Sistemas de Informações Gerenciais: A importância da utilização do sistema Beta dentro dos processos decisórios e gerenciais da Transportadora Alfa- Um estudo de caso Giovana Aparecida Vaz (Secal) vanavaz_pg@hotmail.com Laudicéia J. Rodrigues (Secal) vanavaz_pg@hotmail.com Annecila G. Marcinik (Secal) vanavaz_pg@hotmail.com Alcenir Marins Mainardes (Secal) vanavz_pg@hotmail.com Jocimar D. Prado (Secal) jocimarprado@br10.com.br Resumo: Com a crescente transformação do meio econômico e tecnológico fica difícil para as empresas não adotarem meios de facilitar seus processos sejam eles gerenciais ou operacionais. Decorre daí a necessidade de buscarem ferramentas eficientes de informação para seus processos decisórios, por isso a adesão a um software capaz de levar essas informações à empresa se faz imprescindível, bem como a correta e adequada implantação do mesmo. O presente artigo visa demonstrar o nível de importância de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) para o processo decisório e gerencial de uma transportadora da região dos Campos Gerais bem como apontar seus benefícios e malefícios, para tanto a empresa será aqui denominada Transportadora Alfa e o software Beta Sistemas. Palavras - chave: Sistema ERP, Informações Gerenciais, Integração. 1. Introdução A concorrência tem exigido cada vez mais esforços das empresas de quaisquer portes no sentido de manterem-se competitivas em seu ambiente de atuação. Pesquisas têm indicado que a complexidade do ambiente competitivo tem exigido das organizações maior capacidade de respostas e ao mesmo tempo tem feito aumentar a complexidade interna das mesmas. Neste ambiente turbulento a informação tem sido um importante diferencial competitivo no sentido que permite a empresa estar ligada nas mudanças de seu ambiente externo e interno possibilitando respostas rápidas com a finalidade de atender as necessidades de seus clientes. Assim, a tecnologia da informação tem se mostrado uma ferramenta importante na medida em que fornece instrumentos que auxiliam na captura e processamento rápido de dados transformando-os em informações valiosas. Desta forma, tendo em vista a grande relevância que a informação tem dentro do ambiente competitivo, o presente trabalho visa apresentar como uma empresa do setor de transportes de cargas com diversas filiais operacionaliza seu sistema ERP de modo a conseguir a integração entre filiais distantes geograficamente e também a integração interna de seus diversos setores. Pode-se verificar através do estudo de caso que como ocorre em um grande número de empresas alguns problemas surgiram, mas puderam ser superados devido à forma de trabalho desenvolvida entre os fornecedores do software e a empresa estudada. O principal problema evidenciado no estudo foi a questão da padronização dos softwares que são oferecidos a diversas empresas que possuem especificidades que muitas vezes não podem ser atendidas
pelo sistema ofertado Como principal contribuição, o trabalho evidencia como o empenho dos participantes da operacionalização do sistema pode ser fundamental para solucionar problemas imprevistos e em especial eventuais resistências por parte dos participantes da implantação e operacionalização. 2. Metodologia No presente trabalho foi realizada uma pesquisa caracterizada como exploratória e estudo de caso (GIL, 2002). Como objetivos principais buscaram-se entender a percepção da empresa a respeito do atual estágio de utilização do sistema ERP e ao mesmo tempo traçar os principais problemas e as soluções encontradas para se ter sucesso na implantação e utilização do sistema. Para se atingir os objetivos propostos foram aplicados um questionário com perguntas abertas e entrevistas junto a dois funcionários da administração da empresa que possuem grande familiaridade com o sistema estudado. 3. Referencial teórico 3.1 A gestão da informação e a geração do conhecimento A informação bem gerida dentro das organizações pode propiciar a estas um diferencial competitivo no sentido de torná-la mais ágil e conectada com as rápidas mudanças que ocorrem no ambiente competitivo. Stewart (1998) e Edvinson e Malone (1998) já abordaram a questão da importância da gestão da informação com geradora de uma riqueza para a organização a qual os autores denominaram de "Capital Intelectual" sendo este resultado da soma das capacidades desenvolvidas pela organização para suprir as necessidades dos clientes em todos os sentidos. Entretanto, este recurso somente pode ser obtido na medida em que a empresa seja capaz de gerar ao final de um processo composto por coleta de dados, transformação em conhecimento, gerar o conhecimento diferenciador, ou seja, todo esforço deve resultar no aprendizado organizacional capaz que levar a empresa a dar um passo a mais no sentido de vencer os obstáculos da concorrência. Neste sentido Laudon e Laudon (2004) afirmam que o conhecimento tomou tamanha relevância que a competência na sua gestão pode conduzir a empresa ao sucesso ou ao fracasso. 