SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS PARA A ÁREA COMERCIAL - SIG Newton Morais e Silva (1) Engenheiro Mecânico pela Universidade Federal de Pernambuco (UFPE). Mestre em Computer Studies pela Essex University Inglaterra. Consultor da Organização Panamericana de Saúde (OPS) e da Procenge - Processamento de Dados e Engenharia de Sistemas Ltda. (PE). João Carlos de Britto Maynard Administrador de Empresas pela Universidade de Pernambuco (UPE). Funcionário da COMPESA desde agosto /1977, tendo ocupado as funções de Gerente Comercial do Recife, Chefe de Gabinete da Presidência, Assessor da Diretoria de Operações, Gerente de Cobrança e Arrecadação, tendo prestado consultoria a diversas empresas de saneamento do país. Endereço (1) : Rua Amaro Bezerra, 652 - apto 802 - Derby - Recife - PE - CEP: 52010-150 - Brasil - Tel: (081) 222-0034 - Celular: (081) 966-7071 - e-mail: newmor@cyb.com.br RESUMO O Sistema de Informações Gerenciais para a Área Comercial - SIG tem por objetivo manter atualizada uma base de dados de informações gerenciais da área comercial das Empresas de Saneamento, de forma totalmente automatizada, tornando-se um instrumento de grande importância para o processo decisório do corpo gerencial da companhia. O sistema é composto de uma base de dados totalmente flexível, que permite a sua seleção nos níveis de Estado, Região, Microrregião, Grupo de Faturamento, Superintendência, Gerência, Localidade ou Município. Dentro de cada nível também é permitido selecionar-se dados mediante os seguintes critérios: a) categoria: residencial, comercial, industrial ou pública; b) tipo: com hidrômetro ou sem hidrômetro; c) situação da ligação de água: potencial, factível, ativa, cortada, suprimida; d) situação da ligação de esgoto: potencial, factível, ligada. É permitida a combinação de todos os critérios supracitados. A partir das opções escolhidas, informadas através de uma tela, o sistema imediatamente disponibiliza um conjunto de informações para o universo selecionado. PALAVRAS-CHAVE: Informação Gerencial, Área Comercial, Dados Históricos, Indicadores Históricos, Tomada de Decisão. 20 o Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental 3149
INTRODUÇÃO A rapidez na obtenção da informação é de fundamental importância para o processo decisório, em seus diversos níveis. Encontrar uma forma de se manter uma base de dados - obtida sem a interferência humana e contendo dados confiáveis - que permita a análise imediata e no nível desejado das informações comerciais disponíveis tem sido um obstáculo que as Empresas de Saneamento procuram superar, sem sucesso na maioria das vezes. A grande dificuldade encontrada pela área comercial é atender de imediato às diferentes solicitações, tanto de entidades externas quanto internas, em face da grande quantidade de variáveis envolvidas e da necessidade de muitas vezes obter-se uma série histórica dos dados correspondentes a vários meses e anos. O SIG originou-se de uma solicitação da Diretoria da COMPESA, no sentido de que a área comercial elaborasse mensalmente um conjunto de quadros e indicadores de sua área, com informações relativas ao ano presente e ao imediatamente anterior. De vez em quando falava-se na necessidade de estruturação de uma base de dados gerenciais, porém outras prioridades adiavam sempre o início deste trabalho. A partir desta solicitação, porém, houve a determinação de se levar adiante este projeto. Os dados foram segmentados por área (cadastro, micromedição, faturamento e cobrança) e, dentro de cada uma delas, separados os valores de quantidades dos que se referiam a indicadores, através dos quais se pudesse medir o desempenho da Empresa em cada atividade comercial, bem como situá-la em relação a suas congêneres nacionais. A partir da montagem das diversas planilhas com os dados que deveriam constar das mesmas - as quais foram definidas pela área comercial da COMPESA e devidamente aprovadas pela Diretoria, passou-se a atualizá-las mensalmente, mediante um razoável esforço manual, a partir dos relatórios emitidos pelo Sistema Procenge de Gestão Comercial (GCOS). Naquele momento, as informações constantes das planilhas referiamse ao total do Estado. Com o correr do tempo, inúmeras solicitações passaram a ser feitas em outros níveis, tais como