RELATÓRIO FINAL DE AUDITORIA - IFBA

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1 MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIENCIA E TECNOLOGIA DA BAHIA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA Salvador, 06 de dezembro de RELATÓRIO FINAL DE AUDITORIA - IFBA EXERCÍCIO : 2013 AÇÃO PAINT/2013 : 18 UNIDADE : Diretoria de Gestão de Pessoas DGP RELATÓRIO Nº : 029/2013 Senhora Coordenadora, Em atendimento a Ação nº 18 - PAINT/2013, concernente ao Acompanhamento das ações de capacitação e desenvolvimento de pessoas, apresentamos os resultados conclusivos dos trabalhos realizados junto à Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP, por ocasião da emissão do Relatório Preliminar de Auditoria nº 029/2013. I ESCOPO DO TRABALHO Os trabalhos de Auditoria foram realizados a partir do exame dos documentos encaminhados a esta Unidade, por meio dos Memorandos n º 141/2013 da Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP e nº 1009/2013/PROAP/IFBA da Pró-Reitoria de Administração e Planejamento - PROAP, em atendimento às respectivas Solicitações de Auditoria S.A. nº 041/2013 e 097/2013. II METODOLOGIA O acompanhamento das atividades de capacitação e desenvolvimento de pessoas foi iniciado com a emissão da S.A n. 41/2013, em 02/08/2013, solicitando a cópia do Plano Anual de Capacitação dos servidores do IFBA - exercício 2013, bem como o preenchimento de planilha com informações acerca das atividades de capacitação.

2 Em resposta encaminhada pela DGP, por meio do Memorando n.141/2013, verificou-se que o pleito foi atendido parcialmente, ficando pendentes informações em relação aos cursos realizados e/ou em andamento, bem como ao quantitativo de servidores beneficiados; No documento supramencionado, a DGP informa que as ações de capacitação deste exercício foram desenvolvidas pela Pró- Reitoria de Administração e Planejamento PROAP. Assim, esta Unidade de Auditoria Interna encaminhou à PROAP a S.A. 097/2013, em 06/09/2013, requerendo que aquela Pró-reitoria se pronunciasse acerca das informações solicitadas. Em 18/09/2013, a PROAP encaminhou a resposta, por meio do Memo. n.1009/2013/proap/ifba. Face a incompletude das respostas encaminhadas pela DGP e PROAP, elaborou-se o Relatório Preliminar de Auditoria n.029, datado de 29/10/2013, encaminhado à Diretoria de Gestão de Pessoas DGP, por meio do Memorando n. 75/2013, no qual se solicitou a manifestação em relação às constatações apontadas e respectivas recomendações. Decorrido o prazo sem a manifestação do Gestor, foi concluído o trabalho de auditoria com a conversão do Relatório Preliminar de Auditoria em Relatório Final de Auditoria. III- INFORMAÇÃO O objetivo da auditoria é verificar a conformidade da execução das ações, referente a treinamento/ capacitação de servidores do IFBA, dispostas no Plano Anual de capacitação - exercício A realização da auditoria foi prejudicada em virtude da incompletude das informações ao quanto solicitado, fato esse que impossibilitou a análise da matéria, mediante o confronto entre as informações das atividades planejadas e aquelas, efetivamente, executadas no período, bem como impediu a consecução dos trabalhos desta Unidade de Auditoria Interna. IV - CONSTATAÇÕES/RECOMENDAÇÕES Constatação 1: Ausência de acompanhamento das atividades de capacitação, por parte da DGP, no que tange a execução do Plano Anual de Capacitação, uma vez que não foram informados os cursos concluídos e/ou em andamento, nem o quantitativo de

