UM MODELO DE PROJETO DE PROCESSOS UTLIZANDO A MODELAGEM DE PROCESSOS COM BPMN



Documentos relacionados
Renata Alves Campos (CoInfo) Sandra Maria Peron de Lima (DP) Março/2012

BPMN Business Process Modeling Notation

Engenharia de Software III

METODOLOGIA DE DESENVOLVIMENTO DE SOFTWARE DO MUSEU PARAENSE EMÍLIO GOELDI

Projeto de Sistemas I

Prof. Raul Sidnei Wazlawick UFSC-CTC-INE. Fonte: Análise e Projeto de Sistemas de Informação Orientados a Objetos, 2ª Edição, Elsevier, 2010.

UML - Unified Modeling Language

Engenharia de Requisitos Estudo de Caso

Sistemas de Informação I

Manual Geral do OASIS

Guia de utilização da notação BPMN

Projeto Disciplinar de Infra-Estrutura de Software SISCOP TORRE FORTE CONSTRUÇÕES LTDA.

Instrução Normativa PROEX/IFRS nº 13, de 17 de dezembro de 2013.

Metodologia de Gerenciamento de Projetos da Justiça Federal

GUIA DE CURSO. Tecnologia em Sistemas de Informação. Tecnologia em Desenvolvimento Web. Tecnologia em Análise e Desenvolvimento de Sistemas

SESI. Empreendedorismo Social. Você acredita que sua idéia pode gerar grandes transformações?

Referências internas são os artefatos usados para ajudar na elaboração do PT tais como:

II. FASE DE PLANEJAMENTO define a maturidade do entendimento do escopo e, o desenvolvimento do Plano do Projeto PP.

Sistema de Gestão da Qualidade

GRADUAÇÃO INOVADORA NA UNESP

FATEC Cruzeiro José da Silva. Ferramenta CRM como estratégia de negócios

Veja e interprete rapidamente qualquer tipo de informação. Compare os resultados e construa seu próprio dashboard de forma simples.

Análise qualitativa do processo de workflow da ouvidoria do IFMG campus Bambuí: um estudo de caso

IMPLEMENTAÇÃO DAS CAMADAS Inference Machine e Message Service Element PARA UM SERVIDOR DE SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE Workflow HOSPITALAR

Gestão de Processos de Negócios

3. Fase de Planejamento dos Ciclos de Construção do Software

Gerenciamento de Projetos Modulo II Ciclo de Vida e Organização do Projeto

Grécia Um Framework para gerenciamento de eventos científicos acadêmicos utilizando componentes

DISSEMINAÇÃO DE CONHECIMENTO FERRAMENTA BIZAGI

TERMO DE REFERÊNCIA (TR) GAUD VAGA

FACULDADE DE ENGENHARIA DE COMPUTAÇÃO. PROJETO FINAL I e II PLANO DE TRABALHO <NOME DO TRABALHO> <Nome do Aluno> <Nome do Orientador>

BPMN. Business Process Modeling Notation. Leandro C. López Agosto

ANEXO X DIAGNÓSTICO GERAL

OBJETIVO 2 APLICAÇÃO 3 ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 4 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 5 TERMINOLOGIA 6 DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE GESTÃO DE MUDANÇAS

Balanced Scorecard. by Edmilson J. Rosa

BPMN (Business Process. George Valença

CONCORRÊNCIA AA Nº 05/2009 BNDES ANEXO X PROJETO BÁSICO: DESCRIÇÃO DOS PROCESSOS DE TI

Prêmio Inovação UP 2012 Manual de Preenchimento do Formulário

Governança de TI. ITIL v.2&3. parte 1

Política Organizacional para Desenvolvimento de Software no CTIC

Aula Anterior. Capítulo 2

Dicionário da EAP - Software FarmaInfor

ELABORAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO

IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO NA UFG

3 Um Framework Orientado a Aspectos para Monitoramento e Análise de Processos de Negócio

MPR MPR/SPI-801-R00 PARCERIAS COM INSTITUIÇÕES DE PESQUISA E DESENVOLVIMENTO

INSTRUÇÃO DE TRABALHO PARA INFORMAÇÕES GERENCIAIS

Gestão de Qualidade. HCFMRP - USP Campus Universitário - Monte Alegre Ribeirão Preto SP Brasil

2 Diagrama de Caso de Uso

DESENVOLVER SISTEMAS 1 OBJETIVO

Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos práticas do PMI

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ UFPR Bacharelado em Ciência da Computação

IDÉIAS SOBRE IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS EMPRESARIAIS INTEGRADOS. Prof. Eduardo H. S. Oliveira

ISO/IEC 12207: Gerência de Configuração

PODER EXECUTIVO DECRETO N DE 05 DE MAIO DE 2014

MECANISMOS PARA GOVERNANÇA DE T.I. IMPLEMENTAÇÃO DA. Prof. Angelo Augusto Frozza, M.Sc.

