Índice 1. Introdução... 2. Noções Gerais para o Uso do Sistema... 2.1. Para Acessar o Sistema... 2.2. Menu Suspenso... 2.2.1. Vendas... 2.2.2. Consulta/Cadastros... 2.2.3. Menu Fiscal... 2.2.4. Caixa... 2.2.5. Crediário... 2.2.6. Ferramentas... 3. Tela de Vendas... 3.1 Formas de pagamentos... 4. Anexos... 4.1. Cadastro de Parâmetros...
1. Introdução O MerchFarma_FC é um software gerenciador de farmácias, que foi desenvolvido para atender às especificações legais, operando com as principais Impressoras Fiscais do mercado, além de oferecer um controle seguro sobre as vendas e os recebimentos. O MerchFarma_FC tem como por função trabalhar como Frente de Caixa, controlando vendas à vista, a prazo, convênios e PBMS, bem como, recebimento de contas a prazo. Com o gerenciamento e fácil compreensão, possibilita o usuário uma maior viabilidade e agilidade no ato da venda, além de proporcionar segurança a cada movimentação efetuada no caixa da loja. O modo como operar toda essa tecnologia adquirida está descrito nas próximas páginas deste Manual Operativo. Temos plena certeza de que o produto adquirido contribuirá para o desenvolvimento de sua empresa.
2. Noções Gerais para o Uso do Sistema Instruções gerais para acessar o Merchfarma_FC: 2.1. Para Acessar o Sistema O acesso ao sistema MerchFarma_FC é tido através do sistema MercFarma. Clique no ícone que se encontra na barra de ícones do sistema MercFarma. Também é possível iniciá-lo através da tecla de atalho F5. 2.2. Menu Suspenso Através do menu suspenso é possível realizar todas as operações de vendas cadastradas no sistema. Na sequência, explicações detalhadas sobre todos os itens que compõem este menu. 2.2.1. Vendas Este menu é o que contém todas as formas de vendas cadastradas no sistema. Ou seja, será através dele que o usuário efetuará as vendas em sua loja. Também é possível fazer orçamento no sistema para fazer o pedido no balcão e depois efetuar a venda no caixa. Essa venda será chamada através de um código gerado no momento do pedido.
Será neste menu que serão efetuadas também as vendas convênio, a prazo e Pbms. Também é possível fazer a edição de pedidos e a inclusão manual de cupons, para casos de o sistema estar fora do ar e ser necessário efetuar uma venda, por exemplo, em caso onde não há energia elétrica no momento da venda. 2.2.2 Consulta/Cadastro Cadastro ST: Menu utilizado para cadastrar as ST (Substituição Tributária) Neste menu é possível fazer o cadastro de ST e também fazer a consulta DAV. Verificar o histórico de compras de cliente e consultar os cupons vendidos. E em Tabela de Mercadoria e Serviços, fazer a inclusão (em um cadastro geral) de produtos, e também consultar ( esta função também é possível através da tecla de atalho F9 ). Importação alíquotas IBPT: Menu criado para fazer a importação das alíquotas para fins de cálculo de quanto é pago de imposto por venda.
Consulta DAV: DAV = (Documento Auxiliar de Venda). É item obrigatório do PAF-ECF. Quando é feito um orçamento, terá duas opções, o PRÉ-VENDA e o DAV. Histórico de compras ou tecla de atalho F4 : Menu para o usuário poder verificar o histórico de compras do cliente. Para visualizar o histórico do cliente, basta informar o código ou nome do cliente no campo Cliente ou inserir parte do nome, sendo que o sistema irá trazer todos os cadastros contendo o que foi inserido. Exemplo: Se for digitado apenas MAR, o sistema irá trazer do cadastro de clientes, todos que tiverem o MAR na frente de seu nome: MARIA, MARCOS, MARTA,...
Consulta cupons vendidos: Menu que serve para o usuário pesquisar os cupons vendidos em um determinado período. O modo de utilizar esse menu é bastante simples: é necessário apenas selecionar o período e informar um campo de filtro ou mais, que estão localizados na parte superior da janela e logo após, poderá mandar pesquisar, sempre passando com Enter pelo campos. Tabela de Mercadorias e Serviços -> Inclusão: Neste menu é possível visualizar o cadastro geral de um produto ou fazer também a inclusão ou alteração.
