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ÍNDICE: Introdução Pág. 03 O esocial: principais mudanças e desafios Pág. 03 Objetivos do esocial Pág. 04 Vantagens do esocial Pág. 04 Sobre a Pesquisa Pág. 05 Implantação do esocial: Fatos e Números Pág. 06 Conclusão Pág. 12 Sobre a IOB I SAGE Pág. 13
INTRODUÇÃO O esocial: principais mudanças e desafios O ano de 2014 marca o início do programa esocial, a maior e mais complexa parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), referente às informações trabalhistas e previdenciárias das empresas de todo o País. Com o novo sistema, os empregadores deverão enviar ao Fisco, em um único documento digital, todas as informações trabalhistas, previdenciárias, fundiárias e tributárias relativas aos seus trabalhadores, desde o momento da contratação até a rescisão contratual. Entre as informações a serem enviadas por meio do esocial, estão: o registro de empregados, concessão de férias, 13º salário, pagamento de remunerações e demais verbas não integrantes desta, estabilidades concedidas, afastamentos do trabalho, acidentes sofridos, recolhimento de contribuições previdenciárias, depósitos fundiários, retenções, exames médicos etc. A adequação ao esocial exige que as empresas implantem sistemas para o cumprimento das obrigações, além de capacitar seus colaboradores para fornecer informações precisas e de acordo com o prazo determinado pelo Fisco. Em 2015, o esocial substituirá diversos documentos, como: Relação Anual de Informações Sociais (Rais); Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged); Inscrição do trabalhador no PIS/Pasep; Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP); Registro do empregado em livros ou fichas de registro e Comunicação de férias coletivas ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). O novo sistema exigirá a organização e centralização das informações no departamento responsável pela inserção dos dados no sistema. Portanto, para que os dados sejam captados de forma correta e em tempo hábil, é imprescindível uma comunicação transparente e efetiva entre todos os departamentos da empresa. Essa pesquisa visa identificar o cenário atual e os impactos referentes a essa nova obrigação. Boa Leitura! Elton Donato Diretor Executivo 3 www.portalesocial.com.br
4 OBJETIVOS DO esocial. O esocial, objetiva principalmente: a) aumentar a arrecadação de tributos; b) simplificar o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fundiárias; c) facilitar a fiscalização por parte dos diversos órgãos públicos (Receita, MTE e Caixa), do cumprimento das obrigações principais e acessórias por parte das empresas; d) promover maior controle das informações; e) diminuir a sonegação; f) eliminar informações em duplicidade, triplicidade etc. VANTAGENS DO esocial Para as empresas: Para o Fisco: Para o trabalhador: www.portalesocial.com.br a) simplificação do cumprimento das obrigações acessórias, que passam a ser efetuadas em um só ambiente digital, eliminando o preenchimento e envio de vários documentos; b) redução de custos com considerada diminuição do uso de papel o que também acarretará menor utilização de espaço físico; c) racionalização do trabalho e maior controle dos serviços relativos às áreas correspondentes (trabalhista e previdenciária); d) acesso fácil e rápido às informações tanto por parte da empresa como por parte das fiscalizações que estas venham a sofrer; e) maior qualidade das informações prestadas. a) aumento da arrecadação de tributos; b) redução significativa da sonegação; c) facilidade e rapidez nas fiscalizações; d) melhoria na qualidade das informações prestadas pela empresa; e) efetividade no cruzamento de dados. a) acesso às suas informações relativas ao contrato de trabalho; b) ciência do recolhimento das suas contribuições previdenciárias; c) ciência dos depósitos relativos ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. O sistema traz vantagens para todos os envolvidos, entretanto, no primeiro momento vai exigir grande esforço das empresas como preparo tecnológico delas e também do pessoal que deverá ser treinado para o bom desempenho das suas novas atribuições.