PROJETO SETORIAL DO POLO DE TI&C DE SÃO CAETANO DO SUL E REGIÃO TERMO DE REFERÊNCIA

TRABALHO DE DIPLOMAÇÃO Regime Modular ORIENTAÇÕES SOBRE O ROTEIRO DO PROJETO FINAL DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES

ENGENHARIA DE SOFTWARE I

Instituto de Computação, Universidade Federal do Amazonas (UFAM) Manaus-AM, Brasil

Manual BizAgi Sistema de Gestão da Qualidade

Estratégias para a implantação do T&V

TI em Números Como identificar e mostrar o real valor da TI

Uma proposta de Processo de Aquisição de Software para uma Instituição Federal de Ensino

UNIDADE 4. Introdução à Metodologia de Desenvolvimento de Sistemas

MODELAGEM DE PROCESSOS

INTRODUÇÃO A MODELAGEM DE PROCESSOS UTILIZANDO BPMN 1 FÁBIO RODRIGUES CRUZ CONCEITO DE MODELAGEM DE PROCESSOS UTILIZANDO BPMN

Disciplina: GESTÃO DE PROCESSOS E QUALIDADE Prof. Afonso Celso M. Madeira

TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 2ª REGIÃO Secretaria de Tecnologia da Informação

Desenvolvendo uma Arquitetura de Componentes Orientada a Serviço SCA

EMISSÃO DE CERTIFICADOS ELETRÔNICOS NOS EVENTOS DO INSTITUTO FEDERAL CATARINENSE CÂMPUS VIDEIRA

Conteúdo. Disciplina: INF Engenharia de Software. Monalessa Perini Barcellos

II. Na formação continuada de profissionais do magistério, utilizar-se-ão, especialmente, recursos e tecnologias de educação à distância.

MÓDULO 9 METODOLOGIAS DE DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS

MANUAL DO USUÁRIO SORE Sistema Online de Reservas de Equipamento. Toledo PR. Versão Atualização 26/01/2009 Depto de TI - FASUL Página 1

CAPITULO 4 A ARQUITETURA LÓGICA PARA O AMBIENTE

Grupo de Coordenação da Transição da Administração da IANA Solicitação de Propostas

Manual SAGe Versão 1.2 (a partir da versão )

PROJETO SETORIAL DO POLO DE TI&C DE SÃO CAETANO DO SUL E REGIÃO TERMO DE REFERÊNCIA

Cláudia Araújo Coordenadora Diego Macêdo Programador Marcelo Rodrigues Suporte

Plano de Ação e Programa de Formação de Recursos Humanos para PD&I

GESTÃO E OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS. Vanice Ferreira

Metodologia e Gerenciamento do Projeto na Fábrica de Software v.2

AGENDA. O Portal Corporativo. Arquitetura da Informação. Metodologia de Levantamento. Instrumentos Utilizados. Ferramentas

SISTEMA PARA GESTÃO DE ENTIDADES SEM FINS LUCRATIVOS

Liderança em idéias, métodos e resultados em BPM no Brasil. Automação de Processos. Jones Madruga

MASTER IN PROJECT MANAGEMENT

INCLUSÃO DIGITAL ATRAVÉS DE CURSOS DE INFORMÁTICA NA ULBRA CAMPUS GUAÍBA

MODELO CMM MATURIDADE DE SOFTWARE

Processo de Implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade

UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES

Resumo do BABok 2.0 O Guia de Referência de Análise de Negócio Curso de Analista de Negócio 3.0

SOLICITAÇÃO DE SERVIÇO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Desafio Profissional PÓS-GRADUAÇÃO Gestão de Projetos - Módulo C Prof. Me. Valter Castelhano de Oliveira

Gerenciamento de Projetos Modulo III Grupo de Processos

Transcrição:

