EXERCÍCIO 205 Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna RAINT 206
Sumário Introdução... 3 I. Descrição dos trabalhos de auditoria realizados de acordo com o PAINT 205.. 4 II. Análise do Nível de Maturação dos Controles Internos... Transporte... 2 Faturamento e Arrecadação... 2 Almoxarifado... 6 Processos de Pagamento por Danos Morais... 8 Controle de Bens Patrimoniais... 9 FACEAL Fundação CEAL de Assistência Social e Previdência... 22 Recursos Humanos / Folha de Pagamento... 22 III. Trabalhos de Auditoria Realizados não Previstos no PAINT 205... 26 IV. Trabalhos de auditoria previstos, mas não realizados ou não concluídos em 205... 28 V. Fatos relevantes com impacto sobre a Auditoria Interna... 29 VI. Ações de Capacitação na unidade de Auditoria Interna... 30 VII. Recomendações emitidas no exercício... 3 VIII. Benefícios decorrentes da ação da Auditoria Interna... 32 IX. Conclusão... 34 2
Introdução A Auditoria Interna da Eletrobras Distribuição Alagoas CAD, que tem como missão assessorar a Alta Administração, de forma independente e objetiva, prestando serviço de auditoria interna, objetivando adicionar valor e tornar mais eficiente as operações da empresa, apresenta o Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna RAINT, exercício 205, com o objetivo de demonstrar os resultados dos trabalhos previstos no Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna - PAINT, com o objetivo de atender à Instrução Normativa n.º 24, de 7 de novembro de 205, da Controladoria Geral da União CGU. 3
I. Descrição dos trabalhos de auditoria realizados de acordo com o PAINT 205 Auditoria em Transporte Relatório nº: CAD 00/205 Área: Gerência de Transportes PRAT Departamento de Gestão de Pessoas - DGP Cronograma: 02/02/205 a 6/03/205 Horas previstas: 390 Horas realizadas: 39 Recursos Humanos: Materiais empregados: Escopo: 2 (dois) Auditores Foram solicitados documentos, relatórios e informações relativas às atribuições da Gerência de Transportes - PRAT, vinculado a Assessoria de Suporte Administrativo - PRA, tomando como base para exames os registros do Sistema Ecofrotas. Desenvolvimento de exames visando verificar a gestão da frota de veículos da empresa que possui, em setembro de 204, 240 (duzentos e quarenta) veículos, onde 64 (sessenta e quatro) correspondem à frota própria e 76 (cento e setenta e seis) a frota contratada. Os exames serão realizados com amostragem determinada de acordo com os procedimentos estabelecidos pela NBR-5.426/77, da Associação Brasileira de Normas Técnicas ABNT ou de no mínimo 0% (dez por cento) do universo a ser auditado. 4
Auditoria em Faturamento e Arrecadação Relatório nº: CAD 002/205 Área: DCA - Departamento de Atendimento aos Clientes DCF Departamento de Faturamento e Recebíveis DCM - Departamento de Medição e Combate às Perdas Assessoria de Suporte Administrativo PRA Departamento de Operação PRP Departamento de Manutenção AT PRM Departamento de Serviços PRS Cronograma: 09/03/205 a 4/07/205 Horas previstas: 505 Horas realizadas: 730 Recursos Humanos: Materiais empregados: 2 (dois) Auditores Foram solicitados documentos, relatórios e/ou informações relativas às atribuições das seguintes áreas: Departamento de Atendimento aos Clientes DCA, Departamento de Faturamento e Recebíveis DCF, Departamento de Medição e Combate as Perdas DCM, Assessoria de Suporte Administrativo PRA, Departamento de Operação PRP, Departamento de Manutenção AT PRM e Departamento de Serviços PRS, utilizando como base para exames os registros no Sistema AJURI. Escopo: Desenvolvimento de exames visando verificar o gerenciamento das Unidades Consumidoras que geram um faturamento no valor de R$ 25.630.65,30 (cento e vinte e cinco milhões, seiscentos e trinta mil, seiscentos e quinze reais e trinta centavos) e uma arrecadação no valor de R$ 08.593.20,27 (cento e oito milhões, quinhentos e noventa e três mil, cento e vinte reais e vinte e sete centavos) mensais (dados de setembro/204), quais sejam: a) análise dos contratos de consumidores do grupo A; b) análise dos contratos de agentes arrecadadores; c) políticas de combate à inadimplência; d) além de outras verificações consideradas relevantes. Os exames serão realizados com amostragem determinada de acordo com os procedimentos estabelecidos pela NBR-5.426/77, da Associação Brasileira de Normas Técnicas ABNT ou de no mínimo 0% (dez por cento) do universo a ser auditado. 5
Auditoria em Almoxarifado Relatório nº: CAD 003/205 Área: Departamento de Logística e Suprimentos DGS Gerência de Planejamento e Controle de Estoques DGSP Gerência da Qualidade de Processos e Documentação Normativa DGQP Departamento de Manutenção de MT/BT - PRD Cronograma: 07/05/205 a 30/0/205 Horas previstas: 405 Horas realizadas: 495 Recursos Humanos: Materiais empregados: Escopo: 3 (três) Auditores Foram solicitados documentos, relatórios e informações relativas às atribuições do Departamento de Logística e Suprimentos DGS, da Gerência de Planejamento e Controle de Estoques DGSP, tomando como base para exames os registros de estoques no Sistema de Materiais ERP-OFM. Verificar a existência de planejamento e reposição de estoques; a existência e a eficiência dos sistemas de classificação, armazenamento e segurança dos materiais, bem como se obedecem aos normativos da Empresa; verificar, mediante inspeção in loco e comparação com os relatórios extraídos do sistema de controle de estoque e os dados da contabilidade, a correspondência entre os quantitativos de materiais registrados no sistema de controle de estoques, os quantitativos registrados na contabilidade e os quantitativos existentes de fato, obtidos por contagem dos estoques. 6
