La preservació digital en la perspectiva sistèmica Facultat de Biblioteconomia i Documentació Universitat de Barcelona 2007 00111000 1110000 10101010 10101010 111000 00111000 Maria Manuela Pinto Faculdade de Letras Universidade do Porto mmpinto@letras.up.pt
PRESERVAR A INFORMAÇÃO PRESERVAR A MEMÓRIA
O desafio digital Iniciativas em curso abordar todo a ciclo de vida dos recursos digitais na perspectiva da sua preservação a longo prazo utilizar meta-informa informação e a sua relação com as diversas estratégias implementáveis, nomeadamente a emulação, a migração, a encapsulação ão,, a aplicação do Virtual Machine Software, o XML... conceber planos e implementar medidas, de âmbito organizacional e nacional,, relativas à avaliação e selecção de recursos a preservar e posterior acesso não esquecendo as suas incidências no que concerne aos direitos de autor...
1. QUE MEMÓRIA?
Vivemos na Sociedade da Informação ou Sociedade em Rede
O impacto das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) nos mais diversos sectores e segmentos da sociedade, incluindo o da administração pública, p é inquestionável
O papel fundamental do desenvolvimento da Sociedade da Informação para a construção de uma Economia baseada no Conhecimento é hoje em dia amplamente reconhecido pelos diferentes Governos. Estratégias e planos de acção nacionais neste domínio têm vindo a ser definidos e implementados por todo o mundo.
Em Portugal Plano de Acção para a Sociedade da Informação, Plano de Acção para o Governo Electrónico Iniciativa Nacional para a Banda Larga visam a construção da Sociedade do Conhecimento
Nas iniciativas para a construção da Sociedade do Conhecimento destaque para: Redes comunitárias de banda larga Cidades e regiões digitais Programa nacional de compras electrónicas Portal do cidadão Iniciativa de reformulação dos processos de retaguarda Estrutura nacional de segurança da Informação Voto electrónico Plano Tecnológico PRACE, SIMPLEX etc..
Aos objectivos nacionais somam-se os constantes da INICIATIVA COMUNITÁRIA em matéria de Sociedade da Informação, nomeadamente o: PLANO DE ACÇÃO eeurope 2005 Uma sociedade da informação para todos [aprovado pelo Conselho Europeu de Sevilha (21 e 22 de Junho de 2002)] Objectivos: - fomentar a criação de emprego - impulsionar a produtividade - modernizar os serviços públicos - oferecer a todos a oportunidade de participarem na sociedade da informação. i2010 An European Information Society for growth and employment
i2010 An European Information Society for growth and employment
A Administração Pública P aposta nos novos meios de relacionamento : Cidadão Estado Empresas Demais agentes OBJECTIVOS: Inclusão na Sociedade da Informação Governo electrónico (e-government e m-government) Administração Pública P electrónica Estado aberto Simplificar Racionalizar Mais rapidez Maior eficiência Maior eficácia cia Mais Qualidade
Com um enfoque primordial no CIDADÃO, individual ou colectivo, cliente do serviço público, definem-se as acções que sustentarão: a mudança do modelo de prestação de serviços por parte do Estado: criando novas formas (canais) alternativas para o contacto e prestação de serviço; deixando ao critério de cada cliente a escolha final da forma como deseja ser servido. com as consequentes alterações dos métodos de trabalho, procedimentos/processos; assim como das plataformas tecnológicas e de comunicações que sustentam a prestação desse serviço.