SOBRE A PESQUISA A pesquisa elaborada pela IOB, do Grupo SAGE, visa identificar o cenário atual das empresas e impactos referentes a adaptação ao esocial. Compartilhamos estes resultados, certos de que podemos ajudar a sua empresa a ficar preparada para cumprir esta obrigatoriedade com muita segurança. Serviços 47,45% 451 Empresas Participantes Indústrias Diversas 8,20% Varejo 4,66% Participaram desta pesquisa 451 empresas, sendo a grande maioria do segmento de prestação de Serviços (47,45%), seguido por Indústrias Diversas (8,20%) e Varejo (4,66%), em todo o país. A maior parte das empresas participantes deste estudo possui até 100 empregados, o que permite uma avaliação muito realista do comportamento das instituições que têm um porte maior, mas ainda assim não dispõem de uma grande estrutura para antecipar às necessidade e riscos de uma mudança nos procedimentos internos, nas proporções exigidas pelo esocial. Desta forma, é feita uma análise dos diversos fatores e situações expostas pelas empresas e que tem servido de obstáculos à plena adequação da estrutura à etapa considerada mais complexa do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Perfil das empresas por número de empregados: 63,86% 5 www.portalesocial.com.br Opções Respostas Até 100 23,06% 6,43% 4,21% 0,89% 1,55% De 100 a 500 Até 500 a 1000 De 1000 a 2000 De 2000 a 5000 Acima 5000
IMPLANTAÇÃO DO esocial Fatos e números Sua empresa já montou uma estratégia para se adequar ao esocial? 34,59% das empresas não elaboraram estratégias de adequação e aguardam cronograma definitivo do Governo. 34,59% As empresas que não estiverem preparadas para cumprir as obrigações determinadas pelo esocial estarão sujeitas às penalidades, além de serem impedidas de expedir a Certidão de Prova de Regularidade Fiscal perante a Fazenda Nacional e o Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (CRF). Apesar disso, as empresas ainda podem se adaptar e contam com cursos, soluções e publicações para dirimir todas as possíveis dúvidas, capacitar os profissionais e promover mudanças nos processos internos das empresas, estando aptos a cumprir a nova obrigação. Qual dos itens abaixo sua empresa precisa para atender as exigências do esocial? 64,97% das empresas não atualizaram seu Sistema de Folha de Pagamento para atender as exigências do Fisco. Nos últimos meses, o governo já divulgou diversos layouts do esocial, acrescentando, a cada novo formato, mais campos de informações sobre os empregados a serem preenchidas pelo empregador. De acordo com análises da IOB, do Grupo Sage, estima-se que são mais de 168 informações por trabalhador, mensais ou geradas por situações eventuais. No caso de uma empresa com centenas de empregados, serão milhares de informações a serem geradas e transmitidas ao governo todos os meses. Por isso, é fundamental que, mesmo sem o layout definitivo, as empresas providenciem a atualização dos cadastros de seus empregados, e o que faltar poderá ser complementado posteriormente. 64,97% das empresas 64,08% 64,97% 64,30% 6 www.portalesocial.com.br Opções Respostas Atualização Cadastro de Colaboradores Adequação do Sistema de Folha de Pagamento Revisão e Ajuste dos Processos e Rotinas Trabalhistas. Revisão e Ajuste das Tabelas de Incidências (Rúbricas) 48,12% Verificação dos Cálculos Trabalhistas 32,59%
Qual a maior dificuldade encontrada para essa adequação? 27,10% das empresas consideram que a maior dificuldade para adequação do esocial se refere ao Sistema de Folha de Pagamento. 27,10% das empresas A maior dificuldade relatada pelas empresas tem sido a adaptação do sistema de folha de pagamento, uma vez que muitas não dispõem de todas as informações dos empregados que deverão ser transmitidas via esocial. O procedimento significa uma mudança radical nos processos internos das empresas, por envolver profissionais de diversas áreas e criar novas rotinas. Em seguida, as empresas participantes da pesquisa. apontaram como desafios nesta etapa a capacitação da equipe; a falta de tempo para conciliar a adaptação com as atividades rotineiras, visto que muitas irão utilizar sua atual estrutura de funcionários para concluir a preparação para o esocial. Mesmo com a ampla divulgação desta nova obrigação, um dos desafios citados pelas empresas se refere à resistência da alta gestão das organizações para a necessidade desta mudança. Por último, a falta de recursos para a transição também é um item que tem dificultado a vida das empresas nesta tarefa. 