www.pwc.com.br A evolução das empresas www.pwc.com/br rumo ao esocial Titulo Subtitulo
Sumário Apresentação 3 Sobre a pesquisa 5 Sobre o esocial 10 Principais conclusões da pesquisa 12 Como as empresas estão se preparando 13 Fatores críticos de sucesso para adequação ao esocial 26 Equipe de pesquisa 28 PwC 1
Apresentação Há quase dois anos, as organizações atuantes no país vêm acompanhando uma importante mudança regulatória, o esocial. O processo de conformidade às novas regras para o envio de informações trabalhistas e previdenciárias aos diversos órgãos governamentais é complexo e exige um esforço significativo que envolve diversas áreas internas. A sistematização no fornecimento de informações ao esocial obriga as organizações a racionalizar e automatizar diversos processos, especialmente os relacionados à gestão de pessoas, entretanto não restrito a eles. O projeto está em pauta há muito tempo e a mobilização para a adequação de rotinas e processos por parte das organizações vem ocorrendo em etapas e deve se intensificar agora que o Governo publicou a regulamentação. A previsão é que o esocial passe a vigorar a partir de abril de 2016 para as organizações de grande e médio porte e a partir de setembro do mesmo ano para as demais. Ciente dos desafios que a implementação do esocial representa, a PwC tem acompanhado de perto e orientado várias organizações nesse processo. Para verificar essa evolução apresentamos os resultados de nossa mais recente pesquisa, a terceira sobre este tema, na qual mapeamos as iniciativas e ações adotadas nessa transição, buscando entender as principais dificuldades encontradas e as lições aprendidas. Agradecemos aos profissionais e às empresas participantes que compartilharam conosco as suas experiências e visões. Fernando Alves Sócio-presidente PwC Brasil PwC 3
Sobre a pesquisa A pesquisa busca entender como as empresas estão se preparando para cumprir as obrigações do esocial, que representa uma importante mudança no ambiente regulatório brasileiro. Por meio de uma análise comparativa entre o cenário das empresas diante do esocial em 2015 e a situação apresentada pelas pesquisas realizadas pela PwC em 2014, procuramos identificar o avanço na adequação ao novo sistema. O mercado brasileiro começou a se preparar de maneira mais intensa para essa realidade no segundo semestre de 2013, após a publicação, em 17 de julho de 2013, do Ato Declaratório Executivo Sufis nº 5, que aprovou e divulgou, em versão inicial, o leiaute do esocial. Porém, as movimentações em relação à preparação para o sistema devem ser mais intensas este ano, uma vez que, em 11 de dezembro de 2014, o Governo Federal instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (esocial) por meio do Decreto nº8.373 e, em 20 de fevereiro de 2015, a versão 2.0 do Manual de Orientação do esocial foi aprovada, de acordo com a Resolução nº 1 do Comitê Gestor do esocial. Os prazos de entrega das informações sobre os eventos que compõem o esocial e o cronograma da obrigatoriedade serão objeto de outra disposição a ser publicada em breve no Diário Oficial da União. Uma das últimas informações oficiais divulgadas sobre o cronograma de obrigatoriedade foi a Circular Caixa nº 673/2015, a qual trouxe orientações sobre a versão 2.0 do Manual (MOS) e definiu o leiaute dos arquivos que compõem o esocial, referente aos eventos aplicáveis ao FGTS. No entanto, de acordo com informações compartilhadas pela Receita Federal do Brasil, apenas a partir de abril de 2016 as empresas de grande e médio porte com faturamento anual superior a R$ 78 milhões em 2014 serão obrigadas a registrar as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relacionadas à contratação de mão de obra, com ou sem vínculo empregatício, por meio do novo sistema eletrônico. Já as demais empresas só precisarão fazê-lo a partir de setembro de 2016. Obs.: Por questões de arredondamento, é possível que os percentuais de alguns gráficos ao longo desta publicação não somem 100%. PwC 5
