GESTÃO DO CONHECIMENTO E DA INFORMAÇÃO Tania Rodrigues Mendes ATL DAL/DC Coordenadora do Comitê Executivo do Portal da ALESP Instituto do Legislativo Paulista Curso Temas de Gestão Pública aula 4 São Paulo, 07 de maio de 2009
OBJETIVOS DA AULA Apresentar o referencial conceitual básico Indicar ferramentas e processos Iluminar O lugar da gestão do conhecimento e da informação nas organizações públicas Contexto histórico, social e político (ambiente) Principais atores Condições de aplicação Refletir sobre a importância estratégica da informação e do conhecimento no Legislativo paulista. 2
O QUE É CONHECIMENTO? VISÃO DA FILOSOFIA/TEORIA DO CONHECIMENTO Apropriação do objeto/realidade pelo pensamento, independente da forma como ocorre essa apropriação, seja como definição, como percepção clara, apreensão completa ou análise, seja como reflexão consciente. Exclusivamente humano, pressupõe sujeitos pensantes. Embora concreto, é intangível. 3
O QUE É CONHECIMENTO? PARA A TEORIA DAS ORGANIZAÇÕES É uma informação que muda algo ou alguém (Drucker) Reside na pessoa, porém não é simples absorção de dados, implica elaboração mental e reflexão transformadora Pressupõe inteligência. Reside no usuário e não nas coleções de dados, sistemas de informações ou documentos. Mistura de experiência, valores, informação contextual e insight que proporciona uma base para avaliação de novas experiências e informações e a tomada de decisões e ações. 4
TIPOS DE CONHECIMENTO TÁCITO EXPLÍCITO INTELIGÊNCIA 5
PRODUZINDO CONHECIMENTO DADOS DOCUMENTO INFORMAÇÃO SISTEMAS DE INFORMAÇÃO CONHECIMENTO/INTELIGÊNCIA 6
CONHECIMENTO DERIVA DE INFORMAÇÃO ESSA TRANSFORMAÇÃO IMPLICA QUE A MENTE DA PESSOA REALIZE Comparação Conclusão Relacionamento com o já conhecido Conversação/compartilhamento 7
COMPONENTES BÁSICOS - TO Experiência Complexidade Discernimento Normas práticas Intuições Valores e Crenças O que importa é como o sujeito reage às informações e coleções de dados 8
GESTÃO DO CONHECIMENTO Processo que busca a organização da expertise coletiva da instituição, em qualquer lugar em que se encontre, e sua distribuição para onde houver maior retorno. (Hibbard, 1997) Processo sistemático, articulado e institucional, apoiado na identificação, geração, compartilhamento e aplicação do conhecimento organizacional, com o objetivo de maximizar a eficiência e o retorno sobre os ativos de conhecimento da organização. (Tarapanoff, 2001) 9
MODELOS E PROCESSOS DE GESTÃO HÁ VÁRIOS, MAS EM GERAL IMPLICAM A ELABORAÇÃO DE UM PROJETO GLOBAL, ENVOLVENDO AÇÕES DE: Identificação das necessidades Mapeamento (fontes, competências, saber da organização) Captura desenvolvimento de softwares tradutores e registradores Seleção e Validação Organização e Armazenagem Compartilhamento: acesso e distribuição redes e comunidades Aplicação Criação de conhecimento novo 10
ESTRATÉGIAS MELHORES PRÁTICAS Captura de conhecimento tácito sistemas próprios Redes de intercâmbio FOCALIZAR NO CLIENTE, FORNECEDORES E CONCORRENTES Perfil de clientes Informações sobre o ambiente externo Dúvidas e demandas GESTÃO DE ATIVOS INTELECTUAIS Patentes Marcas Preservar o conhecimento próprio 11
ESTRATÉGIAS - CONTINUAÇÃO INOVAÇÃO E CRIAÇÃO DE CONHECIMENTO Manter pessoas com conhecimento-chave Inovações, pesquisa e treinamento Agregar o conhecimento das pessoas nos produtos e serviços da organização P&D COMO ESTRATÉGIA DE NEGÓCIOS Utiliza o conhecimento como produto (consultorias, cursos) A SITUAÇÃO IDEAL É COMBINAR TODAS AS ESTRATÉGIAS AS TIC DERIVAM DA ESTRATÉGIA ESCOLHIDA 12