22,06% 24,22% 27,10% 17,51% 2,64% 6,47% Opções Respostas Capacitação da Equipe Falta de Tempo Adequação do Sistema de Folha de Pagamento Conscientização da Alta Gestão Falta de Recusos FInanceiros Falta de Recursos Técnicos 7 www.portalesocial.com.br Sua empresa já investiu na capacitação de seus colaboradores? 46,31% das empresas investiram em capacitação dos colaboradores por meio de cursos e treinamentos. Quase metade das empresas consultadas já tomaram iniciativas para o preparo da equipe, demonstrando estarem cientes da responsabilidade atribuída a esses profissionais que transmitirão os dados ao Fisco. No entanto, muitas empresas ainda não buscaram a qualificação adequada, visto que a simples aquisição dos sistemas não as deixam aptas para esta nova obrigação. Por este motivo, é importante contar com cursos e treinamentos que habilitem os profissionais a acompanhar as determinações do esocial e passar a cumprílas logo no início da vigência, evitando transtornos e custos às empresas. 46,31% das empresas
Qual seu grau de segurança sobre a adequação dos processos e sistemas para cumprir o prazo oficial? 45,76% das empresas estão inseguras para se adequar e cumprir os prazos oficiais. 45,76% das empresas Diante da expectativa de muitas das empresas que ainda aguardam mais esclarecimentos sobre o esocial por parte do governo, é possível verificar que as mesmas ainda apresentam insegurança sobre os procedimentos. Por este motivo, é importante que elas tenham um suporte de profissionais preparados e que estejam acompanhando todos os pontos da legislação acerca do tema, para solucionar quaisquer dúvidas, bem como fornecer orientações precisas. A indefinição de alguns prazos e procedimentos é um dos fatores que faz com que as empresas não tenham total segurança no cumprimento da obrigação. No entanto, ao invés de providenciar as adaptações apenas nos últimos meses anteriores ao início da vigência, é possível adiantar diversos preparativos, como por exemplo, a atualização dos cadastros dos trabalhadores, incluindo outros dados posteriormente e de forma muito mais ágil e fácil, dentro de um sistema já organizado. 43,30% 45,76% 9,82% 1,12% Opções Respostas Muito Seguro de que Cumpriremos o Prazo Relativamente Seguro Insegurança Sobre o Cumprimento dos Prazos Não Cumpriremos o Prazo 8 www.portalesocial.com.br
Sobre a qualidade das informações, qual o seu grau de segurança logo após a entrega dos primeiros arquivos? 43,02% das empresas estão inseguras sobre a qualidade das informações enviadas. As informações que constam no site do esocial indicam que haverá penalidade para entrega em atraso de informações apenas nos casos já previstos em lei, inclusive com relação às retificações e nos valores nela estipulado. A retificação durante a denúncia espontânea (sem procedimento de ofício regularmente instaurado) não gera penalidades tributárias, excluídas as de caráter moratório sobre os débitos não recolhidos em época própria. 43,02% das empresas No entanto, as empresas podem e devem evitar riscos desnecessários, utilizando-se de todos os recursos possíveis para assegurar a qualidade das informações submetidas ao sistema. 43,07% das empresas Além do RH, quais áreas estão envolvidas com este tema em sua organização? 43,07% das empresas têm consciência de que as mudanças exigidas pelo esocial geram impacto em diversas áreas da empresa, como Jurídico, Recursos Humanos, Departamento de Pessoal entre outros. As empresas precisam estar cientes de que a adaptação ao esocial movimenta todas as áreas da empresa, cuidando para que todos os profissionais exerçam suas atividades. Por este motivo, as empresas precisam investir no treinamento das equipes e contar com um atendimento contínuo para esclarecer possíveis questões ao longo de todo o processo de adaptação ao esocial. Por outro lado, o estudo constata que metade delas ainda não se atentaram para a grande responsabilidade dos funcionários que irão lidar diretamente com a elaboração e o envio dos arquivos e que devem estar adequadamente habilitados a fazê-lo, pois uma informação incorreta pode comprometer todo o trabalho. 9 www.portalesocial.com.br
