Cristiane Godoy Setor de Eventos/UAD

Transcrição

1 Em 02 de março de 2011 Ao Setor de Licitação/UAD Assunto: Abertura de processo licitatório 1. Tendo em vista a realização do evento Reunião sobre diagnóstico em Hepatites Virais, nos dias 13 e 14 de abril de 2011, na cidade de Brasília/DF, solicitamos as ações administrativas necessárias para a abertura de processo licitatório para a contratação dos serviços, conforme Termo de Referência anexo, Atenciosamente, Cristiane Godoy Setor de Eventos/UAD

2 TERMO DE REFERÊNCIA 1. OBJETO Contratação de serviços para a realização da Reunião sobre diagnóstico em Hepatites Virais na cidade de Brasília/DF, nos dias 13 e 14 de abril de Especificações Técnicas Local de Entrega: Brasília/DF Localização: Setores Hoteleiros Norte e Sul (SHN, SHS) e Setor de Hotéis e Turismo Norte (SHTN). Categoria do hotel: Muito Confortável e Confortável, de acordo com a classificação adotada pelo Guia Quatro Rodas (última edição) ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS EXIGIDAS 1 2 HOSPEDAGEM Check in: 12 de abril de 2011 Check out: 14 de abril de 2011 às 18:00 Participantes: Total de Hospedagens: 04 apartamentos single. 24 apartamentos duplos Participantes: 52 participantes - hospedados 08 participantes - locais SALAS E EQUIPAMENTOS Sala Plenária 13 e 14 de abril de (uma) sala em formato Escolar para 60 (sessenta) participantes. Mobiliário Mesas e cadeiras para 60 participantes 01 (uma) mesa diretora com 06 cadeiras Mesas de apoio para o café, chá e água Mesas de apoio para equipamentos e sonorização Equipamentos e insumos para a Sala Plenária 01 (um) tela para projeção de (um) projetor multimídia de Ansi Lumens com CPU, teclado e mouse e internet banda larga. 01 (uma) ponteira a laser com passador de slides.

3 01 (um) sistema de sonorização contendo: - 04 (quatro) microfones gooseneck com haste flexível de 25,4 cm, ponta com anel iluminado sem cápsula e com base fixa (todos da mesma marca e modelo); - 06 (seis) microfones sem fio com 1400 freqüências variáveis em UHF, com cápsula do SM58 com resposta de frequencia 50Hz - 15kHz, visor LCD com indicador de carga de bateria, canais e grupos, (todos da mesma marca e modelo); - 04 (quatro) caixas de som RCF ART 300W Ativas com tripés para sustentação - 01 (uma) mesa de som com no mínimo 10 canais e entradas auxiliares (um) televisor de 42 para retorno das apresentações. 02 (dois) pontos de internet wireless para a sala plenária, para uso de notebooks dos participantes. Sala para secretaria para os dias 13 e 14 de abril de 2011 Sala para secretaria, próximo à sala plenária (no mesmo andar). Mobiliário para a sala de Secretaria 01 (uma) mesa de apoio em L 03 (três) cadeiras 01 (um) telefone para ligações local, celular e DDD. Telefone para ligações LOCAIS FIXO - preço por minuto informar o valor unitário por minuto será considerado para cálculo da proposta a quantidade de 500 minutos - Quantidade média para cálculo de preço da proposta - pagamento conforme consumo; Telefone para ligações LOCAIS CELULAR - preço por minuto informar o valor unitário por minuto será considerado para cálculo da proposta a quantidade de 500 minutos - Quantidade média para cálculo de preço da proposta - pagamento conforme consumo; Telefone para ligações DDD FIXO - preço por minuto informar o valor unitário por minuto será considerado para cálculo da proposta a quantidade de 500 minutos - Quantidade média para cálculo de preço da proposta - pagamento conforme consumo; Telefone para ligações DDD CELULAR - preço por minuto informar o valor unitário por minuto será considerado para cálculo da proposta a quantidade de 500 minutos - Quantidade média para cálculo de preço da proposta - pagamento conforme consumo. Equipamentos para a sala da Secretaria 02 (dois) computadores Pentium IV 2.6 ou superior com sistema operacional Windows XP ou superior e pacote Microsoft Office 2003 ou superior (com internet banda larga) e monitor LCD de (uma) impressora a jato de tinta (colorida) com respectivos cartuchos, ligada aos dois computadores.