3.2 Os Sistemas de Informação Gerencial (SIG) Bukowitz e Williams (2002, p. 236-237) abordam a questão do capital intelectual apresentando o modelo desenvolvido por Leif Edvinsson, Hubert St. Orange, Gordon Petrash e Charles Armstrong, pelo qual se vislumbra um cenário no qual as organizações deverão administrar simultaneamente tipos diferentes de capital intelectual para criar valor aos olhos dos clientes. Este valor será tão maior quanto for a capacidade da organização em promover e melhorar os fluxos de conhecimento entre eles. Neste ponto, ressalta a importância de se possuir e ter capacidade para manejar ferramentas que possam possibilitar esta administração simultânea de diversos itens relacionados ao capital intelectual. Assim, percebe-se que um adequado SIG pode ser decisivo no sucesso de tais esforços. Os SIG têm a função de gerar condições para que a informação certa chegue a pessoa certa quando esta necessita gerando ao final a possibilidade de agir a fim de solucionar algum problema ou, possibilitar a vantagem competitiva desejada.
Manãs (2001) ressalta a importância das decisões tecnológicas estarem dentro do contexto estratégica da empresa e neste sentido a definição do modelo de SIG deve ser desenvolvido dentro do que a empresa espera para seu futuro competitivo. Neste sentido Größler et al. (2006) verificou em sua pesquisa que a complexidade dos ambientes competitivos vem crescendo nos últimos anos, observando os autores que existe a tendência de que empresas que atuam em ambientes mais complexos desenvolvam estruturas internas igualmente mais complexas, comparativamente às empresas que atuam em ambientes menos complexos. Ainda Neste sentido Capo-Vicedo et al. (2007) estudando o compartilhamento do conhecimento em uma cadeia de suprimentos concluíram que os modelos organizacionais devem ter características como a formação de uma rede dinâmica, sem barreiras para a aprendizagem e onde o conhecimento possa fluir livremente. Assim, assume relevância a forma como a empresa tratará suas fontes de informações, como estas se tornarão o conhecimento e finalmente como este será compartilhado e agregado aos processos e produtos gerando a inovação em produtos ou processos que diferenciará a empresa. Estas questões fazem com que a empresa busque o desenvolvimento de mecanismos que possibilitem sistematicamente a coleta, o tratamento e a disseminação da informação estrategicamente importante dentro de sua estrutura (SCHENATTO, 2003). 4. O estudo de caso A empresa estudada trata-se de uma transportadora com sede na cidade de Ponta Grossa PR e que possui diversas filiais dentro do Estado do Paraná e também fora dele. Assim, devido a esta pulverização de filiais um SIG adequado às suas atividades é fundamental para o sucesso da empresa, sendo que o mesmo deve proporcionar condições para que todas as filiais atuem de forma integrada e fornecendo informações em tempo real que permitam tomadas de decisões de forma ágil e consistentes com as necessidades que se apresentem. Para suprir suas necessidades a empresa buscou um SIG baseado em um Software caracterizado como um Enterprise Resource Planning (ERP) que seja denominado de sistema Beta. A empresa em estudo será denominada de Empresa Alfa a fim de manter sua privacidade conforme solicitado pelos gestores da mesma. 4.1 A operacionalização do SIG na empresa A Transportadora Alfa utiliza o sistema Beta há dez anos, e o motivo de sua adoção foi a implementação inicial de um software na empresa, visto que havia essa necessidade já que o volume de informações estava aumentando na mesma medida que as atividades da empresa, por isso era necessário controlar e gerir essas informações; não havendo, portanto resistência por parte dos usuários devido à ser o primeiro software. O sistema Beta é um sistema ERP integrado em formato Windows desde seu início e contém de gestão de controles de faturamento, compras, estoque, imobilizado, contas a pagar e receber, folha de pagamento, fiscal e contabilidade, possuindo relatórios diversos para todos os módulos. Seu acesso se dá por meio de acesso remoto à Internet, propiciando informação em tempo real, o que é um dos benefícios gerados por um sistema ERP com estas características. Seu uso propicia eficientes informações com relação ao controle financeiro da empresa, pelo qual a mesma organiza suas dívidas e também seus direitos. No mesmo sentido há confiabilidade com relação ao patrimônio da Transportadora Alfa, pois