CONCLUSÃO DA PESQUISA Empresas estão inseguras com a implantação do esocial Inseguras 55,19% 451 Empresas Participantes Preparadas 10% A pesquisa realizada pela IOB com 451 empresas de diferentes setores, em todo o País, permitiu avaliar que, apenas 10% das empresas estão preparadas, e criaram uma estratégia de adequação. Estas empresas afirmam que já adotaram o sistema de Folha de Pagamento adequado e que já capacitaram os seus colaboradores para gerar e organizar as informações ao Fisco. No entanto, 55,19% das empresas manifestam alguma insegurança quanto à qualidade das informações que serão transmitidas por meio do esocial. O estudo da IOB aponta ainda que há uma grande apreensão de todas as empresas que aguardam mais informações do Fisco sobre os procedimentos e prazos. No entanto, apesar de estarem sujeitas a novas determinações do governo quanto ao que deverá conter no arquivo transmitido, as empresas já têm condições de adiantar diversos procedimentos para reduzir o impacto desta mudança, iniciando pela atualização dos cadastros dos empregados. Para esclarecer todas as dúvidas e garantir uma adaptação sem transtornos, as empresas devem recorrer à profissionais especializados, produtos e serviços que assegurem a qualidade das informações, bem como cursos e treinamentos para capacitar a equipe a adotar novos procedimentos. Uma vez adaptadas ao esocial, as empresas terão ganhos em eficiência, organização das informações e redução da burocracia. 10 www.portalesocial.com.br
CONSIDERAÇÕES FINAIS Por que sua empresa deve começar a se adequar ao esocial de forma antecipada? Entenda os riscos e impactos que sua empresa poderá sofrer. Grande parte dos empresários ainda não se conscientizaram que apesar do prazo estendido e ainda indefinido para o programa entrar em vigor, é preciso se preparar de forma antecipada para evitar riscos para suas empresas. Segundos estudos, estima-se que mais de 6 milhões de empresas em atividade no Brasil serão impactadas pela obrigatoriedade de envio das informações de RH para o governo. 58,02% 35,04% 20,08% 2,01% Opções Respostas Ainda não se comprometem a se adequar ao esocial. Aguardam definição definitiva de implantação. Ainda não foram identificados os impactos sobre a cultura organizacional. Acompanha à distância, pois entende que o software da Folha de Pagamento atenderá a todas as necessidades. Por que você deve adequar a sua empresa o quanto antes? Ainda não começou a preparar a sua empresa? Saiba que está atrasado! O governo está trabalhando para a divulgação de um cronograma definitivo de implantação do programa. A partir daí, dependendo do tipo, sua empresa deverá estar pronta para o uso obrigatório do esocial. Então, antes que sejam estipuladas as datas para entrada em vigor do esocial, conforme cronograma exposto no portal www.portalesocial.com.br, e atualizado com base na legislação vigente, a empresa já deve estar adequada. 11 www.portalesocial.com.br
Corrida contra o tempo! Em 3, 2, 1...Já! O impacto da mudança de procedimento para as empresas é evidente. 1 - O esocial implicará a reformulação de processos internos das empresas, como alteração do sistema de gestão, treinamento de pessoal e contratação de recursos humanos. 2 - Deverão checar e validar as informações de cada empregado de sua estrutura. Para esta finalidade a Receita Federal do Brasil disponibilizou uma ferramenta de checagem das informações cadastrais. Caso os dados do trabalhador estejam inconsistentes, o próprio trabalhador terá que ir aos órgãos oficiais (Ministério do Trabalho, Previdência Social, Caixa e Receita Federal do Brasil) para regularizar seus dados. Imaginem o impacto operacional se boa parte dos seus trabalhadores estiverem com situação cadastral inconsistente! 