Figura 1 Cronologia do esocial O cronograma oficial não foi publicado. A cronologia a seguir se baseia em informações compartilhadas pela Receita Federal do Brasil, através de seus representantes, em eventos realizados nos últimos meses. 2013 2014 2015 Aplicativo para qualificação do cadastro Disponibilização do aplicativo para qualificação do cadastro dos trabalhadores existentes nas empresas Minuta do manual de orientação do esocial, versão 1.1 Divulgação do leiaute Minuta do Manual de Orientação do esocial Publicação do Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014 que instituiu o esocial Manual de orientação do esocial, versão 2.0 Aprovação do Manual de Orientação do esocial, vs. 2.0 (Resolução do Comitê Gestor do esocial nº 1, de 20 de fevereiro de 2015) jul nov dez jan dez fev Manual de orientação do esocial, versão 1.0 Divulgação do leiaute do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - esocial (Ato Declaratório Executivo Sufis nº 05, de 17 de julho de 2013) Publicação do Manual de Orientação, versão 1.2 (divulgação extraoficinal) 6 Pesquisa esocial
2016 2017 Ambiente de testes para conexão webservice e recepção do arquivo Obrigatoriedade da primeira carga inicial até 30/04 para as empresas grandes e médias (com faturamento anual superior a R$ 78 milhões em 2014) Substituição da GFIP para empresas (com faturamento anual superior a R$ 78 milhões em 2014) Obrigatoriedade da primeira carga inicial até 30/09 para as demais empresas Substituição da GFIP para as demais empresas e exclusão definitiva da Dirf set jan abr mai jul set out jan Liberação da área para qualificação dos empregados Consulta CPF, PIS/NIT e data de nascimento na base do sistema CNIS Habilitação oficial do esocial Será opcional o envio pela empresa. Se optante, terá GFIP e Dirf substituídas integralmente Obrigatoriedade da carga completa até 31/05 para as empresas grandes e médias (com faturamento anual superior a R$ 78 milhões em 2014) Obrigatoriedade da carga completa até 31/10 para as demais empresas PwC 7
A presente pesquisa contou com a participação de 153 empresas de diversos setores da economia, a maioria de grande porte, com capital nacional, e foi respondida, em grande parte, pelos responsáveis da área de Recursos Humanos. Aproximadamente 77% delas já tinham um projeto ou ações voltadas à adaptação ao ambiente do esocial, e 8% estão participando do grupo piloto criado pela Receita Federal para testar e discutir os leiautes e procedimentos relacionados ao esocial durante sua fase de desenvolvimento. Na comparação dos resultados desta pesquisa com aqueles apontados em 2014, é importante notar que parte das variações pode ser explicada por mudanças na composição da amostra de empresas, uma vez que ambos os levantamentos foram realizados por adesão espontânea dos respondentes. De maneira geral, porém, entendemos que os resultados ajudam a compreender a evolução dos trabalhos de adequação ao longo do último ano. Figura 2 Características das empresas participantes Número de empregados 10% Até 100 empregados 101 a 500 empregados 501 a 1.000 empregados 7% 10% 1.001 a 2.000 empregados 10% 8% 2.001 a 3.000 empregados 2% Acima de 3.000 empregados 2015 2014 Base: 153 empresas (2015) / 50 empresas (2014) Origem do capital 16% 20% 25% 29% 31% 32% 62% 37% 66% 32% 1% 2% Nacional Multinacional Economia mista 2015 2014 Base: 153 empresas (2015) / 50 empresas (2014) 8 Pesquisa esocial
Setor de atuação Área de atuação do respondente Produtos industriais 20% 32% Recursos Humanos 68% Prestação de serviços Agronegócio 2% 13% 18% 54% Contabilidade Financeiro Fiscal/Tributário 12% 5% 4% Varejo 0% 8% Administração 3% Serviços financeiros/ Seguros 7% 5% CSC 1% Engenharia e construção/ Transportes Tecnologia da informação/ Telecomunicações 7% 2% 7% 2% Jurídico Tecnologia da informação Comercial 1% 1% 1% Mineração/Energia Saúde Bens de consumo Químico/Petroquímico Automobilístico Entretenimento e lazer 5% 0% 5% 0% 5% 2% 2% 0% 1% 0% 1% 0% Comunicação 1% Controladoria 1% Fiscal 1% Gestão de projetos 1% Base: 153 empresas (2015) / 50 empresas (2014) Terceiro setor 1% 0% 2015 2014 Base: 153 empresas (2015) / 50 empresas (2014) PwC 9