município, gerência regional e região geográfica, além de solicitações específicas para determinadas categorias (residencial, comercial, industrial ou pública) ou mesmo para um tipo de serviço prestado (ligações com apenas coleta de esgotos, por exemplo). A obtenção de dados históricos, nesses níveis, resultava num esforço enorme para a coleta dos dados, nem sempre possível. As solicitações eram feitas tanto por outros órgãos governamentais, agentes financiadores de empreendimentos (Caixa Econômica Federal, por exemplo), imprensa quanto por unidades internas da empresa, visando às necessárias análises gerenciais. Desse modo, estimulada pela Superintendência Comercial, a Diretoria da COMPESA decidiu licitar o desenvolvimento de um sistema que permitisse gerar e extrair, quando requerido, boa parte das informações comerciais, no nível e período desejados. A Procenge - empresa sediada em Recife com mais de 20 anos de experiência na área comercial de empresas de saneamento, e que possui como seus clientes a Agespisa, Cagece, Cagepa, Casal, COMPESA, Deso e Embasa - foi a vencedora da licitação, cabendo ao autor principal deste trabalho a concepção e coordenação do desenvolvimento e testes do sistema. O apoio do 20 o Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental 3150
corpo gerencial da Superintendência Comercial foi total, tanto na definição e estruturação dos dados quanto no desenvolvimento dos trabalhos, cabendo um destaque especial ao Gerente de Cobrança e Arrecadação, João Carlos de Britto Maynard, o que justificou considerá-lo co-autor deste trabalho, pois sem sua inestimável ajuda e estímulo, o SIG talvez nunca existisse. GERAÇÃO DA BASE DE DADOS Os dados comerciais são obtidos a partir do processamento das rotinas diárias e mensais do Sistema Procenge de Gestão Comercial (GCOS). Quando todos os dados comerciais referentes ao mês já estão gerados, é processada uma rotina para transferi-los para uma base de dados em microcomputador. Neste instante, os dados passam a ficar disponíveis para toda a Empresa, tanto no mainframe quanto no servidor da rede local de processamento. Embora não haja nenhum empecilho para o desenvolvimento de aplicações que permitam a obtenção de dados selecionados a partir do mainframe, optou-se por priorizar, no primeiro instante, o desenvolvimento de aplicações a partir da base de dados do microcomputador, em face das facilidades oferecidas pelos softwares disponíveis para microcomputador. PARÂMETROS DE SELEÇÃO O sistema permite que o usuário defina em tela o universo a ser selecionado, através dos seguintes parâmetros: Nível: Estado, Região, Microrregião, Superintendência, Gerência, Localidade, Município ou Grupo de Faturamento; Categoria: Residencial, Comercial, Industrial, Pública ou Todas; Tipo: Com Hidrômetro, Sem Hidrômetro ou Todos; Situação da Ligação de Água: Potencial, Factível, Ligado, Cortado, Suprimido Parcial, Suprimido Total ou Todos; Situação da Ligação de Esgoto: Potencial, Factível, Ligado ou Todos; A página seguinte apresenta o modelo da tela de seleção da COMPESA. 20 o Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental 3151
DADOS DISPONÍVEIS a) Dados e Indicadores de Cadastro/Comercialização: - Quantidade de ligações ativas. - Quantidade de ligações cortadas. - Quantidade de ligações parcialmente suprimidas. - Quantidade de ligações totalmente suprimidas. - Quantidade de ligações realizadas no mês. - Quantidade de economias residenciais. - Quantidade de economias comerciais. - Quantidade de economias industriais. - Quantidade de economias públicas. - População urbana atendida com abastecimento de água. - População urbana atendida com coleta de esgoto. - População urbana das localidades atendidas pela Empresa de Saneamento. - Índice de abastecimento de água. - Índice de coleta de esgoto. - Índice de crescimento de ligações de água. - Índice de crescimento de ligações de esgoto. - Índice de crescimento de economias de água. - Índice de crescimento de economias de esgoto. 20 o Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental 3152
