IMPACTOS DAS MUDANÇAS NA LEGISLAÇÃO TRIBUTÁRIA NA ROTINA FISCAL DAS EMPRESAS

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1 IMPACTOS DAS MUDANÇAS NA LEGISLAÇÃO TRIBUTÁRIA NA ROTINA FISCAL DAS EMPRESAS

2 A pesquisa Muito se fala sobre as mudanças na legislação tributária e é certo de que estas sempre impactam na rotina fiscal das empresas. O que não se sabe, porém, é o quanto e como elas realmente podem mudar as formas de trabalho e os investimentos aplicados nas empresas. Com o intuito de aprofundar a questão e descobrir as reais dificuldades das empresas, a FISCOSoft realizou a pesquisa Impacto das Mudanças na Legislação Tributária na Rotina Fiscal das Empresas. O objetivo foi traçar um panorama para verificar como as pessoas jurídicas se adaptam às alterações legais e os impactos que essas mudanças ocasionam em sua rotina. Foram entrevistadas mais de 400 empresas aleatoriamente. Agradecemos a todas pela valiosa contribuição, fundamental para respondermos questões relevantes e importantes para soluções futuras. A FISCOSoft Há 12 anos, a FISCOSoft foi criada com a missão de oferecer informação de qualidade aliada à tecnologia para as áreas contábil e tributária. Atualmente, além do FISCOSoft On Line, contamos com outros produtos e serviços para atender às necessidades dos clientes: Systax Solução que contempla mais de 230 mil regras fiscais, catalogadas e sistematizadas para alimentação e atualização de ERP e sistemas fiscais e validação tributária da NF-e. ComexData Fornece informações para a área de comércio exterior e possui ferramentas como o ICMS-ST e o auxílio à classificação fiscal de mercadorias. Decisões Um site de acompanhamento e seleção de Jurisprudência dos mais diversos órgãos julgadores judiciais e administrativos. Setorial ISS O único com a legislação de 700 municípios, importante para todas as empresas tomadoras ou prestadoras de serviços. Prefeitura Eletrônica Auxilia as prefeituras quanto ao acompanhamento e fiscalização dos contribuintes optantes pelo Simples Nacional. Além desses produtos e serviços, a FISCOSoft possui obras impressas, entre as quais, o RIR Regulamento do Imposto de Renda (que já está na 13ª edição) e cursos e seminários para a formação e atualização dos profissionais. Todos os direitos de edição reservados à FISCOSoft Editora Ltda - São Paulo 03/2011 1

3 Introdução A inconstância da legislação tributária não é novidade. Que isso acarreta inúmeras dificuldades e consumo de horas e horas de trabalho também não é para aqueles que estão envolvidos neste processo. Mas qual é o efetivo impacto das mudanças na legislação tributária no dia a dia das empresas? Quantas pessoas são necessárias para manter o controle dessas alterações? Quais tributos possuem maior impacto nessa rotina? Será que as empresas conseguem se manter sempre atualizadas? Qual o percentual de empresas que já recolheram tributos a maior ou foram penalizadas por não se manterem atualizadas as mudanças na legislação? Para responder a essas e outras questões, a FISCOSoft realizou uma pesquisa junto aos seus assinantes, a qual revelou importantes informações sobre os procedimentos que as empresas adotam para se manterem atualizadas às mudanças na legislação e os impactos que isso tem ocasionado. Paschoal Naddeo de Souza Filho Diretor Presidente 2 Todos os direitos de edição reservados à FISCOSoft Editora Ltda - São Paulo 03/2011

4 Tamanho da amostra A amostra desta pesquisa é constituída por 441 empresas, escolhidas de forma aleatória entre os assinantes da empresa FISCOSoft Editora Ltda. Essas empresas estão distribuídas entre os seguintes setores da economia: Todos os direitos de edição reservados à FISCOSoft Editora Ltda - São Paulo 03/2011 3

5 Pessoas envolvidas no processo de atualização Para avaliar o custo da inconstância da legislação, é necessário saber quantas pessoas são necessárias para manter os ERP (ou soluções fiscais) das empresas atualizados às alterações na legislação tributária. Como identificou esta pesquisa, a maior parte das empresas aloca de 2 a 4 profissionais para este processo. Também foi possível verificar que 12% das empresas contempladas na amostra empregam mais de 15 pessoas da área fiscal/contábil apenas para manter os sistemas atualizados. 4 Todos os direitos de edição reservados à FISCOSoft Editora Ltda - São Paulo 03/2011