o sistema Beta leva à relatórios dos veículos da empresa e da depreciação dos mesmos. 4.2 O problema da integração da folha de pagamento No setor de Folha de Pagamento houve certa resistência com relação à continuidade do uso do sistema cogitando-se a possibilidade de trocá-lo por outro devido à existência de problemas com relação ao módulo do setor. No entanto, como os outros setores da empresa se utilizavam do Beta, seria inviável a troca, visto que a mudança levaria a desintegração das informações, o que provocaria danos aos processos da empresa, pois desta forma haveria mais de um banco de dados e a informação necessária chegaria incompleta aos usuários e até distorcida, portanto optou-se pela continuidade de sua utilização, com relação aos problemas citados, foram solucionados com os responsáveis pelo sistema. Deste modo, atualmente o sistema Beta vem atendendo as necessidades administrativas dos negócios da Transportadora Alfa, que dispõe de informações úteis no momento de decidir sobre questões como eficiência, atualização tecnológica, e principalmente redução de custos. No entanto como o software é projetado para atender a diversas empresas deixa a desejar no quesito especificidade para a área de transportes. O que é um ponto a ser melhorado por seus programadores visando atender essa necessidade da empresa. 4.3 Equipe de trabalho da transportadora e equipe programadora do sistema Beta Com relação à equipe de trabalho e sua integração com o sistema Beta, observou-se que a equipe de trabalho é envolvida com o sistema e há comunicação com a equipe responsável pelo mesmo. Os treinamentos são realizados internamente nos setores para os novos funcionários, e pela equipe do Sistema Beta quando há qualquer alteração no software. Como a sede do Sistema Beta fica na mesma cidade da Matriz da Transportadora Beta, há acessibilidade entre as duas partes de modo que quando há qualquer problema no sistema fica fácil para a Transportadora Alfa ser atendida pelos programadores. 5 Discussão Como ficou evidenciado, o caso apresentado trata-se de um exemplo de sucesso na implantação e operacionalização de um sistema ERP. Este fato torna-se relevante na medida em que pesquisa tem demonstrado que esta atividade costumeiramente apresenta sérios problemas como a resistência a mudanças provocadas pela nova forma de trabalhar exigida pelo software, grandes gastos com a implementação e demora em tornar o sistema apto a fornecer as informações desejadas pela empresa (ANDREOLLI et al, 2006). Igualmente fatores como a padronização e a distância geográfica da assessoria para solução de problemas tem sido apontadas como fatores de grande peso que podem desmotivar e levantar resistências a utilização do sistema. ( MARAVIESKI, 2006). Chama especial atenção o fato de que Maravieski (2006) aponta que um grande problema identificado em uma tentativa de implantação do sistema ERP em uma grande indústria foi a perda de conhecimento pelo desligamento de membros da empresa que tinham passado pelo treinamento para operacionalizar o sistema ERP em implantação. No presente estudo, este fato não ocorreu o que se tornou um fator importante no sucesso da implantação na empresa. No presente estudo de caso, a empresa conseguiu superar as dificuldades e opera o sistema há dez anos com sucesso. Ressalte-se o problema encontrado com a integração da folha de pagamento que foi superado através da necessidade em se manter um banco de dados único e consistente com o resto da empresa. É importante destacar que a empresa fornecedora do software conseguiu atuar de forma a