Tabela de Mercadorias e Serviços -> Consulta ou tecla de atalho F9 : Neste menu podemos consultar o valor de um produto, seu estoque, qual o seu valor na promoção, podendo pesquisar o estoque do produto em outra loja (Matriz ou filial) e incluir faltas do produto pesquisado. Tabela de Mercadorias e Serviços -> Consulta detalhada de Produto ou teclas de atalho Ctrl+F12 : Neste menu podemos pesquisar desde os similares de um produto até sua função terapêutica tendo como critério de pesquisa desde seu código até sua classificação. Uma das principais características deste menu, é o Vade Mecum (Reúne toda a informação de relevância relacionada aos produtos farmacêuticos).
2.2.3. Menu Fiscal Neste menu, desenvolvido de acordo com os padrões do Fisco, é possível fazer as verificações do que há na memória da impressora fiscal. Assim sendo, também é possível através desse menu fazer uma leitura X LX, Redução Z, DAV Emitidos, Identificação do PAF-ECF, Cancelamento de Cupons. É neste menu que o usuário deverá executar as tarefas de Sangrias e Suprimentos. Também se pode gerar os arquivos que o Fisco solicita através desse Menu. Operações Principais: Redução Z: Apresenta os valores de movimentação do dia de cada ECF. É permitido emitir apenas uma Redução Z por dia movimentado, se por qualquer motivo for tirado duas reduções do mesmo dia de movimentação da mesma ECF, a mesma será bloqueada até o início do próximo dia.
Cancelar Cupom: Este menu permite cancelar apenas o último cupom emitido. O cancelamento é emitido diretamente no ECF. Sangria: Solicita o valor e o motivo da retirada do dinheiro do caixa. Suprimento: Solicita o valor e o motivo da entrada de dinheiro do caixa. 2.2.4. Caixa Menu para rotinas de caixa, como a abertura e fechamento, também sendo possível o pré-fechamento de caixa, ou seja, lançar posteriormente os valores para o fechamento. É possível retirar um relatório de caixa e bloquear e desbloquear o caixa. Fazer retirada de cheques. Para casos de tele entrega, será neste
menu que o usuário irá fazer o acerto com os entregadores. Operações Principais: Abertura de Caixa: Para iniciar um caixa é necessário fazer a abertura, informando o operador e o sistema retornará uma tela informando que fora inicializado com o valor informado no fechamento de caixa anterior como valor de troco. Fechamento de Caixa: O fechamento de caixa possibilita efetuar o fechamento posteriormente, ou na hora. Quando escolhida a opção Posterior, ele ficará pendente de fechamento, para ser conferido e verificado em um segundo momento. A opção Agora é efetuado o fechamento e emitido o relatório do mesmo. Fechamento de Caixa Pendente: Após efetuar o fechamento do caixa posterior, este menu é utilizado para a conferência e fechamento do mesmo, é necessário informar os valores referentes a cada forma de pagamento. Relatório de Caixa: Este menu apresenta o relatório de caixa Detalhado ou Resumido do caixa que está aberto, podendo ainda adicionar caixas anteriores para verificação de movimentação. Bloquear/Desbloquear caixa: Neste menu há a possibilidade de bloquear o caixa, informa-se o usuário e senha para bloqueá-lo e também desbloqueá-lo, esta função é permita apenas se o funcionário tem permissão no seu cadastro para esta função. Retirada de Cheques: Este menu serve para registrar a retirada de cheques do caixa. Sempre que retirar o sistema imprime um documento informando a quantidade e valores dos cheques retirados. 2.2.5. Crediário Menu para fazer verificações, pagamentos, renegociações e pesquisar históricos de contas, sendo possível também, fazer o estorno de uma conta já paga.