UM MODELO DE PROJETO DE PROCESSOS UTLIZANDO A MODELAGEM DE PROCESSOS COM BPMN Jose Belo Torres (UFC ) belo@ufc.br Amanda Costa Azevedo (UFC ) amanda.c.a@alu.ufc.br Mateus Jatoba Dias (UFC ) mateusjatoba@hotmail.com Os modelos de negócios são formas de representação de uma determinada realidade. Por isso, são úteis na descrição do que as organizações fazem e como realizam suas atividades. Eles fornecem, ao engenheiro de negócios, informações necessáriaas para propostas de melhorias. Este trabalho tem como objetivo geral propor e aplicar um modelo de projeto de processos, utilizando a modelagem de processos, e em seguida elaborar uma análise propositiva para melhoria e consequentemente informatização dos processos de uma organização. O modelo é constituído de características da qualidade do modelo, de perspectivas de representação de negócios, de técnicas de modelagem de processos e de um conjunto de etapas estruturadas para realização de um projeto de processo. Tal modelo foi aplicado em uma empresa de fomento à pesquisa e, para isso, foi utilizada a técnica de modelagem BPMN (Business Process Modeling Notation). Com a aplicação do modelo, foi possível fazer uma análise detalhada de estrutura organizacional da empresa, além de propor melhorias na realização dos processos da mesma. Palavras-chaves: Gerenciamento de processos; Modelagem de processos; BPMN

1. Introdução Para Mayer (1995), os modelos de processos de negócios são úteis na previsão e descrição de informações e fornecem evidências do que as organizações fazem e como realizam suas atividades. Eles fornecem, ao engenheiro de negócios, informações necessárias para determinar o que mudar, como mudar e o que resultarão das mudanças. E afirma que é importante, antes de se simular e implementar um novo processo, modelá-lo para descobrir os componentes essenciais e sensíveis, em que as melhorias farão diferenças. Sendo assim, é conveniente que a organização explicite, através da modelagem de processos, as necessidades de seus negócios para apoiar a sua gestão. Este trabalho tem como objetivo geral propor e aplicar um modelo de projeto de processos utilizando a modelagem de processos com o intuito de elaborar uma análise propositiva para melhoria e consequentemente informatização dos seus processos. O modelo utiliza-se de um conjunto de perspectivas de visão de negócios, de características da qualidade do modelo, de técnicas de modelagem e de um conjunto de etapas com objetivos de mapear o fluxo de trabalho em uma empresa de fomento de pesquisa. A técnica de modelagem de processos selecionada foi a BPMN Business Process Modeling Notation. Em função dos aspectos relacionados acima e tendo-se em vista a crescente necessidade de aperfeiçoamento da gerência dos processos nas organizações, é importante que os modelos possam representar a visão de negócios em diferentes perspectivas por meio de um conjunto de técnicas e permita que se realize uma análise propositiva de melhoria da forma como as organizações realizam seus negócios. É a seguinte a organização deste trabalho. Na seção 2, apresenta-se a revisão bibliográfica. O modelo é apresentado na seção 3. Nas seções 4 e 5, o modelo e a aplicação são apresentados respectivamente. As conclusões são apresentadas na seção 6. 2. Fundamentação teórica Para Weil (2008), em um mundo de negócios que vem mudando rapidamente, as empresas de alto desempenho criam uma base estável digitalizam seus processos centrais e os embutem em um alicerce para a execução. Este alicerce é definido através da infraestrutura de TI. 2

Assim, as empresas embutem tecnologia em seus processos para poderem executar de modo eficiente e confiável seus processos fins. Para Beuren (1998), os processos de negócios fornecem o modo como as organizações realizam seus negócios. A modelagem de processos de negócios consiste em construir uma representação de um negócio real refletindo suas características com o nível de detalhamento desejado. Segundo Yu (2000), ao se utilizar um conjunto de perspectivas, os projetistas podem gerar um modelo de informação de negócio. Observa-se dessa forma, a importância da utilização de técnicas de modelagem de processos que proporcionem a visão dos negócios em diversas perspectivas. É de fundamental importância que os processos sejam digitalizados para que as TIs possam ser integradas à realização de seus negócios. Os processos fins devem ter pouca interação com os outros processos de apoio e, quando isso acontecer, utilizar a TI para integrar os processos organizacionais. 2.1. Técnicas de Modelagem de processos Luo (1999) afirma que as técnicas de modelagem de processos de negócios não têm somente características diferentes, mas também proporcionam visão de negócios em diferentes perspectivas. Uma técnica de modelagem deve atender aos objetivos de um projeto, pois assim, pode-se limitar o modo no qual os processos podem ser descritos e analisados. Curtis (1992) identifica um conjunto de características que deve orientar um modelo de processos de negócios como a facilidade de entendimento, a comunicação humana, o suporte para o aperfeiçoamento e gerenciamento de processo, a orientação para automatizar processos e a facilidade de estruturação de processos e sugere que o modelo de processos apresente uma ou mais perspectivas e identifica as quatro mais comumente utilizadas: a funcional, a comportamental, a organizacional e a informacional. Segundo Baldan et al. (2007) existem muitas técnicas de modelagem de processos e é essencial conhecer suas características e então selecionar as técnicas para compreensão do processo de negócio. Eles analisaram algumas delas e concluíram que os seguintes itens devem estar presentes em todas as técnicas de modelagem: atividade, comportamento, recurso, relação entre atividades, agente, informação, evento, validação e procedimento de modelagem. 3