Sobre o esocial A Resolução nº 1/2015 regulamenta o esocial como instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Também padroniza a transmissão, a validação, o armazenamento e a distribuição dessas informações no ambiente nacional do esocial. Apesar da sistematização, o esocial não dispensa as empresas de manter os documentos na forma e nos prazos previstos na legislação aplicável. Os eventos que compõem o esocial obedecerão às regras constantes no Manual de Orientação do esocial, versão 2.0, e serão transmitidos ao ambiente nacional nos prazos previstos na Figura 3. Figura 3 Grupos de informações previstos no Manual de Orientação do esocial 1 2 3 Eventos iniciais e tabelas Informações de natureza permanente, armazenadas em tabelas como: Tabela de rubricas Tabela de cargos Tabela de horários Tabela de estabelecimentos e obras de construção civil Tabela de processos Informações do empregador (identificadores) Vínculos empregatícios atuais Outras Eventos não periódicos Registro de ações ou situações advindas da relação entre empresa e trabalhador, como: Admissão Alteração contratual CAT Afastamentos Reintegração Exposição a agentes nocivos Outras Eventos periódicos Registro de dados, como: Remuneração dos trabalhadores (arquivo individual para cada trabalhador) Aquisição de produção rural Informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias Eventos iniciais e tabelas: primeiros arquivos que serão enviados Vínculos trabalhistas atuais: deverão ser transmitidas antes do envio de qualquer evento (periódico ou não) até o final do primeiro mês de sua obrigatoriedade Atualização dos eventos iniciais e tabelas: deverão ser enviadas até o dia 7 do mês subsequente ao de ocorrência da alteração Eventos trabalhistas não periódicos: deverão ser gerados e transmitidos dentro do prazo legal (vide página 11). Eventos periódicos: a transmissão começará com o arquivo de abertura e terminará com o de encerramento (em caso de arquivo com o mesmo identificador, será válido o mais recente) até o dia 7 do mês seguinte ao da competência 10 Pesquisa esocial
Prazos legais para envio de informações por tipo de evento: Registro de admissão Deverão ser enviadas até o fim do dia imediatamente anterior ao início da prestação do serviço. Desligamento Deverão ser enviadas até o primeiro dia útil seguinte à data do desligamento, no caso de aviso prévio trabalhado, ou do término de contrato por prazo determinado. Nos demais casos, o envio deve ser feito em até 10 dias da data do desligamento. Comunicação de acidente de trabalho Deverão ser enviadas até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência e, em caso de morte, de imediato. Afastamento temporário ocasionado por acidente de trabalho, acidente de qualquer natureza, agravo de saúde ou doença com duração de até 30 dias Deverão ser enviadas até o dia 7 do mês subsequente. Afastamento temporário ocasionado por acidente de trabalho, acidente de qualquer natureza, agravo de saúde ou doença com duração superior a 30 dias Deverão ser enviadas até o 31º dia da ocorrência. Fonte: Manual de Orientação do esocial, versão 2.0. PwC 11
Principais conclusões da pesquisa Com base nas respostas dos participantes sobre o processo de preparação para cumprir as obrigações previstas no esocial, destacamos as seguintes conclusões: Mudança cultural e processos internos são as maiores dificuldades para a adequação. A maioria das empresas que iniciaram ações e projetos para adequação ao esocial está na fase de diagnóstico. O cumprimento de todas as obrigações dentro do prazo é visto como a maior dificuldade após a implantação do esocial. 4 3 2 As empresas estão cada vez mais comprometidas com as necessidades do esocial e conscientes disso. 5 6 Melhoria no cumprimento da legislação e maior eficiência nos processos são os benefícios mais esperados. 1A área de RH sofrerá os maiores impactos, mas o esocial afeta a empresa como um todo. 12 Pesquisa esocial
Como as empresas estão se preparando Esta seção do relatório explora cada uma das principais conclusões da pesquisa, apresentando com um pouco mais de detalhes as estratégias utilizadas pelas empresas para se adequarem ao esocial, bem como as barreiras e os facilitadores que elas estão encontrando nesse processo. 1. Impactos para toda a empresa, mas com foco maior na área de RH Grande parte das informações a serem fornecidas no esocial está relacionada à gestão de pessoas. Assim, é natural que as empresas continuem percebendo que essa área é a mais afetada. Como as informações necessárias para envio do esocial têm origem em diversas fontes, os participantes da pesquisa também indicaram impactos em outras áreas (ver Figura 4). Observamos que as áreas indicadas são as mesmas mencionadas em 2014, com uma pequena diferença na percepção de impacto em três áreas: ele é maior na área de TI e menor nas de Contabilidade e Compras (Gestão de Terceiros). A percepção de menor impacto na área de Compras (Gestão de Terceiros) talvez se deva à possibilidade de algumas informações sob sua responsabilidade, como dados sobre Serviços Prestados e Tomados, Aquisição de Produção Rural e Comercialização da Produção, deixarem de ser exigidas no esocial e migrarem para outros módulos do SPED. PwC 13