Auditoria em Programa Luz Para Todos PLPT Relatório nº: CAD 006/205 Área: PLPT Programa Luz Para Todos Cronograma: 0/0/205 a 04/2/205 Horas previstas: 640 Horas realizadas: 352 Recursos Humanos: Materiais empregados: 2 (dois) Auditores Foram solicitados: acesso ao sistema OFM, acesso ao módulo Contabilidade, projetos, contratos, medições, pagamentos efetuados e realização de verificação in loco, com o objetivo de examinar as atividades relativas ao Programa Luz Para Todos PLPT. Escopo: Analisar os termos aditivos, a execução, as medições, penalizações, contratos expirados com pendências, pagamentos, contabilização e os repasses (identificar a regularidade da razão social e o CNPJ dos participantes) da 9ª tranche que correspondem aos seguintes dados: Totalização de Projetos: Projetos:.720 Custo: R$ 8.524.50,00 (valor previsto no Programa do Projeto) Consumidores: 0.479 Kits de Instalação: 0.385 Rede AT:.925 km Rede BT: 734 km Poste: 40.200 Transformador: 2.085 Medidor: 0.479 Equipamento: não previsto Os exames serão realizados com amostragem determinada de acordo com os procedimentos estabelecidos pela NBR-5.426/77, da Associação Brasileira de Normas Técnicas ABNT ou de no mínimo 0% (dez por cento) do universo a ser auditado. 7
Auditoria em Dispensa e Inexigibilidade de Licitação, Contratos e Convênios Relatório nº: CAD 007/205 Área: DGS Departamento de Logística e Suprimentos PRA Assessoria de Suporte Administrativo CPL - Comissão Permanente de Licitação PRJ - Assessoria Jurídica Cronograma: 26/0/205 a 30/2/205 Horas previstas: 435 Horas realizadas: 378 Recursos Humanos: Materiais empregados: (um) Auditor Foram solicitados documentos, relatórios e informações relativas às atribuições do Departamento de Logística e Suprimentos - DGS, tomando como base para exames os processos licitatórios, contratos e convênios em vigor e/ou realizados até setembro de 205. Escopo: Na verificação dos controles será avaliada a regularidade dos procedimentos relativos à dispensa e inexigibilidade de licitação, concorrência, tomada de preço, convite e pregão (presencial e eletrônico), com a identificação dos processos, contendo: Objeto da contratação e valor; Fundamentação legal; Nome do responsável pela fundamentação e seu CPF; Identificação do contratado (nome ou razão social e CPF ou CNPJ) e das demais empresas consultadas, no caso de dispensa de licitação. 8
Auditoria em Fundação Ceal de Assistência Social e Previdência FACEAL Relatório nº: CAD 008/205 Área: PR Presidência da FACEAL DF Diretoria Financeira da Faceal Cronograma: 09//205 a 30/2/205 Horas previstas: 435 Horas realizadas: 284 Recursos Humanos: Materiais empregados: Escopo: 2 (dois) Auditores Foram solicitados documentos, relatórios e informações relativas às atividades da Fundação CEAL de Assistência Social FACEAL, tomando como base para exames os registros de arquivo no Sistema ATENA e assuntos mencionados na documentação expedida. Testar a consistência das informações contidas nos balancetes contábeis da Fundação e gestão dos controles internos. Os exames serão realizados com amostragem determinada de acordo com os procedimentos estabelecidos pela NBR-5.426/77, da Associação Brasileira de Normas Técnicas ABNT ou de no mínimo 0% (dez por cento) do universo a ser auditado. 9
Auditoria em Recursos Humanos/Folha de Pagamento Relatório nº: CAD 009/205 Área(s): DGP - Departamento de Gestão de Pessoas DFF Departamento de Orçamento e Gestão Financeira Cronograma: 8/07/204 a 30/2/204 Horas previstas: 630 Horas realizadas: 596 Recursos Humanos: Materiais empregados: 3 (três) Auditores Foram solicitados documentos, relatórios e informações relativas às atribuições do Departamento Gestão de Pessoas DGP, tomando como base para exames os registros existentes no Sistema RM Labore. Escopo: Realizar exames no quadro de pessoal que atualmente corresponde a.224(um mil duzentos e vinte e quatro) empregados (setembro/203), e verificar: a) A fiscalização da atividade de segurança e medicina do trabalho junto às terceirizadas; b) A regularidade do incentivo as atividades físicas e desportivas e auxílio saúde; c) A cessão e requisição de pessoal; d) A consistência das rubricas que compõem a folha de pagamento (periculosidade, hora extra, hora sobreaviso, férias e adicional noturno). Os exames serão realizados com amostragem determinada de acordo com os procedimentos estabelecidos pela NBR- 5.426/77, da Associação Brasileira de Normas Técnicas ABNT ou de no mínimo 0% (dez por cento) do universo a ser auditado. 0