Assim, a seleção de uma técnica para modelagem de processos de negócios é função das perspectivas, para atender os objetivos do negócio. Estes objetivos podem ser, por exemplo, representar, avaliar, comunicar-se e controlar um processo existente. Dessa forma, ama técnica de modelagem deve atender aos objetivos de um projeto. O quadro 1 mostra um resumo das técnicas e suas características. Quadro 1 - As Técnicas de Modelagem de Processos Características Técnicas Modelagem de Estática/Estrutural Dinâmica Estrutura Informacional Comportamental Avaliação Controle Organizacional RAD *** ** Ferramentas de Simulação ** ** *** ** OO * *** *** ** * UML * *** *** ** * Rede de Petri ** ** RA ** ** IDEF0 * ** IDEF1 ** IDEF1x ** IDEF2 ** ** IDEF3 ** ** IDEF5 ** Componentes *** * *** *** Workflow *** 4

Legenda: Espaço em branco Não representa * - Média ** - Boa *** - Muito boa Fonte:Torres(2002) 2.2. A Técnica BPMN BPMN(Valle et al, 2012) é um padrão para modelagem de processos e possui um único modelo de diagrama, chamado de Diagrama Processos de Negócio (DPN). BPMN usa o conceito de swimlanes para ajudar a dividir e organizar atividades. Existem dois tipos de swimlnes: pool(piscinas) e lane(raia). Pools são utilizados quando o diagrama envolve duas entidades de negócios ou participantes que são separados fisicamente no diagrama, enquanto Lanes são utilizadas para separar as atividades associadas para uma função. É uma técnica voltada para gestão de valor do processo e tem como característica principal, apresentar as perspectivas comportamental e informacional de uma organização. Ela permite observar a interação entre os diversos setores de uma organização e a partir do modelo projetado, realizar uma análise para minimizar possíveis interações entre setores ou fazer que essas interações sejam mais eficientes por meio da utilização da TI. 3. Um Modelo de Projeto de Processos de Negócios Esta seção apresenta um modelo, figura 1, de projeto de processos de negócios utilizando como base a modelagem de processos. Este modelo serve como referência para trabalhos em gerenciamento de processos de negócios. O modelo é constituído de um conjunto de elementos como: visão de negócios em diferentes perspectivas; características da qualidade do modelo e técnicas de modelagem que apoiam, juntamente com um conjunto de passos, o projeto de processos. Esses elementos foram levantados de trabalhos apresentados na literatura. O modelo parte dos objetivos do projeto, que podem ser: melhorar o fluxo de trabalho em relação ao custo, tempo e qualidade, automatizar, informatizar ou avaliar os processos e elaborar uma reestruturação da forma como a organização os realiza. As perspectivas e as características da qualidade do modelo são identificadas em função dos objetivos do projeto. Já as técnicas para modelagem de processos são selecionadas em função das perspectivas e das características da qualidade selecionadas. 5