Vale ressaltar ainda que, em 2015, poucas empresas (apenas 7%) perceberam que o impacto das mudanças pode ser grande na sua própria operação. Muitas das informações requeridas pelo esocial são originadas nas áreas operacionais e administrativas da organização e, para serem capturadas nos processos de RH, precisam da intervenção dos gestores dessas áreas. Assim, o desafio das empresas não é apenas se adequar neste momento ao esocial, mas também manter a sua conformidade, pois está em jogo uma mudança de comportamento dos gestores no sentido de dar mais atenção à precisão e à tempestividade das informações fornecidas. Figura 4 Áreas mais impactadas pelo esocial P: Qual das áreas abaixo você acredita que sofrerá maiores impactos em seus processos para adequação ao esocial? Recursos Humanos Saúde, Segurança e Meio Ambiente Tecnologia da Informação Fiscal Contabilidade Operação (área de negócio) 4% 8% 5% 11% 7% 11% 7% 5% 16% 16% 43% 45% Compras (gestão de terceiros) 6% 10% Jurídico Outra 3% 1% 0% 3% 2015 2014 Base 2015: 153 empresas 14 Pesquisa esocial
2. Cresce o comprometimento e a conscientização das empresas Podemos concluir, com base nas respostas dos participantes, que o comprometimento das empresas com o projeto de adequação avançou em relação ao ano anterior. Na pesquisa deste ano, 56% das empresas pesquisadas informam ter uma estrutura interna dedicada ao projeto de adequação ou já ter contratado uma consultoria especializada para auxiliar no projeto um avanço de 14 pontos percentuais em relação ao ano anterior. O percentual de empresas que aguardavam a publicação de um cronograma oficial definitivo em 2014 mudou muito pouco em comparação com as que estão esperando a divulgação da versão final do manual para iniciar o projeto de adequação em 2015: passou de 35% para 34%. Em 2014, 23% das empresas não tinham uma visão completa dos impactos ou entendiam que as mudanças eram uma questão restrita ao software de folha de pagamento. Este ano, esse percentual caiu para 10%, reforçando a percepção de que as empresas estão mais conscientes de que o impacto do esocial é amplo e o desafio de adequação é complexo. Figura 5 Comprometimento das empresas com a adequação ao esocial P: Você acredita que sua empresa está consciente e comprometida com as necessidades do esocial? Sim, inclusive foi definida uma estrutura interna dedicada a essa implantação, que está preparada para conduzir o projeto 28% 42% Sim, inclusive foi contratada uma consultoria especializada para auxiliar no processo 0% 18% Parcialmente, pois está aguardando a versão final do manual para iniciar o projeto de adequação ao esocial 34% 35% Parcialmente, pois, apesar de definida uma estrutura interna dedicada a esta implantação, ela ainda não está preparada para conduzir o projeto 0% 10% Acompanha à distância, pois entende que o software da folha de pagamento atenderá a todas as necessidades 2% 10% Ainda não foram identificados os impactos sobre a gestão de riscos e a cultura organizacional 0% 2015 2014 21% Base: 153 empresas (2015) / 50 empresas (2014) PwC 15
Entre as empresas que já possuem uma estrutura interna preparada para conduzir o projeto de adequação, a maioria é representada por organizações de grande porte, com mais de 3 mil empregados (conforme podemos observar na Figura 6). Mas observamos que, reforçando a tendência de aumento do comprometimento, as empresas que têm entre 500 e 2.000 empregados já definiram uma estrutura interna para o projeto, embora ainda não estejam preparadas para conduzi-lo. Figura 6 Comprometimento em relação à quantidade de empregados Empresas com uma estrutura interna dedicada à implantação e preparada para conduzir o projeto Acima de 3.000 empregados 2.001 a 3.000 empregados 1.001 a 2.000 empregados 501 a 1.000 empregados 101 a 500 empregados 11% 11% 14% 20% 36% Até 100 empregados 7% Base 2015: 153 empresas Empresas com uma estrutura interna dedicada à implantação, mas ainda não preparada para conduzir o projeto Acima de 3.000 empregados 21% 2.001 a 3.000 empregados 0% 1.001 a 2.000 empregados 501 a 1.000 empregados 29% 29% 101 a 500 empregados 14% Até 100 empregados 7% Base 2015: 153 empresas 16 Pesquisa esocial