3 servidores treinados no exercício de 2013, em desconformidade ao disposto no Regimento Geral do IFBA: Art. 161 A Diretoria Sistêmica de Gestão de Pessoas, dirigida por um(a) diretor(a), possui como atribuições: I - Propor, planejar, implementar, acompanhar e avaliar as políticas e diretrizes relativas ao recrutamento e seleção; ao movimento; ao desenvolvimento; à capacitação; à qualificação; à avaliação de desempenho; à saúde; à segurança e à qualidade de vida dos(as) servidores(as); (grifos nossos) IV - Elaborar, coordenar e supervisionar os programas de capacitação dos servidores(as) técnico-administrativos e docentes, em atendimento ao Decreto no 5.707, de 23 de fevereiro de 2006, e Lei no , de 22 de setembro de 2008; Ressalta-se que de acordo com o supracitado Regimento, o poder/dever de prestar informações sobre capacitação é da DGP, por meio da Coordenação de Aperfeiçoamento e Capacitação, que compõe a estrutura organizacional da Diretoria Sistêmica, disposta na alínea b, inciso IV, do art. 160, combinado com o art. 177 do documento em comento, transcritos abaixo: Subseção I DIRETORIA SISTÊMICA DE GESTÃO DE PESSOAS Art. 160 A Diretoria Sistêmica de Gestão de Pessoas é constituída por: IV - Departamento de Desenvolvimento e Movimentação de Pessoal b. Coordenação de Aperfeiçoamento e Capacitação Art. 177 A Coordenação de Aperfeiçoamento e Capacitação, coordenada por um(a) coordenador(a), possui como atribuições: I.Coordenar, avaliar e executar os programas de aperfeiçoamento e capacitação; VIII.Manter atualizado o cadastro das ações de capacitação, aperfeiçoamento e qualificação e seus respectivos participantes; (grifo nosso) XVIII.Emitir relatórios periódicos de acompanhamento das atividades desenvolvidas; (grifo nosso)

4 XX.Coordenar e implantar o sistema informativo de capacitação; (grifo nosso) Recomendação 1 - Que a DGP proceda à execução, o controle e efetivo acompanhamento das atividades concernentes ao Plano Anual de Capacitação, a fim de atender ao disposto no Decreto n , de 23/02/2006 e na Lei n , de 22/09/2008, uma vez que a responsabilidade legal pertence a essa Diretoria conforme o previsto no Regimento Geral da Instituição. Manifestação do Gestor: Não houve Análise da Unidade de Auditoria Interna: Diante da ausência de manifestação da DGP, mantemos as recomendações supracitadas. V CONCLUSÃO Face à falta de posicionamento em relação ao presente Relatório, encaminhado a Diretoria de Gestão de Pessoas DGP, por meio do Memorando n. 075/2013, concluímos os trabalhos de auditoria, convertendo o Relatório Preliminar de Auditoria em Relatório Final de Auditoria. Cabe ressaltar que a ausência de completude na prestação de informações, a cerca da execução do Plano de Capacitação do IFBA, inviabilizou o efetivo acompanhamento e execução da Ação 018, constante do Plano Anual de Atividades de Auditoria - PAINT/2013. Nesse sentido, salienta-se que, diante da impossibilidade de verificação imediata da implementação das medidas recomendadas, o cumprimento destas será objeto de acompanhamento/monitoramento, por parte da Unidade de Auditoria Interna, via Plano de Providências Diante do exposto, submetemos à consideração da Sra. Coordenadora da Auditoria Interna IFBA. Salvador, de dezembro de Cássia Regina Almeida dos Santos Auditora Matrícula Em observação aos registros e recomendações formuladas pela Auditora, face aos trabalhos de Auditoria aqui mencionados, acolho a conclusão expressa no presente Relatório.

5 Considerando que a auditoria interna é uma atividade de assessoramento à gestão e busca apoiar o Gestor/Executor na condução das atividades administrativas, procurando corrigir falhas ou minimizá-las, visando prevenir a ocorrência de eventos que afetem, negativamente, o alcance dos objetivos da Instituição, cumpre-nos lembrar da necessidade do atendimento aos pleitos da Unidade de Auditoria Interna como forma de fortalecer o controle interno da Instituição, promovendo o aprimoramento da gestão. Encaminhe-se à Diretoria de Gestão de Pessoas DGP, com vistas ao seu conhecimento. Salvador, 06 de dezembro de Marlene Pereira Vilas Boas Coordenadora de Auditoria Interna Matrícula