facilitar o contato entre os usuários e seu suporte técnico o que facilitou a solução de problemas que poderiam prejudicar todo o processo. Assim, pode-se afirmar que a facilidade de acesso à assessoria para solução dos eventuais problemas é um fator de peso no sucesso da utilização do sistema. Pesa favoravelmente ainda o fato de que o sistema pode ser acessado facilmente via internet sem a necessidade de conexões especiais para integrar as filais o que proporciona economia nos custos de telecomunicações entre as filiais integradas em tempo real com a matriz da empresa. Entretanto, apesar das grandes vantagens o tradicional problema da padronização do sistema também atingiu a empresa em estudo, ou seja, os softwares são desenvolvidos para atender várias empresas sem a preocupação de se customizar o mesmo para determinadas necessidades específicas para uma empresa. Esta questão da padronização é recorrente em várias pesquisas como nas já citadas de Maravieski (2006), Andreolli (2006) acrescentando ainda o estudo desenvolvido por Silva e Oliveira (2006) onde os autores apontam que é comum existirem problemas específicos de cada empresa que não podem ser solucionados de forma igual sem considerar nuances administrativos. O que se percebe dos estudos apresentados é que esta padronização gera a impressão de que a empresa tem que se adequar ao software e não o contrário. Esta sensação pode levar a barreiras na implantação e utilização do sistema impondo a necessidade de muito mais tempo do que o esperado para se utilizar o novo recurso gerencial. A melhor solução apresentada nos diversos estudos e constatada neste caso é a facilidade de comunicação entre o fornecedor do sistema e a empresa usuária. Ao mesmo tempo em que deve haver certa flexibilidade por parte dos fornecedores do software em produzir certa customização do programa a fim de suprir necessidades específicas. 5.1 Considerações finais Para o processo decisório de uma organização, um sistema ERP é capaz de trazer muitas vantagens, tanto para os processos rotineiros da empresa quanto para o momento decisório, deve-se num primeiro momento ter a informação disponível e num segundo momento, utilizála efetivamente. Na Transportadora Alfa observa-se que para seu processo administrativo, o software vem suprindo suas necessidades, e a empresa utiliza-se das informações geradas pelo mesmo. Com relação às melhorias no software a Transportadora Alfa deve sempre estar fazendo exigências quando achar necessário, e também estar estimulando o responsável pela Beta Sistemas quanto ao aperfeiçoamento do software segundo as especificidades do setor de transportes, visto que representa carência de informações gerenciais importantes para a empresa. Deste modo conclui-se que é de suma importância a utilização do sistema Beta dentro dos processos da Transportadora Alfa, visto que sem a adoção do mesmo, não seria possível dispor de ferramentas administrativas e gerenciais em seu negócio. Referências ANDREOLLI, G.P.; ESCORSIM, S.; DE PAULA, R. M.; CÂMARA, T. O.; CIVIDINI, P. C. G. Implentação de um sistema integrado de informação gerencial. Um estudo de caso sobre benefícios e dificuldades em uma
revenda de uma multinacional de bebidas. Anais do 19 o. Congresso Internacional de Administração. Ponta Grossa, Paraná Brasil. 19 a 22 de setembro de 2006. BUKOWITZ, W.R.; WILLIAMS, R.L. Manual de gestão do conhecimento: ferramentas e técnicas que criam valor para empresa. Porto Alegre: Bookman, 2002. CAPO-VICEDO, J.; TOMAS-MIQUEL, J.V.; EXPOSITO-LANGA, M. La Gestión del Conocimiento en la Cadena de Suministro: Análisis de la Influencia del Contexto Organizativo. Inf. tecnol., 2007, vol.18, no.1, p.127-136. ISSN 0718-0764. EDVINSSON, L.; MALONE, M. S. Capital intelectual. São Paulo: Makron Books, 1998. GIL, A.C. Como elaborar projetos de pesquisa. 4.ed. São Paulo: Atlas, 2002. Größler, A.; Grübner, A.; Milling, P. M. Organisational adaptation processes to external complexity. International Journal of Operations & Production Management, Vol. 26, n. 3, p. 254-281, 2006. LAUDON, K. C., LAUDON; J. P. Sistemas de informação gerenciais. Person Prentice Hall: S Paulo, 2004. MANÃS, Antonio Vico. Gestão de tecnologia e inovação. São Paulo: Érica, 2001. MARAVIESKI, E. L.; SCANDELARI, L. A importância do processo de implantação de um ERP: um estudo de caso. Anais do 19 o. Congresso Internacional de Administração. Ponta Grossa, Paraná Brasil. 19 a 22 de setembro de 2006. SCHENATTO, F.J.A. Modelo dinâmico de gestão da inovação tecnológica: uma abordagem contextualizada ao ciclo de vida da organização. 2003. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis. SILVA, M. A.; OLIVEIRA, L. S. Por um ERP eficaz - A integração e maximização do sistema atendendo a necessidade gerencial: Um estudo de caso. Anais do 19 o. Congresso Internacional de Administração. Ponta Grossa, Paraná Brasil. 19 a 22 de setembro de 2006. STEWART, T. A. Capital intelectual: a nova vantagem competitiva das empresas. 7. ed. Rio de Janeiro: Campus, 1998.