II. Análise do Nível de Maturação dos Controles Internos A estrutura de Controle Interno da Eletrobras Distribuição Alagoas visou garantir que os objetivos estratégicos da empresa fossem atingidos para o exercício analisado, compreendendo os seguintes componentes de controle interno: a) Ambiente de Controle: A entidade mantém um bom nível de controle, vez que a alta administração fornece instrumentos seguros para um positivo ambiente de controle nas atividades da empresa, pois disponibiliza internet e intranet para divulgação das principais políticas, notícias, diretrizes e normativos; existência de código de ética de conduta da empresa e de seus colaboradores, existência de manuais com normas e procedimentos prevendo sistemas de autorizações e aprovações, linhas de autoridades definidas e o estabelecimento de práticas operacionais e de rotinas e existência de normativos. Todavia, partes destes normativos necessitam serem atualizados, bem como haver uma maior divulgação de seus normativos internos. b) Avaliação de Risco: Foi concluído o mapeamento de riscos na Eletrobras Distribuição Alagoas, atendendo ao Projeto Sox, onde foram mapeados 8 subprocessos. No entanto, ainda não foram disponibilizados por estar faltando a realização dos testes finais. Assim, a Auditoria Interna não tem como identificar claramente os processos críticos nem diagnosticar os riscos nas unidades administrativas da empresa, para detecção da probabilidade desses riscos e adoção de ações preventivas, aplicando a experiência dos auditores. c) Informação e Comunicação: A empresa mantém intranet e página própria na internet, com os atos normativos e informações atualizadas das ações mais relevantes desenvolvidas no período, havendo, neste caso, uma prática na divulgação e tratamento de informações necessárias para os alcances dos objetivos da administração. d) Monitoramento: A Auditoria Interna tem efetuado anualmente avaliações nos controles internos existentes nas atividades da empresa, apontando as inconformidades encontradas, propondo medidas saneadoras, objetivando melhorar o desempenho da empresa e verificando o cumprimento das normas e diretrizes da alta Administração. Para tanto, é efetuado um plano de ação após as auditorias realizadas, visando acompanhar as atividades desenvolvidas para solução das inconformidades, constando prazos e responsáveis por cada ação. e) Procedimento de Controle: Consoante às auditorias previstas no PAINT e nas auditorias especiais realizadas no período, a auditoria interna promove controles que contribuem para a redução, a níveis aceitáveis, dos riscos para a realização dos objetivos da empresa. As atividades de auditoria sempre são executadas através dos sistemas de informática existentes na empresa, que apoiam a realização dos objetivos. Está em fase de testes finais a implantação do Projeto SOX, com o mapeamento de processos, identificando os riscos e os controles existentes para mitigá-los. No entanto, a Auditoria Interna encontrou nos trabalhos realizados em 205 falhas relevantes nas seguintes áreas:
Transporte RECOMENDAÇÕES À PRESIDÊNCIA Veículo apresentando alto custo com manutenção Criar mecanismo visando reduzir os custos de manutenção da frota de veículos, evitando, com isso, prejuízos financeiros à EDAL. PRAT Separando no sistema manutenção do veículo e dos equipamentos do veículo Em Andamento 2 Treinamento de condutores Em Andamento 3 Encaminhando casos de avarias ao PRT Em Andamento 4 Encaminhando alguns veículos para leilão. Em Andamento Falta controle na rodagem dos pneus utilizados pela frota. Criar mecanismo de controle no uso dos pneus dos veículos da frota, visando uma melhor gestão na utilização dos mesmos. PRAT Comprar maquina para marcação e identificação dos pneus Em Andamento 2 Marcar pneus Em Andamento 3 Cadastrar dados e histórico dos pneus em meio físico e digital Em Andamento 4 Cadastrar pneus no Ecofrotas Em Andamento Faturamento e Arrecadação RECOMENDAÇÕES À PRESIDÊNCIA ARROMBAMENTOS NOS PRÉDIOS DA SUBESTAÇÃO DE OLHO D ÁGUA DAS FLORES Que o Departamento de Manutenção PRM, tome providências no sentido de sanar os problemas encontrados pela Auditoria Interna na Subestação de Olho D Água das Flores, observando o que for de sua competência, com PRM 2
objetivo de deixar a estrutura da subestação dentro da normalidade. Através do nosso planejamento anual de conservação de subestações, foi realizada limpeza da SE Olho d Água das Flores. Implementada ARROMBAMENTOS NOS PRÉDIOS DA SUBESTAÇÃO DE OLHO D ÁGUA DAS FLORES. Que a Assessoria de Suporte Administrativo PRA, tome providências no sentido de sanar os problemas encontrados pela Auditoria Interna na Subestação de Olho D Água das Flores, observando o que for de sua competência, com objetivo de deixar a estrutura da subestação dentro da normalidade. Visita da PRAI para fazer o levantamento dos serviços a serem realizados; Implementada 2 Encaminhamento, por parte da PRAS, para que a Presidência autorize a colocação de um posto de serviço de vigilância; Implementada 3 Visita da PRAS às instalações da SE Olho D Água das Flores; Implementada 4 Elaboração de projeto básico para reforma da SE; Implementada 5 Reforma da SE Olho D Água das Flores. Implementada ARROMBAMENTOS NOS PRÉDIOS DA SUBESTAÇÃO DE PORTO CALVO Que o Departamento de Manutenção PRM, tome providências no sentido de sanar os problemas encontrados pela Auditoria Interna na Subestação de Porto Calvo, observando o que for de sua competência, com objetivo de deixar a estrutura da subestação dentro da normalidade. PRA PRM Através do nosso planejamento anual de conservação de subestações, foi realizada limpeza da SE Porto Calvo. Implementada ARROMBAMENTOS NOS PRÉDIOS DA SUBESTAÇÃO DE PORTO CALVO Que a Assessoria de Suporte Administrativo PRA, tome providências no sentido de sanar os problemas encontrados pela Auditoria Interna na Subestação de Porto Calvo, observando o que for de sua competência, com objetivo de deixar a PRA 3