6 Horas consumidas no processo de atualização Para auxiliar na compreensão do custo da inconstância da legislação, também é necessário saber quantas horas por mês são gastas nesta atividade. Como foi verificado, a maior parte das empresas consome de 11 a 30 horas por mês para manter seus sistemas atualizados às regras tributárias, alíquotas, benefícios fiscais, etc. Também foi identificado que 10,4% da amostra, o que representa 41 empresas, consomem acima de 200 horas por mês neste processo. Todos os direitos de edição reservados à FISCOSoft Editora Ltda - São Paulo 03/2011 5

7 Mecanismos em sistema para acompanhar as alterações normativas Face à tamanha complexidade da legislação, as empresas, além de recursos humanos, ainda precisam investir em recursos tecnológicos para controlar as alterações normativas. Como se constatou, 17% das empresas empregam mecanismos, diretamente em sistemas, para controlar as alterações normativas que já foram publicadas, mas que ainda entrarão em vigor. 6 Todos os direitos de edição reservados à FISCOSoft Editora Ltda - São Paulo 03/2011

8 Assessoria externa Além de recursos próprios e de investimentos em recursos tecnológicos, 47,2% das empresas que responderam à pesquisa ainda precisam investir em assessorias externas para manter os ERP e sistemas fiscais atualizados às mudanças na legislação tributária. Todos os direitos de edição reservados à FISCOSoft Editora Ltda - São Paulo 03/2011 7

9 Desafios enfrentados no processo de atualização Muitos desafios são enfrentados pelas empresas no processo para se manterem atualizadas. Como constatou esta pesquisa, entre todos os desafios, o principal é acompanhar as alterações legais, conforme responderam 42,3% das empresas contempladas nesta amostra. Adaptar a legislação ao formato adequado para alimentação dos sistemas é outro grande desafio, segundo 31% das empresas pesquisadas. Interpretar a legislação tributária vem logo em seguida, segundo 22,7% das empresas. Outros desafios também estão presentes neste processo, de acordo com 4% das empresas pesquisadas.dentre eles, a necessidade de verificar diversas interpretações existentes para um mesmo dispositivo legal. 8 Todos os direitos de edição reservados à FISCOSoft Editora Ltda - São Paulo 03/2011

10 Tributo com maior impacto Como foi constatado, acompanhar as alterações legais é o maior desafio no processo para se manter atualizado. O motivo para tanto, certamente se deve aos inúmeros tributos existentes, tanto na esfera federal quanto estadual e municipal. Mas dentre todos os tributos, qual tem maior impacto neste processo? De acordo com 59,2% das empresas pesquisadas, o ICMS é o maior responsável por essa árdua tarefa, seguido da Contribuição para o PIS/PASEP e da COFINS, conforme 33,8% das empresas. Todos os direitos de edição reservados à FISCOSoft Editora Ltda - São Paulo 03/2011 9

11 Quantidade de estados acompanhados O ICMS foi apontado como o tributo que possui maior impacto no processo de atualização das alterações na legislação tributária. O fato da legislação deste imposto ser estadual certamente contribui para esse cenário. Quanto maior for a quantidade de estados envolvidos nas operações praticadas pela empresa, maior será o impacto deste tributo no processo de atualização. Como foi constatado, a maior parte das empresas, o que representa 42,2% da amostra, precisa acompanhar de 2 a 7 Estados. Também foi verificado que 21,9% das empresas precisam acompanhar a legislação de todas as 27 unidades da federação. Face a essas informações, é fácil deduzir porque o ICMS é apontado como o maior desafio no processo de atualização das normas legais. 10 Todos os direitos de edição reservados à FISCOSoft Editora Ltda - São Paulo 03/2011

12 Falhas no processo de atualização Tendo em vista a complexidade do sistema tributário, não seria surpresa a existência de falhas no processo de atualização às mudanças legais. De acordo com 50,4% das empresas pesquisas, já foram detectadas falhas neste processo. Inúmeros exemplos de falhas foram apontados por essas empresas, tais como: a) adaptação de alíquotas em relação aos benefícios fiscais; b) aplicação de alíquotas básicas da Contribuição para o PIS/PASEP e da COFINS quando deveriam ser aplicadas alíquotas diferenciadas da incidência monofásica c) falhas na parametrização das regras nos sistemas das empresas; d) aplicação de classificações fiscais incorretas; d) aplicação indevida da substituição tributária ou de MVA; e) incompatibilidade na utilização de CFOP. Todos os direitos de edição reservados à FISCOSoft Editora Ltda - São Paulo 03/

