MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO SUBSECRETARIA DE AUDITORIA

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1 MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO SUBSECRETARIA DE AUDITORIA PROCESSO :05.g UNIDADE GESTORA : Consulado-Geral do Brasil em Buenos Aires OBJETIVO DA AUDITORIA : Tomada de Contas Anual EXERCÍCIO : 2010 Relatório de Auditoria de Gestão nº 05//2010 Em atendimento à determinação contida no Memorandum CISET/005, de 03 de janeiro de 2011, do Secretário de Controle Interno, apresentamos o presente Relatório de Auditoria, que trata dos exames realizados sobre os atos e fatos de gestão, praticados no período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2010, sob a responsabilidade dos dirigentes da Unidade de referência. I INTRODUÇÃO 2. Os trabalhos de auditoria interna, nas contas da Unidade, realizaram-se por ocasião do levantamento de Tomada de Contas e foram desenvolvidos in loco, na sede da Unidade Gestora, onde se encontram arquivadas as primeiras vias dos processos de pagamento e os demais documentos que comprovam a execução orçamentária, financeira e patrimonial. 3. Os exames foram efetuados por amostragem, de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. 4. Não há ocorrência de atos de gestão relacionados aos itens 4, 8, 13, 14 e 15 do anexo III da DN/TCU nº 110/2010.

2 II - TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA 5. As despesas realizadas pela Unidade, no exercício de 2010, totalizaram US$ ,27 (hum milhão, cento e noventa e três mil, cento e trinta e oito dólares e vinte e sete cêntimos), equivalentes a R$ ,99 (hum milhão, novecentos e oitenta e oito mil, seis reais e noventa e nove centavos ), que correspondem a 0,09 % do montante das despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no exterior. III RESULTADO DOS EXAMES 6. A equipe de Auditoria deu ênfase à análise dos processos de pagamentos da Unidade, incluindo os processos de comprovação de Suprimento de Fundos, os processos seletivos de contratação de pessoal, as inscrições em Restos a Pagar, a Recapitulação do Inventário Físico- Financeiro e as Conciliações Bancárias. 7. Com base nos exames realizados na documentação comprobatória dos atos e fatos de gestão que deram origem ao presente processo e em cumprimento ao disposto no Anexo III da Decisão Normativa TCU nº 110/2010, a Auditoria apresenta as seguintes observações: III.1 - Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas (físicas e financeiras) planejados e/ou pactuados para o exercício, identificando as causas de insucessos no desempenho da ação administrativa. 8. Embora o Consulado-Geral execute despesas em Programas de Trabalho previstos no Programa Plurianual, a responsabilidade pela avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão é das Unidades Gestoras Coordenadoras na Secretaria de Estado.

3 III.2 - Avaliação dos indicadores de gestão, pelo menos quanto à mensurabilidade e à utilidade do indicador, utilizados pelas unidades jurisdicionadas para avaliar o desempenho da gestão. 9. O Relatório de Gestão contém informações quanto à execução e evolução dos trabalhos desenvolvidos para atender à missão institucional do Consulado-Geral. Não há, entretanto, informação quanto aos indicadores de parâmetro de avaliação da gestão. III.3 - Avaliação sobre o funcionamento do sistema de controle interno da UJ. 10. A Auditoria examinou os controles relativos ao estoque de estampilhas e etiquetas consulares, controle de veículos e o controle de freqüência dos auxiliares administrativos, que não apresentaram discrepâncias. Foram detectadas falhas nos controles de estoque de materiais em almoxarifado, nas conciliações bancárias e nas conciliações das contas dos Bens Móveis. Ainda, durante os trabalhos de Auditoria e, em seguida, por comunicação via Relatório, o Posto foi orientado da forma correta de proceder, visando maior transparência e confiabilidade dos controles. III.4 - Avaliação, por amostragem, da regularidade dos processos licitatórios realizados por UJ, incluindo os atos relativos à dispensa e inexigibilidade de licitação, selecionados pelo Controle Interno com base nos critérios de materialidade, relevância e risco 11. Observadas as peculiaridades locais e os princípios básicos da Lei nº 8.666/93, conforme dispõe o artigo 123 do referido estatuto de licitações e contratos, o processo de compra de materiais e a contratação de serviços pelos Postos são realizados com base no Guia de Administração dos Postos 2008 (GAP-2008), que estabelece normas sobre os processos licitatórios aplicáveis, a saber: dispensa e inexigibilidade de licitação, carta-convite, tomada de preços, concorrência e contratos. 12. Nos processos examinados, relativos a Transporte de Bagagem (Universal Cargo) e aquisição de veículo KIA Argentina S.A não se constataram