estrutura da subestação dentro da normalidade. Visita da PRAI para fazer o levantamento dos serviços a Em Andamento serem realizados; 2 Encaminhamento, por parte da PRAS, para que a Presidência Em Andamento autorize a colocação de um posto de serviço de vigilância; 3 Visita da PRAS às instalações da SE Porto Calvo; Em Andamento 4 Elaboração de projeto básico para reforma da SE; Em Andamento 5 Reforma da SE Porto Calvo. Em Andamento EDIFÍCIO DA METROPOLITANA COM PROBLEMAS EM SUA ESTRUTURA. Concluir o processo licitatório Tomada de Preços 02/205, com o objetivo de promover a demolição do prédio denominado (navio), solucionando dessa forma os problemas estruturais existente naquele Setor. Conforme decisão da Alta Administração, segundo informação da Presidência através da sua Assessoria. Elaboração de Projeto Básico Licitação Assinatura de Contrato Mobilização Ordem de Início de Serviço Execução Em Andamento INCONFORMIDADES ENCONTRADAS NAS SUBESTAÇÕES. Que o Departamento de Manutenção PRM, tome providências no sentido de sanar os problemas encontrados nas Subestações informadas pela Auditoria Interna, observando o que for de sua competência, com objetivo de deixar as estruturas das mesmas dentro da normalidade. PR PRM Através do nosso planejamento anual de conservação de subestações, foi realizada limpeza e resolvidas as não conformidades de competência da PRM, apontadas por esta auditoria, em todas as subestações no estado. Implementada INCONFORMIDADES ENCONTRADAS NAS Que a Assessoria de Suporte Administrativo PRA, tome PRA 4
SUBESTAÇÕES providências no sentido de sanar os problemas encontrados nas Subestações informadas pela Auditoria Interna, observando o que for de sua competência, com objetivo de deixar as estruturas das mesmas dentro da normalidade, exceto nos casos de falta de vigilância. Visita da PRAS às instalações das subestações de Arapiraca I, Arapiraca II, Santana do Ipanema, Pão de Açúcar, Penedo, Coruripe, Peri-Peri, Palmeira dos Índios, Olho D Água das Flores, Matriz de Camaragibe, São Luiz do Quitunde, Rio Largo, Pilar e Marechal Deodoro, tendo como principais Em Andamento objetivos a identificação de problemas e busca de soluções para os mesmos. A viagem será feita junto com o Consultor em Segurança Patrimonial Rubens Batista. 2 Elaboração de um relatório sobre os problemas encontrados e a proposição de solução. Em Andamento 3 Colocação de 0 (um) posto de vigilância noturno na SE Centro Implementada INCONFORMIDADES ENCONTRADAS NAS SUBESTAÇÕES Que a Assessoria de Suporte Administrativo PRA, faça gestão junto a Alta Administração no sentido de colocar vigilância pelo menos nas Subestações de grande porte, onde há uma quantidade maior de equipamentos, bens móveis e imóveis. Havendo indisponibilidade econômico/financeira para tal, estabelecer controles de acesso nas referidas Subestações. Gestão junto à Alta Administração da empresa para implementação de medidas para resolver os problemas identificados após a realização de visitas às subestações mencionadas. Em Andamento INCONFORMIDADES ENCONTRADAS NOS PRÉDIOS DA ELETROBRAS DISTRIBUIÇÃO Que a Assessoria de Suporte Administrativo PRA, tome providências no sentido de sanar os problemas encontrados nos Escritórios Comerciais apontados pela Auditoria Interna, observando o que for de sua PRA PRA 5
ALAGOAS. competência, com objetivo de deixar as estruturas dos mesmos dentro da normalidade. Entrar em contato com o Gerente de Planejamento e Controle de Estoques para buscar alternativas de resolução dos problemas de recolhimento de sucata e de limpeza dos almoxarifados. Implementada Almoxarifado RECOMENDAÇÕES À DIRETORIA DE GESTÃO Empréstimo Material Documentação de sem Regularizar o empréstimo de material para a Obra da Subestação do Canal do Sertão, ao Governo do Estado de Alagoas, realizado no período de novembro/202 a setembro de 203, totalizando o valor de R$ 559.976,20 (quinhentos e cinquenta e nove mil, novecentos e setenta e seis reais e vinte centavos) DGS Realizaremos reunião com a Secretária de Infraestrutura do Estado no sentido de formalizar o empréstimo e disciplinar a devolução dos equipamentos. Em Andamento Material Emprestado sem Devolução Realizar empréstimos de material só com a devida documentação, cumprindo o previsto na Norma Administração de Materiais, item 4.6, onde consta o seguinte: Documento de Empréstimo de Material: documento que disciplina a sistemática de empréstimo de materiais, entre as Empresas de Distribuição, mediante aprovação pelo Diretor competente, obedecendo a determinação da Norma Brasileira de Contabilidade NBC T 6 que denomina o Documento de suporte: qualquer documento hábil, físico ou eletrônico que comprove a transação.... DGS 6
