TERMO DE REFERÊNCIA 1. OBJETO Realização de seminários, conferências, treinamentos e eventos em geral (exceto taxa de inscrição e gastos com viagens). Contratação de hotel para a COGE - Reunião Ordinária da Comissão de Gestão que será realizada na cidade de Brasília/DF, no dia 14 de setembro de 2010. 1.1 Especificações Técnicas Local de Entrega: Brasília/DF Localização: Setores Hoteleiros Norte e Sul (SHN, SHS) e Setor de Hotéis e Turismo Norte (SHTN). Categoria do hotel: Muito Confortável e Confortável, de acordo com a classificação adotada pelo Guia Quatro Rodas (última edição) Nr. Item 1 2 ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS MÍNIMAS EXIGIDAS HOSPEDAGEM Check in: 13 de setembro de 2010 Check out: 15 de setembro de 2010 Participantes: Total de Hospedagens: 04 Apartamentos single 08 Apartamentos duplos. Participantes: 20 Participantes hospedados 10 Participantes locais SALAS E EQUIPAMENTOS Sala Plenária 01 (uma) sala plenária em formato U, com mesas e cadeiras, para 30 (trinta) participantes no dia 14 de maio de 2010. Mobiliário Mesas de apoio para o café e água Mesas de apoio para equipamentos e sonorização Equipamentos e insumos para a Sala Plenária 01 (um) tela para projeção de no mínimo 120. 01 (um) projetor multimídia de 4.000 Ansi Lumens com CPU, teclado e mouse. 01 (uma) ponteira a laser com passador de slides. 01 (um) sistema de sonorização com 8 (oito) microfones sem fio 01 (um) link de 2 Mega (uso exclusivo) para transmissão on line do evento. (A transmissão da reunião será feita com equipamentos e técnicos deste Departamento); 01 (um) Cabo de vídeo, 8mm com conexão BNC (cabo deverá ser cotado o m² e será pago conforme consumo).
2 3 4 01 (um) sistema para gravação de áudio com respectivas mídias (CD) Internet wireless para Sala Plenária (para o mínimo de três notebooks) Sala para secretaria Espaço adequado ou sala, para instalação de secretaria, próximo à sala de plenária (no mesmo andar), para o dia 14 de setembro de 2010. Mobiliário 01 (uma) mesa de apoio em L. 02 (duas) cadeiras 01 (um) telefone para ligações local, celular e DDD. Equipamentos para a sala da Secretaria 01 (um) computador Pentium IV 2.6 ou superior com monitor LCD de 17 e internet banda larga 01 (uma) impressora a jato de tinta (colorida) com respectivos cartuchos e 01 resma de papel (A4) para consumo. ALIMENTAÇÃO Almoço: Buffet para 30 (trinta) participantes com direito a água, suco natural ou refrigerante (em lata) e sobremesa para o dia 14 de setembro de 2010. Jantar: Buffet para 20 (vinte) participantes com direito a água, suco natural ou refrigerante (em lata) e sobremesa para o dia 13 de setembro de 2010. Buffet para 10 (dez) participantes com direito a água, suco natural ou refrigerante (em lata) e sobremesa para o dia 14 de setembro de 2010. Coffe Break: Coffe Break para 30 (trinta) participantes para o dia 14 de setembro de 2010, no período da tarde, em horário solicitado pelo responsável do evento. Água, café, leite e chá: Fornecimento de água (em garrafas individuais), café, leite e chá durante o período da reunião, conforme consumo (mediante autorização e controle do responsável pelo evento), que deverá ser servido em louça. RECURSOS HUMANOS 01 (um) operador capacitado que atenda ao manuseio e garanta o bom funcionamento dos equipamentos de som e de projeção. 01 (um) operador capacitado que atenda ao manuseio e garanta o bom funcionamento do equipamento de gravação de áudio.