A modelagem de processos utiliza as técnicas selecionadas, mas para isso, necessita de um plano para o seu desenvolvimento. Este plano deve conter um estudo preliminar para identificar a forma como a organização realiza seus negócios, as datas em que serão levantados os dados em cada setor, elaboração e aplicação de questionários para orientação das entrevistas com os responsáveis dos setores e a validação dos modelos com os responsáveis dos setores e com a direção da empresa. É importante observar que, na modelagem de processos, existe uma grande interação entre os modeladores e funcionários responsáveis pelos setores da empresa, portanto, no início desta etapa, é essencial que haja uma conscientização da importância do trabalho que será realizado. Figura 1 - Modelo de projeto de processo Após a modelagem de processos, é realizada uma análise crítica e propositiva sobre a sua situação atual. Essa análise é realizada em função dos objetivos do projeto, do modelo de processos e de alguns elementos que durante a modelagem de processos forem descobertos e 6

considerados importantes para análise. É de fundamental importância que, além da identificação de problemas, a análise seja propositiva, ou seja, proponha melhorias no projeto. O modelo baseia-se, portanto, na customização de elementos genéricos que são personalizados para um projeto específico. Esses elementos são, então, selecionados através de um conjunto de etapas estruturadas. Novos elementos podem ser adicionados ao modelo para ter um alcance maior de aplicações. A seguir, é descrita uma aplicação do modelo para um trabalho realizado em uma empresa estadual de fomento de pesquisas. 4. Aplicação de Um Modelo de Projeto de Processos de Negócios O presente trabalho foi realizado em uma empresa que tem por finalidade apoiar e estimular o desenvolvimento da pesquisa científica e tecnológica de um estado da federação, através do incentivo à formação e capacitação de recursos humanos e disseminação dos conhecimentos científicos e técnicos produzidos. A estrutura interna da empresa é composta por: setores fins e de apoio. Os setores fins são responsáveis pelos fomentos de bolsas, de auxílios a pesquisadores, de projetos para empresas e órgãos governamentais. Os setores de apoio são responsáveis por garantir o funcionamento da empresa. São os seguintes os setores fins: Programas de Bolsa de Estudo (NUPBE), Programa de Auxílio Individual (NUPAI), Auxílio Institucional (NUAIN) e Diretoria de Inovação (DINOV). Os setores de apoio são: Unidade de Logística (UNILOG), Procuradoria Jurídica (PROJUR), Setor Financeiro, Setor de Acompanhamento Financeiro de Projetos (NUAFIP), Assessoria de Desenvolvimento Institucional (ADINS) e Setor de Tecnologia da Informação (NTI). 4.1. Etapa 1. Identificar os Objetivos de Projeto de Processo Este projeto tem como objetivo descrever o mapeamento do fluxo de trabalho e realizar uma análise crítica e propositiva para uma reestruturação dos processos de negócios da organização. Esse trabalho servirá de base para análise de melhoria de processos e futura informatização dos seus negócios. 4.2. Etapa 2. Identificar as Perspectivas Essa etapa está preocupada com as diferentes perspectivas que o modelo de processos de negócio deve representar para que os objetivos de projeto sejam alcançados. Para este trabalho, foram, então, selecionadas cinco perspectivas que, acredita-se, sejam fundamentais 7

para alcançar os objetivos propostos do projeto. São elas: funcional, comportamental, objetos informacionais e organizacional. Essas perspectivas procuram dar uma visão global, partindo do negócio da organização até os níveis operacionais. 4.3. Etapa 3. Identificar as características da Qualidade do Modelo As características selecionadas para esta aplicação foram as relacionadas no modelo proposto. A facilidade de entendimento e a comunicação são importantes para validação do modelo de processo, como também permitem identificar possíveis melhorias nos processos de negócios. Assim, é importante que o modelo seja facilmente entendido pelos usuários que irão executar os processos. 4.4. Etapa 4. Selecionar as Técnicas A BPMN foi a técnica escolhida em função das características e perspectivas selecionadas, conforme descrito no item anterior. Essa técnica possibilita um fácil entendimento e comunicação do modelo com os usuários do projeto e permite uma visão da interação entre os diversos setores da organização. Além de explicitar as atividades, a BPMN apoia o processo de informatização, já que identifica os artefatos necessários e gerados em suas diversas atividades. 4.5. Etapa 5 - Elaborar a Modelagem de Processos A elaboração da modelagem de processos foi dividida em levantamento de informações e mapeamento dos processos utilizando uma ferramenta computacional. Em seguida, é realizada uma descrição textual sobre a modelagem do fluxo de trabalho. No final, um documento com o modelo de processos em BPMN juntamente com uma descrição textual foi gerado para todos os setores fins e de apoio e apresentado à diretoria para avaliação. 4.5.1. O Levantamento das informações Em um primeiro momento, foi realizada uma entrevista com a diretoria para entender o funcionamento da empresa em relação ao seu fluxo de trabalho. Após a realização desta entrevista, identificou-se a estrutura organizacional da empresa e que, na maioria dos setores, as atividades estavam agrupadas em cinco macroprocessos: Elaboração de Edital, Recebimento de Propostas, Análise de Propostas, Execução e Controle e Encerramento de propostas. 8