Emitimos recomendação, reiterando a todos os funcionários da DGSP, através de e-mail datado de 8//205, enviado também a esta Auditoria, onde ratificamos só realizar empréstimos de material precedido da devida documentação formal (Contrato Mútuo ou Comodato ou outro que fique bem caracterizado responsabilidade entre as partes) e autorização formal do Diretor de Gestão ou Diretor Presidente, cumprindo o previsto na Norma Administração de Materiais, item 4.6, onde consta o seguinte: Implementada Documento de Empréstimo de Material: documento que disciplina a sistemática de empréstimo de materiais, entre as Empresas de Distribuição, mediante aprovação pelo Diretor competente, obedecendo a determinação da Norma Brasileira de Contabilidade NBC T 6 que denomina o Documento de suporte: qualquer documento hábil, físico ou eletrônico que comprove a transação.... Material Emprestado sem Devolução Cumprir e fazer cumprir os itens acordados nos Contratos nº COM-00 e 003/205, em particular o cumprimento da Cláusula Quinta - Da Multa No caso de atraso na devolução do material, desde que o COMODANTE não tenha concorrido de alguma forma para tanto, serão devidos pela COMODATÁRIA encargos moratórios à taxa nominal de 6% a.a (seis por cento ao ano), capitalizados diariamente em regime de juros simples. DGS Em 04/2/205 encaminhamos e-mail à DGS/EDPI, copiado a esta Auditoria Interna, solicitando informações sobre o andamento da conclusão da devolução dos materiais e os prazos de entrega. Como também solicitamos o pagamento da multa pelo atraso na devolução do empréstimo dos Implementada materiais, conforme estabelecido em contrato e recomendado por esta Auditoria Interna. Do valor dos materiais emprestados à EDPI, 54% já foram recebidos pela EDAL. 7
Processos de Pagamento por Danos Morais RECOMENDAÇÕES À PRESIDÊNCIA PROCESSOS DE INDENIZAÇÃO DE DANOS MORAIS SEM INDICATIVO DA AÇÃO DE DIREITO DE REGRESSO Manter contato com as áreas envolvidas com os processos de indenizações por Danos Morais, a fim de viabilizar o Direito de Regresso, caso confirmada responsabilidade do pessoal próprio ou de terceiros, fazendo cumprir o que estabelece a Norma de Indenização Por Danos Comerciais (NOR SCF 09.00) PRJ A PRJ comunicará às áreas responsáveis todas as condenações e acordos celebrados para os gestores dos contratos avaliem a culpabilidade de terceiros ou próprio para ingressarmos com ação de Direito de Regresso. Implementada RECOMENDAÇÕES À DIRETORIA COMERCIAL AUSÊNCIA DE PROCEDIMENTO PARA REQUERER DIREITO DE REGRESSO Encaminhar para a Assessoria Jurídica PRJ, a fim de fazer valor o Direito de Regresso, os casos identificados em que os pagamentos de indenizações por danos for de responsabilidade do pessoal próprio ou de terceiros, fazendo cumprir o que estabelece a Norma de Indenização por Danos Comerciais (NOR SCF 09.00). DCA DCM DCF Quando verificada a possibilidade do Direito de Regresso, a DCAI encaminhará a Ata da Audiência do processo em questão para o Gestor de Contrato indicar a responsabilidade pelos Danos Morais, retornando para Implementada Assessoria Jurídica, a fim proceder ações para atender a Norma de Indenizações por Danos Comerciais (NOR SCF 09.00). Apurada a ocorrência e constatada a responsabilidade por danos morais, provocados por colaboradores próprios ou de Implementada 8
terceiros sob sua gestão, o DCM informará a Assessoria Jurídica, com o objetivo de emanar as devidas providências ao direito de regresso, em atendimento à Norma de Indenizações por Danos Comerciais. O DCF ao identificar que houve falha de procedimento por parte de colaboradores sob sua gestão que gerou indenização por danos morais, irá apurar o ocorrido e em se comprovando a falha irá fazer valer o direito de regresso, em especial quando se tratar de falha de procedimento cometido por prestadores de serviço com contrato sob gestão do DCF. Implementada Controle de Bens Patrimoniais RECOMENDAÇÕES À PRESIDÊNCIA Falta de controle e acompanhamento nos Bens Patrimoniais Providenciar que seja realizado um inventário eventual dos bens permanentes, cumprindo as determinações da IN nº 205/88, que, irá ajustar os dados contábeis e verificar a situação física do bem, quanto a necessidade de manutenção e reparos. PRA A PR expedirá documento determinando aos Gerentes de Departamento o levantamento de todos os bens situados sob sua responsabilidade. Posteriormente será composta uma comissão de inventário para verificação e validação das informações. Em Andamento Falta de controle e acompanhamento nos Bens Patrimoniais Atualizar e manter atualizada a Carga dos bens permanentes, cumprindo as determinações da IN nº 205/88: Item 7. Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser distribuído à unidade requisitante sem a respectiva carga, que se efetiva com o competente Termo de Responsabilidade assinado pelo PRA 9