SOCIEDADE INFORMAÇÃO Encontramo-nos nos num MOMENTO DE VIRAGEM: É preciso reequacionar: a estrutura organizacional os modelos de gestão os processos organizacionais os recursos utilizados a própria cultura organizacional Impera a necessidade de apostar na consolidação de INOVAÇÃO TIC? Ou algo mais? NOVAS COMPETÊNCIAS E CAPACIDADES
As plataformas tecnológicas (hardware e software) A utilização de meios digitais para interagir através s da Internet Eliminam limitações físicas ou fronteiras e permitem: Aceder ao cidadão/cliente e demais agentes Fazer aquisições Promover os serviços/produtos Assegurar o funcionamento da organização
Quando falamos em Gestão de informação consideramos: A gestão da plataforma tecnológica de informação e comunicação, mas também A gestão dos recursos de informação, A gestão do ciclo de vida da informação e actividades subjacentes, e. uma outra característica ESSENCIAL a necessária interligação com a ORGANIZAÇÃO e a sua dinâmica evolutiva Inúmeras vezes ultrapassada apetrechamento tecnológico pela premência do
Configura-se, desta forma, uma situação de desequilíbrio entre as variáveis veis referidas, sendo frequente: a falta de planificação do sistema de informação ão a inexistência de integração a não identificação das necessidades de informação a existência de informação redundante a não avaliação da informação a dispersão da informação por variados suportes a não aplicação de normalização a perda de produtividade o aumento desnecessário dos custos de manutenção e de transferência de suporte a possibilidade de não cumprimento dos imperativos legais a dificuldade em implementar um sistema de garantia da qualidade o uso da informação não direccionado à estratégia da organização o não cumprimento da missão e objectivos da organização
De facto não basta: possuir/gerir meios electrónicos (hardware/software) de captura/produção, processamento, armazenamento e disponibilização de informação possuir/gerir recursos de informação disponibilizar informação
Temos que ir mais além, sendo preciso: conhecer, avaliar e planear a estrutura produtora de informação/actores ão/actores,, os processos de negócio/produ cio/produção de informação, os consumidores/clientes, o ambiente interno e externo da organização planear estrategicamente a tecnologia,, a sua capacidade, performance, longevidade, compatibilidade, standards ; planear estrategicamente a produção de informação ão,, incluindo os standards de formatos de dados, as metodologias de exportação/importa ão/importação bem como de acesso e preservação da informação a longo termo, ; planear a administração do sistema,, os sistemas de segurança,, o acesso multinível e através s de diferentes meios (local, distribuído, do, VPN - Virtual Network Access, Internet) e suportes, o controle e avaliação de tempos de acesso e recuperação da informação;
No decurso da sua actividade uma ORGANIZAÇÃO produz/recebe, acumula e usa INFORMAÇÃO A informação que gera e recebe reflecte por inteiro a sua NATUREZA e OBJECTIVOS.
Uma ORGANIZAÇÃO APRENDE se, através s do seu processamento de informação ão,, o âmbito dos seus potenciais procedimentos é alterado. Assim, o objectivo principal da GESTÃO DE INFORMAÇÃO é aproveitar recursos de informação e capacidades de informação de modo a que a organização aprenda e se adapte ao seu meio ambiente em mudança [CHOO, Chun Wei - Gestão de informação para a organização inteligente: a arte de explorar o meio ambiente.. Lisboa: Editorial Caminho, SA, 2003. 972-21 21-1506-5. 5. p. 57]
Como definir INFORMAÇÃO? Sinónimo nimo de Conhecimento explícito é o conjunto estruturado de representações mentais codificadas (signos, símbolos), s socialmente contextualizadas e passíveis de serem registadas num qualquer suporte material (papel, filme, banda magnética, disco óptico, etc.) e comunicadas de forma assíncrona e multi-direccionada direccionada [SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda - Das ciências documentais à ciência da informação ão: ensaio epistemológico para um novo modelo curricular.. Porto: Edições Afrontamento,, 2002, (Biblioteca( das Ciências do Homem.. Plural; 4). ISBN 972-36 36-0622-4, p. 37.]