3 - As empresas que já têm seu próprio sistema de gestão terão que buscar novas soluções tecnológicas que atendam às exigências na forma de envio das informações, e deverão, dentre as informações cadastrais constantes do evento S-1000 (Informações do Empregador/Contribuinte), prestar as seguintes informações quanto a esse fornecedor: a) o CNPJ da software house, devendo ser um CNPJ válido; b) o nome do contribuinte, no caso de pessoa física, ou a razão social, no caso de pessoa jurídica; c) o nome do contato na empresa; d) o número do telefone, com DDD; e) o código do município, conforme tabela do IBGE; f) a sigla da Unidade da Federação; e g) o endereço eletrônico. 4 - Haverá necessidade de uma reciclagem dos profissionais das áreas de Departamento Pessoal, pois o novo formato exige um maior detalhamento técnico. Não deixe para depois. Evite multas! A idéia agora é que, Ministério do Trabalho e Emprego, Caixa Econômica Federal, INSS, Receita Federal, Conselho Curador do FGTS e Justiça do Trabalho passem a obter as informações do dia a dia das empresas em tempo real. Estão aí incluídos admissão de empregados, alterações salariais, afastamentos, horas extras pagas e exposição do empregado a agentes nocivos, entre outros. Assim, a sua empresa ficará muito mais vulnerável a penalidades. Com essa interligação de sistemas, basta inserir uma informação errada para que ela se propague em toda a Teia de Informações do esocial, assim, ao mesmo tempo sua empresa sofrerá penalidades dos diferentes órgãos controladores (Ministério do Trabalho, Previdência Social, Caixa e Receita Federal do Brasil). Vale lembrar que com o esocial as empresas promoverão uma auto denúncia dos seus processos, gerando uma maior exposição ao fisco. 12 www.portalesocial.com.br
Na prática Veja o que acontece se a sua empresa cometer uma infração relacionada a Férias, por exemplo: Se a sua empresa possuir apenas 1 funcionário. Se a sua empresa possuir apenas 10 funcionários. Se a sua empresa possuir apenas 50 funcionários. Se a sua empresa possuir apenas 100 funcionários. Multa estipulada é de R$ 170,26. Multa estipulada é de R$ 1.702,60. Multa estipulada é de R$ 8.513,00. Multa estipulada é de R$ 17.026,00. Em caso de reincidência, o valor aplicado será o dobro, no caso: R$ 340,52. Em caso de reincidência, o valor aplicado será o dobro, no caso: R$ 3.405,20 Em caso de reincidência, o valor aplicado será o dobro, no caso: R$ 17.026,00 Em caso de reincidência, o valor aplicado será o dobro, no caso: R$ 34.052,00. Fique atento! Prepare a sua empresa desde já e evite complicações. Saiba mais Acesse www.portalesocial.com.br e fique por dentro de todo universo esocial, além de poder adquirir produtos que vão auxiliar a sua empresa a melhor se adequar ao programa. 13 www.portalesocial.com.br Referências Portal esocial IOB IOB Online Portal CIO Portal CNC
SOBRE A IOB SAGE Líder de mercado no segmento de informações empresariais, jurídicas e tributárias, a IOB, linha de produtos do Grupo SAGE, atua em uma área de grande complexidade, que demanda informações rápidas e confiáveis, desenvolvendo soluções inovadoras que têm ajudado empresas a reduzirem riscos de autuações e aumentarem sua eficácia operacional das áreas jurídica, contábil e fiscal. Unindo o que há de mais moderno em termos tecnológicos a uma equipe altamente preparada, os produtos e serviços da linha IOB permitem gerenciar os riscos da exposição fiscal e asseguram a conformidade legal dos negócios de seus clientes. São mais de 60 produtos de informação (online, impresso e eletrônico), uma unidade de negócios dedicada exclusivamente à educação profissional, um grande portfólio de livros e uma estrutura integrada de soluções que proporcionam total controle da atividade tributária empresarial. A multinacional britânica Sage é líder em softwares para gestão de Escritórios Contábeis e empresas de pequeno a médio porte, com mais de seis milhões de clientes no mundo. Está presente em 24 países, com mais de 13.000 colaboradores e na Inglaterra integra o FTSE 100 da Bolsa de Valores de Londres, uma das 100 ações mais representativas da Bolsa. Conte com o apoio do Grupo Sage, que é feito por pessoas que entendem as necessidades do seu negócio e do mercado no qual você atua. Acesse sage.com.br e saiba mais Para saber como podemos ajudar você a cumprir esta nova obrigação acesse: www.portalesocial.com.br Ligue 0800 724 7777 14 www.portalesocial.com.br