b) Dados e Indicadores de Micromedição: - Economias não medidas, com água, que foram faturadas. - Economias medidas, com água, que foram faturadas. - Ligações não medidas, com água, que foram faturadas. - Ligações medidas, com água, que foram faturadas. - Leituras efetuadas. - Ligações com medição real. - Hidrômetro instalados. - Hidrômetro substituídos. - Volume correspondente ao consumo real. - Volume correspondente a ligações medidas que tiveram consumo estimado. - Volume faturado de água correspondente às ligações medidas. - Volume faturado de água correspondente às ligações não medidas. - Volume faturado de esgoto correspondente às ligações medidas. - Volume faturado de esgoto correspondente às ligações não medidas. - Índice de ligações com hidrômetro. - Índice de medição efetiva. - Eficiência da medição de consumo. - Eficiência da leitura. - Percentual de hidrômetros com anormalidade. - Volume médio das ligações com hidrômetro que tiveram consumo real. - Volume médio das ligações com hidrômetro que tiveram consumo estimado. - Volume faturado por economia. - Percentual do volume medido correspondente a consumo real. - Percentual do volume medido correspondente a consumo estimado. c) Dados e Indicadores do Faturamento: - Quantidade de contas emitidas. - Valor faturado de água. - Valor faturado de esgoto. - Valor faturado correspondente a acréscimos por impontualidade. - Valor faturado correspondente a outros serviços indiretos. - Quantidade de contas do faturamento líquido. - Valor do faturamento líquido. - Valor cobrado nas contas, referente a parcelamentos de débitos. - Valor cobrado nas contas, correspondente a débitos anteriores. - Índice de evolução do faturamento líquido relativo à quantidade de contas. - Índice de evolução do faturamento líquido relativo ao valor. - Faturamento médio por conta. - Faturamento médio por economia. - Tarifa média de água. - Tarifa média de esgoto. - Índice de refaturamento no que diz respeito às contas emitidas. - Índice de refaturamento no que diz respeito ao faturamento líquido. d) Dados e indicadores da cobrança/arrecadação: - Quantidade de contas arrecadadas. - Valor total arrecadado. - Valor arrecadado referente a parcelamentos de débito efetuados. 20 o Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental 3153
- Quantidade de ligações reais com débito. - Quantidade de ligações suprimidas com débito. - Quantidade de contas na pendência. - Valor da pendência, correspondente às contas em atraso. - Valor da pendência, correspondente aos parcelamentos por cobrar. - Valor da pendência, correspondente aos serviços por cobrar. - Quantidade de cortes realizados. - Quantidade de supressões parciais realizadas. - Quantidade de supressões totais realizadas. - Quantidade de contas que foram parceladas. - Valor do débito parcelado. - Evolução da pendência relativa ao número de contas. - Evolução da pendência relativa ao valor. - Percentual de arrecadação relativo ao número de contas. - Percentual de arrecadação relativo ao valor do faturamento líquido. - Percentual de contas recebidas até o vencimento. - Percentual de contas recebidas no mês, após o vencimento. - Percentual de contas recebidas no mês seguinte ao do vencimento. - Percentual de contas recebidas no segundo mês posterior ao do vencimento. - Percentual de ligações desligadas. - Percentual de ligações suprimidas. CONCLUSÕES O SIG tem apresentado excelentes resultados nos locais onde foi implantado, tornando-se a principal fonte para dados oficiais da Empresa, tendo reduzido substancialmente o esforço para obtenção de dados e indicadores históricos. A disseminação do uso do sistema também tem servido como um instrumento de estímulo na análise dos resultados obtidos e para a elaboração de relatórios gerenciais, possibilitando uma tomada de decisão mais ágil e eficiente. PERSPECTIVAS FUTURAS Com a utilização do sistema descrito, verificou-se a importância da criação de novos níveis de seleção, tais como: Sistema de Abastecimento de Água, Sistema de Coleta de Esgoto, Distrito Operacional, Bairro, etc. A criação desses níveis é perfeitamente possível, mediante pequenas adaptações a serem implementadas no SIG. A facilidade na obtenção de dados desperta na Empresa a necessidade de expansão da base de dados, de modo a tornar o SIG um Sistema de Informações Gerenciais para a Empresa como um todo, e não apenas para a área comercial. Para tal, será necessária a ampliação da base de dados existente. 20 o Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental 3154