Conceitos relacionados (CI) Documento a informação registada num suporte material/tecnológico e que é tratada como uma unidade do ponto de vista da informação Documento electrónico qualquer informação que possa ser gerada em, ou convertida para formato digital, armazenada e recuperada sob controlo de um computador e que é tratada como uma unidade do ponto de vista da informação Objecto digital pode ser definido como todo e qualquer objecto de informação que possa ser representado através s de uma sequência de dígitos d binários [Thibodeau,, K.- Overview of Technological Approaches to Digital Preservation and d Challenges in Coming Years]
Um OBJECTO: a INFORMAÇÃO SOCIAL OBJECTO específico da CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO (CI) emergente e diferenciada das propostas vigentes e herdeiras da tradição biblioteconómica e documentalista da matriz anglo-americana americana ligada ao aparecimento, a partir de meados de novecentos, da automatização da informação
Definição de C.I. a a disciplina que investiga as propriedades e o comportamento da informação ão,, as forças que regem o fluxo informacional e os meios de processamento da informação para a optimização do acesso e uso. Está relacionada com um corpo de conhecimento que abrange a origem, colecta, organização, armazenamento, recuperação, interpretação, transmissão, transformação e utilização da informação ão.. Isto inclui a investigação, as representações da informação tanto no sistema natural, como no artificial, o uso de códigos c para uma eficiente transmissão de mensagens e o estudo dos serviços e técnicas t de processamento da informação e seus sistemas de programação. Trata-se de uma ciência interdisciplinar derivada e relacionada com vários v campos como a matemática, tica, a lógica, l a linguística, a psicologia, a tecnologia computacional, as operações de pesquisa, as artes gráficas, as comunicações, a biblioteconomia, a gestão e outros campos similares. Tem tanto uma componente de ciência pura, que indaga o assunto sem ter t em conta a sua aplicação, como uma componente de ciência aplicada, que desenvolve serviços e produtos. ( )( a biblioteconomia e a documentação são aspectos aplicados da ciência da informação ão [Harold Borko]
Uma C.I. assente na interacção transdisciplinar da: ARQUIVÍSTICA BIBLIOTECONOMIA SISTEMAS TECNOLÓGICOS DE INFORMAÇÂO DOCUMENTAÇÃO ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS constituindo-se, se, assim, o core ou núcleo n duro e unitário de um campo científico aberto e fecundado, em paralelo, por uma forte e intensa interdisciplinaridade
NOVO PARADIGMA PÓS-CUSTODIAL, DINÂMICO, INFORMACIONAL E CIENTÍFICO * PILARES Componente informacional Componente científica Informação (objecto de estudo) Objecto + Método de Investigação - Arquivo como Sistema de Informação - Profissional da informação / Gestor da Informação - Emergência do cientista da informação Cf. SILVA, Armando Malheiro da [et.al.] Arquivística: teoria e prática de uma ciência da informação. Porto: Edições Afrontamento, cop. 1998. (Biblioteca das Ciências do Homem. Plural; 2). ISBN 972-36- 0483-3. vol.1
Um Método: M o Método M Quadripolar desenvolvido e aplicado em investigação qualitativa das Ciências Sociais e Humanas, com os seus quatro pólos: p epistemológico teórico técnico morfológico
OBJECTO INFORMAÇÃO SOCIAL Sistema Informação Contexto de (re)produção organizado ou operatório do tipo semi-fechado Concebido MÉTODO para conhecer/interpretar explicar/gerir Concebido para conhecer/interpretar informação explicar/gerir informação Metodologia Qualitativa QUADRIPOLAR Sujeito Contexto de (re)produção combinatório ou aberto Pólo epistemológico (cultura científica) Pólo teórico (hipóteses, princípios) Pólo técnico (observação, avaliação ) Pólo morfológico (resultados, instrumentos acesso) Adapt. de SILVA, Armando Malheiro da [et.al.] Arquivística: teoria e prática de uma ciência da informação. Porto: Edições Afrontamento, cop. 1998. (Biblioteca das Ciências do Homem. Plural; 2). ISBN 972-36- 0483-3. vol.1
Sobressaindo no pólo p teórico a TEORIA SISTÉMICA inspirada pelo pensamento holístico e complexo e aplicada especificamente à compreensão e à organização da INFORMAÇÃO Recurso da ORGANIZAÇÃO
A INFORMAÇÃO SOCIAL está implicada no processo de gestão de qualquer entidade organizacional e, assim sendo, as PRÁTICAS INFORMACIONAIS decorrem e articulam-se com as e concepções e práticas dos GESTORES E ACTORES com a ESTRUTURA E CULTURA organizacionais, O cientista da informação deve, em vez de estabelecer ou impor regras operativas, COMPREENDER O SENTIDO DE TAIS PRÁTICAS e apresentar dentro de certos modelos teóricos as SOLUÇÕES (RETRO OU) PROSPECTIVAS MAIS ADEQUADAS.
