MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO SUBSECRETARIA DE AUDITORIA

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1 MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO SUBSECRETARIA DE AUDITORIA PROCESSO : 03b UNIDADE GESTORA : Embaixada em Buenos Aires OBJETIVO DA AUDITORIA : Tomada de Contas Anual EXERCÍCIO : 2009 Relatório de Auditoria de Gestão nº 03 /2010 Em atendimento à determinação contida no Memorandum CISET/008, de 6 de janeiro de 2010, do Secretário de Controle Interno, apresentamos o presente Relatório de Auditoria, que trata dos exames realizados sobre os atos e fatos de gestão, praticados no período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2009, sob a responsabilidade dos dirigentes da Unidade de referência. I INTRODUÇÃO 2. Os trabalhos de auditoria interna nas contas da Unidade limitaramse à análise dos registros contábeis e da correspondente documentação, encaminhados à Secretaria de Controle Interno do Ministério das Relações Exteriores. Em conseqüência, não foram realizados exames in loco com o objetivo de convalidar os registros contábeis decorrentes da execução físicofinanceira.

2 3. Os exames foram efetuados por amostragem, segundo a natureza do gasto e sua representatividade, de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal 4. Não há ocorrência de atos de Gestão relacionada aos itens 8, 9, 12 e 13 do anexo IV da DN/TCU nº 103/2009. II - TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA 5. As despesas realizadas pela Unidade, no exercício de 2009, totalizaram US$ ,87(cinco milhões, quatrocentos e noventa e cinco mil, seiscentos e noventa e dois dólares e oitenta e sete cêntimos), equivalentes a R$ ,42 (nove milhões, quinhentos e sessenta e nove mil, cem reais e quarenta e dois centavos), que correspondem a 0,55% do montante das despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no exterior. III RESULTADO DOS EXAMES 6. Com base nos exames realizados na documentação comprobatória dos atos e fatos de gestão que deram origem ao presente processo e em cumprimento ao disposto no Anexo IV da Decisão Normativa TCU nº 103/2009, apresentamos as seguintes observações: III.1 - Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas (físicas e financeiras) planejados e/ou pactuados, apontando as causas que prejudicaram o desempenho da ação administrativa e as providências adotadas. 7. Embora a Embaixada execute despesas em Programas de Trabalho 2

3 previstos no Programa Plurianual, a responsabilidade pela avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão compete às Unidades Gestoras Coordenadoras. III.2 - Avaliação dos indicadores de gestão utilizados pelas unidades jurisdicionadas para avaliar o desempenho da gestão, quanto à utilidade e mensurabilidade. 8. Os funcionários da Embaixada são agentes políticos que realizam ações típicas de Estado, de difícil mensuração, razão pela qual não foram elaborados indicadores de desempenho. III.3 - Avaliação da situação das transferências concedidas e recebidas mediante convênio, acordo, ajuste, termo de parceria ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição. 9. No exercício sob exame, a Unidade firmou, com a Fundação Centro de Estudos Brasileiros FUNCEB, o convênio n 002/2009, no valor de US$ ,00, cujo objeto é a execução de projetos, programas e eventos de interesse recíproco em regime de mútua cooperação entre a Embaixada em Buenos Aires e a Fundação Centro de Estudos Brasileiros, a vigorar de 1 de julho de 2009 a 31 de setembro de Contatou-se que, apesar de a Portaria Interministerial nº 127, de 29 de maio de 2008, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, do Ministério da Fazenda e do Ministério do Controle e da Transparência, ter tornado obrigatória a utilização do Portal de Convênios do Governo Federal em todos os atos de celebração, alteração, liberação de recursos, acompanhamento da execução e prestação de contas de convênios e contratos de repasses, firmados com recursos voluntários da União, o Posto não registrou no SICONV o Termo do Convênio firmado com a FUNCEB. 3

4 11. Segundo o disposto no artigo 3º da Portaria Interministerial nº 127/2008: Os atos e os procedimentos relativos à formalização, execução, acompanhamento, prestação de contas e informações acerca de tomada de contas especial dos convênios, contratos de repasse e termos de cooperação serão realizados no Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse SICONV, que é aberto à consulta pública, por meio do Portal dos Convênios. 12. Ainda, segundo o disposto no art. 4º da referida Portaria, Os órgãos e entidades da Administração Pública federal que pretenderem executar programas, projetos e atividades que envolvam transferências de recursos financeiros deverão divulgar anualmente no SICONV a relação dos programas a serem executados de forma descentralizada. 13. Assim, a Auditoria entende ser compulsório ao Posto cadastrar o termo de convênio firmado com a FUNCEB no SICONV, de modo a permitir ao concedente e ao convenente o gerenciamento online do referido instrumento, e tornar transparente e aberto ao público, via rede mundial de computadores internet, o acompanhamento da execução e a prestação de contas da transferência de recursos da União. III.4 - Avaliação, por amostragem, da regularidade dos processos licitatórios realizados por UJ, incluindo os atos relativos à dispensa e inexigibilidade de licitação, selecionados pelo Controle Interno com base nos critérios de materialidade, relevância e risco 14. Observadas as peculiaridades locais e os princípios básicos da Lei nº 8.666/93, conforme dispõe o artigo 123 do referido estatuto de licitações e contratos, o processo de compra de materiais e a contratação de serviços pelos Postos são realizados com base no Guia de Administração dos Postos 2008 (GAP-2008), que estabelece normas sobre os processos licitatórios aplicáveis, a saber: dispensa e inexigibilidade de licitação; carta-convite; tomada de preços; concorrência e contratos. 4