consignatário.... Item 7.3.4 Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser movimentado, ainda que, sob a responsabilidade do mesmo consignatário, sem prévia ciência do Departamento de Administração ou da unidade equivalente. Item 7.3.5 Todo equipamento ou material permanente somente poderá ser movimentado de uma unidade organizacional para outra, através do Departamento de Administração ou da unidade equivalente. Após a validação será expedida instrução no sentido de fazer cumprir os itens 7., 7.3. 4, 7.3.5. Em Andamento Falta de controle e acompanhamento nos Bens Patrimoniais Cumprir a determinação da IN nº 205/88, item.2.2 Providenciar a alienação do material considerado antieconômico e irrecuperável. Após a validação do levantamento pela comissão de inventário, os materiais inservíveis serão encaminhados ao Almoxarifado para alienação. PRA Em Andamento Falta de controle e acompanhamento nos Bens Patrimoniais Cumprir e fazer cumprir as determinações da IN nº 205/88, quanto a movimentação e controle dos bens permanentes, que, conforme item 0 Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe foi confiado para guarda ou uso, bem como pelo dano que dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda. PRA Verificada a existência da situação descrita no item 05, serão adotadas as devidas providências para apuração de eventual Em Andamento 20
responsabilidade. RECOMENDAÇÕES À DIRETORIA DE GESTÃO Bens Patrimoniais sem registro de controle Providenciar que toda entrega de material considerado bem patrimonial, seja realizada após os registros de identificação do bem (tombamento) e de seu responsável (carga patrimonial), cumprindo as determinações da IN nº 205/88. Item 7. Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser distribuído à unidade requisitante sem a respectiva carga, que se efetiva com o competente Termo de Responsabilidade, assinado pelo consignatário.... Vale salientar que: Item 6 a) carga a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatário; b) descarga a transferência desta responsabilidade. Item 6.2 O material será considerado em carga, no almoxarifado, com o seu registro, após o cumprimento das formalidades de recebimento e aceitação. Hoje já realizamos a entrega do material através de Nota de Entrega, que identifica o recebedor (com nome, matrícula e assinatura), transferindo ao consignatário a responsabilidade de guarda e uso do material, sendo assim este o atual termo de responsabilidade. Implementada DGS 2 A partir de então só liberaremos material, considerado bem patrimonial, após o registro de identificação do bem pelo órgão responsável. Implementada 2
FACEAL Fundação CEAL de Assistência Social e Previdência RECOMENDAÇÕES Atribuição do Diretor Administrativo- Financeiro exercida por terceiros Providenciar que as atividades referentes à movimentação financeira da FACEAL, sejam executadas de acordo com o Manual dos órgãos de apoio à diretoria executiva - seção III, art. 5, item I, onde cabe ao Coordenador administrativo-financeiro supervisionar, coordenar e controlar as atividades administrativas, econômicas e financeiras... e o Regimento interno - seção VIII, art. 4, item IV, onde cabe ao Diretor administrativo-financeiro responder pelas atividades administrativas, econômicas e financeiras.... DF Designar um Coordenador administrativo-financeiro para exercer as atividades em questão. Implementada Recursos Humanos / Folha de Pagamento RECOMENDAÇÕES À PRESIDÊNCIA Descumprimento de Normativo de Função Gratificada. Requerer um parecer formal da Assessoria Jurídica PRJ, com base na Norma Interna de Função Gratificada (FG) DG-GP-0/N-0, sobre a possibilidade de um contratado pelo art. 37 da Constituição Federal assumir uma gerência, que segundo a referida norma, é um Cargo de confiança da estrutura hierárquica da empresa com vistas ao gerenciamento de Assessoria, Departamento, Secretaria Geral, Ouvidoria, Auditoria Interna e Comissão Permanente de Licitação, podendo ser PR 22
exercido por empregado próprio ou requisitado. Iremos encaminhar solicitação formal de parecer ao Jurídico Local, submetendo o mesmo posteriormente à consultoria jurídica da DD. Em Andamento RECOMENDAÇÕES À DIRETORIA DE GESTÃO Ausência do atestado de saúde ocupacional ASO Convocar todos os empregados para realizarem o exame médico periódico, de acordo com o planejamento da empresa, informando-os das penalidades que poderão advir pela não realização dos mesmos. DGP Inserir no sistema TOTVS relatório de acompanhamento automatizado por departamento e diretoria o status dos empregados referente à realização de exame periódico. Disponibilizar também em gráfico. Em Andamento Ausência do atestado de saúde ocupacional ASO Informar aos Gerentes de Departamento a relação de empregados que não realizaram os exames médicos periódicos, comunicando da necessidade de se instaurar processo de Apuração de Irregularidade, nos moldes da Norma de Apuração de Irregularidade (Código MPS-DG-0/N-00), orientando-os a afastá-los das atividades periculosas ou insalubres, conforme exigência da Norma de Exames Médicos Ocupacionais (Código DG-GP-0/N- 034); DGP Disponibilizar status de realização de Exame Médico Periódico EMP no Portal RH, para visualização e controle Em Andamento dos gestores 2 Disponibilizar guia de procedimento para a realização de exame via portal RH para o empregado e gestor. Em Andamento 23