ESTRATÉGIAS DE USO DA TIC CODIFICAÇÃO E REÚSO Centrada nos computadores conhecimento codificado e armazenado em bases de dados, não exige o contato com as pessoas que detém o conhecimento (Ex. agendas de trabalho, dados de melhores práticas, materiais de treinamento) Centrada na pessoa que detém o conhecimento computador como elemento de conexão interpessoal (Ex. videoconferência, correio eletrônico, redes de saber, fóruns virtuais) 13
INSTRUMENTOS O MODELO TECNOLÓGICO PODE ENVOLVER: Portais na internet e intranet Mapas do conhecimento E-mail, fóruns, grupos de discussão, redes de saber, videoconferências, matriz de responsabilidade, workflow Universidades corporativas Bases de dados, sistemas de informação Data Warehouse - DW; Data Mining DM Agendas corporativas Gestão eletrônica de documentos - GED 14
FACILITADORES LIDERANÇA CULTURA ORGANIZACIONAL MEDIÇÃO E AVALIAÇÃO TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E DA COMUNICAÇÃO 15
PAPEL DAS TIC A GC E A GI NÃO SÃO PROJETOS DE INFORMÁTICA EMBORA NÃO SEJA A ESSÊNCIA DA GC, ONDE AS PESSOAS REPRESENTAM O NÚCLEO VITAL E O PRINCÍPIO ATIVO, TEM PAPEL FUNDAMENTAL COMO INSTRUMENTO CONDICIONADOR DOS PROCESSOS E DAS RELAÇÕES, INCLUSIVE OS DE REFLEXÃO DOS SUJEITOS. 16
DIFICULTADORES TURNOVER BUROCRATIZAÇÃO AUSÊNCIA DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO INEXISTÊNCIA DE POLÍTICA DE VALORIZAÇÃO DO CONHECIMENTO DOS EMPREGADOS (TÁCITO OU EXPLÍCITO) TIC EXÓGENA E INADEQUADA 17
GESTÃO DA INFORMAÇÃO Processo contínuo de tratamento de coleções de dados e documentos, que dá suporte à instituição, composto de seis etapas distintas e interrelacionadas definidas como: Identificação das necessidades Aquisição Armazenagem Desenvolvimento de produtos e serviços Distribuição Uso efetivo Disseminação coletiva e disseminação seletiva de informações. 18
VALOR DO CONHECIMENTO CAPITAL INTELECTUAL CAPITAL HUMANO COMPETÊNCIA DAS PESSOAS CAPITAL ESTRUTURAL FERRAMENTAS QUE ALAVANCAM O CONHECIMENTO DAS PESSOAS CAPITAL EXTERNO RELACIONAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO COM O AMBIENTE EXTERNO ORGANIZAÇÕES APRENDIZES Apta a transformar-se pela aquisição de novos conhecimentos O LUGAR DA ESCOLARIDADE 19
NOVO CONCEITO DE ORGANIZAÇÕES Agrupamento humano, planejado e organizado, que utiliza a tecnologia disponível no seu ambiente, para atingir um ou mais objetivos. Voltada para o aprendizado é aquela apta a transformar-se pela aquisição de novos conhecimentos, onde a aprendizagem individual é contínua, o conhecimento é compartilhado e a cultura apóia essa aprendizagem. Os empregados são encorajados a pensar criticamente e a assumir riscos com novas idéias, sendo as suas contribuições devidamente valorizadas. 20
PROFISSIONAIS FACILITADORES TÉCNICOS: Responsáveis pela infra-estrutura tecnológica. Ex. pessoal de informática INTEGRADORES Extraem conhecimento de quem o tem e estruturam a divulgação. Ex bibliotecários, jornalistas GERENTE DE PROJETO Gestor de processo, com foco no conhecimento DIRETOR DE CONHECIMENTO Promove a cultura do conhecimento na organização, lidera o desenvolvimento de estratégias do conhecimento 21
CONTEXTO HISTÓRICO SOCIEDADE INFORMACIONAL GLOBALIZAÇÃO DO TAYLORISMO AO TOYOTISMO ORGANIZAÇÕES APRENDIZES A MENTE HUMANA COMO ATIVO E CAPITAL 22