4 indícios de irregularidades. Foram detectadas impropriedades que não resultaram em dano ao Erário, nos processos de aquisição de gêneros alimentícios, locação de equipamentos, serviços de segurança e limpeza. As impropriedades foram discutidas com a Chefia do Posto e registradas em Relatório Interno. Em resposta, a UJ informou ter acatado as recomendações e providências já adotadas para correção e implementação. III.5 - Avaliação da gestão de recursos humanos, destacando, em especial, a força de trabalho existente e a observância da legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal, bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadoria, reforma e pensão. 13. Os atos relativos a admissão, remuneração, cessão, requisição, concessão de aposentadoria, reforma ou pensão, relativos a servidores públicos, estão reportados no Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora Departamento do Serviço Exterior DSE (240009), à qual compete gerenciar a política de recursos humanos do MRE, no Brasil e no exterior, conforme prevê o artigo 212 da Portaria Ministerial 212, de Os Postos no exterior, quando da contratação de Auxiliares Locais, devem observar o Guia de Administração dos Postos, o Decreto 1570/95, a Portaria Ministerial de 12 de setembro de 1995, entre outros normativos vigentes. O processo seletivo, bem como as contratações, somente são realizados após autorização da Secretaria de Estado. 15. Em 31 de dezembro de 2010, a força de trabalho do Posto era composta por: Composição do quadro de recursos humanos da Unidade Jurisdicionada Regime do Ocupante do Cargo Lotação Efetiva Lotação Autorizada Diplomatas Oficiais de Chancelaria Assistente de Chancelaria Outras Categorias Auxiliares Administrativos Auxiliares de Apoio Terceirizados 0 Total 34 38

5 16. No entendimento da equipe de Auditoria, considerando o volume de trabalho da área consular, se completada a lotação autorizada, no que se refere aos cargos de Oficial e Assistente de Chancelaria, o Posto poderia melhorar a qualidade dos serviços prestados. Com relação ao contratado local, responsável pela área de informática, levando em consideração o volume de serviços que dependem diretamente da tecnologia da informação, principalmente o Sistema Consular Integrado SCI e o Sistema Integrado de Administração Financeira SIAFI, a equipe entende que deveria ser propiciado ao técnico melhores condições de trabalho no que se refere a treinamento. III.6 - Avaliação do cumprimento pela UJ das determinações e recomendações expedidas pelo TCU, pelo Órgão de CI e pela unidade de CI, quando existir na estrutura do órgão, analisando as eventuais justificativas do gestor para o descumprimento, bem como as providências adotadas em cada caso. 17. No exercício de 2010, o Tribunal de Contas da União não expediu recomendação/determinação específica para o Consulado-Geral em Buenos Aires. 18. As providências adotadas pela Unidade atendem os objetivos das recomendações constantes do relatório complementar à Tomada de Contas Anual, exercício 2009, referentes às falhas constatadas nos processos de pagamento, não consignadas no Relatório de Auditoria de Gestão encaminhado ao Tribunal de Contas da União. III.7 - Avaliação de conformidade da inscrição de Restos a Pagar no exercício de referência, nos termos do artigo 35, do Decreto /86, ou legislação que o altere. 19. As despesas inscritas em Restos a Pagar correspondem efetivamente aos compromissos assumidos pela Unidade Gestora, no exercício de 2010, e guardam conformidade com o disposto no artigo 35 do Decreto nº /86.