5 15. Nos processos examinados, não se constataram indícios de irregularidades. Achado A Auditoria analisou a licitação/contrato, na modalidade concorrência, firmado para a execução de obra na Residência do Brasil em Buenos Aires. Contratado : Estúdio Ingeniero Villa S.R.L. Objeto : Obra de restauração dos salões de recepção e trabalhos complementares da Residência do Brasil em Buenos Aires. Valor :$ , O Posto, após realizar processo licitatório, que foi analisado pela Consultoria Jurídica, por meio do Parecer/CONJUR/CGDA/265/2009, firmou, em 16/12/2009, com a empresa de engenharia Estúdio Ingeniero Villa S.R.L., contrato para a execução de obra na Residência. 18. Apesar de constar do item 11.2 da Cláusula DÉCIMA PRIMEIRA que cabe à Embaixada supervisionar a execução dos serviços por parte da Contratada e designar um representante para a fiscalização durante a execução da obra, verificou-se que a Embaixada não designou servidor para o acompanhamento da obra (pág. 43, Processo 135). 19. Segundo o Posto, a fiscalização ficou a cargo do Estúdio Baez Carena Grementiere, contratado por US$ ,00, após procedimento licitatório na modalidade convite, para serviços de Assistência Técnica na obra de restauração dos salões de recepção e trabalhos complementares da Residência. 20. A Auditoria entende que o Posto deverá publicar Portaria designando formalmente servidor fiscal do Contrato, em cumprimento ao artigo nº 67 da Lei nº 8666/93, que determina: A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição. 5

6 Manifestação do Gestor 21. Ciente. A Embaixada fará publicar portaria designando formalmente o fiscal do contrato, dando cumprimento ao disposto no item 11.2 do mesmo e no artigo 67 da Lei 8.666/1993. Comentário da Auditoria 22. Constitui incumbência indelegável da Administração a missão de acompanhar, de controlar e de fiscalizar a execução dos serviços contratados e a efetiva aplicação dos recursos, em observância ao disposto no artigo 67 da Lei 8.666/93, sendo permitida a contratação de terceiros para assistir e subsidiar a Administração de informações pertinentes a essa atribuição, dadas as especificidades e complexidades da execução do contrato. 23. Segundo o disposto no 1 o do artigo 67 da Lei n 8.666/93, cabe ao representante da Administração anotar em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados. 24. Ao fiscal do contrato cabe exercer as atividades de acompanhamento da execução do contrato e conferência dos valores constantes das notas fiscais emitidas pela contratada, verificando, assim, a compatibilidade entre o montante pago e o estabelecido no contrato, bem como atestar a regularidade do direito daquele que se coloca como credor da Administração. Recomendação 25. Designar, mediante ato formal, o representante da Administração habilitado a acompanhar e fiscalizar a execução dos contratos, nos termos do art. 67 da Lei 8.666/93. 6

7 III.5 - Avaliação da gestão de recursos humanos, destacando, em especial, a força de trabalho existente e a observância da legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal, bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadoria, reforma e pensão. 26. Os atos relativos a admissão, remuneração, cessão, requisição, concessão de aposentadoria, reforma ou pensão, relativos a servidores públicos, estão reportados no Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora Departamento do Serviço Exterior DSE (240009), à qual compete gerenciar a política de recursos humanos do MRE, no Brasil e no exterior, conforme prevê o artigo 213 da Portaria Ministerial 212, de Os Postos no exterior, quando da contratação de Auxiliares Locais, devem observar o Guia de Administração dos Postos, o Decreto 1570/95, a Portaria Ministerial de 12 de setembro de 1995, entre outros normativos vigentes. Os processos seletivos, bem como as contratações, somente são realizados após autorização da Secretaria de Estado. 28. Em 31 de dezembro de 2009, a força de trabalho do Posto era composta por: Do quadro Contratados Locais Categorias Quantidade Diplomatas 25 Oficiais de Chancelaria 7 Assistentes de Chancelaria 4 Outras Categorias 4 Auxiliar Administrativo 26 Auxiliar de Apoio 35 Auxiliar Técnico 9 Total 110 III.6 - Avaliação do cumprimento parcial ou total, pela UJ das Determinações e Recomendações expedidas pelo TCU e pelo Órgão de 7

