguir demonstra que são significativos os montantes das despesas com as ligações feitas para celular: Processo Credor Celular Fixas Total % Celular/Total 431/08 TELEMAR 1.620, , ,64 19,10% 134/08 TELEMAR 1.497, , ,86 18,18% 411/08 TELEMAR 1.449, , ,83 17,52% 107/08 TELEMAR 1.336, , ,49 15,63% 53/08 TELEMAR 1.299, , ,24 15,44% Manifestação do Gestor 46. Como existem apenas uns poucos aparelhos de rádio e dadas as dimensões do Complexo Itamaraty RJ e os vários órgãos que o integram, o celular é o único meio de comunicação capaz de responder à urgência do volume de serviço que apresenta esta Unidade Gestora. Comentários da Auditoria 47. A ausência de mecanismo de bloqueio de ligações telefônicas acarreta gastos elevados e crescentes com despesas com ligações de telefone fixo para celular. A unidade deve valer-se da utilização de outros meios de comunicação ágeis 14

15 e mais baratos, como o rádio e limitar as chamadas para telefone celular ao estrito interesse da Unidade. Recomendação 48. Estabelecer procedimentos rigorosos no controle de linhas telefônicas móveis, evitando o desperdício de recursos públicos que devem ser aplicados de forma a observar os princípios da legalidade e da economicidade. III Relação das irregularidades que resultaram em dano ou prejuízo, verificadas por meio de auditoria de gestão e suportadas por evidências suficientes, relevantes e confiáveis. 49. Não foram constatadas irregularidades que resultaram em dano ou prejuízo ao Erário. III - 14 Avaliação conclusiva sobre as justificativas apresentadas pelos responsáveis sobre as irregularidades. 50. A Auditoria entende, de acordo com os documentos analisados, não ter ocorrido irregularidade no exercício. III Opinião do órgão de controle interno quanto à conformidade de conteúdos apresentados nas peças do processo de contas. 51. O processo está constituído das peças básicas a que se referem a Instrução Normativa TCU nº 57, de 27 de agosto de 2008, a Decisão Normativa TCU nº 94, de 03 de dezembro de 2008 e a Portaria CGU/PR nº 2238, de 19 de dezembro de

16 IV - CONCLUSÃO 52. Tendo em vista os exames realizados no período a que se refere o presente processo, concluo pela REGULARIDADE COM RESSALVA do processo de contas da Unidade Gestora. Brasília-DF, em 29 de junho de K Analista de Finanças e Controle X Técnico de Finanças e Controle U Técnico de Finanças e Controle 16