5 OUTROS SERVIÇOS Xérox e Fax Disponibilidade para o atendimento das necessidades de xerox e fax durante a reunião (mediante autorização e controle do responsável pelo evento). Caso o vencedor deste certame seja uma empresa de eventos ou similar, há a necessidade de um coordenador responsável para o acompanhamento do evento em tempo integral. Todos os serviços discriminados neste Termo de Referência deverão ser repassados em sua íntegra para o hotel/espaço escolhido pela empresa vencedora do certame para a prestação do serviço. Observações: 1. A confirmação do número exato de participantes e respectivos números de diárias será efetivada mediante o envio do rooming list, em até 48h antes do início das diárias; 2. O pagamento das hospedagens será efetuado conforme apresentação do rooming list e de acordo com as datas de check in e check out dos participantes; 3. As propostas deverão indicar qual sala do hotel/local do evento será disponibilizada para sua realização; 4. A sala plenária deverá ter o tamanho necessário para comportar as mesas e cadeiras com formação em U para trinta pessoas e mesas de apoio para a montagem de equipamentos de projeção e sonorização, equipamentos de transmissão (câmeras e operadores) e mesas de apoio para água e café; 5. As salas não poderão ter obstáculos que impeçam a visualização e circulação dos participantes, tais como pilastras, móveis fixos ou similares; 6. O mobiliário tais como: mesas, pranchões, cadeiras, sofás e pufs, - serão por conta do contratado; 7. O horário de utilização da sala plenária será das 07:00 as 19:00 horas; 8. A montagem das salas e dos equipamentos deverá estar concluída até às 7h do dia 14 de setembro de 2010; 9. O pé direito das salas plenárias deverá ter o mínimo de 2,5 metros de altura; 10. É necessário ter disponibilidade de conexões elétricas para uso de notebooks para todos os participantes;
11. Ter ar-condicionado com sistema regulável de temperatura; 12. Todas as áreas do hotel ou local escolhidos destinadas ao evento ou atividade e de circulação de visitantes, devem oferecer acesso a pessoas com necessidades especiais; 13. O desbloqueio do telefone para ligações (local, DDD ou DDI) será permitido mediante autorização do responsável pelo evento e deverá ser controlada por ele; 14. O restaurante do hotel ou do local oferecido deverá comportar o número total de participantes do evento para o almoço e/ou jantar. 15. O restaurante do hotel ou do local oferecido deverá funcionar integralmente nos horários para almoço de 12:00 as 15:00 horas e jantar de 19:00 as 22:00 horas. 16. O almoço/jantar, seja a La Carte ou Buffet, deverá oferecer minimamente as opções abaixo: - Entrada: 2 (duas) opções pratos frios (saladas e/ou cremes e/ou mousses e/ou frutas); - Prato principal: 02 (dois) tipos de carnes (vermelha e/ou branca e/ou pescado), e/ou 01 (hum) tipo de massa com respectivas guarnições e bebidas; - Prato principal: 02 (dois) tipos de carnes (vermelha e/ou branca e/ou pescado), e/ou 01 (hum) tipo de massa com respectivas guarnições e bebidas; - Sobremesa: 02 (dois) tipos de doces e/ou frutas e/ou sorvetes; - Bebidas: frias e/ou naturais e/ou gasosas. 17. Para o coffee break: Café, chá, suco de fruta (02 tipos), refrigerante (02 tipos) e até 6 (seis) tipos dos itens abaixo: - Pão de queijo, pão da vovó, pão húngaro, pão de batata com presunto e queijo, rosca calabresa, broa de milho com gergelim, enroladinho de queijo com orégano e tomate, enroladinho de salsicha, enroladinho queijo e coco, religiosa de frango, míni sonhos, míni croissants de queijo, míni croissants com ervas finas, míni croissants com gergelim e catupiry, míni sanduíche natural, míni bom-bocado, míni pudim, míni pizzas, míni rabanadas, empadinha de frango, pastel milho de forno, biscoito de queijo palito, biscoitos amanteigados, frios variados fatiados, queijos variados fatiados, rosquinha de leite condensado, barquetes de legumes, bolos tipo inglês, formigueiro, laranja, chocolate; queijadinha, quibe frito, croquetes de carne, petit fours doces e salgados, frutas variadas fatiadas, míni canapé. 18. As louças, talheres, cestas, bandejas, guardanapos e/ou qualquer outro utensílio utilizado, são de responsabilidade da contratada, incluindo
mesas, cadeiras e toalhas, devendo-se utilizar os utensílios apropriados para cada tipo de alimento/bebida. 19. O pagamento das refeições será efetuado mediante apresentação dos vouchers, que serão fornecidos por este Departamento; 20. O coordenador deverá ser contratado da empresa com experiência necessária e autonomia para a resolução de todas as demandas decorrentes do evento, junto ao hotel ou fornecedores contratados pela empresa. 21. Para todos os recursos humanos contratados deverão estar incluídas na diária as despesas de uniforme, alimentação, transporte e hospedagem, quando for o caso;