AMBIENTE LEGISLATIVO - ALESP PONTOS FRACOS Cultura Falta de política de informação assimetria de informações com os demais Poderes, decisões comandadas pela demanda e pressão da mídia Turnover alto Falta de planejamento estratégico Carência de reconhecimento e incentivo ao conhecimento tácito PONTOS FORTES Sistemas de informação e largo uso de TIC, ex: SPL Política da Qualidade Metabolismo político centrado em processo Projeto Portal, moldado para servir à redes desconcentradas de saber, onde todos podem ser autores e usuários de conhecimento e informação (gestão compartilhada e alimentação distribuída), ILP. 23
BIBLIOGRAFIA 1. ALESP Ato nº 5, de 10 de março de 2005, da Mesa. Institui o Comitê Executivo do Projeto Portal da ALESP. www.al.sp.gov.br; 2. - Sobre o Portal. www.al.sp.gov.br Home>A Assembléia>Sobre o Portal ; 3. CASTELLS, Manuel. A Era da informação: economia, sociedade e cultura. São Paulo: Paz e Terra, 1999. (3v) 4. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 3ed. São Paulo, McGraw-Hill, 1983; 5. DAVENPORT, T. & PRUSAK, L. Conhecimento empresarial: como as organizações gerenciam o seu capital intelectual. Rio de Janeiro: Campus, 1998; 6. DE MASI, Domenico. A Sociedade pós-industrial. São Paulo: SENAC, 1999; 7. DRUCKER, Peter F. As Novas realidades. 4ed. São Paulo: Pioneira, 1997; 8. EBOLI, Marisa (Coord.) Coletânea universidades corporativas: educação para as empresas do século XXI. São Paulo: Schumucler, 1999: 24
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BILBIOGRAFIA - CONTINUAÇÃO 16. MENDES, Tania R. AVIDISCA: Armazém virtual de dados e informações sobre saneamento e ciências do ambiente nas Américas modelo conceitual. São Paulo, junho de 2004. (Associação Interamericana de Engenharia Sanitária e Ambiental AIDIS e Organização Panamericana de Saúde OPAS/OMS); 17. Gestão do conhecimento e da informação. São Paulo: ALESP/ILP, 2008. www.al.sp.gov.br/ilp; 18. & BARROSO, Maria Isabel. O Lugar das coisas. São Paulo: PUCSP, 1978. (Trabalho de conclusão para o curso de teoria do conhecimento/programa de pósgraduação-mestrado em Filosofia da Educação); 19. NASCIMENTO, Armando R. C. Palestra sobre a gestão da informação e do conhecimento: uma abordagem para a modernização de legislativos. Brasília: Senado/Interlegis, 2004; 20. NONAKA, i. & TAKEUCHI, H. A criação do conhecimento na empresa. Rio de Janeiro: Campus, 1997; 21. ROCHA, Gilda Maria Almeida & TAVARES, Marcia da Silva. Informação e conhecimento: uma abordagem organizacional. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2001; 22. GOVERNO DE SÃO PAULO Decreto nº 53.963, de 21 de janeiro de 2009: Institui, no âmbito da administração pública estadual, a política de gestão do conhecimento e inovação e dá providências correlatas. São Paulo, DOE 22/01/2009, p.114 www.saopaulo.sp.gov.br 26
BIBLIOGRAFIA - CONTINUAÇÃO 23. STWEART, Thomas A. Capital intelectual. 3ed. Rio de Janeiro: Campus, 1998; 24. SVEIBY, Karl E. A Nova riqueza das organizações: gerenciando e avaliando patrimônios de conhecimento. Rio de Janeiro: Campus, 1998; 24. TAKAHASHI, Tadao. (Org.) Sociedade da informação no Brasil: livro verde. Brasília, Ministério da Ciência e Tecnologia, 2000; 25. TARAPANOFF, Kira (Org.) Inteligência organizacional e competitiva. Brasília: UnB-Ed, 2001; 26. TERRA, José Claudio Cyreneu. Gestão do conhecimento: o grande desafio empresarial. www.gestaoct.org.br; 27. XAVIER, Ricardo Almeida Prado. Capital intelectual: administração do conhecimento como recurso estratégico para profissionais e empresas. São Paulo: STS, 1998 27
CONTATO TANIA RODRIGUES MENDES trodrigues@al.sp.gov.br Agente Técnico Legislativo da Divisão de Apoio as Comissões, do Departamento de Comissões DAC/DC tel.: 3006-6353 Coordenadora do Comitê do Portal Ato nº 05/2005, da Mesa 28