6 III.8 - Relação das irregularidades que resultaram em dano ou prejuízo, verificadas por meio da auditoria de gestão e suportadas por evidências devidamente caracterizadas, indicando os atos de gestão ilegais, ilegítimos ou antieconômicos, os responsáveis, o valor do débito e as medidas implementadas com vistas à correição e ao ressarcimento, conforme Quadro III.A.1, acompanhada de avaliação conclusiva sobre as justificativas apresentadas pelos responsáveis. 20. A Auditoria não identificou irregularidade praticada pela Unidade no exercício de 2010, que tenha resultado em dano ou prejuízo. III.9 - Falhas e irregularidades constatadas que não resultaram em dano ou prejuízo e que ainda não tenham sido corrigidas pelo gestor ou cujas justificativas não tenham sido acatadas, indicando os responsáveis e fazendo constar avaliação conclusiva. 21. Vide parágrafo 22. III.10 - Avaliação individualizada e conclusiva sobre as justificativas apresentadas pelos responsáveis sobre as irregularidades constantes do relatório de auditoria de gestão. 22. Na avaliação da Auditoria, as falhas constatadas nas análises feitas nos processos de pagamento constituem questões formais ou pontuais e não resultaram em dano ao Erário. A Unidade comprometeu-se a adotar as providências necessárias para corrigir ou evitar a repetição das falhas descritas nos achados não consignados neste relatório. A implementação das recomendações feitas à Unidade será objeto de monitoramento pelo Controle Interno, no decorrer do exercício de III.11 - Avaliação objetiva sobre o cumprimento das obrigações estabelecidas na Lei nº 8.730/1993 pela UJ, relacionadas à entrega e ao tratamento das declarações de bens e rendas, destacando os controles existentes na UJ para garantir que as autoridades e servidores públicos alcançados pela referida norma estejam cumprindo as exigências legais previstas. 23. A Unidade fez entrega ao Departamento do Serviço Exterior das declarações de bens e renda.

7 III.12 - Avaliação objetiva acerca da aderência da UJ em relação à adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, bem como sobre informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis descartados, em observância, respectivamente, à Instrução Normativa nº 1/2010 e a Portaria nº 2/2010, ambas da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, e ao Decreto nº 5.940/ Por tratar-se de Unidade situada no exterior, os critérios de sustentabilidade ambiental observados, no momento das compras e/ou contratação de serviços, são aqueles definidos na legislação do país. III.13 - Avaliação objetiva sobre a gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ, classificado como Bens de Uso Especial, de propriedade da União ou locado de terceiros, principalmente quanto ao estado de conservação, valor do imóvel, despesas efetuadas com a manutenção, inserção e atualização das informações no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União SPIUnet, quando de uso obrigatório pela UJ. 25. O imóvel, Próprio Nacional, utilizado pelo Consulado-Geral está situado no 5º andar do Edifício Carlos Pelegrini, nº 1363, Buenos Aires. No Inventário do Posto, está avaliado em US$ ,00 e registrado no SPIUnet, RIP nº , pelo valor de R$ 2; ,00. A manutenção externa é realizada pelo condomínio do prédio. As instalações internas estão conservadas, o que permite que tanto o atendimento consular quanto os serviços internos, possam ser adequadamente executados. O imóvel destinado à Residência Oficial do Chefe do Posto está localizado na Libertad, 1550, 6º andar Buenos Aires, para o qual foram dispendidos, durante o exercício, US$ ,00, a título de aluguel. Durante o exercício, conforme registros no SIAFI foram, ainda, aplicados recursos no montante US$ ,99, para manutenção dos referidos imóveis. Registre-se que, em cumprimento à disposição expressa no Guia de Administração dos Postos, anualmente deve ser enviado à Secretaria de Estado Boletim de Imóveis, com informações sobre próprios nacionais e imóveis alugados pelo Posto.

