Guia de Referência Rápida do Exchange Online Log On Para acessar seu correio utilize o endereço outlook.office365.com inserindo seu e-mail completo e sua senha de rede. No primeiro acesso será solicitado a configuração do idioma e fuso horário do usuário. Mantenha o Idioma em Português (Brasil) e altere o Fuso Horário para (UTC -03:00) Brasília, clicando em salvar em seguida. Nas próximas telas serão exibidos maiores detalhes das funções mais comuns.
Tela inicial do Office 365 e Outlook Web Access (OWA) Por meio do Menu de Funções são acessadas as principais funcionalidades do serviço de correio, a saber: Outlook Envio e recebimento de e-mails; Calendário Agenda de compromissos/reuniões; Pessoas Agenda de contatos; Tarefas Controle pessoal de atividades. No ícone Foto do Usuário é feita a alteração (opcional) da foto do perfil do usuário e a abertura de outras caixas de correio que se tenha acesso como caixas departamentais. No Menu de Opções são ajustadas as configurações do usuário, como a assinatura dos e- mails.
Funções de e-mail Tela básica do e-mail com suas principais funcionalidades destacadas. + Novo email Altera o painel da direita para redação de novo email; Pastas Lista as pastas básicas do usuário bem como as criadas por ele. Para criar uma nova pasta clique com o botão direito no nível acima do que se deseja a pasta e em seguida em Criar Nova Pasta; Filtro de mensagens Utilizado para facilitar a visualização das mensagens ao reduzir o número de mensagens exibidas; Ordenação de mensagens Define por qual critério as mensagens são ordenadas, podendo ser por data (padrão), remetente, assunto entre outros; Caixa de pesquisas Usada para localizar mensagens por qualquer palavra que faça parte do assunto ou do nome do remetente. Novo e-mail Utilize os botões básicos para, respectivamente, enviar o e-mail, descartar o e mail, inserir anexos, usar aplicativos (função ainda não disponível) e outras opções (...). Em outras opções (...) é possível salvar como rascunho, definir o nível de prioridade, exibir o campo CCo entre outras funcionalidades. Com a barra de formatação de texto é possível a aplicação de vários efeitos no texto, como negrito, itálico, alterar a cor do texto, etc. Selecione o texto antes de aplicar o efeito e clique no botão do efeito desejado.
Abrindo outra caixa de correio Clique no ícone da imagem do perfil e depois na opção Abrir outra caixa de correio... Na janela que irá se abrir digite as primeiras letras do nome da caixa de correio desejada, uma listagem limitada das caixas disponíveis irá aparecer. Caso a caixa de correio desejada não apareça na listagem clique em Pesquisar Contatos e Diretório e depois na caixa desejada. A caixa selecionada será aberta em outra aba no navegador. Caso o usuário tenha acesso a mais de uma caixa deverá ser repetido o processo para cada caixa, sendo aberta uma nova aba para cada caixa. Trocar foto do perfil Clique no ícone da imagem do perfil e depois na imagem ao lado de seu nome de usuário. Será aberta uma nova janela onde deve-se clicar no ícone de uma pasta que irá abrir o Explorer para escolha de uma imagem dentre as presentes no seu computador, clicando-se em salvar em seguida. Deve-se evitar imagens que sejam consideradas impróprias pela BBTS. Lembre-se que esta imagem será vista por todos àqueles para quem você enviar seus e-mails e visa facilitar sua identificação.
Opções de e-mail Nas opções de e-mail você pode ver quanto de sua quota está ocupada, criar regras, alterar a assinatura e configurar respostas automáticas de ausência de escritório entre outras opções. Na tela principal de opções pode ser visto a quota disponível para o usuário bem como os atalhos para diversas subopções. Serão destacadas somente as opções de uso mais comum. Em organizar email estão as principais funcionalides de email como regras da caixa de entrada e as respostas automáticas (ausência do escritório).
Criação de regras Em regras da caixa de entrada são criadas as regras para organização automática das mensagens recebidas, podendo as mensagens serem rederecionadas para uma pasta específica ou excluídas. Clique no + e uma lista de opções mais comuns irá aparecer, sendo aberta uma nova janela para se definir os critérios para filtro. Deve-se atentar que as regras podem estar ativas ou não e são aplicadas na sequencia de cima para baixo. Se por exemplo uma regra de exclusão está acima de uma de redirecionamento a mensagem será excluída e não será redirecionada. Ausência do escritório Escolha a opção Respostas automáticas e defina o período da ausência, usualmente o período de férias ou de licença do usuário, e um texto explicando o motivo da ausência e, preferencialmente, outro destinatário para suas mensagens durante sua ausência. Na mesma tela mais abaixo existe a opção de mensagens automáticas para remetentes de fora da BBTS.
Assinatura Clique em configurações dentro de opções e a tela de configuração da assinatura de email irá aparecer. Digite o texto de sua assinatura conforme as diretrizes da BBTS e do seu setor e marque a opção Incluir automaticamente minha assinatura em mensagens que eu enviar para que sua assinatura seja anexada automaticamente em suas mensagens. Esta e outras alterações que sejam feitas nesta tela somente serão aplicadas após se fazer um logoff e se reiniciar o navegador. Ajuda O pessoal do suporte pode auxiliá-lo em alguma dúvida específica sobre alguma funcionalidade não explicada neste manual, mas antes de contatar o suporte tente a opção ajuda presente no site que é bem detalhada e abrange todas as funcionalidades do sistema.