13 Recolhimento a maior de tributos Tendo em vista que mais de 50% das empresas apontaram falhas no processo de atualização das alterações legais, também não seria surpresa que tais equívocos impactassem no recolhimento a maior de tributos. E foi o que respondeu 47,4% das empresas contempladas na amostra desta pesquisa. Ou seja, mesmo com o grande esforço empregado, seja no número de profissionais, no emprego de recursos tecnológicos ou mesmo em assessorias externas, as empresas ainda ficam sujeitas ao recolhimento a maior de tributos. Os motivos para recolhimento a maior de tributos apontados por essas empresas também são inúmeros, como erros na determinação da base de cálculo, não aproveitamento de créditos, não aproveitamento de tributos retidos e aplicação de pautas e MVA indevidos. A substituição tributária também foi apontada como um dos grandes vilões neste processo. 12 Todos os direitos de edição reservados à FISCOSoft Editora Ltda - São Paulo 03/2011

14 Imposição de multas Além do recolhimento a maior de tributos, as constantes mudanças da legislação fazem com que as empresas ainda fiquem sujeitas a multas. Como apontaram 42,1% das empresas pesquisadas, falhas internas no processo de atualização já as sujeitaram ao pagamento de multas. Essas multas também decorrem de inúmeros problemas, como atraso na entrega de declarações, recolhimento a menor de tributos, aplicação indevida de incentivos fiscais e aproveitamento incorreto de créditos tributários. Todos os direitos de edição reservados à FISCOSoft Editora Ltda - São Paulo 03/

15 Sistemas atualizados Você acredita que seu sistema está completamente atualizado e com todas as regras tributárias e alíquotas corretas? Essa foi uma das questões dirigidas às empresas contempladas na amostra. Segundo 60,1% delas, os sistemas utilizados pelas empresas não estão completamente atualizados e com todas as regras tributárias corretas. Apesar desse número expressivo, era esperado face à inconstância da legislação. O reflexo deste cenário é encontrado no grande número de empresas que acabam por recolher tributos a maior ou que ficam expostas a penalizações por parte da administração tributária. 14 Todos os direitos de edição reservados à FISCOSoft Editora Ltda - São Paulo 03/2011

16 Quadro Resumo É apresentado, a seguir, um resumo das questões feitas nesta pesquisa e as respostas mais escolhidas entre as empresas contempladas na amostra: Pergunta Resposta Percentual Qual a atividade preponderante da empresa? Indústria 42,6% Quantas pessoas da área contábil/fiscal trabalham para manter os ERP (ou soluções fiscais) da empresa atualizados às alterações na legislação tributária? No total, quantas horas por mês sua empresa consome para manter os ERP atualizados em relação às regras tributárias, alíquotas, benefícios fiscais, etc.? A empresa possui algum mecanismo em sistema para controlar alterações normativas já publicadas, mas que entrarão em vigência futuramente (em 2011, p.ex.)? Sua empresa possui assessoria externa para manter seu ERP e sistemas fiscais atualizados com a legislação tributária vigente, como mudanças de alíquotas, base de cálculo, ST e MVA? 2 a 4 48,1% 11 a 30 28,6% Não 83% Não 52,8% Qual o principal desafio nesta tarefa de atualização? Acompanhar as alterações legais 42,3% Qual tributo tem o maior impacto neste processo? ICMS 59,2% Com relação a ICMS, a empresa precisa acompanhar a legislação de quantos Estados? 2 a 7 Estados 42,2% Já foram detectadas falhas neste processo? Sim 50,4% Falhas internas já causaram recolhimento a maior de tributos? Falhas internas já causaram imposição de multas pelos Fiscos? Você acredita que seu sistema está completamente atualizado e com todas as regras tributárias e alíquotas corretas? Sim 47,4% Sim 42,1% Não 60,1% Todos os direitos de edição reservados à FISCOSoft Editora Ltda - São Paulo 03/

17 Conclusão Como foi evidenciado nesta pesquisa, as empresas consomem grande quantidade de recursos internos, além de terem que investir em recursos tecnológicos e em serviços externos para manterem seus sistemas atualizados. O principal desafio nesta tarefa, conforme a maior parte das empresas, é acompanhar as alterações legais, seguida da dificuldade em interpretá-las. A diversidade de tributos contribui para isso, sendo que o ICMS tem o maior impacto. Natural, haja vista que a maior parte das empresas precisa acompanhar a legislação de 22 a 26 Estados. Apesar de todos os investimentos aplicados pelas empresas, esta pesquisa ainda evidenciou que isso não é suficiente para torná-las imunes ao recolhimento a maior de tributos ou a penalizações. Para amenizar esses riscos, as empresas precisarão, portanto, buscar novas alternativas para incrementar os processos já adotados e com isso tentar reduzir sua exposição a riscos de recolhimento a maior de tributos ou de autuações em caso de fiscalização. 16 Todos os direitos de edição reservados à FISCOSoft Editora Ltda - São Paulo 03/2011

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