3 Gerar relatório mensal de pendências de realização de EMP e encaminhar para os Assistentes de Diretoria até o dia 5 do mês subsequente. (Esta ação estará vigente até que a parametrização do sistema TOTVS seja concluída) Em Andamento Ausência do atestado de saúde ocupacional ASO Solicitar à Gerência de Segurança e Medicina do Trabalho SESMT, que proceda ao pedido de Suspensão da Autorização para trabalhos em área de risco dos empregados que executam atividades em regime habitual/ permanente ou intermitente nas áreas de riscos e não realizaram o exame médico periódico no prazo estabelecido, comunicando à Gerência de Administração de Pessoal DGPP, para proceder à suspensão do pagamento de adicional de periculosidade, conforme consta no item 5.8.6 da Norma de Adicional de Periculosidade (DG-GP-02/N-004). DGP A área médica-sesmt emitirá mensalmente relatório à gerência de Administração de Pessoal-DGPP a lista dos empregados inadimplentes do exame periódico por mais de 60 (sessenta) dias para conclusão do Exame Médico Periódico, conforme preconiza a norma interna DG-GP-0/N- 034 item 6.3.9.. O não cumprimento deste prazo implicará na suspensão do reembolso de despesas cobertas pelo PPRS e o cancelamento da Autorização para Trabalho em Áreas de Risco; Implementada RECOMENDAÇÕES À DIRETORIA FINANCEIRA Descumprimento da Norma de Cessão de Empregados Reiterar pedido de pagamento da cessão do empregado matricula 325-8 à Eletrobras Distribuição Piauí, informando, em caso de inadimplência do órgão cessionário, à Diretoria de gestão, para as providências cabíveis, em obediência aos itens 5.9.2 e 5.9.3 da Norma de Cessão e Requisição de Empregados (DG-GP-0/N-009). DFF 24
Das 06 (seis) faturas identificadas em aberto, 04 (quatro) já foram pagas no dia 05.02.206. As restantes encontram-se em análise no RH da CEAL para correção de valores e envio a Eletrobras Distribuição Piauí, para a efetivação dos Em Andamento pagamentos. Após o envio, iremos efetuar o pedido de pagamento. 25
III. Trabalhos de Auditoria Realizados não Previstos no PAINT 205 Auditoria em Processos de Pagamento por Danos Morais Relatório nº: CAD 004/205 Área: Assessoria Jurídica PRJ Departamento de Atendimento aos Clientes - DCA Departamento de Medição e Combate às Perdas - DCM Departamento de Faturamento e Recebíveis - DCF Cronograma: 28/07/205 a 22/09/205 Horas realizadas: 70 Recursos Humanos: Materiais empregados: (um) Auditor Foram solicitados documentos, relatórios e informações relativas aos controles dos processos pagos por Danos Morais, sendo feita uma amostragem nos períodos relativos aos anos 202 a 205. Motivação: Resultados: Volume crescente de recursos empregados no pagamento de causas decorrentes de danos morais nos últimos 4 anos. Alertar aos gestores no sentido de fazer valer o Direito de Regresso nos casos identificados em que os pagamentos de indenizações por danos morais forem de responsabilidade do pessoal próprio ou de terceiros, fazendo cumprir o que estabelece a Norma de Indenização por Danos Comerciais (NOR SCF 09.00). 26
Auditoria em Controle de Bens Patrimoniais Relatório nº: CAD 005/205 Área: PRA Assessoria de Suporte Administrativo Departamento de Operação PRP Departamento de Manutenção de AT PRM Gerência da Ouvidoria OUVI DGS DGT DFC Cronograma: 7/08/205 a 30/09/205 Horas realizadas: 26 Recursos Humanos: Materiais empregados: (um) Auditor Foram solicitados documentos, relatórios e informações relativas às atribuições da Assessoria de Suporte Administrativo - PRA, Departamento de Tecnologia da Informação e Telecomunicações DGT, Departamento de Logística e Suprimentos DGS e Departamento de Contabilidade e Gestão de Ativos DFC, tomando como base para exames os registros do Sistema OFM Motivação: Resultados: Atender ao Projeto SOX. Controle patrimonial. 27
IV. Trabalhos de auditoria previstos, mas não realizados ou não concluídos em 205 Todos os trabalhos previstos no PAINT 205 foram realizados. 28
V. Fatos relevantes com impacto sobre a Auditoria Interna O fato que impactou positivamente na unidade de Auditoria Interna e na realização das auditorias, foi a chegada ao setor de um Analista de Sistemas, aquisição de suma importância para a realização dos trabalhos, principalmente nas áreas com sistemas de informação. O impacto negativo relevante na unidade de auditoria foi à falta de realização de cursos/treinamentos de capacitação específicos previstos no PAINT/205, para o fortalecimento das atividades e aprimoramento dos profissionais, dessa forma mantendo-os atualizados para melhor desempenho de suas atividades. 29
VI. Ações de Capacitação na unidade de Auditoria Interna Dos cursos de capacitação abaixo, previstos no PAINT 205, nenhum foi realizado: AÇÃO/TREINAMENTO Programa de Formação de Auditores Nível Avançado. Programa de Formação em Normas Internacionais de Contabilidade. Legislação e Cálculo dos Itens que Compõem a Folha de Pagamento. Auditoria em Faturamento e Arrecadação. Processos Licitatórios Contratos e Convênios Congresso Brasileiro de Auditoria Interna CONBRAI. JUSTIFICATIVA Preparação e/ou aprimoramento dos Auditores para realização dos trabalhos. Atualizar os conhecimentos do Auditor para realizar auditoria na Contabilidade. Preparar o Auditor para realizar auditoria na Folha de Pagamento. Preparar o Auditor para realizar auditoria no Faturamento e Arrecadação. Preparar o Auditor para realizar auditoria nos Processos Licitatórios. Atualizar os conhecimentos na área de Auditoria. No exercício de 205, foram realizados pelos membros desta Auditoria, os seguintes cursos de