SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO N.º 003/2011

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1 Prezados/as Senhores/as, SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO N.º 003/2011 Brasília, 20 de abril de A ONU Mulheres Brasil e Cone Sul solicita a apresentação de Proposta para a prestação de serviços de eventos (infra-estrutura física, hospedagem e alimentação) para a realização da Reunião de Devolução dos Resultados Preliminares da Avaliação do Programa Regional Incorporação das Dimensões da Igualdade de Gênero, Raça e Etnia em Programas de Combate a Pobreza em quatro países da América Latina Paraguai, Brasil, Guatemala e Bolívia, cujas especificações estão detalhadas no Anexo I Termo de Referência. O critério de avaliação das Propostas será, atendido o Termo de Referência (TOR), o de Seleção Baseada em Menor Preço Global, para propostas que atendam as especificações do evento previstas no TOR. O formulário de oferta, devidamente preenchido conforme modelo apresentado no Anexo II, datado, assinado, com carimbo de CNPJ, identificação do signatário e acompanhado do detalhamento dos serviços, custos unitários, totais e períodos de execução, deverá ser entregue por correio, em mãos no endereço abaixo ou por fax, até às 14 horas do dia 28 de abril de Fundo de Desenvolvimento das Nações Unidas para a Mulher - UNIFEM Endereço: EQSW 103/104 Lote 01 Bloco C, 1º Andar SUDOESTE Brasília - DF CEP FAX: (61) Ref. : SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO No 003/2011 Integram a presente os seguintes documentos: Anexo I Termo de Referência Anexo II Modelo de Formulário de Oferta A apresentação de Proposta de Preço implica plena aceitação, pela empresa licitante, das regras, normativos e procedimentos adotados pela ONU Mulheres em processos licitatórios e representa o comprometimento e a concordância com as especificações técnicas relativas à prestação dos serviços e/ou ao fornecimento dos bens, na forma indicada no Termos de Referência. A ONU Mulheres se reserva o direito de alterar e/ou anular esta licitação sem (1) que possa haver quaisquer reivindicações ou reclamações por parte das empresas licitantes ou, ainda, (2) que esta decisão possa gerar direito ou vantagem de qualquer tipo ou natureza em favor das licitantes que tenham sido convidadas a participar deste procedimento licitatório. Atenciosamente, Myriam Galvão ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS ONU Mulheres - Fax: Page 1 of 6

2 ANEXO I TERMO DE REFERÊNCIA I. OBJETO Contratação de hotel padrão 4 estrelas ou superior para sediar a Reunião de Devolução dos Resultados Preliminares da Avaliação do Programa Regional Incorporação das Dimensões da Igualdade de Gênero, Raça e Etnia em Programas de Combate a Pobreza em quatro países da América Latina Paraguai, Brasil, Guatemala e Bolívia, a ser realizada em Brasília/DF, nos dias 09 e 10 de maio de 2011, com disponibilização de infra-estrutura física, hospedagem e alimentação para público previsto de 22 pessoas. II. SERVIÇOS REQUERIDOS: O evento deverá reunir aproximadamente 22 (vinte e duas) pessoas, entre os dias 09 e 10 de maio de 2011, na cidade do Brasília - DF. Os serviços a serem oferecidos estão descritos a seguir: Item 1. Instalações, Equipamentos e Serviços Especializados Item 1.a Item 1.b Item 1.c Item 1.d Item 1.e Item 1.f Item 1.g Item 1.h 01 (uma) sala de reuniões para 22 (vinte e duas) pessoas, nos dias 09 e 10 de maio de 2011, com assentos dispostos em forma de U ou similar, de maneira a permitir aos participantes visão total do evento; 01 (um) projetor multimídia com potência e resolução compatível com o porte do evento, nos dias 09 e 10 de maio de 2011; 01 (um) telão de tamanho compatível com o porte do evento (mínimo dois metros de altura), nos dias 09 e 10 de maio de 2011; serviço de som amplificado com 1 microfone sem fio, incluindo operador, nos dias 09 e 10 de maio de 2011; 1 computador ligado ao projetor, incluindo suporte técnico, com configuração mínima Pentium Core 2 Duo. Internet Wireless no local do evento. 1 Flip Chart com pincéis. 22 blocos de anotação e canetas para os/as participantes. - Fax: Page 2 of 6

3 Item 2. Hospedagem Deverá ser oferecido serviço de hospedagem para 10 (dez) participantes do evento, a ser providenciada no mesmo endereço da realização do evento: Item 2.a 10 (dez) apartamentos singles, com entrada no dia 08 de maio às 12:00 hrs e saídas no dia 11 de maio às 12:00 hrs, totalizando 3 diárias; Item 3. Alimentação Item 3.a Item 3.b Item 3.c Almoço - serviço de buffet, a ser oferecido no mesmo endereço do evento e hospedagem, em restaurante ou espaço apropriado; será solicitado para 22 (vinte e duas) pessoas, nos dias 09 e 10 de maio de 2011; Apresentar cardápio. Coffee Break serviço para 22 (vinte e duas) pessoas, a ser oferecido na manhã e tarde dos dias 09 e 10 de maio de 2011, no mesmo endereço do evento e hospedagem. A empresa deverá apresentar o cardápio do coffee break com no mínimo 3 opções. Apresentar cardápio. Água mineral e café disponível na sala de reuniões do evento, durante toda sua duração; a água deverá ser disponibilizada em garrafas de 300 ml; o café poderá ser disponibilizado em garrafas térmicas ou outra forma que mantenha o produto em temperatura adequada; o orçamento deste item deverá ser oferecido com custo diário. Item 4. Gravação em áudio O contratado deverá gravar em áudio e editar os serviços prestados durante a realização do evento de acordo com orientações do representante da ONU Mulheres. - Fax: Page 3 of 6

