Ministério das Relações Exteriores Secretaria de Controle Interno Coordenação-Geral de Auditoria RELATÓRIO DE AUDITORIA DE GESTÃO

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1 Ministério das Relações Exteriores Secretaria de Controle Interno Coordenação-Geral de Auditoria RELATÓRIO DE AUDITORIA DE GESTÃO EXERCÍCIO : 2013 PROCESSO : / RELATÓRIO : 06/2014 UNIDADE JURISDICIONADA : Escritório de Representação na Região Nordeste (ERENE) MUNICÍPIO - UF : Recife-PE I - INTRODUÇÃO Em atendimento à determinação contida no Memorandum CISET nº 22, de 07 de fevereiro de 2014, do Secretário de Controle Interno, apresentamos o presente Relatório de Auditoria, que examina os atos e os fatos de gestão, praticados no período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2013, sob a responsabilidade do dirigente da Unidade em referência. 2. Os trabalhos de auditoria interna nas contas da Unidade limitaram-se à análise dos registros contábeis e da correspondente documentação encaminhada à Secretaria de Controle Interno do Ministério das Relações Exteriores. Os exames de Auditoria, com o objetivo de analisar os registros contábeis decorrentes da execução físico-financeira, foram realizados à distância, em decorrência de restrições orçamentárias. 3. Cabe também registrar que os documentos para análise foram solicitados pela equipe de Auditoria em 15 de maio de 2014, estipulando a data de 29 de maio para a chegada e o início dos trabalhos, porém somente foram recebidos no dia 21 de julho do corrente, o que impactou negativamente na análise dos documentos, na obtenção de 1

2 comentários do Gestor e na avaliação do Controle Interno. 4. A não realização dos trabalhos in loco e o atraso no envio dos documentos impedem a avaliação das causas que contribuíram para as diversas falhas verificadas e registradas no corpo do Relatório, mormente os parágrafos 16, 17, 20 e Os exames foram efetuados por amostragem, de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. II - TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA 6. A Unidade Jurisdicionada realizou, no exercício, despesas no valor nominal de R$ ,73 (duzentos e quarenta mil, trezentos e vinte e oito reais e setenta e três centavos), que correspondem a 0,01% do montante das despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no exterior. III - RESULTADO DOS EXAMES 7. Não há ocorrência de atos de Gestão relacionados aos itens 5, 7 e 10 do Anexo IV da DN/TCU nº 132/2013. Item 1. Avaliação, considerando a natureza jurídica e o negócio da unidade jurisdicionada, da conformidade das peças exigidas nos incisos I e II do art. 13 da IN TCU nº 63/2010 com as normas que regem a elaboração de tais peças. 8. A Unidade elaborou as peças a ela atribuídas, de acordo com as normas do Tribunal de Contas da União, para o exercício de As peças contemplaram os formatos nos termos da IN/TCU nº 63/2010. Item 2. Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos estabelecidos no PPA como de responsabilidade da UJ auditada, dos objetivos estabelecidos no plano estratégico, da execução física e financeira das ações da LOA vinculadas a programas temáticos, identificando as causas de insucessos no desempenho da gestão. 9. Segundo registro do Relatório de Gestão do Exercício de 2013, o item é "Não aplicável à natureza jurídica da UJ, pois esta Unidade segue as normas do Regimento Interno da Secretaria de Estado (RISE). Ademais, os eventos são marcados e definidos com poucos meses, ou até poucas semanas, de antecedência, o que faz que as atividades sejam planejadas e organizadas conforme a demanda". 2

3 Item 3. Avaliação dos indicadores instituídos pela unidade jurisdicionada para aferir o desempenho da sua gestão. 10. Considerando a informação anterior de que as atividades da Unidade são realizadas mediante demanda, não foram instituídos indicadores para aferir o desempenho da sua gestão. Item 4. Avaliação da gestão de pessoas contemplando, em especial: a) adequabilidade da força de trabalho da unidade frente às suas atribuições; 11. A Unidade registrou no Relatório de Gestão do Exercício de 2013 a informação a seguir, sem, no entanto, efetuar análise crítica, em inobservância ao previsto na Decisão Normativa TCU nº 127, de 15 de maio de 2013: "Do ponto de vista de pessoal, o ERENE perdeu um Oficial e Chancelaria removido para Brasdesarm, Genebra, e recebeu um arquivista, removido de Consbras Ciudad Del Este. Assim, em razão de considerável intervalo entre a saída de um e a chegada de outro administrativo, a organização contábil foi comprometida. O ERENE permanece, ainda, deficiente de lotação, particularmente diante da ampliação dos serviços". 12. Segundo os dados do Relatório de Gestão, a Unidade contava, em 2013, com uma força de trabalho composta por 4 (quatro) servidores do Quadro e 7 (sete) estagiários. 13. Embora tenham sido constatadas diversas falhas, comentadas nos parágrafos 16, 17, 20 e 25, é impossível à equipe de Auditoria, pela não realização dos trabalhos in loco, concluir que devam ser imputadas, em sua totalidade, à questão de deficiência de lotação. b) observância da legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal, bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadorias, reformas e pensões; c) consistência dos controles internos administrativos relacionados à gestão de pessoas; d) tempestividade e qualidade dos registros pertinentes no sistema contábil e nos sistemas corporativos obrigatórios; e) qualidade do controle da unidade jurisdicionada para identificar e tratar as acumulações ilegais de cargos; e 3