capacitação: Ação Educacional Matricula Nome Empregado Carga Horária SEMINARIO NACIONAL DE AUDITORIA DAS EMPRESAS DO SETOR ELETRICO - 4º AUDITE SEMINARIO DE AUDITORIA INTERNA GESTAO DE MATERIAL 2644 JOSE GILSEN DORVILLE DE ARAUJO 6 29092 JOAO ALFREDO CARVALHO MALTA JUNIOR 25429 JOSE CANDIDO DA SILVA FILHO 8 2782 AMAURY DE MEDEIROS LAGES FILHO 2682 JOSETE COSTA GONCALVES 24 8 24 25429 JOSE CANDIDO DA SILVA FILHO 24 OFICINA DO DGP COM GESTORES E EMPREGADOS- (SGD) SEMINARIO DE CAPACITAÇÃO SOX 205 PROJEÇOES ECONOMICO - FINANCEIRAS 2782 29092 AMAURY DE MEDEIROS LAGES FILHO JOAO ALFREDO CARVALHO MALTA JUNIOR 2682 JOSETE COSTA GONCALVES 24 25429 JOSE CANDIDO DA SILVA FILHO 24 4 8 CURSO DE CIPA 29092 JOAO ALFREDO CARVALHO MALTA JUNIOR 20 2682 JOSETE COSTA GONCALVES 20 WORKSHOP DE GESTÃO DE PESSOAS 25429 JOSE CANDIDO DA SILVA FILHO 8 TOTAL 22 30
VII. Recomendações emitidas no exercício RELATÓRIO PONTOS AI AA ANI Nº Atividade CAD-0/205 Transporte 7 7 - - CAD-02/205 Faturamento e Arrecadação 8 4 4 - CAD-03/205 Almoxarifado 9 7 2 - CAD-04/205 CAD-05/205 CAD-06/205 Processos de Pagamento por Danos Morais Controle de Bens Patrimoniais Programa Luz para Todos - PLPT 4 4 - - 7 4 - - - CAD-07/205 CAD-08/205 CAD-09/205 Dispensa e Inexigibilidade de Licitações, Contratos e Convênios Fundação CEAL de Assistência Social e Previdência- FACEAL Recursos Humanos/Folha de Pagamento 7 6-8 2 6-7 2 5 - TOTAL DE RECOMENDAÇÕES 72 49 23 0 3
VIII. Benefícios decorrentes da ação da Auditoria Interna Elencamos os benefícios decorrentes da atuação da unidade de auditoria interna ao longo de 205. Transporte:. Criação de rotinas para melhorar o arquivamento de documentos de veículos da frota própria; 2. Cumprimento da norma no que diz respeito a cobrança de infrações de trânsito; 3. Controle no credenciamento de condutores de veículos; 4. Preenchimento correto do boletim de utilização de veículos; 5. Redução de custos na manutenção da frota; 6. Correção de divergências no sistema de consumo de combustíveis; 7. Criação de mecanismos de controle no uso dos pneus dos veículos da frota. Faturamento e Arrecadação:. Regularização das depredações ocorridas nas subestações; 2. Regularização dos problemas estruturais dos Escritórios Comerciais; 3. Regularização dos problemas de conservação e limpeza das subestações; 4. Regularização dos problemas de conservação e limpeza dos Escritórios Comerciais; 5. Regularização dos consumidores inadimplentes; 6. Regularização nas leituras das unidades consumidoras; 7. Criação de controle para cobrança antecipada de ligações provisórias; 8. Criação de controle para preenchimento completo das ordens de serviço; Almoxarifado:. Regularização de empréstimo de material e equipamentos a terceiros; 2. Estabelecimento de controles para devolução de material emprestado à terceiro; 3. Apuração de responsabilidades sobre extravio de bem público; 4. Exigência de identificação do recebedor de material; 5. Implantação do princípio de segregação de função; 6. Controle de acesso de veículos nos almoxarifados; 7. Mantendo itens de estoque em perfeito estado de conservação; 8. Regularização na saída e materiais equipamento dos almoxarifados. Processos de Pagamento por Danos Morais:. Criação de procedimentos para o egresso de ação de direito de regresso. Controle de Bens Patrimoniais:. Registro e Controle de bens patrimoniais; 32
2. Realização do inventário físico de bens móveis e imóveis da empresa, mantendo-o atualizado; 3. Regularização das Ordens de Imobilização em Curso que estejam sem movimentação e pendentes de fechamento. PLPT:. Correção de divergência no endereço de instalação de medidores. Dispensa e Inexigibilidade de Licitações, Contratos e Convênios:. Evitar efetivação de contratos considerando propostas de empresas com CNPJ s diferentes, apesar de comporem o mesmo grupo econômico; 2. Exigência de, no mínimo, 03 (três) pesquisas de mercado para balizamento de preços, salvo justificativas circunstanciadas; 3. Constando nas atas dos processos licitatórios, a desistência expressa da interposição de recursos administrativos; 4. Exigência garantia contratual; 5. Autuações de processos. FACEAL:. Regularização das divergências contábeis; 2. Estabelecimento de normativos para pagamento; 3. Estabelecimento do controle de senha para acesso ao sistema. Recursos Humanos:. Verificação da legalidade de nomeação para gerente de pessoal contratado através do art. 37 da Constituição federal; 2. Estabelecendo controle para realização do exame médico periódico; 3. Exigência de cumprimento da norma de cessão e requisição de empregados. 33
IX. Conclusão Neste Relatório foram demonstrados que todos os trabalhos previstos no Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna PAINT 205 foram realizados. Além dos trabalhos previstos, foram executados 02 (dois) trabalhos especiais (Processos de Pagamento por Danos Morais e Controle de Bens Patrimoniais). Salientamos a importância da Eletrobras adotar ações de fortalecimento da unidade de Auditoria Interna, promovendo participação em cursos, treinamentos, seminários, congressos, encontros de auditores, visando a troca de experiências. Maceió, 7 de fevereiro de 206. José Gilsen Dorvillé de Araújo Gerente da Auditoria Interna CAD 34