Em função disso, foi elaborado um questionário, quadro 2, e aplicado por meio de entrevistas com os responsáveis pelos setores da empresa. O agendamento das entrevistas com os Setores foi feito no dia da apresentação do projeto, reservando uma parte da manhã, em torno de duas horas para cada setor e a tarde para mapear os processos por meio de uma ferramenta computacional. Com base neste conhecimento, foi elaborado um novo questionário, quadro 3, e aplicado com as mesmas pessoas após a realização da modelagem dos processos. Este questionário objetivou a captação de informações necessárias para posterior análise, feita em três perspectivas: grau de informatização, grau de interação e desempenho. Aproveitou-se a entrevista para realizar a validação do modelo de processo desenvolvido. Quadro 2 - Questionário aplicado aos setores o o o o o o O que realiza o núcleo? Quais são os macroprocessos? Para cada um dos macroprocessos: Faça um detalhamento. Quais dados/documentos são utilizados? Quais as origens desses dados/documentos? Quais dados/documentos são gerados? Quais os destinos desses dados/documentos? Quem realiza esses processos? Quais as dificuldades encontradas na realização das atividades no núcleo (citar exatamente que atividade e que processo)? 9

Sugestões de melhorias para o processo? Quais os indicadores solicitados ao núcleo? Quadro 3 - Questionário dois aplicado aos Setores Que macroprocessos são informatizados? Qual o grau de informatização? Qual o desempenho/tempo de realização de cada macroprocesso? Qual o grau de interação entre os núcleos? Através desse questionário, juntamente com o modelo de processos, foi possível observar, de forma global, as necessidades de mudança nos macroprocessos, podendo, assim, detectar os pontos de melhoria das atividades dos setores. 4.5.2. O Mapeamento dos Processos A figura 2 mostra o diagrama do Setor Programa de Auxílio Individual (NUPAI). Esse setor foi o selecionado em virtude de abranger um conjunto maior de atividades como projeto e bolsas de pesquisas. Figura 2 - Modelo do setor de auxílio 10

O mapeamento dos processos foi realizado utilizando-se o software BizAgi, da BizAgi.com. A metodologia adotada consistiu, basicamente, em criar duas pools (piscinas), a primeira para o setor e a segunda para os outros participantes não pertencentes ao setor. Em seguida, criaram-se lanes (raias) para agrupar as atividades das duas pools. Na pool do setor, criaramse lanes para agrupar atividades específicas realizadas pelo setor. Assim, foram criadas lanes para concessão de bolsas de pesquisa e lanes para execução e controle de projetos de auxílio. Na segunda pool, foram levantadas atividades dos outros participantes do processo, cada um 11

contemplado com uma lane. Após esta etapa, modelou-se o fluxo de atividades do setor e, à medida que havia interações com os outros participantes, foram sendo criadas as atividades na pool que continha tais participantes. O quadro 4 mostra a descrição do módulo de auxílio para os cinco macroprocessos desse setor. Quadro 4 Setor: Auxílio Elaboração de Edital A elaboração de edital é uma atividade realizada em conjunto pelo Setor, Diretoria Científica e Setor Jurídico. A Diretoria Científica define critérios e regras e celebra convênio, para decidir o montante de verba a ser alocado no Edital. O Setor Jurídico é responsável por determinar as normas que proporcionarão a fundamentação legal ao Edital. A aprovação do mesmo é feita de forma conjunta pela Diretoria Científica e pelo Setor Jurídico, que será responsável por publicá-lo no Diário Oficial. Após a aprovação, o edital é enviado ao setor de TI e, então, é lançado na página da empresa. Recebimento de Propostas Com o Edital lançado, o cadastro na plataforma é liberado. O pesquisador deve então cadastrar-se e submeter o resumo do projeto via Plataforma Computacional e entregar a proposta impressa, na íntegra, na sede da empresa. Análise de Propostas O Setor inicialmente realiza uma análise preliminar, que é a etapa em que se verifica se a documentação enviada pelo requerente está de acordo com a exigida no Edital, e, em seguida, prepara a documentação para que seja feita a análise pela Câmara. Após essa avaliação o Setor faz uma nova preparação. Desta vez para que os projetos sejam analisados pelo Comitê. Logo após essas avaliações, o Setor faz uma preparação dos documentos necessários para a homologação na Diretoria Executiva. Após homologação, os resultados são enviados ao Setor de TI para serem lançados na página da empresa e um ofício é enviado ao requerente. Então, é gerado pelo Setor o termo de concessão, que será assinado pelo pesquisador e pela Diretoria Científica. Execução do Projeto Uma vez gerado o termo de concessão, o Setor faz o cadastro manual na Plataforma Computacional da(s) parcela(s) que o pesquisador irá receber. A folha de pagamento também é gerada na Plataforma Computacional e enviada ao setor financeiro. Finalização do Projeto Ao fim do projeto, o Setor solicita ao pesquisador o envio da prestação de contas final e do relatório técnico final e prepara esses documentos para serem analisados pelo Setor Financeiro e pela Câmara, respectivamente. O Setor então comunica o 12

