2011 www.astralab.com.br Astra Introdução e conceitos básicos do sistema Este documento permite entender melhor como funciona o sistema Astra e algumas funções básicas de seus softwares. Equipe de Documentação Astra AstraLab 27/7/2011 1
Sumário Introdução e conceitos básicos do sistema Astra... 3 Entendendo o sistema... 3 Usuário e senha... 4 Busca por dados parciais... 5 Função Soundex... 7 Esquema de cores... 10 Requisições... 10 Análises... 11 Amostras... 12 2
Introdução e conceitos básicos do sistema Astra Entendendo o sistema Para entender o funcionamento do sistema Astra veja o gráfico a seguir: Todo o sistema do programa Astra funciona por meio de uma tecnologia chamada cliente/ servidor. Caso o servidor esteja desligado nenhuma operação do sistema cliente irá funcionar. Portanto, todos os dados necessários para o funcionamento do sistema estão dentro do servidor. É de fundamental importância saber ligá-lo, pois caso ocorra algum imprevisto, como por exemplo, a falta de energia, é preciso saber como proceder para ligá-lo novamente. As informações são transportadas do servidor para os demais computadores através de um roteador. O roteador é um equipamento utilizado para fazer a comunicação entre diferentes redes de computadores provendo a comunicação entre computadores distantes entre si. Eventualmente o roteador pode dar problema, dessa forma é necessário desligar e ligá-lo novamente. Normalmente a instalação em Laboratórios é mais complexa, pois além do servidor e do roteador existe um switch. O switch é um roteador para rede local lan interna, ou seja, é um equipamento que interliga os computadores em uma rede. Os cabos de rede de cada computador se ligam a ele, e ele direciona os dados enviados de um computador especificamente para o outro. Caso o switch esteja desligado ou trave a rede interna não irá funcionar. 3
Os postos de coleta externos necessitam ainda da internet para funcionar. Caso o sistema não esteja funcionando, a maneira ideal para confirmar se o problema é no servidor ou no próprio computador é ligar para outro posto de coleta a fim de verificar se eles estão conseguindo ter acesso ao sistema, se sim provavelmente o problema é no seu local de trabalho, no próprio computador. Caso eles também não consigam acessar então o problema pode ser realmente no servidor, ou na internet do Laboratório sede. Usuário e senha Todos os usuários devem possuir um código de acesso com senha secreta para utilizar os programas do sistema Astra. O sistema controla os acessos e prevê a limitação das ações e visibilidade dos dados aos usuários além de manter registradas as operações executadas com os dados para fins de rastreamento. Ao primeiro acesso de um novo usuário deverá inserir o Nome usuário criado pelo administrador e no campo senha inserir um caractere qualquer(exemplo: xxx) e pressionar OK. O sistema informa que se deve modificar a senha. No processo de modificação de senha é que o usuário irá digitar a senha que realmente irá utilizar. É importante atentar-se para as seguintes regras da senha: Deve ter pelo menos 8 caracteres com letras e números; Não pode conter mais de dois caracteres consecutivos iguais; Não pode ser igual a senha anterior; Não pode conter o código do usuário como parte da senha. O sistema pede para trocar a senha a cada três meses Observação importante: Caso o usuário não entre no sistema por mais de 6 meses o seu acesso será automaticamente bloqueado. 4
Busca por dados parciais Os processos de procura e inserimento de um cadastro de paciente foram criados para funcionar o mais rápido possível. Quando a janela do cadastro é aberta o sistema já está aguardando os dados para iniciar a procura que pode ser por: sobrenome, nome, data de nascimento, código de saúde ou carteira de identidade, CPF. O sistema permite a busca realizada por meio de dados parciais, facilitando dessa forma o encontro de informações já cadastradas no sistema, sejam elas: paciente, médico ou exames. Para facilitar o entendimento veremos alguns exemplos a seguir. Exemplo 1 Procura Paciente Se você procura por um paciente com o sobrenome PASSOS, basta preencher o campo sobrenome com o seguinte código PAS%. O sistema realizará uma busca de todos os sobrenomes que começam com PAS, gerando alguns resultados: PASCOAL, PASSOLINI, PASSAMANI, PASSOS. 5