3. A maioria das empresas que iniciaram os trabalhos está na fase de diagnóstico Das empresas pesquisadas, 42% estão levantando os gaps de informações e analisando a adequação, a qualidade e a segurança das informações ou avaliando a exposição a riscos trabalhistas, previdenciários e fiscais. As empresas que já concluíram o diagnóstico e estão na fase de implementação, desenvolvendo soluções sistêmicas e adequando os processos internos, correspondem a apenas 29% da amostra. Até o momento, 6% já estão na fase de monitoramento, aguardando a versão final do manual para fazer os últimos ajustes necessários. Porém, uma parcela relevante da amostra (23%) ainda não realizou qualquer atividade com relação ao esocial. Figura 7 Fase de adequação da empresa ao esocial P: Em que fase a seguir você acredita que a sua empresa está, no momento, em relação ao esocial? 23% 42% 29% 6% Sem iniciativa: minha empresa ainda não realizou qualquer atividade com relação ao esocial, pois estamos aguardando a versão final do manual ser publicada Diagnóstico: levantamos os gaps (informações em papel, incompletas ou faltantes no sistema que precisam ser parametrizadas), analisamos a adequação, a qualidade e a segurança da informação e/ou avaliamos a exposição a riscos trabalhistas, previdenciários e fiscais das práticas atuais Implementação: o diagnóstico já foi concluído e estamos desenvolvendo soluções sistêmicas, adequando os processos internos e realizando o saneamento das informações Monitoramento: o diagnóstico e a implementação foram concluídos e estamos somente aguardando a última versão do manual do esocial para fazer os últimos ajustes necessários Base 2015: 153 empresas PwC 17
A avaliação dos respondentes sobre o nível de adequação das suas empresas aos requisitos do esocial também revela avanços de 2014 para 2015. Analisamos quatro dimensões de preparação: (1) processos de trabalho e fluxo de informações, (2) base de informações (qualidade e disponibilidade dos dados para os eventos), (3) sistemas informatizados atuais e (4) controles internos. Em relação ao ano passado, diminuíram os percentuais dos itens considerados pouco e muito pouco adequados e aumentaram os daqueles percebidos com nível alto e muito alto de adequação, conforme ilustra a Figura 8. Embora as empresas avaliem seu nível de adequação de maneira mais positiva que em 2014, ainda há grandes desafios a serem vencidos para assegurar que elas estejam prontas para enviar as informações em 2016. Figura 8 Evolução do nível de adequação das empresas Processos e fluxos de informações Muito alto Alto Moderado Pouco Muito pouco 12% 9% 7% 11% 5% 9% 2015 2014 25% 31% 40% Base de informações (qualidade e disponibilidade dos dados para os eventos) Muito alto 16% 6% 50% Alto 46% 52% Moderado 10% 14% Pouco 19% 29% Muito pouco 3% 6% 2015 2014 18 Pesquisa esocial
Sistemas atuais Muito alto Alto 10% 9% 44% 52% Entre eles, destacamos a conformidade legal dos procedimentos e políticas atualmente adotados. O aspecto não foi avaliado em profundidade na pesquisa, mas, diante da complexidade da legislação trabalhista e previdenciária no Brasil, pode exigir das empresas um esforço significativo para garantir seu pleno atendimento. Moderado Pouco Muito pouco 4% 9% 12% 12% 2015 2014 Controles internos 21% 26% Segundo declarações do próprio governo, as medidas atuais contribuirão para melhorar a fiscalização e reduzir despesas do governo com programas relacionados à saúde do trabalho. Estima-se que cerca de R$ 2,7 bilhões seriam obtidos com o incremento da fiscalização eletrônica, e que o esocial deverá também ajudar a elevar a cobrança de multas das empresas que desrespeitam as regras trabalhistas. 1 Muito alto 14% 6% Alto 48% 44% Moderado 11% 15% Pouco 23% 26% Muito pouco 3% 9% 2015 2014 Base: 153 empresas (2015) / 50 empresas (2014) 1 Fonte: Valor Econômico, Governo prepara pacote trabalhista que deve somar R$ 10 bi, diz ministro, publicado em 09/02/2015. PwC 19