Os sistemas de informação diferentes configurações: podem apresentar Contexto de (re( re)produção organizado ou operatório rio do tipo semi-fechado [equivalente ao ARQUIVO e um pouco como as bibliotecas especializadas ao serviço de uma entidade] Contexto de (re( re)produção combinatório ou aberto - BIBLIOTECA PÚBLICA P
O DESENVOLVIMENTO das organizações com êxito depende: da eficiente e eficaz utilização deste recurso no PRESENTE da sua capacidade de armazenar e recordar. ORGANIZAÇÃO RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIAIS RECURSOS FINANCEIROS RECURSOS INFORMACIONAIS
A MEMÓRIA ORGANIZACIONAL Assumida numa perspectiva activa e proactiva sustenta e sustentará a sua ESTRATÉGIA PRESENTE E FUTURA. p(assado)+ p(resente)+ )+f(uturo)) = o(organização) ão)f(orte) p + p + f = of Distinta de uma visão passiva e passadista (pendor historicista) Esta valência fundamental tem de ser gerida e zelada na génese g e na actividade plena da organização ão,, com o duplo objectivo: de a rentabilizar nos ganhos de PRODUTIVIDADE e INOVAÇÃO; e de assegurar a sua tranquila e natural DISPONIBILIZAÇÃO ao acesso de qualquer género. g
COMO? Através s de um MODELO SISTÉMICO DE INTERVENÇÃO anunciado e determinado pelo desencadear, em várias v frentes, da Sociedade da Informação ou Sociedade em Rede e não sós de um programa mínimo m de defesa de acervos em resposta concreta a condições crónicas de negligência e de perda iminente de incontáveis acervos organizacionais e que separa em dois hemisférios afins, mas distintos, - o dia a dia das organizações - e as necessidades da investigação e do uso da informação Dia a dia da organização Necessidades investigação e uso informação
Valorização da INFORMAÇÃO (fenómeno/processo humano e social), Afirmação do incessante e natural DINAMISMO INFORMACIONAL Trinómio criação selecção natural acesso/uso Oposto ao "imobilismo" documental antinomia efemeridade permanência/conservação Impossibilidade de manter a "compartimentação" documentalista da informação pelo espaço o institucional e tecnológico onde se conserva serviço o de arquivo serviço o de biblioteca sistema informático critério rio é superficial e não abrange o dinâmico contexto de produção (organicidade), de retenção/mem ão/memória e de uso/consumo (funcionalidade)
Necessidade de conhecer (indagar, compreender e explicitar) a informação social, através s de MODELOS TEÓRICO RICO-CIENTÍFICOS cada vez mais exigentes e eficazes Ultrapassar o universo rudimentar e fechado da prática informacional EMPÍRICA RICA,, conjunto uniforme e acrítico de modos/regras de fazer, de procedimentos sós aparentemente "assépticos" ou neutrais de criação, classificação, ordenação e recuperação Alteração do actual quadro teórico rico-funcional,, em que quase sós pontificam as práticas metodológicas e os interesses "clientelares" clientelares" da História, do Direito e da Ciência da Administração
Substituição da lógica l instrumental patente nas expressões "gestão de documentos" "gestão da informação" pela lógica l científico fico-compreensivacompreensiva da INFORMAÇÃO NA GESTÃO
A INFORMAÇÃO SOCIAL está implicada no processo de gestão de qualquer entidade organizacional e, assim sendo, as PRÁTICAS INFORMACIONAIS decorrem e articulam-se com as concepções e práticas dos GESTORES E ACTORES e com a ESTRUTURA E CULTURA organizacionais, O cientista da informação deve, em vez de estabelecer ou impor regras operativas, COMPREENDER O SENTIDO DE TAIS PRÁTICAS, como se exige, por exemplo, a um sociólogo das organizações, e apresentar dentro de certos modelos teóricos as SOLUÇÕES (RETRO ou) PROSPECTIVAS MAIS ADEQUADAS.
