Manual SIGHA PAF-ECF. Introdução

Transcrição

1 Introdução As empresas usuárias de ECF (Emissor de Cupom Fiscal) estão sendo obrigadas ao uso do PAF (Programa Aplicativo Fiscal). O PAF-ECF é submetido a diversas regras definidas pelo ICMS 15/08 e ATO COTEPE 06/08 e também deve ser HOMOLOGADO por um órgão oficial autorizado. Cada estado está determinando os prazos e as atividades que estão sendo obrigadas ao uso desse aplicativo. Muitos já estão obrigados e podem sofrer as sanções previstas pelas leis de cada estado. Há regras definidas para diversos ramos de atividade, conforme suas peculiaridades, como por exemplo: postos de combustíveis, bares, restaurantes, farmácias, oficinas, lojas de peças, materiais de construção e varejo em geral. A SIGHA está com lançando um PAF-ECF INOVADOR que atende a várias atividades e ainda com suas peculiaridades e inovações tecnológicas, como, por exemplo, o suporte a telas Touch Screen.

2 Este manual refere-se ao uso e configuração do PAF-ECF Módulo Frente de Caixa. O objetivo é documentar as áreas operacionais onde se encontra toda a infra-estrutura operacional do sistema, a configuração e a utilização do sistema. A SIGHA PAF contém os seguintes recursos: Consulta de Produto / Combustíveis / Serviços / Clientes Abertura / Fechamento de Caixa / Suprimento / Sangria Abre Cupom Fiscal / Fecha Cupom Fiscal / Emite NF baseada em CF Emissão e Cancelamento de Cupom Fiscal / Devolução Cupom Fiscal / Cancela Último Item Relatório de Sangria e Suprimento Relatório de Meios de Pagamentos / Controle de Encerrante Informações da impressora / Alíquotas Programadas / Verifica Truncamento / Número de série / Data/Hora Leitura X Redução Z Integração com TEF Discado e dedicado ACESSO AO SISTEMA O cadastramento do operador de caixa é feito pelo sistema de retaguarda. Feito isso é possível acessar o módulo. Com o operador selecionado entre com a senha e confirme.

3 O funcionário quando acessa sistema deparar-se com a tela de abertura de caixa onde aparece o nome do operador (a) de caixa e um campo para entrar com a informação do troco inicial, que é utilizado para facilitar o trabalho durante seu turno. Confirmado essa tela o usuário tem acesso para executar seus trabalhos. O operador de caixa é capaz de fazer a sangria ou suprimento e ao final do turno, essa informação consta na tela de fechamento de caixa. Ao fechar o caixa o operador necessita entrar com informações adicionais que são apresentadas na tela no momento de encerrar o turno deste operador. O sistema confronta as informações que o operador entrou com as que o sistema realizou durante o turno, caso tenha alguma diferença é apontada pelo sistema. TELA PRINCIPAL MÓDULO FRENTE DE CAIXA Nesta tela efetuam-se as vendas bem como consultas e relatórios e demais funções existentes no sistema SIGHA PAF.

4 CADASTROS A opção de cadastro permite somente a consulta dos seguintes itens: Produto; Combustível; Serviço; Para cadastro de novo produto obrigatoriamente deve ser feito no modulo de retaguarda. A procura é feita pela tecla de atalho (F2) código e (F3) descrição produto. Para pesquisa de informações sobre o produto utilize a tecla (F8) a tela permite que o usuário visualize algumas informações, não sendo possível alterar qualquer informação do produto. Para clientes existem algumas opções para facilitar o trabalho do usuário. É possível consultar algumas informações do cliente, cadastrar clientes, alterar e cadastro de cliente temporário. A consulta dos dados é exclusivamente para o endereço, débitos do cliente, restrições e observações diversas. O Cadastro do cliente é aceito pelo operador com a entrada de informações básicas, tais como a razão social, CPF/CNPJ, RG/IE e endereço