4 Observações Importantes: a) O Hotel cotado deverá estar localizado nos seguintes bairros de Brasília: Asa Sul ou Asa Norte. b) a contratada deverá garantir o check-in e check-out dos/as participantes nas datas previstas; c) para os/as participantes hospedados/as no hotel, o café da manhã deverá ser oferecido no mesmo endereço do evento e hospedagem, em restaurante ou espaço apropriado; será solicitado nos dias 09, 10 e 11 de maio de 2011; d) a contratada deverá assegurar o suporte técnico necessário para o perfeito funcionamento, durante todo o evento, dos equipamentos demandados, responsabilizando-se pela pronta correção de falhas operacionais que eventualmente neles sejam constatadas; e) entre os dias 08 e 10 de maio, a contratada deverá disponibilizar um número de contato para eventuais emergências; f) o rooming list será encaminhado a contratada com, no mínimo, 3 dias de antecedência; assim, será possível prever a quantidade de participantes a serem atendidos por serviços de alimentação com essa antecedência. g) todos os equipamentos deverão estar montados e funcionando até às 17 horas do dia que antecederá a abertura do evento, dia 08 de maio de h) a montagem e checagem do funcionamento dos equipamentos passarão pela supervisão da pessoa indicada pela ONU Mulheres, que poderá recusar qualquer tipo de mobiliário/equipamento que não corresponda à especificação solicitada. i) caso algum item não seja disponibilizado a contento e/ou nas datas previstas, a Contratante poderá, a seu critério, descontar o valor correspondente ao item da Contratada. j) em hipótese alguma serão aprovados ambientes com baixos níveis de ventilação e/ou que apresentem alta umidade e/ou sinal de mofo. k) em caso de detectado mal funcionamento de qualquer item aqui previsto, esse deverá ser substituído no prazo máximo de 2 horas. l) o quantitativo de pessoas, ao qual deverá corresponder as diárias e os coffee breaks a serem servidos, será fornecido pela ONU Mulheres até às 18h do dia 06 de maio. Portanto, a contratada deverá ajustar esse quantitativo, assim que informada. III. INSPEÇÃO e TESTES A contratada poderá verificar o local oferecido para o evento, a qualquer momento a partir da solicitação de proposta, antes ou após a adjudicação. IV. FORMA DE PAGAMENTO O pagamento será efetuado em parcela única, após a prestação do serviço, mediante a certificação dos serviços apresentados nas notas fiscais, dos serviços contratados. A nota fiscal deverá conter discriminação detalhada dos serviços/produtos ou ser acompanhada de relatório contendo discriminação dos itens e de valores. - Fax: Page 4 of 6

5 No caso da hospedagem, a ONU Mulheres exigirá o Room List, onde estará especificado o número de hóspedes, com os respectivos nomes e o período de permanência de cada um no hotel, a ser entregue junto com a nota fiscal da empresa. As despesas realizadas nos apartamentos com frigobar, serviços de lavanderia e alimentação não serão pagas pela Contratante. OBS: A ONU Mulheres não efetua o ressarcimento de nenhum imposto pago pela empresa V. CLASSIFICAÇÃO A avaliação das propostas obedecerá ao critério de Seleção Baseada em Menor Preço Global, para propostas que atendam completamente as especificações do evento. Para efeito de verificação do preço global, será considerado o oferecimento da totalidade dos serviços solicitados. A empresa que oferecer o menor preço global, atendendo as especificações solicitadas no TOR será adjudicada. VI. DA CONTRATAÇÃO Os itens contratados não poderão ter seus valores unitários alterados, sendo possível haver ajuste do valor global dos quantitativos dos serviços em até 15% para mais ou para menos, de acordo com a necessidade de adequação no quantitativo dos itens contratados durante o evento VII. VALIDADE DA PROPOSTA A proposta deverá ter a validade mínima de 30 (trinta) dias, a contar da data de apresentação. VIII. CRITÉRIO DESCLASSIFICATÓRIO Não atendimento de todos os itens contidos neste documento. IX. INFORMAÇÕES ADCIONAIS Informações adicionais poderão ser solicitadas até as 11h do dia 28 de abril de 2011 por meio do número de fax (61) , ou do endereço eletrônico danielle.valverde@unwomen.org - Fax: Page 5 of 6

6 ANEXO II MODELO DE FORMULÁRIO DE OFERTA A: ONU Mulheres Endereço: EQSW 103/104 Lote 01 Bloco C, 1º Andar SUDOESTE Brasília - DF CEP Ref.: SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO N o 003/2011 Prezados senhores: Brasília, de de Em atendimento à n XXX/2009, propomos fornecer os serviços especificados no Anexo I - Termo de Referência, conforme discriminado abaixo, pelo valor total de R$, (por extenso). Item Descrição Quantidade Diárias Total R$ (i) Sub-Total Outros Custos (Detalhar) Total da Proposta Esta Proposta é válida por dias corridos a partir da data limite para entrega das Propostas fixada na presente. Declaramos que a nossa participação na presente implica na aceitação integral e irretratável de seus termos. Atenciosamente, Carimbo do CNPJ Nome da empresa Nome e Assinatura do Representante Telefone/fax/ Dados Bancários: Banco/Agência/Conta - Fax: Page 6 of 6