Uma GESTÃO DA INFORMAÇÃO que adicione em permanência quatro variáveis veis elementares: produção eficiente e eficaz recolha prospectiva de informação válida v no futuro circulação eficiente do fluxo informacional actual recuperação ágil e exaustiva da informação antiga Contribuir para uma organização forte, sólida s e bem adaptada aos desafios permanentes
Modelo sistémico e interactivo características 1º Distinção clara entre a noção operatória ria de SISTEMA DE INFORMAÇÃO e as noções Sistema Arquivo, Sistema Biblioteca ou Sistema Informático tico. O S.I. na acepção aqui adoptada é Informação nos seus diversos tipos e suportes gerida, pensada e estudada como um todo, um sistema (semi( semi-)aberto e dinâmico ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Pessoas Processos SISTEMA DE INFORMAÇÃO Informação de diversos tipos e suportes SISTEMA TECNOLÓGICO DE INORMAÇÃO
Estrutura Organizacional Gestão do SISTEMA DE INFORMAÇÃO Gestão do Sistema Tecnológico de Informação Gestão da Qualidade
A gestão de informação plena ou integral consubstancia-se, se, essencialmente, no modelo sistémico e interactivo designado por SI-AP Sistema de Informação - Activa e Permanente Organização/Negócio Gestão de informação Está registado no Produzem Gere e garante o uso do Agentes/Actores Criada por Usada por SI-AP Informação
2º A totalidade sistémica mica,, o SI, são: registos administrativos e contabilísticos publicações comerciais, jurídicas, publicitária... normas técnicas t (comércio e indústria...), imagens em fotografia e em vídeo v ou cd-rom rom, mapas e plantas de desenho técnico, t etc.,. (em papel ou suporte digital), Fruto de uma ACÇÃO protagonizada pela entidade EMPRESA/INSTITUIÇÃO com a sua ESTRUTURA ORGANIZACIONAL própria pria para atender a OBJECTIVOS
QUE MODELO? Records manager Gestión de documentos (archivos de oficina, archivos centrales)? Archivo histórico Biblioteca Archivist Centro de Documentación INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. Committee on current records in an electronic environment -Electronic Records : A workbook for archivists. -Paris : ICA, 2005. (Studies; 16
Da BI (tecnologia) ao SI-AP (Informação) Repositórios fonte (todas as transacções do dia a dia - OLTP) Repositório de informação de suporte à BI (Business Intelligence) Repositórios de informação com interesse estratégico por área de negócio / departamental Data Warehouse (utilizando uma framework ) Utilizadores/clientes OLTP Data warehouse OLAP/Data marts Front End Tecnologias que visam BI (Business Intelligence) visam facilitar uma melhor e mais rápida tomada de decisão
Da BI (tecnologia) ao SI-AP (Informação) Repositórios fonte (Informação produzida / recebida) Multiplas formas de representação e disponibilização da informação armazenada: Classificação Descrição Criação de pontos de acesso Repositório de informação SI-AP Utilizadores/clientes (já avaliada e destinada a conservação definitiva) OLTP Data warehouse OLAP/Data marts Front End BI (Business( Intelligence)
Um único ciclo de Gestão de Informação Adapt. de Timothy Sprehe, J. Enterprise Records Management: Strategies and Solutions (Hummingbird Ltd) http://www.hummingbird.com/alt_content/binary/pdf/collateral/wp/rmstrategies.pdfp. Em vez da TRADICIONAL DIVISÃO Gestão de documentos Gestão de conteúdos Gestão arquivos Produção Revisão Edição Versão final Avaliação Eliminação Escrita Captura Digitalização Versão Armazenamento Rede / Intranet Captura email Internet Introdução dados ou Captura Outras fontes informação Informação e Meta-informação (descritiva, estrutural, técnica, preservação,...) Disponibilização Cd Rom, Impressa
3º Torna-se, assim, impossível trabalhar com categorias diferenciadas a partir de: Aspectos formais e físicosf Arquivo administrativo, Biblioteca ou Centro de Documentação Arquivo Fotográfico Videoteca, Temáticos Arquivo de Patentes Arquivo de Desenhos de MáquinasM Apesar da técnica t do registo, da tecnologia de suporte e a diversidade temática, tica, háh um denominador comum essencial : a a Informação produzida/recebida e acumulada num contexto organizacional específico ao longo de sequências temporais curtas ou longas
Repositório digital sistema de informação responsável por gerir e armazenar objectos digitais [Glossário da Sociedade da Informação] Biblioteca digital O desafio digital [sin.] biblioteca virtual, biblioteca electrónica, [en.] digital library, virtual library, e-library, e electronic library Sistema de informação distribuído do garantindo a criação ão,, o armazenamento fiável e o uso efectivo de colecções heterogéneas de documentos electrónicos (texto, gráficos, áudio, vídeo) v através s de redes globais de comunicação, de forma conveniente para o utilizador final. [Glossário da Sociedade da Informação] Repositórios Institucionais sistemas de informação que armazenam, preservam, divulgam e dão acesso à produção intelectual de comunidades universitárias rias.. Ao fazê-lo intervêm em duas questões estratégicas: contribuir para o aumento da visibilidade e valor público das instituições, servindo como indicador tangível da sua qualidade; contribuir para a reforma do sistema de comunicação científica, expandindo o acesso aos resultados da investigação e reassumindo o controlo académico sobre a publicação científica fica. [Eloy Rodrigues Repositorium]
O desafio digital Preservation processes and operations involved in ensuring the technical and intellectual survival of authentic records through time [ISO 15489]
Sem ignorar a complexidade do objecto digital
Os documentos digitais podem considerar-se se como sendo constituídos por: Conteúdo o conteúdo está presente num ou em mais documentos tradicionais e/ou electrónicos que veiculam a mensagem do documento. Contexto contexto de produção Estrutura jurídico ou quadro regulamentador das actividades organizacionais, orgânico,, se nos atendermos a unidades orgânicas produtoras, funcional,, no caso da função ou processo em que o documento é produzido, tecnológico gico,, relativamente à plataforma tecnológica em que foi produzido, Informacional,, exprimindo a teia de relações informacionais subjacentes/decorrentes dàd actividade(s) desenvolvida no âmbito de um processo organizacional ou funcional. os documentos são armazenados de forma a permitir aos futuros utilizadores compreendê-los, tal implica que um documento contenha, acrescidas ao conteúdo do(s) seu(s) documento(s), e para além m de informações relativas ao contexto, informações relativas à estrutura do documento. Apresentação a apresentação depende de uma combinação dos conteúdos dos documentos, da sua estrutura e (no caso dos documentos electrónicos) do software utilizado para a expôr.