resultado das análises para o pesquisador e o processo é finalizado. Durante a execução do projeto, o pesquisador pode, a qualquer momento, solicitar uma alteração de rubrica. O Setor recebe essa solicitação e prepara os documentos necessários para que uma análise seja feita pela Diretoria Científica. Após autorização, o Setor altera a rubrica no projeto, de acordo com o que foi decidido na avaliação e comunica o pesquisador. 5. Elaborar Análise de Processo A análise de processos foi realizada sobre os cinco macroprocessos por meio de três perspectivas de análise: informatização, interação/estrutura organizacional e desempenho para cada setor. A análise realizada consiste em uma descrição crítica e propositiva das atividades dos macroprocessos. No final, um documento com a análise propositiva para todos os Setores foi gerado e apresentado para a diretoria para avaliação. Neste trabalho, será apresentado somente o macroprocesso Elaboração de Edital para o NUPAI. É importante observar que as perspectivas para análise foram identificadas em função dos objetivos e conforme a especificidade do projeto. Na avaliação de desempenho e interação, utilizam-se as técnicas de coesão e acoplamento que analisa as interações, utilizando o modelo de processos, entre os diversos setores da organização. Acoplamento está definido como o grau de interação entre atividades de lanes diferentes, enquanto coesão define o grau de interação entre atividades de mesma lane. Caso as atividades de um processo possuam um forte acoplamento, é importante uma análise para ver a possibilidade de essas atividades fazer parte de uma nova lane de um outro processo. 5.1. Início Elaboração de Edital O processo de Elaboração de Edital possui as seguintes atividades: preparação, consolidação, lançamento, celebração de convênios, definição de montante, definição de normas, aprovação e publicação do edital. 5.1.1. Informatização O processo de elaboração de edital ocorre com o uso somente do editor de texto. Ferramentas colaborativas poderiam ser utilizadas no apoio ao processo de Elaboração de Edital. O GoogleDocs, por exemplo, poderia ser estudado para possível utilização na elaboração de edital. O GoogleDocs é uma ferramenta colaborativa que permite criar documentos que 13

podem ser editados por um grupo de pessoas autorizadas por um coordenador. Assim, nesta ferramenta, criar-se-ia o grupo e os documentos necessários para elaboração do edital. Um documento como modelo de referência poderia ser criado e outro documento com sugestões de informações do grupo como definições de normas informadas pelo setor jurídico e definições de regras informadas pela diretoria cientifica. Esta ferramenta, portanto, seria utilizada como um fórum onde os participantes do grupo poderiam interagir enviando mensagens para o coordenador e para os outros participantes do grupo de elaboração de edital. 5.1.2. Interação/Estrutura Organizacional O modelo desenvolvido apresenta um número grande de interações entre os participantes da Elaboração de Edital. É de fundamental importância que o processo de Elaboração de Edital possua uma estrutura em projeto, capaz de diminuir o número de interações realizadas com os participantes de outros setores. Esta nova estrutura em forma de projeto, seria responsável pelo desenvolvimento do documento final de edital, como também, por propor ações de melhorias no processo de elaboração de edital. A nova estrutura seria responsável, também, pelos dois macroprocessos Recebimento e Avaliação de Propostas. No momento, a elaboração de edital é realizada pelo setor responsável pelos programas da empresa. 5.1.3. Desempenho Em função da falta de um processo formal de elaboração de edital, ocorrem várias interações entre os participantes, acarretando atrasos de publicação ou falta de uma melhor clareza dos conteúdos abordados. Um problema levantado foi a realização de atividades paralelas pelo setor quando da elaboração de edital. A criação de uma nova estrutura organizacional, juntamente com um método para elaboração de edital poderia melhorar o desempenho desse processo. 6. Conclusão O modelo foi dividido, basicamente, no processo de seleção de técnicas com apoio dos objetivos do projeto, características da qualidade do modelo e das perspectivas de visões de negócios. Por meio da técnica selecionada, BPMN, foi realizado o mapeamento do fluxo de trabalho. Em seguida, foram identificadas as perspectivas de análise para a situação atual da estrutura organizacional da empresa. Foram identificadas as perspectivas de informatização para avaliar as condições atuais da informatização da empresa, a organização/interação para 14