8 Controle Interno, analisando as eventuais justificativas do gestor para o descumprimento e as providências adotadas. 29. No exercício de 2009, o Tribunal de Contas da União não expediu recomendação/determinação específica para a Embaixada do Brasil em Buenos Aires. 30. Constatou-se que o Posto não tem cumprido algumas recomendações do Controle Interno feitas em relatórios de Tomada de Contas de anos anteriores, a saber: 31. a) Apesar de o Controle Interno ter recomendado à Unidade efetuar a correta classificação contábil dos pagamentos relativos ao ressarcimento de parte dos valores dos aluguéis pagos pelos servidores, denominado de residência funcional, constatou-se que o Posto continua a emitir as Notas de Empenho e Notas de Lançamento em nome das imobiliárias e/ou proprietários, e não em nome dos servidores que são ressarcidos. Manifestação do Gestor 32. Ciente. A Embaixada consultou a SERE, pelo telegrama 2325/2009, sobre o procedimento a ser adotado para atender à recomendação da Auditoria. Recomendação 33. Reiterar pedido de instruções à SERE, para que possa realizar adequadamente os registros contábeis. 34. b) A Unidade continua a receber recursos das Adidâncias para atender às despesas referentes a obrigações previdenciárias de seus empregados, que são mensalmente depositados pelas Adidâncias na conta bancária do Posto, que, a seguir, providencia o recolhimento das contribuições sociais. Os atos de 8

9 gestão decorrentes das operações acima realizadas não são objeto de registro no SIAFI. 35. A Auditoria ratifica entendimento de que os recursos para atender às despesas com as citadas contribuições previdenciárias deveriam ser repassados ao Itamaraty pelo Ministério da Defesa, por meio de destaque orçamentário, de modo a permitir a contabilização de todos os atos de gestão praticados, em conformidade com o disposto no artigo 131 do Decreto nº /86, que prevê: Todo ato de gestão financeira, ou que crie, modifique ou extinga direito ou obrigação de natureza pecuniária da União, será realizado por meio de documento hábil que o comprove e registrado na contabilidade mediante classificação em conta adequada. Há que se observar que a interligação dos Postos ao SIAFI visa à transparência dos gastos do MRE no exterior. 36. Segundo a Embaixada, a SERE foi consultada, pelo telegrama 2324/2009, sobre a possibilidade de que os recursos para atender às despesas com a contribuição previdenciária dos Auxiliares Locais contratados pelas Adidâncias sejam repassados ao Itamaraty pelo Ministério da Defesa, por meio de destaque orçamentário. Comentário da Auditoria 37. A Auditoria ratifica entendimento de que é indispensável a alteração do procedimento de transferência de recursos feita pelas Adidâncias militares para atender despesas com contribuições previdenciárias dos Auxiliares Locais contratados pelas Adidâncias, de modo a permitir ao Posto cumprir o disposto no Decreto nº /86 e atender as determinações do Controle Externo quanto à transparência dos gastos do MRE no exterior. Recomendação 38. Reiterar à Unidade Coordenadora na SERE que avalie a possibilidade de que os recursos para atender às despesas com contribuições 9

10 previdenciárias dos Auxiliares Locais contratados pelas Adidâncias sejam repassados ao Itamaraty pelo Ministério da Defesa, por meio de destaque orçamentário. III.7 - Avaliação de conformidade da inscrição de Restos a Pagar no exercício de referência, nos termos do artigo 35, do decreto /86 e do decreto 6.752/2009, ou legislação que os altere. 39. A Auditoria verificou que os valores inscritos em Restos a Pagar correspondem aos compromissos efetivamente assumidos no exercício de 2009, em observância ao princípio da anualidade orçamentária. III.12 - Avaliação individualizada e conclusiva sobre as justificativas apresentadas pelos responsáveis sobre as irregularidades constantes do relatório de auditoria de gestão. 40. A Equipe de Auditoria não identificou nenhuma irregularidade praticada pela Unidade no exercício de 2009 III.13 - Avaliação da objetividade dos critérios adotados para a aferição da qualificação técnica e capacidade operacional para o chamamento público de convenentes com entidades privadas sem fins lucrativos, conforme Art. 5º do Decreto 6.170/ O Posto não efetuou chamamento público antes de celebrar o convênio com a FUNCEB, infringindo o artigo 5 da Portaria Interministerial MP/MF/CGU n 127, de 29 de maio de

11 III - CONCLUSÃO 42. Tendo em vista os exames realizados no período a que se refere o presente processo, concluo pela REGULARIDADE COM RESSALVA do processo de contas da Unidade Gestora. Brasília-DF, em 30 de junho de A Técnico de Finanças e Controle Matricula SIAPE XXXX B Técnico de Finanças e Controle Matricula SIAPE XXXX C Técnico de Finanças e Controle Matricula SIAPE XXXX 11