Os documentos digitais O desafio digital habitualmente são representados como objectos de informação logicamente delimitados, ou seja, como objectos discretos. todavia cada vez mais se encontram documentos sob a forma de objectos distribuídos, como sejam bases de dados relacionais e documentos compostos.
Atributos do documento digital São dependentes de um sistema intermediário rio (a plataforma tecnológica em que foram produzidos) São independentes e não solidários do suporte em que são mantidos (ao contrário rio do papel em que a identicação entre conteúdo, estrutura e suporte é inalterável), mantendo com ele relações múltiplas. m São distribuídos dos (mesmo um documento electrónico simples como por exemplo um documento de texto inclui componentes externas a si próprio prio - ex., as fontes que pertencem ao sistema operativo) São dinâmicos e por vezes mantêm capacidades automodificáveis (por exemplo quando utilizadas macros)
Atributos do documento digital São complexos assumindo formas muito estruturadas ou combinando diferentes media( bases de dados e sítios s web). Um documento pode incluir em si vários v documentos ou apenas um, mantendo portanto diversos tipos de cardinalidade (1-1; 1; 1-*). 1 São virtuais Um objecto irreal mas que parece real (pode parecer um objecto único quando na realidade inclui em si vários v objectos (documentos, componentes, formatos, etc.) Algo imaterial suportado por tecnologias de informação (depende de sistema intermediário rio composto por plataforma tecnológica e informática -à semelhança a das salas de conferência virtual, etc.-). Algo potencialmente presente e que apenas está activo mediante a superveniência de um estímulo (aplicável à congregação de diversos elementos informativos que criam uma vista -informação com estrutura, contexto e conteúdo mas de duração efémera) com um propósito pontual e localizado, dissolvendo-se se após s o cumprimento desse propósito; Um objecto que existe mas de forma dinâmica (modificável), ou seja, cuja composição não é estável vel.. Documentos automodificáveis e documentos complexos (bases de dados e páginas p web, documentos com macros, documentos dinâmicos, etc.)
Atributos do documento digital O documento electrónico deve: possuir a capacidade de ser autodemonstrável vel,, isto é,, conter em si mesmo os elementos contextualizadores da sua produção e ciclo de vida, sob o ponto de vista ambiental, documental, orgânico, funcional e tecnológico. deve permanecer inteligível vel,, ou seja, manter a capacidade de ser interpretado independentemente do software ou hardware originais que o tenham produzido.
É necessário uma GESTÃO DA INFORMAÇÃO que assegure a existência de informação: Autêntica a) ser aquilo que pretende ser b) ter sido produzida ou enviada pelo alegado produtor ou remetente c) ter sido produzida ou enviada no alegado momento de produção ou envio. Fidedigna aquela que é digna de crédito enquanto representação completa e fiel das transações, actividades ou factos que atesta, podendo dela depender subssequentes transações ou actividades. Integra que esta permaneça a completa e inalterada. Inteligível/utiliz vel/utilizável pode ser localizada, recuperada, apresentada e interpretada. Garantindo o uso dessa informação, a materialização das actividades da organização, a médio m e longo prazo
Uma gestão que passa pela utilização de META-INFORMA INFORMAÇÃO isto é, informação adicionada de forma automática tica ou semi-automatizada ao documento, em vários v momentos do seu ciclo de vida, e que permitirá a sua contextualização sob os diferentes aspectos jáj enunciados estruturas de informação paralelas indissociavelmente ligadas ao documento, ou seja, que constituem parte integrante do mesmo.