4. Mudança cultural e processos internos são as maiores dificuldades Na pesquisa atual, 30% dos respondentes destacaram a mudança cultural como uma das maiores dificuldades para se adequar ao esocial. Em 2014, 20% das empresas também identificaram essa questão como um dos principais obstáculos. O resultado demonstra que as empresas percebem que o novo ambiente mudará o tempo de resposta às demandas de informações no dia a dia, como também o nível de cuidado necessário para garantir a qualidade do que é fornecido. Figura 9 Principais dificuldades para se adequar P: Diante da nova obrigação, indique até dois temas abaixo que você acredita que sua empresa terá mais dificuldade de lidar? Base 2015: 153 empresas Mudança cultural Processos internos Sistema e tecnologia Comprometimento dos gestores da empresa Pleno cumprimento da legislação vigente Estrutura e governança Capacitação dos profissionais envolvidos 3% 10% 7% 5% 8% 8% 10% 2015 2014 14% 16% 17% 20% 24% 30% 29% Informações como as relativas a acidentes de trabalho, admissão, desligamento de profissionais e mudança no conjunto de atividades dos trabalhadores precisam ser fornecidas de modo tempestivo às autoridades. Com o novo sistema, isso será feito de maneira eletrônica e dentro do prazo legal. Além disso, como o ambiente do esocial envolve o sequenciamento lógico de dados, inconsistências nas informações fornecidas serão verificadas automaticamente, o que impedirá a empresa de enviar os arquivos e também evitará riscos de autuação. Além da mudança cultural, outra dificuldade mencionada por muitos respondentes é a adequação dos processos internos. Do total, 29% das empresas preveem dificuldades em relação a esse tema, também apontadas por 24% dos participantes no ano anterior. Esse aspecto pode ser analisado também em conjunto com o dos sistemas e da tecnologia outro assunto de grande preocupação pela sua natureza de integração. Uma importante mudança ocorrida na percepção das dificuldades enfrentadas pelas empresas está relacionada à necessidade de capacitar os profissionais envolvidos. A explicação pode estar na maior conscientização sobre os impactos do esocial e, consequentemente, na busca de treinamentos e conhecimentos sobre o tema. 20 Pesquisa esocial
Figura 10 Principais motivos das dificuldades P: Na sua visão, qual o principal motivo para a provável dificuldade? Integração dos dados de diversas origens 41% 44% Pouco entendimento e comprometimento dos gestores com o projeto Legislação atual muito complexa 13% 14% 13% 22% Qualidade do conteúdo das informações Ausência de dados Informações em papel, não sistematizadas Grande mudança cultural da empresa para implantar novos processos e garantir o atendimento à legislação 7% 6% 6% 4% 2% 3% 9% 13% Outros 0% 5% 2015 2014 Base 2015: 153 empresas Entre as principais causas de dificuldades percebidas pelas empresas participantes em 2015, destaca-se a integração dos dados provenientes de diversas origens. Isso porque, em muitas empresas, parte significativa das informações que precisam ser fornecidas ao esocial não é coletada de maneira sistemática pelos processos atuais ou pelas soluções tecnológicas disponíveis. Em outros casos, é preciso redesenhar e racionalizar esses processos para cumprir plenamente as exigências, sem aumentar de forma significativa o efetivo de profissionais em atividades administrativas. Além das dificuldades apontadas, a maioria dos participantes da pesquisa este ano (77%) também acredita que garantir a segurança das informações será um aspecto crítico da implantação do esocial. PwC 21
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5. O cumprimento do prazo das obrigações preocupa Em 2015, 37% dos participantes da pesquisa apontaram o cumprimento do prazo das obrigações como uma das principais dificuldades que as empresas enfrentarão após a implementação do esocial. No ano anterior, esse percentual ficou em 21%, pois as empresas estavam mais preocupadas com a dificuldade de manter a qualidade dos dados e das bases de informações. A implantação do esocial obrigará as empresas a rever diversos processos e rotinas de atividades para que as informações estejam disponíveis no sistema no prazo exigido pelas novas regras. Por