4 Almoço: ALIMENTAÇÃO Buffet para 60 (sessenta) participantes com direito a água, suco natural ou refrigerante (em lata) e sobremesa para os dias 13 e 14 de abril de Jantar: Buffet para 52 (cinqüenta e dois) participantes com direito a água, suco natural ou refrigerante (em lata) e sobremesa para os dias 12 e 13 de abril de Coffee Break: Coffee Break para 60 (sessenta) participantes para o dia 13 de abril de Água, café, leite e chá: Fornecimento de água (com e sem gás), café, leite e chá durante o período da reunião, conforme consumo (mediante autorização e controle do responsável pelo evento), que deverá ser servido em louça. 3 Fornecimento de ÁGUA GARRAFINHA - preço por unidade informar o valor unitário por unidade. Será considerado para cálculo da proposta a quantidade de 100 unidades. Quantidade média para cálculo de preço da proposta - pagamento conforme consumo; Fornecimento de CAFÉ - preço por GARRAFA DE 2 LITROS Informar o valor unitário por unidade será considerado para cálculo da proposta a quantidade de 10 unidades. Quantidade média para cálculo de preço da proposta - pagamento conforme consumo; Fornecimento de LEITE - preço por GARRAFA DE 2 LITROS informar o valor unitário por unidade. Será considerado para cálculo da proposta a quantidade de 10 unidades. Quantidade média para cálculo de preço da proposta pagamento conforme consumo; Fornecimento de CHÁ - preço por GARRAFA DE 2 LITROS DE ÁGUA E INSUMOS - informar o valor unitário por unidade será considerado para cálculo da proposta a quantidade de 10 unidades. Quantidade média para cálculo de preço da proposta pagamento conforme consumo. RECURSOS HUMANOS 01 (um) operador capacitado que atenda ao manuseio e garanta o bom funcionamento dos equipamentos de som e de projeção (uma) recepcionista para o atendimento das demandas do evento. Este recepcionista deverá reporta-se ao técnico de eventos deste Departamento responsável pelo evento.

5 OUTROS SERVIÇOS Xérox e Fax Disponibilidade para o atendimento das necessidades de xerox e fax durante a reunião (mediante autorização e controle do responsável pelo evento). XEROX Preço por folha copiada informar o valor unitário por unidade será considerado para cálculo da proposta a quantidade de 200 unidades - Quantidade média para cálculo de preço da proposta - pagamento conforme consumo; 5 FAX Preço por folha enviada informar o valor unitário por unidade será considerado para cálculo da proposta a quantidade de 200 unidades - Quantidade média para cálculo de preço da proposta - pagamento conforme consumo. Caso o vencedor deste certame seja uma empresa de eventos ou similar, há a necessidade de um coordenador responsável para o acompanhamento do evento em tempo integral. Todos os serviços descriminados neste Termo de Referência deverão ser repassados em sua íntegra para o hotel/espaço escolhido pela empresa vencedora do certame para a prestação do serviço. OBSERVAÇÕES 1. O hotel contratado deverá dispor de no mínimo uma Unidade Habitacional adaptada para pessoas com necessidades especiais; 2. A confirmação do número exato de participantes e respectivos números de diárias será efetivada mediante o envio do rooming list, em até 48h antes do início das diárias; 3. O pagamento das hospedagens será efetuado conforme apresentação do rooming list e de acordo com as datas de check in e check out dos participantes; 4. A empresa deverá apresentar em sua proposta o endereço completo do hotel, e o nome das salas indicadas para realização do evento; 5. A sala plenária deverá ter o tamanho necessário para comportar as mesas e cadeiras com formação solicitada para o número de participantes indicados; mesas de apoio para a montagem de equipamentos de projeção e sonorização, e mesas de apoio para água e café; 6. As salas não poderão ter obstáculos que impeçam a visualização e circulação dos participantes, tais como pilastras, móveis fixos ou similares; 7. As mesas e/ou pranchões utilizados deverão estar devidamente forrados, de forma que as toalhas e/ou forros e/ou saias de mesa estejam em perfeito estado de conservação, sem rasgos, manchas ou furos, limpas e passadas, devendo ser substituídas sempre que solicitado;