Contas a Prazo: Verifica as contas a serem pagas pelos clientes, ou seja, as contas pendentes. Também sendo possível nessa mesma opção a alteração das datas de vencimentos. Gerar Boleto de Vendas a Prazo: Opção para quem possui o módulo MerchFinanças e queira gerar o boleto para vendas a prazo. 2.2.6. Ferramentas Menu utilizado por agentes técnicos da HOS para deixa-los configurados com os padrões da farmácia no momento da implantação do sistema. TEF: Menu dedicado para a configuração entre o sistema e a máquina de leitura dos cartões TEF que o estabelecimento trabalha. Configurações: Menu utilizado para as configurações gerais do sistema em relação ao Tef, Sintegra, Sistema, Cadastro de Parâmetros e Cupom. No cadastro de parâmetros é que irá ser definido as formas de venda estabelecidas pela farmácia, ou seja, as opções que irão aparecer no Menu Vendas. Cadastrar senha para vendas: Menu utilizado para o cadastro de senhas do cliente para compras em convênio e a prazo. 3. Tela de Vendas
A tela de vendas do sistema MerchFarma_FC é sempre a mesma e funciona da mesma forma para todos os tipos de vendas. Acima a tela de vendas padrão. Ou seja, ela sempre aparecerá em qualquer tipo de venda onde: Campo Convênio: Usado para a identificação do convênio. Este campo é obrigatório à identificação para qualquer tipo de venda convênio. Nele pode ser inserido tanto o nome do convênio quanto o código. É um campo pesquisável, ou seja, pode ser inserido apenas parte do nome e dar um Enter que o sistema irá pesquisar e retornar as opções possíveis. Campo Cliente/Func: Servirá para todos os tipos de venda, porém, na venda à vista ele não é obrigatório, apenas se for configurado para ser. Este campo é para identificar o cliente. Em casos de convênio e vendas a prazo, esta identificação é obrigatória. Nele pode ser inserido tanto o código do cliente quanto o nome do mesmo, sendo também um campo pesquisável.
Em casos de venda por convênio ou a prazo, o sistema também trará a baixo da tela as seguintes informações: As informações acima não são editáveis, e elas correspondem à: Saldo Disponível: O saldo que o cliente tem para efetuar a compra no estabelecimento (Vendas Convênio). Débito Anterior: Quanto o cliente deve antes desta compra. Débito Atual: Quanto o cliente deverá após efetuar a compra. Limite: Limite que o cliente possui para comprar no mês (Vendas a Prazo). Créditos: Quanto o cliente possui de créditos. Produto: Identificador do produto. Campo pesquisável pelo código interno, código de barras e também o nome do produto. Para informar a quantidade do produto a ser vendido, basta teclar Enter antes de pesquisar o produto que abrirá uma tela para ser informada a quantidade. Receita: Tipo da receita que deve ser apresentada pelo cliente para comprar o medicamento (Para casos de medicamentos controlados). Desconto: São dois campos (% e R$) para o usuário poder dar o desconto na venda. Total Bruto: Valor real da venda (sem descontos). Sub Total: Valor da venda com o desconto. Total: Valor que deverá ser pago.
Na parte inferior da tela de vendas, existe uma legenda onde é possível fazer mais algumas operações no sistema. F1 Atalhos: Este atalho abrirá uma tela com mais outros atalhos. Esc Finalizar Venda: Usado para finaliza sua venda. F3 Desc. Individual: Usado para informar um desconto para o produto. Quando utilizado esta opção, a mesma tem que ser usada antes de adicionar o produto. Enter: Usado para informar a quantidade do produto. Delete: Usado para cancelar a venda de um produto já informado. F11: Usado para sair da tela de vendas. 3.1. Formas de Pagamento
A tela ao lado é uma tela padrão de forma de pagamento. Pode ser configurável. Essa tela aparecerá para ao finalizar a venda. 4. Anexos 4.1.Cadastro de Parâmetros: Código: Gerado internamente pelo Sistema, conforme a inclusão de formas de vendas no estabelecimento. Nome: Identificação da forma de venda que está sendo cadastrada. Descrição: Identificação de como será apresentado a forma de venda cadastrada. Desc. Promo: Definição se a forma de venda terá acesso a produtos em promoção. Desc. Padrão: Definição se a forma de venda terá valor em percentual padrão de desconto no
momento de venda. Permite Desc. Indiv. (F3): Se a forma de venda cadastrada tem permissão de definir um percentual de desconto antes da identificação do produto na venda. Altera Desconto: Se é possível à alteração do desconto no momento da venda do produto. Lançamento: Identificar o lançamento da forma de venda cadastrada. VV (venda à vista), VP (venda a prazo), VC (Venda Convênio). PBM: Identificações na forma de venda incluída se serão por produtos TRNCENTRE, E-PHARMA, VIDALINK, FARMÁCIA POPULAR,... Obedece Maior Desconto: Se a forma de venda que está sendo incluída, o percentual de desconto será identificado pelo cadastro do cliente, convênio ou produto. Modalidade: Modalidade pela qual esta forma de venda será gravada na base de dados, podendo ser A VISTA, A PRAZO, CONVÊNIO. Informa Receita: Usada para que a forma de venda cadastrada se será necessária identificar a receita do medicamento. Status: Se a forma de venda está sendo utilizada visível no Frente de Caixa. Formas de Pagamentos Permitidas: Possibilidade de definir quais as formas de pagamento para a venda cadastrada.