exemplo, as informações sobre admissão de um novo empregado deverão ser fornecidas até o fim do dia anterior ao início da atividade do empregado. Já as informações da CAT seguirão o prazo legal, ou seja, deverão ser fornecidas até 24 horas após o acidente. Em 2014, 21% das empresas apontaram o aumento dos custos como a principal dificuldade após implantação do esocial, mas este ano apenas 11% mencionaram esse aspecto, o que pode estar relacionado à maior conscientização das empresas sobre os objetivos do esocial e ao fato de elas estarem se preparando para implantar o novo sistema. Figura 11 Principais dificuldades após a implementação P: Após a implantação do esocial, que dificuldades, na sua opinião, a sua empresa enfrentará? Dificuldade para cumprir todas as obrigações dentro do prazo 21% 37% Dificuldade em manter a interação entre as áreas 10% 17% Manutenção da qualidade dos dados e bases de informações Ainda não consigo visualizar dificuldades pós-implantação Aumento dos custos 17% 16% 13% 11% 21% 23% Questionamento pelos empregados diante da visualização de seus dados no sistema 3% 13% 2015 2014 Base 2015: 153 empresas PwC 23
6. Interesse em melhorar o cumprimento da legislação e a eficiência dos processos Assim como na pesquisa anterior, os respondentes destacaram em 2015 a melhoria no cumprimento da legislação em vigor (39%) como um dos principais ganhos e benefícios esperados com a implantação do esocial. Esse resultado revela que, embora o investimento inicial na adequação ao esocial possa ser grande, as empresas esperam que a sua preparação efetiva para cumprir a complexa regulamentação do trabalho no Brasil fique mais fácil. Isso evitará surpresas desagradáveis e impactos nos resultados do negócio provocados por processos trabalhistas ou autuações aplicadas pelas autoridades governamentais. A sistematização do fornecimento de informações ao esocial vai obrigar as empresas a racionalizar e automatizar processos. Nesse novo contexto e diante da complexidade da legislação, será fundamental contar com soluções administrativas que contemplem, por exemplo, uma melhor integração de sistemas, o gerenciamento eletrônico de documentos e ferramentas de workflow. Figura 12 Ganhos e benefícios esperados com o esocial P: Quais ganhos e benefícios você percebe em sua empresa com a adequação ao esocial? Melhoria no cumprimento da legislação trabalhista, previdenciária, social e fiscal Base 2015: 153 empresas Eficiência dos processos Ainda não consigo visualizar ganhos e beneficios Eliminação de erros e redução dos custos operacionais para cumprir as obrigações acessórias Maior facilidade para realizar negócios Garantia dos direitos dos trabalhadores 1% 3% 0% 2015 2014 21% 18% 19% 14% 19% 13% 26% 27% 39% 24 Pesquisa esocial
Outras expectativas interessantes também destacadas pelas empresas em 2015 estão relacionadas à eficiência dos processos de gestão de pessoas (27%) e à eliminação de erros e redução de custos operacionais (14%). Um fato interessante capturado nesta pesquisa foi a falta de indicação das empresas sobre o aumento das garantias dos direitos dos trabalhadores com o advento do esocial. Enquanto, em 2014, 13% das empresas entendiam que esse aspecto era um ganho proporcionado pelo esocial, este ano nenhum participante indicou essa opção. De modo geral, a visão das empresas sobre os potenciais benefícios do esocial indica um cenário no qual quem se preparar adequadamente poderá não apenas evitar dissabores, como multas e processos, mas também sair dessa fase de transição com uma melhor gestão de pessoas. PwC 25
Fatores críticos de sucesso para adequação ao esocial A pesquisa também revelou alguns sinais de boas práticas nesse processo de preparação para o novo ambiente. Analisando esses sinais com base em nossa experiência de trabalho com empresas engajadas nos projetos de adequação ao esocial, conseguimos destacar alguns fatores importantes para o sucesso dessa iniciativa. São eles: Perspectiva multidisciplinar: o processo de adequação envolve mudanças de diversas naturezas na empresa. Em outras palavras, para cumprir as novas exigências não será suficiente apenas alterar processos e bases de informações. Será preciso também fazer ajustes nas soluções tecnológicas disponíveis, em papéis e responsabilidades e na