Aula 1. Organização da Aula. Gestão Secretarial: Informação e Arquivística. Tema 1: A Informação e a Gestão Secretarial

Transcrição

1 Aula 1 Organização da Aula Gestão Secretarial: Informação e Arquivística 2 A e a gestão secretarial Gestão empresarial contemporânea Prof. Me. Rodrigo Müller 3 Informação para a gestão Níveis de Recursos e tecnologias para a 4 Tema 1: A Informação e a Gestão Secretarial O que é a gestão secretarial? Gestão efetiva das técnicas, ferramentas e competências secretariais no dia a dia de sua profissão Dados: simples observações sobre o estado do mundo 5 6 Informação: Competências técnicas e comportamentais dados dotados de relevância e propósito

2 7 Conhecimento: valiosa da mente humana, que inclui reflexão, síntese e contexto 8 Tema 2 Gestão Empresarial Contemporânea Mudanças ambientais Excesso de dados e informações Forte presença de ferramentas de TIC Comércio eletrônico 9 Excesso de dados e informações Falta de profissionais capacitados Etc. Figura 1: Necessidades informacionais das empresas contemporâneas Fonte: Elaborado pelo autor Sociedade em Rede 11 As conexões entre as pessoas e entre as organizações dão origem ao que Castells (1999) chamou de sociedade em rede 12 Nessa sociedade, uma das características principais é a forte presença das ferramentas de Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC)

3 13 Gestão contemporânea Técnicas e ferramentas Tema 3 Informação para a Gestão 14 Grande número de dados e informações Informações de qualidade Gestão da Informação 15 Identificação das necessidades informacionais Coleta das informações Processamento Armazenamento Distribuição e utilização das informações Figura 2: Etapas do gerenciamento de informações Fonte: Elaborado pelo autor com base em McGee e Prusak (1994, p. 8) 16 De acordo com Silva e Tomaél (2007), a GI é uma atividade interativa, que precisa relacionar pessoas e tecnologia de (...) 17 (...) buscando oferecer a correta para quem necessita, na hora certa e com qualidade, auxiliando nos processos de tomada de decisão estratégica 18 Tema 4 Níveis de Informação

4 19 Como é de conhecimento da maioria das organizações, e de seus respectivos gestores, por questões lógicas e óbvias de mercado, nem todas as informações que uma organização possui podem ser compartilhadas abertamente 20 SIG (ERP) Controle de Acesso aos Usuários Públicas Abertas para o ambiente externo das empresas 21 De acordo com Moraes e Oliveira (2015), as informações, dentro de uma organização, podem ser: 22 Internas Restritas Sigilosas Secretas Fechadas para o ambiente interno das empresas De uso interno, são restritas a determinados setores/pessoas Fechadas para o ambiente externo e para alguns setores Destinada a um número restrito de pessoas dentro das organizações Para os Profissionais de Secretariado 23 Atentar-se para o sigilo (e para os níveis) da está previsto na Lei n /85 e no Código de Ética do profissional de secretariado 24 Gerenciar informações envolve: questões éticas e questões legais!

5 25 Tema 5 Recursos e Tecnologias para a 26 Informação A quantidade excessiva de dados e informações torna-se um problema para as empresas, pois cada vez mais se necessitam de métodos e técnicas capazes de otimizar a utilização desses elementos no dia a dia das empresas Ferramentas e Recursos 27 Sistemas de Informações (SI; SIG) Bancos de dados 28 Softwares, aplicativos (Office) Aplicativos de comunicação e compartilhamento Computadores Etc. Para os Profissionais de Secretariado Síntese 29 No cotidiano da profissão, identificamos as nossas necessidades informacionais e nos adequamos a elas utilizando as ferramentas e os recursos mais adequados a cada situação 30 Nesta aula vimos a relação direta que a tem com os profissionais de secretariado

6 31 Vimos também a questão de que a se transformou em um recurso de grande relevância para as empresas contemporâneas, (...) 32 (...) pois por meio da utilização de informações de qualidade é possível adquirir vantagens competitivas e buscar a sobrevivência das empresas Sociedade em rede Novas posturas organizacionais Presença de TIC Na Prática 33 Sistemas de Níveis de Controle de acesso Excesso de dados e informações Desafios e oportunidades Gestão da Profissional de secretariado 34 Uma empresa em crescimento Aumenta o número de documentos produzidos diariamente Ferramentas para a 35 Falta de métodos de arquivamento e organização Necessidade de gerenciamento mais efetivo dos documentos e das informações do escritório 36 Na Prática: o que fazer? Identificar os documentos mais importantes Identificar os níveis de Verificar os fluxos de utilização dos documentos

7 37 Utilizar as ferramentas tecnológicas disponíveis para iniciar a organização dos documentos possuídos Instituir a cultura da organização e da gestão documental 38 Referências BRASIL. Lei n , de 30 de setembro Dispõe sobre o exercício da profissão de secretário, e dá outras providências Disponível em: < L7377.htm>. 39 CASTELLS, M. A sociedade em rede. São Paulo: Paz e Terra, CÓDIGO DE ÉTICA. Código de Ética do profissional de secretariado Disponível em: < ssec.com.br/b_ose cretariado_codigo_ etica.html>. 41 DAVENPORT, T. H.; PRUSAK, L. A ecologia da : porque só a tecnologia não basta para o sucesso na Era da Informação. São Paulo: Futura, SILVA, Terezinha Elisabeth. TOMAÉL, Maria Inês. A gestão da nas organizações. Informação e Informação. v. 12. n. 2., Londrina, 2007.