8 26. Cabe registrar que, a exemplo do observado em outras Unidades Gestoras situadas no exterior, o Próprio Nacional utilizado pelo Posto não está no Balanço Patrimonial da Unidade, mas sim, na Unidade Gestora Divisão de Coordenação Administração dos Postos no Exterior provavelmente por igual razão, ou seja: A Unidade responsável na Secretaria de Estado informou que de acordo com informações recebidas da Secretaria de Patrimônio da União, não são possíveis, no momento, operações de transferência de imóveis entre unidades Gestoras, em razão de problemas técnicos ora existentes entre a SPIUNET e o SIAFI. 27. No entendimento da Auditoria, a situação Patrimonial da Unidade não se encontra fidedignamente representada, o que altera o resultado das Demonstrações Financeiras. III.14 - Avaliação objetiva sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da UJ, destacando o planejamento existente, o perfil dos recursos humanos envolvidos, os procedimentos para salvaguarda da informação, a capacidade para o desenvolvimento e produção de sistemas e os procedimentos para a contratação e gestão de bens e serviços de TI 28. A UJ não pratica ato de gestão autônoma de Tecnologia da Informação. As aquisições e contratações no âmbito da UG, bem como o desenvolvimento de sistemas devem seguir as diretrizes traçadas pela CGPLAN - Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo, Unidade na Secretaria de Estado responsável pelo PDI. Registre-se que os principais sistemas utilizados pela UJ, o Sistema Consular Integrado e o SIAFI, são desenvolvidos e mantidos pelo SERPRO. Reproduzem-se a seguir capítulos do Guia de Administração dos Postos/2008 nos quais estão inseridas algumas das obrigações da UJ no que se refere à Tecnologia da Informação: Em todos os casos, independentemente da UGC responsável pela autorização da despesa, a especificação técnica e a configuração de equipamentos de informática seguirão os padrões definidos pela SERE (disponíveis na Intratec rubrica Suporte Técnico/Padrões ),

9 7.5 - A contratação de serviços de telecomunicações e informática, como a implantação de redes e/ou mudança de sistema de conexão à Internet, deverá ser objeto de consulta à SERE, por expediente à CGPLAN/DINFOR, acompanhado do envio de projeto técnico pormenorizado para avaliação de sua adequação aos padrões do MRE Os telegramas de pedido de crédito de recursos (na forma do modelo sob o item 2.11) pela Dotação SIC deverão conter a CGPLAN em primeira distribuição. Da mesma forma, a CGPLAN deverá constar como primeira distribuição nos telegramas de pedido de crédito de recursos gerenciados pelo DCD nas demais dotações Ainda que distribuídas prioritariamente para outras áreas, deverão constar, na distribuição de comunicações dos Postos: a) CGPLAN - no caso de possível impacto no planejamento orçamentáriotecnológico do Ministério e/ou de eventuais implicações financeiras sobre a Dotação SIC ou outra Dotação gerida pelo DCD; b) DCA - quando for afetado o fluxo de comunicações, por via eletrônica ou por mala diplomática; c) CAT - sempre que estiverem envolvidos os meios de contato permanente entre a SERE e o Posto, notadamente no caso de emergência ou mudança de números de telefone, notadamente o de celular de plantão do Posto; e CDO - assinatura de periódicos e aquisição de livros e obras de referência em geral, assim como assinatura de serviços informativos em meio magnético. IV - CONCLUSÃO 29. Tendo em vista os exames realizados no período a que se refere o presente processo, concluímos pela REGULARIDADE COM RESSALVA do processo de contas da Unidade Gestora. Brasília-DF, 25 de julho de Henrique Sampaio Machado Analista de Finanças e Controle Matrícula SIAPE Neci Coelho da Paz Técnico de Finanças e Controle Matrícula SIAPE Luiz Carlos Santhiago Fontes Analista de Finanças e Controle Matrícula SIAPE

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