6 8. O horário de utilização das salas solicitadas será das 07:00 as 19:00 horas; 9. A montagem das salas e dos equipamentos deverá estar concluída até às 22 horas do dia anterior ao evento; 10. O pé direito das salas solicitadas deverá ter o mínimo de 2,5 metros de altura; 11. É necessário ter disponibilidade de conexões elétricas (fixas ou móveis) para uso de notebooks para os participantes, dentro das salas destinadas aos eventos; 12. Ter ar-condicionado com sistema regulável de temperatura; 13. Todas as áreas do hotel ou local escolhidos destinadas ao evento ou atividade e de circulação de visitantes, devem oferecer acesso a pessoas com necessidades especiais; 14. O desbloqueio do telefone para ligações (local, DDD ou DDI) será permitido mediante autorização do responsável pelo evento e deverá ser controlada por ele; 15. O restaurante do hotel ou do local oferecido deverá comportar o número total de participantes do evento para o almoço e/ou jantar; 16. O restaurante do hotel ou do local oferecido deverá funcionar integralmente, nos horários para almoço de 12:00 as 15:00 horas e jantar de 19:00 as 22:00 horas; 17. O almoço/jantar, seja a La Carte ou Buffet, deverá oferecer minimamente as opções abaixo: - Entrada: 2 (duas) opções pratos frios (saladas e/ou cremes e/ou mousses e/ou frutas); - Prato principal: 02 (dois) tipos de carnes (vermelha e/ou branca e/ou pescado), e/ou 01 (hum) tipo de massa com respectivas guarnições e bebidas; - Prato principal: 02 (dois) tipos de carnes (vermelha e/ou branca e/ou pescado), e/ou 01 (hum) tipo de massa com respectivas guarnições e bebidas; - Sobremesa: 02 (dois) tipos de doces e/ou frutas e/ou sorvetes; - Bebidas: frias e/ou naturais e/ou gasosas. 18. Para o coffee break: Café, chá, suco de fruta (02 tipos), refrigerante (02 tipos) e até 6 (seis) tipos dos itens abaixo: - Pão de queijo, pão da vovó, pão húngaro, pão de batata com presunto e queijo, rosca calabresa, broa de milho com gergelim, enroladinho de queijo com orégano e tomate, enroladinho de salsicha, enroladinho queijo e coco, religiosa de frango, míni sonhos, míni croissants de queijo, míni croissants com ervas finas, míni croissants com gergelim e catupiry, míni sanduíche natural, míni bom-bocado, míni pudim, míni pizzas, míni rabanadas, empadinha de frango, pastel milho de forno, biscoito de queijo palito, biscoitos amanteigados, frios variados fatiados, queijos variados fatiados, rosquinha de leite condensado, barquetes de legumes, bolos tipo inglês, formigueiro, laranja, chocolate; queijadinha, quibe frito, croquetes de carne, petit fours doces e salgados, frutas variadas fatiadas, míni canapé. 19. O pagamento das refeições será efetuado mediante apresentação dos vouchers, que serão fornecidos por este Departamento; 20. As louças, talheres, cestas, bandejas, guardanapos e/ou qualquer outro utensílio utilizado, são de responsabilidade da contratada, incluindo mesas, cadeiras e

7 toalhas, devendo-se utilizar os utensílios apropriados para cada tipo de alimento/bebida; 21. O coordenador deverá ser contratado da empresa com experiência necessária e autonomia para a resolução de todas as demandas decorrentes do evento, junto ao hotel ou fornecedores contratados pela empresa; 22. Para todos os recursos humanos contratados deverão estar incluídas na diária as despesas de uniforme, alimentação, transporte e hospedagem, quando for o caso.