qualificação das pessoas. A Figura 13 apresenta uma visão geral desses desafios. Apoio da alta administração: como a adequação ao esocial não é apenas um problema de RH ela envolve diversas áreas da empresa é fundamental contar com o apoio da alta administração para garantir a dedicação dos profissionais e alocar os recursos necessários às ações previstas para a transição. Diagnóstico da situação atual: é melhor começar com uma boa avaliação da situação atual e identificar as lacunas em relação aos requisitos do esocial, contemplando as diversas dimensões da mudança. Isso permite concentrar melhor os esforços para cumprir o prazo disponível de adequação. Gestão de projetos e gestão da mudança: como o processo de adequação envolve um conjunto de ações interdependentes e simultâneas, uma boa gestão do projeto garante que nenhum detalhe será esquecido. Já a gestão da mudança pode contribuir para conscientizar e preparar os profissionais e gestores para atuarem no novo contexto. 26 Pesquisa esocial
Figura 13 Como a PwC pode ajudar O processo de adequação é muito mais amplo do que apenas um ajuste de sistemas. Acreditamos que existam cinco grandes frentes de análise para preparar as empresas para o esocial. Revisão trabalhista, previdenciária e fiscal Identificar pontos de vulnerabilidade que podem expor inconsistências e/ ou fragilidades nas práticas trabalhistas e previdenciárias da empresa, ocasionando ações fiscalizatórias pelas autoridades competentes. Tecnologia Avaliar as principais debilidades ou limitadores na plataforma de sistemas e infraestrutura para suportar adequado nível de controle sobre os processos e segurança da informação. Processos Analisar processos com foco na efetividade dos mesmos e em controles, com redefinição de fluxos, requisitos funcionais para sistemas, políticas, indicadores e controles-chave, para melhorar a gestão e otimizar esforços. Pessoas Definir plano de comunicação para adequação às mudanças e identificar necessidade de ações de capacitação das pessoas envolvidas no processo. Estrutura e governança Avaliar potencial de melhoria na estrutura organizacional e interação entre as áreas, com redefinição de papéis e responsabilidade para garantir a correta adequação ao esocial. Interpretação técnica da legislação do esocial. Mapeamento dos gaps de cadastro. Revisão de compliance e das tabelas de incidências. Análise do ambiente tecnológico e dos controles internos. Verificação da adequação e da qualidade dos dados exigidos. Matriz de recomendações para adequação ao esocial. Integração do RH com as demais áreas envolvidas com o esocial. Redesenho dos processos internos e do fluxo das informações. Revisão da estrutura, dos papéis e das responsabilidades. Implementação das soluções e entrega do esocial. Gestão da mudança. Gestão de projeto (PMO). PwC 27
Equipe de pesquisa Coordenação geral João Lins Sócio + 55 11 3674 3941 joao.lins@br.pwc.com Marcel Cordeiro Sócio + 55 11 3674 3618 marcel.cordeiro@br.pwc.com Líder de projeto Raquel Guilhoto Gerente Equipe técnica de apoio Lívia Macedo Consultora + 55 11 3674 3253 livia.macedo@br.pwc.com 28 Pesquisa esocial
2015 PricewaterhouseCoopers Serviços Profissionais Ltda. Todos os direitos reservados. Neste documento, PwC refere-se à PricewaterhouseCoopers Serviços Profissionais Ltda., a qual é uma firma membro do network da PricewaterhouseCoopers, sendo que cada firma membro constitui-se em uma pessoa jurídica totalmente separada e independente. O termo PwC refere-se à rede (network) de firmas membro da PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL) ou, conforme o contexto determina, a cada uma das firmas membro participantes da rede da PwC. Cada firma membro da rede constitui uma pessoa jurídica separada e independente e que não atua como agente da PwCIL nem de qualquer outra firma membro. A PwCIL não presta serviços a clientes. A PwCIL não é responsável ou se obriga pelos atos ou omissões de qualquer de suas firmas membro, tampouco controla o julgamento profissional das referidas firmas ou pode obrigá-las de qualquer forma. Nenhuma firma membro é responsável pelos atos ou omissões de outra firma membro, nem controla o julgamento profissional de outra firma membro ou da PwCIL, nem pode obrigá-las de qualquer forma. (DC0) Informação Pública