Reforçando a importância da Meta-informa informação Funcionalidades Suporta META-INFORMAÇÃO Normas Obedece a e Recomendações Descreve Acrescenta valor Conteúdos
O desafio digital Assim, a preservação digital requer: diferentes abordagens: quer técnicast quer organizacionais sendo as estratégias influenciadas por: tipo de entidade produtora tipo do sistema de informação tipo de gestão desse sistema e relação com os serviços produtores infra-estruturas técnicast legislação tipos e níveis n de serviços prestados...
PROPOSTA CI SI-AP REPOSITÓRIO DE PRESERVAÇÃO Tradicional BIBLIOTECA DIGITAL REPOSITÓRIO INSTITUCIONAL TESE NIVEL: ABERTO Documento - informacão científica ARQUIVO DIGITAL NIVEL: SEMI-ABERTO Documento - acto orgânico e/ou administrativo
4º Urgência de uma Informação selecção permanente da O Sistema de Informação organizacional (SI) ou da organização x, y, z z está sempre a ser alimentado enquanto ela funcionar e, nesse estado, impõe-se a urgência de uma selecção permanente,, ou seja, a aplicação de uma auto-regula regulação de selecção que zela pela existência e fluidez da memória organizacional, determinada por critérios rios científicos de AVALIAÇÃO ÃO [1]. [1]SILVA, Armando B. Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda - A avaliação em arquivística: reformulação teórico rico- prática de uma operação metodológica. Páginas A&B: arquivos e bibliotecas.. Lisboa, 5 (2000). ISSN: 0873-5670. 57-113
5º A interactividade informacional da organização Não sendo a interacção e a abertura ao outro/exterior uma novidade da época actual, a mediação tecnológica e a prática exponencial e geradora de efeitos múltiplos m graças as ao potencial das TIC e, mais precisamente, da INTRANET e da INTERNET, suporte tecnológico imprescindível à existência expansiva do SI, adquire nos nossos dias um papel fundamental nas organizações.
CICLO DE GESTÃO GESTÃO P R O D U T O R Manutenção e preservação 7 Uso e disseminação 6 Planeamento da gestão de informação 1 Criação, Captura e Recolha 2 Organização 3 C O N S U M I D O R Armazenamento 5 Avaliação 4 PRESERVAÇÃO
Gestão contínua nua do ciclo de vida da Informação WORKFLOW Validação Avaliação Criação/aquisição Repositório SI Armazenamento Difusão Integração Adapt. de: www.aiim.org/chapters/olddominion/convergenceofdocumentsandrecords.ppt
Integração da Gestão GSI Gestão de informação em bases de dados Gestão de email Workflow Gestão da Informação Gestão de imagens e audiovisual Gestão Groupware Gestão de Conteúdos Internet
6º O Sistema de Informação organizacional (SI) é,, pois, por natureza activo e permanente. É um sistema com memória ria. Esta valência fundamental tem de ser gerida e zelada na génese e na actividade plena da organização ão, com o duplo objectivo: de a rentabilizar nos ganhos de PRODUTIVIDADE e INOVAÇÃO e de assegurar a sua tranquila e natural DISPONIBILIZAÇÃO ao acesso de qualquer género
7º A consciencialização do duplo objectivo focado atrás s faz-se de várias v maneiras e por vários v intervenientes e não pode ter em conta apenas as grandes organizações, capazes de contratar gestor(es) ) de informação. As Entidades (em sentido tradicional ou empresas direccionadas a essa área de negócio )) que albergam, organizam e disponibilizam o acesso imediato, por exemplo, dos arquivos empresariais aos seus produtores têm de ajudar os seus clientes a ver para além m do imediatismo redutor do guarda por um tempo de validade fiscal e deita fora
8º O SI-AP surge e implementa-se para que essa consciencialização seja um desiderato visado persistentemente, mas o seu êxito depende sobretudo do exame crítico e permanente dos resultados que permite alcançar ar em cada organização onde é implantado. Cada organização com SI-AP é um case study e os conjuntos de empresas cuja informação é sistémicamente gerida fornecem indicações diversas e preciosas sobre a viabilidade e o potencial do modelo.