observar o grau de relacionamento de um setor com os outros setores e o desempenho para identificar os problemas que estariam diminuindo a eficiência organizacional. Na aplicação, constatou-se o bom desempenho do projeto em função do modelo proposto, pois, o tempo de duração estimado de projeto e a qualidade ficaram dentro da expectativa dos seus participantes. A análise foi realizada em função dos cinco macroprocessos identificados nos Setores fins. Foram feitas proposições na informatização e mudanças organizacionais nos cinco macroprocessos, com o objetivo de melhorar o desempenho organizacional. Em relação à estrutura organizacional, propõe-se uma nova estrutura englobando os processos de elaboração de edital, de recebimento e de avaliação de projeto. Essa proposta foi realizada em função desses macroprocessos terem um alto acoplamento. Essa mudança permitiria uma forte coesão entre as atividades desses macroprocessos. Observa-se, assim, que esses processos de elaboração edital, de recebimento e avaliação poderiam ser tratados como um projeto para cada edital através de uma estrutura matricial em que funcionários de outros Setores seriam cedidos para realização desses processos. A viabilização de um processo formalizado de recebimento de projeto, junto com o processo de avaliação, justifica-se em função de atividades, como convite para pareceristas, que são realizadas no processo de avaliação, poder ser realizadas no processo de recebimento. A préseleção, como pode ser chamado o convite de avaliadores, poderia ser realizada através de levantamento de dados de editais anteriores de projetos submetidos por áreas. Esse convite comprometeria o avaliador que agendaria a sua participação na avaliação de projetos. Caso não houvesse projeto para sua área, o avaliador seria avisado com agradecimento pela sua disponibilidade. Referências Baldan, R.L.; Valle, R. A. B.; Pereira, H. R. M.; Hilst, S. M.; Abreu, M. P.; Sobral, V. S. Gerenciamento de processos de negócios: BPM - business process management, Érika, São Paulo, SP, 2007. Beuren, I. M, Gerenciamento da Informação: Um Recurso Estratégico no Processo de Gestão Empresarial, Atlas, São Paulo, SP, 1998. Curtis, B.; Kellner, M. I.; Over, J..Process modeling. Commun. ACM, 35(9):75 90, 1992. Hammer, M.; Champy, J. Reegenharia: Revolucionado a Empresa em Função dos Clientes, da Concorrência e das Grandes Mudanças da Gerência, Campus, Rio de Janeiro, RJ, 1994. 15

Luo, W.; Tung, Y. A. A Framework For Selecting Business Modeling Methods. Industrial Management & Data Systems. MCB University Press, July, 1999. Mayer, R. J., Benjamin, P. C., Caraway, B. E., and Painter, M. K., A Framework and a Suite of Methods for Business Process Reengineering, in: Business Process Change: Concepts, Methods and Technologies, V. Grover and W. J. Kettinger (Eds.), Idea Group Publishing, Harrisburg, PA, pp. 245 290 (1995). Torres, J. B. Um Ambiente de Gestão Organizacional Baseado na Modelagem de Processos de Negócios Utilizando Componentes de Software, Tese de Doutorado. Universidade Federal de Santa Catarina, 2002. Valle, R.et al. Análise e Modelagem de Processos de Negócio: Foco na Notação BPMN(Business Process Modeling Notation, São Paulo: Editora Atlas, 2012. Yu, B.; David T. W., Software tools supporting business process, Business Process Management Journal, Vol. 3 No. 2, 1997. Weill, W.; Ross, J. W.; Roberton, D. C. Arquitetura de TI Como Estratégia Empresarial, São Paulo: M Books Editora, 2008. 16