4 14. Os atos relativos à admissão, remuneração, cessão, requisição, concessão de aposentadoria, reforma ou pensão, relativos a servidores públicos, bem como registros nos sistemas corporativos obrigatórios e controles, estão reportados no Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora Departamento do Serviço Exterior DSE (240009), à qual compete gerenciar a política de recursos humanos do MRE, no Brasil e no exterior, conforme prevê o artigo 212 da Portaria Ministerial nº 212, de 30/04/08. f) Ações e iniciativas da unidade jurisdicionada para a substituição de terceirizados irregulares, inclusive estágio e qualidade de execução do plano de substituição ajustado com o Ministério do Planejamento. 15. A Unidade conta com uma equipe de 7 (sete) estagiários. Todo o processo de contratação é realizado pela área de recursos humanos na Secretaria de Estado. Inexistem servidores terceirizados contratados formalmente atuando na UG. 16. Registra-se a seguinte informação do Chefe da Unidade, inserida no Relatório de Gestão: Cabe assinalar que os gastos referentes a salário do motorista e combustível do veículo oficial, bem como os salários dos auxiliares de limpeza do recinto do Escritório permanecem sendo assumidos pelo Chefe da Unidade. 17. No entendimento da equipe de Auditoria, tal situação afronta os normativos vigentes, pois ao utilizar recursos particulares para pagar despesas públicas, concretiza-se a confusão entre o público e o privado e cria-se situação de potencial dano ao Erário, com a contratação, de forma irregular, tanto do motorista quanto dos auxiliares de limpeza. Item 6. Avaliação da gestão de compras e contratações, especialmente no que diz respeito à: a) regularidade dos processos licitatórios e das contratações e aquisições feitas por inexigibilidade e dispensa de licitação; 18. As despesas correntes da Unidade mais representativas foram com pagamento da locação do imóvel oficial e do respectivo condomínio. Analisando os Elementos de Despesa constantes do Balancete, verificou-se que o gasto mais representativo foi o realizado com manutenção do veículo oficial, que importou em dois pagamentos no valor total de R$ 9.277,74. 4

5 19. Analisados os processos de pagamento nº 062/2013 e nº 07/14, foi possível constatar as seguintes falhas: Os processos não estão com as páginas devidamente numeradas, o que contraria o parágrafo 4º do art.22 da Lei de ; A Unidade realizou despesas com o pagamento de manutenção e conservação no veículo oficial Peugeot, utilizando o inciso II do art. 24 da Lei 8.666/93, totalizando o valor de R$ 9.277,74, sendo a primeira despesa realizada no dia 22/10/2013 e a segunda no dia 31/12/2013. Ao realizar tais despesas sem o devido procedimento licitatório, a Unidade incorre em fracionamento de despesa, contrariando os ditames da Lei 8.666/96, e foge as determinações do TCU contidas na letra d" do item 2, da Decisão nº 197/97 Plenário, e letra a" do item 8.4 da Decisão 155/2001 Segunda Câmara, ambas do Tribunal de Contas da União. Não consta do processo de pagamento o documento de solicitação do serviço conforme prevê o item 3.10 da Decisão 653/1996 TCU Plenário; e Não consta no processo evidência de que tenha sido realizada a pesquisa de preços, o que contraria o item 3.22 da Decisão 653/1996 Plenário do Tribunal de Contas da União. b) Utilização de critérios de sustentabilidade ambienta na aquisição de bens e contratação de serviços e obras; e 20. A Unidade preencheu o Quadro 18 Gestão Ambiental e Licitações Sustentáveis. Porém, no espaço que deveria constar análise crítica por parte do Ordenador de Despesa, foi inserida a seguinte informação: Considerações Gerais. As respostas a este questionário foram feitas com base em avaliação do servidor responsável pela área de administração, contabilidade e processos licitatórios da UG", o que, em conjunto à informação dos parágrafos 2, 3 e 4, impossibilita o processo de avaliação por parte dos auditores. c) qualidade dos controles internos administrativos relacionados à atividade de compras e contratações. 21. Na avaliação da equipe de Auditoria, é certa a existência de falhas na condução do processo licitatório em questão, porém não é possível inferir que tenha sido a prática adotada para os demais processos, dada a impossibilidade de análise de 5