A procura pode ainda ser composta, ou seja, utilizando dois campos de pesquisa (nome e sobrenome). Exemplo: sobrenome = PAS% e nome = MAR% gerando resultados tipo MARCOS PASCOAL, MARTA PASSOLINI, MARIA HELENA PASSAMANI, MARILIA SOUZA PASSOS Exemplo2 Procura Médico O recurso de busca por dados parciais é utilizado também na tela de Inserimento de Registro na hora de preencher os dados de um médico (nome e sobrenome), gerando uma lista de possíveis médicos. Exemplo: Após digitar no campo sobrenome SIL% e pressionar a tecla TAB, o sistema gera uma lista com os nomes dos médicos cadastrados que possuem o sobrenome iniciado com o prefixo SIL, como SILVA e SILVEIRA. Veja em destaque na imagem abaixo: 6
Exemplo 3 Procura Exame Na sessão de seleção de exames, a busca pelo nome do exame que será solicitado ocorre da mesma maneira. É necessário preencher o campo localizado no lado esquerdo da tela de acordo com o seu respectivo código. Ou realizar a busca com a descrição digitada entre os símbolos de percentual. Exemplo:COL%. Esse comando vai gerar uma listagem de exames que começam com a palavra COL: COLESTEROL TOTAL, COLINESTERASE, COLPOCITOLÓGICO. 7
Função Soundex O botão Soundex é um auxílio oferecido pelo sistema a fim de facilitar as buscas por um cadastro, utilizando a semelhança sonora das palavras. Na prática esse mecanismo permite encontrar registros mesmo com erros de abreviação, digitação ou acentos. É muito vantajoso para a busca de nomes acentuados e com uma pronúncia complexa. Por exemplo, se você digitar a palavra SANTANA no campo sobrenome, e ativar a função Soundex antes de realizar a busca, o sistema oferece alguns resultados de pacientes com sobrenomes com a mesma pronúncia, porém escritos de formas diferentes: SANT ANNA, SANT ANA, SANTA ANNA, SANTANA. Outro bom exemplo prático é um paciente com o sobrenome SCHUARTZBERGER. Por ser de difícil pronúncia muitos ficariam em dúvida em como digitar na hora de realizar a busca. Neste caso a função Soundex solucionaria o problema através da semelhança sonora das palavras. 8
Essa função evita a duplicação de cadastros, agilizando esse processo, uma vez que com o acesso a resultados e dados anteriores evita-se o pedido desnecessário de informações sobre o paciente que já foram computadas em outras ocasiões. Além do mais a localização de um paciente já cadastrado oferece aos técnicos e bioquímicos acesso aos resultados anteriores. 9
Esquema de cores O sistema Astra oferece ao usuário uma forma de monitorar, em qualquer momento, o estado de adiantamento das requisições, amostras, análises e resultados. Esse monitoramento se dá através de um esquema de cores utilizado pelo programa, permitindo ao usuário uma rápida e fácil interpretação dos estados. Segue abaixo a relação de cores e possíveis explicações para seus estados, diferenciados entre requisições, amostras, análises: Requisições Cinza: somente agendada. Branca: é pronta para o início da produção. Amarela: parcialmente completada (pode ser impressa de tiver exames liberados parcialmente). Verde: completa, validada e pronta para a liberação do laudo. Vermelha: com resultados validados e a espera da validação médica. Preta: fechada (validada e pronta impressão). NOTA: Somente os laudos com os estados das requisições nas cores PRETAS ou AMARELAS (se devidamente liberadas parcialmente pelo bioquímico) estarão disponíveis para impressão. 10
Análises Cinza: não habilitada para a execução. Branca: pronta para o início da produção. Amarela: parcialmente feita, há pelo menos um resultado. Verde: validada e completa. Vermelha: análise é bloqueada. Neste estado uma análise não aceita a inserção de resultados nem do aparelho nem do usuário e pode ser desbloqueada somente pelo usuário (menu flutuante AstraLX: bloqueia / desbloqueia análise). Se a amostra a qual pertence à análise é vermelha (não disponível) a análise não poderá ser desbloqueada. Normalmente uma análise é bloqueada quando não deve ser transmitida ou recebida por um aparelho. Preta: análise fechada. 11
Amostras Cinza: amostra não disponível, a espera da coleta ou chegada da amostra. Branca: é pronta para o início da produção. Amarela: pelo menos uma análise possui um resultado. Verde: validada e completa. Vermelha: amostra não disponível (não será mais entregue). Preta: amostra fechada. 12
Manual Técnico criado e desenvolvido no ano de 2011 pela Equipe de Documentação Astra www.astralab.com.br 13