5 completo, o operador não tem acesso para oferecer limite e restrições, essa permissão é concedida para o operador que utiliza o módulo da retaguarda. Alteração do cliente é a respeito às informações básicas. Cliente temporário é uma alternativa empregada para clientes que ocasionalmente estão passando pelo estabelecimento. A opção tem a finalidade de emitir o comprovante com os dados do cliente. A FUNCIONALIDADE DA TELA DE VENDA A tela de venda utilizada pelo operador de caixa para o ramo de Postos de Combustíveis é muito simples, neste exemplo visualizam-se os bicos e a quantidade de abastecidas que estão na espera para efetuar a venda. Existem dois formatos diferentes para emitir Cupom Fiscal ou Nota Fiscal A Vista. O primeiro e mais simples de efetuar uma venda à vista a clientes diversos, é selecionar a abastecida e pressionar com o mouse a opção (A Vista Clientes Diversos), com dois cliques está feito o processo de uma venda à vista. Começando da esquerda para a direita temos a segunda opção de venda à vista. Nesta há uma alternativa a mais, que é a de indicar para qual cliente deseja realizar a venda. Se for um cliente que está eventualmente na região e precisa que no comprovante estejam impressos os dados pessoais, o operador tem a opção de cadastrar como CLIENTE TEMPORARIO.

6 Em seguida da venda a vista vem à venda no cartão, segue os padrões da venda à vista, escolhido o combustível ou produto ou mesmo serviço, clique no botão escrito cartão, logo após, escolha para qual operadora de cartão deseja fazer a venda, estas operações estão préconfiguradas no sistema de retaguarda. É possível integrar em uma mesma venda operações distintas (à vista / a prazo / cartão), conforme a necessidade do cliente. Após ter selecionado a operação, adicione o valor com um clique na seta que está à direta do valor total. Se a opção escolhida for mais de uma operação, (a vista e prazo) é necessário que para cada operação informe o valor e adicione até fechar com o valor total da venda, o sistema não prossegue o processo de venda enquanto estiver com saldo pendente. Após escolhidos as devidas operações, confirme para prosseguir, a próxima etapa. Entre com o vendedor, o veiculo e a placa, caso o cliente careça da informação. Venda com cheque consente que seja feito o cadastro do cheque no momento da venda, é necessário que a operação seja de (venda com cheque). O sistema permite a entrada das informações do cheque manualmente ou por meio de leitor. Pelo módulo financeiro é possível controlar os vencimentos.

7 Na venda a prazo segue a mesma seqüência até a escolha da operação, a próxima tela que difere das demais operações, neste momento o operador de caixa necessita indicar qual o plano de vendas. O plano de venda é cadastrado na retaguarda conforme a política da empresa. Para clientes que possuem alguma restrição na venda a prazo ou bloqueios ou quando ultrapassar o limite, o sistema rejeita a venda, essa configuração é feita na retaguarda em alguns casos dependendo da configuração apenas é visualizado um alerta e prossegue a venda normalmente. Os bloqueios podem ser feito para qualquer operação de venda. PROCEDIMENTOS QUANTO AO CANCELAMENTO DE CUPOM FISCAL O SIGHAPAF pode cancelar documentos fiscais emitidos, desde que o cancelamento ocorra imediatamente após a sua emissão, hipótese em que devem constar, ainda que no verso do documento cancelado, as assinaturas do operador do equipamento e do supervisor do estabelecimento, devendo o cupom de cancelamento ser anexado ao respectivo documento cancelado.

8 O operador de caixa possui alternativa de cancelar, mas para concretizar o cancelamento do cupom é necessário autorização do administrador do sistema, que informa a senha para finalizar o processo de cancelamento. Para cancelar o item no cupom é imprescindível informar qual o item que pretende cancelar essa informação é encontrada no cupom ou mesmo na tela de venda. PROCEDIMENTOS QUANTO A DEVOLUCAÇÃO DO CUPOM FISCAL Em virtude de garantia, troca, inadimplemento do comprador ou desfazimento do negócio, a mercadoria devolvida por pessoa não obrigada à emissão de Nota Fiscal ou considerada não contribuinte do ICMS poderá ser recebida pelo vendedor. O vendedor poderá se creditar do imposto debitado por ocasião da saída da mercadoria, desde que haja prova idônea da devolução (parcial ou total). Deve ser emitida Nota Fiscal na entrada da mercadoria, fazendo-se menção ao documento fiscal originário (Cupom Fiscal, Nota Fiscal ou Nota Fiscal de Venda a Consumidor) e se obtendo, na Nota Fiscal de Entrada ou em documento apartado, declaração assinada pela pessoa que efetuar a devolução. Para executar a devolução é necessário entrar com a senha do administrador do sistema, passado essa etapa selecione o cliente e o cupom fiscal e confirme o processo. Por último o sistema pede para que entre com motivo da devolução.