6 um maior número de processos e a ausência de justificativa do Gestor, além do que já foi explicitado nos comentários dos parágrafos 2, 3 e 4. Item 8. Avaliação objetiva sobre a área de TI. 22. Conforme descrito no Relatório de Gestão do Exercício de 2013, "A gestão de Tecnologia da Informação do Ministério das Relações Exteriores está a cargo do Departamento de Comunicações e Documentação (DCD) do Ministério das Relações Exteriores. Este Escritório limita-se à implementação das diretrizes mediante aquisição de equipamentos de TI para atividades de rotina". Item 9. Avaliação da gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ, no mínimo, quanto à correção dos registros contábeis; à estrutura tecnológica e de pessoal para administrar o patrimônio e à qualidade dos controles internos administrativos instituídos pela UJ para a referida gestão. 23. A UG, embora ocupe imóvel alugado, não registrou no Relatório de Gestão do Exercício de 2013 as informações previstas no Anexo II da Decisão Normativa TCU nº 127, de 15 de maio de Item 11. Avaliação da qualidade e da suficiência dos controles internos administrativos instituídos pela unidade jurisdicionada com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos sejam atingidos, considerando os seguintes elementos do sistema de controles internos da UJ. a) Ambiente de controle; b) Avaliação de risco; c) Atividades de controle; d) Informação e Comunicação; e) Monitoramento. Comentário da Auditoria 24. Ademais das falhas verificadas e registradas nos parágrafos 16, 17 e 20, foi possível perceber na documentação analisada: a) ocorrência de pagamentos efetuados fora do prazo de vencimento, ocasionando a incidência de multas e de juros não contabilizados corretamente; b) diversas contas contábeis com saldos não justificados; 6

7 c) discrepância entre os saldos contábeis e os saldos do Inventário Físico da totalidade das Contas Patrimoniais; d) despesas efetuadas sem empenho prévio; e) ausência de baixa tempestiva de adiantamentos concedidos a título de Suprimento de Fundos; f) ausência de atesto com indicação de que as chamadas telefônicas foram realizadas atendendo ao interesse público; g) inscrição de despesas em Restos a Pagar sem comprovação de que existiam despesas assumidas a ser pagas, o que ocasionou perda de recursos orçamentários para o Itamaraty; e h) não realização de procedimentos de conformidade de registro de gestão na maioria dos dias. 25. As falhas acima mencionadas farão parte de relatório interno a ser encaminhado à UG, com indicação detalhada das falhas apuradas e dos levantamentos a serem efetuados, para verificação das providências e ajustes necessários. Como resultado dos trabalhos, também, será verificada pelo Controle Interno a necessidade de realização de auditoria in loco. Síntese das irregularidades cometidas por responsáveis não arrolados, conforme parágrafo 7º do artigo 10 da DN TCU nº 132/ Conforme informado no parágrafo 16, "os gastos referentes a salário do motorista e combustível do veículo oficial, bem como os salários dos auxiliares de limpeza do recinto do Escritório permanecem sendo assumidos pelo Chefe da Unidade". Comentário da Auditoria 27. Repete-se, a seguir, o comentário exarado no parágrafo 17: "No entendimento da equipe de Auditoria, tal situação afronta os normativos vigentes, pois ao utilizar recursos particulares para pagar despesas públicas, concretiza-se a miscelânea entre o público e o privado e cria-se situação de potencial dano ao Erário, com a contratação, de forma irregular, tanto do motorista quanto dos auxiliares de limpeza". 7

8 Recomendação 28. O Dirigente Máximo da Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior deve adotar providências imediatas para sanar a irregularidade ora apontada. IV - CONCLUSÃO 29. Tendo em vista os exames realizados no período a que se refere o presente processo, concluímos pela REGULARIDADE COM RESSALVAS do processo de contas da Unidade Gestora. Brasília-DF, em 25 de julho de L Analista de Finanças e Controle Matricula SIAPE X V Técnico de Finanças e Controle Matricula SIAPE X 8

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